Erőforrás-korlátozások, amelyeket a projektmenedzsereknek azonosítaniuk kell

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mik az erőforrás-korlátok?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Az erőforrás-korlátozások olyan korlátozások vagy korlátok összessége, amelyeket a projektmenedzsereknek be kell tartaniuk vagy figyelembe kell venniük a projekt irányításakor. A projektmenedzserek számára fontos, hogy tisztában legyenek ezekkel a korlátozásokkal, hogy a projektet időben és a költségkereten belül sikeresen befejezhessék." } } ] }

Az egyik dolog, hogy rengeteg erőforrással dolgozunk. De teljesen más dolog tudni, hogy hogyan lehet a legtöbbet kihozni ezekből az erőforrásokból, ha erőforrás-korlátozások is szerepet játszanak.

Hogyan kezeljük a leggyakoribb erőforrás-korlátokat – idő, költség és projekt terjedelme – ha mindhárom korlátozott? Mi van akkor, ha emellett még a csapat tagjainak készségei sem illeszkednek egymáshoz?

Bár az erőforrás-korlátozásokra nem létezik minden csapat számára egyformán megfelelő megoldás, számos elv, stratégia és eszköz áll rendelkezésre, amelyek segítenek kezelni az Ön előtt álló korlátozásokat.

Nézzük meg ezt részletesebben!

Mik az erőforrás-korlátok?

Az erőforrás-korlátok olyan korlátozások vagy korlátok összessége, amelyeket a projektmenedzsereknek be kell tartaniuk vagy figyelembe kell venniük a projekt irányításakor. A projektmenedzserek számára fontos, hogy tisztában legyenek ezekkel a korlátozásokkal, hogy a projektet időben és a költségvetés keretein belül sikeresen befejezhessék.

Példák gyakori erőforrás-korlátokra

Általában a vállalati erőforrások két kategóriába sorolhatók:

Minden csapat hasonló erőforrás-listát fog kezelni, legyen szó ledolgozott órákról, alkalmazottak készségeiről, javasolt költségvetésekről, anyagokról vagy az általános munkaerőről. Valószínűleg különböző típusú korlátokat kell kezelnie bizonyos erőforrások esetében, például:

Ne feledje, hogy a projekt erőforrásai azok az eszközök, amelyekkel a cél elérésére törekszik. A korlátok pedig azok a korlátozások, amelyek ezekre az eszközökre vonatkoznak.

A négyféle erőforrás-korlátozás

Az erőforrás-korlátok többnyire négy különböző változatba sorolhatók az üzleti életben és a projektmenedzsmentben. Vessünk egy pillantást a projektmenedzsment korlátaira, hogy megértsük a leggyakoribb akadályokat:

1. Idő

Az időgazdálkodás az egyik leggyakoribb erőforrás-korlátozás. Ezek az időbeli erőforrás-korlátozások korlátozzák a projekt befejezéséhez szükséges napok, órák és percek számát, akár külső tényezők, például az ügyfél által meghatározott határidők, akár belső tényezők, például az egyes erőforrások tényleges rendelkezésre állása miatt.

IDŐKORLÁTOK PÉLDAEgy szoftverfejlesztő cég feladata, hogy szigorú határidőn belül mobilalkalmazást készítsen egy ügyfél számára. Az adott időszakban azonban két fejlesztő szabadságon van. A fejlesztők hiánya miatt a projektmenedzser prioritásokat állíthat fel a csapat tagjai számára, irányíthatja a sprinteket és pontos nyilvántartást vezethet a ledolgozott órákról, így könnyen meg lehet állapítani, kinek a munkáját lehet átcsoportosítani, és hogyan lehet felosztani a projektet a korlátozott létszámú csapat között.

2. Költség

A költségkorlátozások szintén fontos tényezők, amelyeket figyelembe kell venni az erőforrások rendelkezésre állása szempontjából, mivel ezek határozzák meg az egyes projektekre fordítható pénzösszegeket. Ez a korlátozás általában az ügyféltől vagy a projektmenedzsertől származik, az eredeti üzleti megállapodástól vagy a tervezett projekt terjedelmétől függően.

KÖLTSÉGKORLÁTOK PÉLDAEgy nonprofit szervezetnek korlátozott költségvetéssel kell megszerveznie egy jótékonysági rendezvényt. A projektmenedzser egyes feladatokat önkéntesekre bízhat, és ingyenes vagy alacsony költségű erőforrásokra támaszkodhat. A ClickUp segítségével nyomon követhetik a kiadásokat és biztosíthatják, hogy azok a költségvetésen belül maradjanak – így a projektmenedzser a rendezvény legfontosabb aspektusait részesíti előnyben a siker biztosítása és az esetleges erőforrás-korlátozások elkerülése érdekében.

3. Erőforrások

Az erőforrás-korlátozások a projektmenedzser rendelkezésére álló erőforrások, például a személyzet és az anyagok korlátozásai. Ez a fajta korlátozás külső projektforrások, például az ügyfél vagy a szállító, vagy belső erőforrás-elérhetőség, például a saját vállalat által is előírható.

ERŐFORRÁS-KORLÁTOK PÉLDAEgy építőipari vállalat, amelyet egy régi garázs lebontására szerződtettek, esetleg korlátozni szeretné erőforrásait a nagyobb projektek és bontások érdekében. A projektmenedzser erőforrás-előrejelzési és kapacitástervezési modelleket használhat a kis munkához szükséges anyagok és személyzet számának becsléséhez anélkül, hogy elvonná a munkavállalókat egy nagyobb projektből.

4. Minőség

A minőségi korlátokat azért állítják be, hogy a projekt minősége megfeleljen bizonyos szabványoknak. A leggyakoribb minőségi erőforrás-korlátok az ügyfél által meghatározott minőségi célok, de a projektmenedzsment vezetője belső minőségi korlátokat is meghatározhat annak biztosítására, hogy a projekt megfeleljen a saját szabványainak.

MINŐSÉGI KORLÁTOK PÉLDAEgy digitális marketing ügynökségnek új weboldalt kell fejlesztenie egy ügyfél számára. A projektmenedzsernek egyensúlyt kell teremtenie az ügyfél minőségi céljai és az ügynökség rendelkezésre álló erőforrásai között. Minőségi ellenőrző listák és célkitűzési sablonok segítségével az erőforrások elosztásakor gyorsan nyomon követhetik a weboldal projektjének előrehaladását, és biztosíthatják, hogy az megfeleljen az ügyfél elvárásainak.

Hogyan lehet azonosítani az erőforrás-korlátokat?

Az erőforrás-korlátok azonosítására többféle módszer létezik, de a legfontosabb lépés az, hogy a projekt korai szakaszában keresse meg a lehetséges problémákat, mint része az átfogó erőforrás-kezelési stratégiának. Ezen korlátok azonosításához alaposan meg kell érteni a projektet és annak céljait, valamint az ügyfél elvárásait (különösen, ha szolgáltatásalapú termékről van szó) és a projekt rendelkezésére álló erőforrásokat.

Az erőforrás-korlátok meghatározásának egyik módja az, hogy megvizsgáljuk a elvégzendő feladatokat, majd becslést készítünk nemcsak a rendelkezésre álló projekt erőforrásokról, hanem arról is, hogy a legrosszabb és a legjobb esetben mennyi erőforrásra lesz szükségünk.

Itt jönnek képbe az erőforrás-kezelő eszközök – különösen a magas fokú testreszabhatóságot biztosító eszközök, mint például a ClickUp –, amelyek fontos szerepet játszanak a tervezési és projektmenedzsment folyamatban. Ahogy a projekt végrehajtását végigköveti, kulcsfontosságú, hogy központosított és egyszerű módszert alkalmazzon a haladás és a projekt erőforrásainak nyomon követésére. Ez azt jelenti, hogy figyelnie kell az alábbi feladatokra:

A projektmenedzsereknek figyelembe kell venniük azokat a potenciális akadályokat is, amelyek lassíthatják a haladást, vagy a projekt hatókörében bekövetkező változásokat, amelyek befolyásolhatják az erőforrás-korlátok kezelését. Az ilyen projektmenedzsment-korlátok időszakos felülvizsgálatához hasonló ellenőrzési pontok hozzáadása alapvető gyakorlatnak kell lennie, hogy biztosítsa, hogy csapata minden lépésnél rendelkezzen minden szükséges eszközzel.

Egyes projektek (és jövőbeli projektek) olyan speciális erőforrásokat igényelnek, amelyek nem állnak könnyen rendelkezésre, ezért szükség lehet alternatív megoldások keresésére vagy a projekt ütemtervének olyan időpontra történő tervezésére, amikor ezek az erőforrások rendelkezésre állnak.

A projekt hatókörének, mérföldköveinek és függőségeinek azonosítása segít kiemelni az esetleges erőforrás-korlátozásokat.

6 Erőforrás-korlátozások megoldásai

Fontos tudni, hogy milyen lehetséges megoldások vannak a projekt erőforrás-korlátozásaira – így felkészülhet arra az esetre, ha a dolgok nem a tervek szerint alakulnak. Akár előrejelzést készít, akár kapacitástervezést végez, akár a jelenlegi helyzetet elemzi, mi megoldást kínálunk Önnek!

Íme hat megoldás az erőforrások jobb kezeléséhez:

1. Sablonok

A sablonfolyamatok segítségével egyszerűsítheti és racionalizálhatja a projektmenedzsment ütemtervét és az erőforrásigényeket. Használja a ClickUp sablonokat!

Az erőforrás-tervezési sablonoktól az előre elkészített mátrixelemzésekig minden segít a projektmenedzsereknek gyorsan azonosítani, hogy hol van szükség erőforrásokra a projekt ütemtervének betartása érdekében. Szerencsére rengeteg előre elkészített projektmenedzsment-sablon áll rendelkezésre, amelyekkel elindíthatja elemzését, hogy jobban tudja kezelni az erőforrásokat.

Néhány kedvenc sablonunk:

ClickUp erőforrás-elosztási sablon

Ez az erőforrás-elosztási sablon kiváló segítséget nyújt a csapatok számára szükséges erőforrások kezelésében. Legyen szó anyagokról, berendezésekről vagy emberekről, a ClickUp erőforrás-elosztási sablon nyomon követi a projekt befejezéséhez szükséges erőforrásokat.

Ezenkívül használhatja a projektmenedzsment sablon segítségét az erőforrás-korlátozásokkal kapcsolatban, és megismerheti a szükséges erőforrások rendelkezésre állását és azt, hogy mikor van rájuk szükség.

Ez segít abban, hogy minden szükséges eszközzel rendelkezzen a projekt időbeni és költségkereten belüli befejezéséhez.

ClickUp 2X2 prioritási mátrix táblasablon

A ClickUp 2×2 prioritási mátrix táblás sablonja lehetővé teszi a feladatok fontosságuk és sürgősségük alapján történő kategorizálását. A táblás projektmenedzsment segítségével Ön és csapata könnyen láthatja, mely feladatok igényelnek azonnali figyelmet, és melyek várhatnak.

A feladatok fontossági sorrendbe állításával megalapozottabb döntéseket hozhat az erőforrások elosztásáról, és biztosíthatja, hogy a legfontosabb feladatok megkapják a nekik járó figyelmet.

ClickUp erőforrás-tervezési sablon

A ClickUp erőforrás-tervezési sablon segítségével sokkal gyorsabban kezelheti és oszthatja el az erőforrásokat a csapatán vagy osztályán belül. Ezzel a sablonnal könnyedén láthatja az erőforrások kapacitását a Munkafolyamat nézet segítségével, amely vizuálisan ábrázolja az egyes csapattagok munkaterhelését.

Ezzel a nézettel jobban kiegyensúlyozhatja a csapat munkaterhelését, és biztosíthatja, hogy mindenki optimális kapacitással dolgozzon. Ezzel a projektmenedzsment sablonnal jobb döntéseket hozhat az erőforrások elosztásáról.

Ez biztosítja, hogy csapata hatékonyan és eredményesen dolgozzon.

ClickUp projekt erőforrás-mátrix sablon

A hatékony erőforrás-tervezés elengedhetetlen a jövőbeli projektek szempontjából, mivel közvetlenül befolyásolja a szükséges erőforrások teljes költségét. A ClickUp projekt erőforrás mátrix sablonjával minden szükséges információ a rendelkezésére áll az erőforrások hatékony tervezéséhez.

Ez a projektmenedzsment sablon lehetővé teszi az erőforrások, például az idő, a munkaerő és az anyagok egyszerű elosztását és nyomon követését, segítve Önt abban, hogy jobb döntéseket hozzon az erőforrások elosztásáról és a költségek minimalizálásáról.

2. Ütemezés

Az ütemezés optimalizálása érdekében a projektmenedzserek többféle ütemezési módszert alkalmaznak. Például már az is előrelépés a helyes irányba, ha egyszerűen azonosítják a feladatokat, csoportosítják őket, és prioritásokat rendelnek hozzájuk, hogy csökkentsék a projekt befejezéséhez szükséges időt.

Ha úgy találja, hogy nincs elegendő erőforrás a projekt határidőre történő befejezéséhez, akkor szükség lehet a projekt határidőinek módosítására. Ez magában foglalhatja a határidők eltolását vagy azok eredeti lejárati dátumán túli meghosszabbítását, ami azt is jelentheti, hogy a tervezett függőségeket is módosítania kell.

A projektfüggőségek olyan feladatokra vagy tevékenységekre utalnak egy projekten belül, amelyek egymástól függenek. Más szavakkal, a projektfüggőség egy olyan kapcsolat a feladatok között, amelyben az egyik feladat befejezése szükséges ahhoz, hogy a másik feladat megkezdődhessen a konkrét ütemtervben.

Az idővonal nézet, a Gantt-diagram vagy egyszerűen az erőforrások kiegyenlítése jelentősen segít megérteni, hogy hogyan néz ki az ütemterv, és hogyan lehet azt megvalósítani. A projekt erőforrásai nem feltétlenül kell, hogy drasztikusan megváltoztassák az ütemtervet.

3. Feladatok delegálása

A feladatok csapat tagjaira való delegálása lényegében a feladatok és a készségek, valamint a rendelkezésre állás összehangolásáról szól. Ha megállapítást nyer, hogy a projekt megvalósításához nem áll rendelkezésre elegendő erőforrás, akkor szükség lehet további erőforrások felvételére.

Ez új csapattagok toborzását vagy szolgáltatások kiszervezését jelentheti. Másrészt, ha nincs elegendő erőforrás a projekt tervezett befejezéséhez, a projektmenedzserek korlátozhatják a projekt hatókörét is.

Két példa erre a feladatok számának csökkentése vagy a projekt tervezett céljainak visszaszorítása. Éppen ezért a projektfeladatok delegálásának képessége kritikus fontosságú funkció az erőforrás-kezelő szoftverben.

4. Becslés

A becslési technikák magukban foglalják a projekt befejezéséhez szükséges időtartam, költségek és erőforrások előrejelzését. Minél pontosabbak a becslései, annál kevesebb akadályba ütközik a folyamat során.

A legjobb erőforrás-kezelő szoftver nemcsak lehetővé teszi az időbecslések nyomon követését, hanem azt is, hogy ezt a saját módszere szerint tegye. A ClickUp időkövetési funkciói lehetővé teszik, hogy bármilyen eszközről elindítsa és leállítsa az időmérést, így könnyedén válthat a projektfeladatok között.

5. Automatizálás

A ClickUp testreszabható sablonok, központi adattárolás, valamint a projekt kapacitásának és mérföldköveinek vizualizálása révén segíti a becslést, így könnyű változtatásokat végrehajtani és automatikusan mindenkit naprakészen tartani.

Az automatizálási eszközök csökkentik a feladatok elvégzésével járó időt és költségeket, és egyszerűsítik a projektmenedzsmentet. Az olyan technikák alkalmazásával, mint a mérföldkő-emlékeztetők beállítása és automatizálása, a projektállapot-változások automatizálása, valamint a prioritásváltozások testreszabása és beállítása, a projektmenedzserek gyorsan dolgozhatnak és időt takaríthatnak meg.

Az automatizálási igényekhez ott van a ClickUp – különböző összetettségű automatizált triggerek és feladatkiosztások állíthatók be.

6. Külsősítés

A kiszervezés célja a projekt megvalósításával kapcsolatos költségek csökkentése és az erőforrások rendelkezésre állásának növelése. Az olyan módszerek, mint a harmadik fél által biztosított kiszervezett erőforrások használata vagy külső erőforrás-pool (pl. ideiglenes munkaerő-közvetítő ügynökségek) igénybevétele, nagyban segítenek az erőforrás-korlátok kezelésében, ha kevés a személyzet vagy hiányzik egy bizonyos szakértelem.

A ClickUp segít a kiszervezésben olyan eszközökkel, mint a diagramok és a testreszabható irányítópultok a vállalkozók nyomon követéséhez. Ezenkívül konkrét engedélyeket adhat vagy korlátozott fiók létrehozását engedélyezheti, hogy elkerülje a nem kívánt változásokat.

Csináljon mindent a ClickUp segítségével

A projekttervezési eszközök elengedhetetlenek, ha optimalizálni szeretné az erőforrás-korlátozásokhoz való hozzáállását. Az erőforrás-korlátozások gyakori kihívást jelentenek a projektmenedzsmentben, és hatással vannak a projekt ütemtervére, költségvetésére és minőségére.

Az erőforrás-korlátok korai felismerésével és kezelésével, megfelelő stratégiák és eszközök alkalmazásával, valamint a múltbeli tapasztalatokból való tanulással a projektmenedzserek leküzdik az erőforrás-korlátokat, és a lehető legjobban kihasználják a rendelkezésükre álló erőforrásokat.