Antonio a Tribal Creditnél, a startupok számára testre szabott pénzügyi szolgáltató cégnél dolgozik. Több mint 5 éves tapasztalattal rendelkezik a közügyekben, jelenleg pedig a pénzügyekben és a vállalkozói szférában döntéshozók történeteinek elmesélésében. Amikor nem a munkahelyén teszteli koffein-toleranciáját, muay-thai edzésekre jár vagy regényeket olvas.
A vállalat gyors ütemének és a pontosságot igénylő feladatok, például a költségkezelés közötti egyensúly megteremtése egyre nagyobb kihívást jelent a termelékenység szempontjából.
Az SAP Concur jelentése szerint minden tíz alkalmazott közül hat legalább egy hibás költségjelentést nyújtott be, és legalább 33% öt vagy több hibát tartalmazó dokumentumot nyújtott be.
Az ilyen pontatlanságok felderítéséhez a munkatársaknak minden bejegyzést át kell vizsgálniuk, anélkül, hogy biztosan megtalálnák a hibát. Ez magas költségekhez és megfelelési kockázatokhoz vezethet.
Manapság már rendelkezünk olyan menedzsment eszközökkel, amelyek kifejezetten ezeknek a problémáknak a megoldására és a termelékenység mérésére szolgálnak, hogy felismerjük a lehetőségeket.
Akkor miért van ez még mindig aktuális?
A kihívás nem az elérhető eszközök hiánya, hanem azok egyre növekvő száma. A pénzügyi vezetőknek ki kell választaniuk, mely eszközök és szolgáltatások optimálisak a csapat teljesítményéhez, és ez a feladat gyakran önmagában is bonyolult.
Ha csapatának egy kis lökésre van szüksége, mi segítünk Önnek ebben.
Íme öt trükk, amellyel növelheti költségkezelő csapatának termelékenységét és pontosságát.
De először is a legfontosabbakkal kezdjük.
Mit csinál egy költségkezelő csapat?
Emlékszik még az első üzleti útjára? Mi igen, és arra is, hogy elvesztettük mindkét repülőjegy-nyugtánkat, így nem tudtuk benyújtani azokat a könyvelő csapatnak. Elkerülhetetlenül megkaptuk a klasszikus csalódott pillantást.
A fent említett problémák elkerülése érdekében a költségkezelő csapat ellenőrzi, hogy minden költség indokolt-e és belefér-e a projekt költségvetésébe, felhasználva az utazás során összegyűjtött összes jegyet, számlát vagy utalványt, hogy biztosítsa a vállalat működésének elszámoltathatóságát. Alapvetően ők a vállalat pénzforgalmának őrzői, és munkájuk elengedhetetlen a pénzügyi egészséghez!
Egy ilyen fontos funkciót betöltő költségkezelő csapat hiánya káros hatással lehet az egész működésre. Hiszen egyetlen vállalat sem szeretne pénz nélkül maradni, igaz?
Képzelje el a következő helyzetet: a CB Insights szerint a készpénzhiány az elsődleges oka a startupok kudarcának. Több mint 100 utólagos elemzés után rájöttek, hogy a pontatlan költségtervezés volt az egyik fő oka annak, hogy nem tudták biztosítani a befektetők további részvételét a következő finanszírozási körökben.
Ezért a költségkezelő csapat termelékenységét növelő eszközök és szolgáltatások pontos kombinációja az egész szervezet számára előnyös lehet.
1. tipp: Valós idejű nyomon követés
Akkoriban, amikor a kiadásokat papíron vezették, egy olyan eszköz, amely valós időben megmutatta, mikor, hol és hogyan költötték el a pénzt, a számviteli osztályok szent grálja volt.
A vállalatoknak szükségük van költségkezelő csapatokra, hogy előre lássák a potenciális rendellenességeket, mivel mindig jobb proaktívnak lenni és a lehető leghamarabb cselekedni.
Az egyes működési időszakok egyensúlyi pontja alapján a csapatok költségplafont állíthatnak be, és egy irányítópult segítségével valós időben követhetik nyomon a pénzmozgásokat, valamint felismerhetik az esetleges problémákat.
2. tipp: Néhány kattintással készítsen jelentést
Az Aberdeen Group becslései szerint egy költségjelentés feldolgozása átlagosan 35 USD-ba kerül a kis- és középvállalkozásoknak.
Nem gondolja, hogy olcsóbb lenne kétszer ellenőrizni, mint újra elvégezni?
Kevesebb időt kell fordítania a jelentések elkészítésére, így csapata több időt tud fordítani az ellentmondások ellenőrzésére.
A ClickUp Dashboard és hasonló szoftveres megoldások, valamint azok jelentéskészítő eszközei segítségével a csapat optimalizálhatja termelékenységét, és csökkentheti a jelentéskészítéshez szükséges időt.
Emellett létrehozhat saját irányítóközpontot az egész csapat számára. Így értékes betekintést nyerhet a csapat munkájába, és pontosan meghatározhatja, hol javíthatja a költségjelentési folyamatot a költségek csökkentése érdekében.
📌 Profi tipp: Nézze meg a ClickUp University: Használja ki a jelentések előnyeit a műszerfalakkal című videót!
3. tipp: Mesélje el a történetet és építsen hidakat
Nem ritka, hogy a pénzügyi csapatok (és általában a pénzügyi szakemberek) nehezen tudják átadni tudásukat és betekintésüket érthető és meggyőző módon—legalábbis a laikusok számára.
Amikor megkérdezték, miért csak száraz statisztikák gyűjteményei a grafikonok és táblázatok, Edward Tufte (aki, mint tudják, a Bloomberg által a grafikonok Galileójának nevezett személy) így válaszolt:
Ha a statisztikák unalmasak, akkor rossz számokat használ.
Kerülje az unalmas jelentéseket, nem csak a szórakozás kedvéért, hanem elsősorban az egyértelműség érdekében.
Vezessen be vizuális segédeszközöket és történetmesélési technikákat a munkafolyamatába, és meglátja, mennyivel javulhat a csapatok közötti kommunikáció.
4. tipp: Könnyű döntéshozatal
A pénzügyi vezetők és az üzleti döntéshozók szinte teljes mértékben a tervezésre és a stratégiára koncentrálhatnak, ha a csapat valós időben – olyan eszközöknek köszönhetően, mint a műszerfal és az egy kattintással elérhető jelentések – minőségi adatokból nyerhet betekintést.
A Gartner éves CFO-felmérése szerint a pénzügyi vezetők legfontosabb prioritása 2021-ben a fejlett adatelemzés.
A fejlett adatelemzés és a digitális eszközök fontossága és összetettsége a pénzügyi osztályok átalakításában alapvető fontosságú lesz az érdekelt felek számára, hogy munkájukat a következő szintre emeljék.
A megfelelő szolgáltatók kiválasztása elengedhetetlen a zökkenőmentes átálláshoz.
Bónusz: Főkönyvi sablonok
5. tipp: Fektessen be csapatába
Az AMI-Partners egy tanulmánya kimutatta, hogy egy integrált költség-, utazási és számlázási megoldás használatával a pénzügyi csapat évente akár 500 órát is megtakaríthat munkatársanként .
A költségkezelésre specializálódott integrált szolgáltatások segítségével a megtakarított időt olyan döntő fontosságú tevékenységekre fordíthatják, mint például:
- A kiadási trendek elemzése
- Költségmegtakarítási lehetőségek felkutatása
- A megoldás új funkcióinak megismerése és alkalmazása
Minden olyan eszköz, amelyet befektet, hogy csapata a sürgős feladatok helyett a fontosakra koncentrálhasson, megkülönbözteti a termelékenységet növelő menedzsmentet a nem termelékenységet növelőtől.
És ami azt illeti, a vállalat pénzügyi egészségének javítására is.
A sikeres költségkezelés itt kezdődik
A projektmenedzsment módszerek és a pénzügyi és költségkezelő csapatok gyakorlati trükkjei között épített híd célja a munkafolyamatok optimalizálása.
Az adatok összegyűjtésével és egyetlen helyen történő rendelkezésre állásával minden szükséges információ a rendelkezésükre áll, így nem kell a túlterheltséggel küszködniük, hogy cselekedjenek.
A költségkezelő csapatot a megfelelő eszközökkel és a legmodernebb innovációval a termelékenység élvonalába kell helyezni.
Felejtse el a kollégáinak csalódott pillantásait, mert hiányoznak a repülőjegyek.