Az erőforrás-tervezés és a projektmenedzsment ugyanazon érem két oldala. 🪙
Röviden: Az erőforrás-terv pontosan meghatározza, hogy mit kell kezelni egy projekt során. Egyszerű, igaz?
Nos, nem pontosan. Az erőforrások sokféleek lehetnek, például emberek, technológia, nyersanyagok és berendezések – csak hogy néhányat említsünk. Ráadásul minden erőforrásnak megvan a maga költsége, függőségei, folyamata és korlátai.
Figyelembe véve a többfunkciós csapatokat, a felsővezetést és a projekt érdekelt feleket, akiknek folyamatosan tájékoztatni kell őket, a tényleges emberi erőforrások valószínűleg több részlegre vagy szintre oszlanak. És mi a helyzet a projekt megvalósításához szükséges technológiával? Lehet, hogy már rendelkezik vele, vagy lehet, hogy azt még meg kell építeni vagy meg kell vásárolni.
És így hirtelen bonyolulttá válik az erőforrás-tervezés. 😳
Bár minden projekt egyedi, vannak köztük közös minták, amelyeket meg lehet és meg is kell ismételni. Ezért jelentik az erőforrás-tervezési sablonok olyan nagy változást a projektmenedzserek számára. Az erőforrás-tervezés soha nem lesz könnyű, de biztosan sokkal könnyebbé tehető. És mi megmutatjuk, hogyan! 🙌🏼
Tekintse ezt a cikket erőforrás-tervezési támogató rendszerének, amely pontosan elmagyarázza, mi is az erőforrás-tervezési sablon, mit kell tartalmaznia, és a nagy fináléban 10 remek példát is talál, amelyek segítenek az indulásban.
Mi az erőforrás-tervezési sablon?
Az erőforrás-terv segít kezelni és elosztani a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokat. Emellett biztosítja a leghatékonyabb és legeredményesebb erőforrás-gazdálkodási gyakorlatot az egész szervezetben! Ezek az erőforrások magukban foglalják a tényleges helyiségeket, berendezéseket, eszközöket és egyebeket.
És ha ez még nem lenne elég, itt jön a bonyolult rész: az erőforrás-tervednek zökkenőmentesen illeszkednie kell az ütemtervedhez és a költségvetésedhez, hogy elkerüld a túlköltekezést a végrehajtási fázisban.
Általánosságban kétféle erőforrás létezik:
- Tárolható
- Nem tárolható
A tárolható erőforrások egyszerűen rendelkezésre állnak, amíg el nem fogynak, míg a nem tárolható erőforrásokat rendszeresen pótolni kell, vagy csak meghatározott időpontokban lehet felhasználni.
Fontos azonban megjegyezni, hogy minden, ami a projekt végrehajtásához szükséges, erőforrásnak minősül. Ide tartoznak az anyagok, eszközök, felszerelések, sőt, még a csapatod is! Ez rengeteg dolog, amit szem előtt kell tartani, ezért is olyan fontos, hogy az erőforrásokat jó előre megszervezd egy erre a célra kijelölt erőforrás-kezelő eszköz, ERP vagy projekt erőforrás-tervezési sablon segítségével.
Az erőforrás-tervezési sablon egy tervrajz azokhoz a sürgető kérdésekhez, amelyeket minden projektmenedzser felvet magának:
- Hogyan biztosíthatom, hogy a projekt befejeződjön anélkül, hogy túlterhelném a csapatomat?
- Hogyan tudjuk ezt időben és a költségkereten belül megvalósítani?
A csapatod által preferált projektmenedzsment szoftvertől függően az erőforrás-tervezési sablonod tartalmazhat képleteket, előre elkészített táblázatokat, projektnézeteket vagy irányítópultokat, amelyek meggyorsítják a beállítási folyamatot és hasznos információkat nyújtanak a folyamat során.
10 ingyenes erőforrás-tervezési sablon Excelben és ClickUpban
Nehéz csak egy erőforrás-tervezési sablont kiválasztani, amikor olyan sok közül lehet választani, de ez a 10 sablon minden szükséges funkciót lefed!
Különösen akkor, ha vállalata már befektetett Microsoft vagy Google termékekbe a munkafolyamatok létrehozásához, több lehetőséget is kínálunk, hogy megtalálja a legmegfelelőbbet! De ne hagyja, hogy a költségek visszatartsák – a listán szereplő legértékesebb sablonok közül néhány ugyanolyan hatékony, mint amennyire költséghatékony! Azaz ingyenes. 😎
Ebből a bejegyzésből közvetlenül elérheted a 10 sablon bármelyikét, hogy javítsd tervezési folyamataidat, és nézd, ahogy az erőforrások áramlani kezdenek! 🤩
1. ClickUp erőforrás-tervezési sablon
A megfelelő munkaterhelés-kezelésnek biztosítania kell, hogy mind az ügyfél, mind a projektcsapat tisztában legyen a feladatkörével és felelősségeivel, valamint világos ütemtervet kell biztosítania a feladatok határidőre történő elvégzéséhez!
Az univerzális ClickUp erőforrás-tervezési sablon célja, hogy segítse az erőforrás-elosztás és a feladatkezelés racionalizálását azáltal, hogy szabványosított struktúrát biztosít az összes munkádhoz. A ClickUp egyéni mezők funkciója a legfontosabb részleteket rendszerezi, így mindenki hozzáférhet ugyanazokhoz az információkhoz:
- Elosztott költségvetések, fennmaradó költségvetések és tényleges költségek: Válassza ki a kívánt pénznemet
- Csapatok: A felelősségi köröket világosan meg lehet határozni a márka, csoport vagy osztály szerint kijelölt csapatokkal.
- Projekt időtartama (napok): Adja meg a projektre szánt teljes napok számát.
- Erőforrás-jegyzetek: Kövesse nyomon az összes erőforrásával kapcsolatos fontos részleteket.
- Ügyfelek: Különböző ügyfelek nyomon követése
- Projektkoordinátor: Nevezze ki a PC-t, aki a projektet a kezdetektől a végéig felügyeli*
*Ha projektkoordinátorokból álló csapata van, akkor van egy kifejezetten Önöknek készült projektnézetünk. Nézze meg a 4. sablont!
Szeretne megszabadulni a fárasztó munkától? Automatizálja az ismétlődő feladatokat! Tudja meg, hogyan. 👇🏼
2. ClickUp erőforrás-tervezési munkaterhelés-sablon
Ha csapatodban egy ideiglenes munkaterhelés-egyensúlytalanság tapasztalható, van egy módszer, amellyel tisztázhatod a helyzetet. Ehhez csupán egy egyszeri beállításra van szükség. (De mi már elvégeztük ezt a munkát helyetted. ) 😉
Figyelembe véve az egyes alkalmazottak vagy csapatok képességeit és készségeit, a projektmenedzserek olyan ütemterveket készíthetnek, amelyek maximalizálják a hatékonyságot, miközben minimalizálják a kockázati tényezőket. Ezzel a megközelítéssel a csapatok jobban fel lesznek készülve a határidők betartására, miközben a projekt teljes életciklusa alatt magas színvonalú eredményeket érnek el.
A ClickUp sablon Gantt-nézete lehetővé teszi különböző projektek vizualizálását, így láthatja, hogy egy változás milyen hatással lehet más ütemtervekre. Ez nemcsak a zavarok minimalizálását segíti elő, hanem biztosítja a projektek ütemezett haladását is.
Profi tipp: Vigye az erőforrás-kapacitás tervezést egy új szintre a ClickUp Profiles és My Work funkcióival! A Profiles funkcióval betekintést nyerhet minden egyes személy feladataiba, így emlékeztetőket adhat hozzá, módosításokat végezhet, vagy megnézheti, min dolgoznak legközelebb.
3. ClickUp erőforrás-tervezési ütemterv sablon
A projekt sikeres befejezésének biztosítása érdekében fontos, hogy a csapatvezető az erőforrás-tervezés során figyelembe vegye a lehetséges kockázatokat. Ide tartoznak:
- Az erőforrások rendelkezésre állásának értékelése különböző időpontokban
- Az erőforrás-korlátok megértése és kezelése
- A lehetséges zavarok és késések előrejelzése
A ClickUp idővonal nézetéből közvetlenül elvégzett projektek és feladatok szerkesztései frissítéseket küldenek minden érintettnek. A munka kiosztása után a csapat tagjai naponta vagy hetente könnyedén nyomon követhetik az erőforrások rendelkezésre állását.
Az Idővonal nézet vizualizálja az egyes csapattagok számára egy kiválasztott időszakra – egy hétre, két hétre vagy egy hónapra – kiosztott munkamennyiséget. Ezenkívül ez a sablon segít értékelni, hogy bizonyos feladatok elosztása több alkalmazott között előnyös lenne-e, vagy azokat egyetlen személynek kellene kiosztani. Ez az ügynökségek kiszervezési döntéseihez is hasznos, mert jobb áttekintést ad a rendelkezésre álló erőforrásokról.
Ismerje meg a Gantt-diagramok és az idővonalak közötti különbséget!
4. ClickUp projektkoordinátor erőforrás-tervezési sablon
A projektkoordinátoroknak a projektekhez kapcsolódó feladataikon kívül saját teendőik és feladataik is vannak. Ez a sablon kiváló erőforrás-tervezési eszköz a projektkoordinátorok csapatának, hogy összehangolják egymás munkáját.
Például egy projektkoordinátor egy magas prioritású termékfrissítéshez erőforrás-tervet szervez, amely magában foglalja a konkrét fejlesztőket, rendszertervezőket, marketingeseket és más csapattagokat az egész július hónapra.
Ezekkel az információkkal a csapatok jobban felkészülhetnek arra, hogy szükség esetén gyorsan módosítsák terveiket anélkül, hogy veszélybe sodornák a határidőket vagy további megbeszéléseket kellene szervezniük.
Nézze meg a munkafolyamat-kezelő eszközök listáját, amelyekkel növelheti csapata termelékenységét!
5. ClickUp alkalmazott munkaterhelés sablon
A munkák projektcsapatokhoz való hozzárendelésekor a vezetőknek figyelembe kell venniük mind a rendelkezésre álló erőforrások számát, mind a projekt igényeit. Fontos gondoskodni arról, hogy a csapatok ne legyenek túlterheltek munkával, és ne kapjanak olyan feladatokat, amelyek meghaladják képességeiket.
Ismerje meg a ClickUp alkalmazottak munkaterhelési sablonját! Kezelje csapata munkaterhelését és tervezze meg jövőbeli projektjeit úgy, hogy hetente meghatározza csapattagjai kapacitását.
Ez a sablon két munkaterhelési nézetet tartalmaz – Egyéni és Csapat – valamint egyéni mezőket, hogy elindulhasson a legfontosabbakkal:
- Kijelölt személy: A feladatért felelős csapat tag.
- Prioritás: Sürgős, Magas és Normál prioritásjelző
- Idő becslés: Az egyes feladatokhoz vagy alfeladatokhoz rendelt idő
- Csapat: Az a csapat, amelyhez a feladat és a megbízott személy tartozik.
- Határidő: Befejezés dátuma
6. ClickUp visszafelé irányuló erőforrás-tervezési sablon
A visszafelé irányuló erőforrás-tervezés egy olyan projektmenedzsment-megközelítés, amely a végső céltól indul ki, és visszafelé haladva azonosítja és allokálja az erőforrásokat az egyes feladatokhoz, amelyek szükségesek a kívánt eredmény eléréséhez.
Ez a módszer hatékonyan segít a csapatoknak a szervezettség fenntartásában, miközben biztosítja, hogy minden szükséges eszköz a rendelkezésükre álljon, amikor szükségük van rá. A fordított sorrendben történő munkavégzéssel a csapatok gyorsan azonosíthatják az esetleges kockázatokat.
Hatékonyan tervezze meg projektjét, és vizualizálja a munkát a ClickUp Backward Resource Planning Template sablonban. Ha még nem ismeri ezt a módszert, ne aggódjon! A sablon tartalmaz egy Bevezető útmutatót, amelyben megtalálja a gyakorlati lépéseket és egy áttekintést a sablon beüzemeléséről és használatáról. ⚒️
7. ClickUp fióktervezési sablon
A számlaplanning egy alapvető projekt erőforrás-menedzsment stratégia, amely biztosítja, hogy a vállalatok rendelkezzenek a konkrét céljaik eléréséhez szükséges erőforrásokkal. Ez a típusú erőforrás-tervezés a következőket foglalja magában:
- Döntések meghozatala az erőforrások legjobb elosztásáról vagy újraelosztásáról a hatékonyság maximalizálása és a teljesítmény optimalizálása érdekében.
- A vállalat jelenlegi erőforrás-alapjának vizsgálata
- Erősségek és gyengeségek értékelése
A ClickUp fióktervezési sablon az a menedzsment sablon, amire szüksége van az érintettek láthatóságához és a közvetlenül érintett csapatokhoz. Előre elkészített nézetekkel és egyéni mezőkkel rendelkezik, hogy teljes képet kapjon minden fiókról, beleértve:
- Egyéni mezők: Fiók állapota, Havi bevétel, Fiók állapota, Kapcsolat és Csapat
- Számlák szakaszonkénti táblázatos nézet: Minden számla szakaszonként rendezve
- Fiókok listája nézet: Minden fiók státusz szerint csoportosítva
8. ClickUp erőforrás-elosztási sablon
A ClickUp erőforrás-elosztási sablon egy stratégiai eszköz marketing- és kreatív csapatok számára, amelynek segítségével eloszthatják a forrásokat, kijelölhetik a csapat tagjait, megtalálhatják a projekthez szükséges anyagokat vagy szolgáltatásokat, és biztosíthatják a költségvetés betartását a minőség romlása nélkül. ✨
Különböző nézetekkel rendelkezik, amelyek segítségével több szempontból is megvizsgálhatja az erőforrásokat, anélkül, hogy extra adminisztratív munkát kellene végeznie:
- Szállítási folyamat táblázat nézet: projektek csoportosítva Projekt szakaszok szerint
- Ügyfelek listája nézet: projektek Ügyfél név szerint csoportosítva
- Projektek listája nézet: projektek csoportosítva Szállítandó típus szerint
- Csapat munkaterhelés nézet: az egyes csapatok munkaterhelése egy adott időszakra vonatkozóan.
- Csapatvezető munkaterhelés nézet: az egyes csapatvezetők munkaterhelése egy adott időszakban
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 92%-a következetlen módszerekkel követi nyomon a teendőket, ami elmulasztott döntésekhez és késedelmes végrehajtáshoz vezet.
Akár nyomonkövetési jegyzeteket küld, akár táblázatokat használ, a folyamat gyakran szétszórt és hatástalan. A ClickUp feladatkezelési megoldása biztosítja a beszélgetések zökkenőmentes átalakítását feladatokká, így csapata gyorsan tud cselekedni és összehangoltan tud működni.
9. Excel erőforrás-tervezési sablon
Ez a Microsoft Excel sablon az erőforrás-tervezéshez jól szervezett formátumot kínál a csapat erőforrásainak elkülönítéséhez. Ez a szabványos sablon tartalmazza a szükséges részleteket, amelyekkel pontosan meg lehet jósolni a közelgő feladatokhoz szükséges erőforrásokat, így hosszú távon jobb időgazdálkodást és költségmegtakarítást tesz lehetővé.
Ha önálló táblázatoknál többre vágyik, próbálja ki a ClickUp egyéb ingyenes erőforrás-tervezési sablonjait, hogy egy helyen tudjon együttműködni a csapatokkal!
10. Google Sheets erőforrás-tervezési sablon
A Google Sheets erőforrás-tervezési sablonjai egy másik remek lehetőség a Google Workspace-t használó csapatok számára. Ez a sablon segít egy többszintű munkamegosztási struktúra felépítésében, amely az erőforrás-kezelés minden részét lefedi. Ha ismeri a Gantt-diagramokat, akkor értékelni fogja a tiszta navigációt és a kezdeti beállítást, amelyekkel azonnal el lehet kezdeni a munkát.
Profi tipp: Integráld a Google Drive-ot a ClickUp-ba, hogy böngészhesd személyes és csapatod meghajtóit anélkül, hogy elhagynád a ClickUp munkaterületét! Lehetőséged van a Sheets beágyazására a ClickUp feladatokba, megjegyzésekbe, dokumentumokba, nézetekbe és a Dashboard widgetekbe is! 🤩
Bónusz: Munkafelosztási struktúra szoftver!
A forráslista sablonban elengedhetetlen funkciók
Őszintén szólva, sok múlik az erőforrás-tervezési sablonod sikerén. 👀
A sablonok megalapozzák a pontos erőforrás-tervezést a projekt előtt és alatt. A leghasznosabb sablonok könnyen testreszabhatók és bővíthetők, így komplexebb projektekhez részleteket adhat hozzá, vagy egyszerűbb feladatokhoz néhány réteget eltávolíthat. Ezenkívül kompatibilisek lesznek a projektmenedzser kedvenc eszközeivel és technikáival, beleértve a Gantt-diagramokat, a naptárnézetet, az ütemezést, a feladatok függőségeit, a kapacitástervezést, az erőforrás-kiegyenlítést és még sok mást. 😮
Mivel a Google keresőben végtelen számú sablon található, fontos, hogy már a keresés megkezdése előtt tisztában legyünk azzal, hogy mit is keresünk. Ahelyett, hogy minden sablon funkcióit összehasonlítanánk, inkább tartsuk szem előtt ezt a négy alapvető tényezőt, és nem fogunk csalódni!
- Többféle nézet: A különböző projektek eltérő módszereket igényelnek a munkafolyamatok vizualizálása és az erőforrások kezelése terén. A feladatok listaként, erőforrás-naptárként, folyamatábráként vagy Kanban táblaként történő strukturálására szolgáló többféle projektnézet felbecsülhetetlen értékű eszköz, különösen azoknak a csapat tagoknak, akik munkaterhelésüket konkrétabb módon strukturálják.
- Jelentések és betekintés: Bár fontos, hogy az erőforrás-tervezést a projekt megkezdése előtt elindítsa, a részletes irányítópultok és jelentéskészítő funkciók segítségével a projekt befejezéséig mindig kézben tarthatja a helyzetet! Keressen olyan kulcsszavakra, mint azonnali és valós idejű, hogy sablonja naprakész és megbízható adatokat nyújtson.
- Testreszabás: Az erőforrás-kapacitás tervezési sablon megadhatja az alapvető tervet, de azt magadnak kell testreszabnod. Nincs két egyforma csapat, és nem szabad, hogy a választott sablon stílusa miatt kénytelen legyél más folyamatot követni. Ráadásul olyan sok sablon létezik, hogy nem kell kompromisszumot kötnöd a már bevezetett folyamatokkal kapcsolatban – ez csak értékes időt pazarol!
- Integrációk: A többféle integráció segítségével gyorsabban alkalmazhatja az erőforrás-tervezési sablont, és hosszú távon több értéket tud kihozni belőle. Az integrációk kiterjesztik bármely eszköz vagy szoftver funkcionalitását. Ellenőrizze, hogy a már használt alkalmazások kompatibilisek-e az új sablonnal.
Kezdje el az erőforrás-tervezést testreszabható sablonokkal
Ah, a sablonok nem teszik egy kicsit könnyebbé a nehéz dolgokat? 🥰
És egy ClickUp sablon? Nos, valójában sokkal könnyebb!
A ClickUp az egyetlen olyan termelékenységi platform, amely elég hatékony ahhoz, hogy átfogó megoldásokat nyújtson a különböző iparágakban működő csapatok számára – ez egy valóra vált álom azoknak a projektmenedzsereknek, akiknek feladata a források, a munkafolyamatok és a teljesítések tervezése bármilyen méretű projektekben!
Akár a csapat munkaterhelését felügyeli, akár új projekteket fejleszt egy kollaboratív ClickUp Whiteboardon, a ClickUp minden szükséges funkcióval rendelkezik ahhoz, hogy könnyedén javítsa tervezési folyamatait.
Regisztrálj a ClickUp ingyenes örökös csomagjára, és hozzáférhetsz rengeteg erőforrás-elosztási tervezési funkcióhoz, egy hatalmas sablonkönyvtárhoz, több mint 1000 integrációhoz és korlátlan számú feladathoz.
Ha pedig készen állsz még több funkció felfedezésére, akkor mindössze 5 dollárért fizetős opciókkal hozzáférhetsz a munkaterhelés-nézethez, az egyedi jelentésekhez és még sok máshoz! 💸
Regisztrálj még ma a ClickUp-ra, és kezdj el előre tervezni. ✅