Az ügyfelek elvárásai, a modern munkakörnyezetek kiszámíthatatlansága és a korlátozott erőforrások mind-mind megnehezítik az ügyfelek, a csapat és a projektek kezelését.
Így a projektmenedzserek szinte minden vállalkozás elengedhetetlen részévé váltak, függetlenül azok méretétől vagy szektorától, hogy a projekteket irányítsák és elősegítsék az ügyfelek és a csapatok közötti kommunikációt.
Ebben a cikkben bemutatjuk, mi is az a projektmenedzsment háromszög, hogyan működik, miért működik, és hogyan használhatja a projektmenedzsment eszközöket ennek a háromszögnek a megvalósításához projektmenedzserként.
Mi az a projektmenedzsment háromszög és hogyan működik?
A projektmenedzsment legjobb gyakorlatainak évtizedeken át tartó kutatása nyomán a munka egyik alapvető pillére a projektmenedzsment háromszög (PMT) néven vált ismertté.
A PMT, más néven Arany Háromszög, Vas Háromszög és Hármas Korlátok Háromszög, a projektmenedzser fegyvertárának titkos fegyvere, mivel vizuális segítséget és koncepcionális és gyakorlati keretrendszert nyújt a sikeres menedzsmenthez.
A projektmenedzsment háromszög az 1950-es évek óta létezik, és folyamatosan fejlődik. Ma már létezik egy brit és egy amerikai változat (utóbbi a mi figyelmünk középpontjában áll), valamint egy úgynevezett agilis háromszög, amelyet kifejezetten agilis csapatok számára alakítottak ki. Mindazonáltal 70 év elteltével az acélháromszög alapelvei ma is ugyanolyan hatékonyak, mint a kezdetekkor.
Most nézzük meg, hogyan működik.
A projektmenedzsment aranyháromszöge egy vizuális segédeszköz, amelynek három oldala a projekt végtermékének (a háromszög közepén lévő sík felület) általános minőségét befolyásoló három alapvető korlátot jelképezi.
A projekt háromszög három eleme a következő:
- Költség
- Idő
- Hatály
A projektmenedzser feladata ezeknek a három tényezőnek a kezelése, mivel ezek hatással vannak a projektcsapatra, a végtermék minőségére és végső soron a projekt sikerére.
A PMT azért működik, mert egyszerűen bemutatja, hogyan kapcsolódnak egymáshoz ezek a három tényező, ami ideálisvá teszi az ügyfelekkel való kommunikációhoz. Minden projektnek megvan a maga projektköltségvetése (költség), határideje (költség) és végső célja, amelynek mérete, nagysága és összetettsége változó ( projekt hatóköre ).
Ez a háromszög azt az egyensúlyt is jelképezi, amelyet a három korlát között fenn kell tartani. Más szavakkal, ha az egyik változó megváltozik, a másik kettőt is módosítani kell az egyensúly helyreállítása érdekében.
Például, ha a határidő meghosszabbodik és ezáltal csökken a rendelkezésre álló idő, akkor a költségeket növelni kell vagy a hatókört csökkenteni kell, hogy az új határidő betartható legyen és a termék minősége megmaradjon.
A projektmenedzsment háromszög három korlátja
A PMT-t vas háromszögnek is nevezik, mert a három különböző oldal (idő, projektköltség, hatókör) egymással szemben álló erőknek tekinthető.
Más szavakkal, a PMT pontjai természetesen eltávolodnak egymástól. Például, ha a projekt hatóköre kiszélesedik vagy a költségek emelkedni kezdenek, a háromszög aránytalan lesz és szétesik, és az abban rejlő minőség elveszik.
A projekt sikeres végrehajtásához a projektmenedzsernek gondosan kell egyeztetnie a három korlát közötti kapcsolatot, hogy erős, szilárd háromszög maradjon fenn. Bizonyos korlátok között azonban vannak olyan speciális típusú kapcsolatok, amelyek nem változtathatók meg:
- Közvetlenül arányos kapcsolat
- Fordítottan arányos kapcsolat
Fontos tudni a kettő közötti különbséget.
A hatókör, valamint a költség és az idő közötti kapcsolat közvetlenül arányos. Ha növeli a projekt hatókörét, akkor a költségek és/vagy az idő is növekedni fog. Hasonlóképpen, ha úgy dönt, hogy csökkenti a projekt hatókörét, akkor a költségek és/vagy az idő is párhuzamosan csökkenni fog.
A költség és az idő közötti kapcsolat azonban fordítottan arányos. Ezt a két korlátot ellentétes irányba mozgatva kell kiegyensúlyozni.
Például, ha csökkenti a projekt költségvetését, akkor el kell halasztania (meg kell hosszabbítania) a határidőt. Hasonlóképpen, ha hirtelen időszűkével szembesül, akkor a költségeket meg kell növelni, hogy megfeleljen az új követelményeknek.
Vizsgáljuk meg egy kicsit részletesebben az egyes korlátokat.
1. Idő
A projektekre vonatkozó időbeli korlátok gyakran a legnehezebben ellenőrizhetők, és előfordulhat, hogy már a kezdetektől fogva nem is állnak az Ön kezében. A projekt háromszögben az idő szinte mindig elsősorban az ügyfél által meghatározott határidőt jelenti. Ez az a dátum, amikorra az ügyfél a kész projekt eredményeit szeretné megkapni.
Azonban számos más tényező is befolyásolja az időkorlátot, amelyeket a projektmenedzsernek figyelembe kell vennie.
Az idő a következőket is magában foglalja:
- A csapatának a munkára fordítania szükséges óraszám
- Az egyes projektmérföldkövek közötti időtartam
- Az egyes folyamatok elvégzéséhez szükséges alapidő
- A biztonsági tartalékként szükséges további idő
Az erőforrások és anyagok szállítási átfutási ideje és hasonló tényezők szerepet játszanak az Iron Triangle első korlátjának kezelésében.
Még ha a megállapított határidő változatlan marad is, a határidőn belüli késedelmek vagy más elemekkel kapcsolatos zavarok miatt a költségeket vagy a hatókört módosítani kell, hogy a projekt egyensúlyba kerüljön és sikeres legyen.
Íme egy rövid áttekintés a leggyakoribb eseményekről, amelyek hatással lehetnek a projekt időkorlátozására:
- Harmadik fél beszállítóktól származó erőforrások és anyagok szállítási késedelmei
- Új teljesítések hozzáadása a projekt hatóköréhez az ügyfél által
- Bizonyos feladatokhoz vagy projekt mérföldkövekhez szükséges idő rossz becslése
- Kulcsfontosságú csapattagok betegsége vagy távolléte
Bár a PMT megköveteli a projektmenedzserektől, hogy a három korlátot egyensúlyba hozzák a sikeres működés érdekében, fontos megjegyezni, hogy vannak olyan dolgok, amelyeket proaktívan tehetünk a időbeli zavarok minimalizálása és az idő jobb kezelése érdekében. Ezek a következők:
- További erőforrások és tehetségek bevonása egy feladat gyorsabb elvégzéséhez
- A feladatütemterv szükségességének újragondolása és a már nem szükséges feladatok eltávolítása
- Olyan csapat összeállítása, amely képes a többfeladatos munkavégzésre
- A feladatok osztályozása a csapat tagjainak tehetsége szerint (azaz a legbonyolultabb feladatok kiosztása a legképzettebb munkatársaknak)
- Az ügyfelek határidővel kapcsolatos elvárásainak kezelése a kezdetektől fogva
2. Költség
Szinte minden projektnek van egy meghatározott költségvetése a munka megkezdésekor. Projektmenedzserként gyakran Ön lesz felelős ennek a költségvetésnek a megállapításáért, amelynek alapja az Ön által felbecsült és becsült költségek, amelyek számos különböző tényezőtől függnek, beleértve a nyersanyagokat, a létesítményeket, a készleteket, a berendezéseket, az eszközöket és a tehetségeket (személyzet).
A jó költségvetés reális és figyelembe veszi az ügyfél pénztárcáját, míg a rossz költségvetés nem tartja szem előtt a pénzügyi KPI-ket, és az első időbeli vagy hatókörbeli változásoknál máris túllépi a keretet.
Bár nem mindig a projektmenedzser feladata a költségvetés javaslata. Gyakran az ügyfél határozza meg a költségvetést.
Például egy ügyfél, aki egy egyedi autóműhelyhez fordul, hogy felújítsa apja régi autóját, csak 20 000 dollárt hajlandó ráfordítani. Ez azt jelenti, hogy a műhely projektmenedzserének kell úgy alakítania a projekt hatókörét és határidejét, hogy az megfeleljen az ügyfél költségvetési igényeinek.
Ha ebben a forgatókönyvben az ügyfél is meghatározza a határidőt (és tegyük fel, hogy ez a határidő szoros), akkor a projektmenedzsernek szigorú korlátozásokat kell bevezetnie a felújítás teljes körére, hogy egyensúlyt teremtsen az idő és a költségek között.
Sajnos vannak más tényezők is, amelyek befolyásolhatják a költségeket és a projekt sikerét. Íme egy lista azokról a gyakori tényezőkről, amelyek negatívan befolyásolják a projekt költségkorlátait:
- A nyersanyagok árának hirtelen változásai
- A személyzet változásait követő további toborzási költségek
- A személyzet további képzési igényei speciális projektfeladatokhoz
- Az ügyfél által a projekt hatóköréhez hozzáadott új teljesítések
Íme néhány dolog, amit projektmenedzserként tehet a költségek hatékonyabb kezelése érdekében:
- Ismerje meg, hogyan lehet hatékonyan elosztani (és újraelosztani) az erőforrásokat az egyes feladatok és a projekt mérföldkövei között.
- Tárgyaljon a vállalkozókkal és beszállítókkal a költségekről, hogy azok a lehető legalacsonyabb szintre csökkenjenek.
- Fontolja meg a drága erőforrások helyett az alacsonyabb költségű alternatívákat
- Csökkentse a projekt hatókörét a felesleges feladatok eltávolításával
Használja ezeket a költségvetési javaslat sablonokat!
3. Hatály
A hatókör a projekt teljes méretét jelenti. Ez a legnehezebben meghatározható korlát, de egyszerűen úgy is felfogható, mint az ügyfél végső elképzelése.
Számos különböző tényező befolyásolja egy projekt hatókörét vagy méretét. Ezek a következők:
- A projekt általános minősége
- Komplexitása, a teljesítések száma vagy mérete
- A szükséges részletesség szintje
- A végtermék funkcióinak száma
- A végtermék kapacitása (pl. egy pop-up helyszín befogadóképessége a fesztiválozók számát tekintve)
Lényegében minél összetettebb és bonyolultabb egy projekt (például egy új műhold kilövése az űrbe), annál nagyobb a hatóköre, és annál több időt és erőforrást kell rá fordítani a projekt háromszög egyensúlyának fenntartása érdekében.
Ezzel szemben, minél egyszerűbb, egyértelműbb és beváltabb egy projekt (például egy modell műhold építése egy űrben játszódó filmhez), annál kisebb a hatóköre, és annál kevesebb időre és erőforrásra van szükség a projekt sikeréhez.
Gyakran előfordul, hogy a hatókör az a változó, amely a legrugalmasabban módosítható, hogy figyelembe vegye az ügyfél vagy egy harmadik fél által végzett előre nem látható és elkerülhetetlen változásokat.
A projektmenedzsment háromszög hatókörének korlátait számos tényező befolyásolhatja, többek között:
- A megrendelő által megadott teljesítési feltételek hozzáadása
- A projekt hatókörének kiterjedése
- Az ügyfél költségvetésének csökkentése
- Változás a projekt határidejében
- A projekt követelményeinek rossz tervezése a kezdeti szakaszban
A projektmenedzserként a projekt hatókörének fenntartásához alkalmazható módszerek közül néhány:
- Változáskezelési terv vagy utódlási terv végrehajtása
- A határidő meghosszabbítása
- Erőforrások átcsoportosítása a projekthez vagy a projektből
- Az egyes új feladatok szükségességének újraértékelése azok megközelítésekor
A projektmenedzsment háromszög használatának előnyei
A projektmenedzsment háromszög nem csupán egy módszer a projektek tervezésére és kezelésére, hanem egy igazolhatóan hasznos eszköz, amelynek segítségével sikeresebb projektmenedzserré válhat.
A projekt háromszög előnye, hogy rugalmasságot kínál, többek között a következőket:
1. Ügyfélkommunikáció
Lehet, hogy az ügyfelek elég világos elképzeléssel érkeznek Önhöz, de ez nem jelenti azt, hogy feltétlenül tisztában vannak a számtalan bonyolult tényezővel, például az ellátási lánccal vagy a speciális képzési követelményekkel. A projektmenedzsment háromszög egy világos és tömör vizuális segédeszköz, amely segíti az ügyfelek bevonását és a költségvetés, a hatókör és a határidő közötti összefüggések jobb megértését.
2. Változáskezelés
A projekt háromszög segítségével láthatja és hatékonyan reagálhat a három projektkorlát egyikében bekövetkező változásokra. A PMT használata a projektmenedzsmentben lehetővé teszi átfogó változáskezelési tervek készítését, biztosítva, hogy csapata felkészült és rugalmas legyen a változásokra.
3. A prioritások tisztázása
Ha tisztában van a költség, az idő és a hatókör három korlátja közötti feszültséggel, akkor gyorsan meghatározhatja az adott projekt legfontosabb prioritásait. Ezáltal azonnal felismerheti a KPI-ket vagy a mérföldköveket, amelyek segítenek világosan megérteni, mit kell elérnie Önnek és minden egyes csapattagnak a végtermék minőségének fenntartása és a projekt sikerének biztosítása érdekében.
4. Kockázatcsökkentés
A projektmenedzsment háromszög csökkenti a projekt kudarcának általános kockázatát. Az ügyfelek elvárásainak kezelésével, a központi korlátok váratlan változásainak könnyű kezelhetőségének biztosításával és a projekt hatókörének egyértelmű prioritásainak meghatározásával a projektmenedzserek jobban tudják irányítani a projektet és megfelelően tudnak alkalmazkodni.
Mi az agilis háromszög?
A projektmenedzsment háromszöghez hasonló kialakítású és funkciójú, az agilis csapatok és szakemberek saját elképzelésüket fejlesztették ki, amelyet agilis háromszögnek neveznek.
Az Agile háromszög létrehozásának célja a nagyobb rugalmasság elérése volt. A hagyományos projektmenedzsment háromszög túl merev volt, és érzékenyen reagált a hármas korlátok közötti változásokra.
Az agilis háromszögben a három oldal (vagy pont) a következőképpen van jelölve: Érték, Minőség és Korlátok. Vegye figyelembe, hogy itt a teljes projektmenedzsment háromszög az agilis háromszög egyetlen oldalára vagy sarkára korlátozódik.
Az Agile háromszög előnye, hogy nagyobb hangsúlyt fektet a projekt minőségére és a projekt végtermékének az ügyfél számára jelentett értékére. A korlátok, bár továbbra is három van belőlük, egyetlen tényezővé válnak a projekt átfogó menedzsmentjében.
Például, ha egy csapat az Agile háromszöget használja a projektmenedzsmenthez egy alkalmazás fejlesztése során, és az ügyfél növelni szeretné az alkalmazás végfelhasználói funkcióinak számát (azaz növelni szeretné az értéket), akkor a projektmenedzsernek csökkentenie kell az alkalmazás általános minőségét, és/vagy növelnie kell a korlátozások egy részét vagy egészét (több pénz, több idő, nagyobb hatókör).
A projektmenedzsment háromszög megvalósítása
Nos, eddig eljutott. De a projektmenedzsment háromszög elméletének ismerete és annak gyakorlati alkalmazása két különböző dolog.
A PMT és az azzal járó előnyök elsajátítása évekig tarthat, és sokan tanulmányozzák az egyetemen vagy főiskolán üzleti, menedzsment, vállalkozói és pénzügyi diplomájuk megszerzése érdekében.
Ebben a részben azt fogjuk megvitatni, hogyan alkalmazhatja újonnan megszerzett elméleti ismereteit a valódi üzleti és projektmenedzsment világban. Először azonban érdemes megemlíteni, hogy nem kell egyedül végigcsinálnia. Ma a projektmenedzserek és az ügyfelek egyaránt hozzáférhetnek néhány igazán lenyűgöző, igazán hasznos online digitális üzleti eszközhöz.
Az egyik legnépszerűbb digitális projektmenedzsment szoftver a ClickUp, amely a felhasználóknak számos olyan funkciót kínál, amelyek elengedhetetlenek a hatékony korlátok kiegyensúlyozásához, a változások kezeléséhez és a csapat szervezéséhez.
A projektmenedzserek a ClickUp segítségével tervezhetik, kezelhetik és nyomon követhetik projektjeiket. Mivel az egész platform testreszabható, a csapatok úgy konfigurálhatják, hogy az megfeleljen a munkafolyamatuk preferenciáinak, legyen az hagyományos vagy agilis projektmenedzsment megközelítés, vagy bármely más.
Íme néhány a ClickUp legfontosabb funkciói közül:
- Az erőforrások egyértelmű megjelenítése egyéni nézetek, például a Munkafolyamat nézet segítségével
- Bárhol működő globális időkövető
- Számos sablon a csapat munkamenetének kezeléséhez
- Együttműködési eszközök, például fehér táblák, csevegőablak, hozzárendelt megjegyzések és még sok más
- Az alkalmazáson belüli e-mail funkció, amely lehetővé teszi e-mailek küldését és fogadását a ClickUp-on belül.
- Kövesse nyomon projektje előrehaladását egy intuitív táblázatos nézet segítségével.
- Idő és erőforrások kezelése Gantt-diagramokkal
Vessünk egy pillantást arra, hogyan segíthet a ClickUp a projektmenedzsment háromszög tanításainak megvalósításában különböző forgatókönyvekben.
1. Költségkezelés
Bármely projektben a kezdeti költségvetés jelentős része gyorsan elapad a hatékonyság hiánya miatt. Akár túl sok időt fordítanak alacsony prioritású feladatokra, akár hatékonyan osztják el az erőforrásokat és csökkentik a költségeket a csapat tevékenységének racionalizálásával, a költségkezelés kulcsfontosságú a projekt háromszög egyensúlyának fenntartásában.
A ClickUp erőforrás-kezelési funkciói kifejezetten a különböző méretű csapatok, különösen a távoli munkát végző csapatok hatékonyságának növelésére lettek kialakítva. Olyan funkciókat kínál, amelyek segítségével egy pillanat alatt áttekintheti az erőforrásokat, javíthatja a csapat kommunikációját és együttműködését, valamint nyomon követheti az előrehaladást.
2. Időgazdálkodás
Nem mindig lehet megváltoztatni a meghatározott határidőt, és nem mindig lehet felgyorsítani a harmadik felek által végzett folyamatokat, például az anyagszállítást. Vannak dolgok, amelyekre nincs befolyása. Ezért projektmenedzserként elengedhetetlen, hogy gondosan kezelje az idejét, a projekt teljes ütemtervét és csapata idejét.
A ClickUp két egyedi funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével a projektmenedzserek kiválóan tudják kezelni az időt. Ön és csapata használhatja a ClickUp globális időkövetőjét, amely aktívan és visszamenőlegesen is működik. Az időkövető minden eszközön elérhető, beleértve az okostelefonokat is, ami azt jelenti, hogy csapata bárhol is legyen, nyomon követheti a munkáját, maximalizálva a hatékonyságot és minimalizálva a projekt ütemtervének zavarait.
Ezenkívül az alkalmazottak munkaterhelési sablonjait is felhasználhatja a csapat időgazdálkodásának kezeléséhez, az erőforrások elosztásához és az egyes csapattagok új feladatok vállalási képességének heti rendszerességgel történő újraértékeléséhez. A csapat munkaterhelésének figyelemmel kísérése segíthet új vagy összetettebb feladatok kiosztásában a csapattagok között, illetve annak felmérésében, hogy kik maradnak le vagy vannak túlterhelve a feladatokkal.
Bónusz: Kapacitástervezési sablonok
3. Hatálykezelés
Végül, ahhoz, hogy sikeres projektmenedzser legyen, képesnek kell lennie a költségek és az idő közötti egyensúly kialakítására, a projekt teljes körű hatókörének manipulálásával és kezelésével. Ez azt jelentheti, hogy bővíti a hatókört, ha több idővel és pénzzel rendelkezik, mint korábban gondolta, vagy csökkenti a hatókört bizonyos kulcsfontosságú területeken, ha szűkösek az erőforrások, vagy a határidő gyorsan közeledik.
A ClickUp hatalmas segítséget nyújt a hatókör kezelésében a ClickUp Scope of Work Template segítségével. Ez az erőforrás útmutatóként szolgálhat a projekt hatókörének, eredményeinek, mérföldköveinek és egyéb elemeinek összegyűjtése és dokumentálása során.
Ezenkívül a ClickUp munkaterület-lebontási sablonját használva a projekt makroszintű eredményeit apróbb feladatokra és mérföldkövekre bonthatja, és a folyamat során nyomon követheti a csapat előrehaladását.
Bónusz: Munkafelosztási struktúra szoftver ( WBS )
Kezdje el használni a projekt háromszöget és a ClickUp alkalmazást projektjei kezeléséhez!
Hatékony projektmenedzser nélkül még a legegyszerűbb projektek is kudarcba fulladnak; a kudarcot az alapján mérik, hogy a projekt mennyire felelt meg vagy nem felelt meg a költségvetésnek, az időkeretnek és a hatókörnek. Érdekes módon, míg a nagyobb vállalatok és cégeknek külön projektmenedzserekkel rendelkező pozícióik vannak, valójában minden vállalatnak van ilyenje.
Még ha az utca sarkán található kis, független kávézóban csak három alkalmazott dolgozik is, egyikük projektmenedzserként fog működni, valószínűleg anélkül, hogy ezt tudná.
Mivel minden vállalkozásnak szüksége van egy projektmenedzserre (és méghozzá egy jóra), elengedhetetlen, hogy minden projektmenedzser rendelkezzen a munkához szükséges megfelelő eszközökkel. A projektmenedzsment háromszög és a ClickUp-hoz hasonló menedzsment szoftver együttesen nyerő kombinációt alkotnak. 🤝
Vendégíró:
Veselin Mladenov a ThriveMyWay tartalomkezelője.
Több mint 10 éves tapasztalattal rendelkezik a vállalati marketing és értékesítés területén, és úgy döntött, hogy a digitális marketing és a tartalomkészítés iránti szenvedélyét követi.