Találkozott már valaha a projektmenedzsment világában a „erőforrás-naptár” kifejezéssel, és nem tudta, mit jelent?
Nos, itt az ideje, hogy tisztázzuk a rejtélyt. 🕵️♀️
Elsőre az erőforrás-naptárak csak egy újabb sablonnak tűnhetnek, amelyet inkább elkerülne. Végül is, kedvenc projektmenedzsment eszközének köszönhetően máris tökéletesen hatékony munkafolyamatokkal rendelkezik, nem igaz?
De adjon nekünk néhány percet, hogy elmagyarázzuk, miért lehetnek az erőforrás-naptárak fordulópontot jelenteni a projekttervezésében, és lehet, hogy Ön is nagy rajongójuk lesz. Ha céljai között szerepel a csapat ütemtervének optimalizálása, a hatékony erőforrás-elosztás biztosítása, valamint a csapat vagy a projektmenedzser vezetése a legmagasabb színvonalú projektek időben történő megvalósítása érdekében, akkor érdemes ezt a cikket kéznél tartania.
Ebben az útmutatóban a következőket fogja megtudni:
- Mi az erőforrás-naptár?
- Miért van szükség erőforrás-naptárra a projektmenedzsmentben?
- Mikor érdemes erőforrás-naptárat használni?
- 6 dolog, amit fel kell venni az erőforrás-naptárba
- Hogyan hozhat létre első erőforrás-naptárát?
Akkor lássunk hozzá!
Mi az erőforrás-naptár?
Az erőforrás-naptár egy olyan eszköz, amely megmutatja, hogy egy projektmenedzser vagy csapatvezető egy adott időtartam alatt milyen erőforrásokkal rendelkezik. Ez a típusú projektnaptár megmutatja, hogy a csapat tagjai és a berendezések egy adott időszakban hány munkaórára állnak rendelkezésre.
Például, ha egy munkavállaló napi nyolc órát dolgozik, és már három órát a Projekt A-ra fordít, akkor további öt órája marad a Projekt B és a Projekt C feladatok elosztására. Az erőforrás-naptár pontosan megmutatja ezeket az órákat.
Hasonlóképpen, az erőforrás-naptárak azt is figyelembe veszik, hogy gépeink hány órát tudnak működni. Ezek a projektnaptárak egyéb részleteket is rögzítenek, mint például a szabadnapok, a nemzeti ünnepnapok, a pihenőidő, a feladatok nevei, valamint a legfontosabb csapattagok és gépek nevei.
A projektmenedzsmentben a csapatoknak projektnaptárakra van szükségük az erőforrások elosztásához. Ez segít vizualizálni, hol lehet átcsoportosítani vagy kiosztani a munkát, anélkül, hogy túl mélyen belemennénk az időgazdálkodásba.
Mi a különbség az erőforrás-naptár és a projektnaptár között?
Mivel mind az erőforrás-naptárak, mind a projektnaptárak segítenek a projekt életciklusának kritikus részeinek kezelésében, könnyen összetéveszthetők egymással. Mielőtt továbbmennénk, röviden érintjük a témát, hogy megértsük a legfontosabb különbségeket:
- Az erőforrás-naptárakat az erőforrás-menedzserek hozzák létre, míg a projektnaptárakat a projektmenedzserek. Fontos megjegyezni, hogy a projektmenedzserek is létrehozhatnak erőforrás-naptárakat, ha nincs elérhető menedzser.
- Az előbbi az erőforrásokat, például az embereket, a gépeket és a berendezéseket veszi figyelembe. Az utóbbi viszont a projekt ütemtervét követi nyomon.
Az erőforrás-naptárak előnyei a projektmenedzserek számára
Ha nem rendelkezik pontos ismeretekkel a rendelkezésre álló erőforrásokról, akkor túlbecsülheti vagy alábecsülheti, hogy Ön és csapattagjai hány feladatot tudnak elvégezni X idő alatt.
A saját erőforrás-naptár mikroszkopikus és makroszkopikus képet is adhat az erőforrásokról. A projekt- és erőforrás-naptárak segítségével pontosan meghatározhatja, hogy mennyi munkát tud elvégezni egy korlátozott időkereten belül.
Tegyük fel, hogy az első részben leírtak igazak (vagyis nem ismeri az erőforrásait), akkor a következő helyzetbe kerülhet:
- Konfliktusok keletkeznek a belső csapat tagjai között (pl. a humánerőforrás és az értékesítés egyszerre szeretne hozzáférni bizonyos csapat tagokhoz).
- Kevesebb munkát ütemezzen be, mint amennyi szükséges
- Több munkát vállalni, mint amennyit el tudunk végezni
De ennek ellenkezője azt jelenti, hogy a projektmenedzserek:
- Javítsa a projekt ütemtervét, és szerezzen pontos képet a projekt mérföldköveiről.
- Kezelje a váratlan események (például váratlan szabadságok vagy berendezések meghibásodása) okozta problémákat.
- Hozzon létre kiegyensúlyozott munkaterhelést minden csapattag számára a projektnaptárban.
- Finomítsa a munka minőségét a projekt sikerének biztosítása érdekében
- Segítsen a projektcsapatnak betartani a projekt ütemtervét
- Erőforrások hatékony elosztása és feladatok hatékony kiosztása a projektnaptárban
- Csökkentse a csapat tagjainak kiégését (kritikus fontosságú a humánerőforrás-csapatok számára)
- Győződjön meg arról, hogy egyetlen gép sem van túlterhelve
- A munkafolyamatok optimalizálása a projektnaptárban
Mire használják az erőforrás-naptárakat?
Sok szakértő azt javasolja, hogy a projekt kezdetén, ideális esetben a projekt tervezési fázisában hozzunk létre erőforrás-naptárat. Ha azonban ez a projektmenedzserek számára nem lehetséges, vagy ha Ön olyan személy, aki hónapokkal vagy hetekkel előre osztja el a feladatokat, akkor havi vagy heti erőforrás-naptárat is létrehozhat.
Tegyük fel, hogy a vállalat több, egymást követő határidővel rendelkező projekttel foglalkozik, ezért új projekt megkezdése előtt erőforrás-naptárat szeretne létrehozni a rendelkezésre álló erőforrások megfelelő elosztása érdekében.
Ehhez előfordulhat, hogy még a projekt elindítása előtt ellenőriznie kell, hogy ki tud részt venni a kiegészítő projektcsapatban, figyelembe véve a feladat elvégzéséhez szükséges készségeket, a jelenlegi csapat rendelkezésre állását, valamint azt, hogy milyen gépekkel és szoftverekkel lehet elérni a célokat.
Ebben az összefüggésben más projektmenedzsment feladatok, mint például a projektnaptár létrehozása, a különböző projektmérföldkövek elemzése, a projekt ütemtervének elkészítése stb. is ideális esetben a tervezési szakaszban a projektmenedzser feladata.
Bizonyos esetekben azonban az erőforrás-naptárat a projekt megkezdése előtt is létrehozzák.
Például, ha egy építőipari vállalat jelzáloghitelre pályázott, és annak jóváhagyására vár, akkor meg kell jegyeznie, hogy mit kell tenni a rendelkezésre álló gépekkel, munkaerővel és pénzügyi forrásokkal, amíg a hitel meg nem adatik – és mindez csak egy erőforrás-naptár segítségével lehetséges.
6 funkció, amelyet érdemes beépíteni az erőforrás-naptárba
Most nézzük meg a részleteket, és vizsgáljuk meg, mi kell szerepelnie egy erőforrás-naptárban, mielőtt továbbmennénk, és megosztanánk egy lépésről lépésre szóló útmutatót az erőforrás-naptár létrehozásáról és a benne szükséges elemekről.
1. A csapat tagjainak nevei és szerepei
Minden erőforrás-naptárnak tartalmaznia kell a kulcsfontosságú csapattagok nevét és szerepkörét. Egyes vállalatok egy lépéssel tovább mennek, és a hatékonyabb projektnaptár érdekében még egyéb részleteket is feltüntetnek, például a csapattagok munkahelyi telefonszámát vagy e-mail címét.
De őszintén szólva, az alapok is elegendőek – mivel a csapat tagjainak neveire és munkaidejére van szükséged, hogy megismerd a rendelkezésre állásukat, miért térnél el a tárgytól? Készíts egy csapatkommunikációs dokumentumot, vagy használd egy egyszerű sablont, mint például a ClickUp csapatkommunikációs és értekezlet-mátrix sablon.
Emellett, amikor felírja a csapatok nevét és szerepét, ne felejtse el hozzáadni a csapatvezetők nevét a sablonhoz. Ha az erőforrás-kezelőnek itt-ott módosítania kell a menetrendet, akkor tudni fogja, hogy a projektnaptárban melyik feladatért melyik csapatvezetővel kell beszélnie.
2. Rendelkezésre állás, beleértve a munkaidőt, a műszakokat és a szabadnapokat
Ez az erőforrás-naptár legfontosabb része – a rendelkezésre állás, műszakok, szabadnapok, nemzeti ünnepek stb. nyomon követése. Feljegyezheti az alkalmazottak napi rendelkezésre állását, vagy ha heti naptárat készít, akkor a heti rendelkezésre állást (és így tovább).
Például a napi rendelkezésre állás alapján megtudhatja, hogy a csapat A tagja hány órában áll rendelkezésre egy nap. Hasonlóképpen, a heti rendelkezésre állás alapján megtudhatja, hogy a csapat B tagja mely napokon áll rendelkezésre egy héten.
Egy másik remek eszköz, amelyet itt használhat, a ClickUp alkalmazottak ütemterv-sablonja. Ezzel könnyedén rögzítheti az egyes kulcsfontosságú csapattagok óráit és rendelkezésre állását, hogy jobban kezelhesse az erőforrásokat és áttekintse a projekt általános állapotát.
Azt is javasoljuk, hogy ahelyett, hogy csak az egyes csapattagok idejét követné nyomon, hozzon létre személyzeti ütemezési eseményeket, amelyek segítenek a csapat idejének egészét figyelembe venni (amire szükség van a brainstorming üléseken, az ügyfelek visszajelzéseinek kezelésénél, a projekt részleteinek megértésénél és a hatékony munkavégzésnél).
3. A projekthez szükséges felszerelés vagy szoftver
Az erőforrások, mint például a berendezések, speciális szoftverek, nyersanyagok stb. , szintén fontos szerepet játszanak a projekt végrehajtásában.
Például, ha bútorgyártási feladatot vállalt, és nincs elegendő szög a bútorok elkészítéséhez, amit az ügyfélnek ígért, akkor ezt figyelembe kell vennie az erőforrás-naptárában, hogy a projekt megkezdése előtt megvásárolhassa a szükséges anyagokat.
Mellékjegyzet: Vannak más, látszólag jelentéktelen feladatok is, mint például a termék csomagolásának kiválasztása, a termékleírások megírása, vagy akár a weboldal adatvédelmi irányelveinek kidolgozása, amelyek egy projekt megvalósításának nagy képében fontosak lehetnek, de általában nem veszik őket figyelembe, mert nem kapcsolódnak közvetlenül a feladathoz.
Tehát, itt van egy tipp: jegyezze fel ezeket a feladatokat az erőforrás-naptárába! A kis részletek is fontosak, és nagyon könnyen elkerülhetik a figyelmet, ha nincsenek megfelelően dokumentálva a projektnaptárban.
4. Új feladatokra vonatkozó kapacitás
Ha kifinomult szoftvert (például a ClickUp-ot ) használ az erőforrás-naptár létrehozásához, akkor az ideális esetben tájékoztatnia kell arról, mennyi idő, rendelkezésre álló kapacitás, csapattag és erőforrás áll rendelkezésre új projektek vállalásához.
Ha még mindig papír és tollat használ, akkor használja problémamegoldó képességeit, hogy megtalálja az új feladatok optimális kapacitását. Ha pedig elege van ebből a módszerből, nem hibáztatjuk. A ClickUp itt van, hogy elvégezze a nehéz munkát helyetted.
5. Készségek vagy szakterületek
Sok vállalat inkább a csapattagok neve és beosztása mellé írja fel azok készségeit vagy szakértelmét, főleg azért, mert így egy új projekt esetén a megfelelő készségekkel rendelkező csapattagokat tudják a megfelelő feladatokhoz rendelni.
Képzelje el például, hogy Ön egy digitális marketing ügynökségnél dolgozik, és egy ingatlanügynökségtől új weboldal-átalakítási projektet kap. Lehet, hogy a csapatában rengeteg tartalomíró dolgozik, akik elvégezhetik a feladatot.
De ha tudná, melyik író milyen típusú tartalomra specializálódott, akkor a projekthez az ingatlanok terén jártas írót tudná kiválasztani.
6. Erőforrásköltségek
Az erőforrások költségei szintén fontos információk, amelyeket érdemes felvenni az erőforrás-naptárba, mert így megtudhatja, mennyibe kerülne egy projekt, figyelembe véve a felhasznált erőforrások számát.
A fenti példát folytatva, ha rájön, hogy a csapatban két ingatlaníró van, az egyik 40 dollárt, a másik 50 dollárt számol fel óránként, akkor döntést kell hoznia arról, hogy melyik írót vonja be a projektbe.
Ezt követően további részleteket is hozzáadhat. Például, hogy a csapat tagjai melyik bérszámfejtő szoftvert részesítik előnyben, milyen fizetési feltételeik vannak, milyen munkaidőben és időzónában dolgoznak stb.
Hogyan készítsünk erőforrás-naptárat (erőforrás-naptár szoftver segítségével)
Kezdjük el a saját erőforrás-naptárának létrehozását!
1. Gyűjtsük össze az összes erőforrás adatait
Ahhoz, hogy hatékony erőforrás-naptárat hozzon létre, kezdje azzal, hogy számba veszi az összes rendelkezésre álló erőforrást. Például jegyezze fel a következőket:
- Hány órát dolgoznak a csapat tagjai egy hónapban, és hány órában állnak rendelkezésre?
- Milyen gépekre van szükség a projekt megvalósításához, és melyek állnak rendelkezésre (és hány napra/órára)?
- Ha bármilyen felszerelésre van szüksége, mik a követelmények, és mi áll rendelkezésre?
- Van-e más erőforrás, amely rendelkezésre áll, és amelynek mennyisége megegyezik az Ön által szükséges idővel?
2. Regisztráljon a ClickUp-ra
Ezután regisztráljon a ClickUp vagy egy hasonló speciális szoftver használatára, amely segít vizualizálni a csapat munkaterhelését. A ClickUp biztonságos választás, mert kész sablonokkal rendelkezik, több ezer ügyfél bízik benne, és olyan biztonsági intézkedésekkel is rendelkezik, mint a többfaktoros hitelesítés.
Ha még nem szeretné megvásárolni a ClickUp fizetős verzióját, akkor a ingyenes verzióval is folytathatja a munkát.
P. S.: Excel táblázatot, Google Naptárat vagy Google Táblázatokat is használhat, hogy átfogó képet kapjon mindenki munkaterheléséről.
3. Használja az erőforrás-ütemezés és -tervezés sablonját
Miután sikeresen regisztrált, a következő lépés a ClickUp ingyenes erőforrás-tervezési sablonjának használata (más hasonló sablonokat is találhat a ClickUp sablonkönyvtárában).
Itt exportálhatja adatait, ha már a ClickUp-ban dolgozik, vagy kézzel töltheti ki a mezőket.
4. Az erőforrások kapacitásának vizualizálása a Munkafolyamat nézet segítségével
Az erőforrás-naptár egy rendkívül átfogó sablon, így sokféle módon és formában pontos képet kaphat a megosztott erőforrások kapacitásáról.
Például nyomon követheti az erőforrásokat a csapattagok, teljes csapatok, ügyfelek stb. munkaterhelésének ellenőrzésével.
Ezt követően még egy lépéssel tovább mehet, és elemezheti, hogy melyik alkalmazott mikor melyik ügyfél projektjén dolgozik, mik a határidők és a komplex projektek eredményei, mennyi a költségvetés az egyes erőforrásokra, milyen ütemtervet kell betartani, és kik a koordinátorok a projekt környezetben.
Ha nyomon szeretné követni az egyes csapattagok vagy erőforrások munkaterhelését, kattintson a Nézet > Munkaterhelés menüpontra, hogy áttekintést kapjon.
5. A munkaterhelés kapacitásának kezelése drag and drop funkcióval a Csapat nézetben
Az egyetlen feladat, ami még hátra van a listán, az erőforrások kezelése, hogy azok ne befolyásolják a munkafolyamatot, gyorsítsák a szállítási időt, és a csapat morálját mindig a legmagasabb szinten tartsák.
Miután megkapta az összes csapattag rendelkezésre álló idejének vizuális összefoglalóját, akkor a határidőket módosíthatja vagy különböző feladatokat adhat hozzá, hogy minden zökkenőmentesen haladjon.
Ehhez nyissa meg a „Nézet” menüt, és válassza a „Csapat” lehetőséget.
Erőforrás-naptár a zökkenőmentes projektvégrehajtás elősegítésére
Lássuk be: az erőforrások kiszámíthatatlanok lehetnek. Előfordulhat, hogy egy fontos csapattag egy hétig betegszabadságon van. Vagy egy rendszer meghibásodik, ami miatt a munka hirtelen leáll.
Ilyen helyzetek valóban bármely projektmenedzser legrosszabb rémálmának tűnhetnek (és joggal), de az erőforrás-naptár hatékonysága gyorsan megoldhatja ezeket a kihívásokat. Az erőforrás-naptárak egyértelmű képet adnak az erőforrások rendelkezésre állásáról és elosztásáról, megkönnyítve ezzel a projekt zökkenőmentes végrehajtását.
Ez egyfajta iránytűként szolgál, amely végigvezet minket a viharon, és lehetővé teszi a gyors fordulatot még a nehézségek ellenére is. Segítenek elkerülni a túlzott allokációt, elősegítik a hatékony feladatkiosztást, és hozzájárulnak a reálisabb projektütemezéshez.
Miért ne szeretnéd?
Ne feledje, hogy az erőforrás-naptár nem csupán egy statikus dokumentum, hanem egy dinamikus eszköz, amely a projektjével együtt fejlődik. Kezdje el még ma az erőforrás-naptár létrehozását. Hamarosan értékelni fogja a megosztott erőforrások jobb ellenőrzését és láthatóságát, amelyet a naptár biztosít a projektjeinek.
Vendégszerző:
Juwaria Merchant szabadúszó író, aki a SaaS, a marketing és az egészség/wellness területére specializálódott. Több mint 3 éves tapasztalattal a háta mögött segít a márkáknak olyan tartalmakat létrehozni, amelyek hozzáadott értéket jelentenek üzleti tevékenységükhöz. Szabadidejében kedvenc könyveit olvassa vagy az interneten tanulmányozza a legújabb trendeket.