Ed Naughton az Institute of Project Management elnöke és alapítója, az International Project Management Association (IPMA) korábbi alelnöke, valamint a szakma nemzetközileg elismert szakértője.
Látogasson el a PM World Library és az International Project Management Association weboldalára, ahol megtekintheti publikált munkáit.
Tudta, hogy a projektek akár 35%-a nem éri el az üzleti célokat, azaz az érdekelt felek elégedettségét?
A projekt sikere gyakran a kockázatkezeléshez való hozzáálláson múlik, főként azon, hogy hogyan kezeli a projektköltség-kockázatot.
Így az összes sikeres projekt közül csak 62% tudja tartani magát a költségvetésen belül. A projekt tervezett költségvetésének túllépése, más néven költségtúllépés, az egyik leggyakoribb kockázat.
Ennek elkerülése érdekében minden projektnek rendelkeznie kell kockázatkezelési tervvel. A kockázatelemzés és -kezelés elengedhetetlen ahhoz, hogy a projekt a lehető legkevesebb meglepetéssel, zökkenőmentesen haladjon.
Bár a kockázatokat soha nem lehet teljes mértékben kezelni, a projekt kudarcának elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy megfelelő tervvel készüljön fel azok bekövetkezésére.
Mi a költségkockázat a projektmenedzsmentben?
A költségkockázat az egyik leggyakoribb projektkockázat. Rossz költségvetési tervezés és pontatlan költségbecslés eredményeként alakulhat ki. A költségkockázat az a kockázat, hogy egy projekt költségvetése túllépésre kerül, vagy nem sikerül a költségeket ellensúlyozó valós értéket elérni. Ezenkívül belső vagy külső tényezők miatt magasabb költségekkel is szembesülhet. De pontosan mik ezek?
Belső költségkockázatok
A belső kockázatok a vállalkozáson belüli belső tevékenységek miatt alakulnak ki. Például, ha alábecsülik a projekthez szükséges munkamennyiséget, az valószínűleg a határidő meghosszabbodásához vezet, ami növeli a projekt költségeit. Minél hosszabb a projekt, annál többet kerül. Ez nyilvánvaló! Ez azt is jelenti, hogy ez a kockázat nemcsak a határidővel, hanem a teljesítménnyel és a minőséggel is összefügg.
A belső kockázatok előnye, hogy megfelelő tervezéssel és projektmenedzsmenttel elkerülhetők. A külső költségkockázatok viszont gyakran kívül esnek az Ön ellenőrzési körén.
Külső költségkockázatok
A külső költségkockázatok közé tartoznak a vállalkozáson kívül felmerülő kockázatok. Ide tartozhatnak a szabályozások vagy az iparági szabványok változásai, illetve a banki díjak. Bár ezeket a kérdéseket nem tudja ellenőrizni, enyhítheti azok hatását a projektjére.
A legnagyobb probléma ezekkel a kockázatokkal az, hogy nem lehet előre megjósolni azok bekövetkezésének valószínűségét. A külső költségkockázatok alcsoportjai közé tartoznak a gazdasági, politikai és természeti kockázatok.
Miért fontos a költségkockázat-kezelés?
A kudarcnak számos oka lehet, de a legtöbb probléma a rossz költségkezeléshez kapcsolódik. Egyszerűen fogalmazva: ha nem tudja kézben tartani a költségeket, a projektje kudarcot vall. A költségkockázat-kezeléssel előre láthatja a jövőbeli kiadásokat. Ez a költségvetés átláthatósága nagyon hasznos, mert lehetővé teszi, hogy olyan döntéseket hozzon, amelyekkel elkerülheti az adósságokat.
A PMI 2021-es tanulmánya szerint a projektek 38%-a nem marad a tervezett költségkereten belül, és 35%-uk költségvetési veszteség miatt bukik meg.
A költségkockázat-kezelés a projektmenedzsment egyik kulcsfontosságú eleme, mivel gyakran a projekt sikere vagy kudarca függ tőle.
Használja a következő tippeket a projektköltség-kockázatok jobb kezeléséhez és a siker esélyeinek növeléséhez.
10 hatékony tipp a projektköltség-kockázatok kezeléséhez
Bár nem biztos, hogy minden, a projektjével kapcsolatos kockázatot tud kontrollálni, mégis érdemes a lehető legjobban felkészülnie rájuk, különösen azokra, amelyeket kontrollálni tud. Íme néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartania a projektköltség-kockázatok kezelése során:
1. Figyeljen azokra a területekre, ahol a költségek emelkedhetnek
A projektköltségek általában három alapvető csoportra oszthatók:
- A közvetlen költségek* azok a költségek, amelyek közvetlenül szükségesek a projekt támogatásához. Ide tartoznak a munkaerő, a berendezések és az anyagok.
- A közvetett költségek a projekt adminisztratív és operatív aspektusait fedik le, például a dokumentumok áttekintésének, az értékelések elvégzésének vagy a projekt ellenőreinek felvételének költségeit.
- A közvetett költségek közé tartoznak azok a tevékenységek költségei, amelyek közvetlenül vagy közvetve nem kapcsolódnak a projekthez. Az alapvető üzleti költségek, mint például a bérleti díj és a közüzemi díjak, a jogi költségek, a képzés és a biztosítás szintén a közvetett költségek részét képezik.
*Ezek közül a kategóriák közül a közvetlen költségek gyakran jelentik a költségkockázatok forrását. Ezért elengedhetetlenül fontos odafigyelni a munkaerő, a berendezések és az anyagok költségére, hogy csökkentsük a költségek megugrásának kockázatát.
2. Vegye figyelembe a váratlan kiadásokat a projekt költségvetésében
A vészhelyzet olyan jövőbeli körülmény, amelynek bekövetkezését nem lehet garantálni. Például nem lehet garantálni, hogy a projekt időben befejeződik, ami növeli a munkaerő- és általános költségeket.
A projekt költségvetésébe beépített tartalékok minimalizálják ezeknek az eseményeknek a végső eredményre gyakorolt hatását. Ezenkívül a költségvetés egy részének félretétele segít kezelni a nem várt költségeket.
Fontolja meg, hogy a megnövekedett kockázattal járó projektekre még nagyobb összeget különítsen el a költségvetéséből.
3. Készítsen alapos kockázatkezelési tervet
A sikeres projekthez részletes ütemterv szükséges. Az ütemterv áttekintést nyújt a projekt idővonaláról és céljairól. Az ütemterv részeként meg kell határoznia a lehetséges kockázatokat.
A kockázatkezelési tervezés segít azonosítani, értékelni és csökkenteni a potenciális kockázatokat. Ehhez meg kell határoznia a kockázati toleranciáját is; beállíthatja a kockázat szintjének küszöbértékét, amelyet hajlandó vállalni.
A kockázati tolerancia megkönnyíti a kockázatok fontossági sorrendjének megállapítását. Eldöntheti, mely kérdések igényelnek azonnali figyelmet, és melyek vezethetnek jobb döntéshozatalhoz és alacsonyabb költségekhez hosszú távon.
A kockázatkezelési tervnek tartalmaznia kell egy reagálási tervet is. Először döntse el, hogyan fogja kezelni az egyes eseményeket, például a munkaerő-költségvetés túllépését vagy az anyagok vártnál magasabb költségeit.
4. Kezdjen el egy projektkockázati nyilvántartást a kockázatok nyomon követése érdekében
Kockázatkezelési tervének részeként hozzon létre egy kockázati nyilvántartást. A kockázati nyilvántartás tartalmazza az összes kockázatot, amelyet a projekt értékelése során azonosított. Ez egy tervet ad a problémák előrejelzéséhez és gyors megoldásához.
Vegyen fel különböző mezőket az egyes kockázatok rögzítéséhez. Például írja le a kockázatot, a projektre gyakorolt várható hatást, valamint azt, hogy hogyan tervezi kezelni a kockázatot, ha bekövetkezik. Érdemes lehet minden kockázathoz kijelölni egy felelőst, ahelyett, hogy a kockázatok nyomon követését egyetlen csapattag feladatkörévé tenné.
A projekt minden szakaszában folyamatosan figyelje a kockázatokat. Kövesse nyomon a kockázatok állapotát, hogy tudja, mikor kell elindítani a reagálási tervet.
5. Határozza meg az egyes kockázatok valószínűségét és hatását
A kockázati nyilvántartásnak tartalmaznia kell az egyes kockázatok valószínűségét és hatását. Egy adott kockázat valószínűsége az a valószínűség, hogy a projekt valamelyik szakaszában bekövetkezik.
Például a beszállítók vagy szállítók anyaghiánya miatt bekövetkező késedelmek kockázata növekedhet az ellátási lánc problémái esetén. Emellett a munkaerő- vagy erőforráshiány miatt is nagyobb a lassulás valószínűsége.
Miután elemezte egy esemény bekövetkezésének valószínűségét, meg kell fontolnia annak hatását. Gondoljon arra, hogy az esemény hogyan zavarhatja meg terveit, és szükségessé teheti más munkák leállítását vagy a projekt egy szakaszának elhalasztását.
Az egyes események valószínűségét és hatását 1-től 5-ig vagy 1-től 10-ig terjedő skálán is értékelheti. Az értékelések segítenek a kockázatok kezelése során az erőforrások fontossági sorrendjének megállapításában.
Bónusz: Használjon RAID sablonokat a kockázatok kezeléséhez!
6. Vázolja fel a munkamegosztási struktúrát ( WBS )
A költségbecslés az a folyamat, amelynek során előre megbecsülik a projekt költségeit a meghatározott célok eléréséhez. A költségbecslésnek figyelembe kell vennie a projekt minden szükséges elemét, beleértve a munkaerőt és az anyagokat is.
A munkamegosztási struktúra (WBS) segít pontosabb költségbecslést készíteni. Ehhez a projektet kisebb, könnyebben kezelhető feladatokra kell felosztani.
A WBS szintén gyakori eszköz a teljesítményalapú projektekben. A projektet kisebb munkacsomagokra (WP) oszthatja. Minden WP-nek meg kell lennie a saját költségeinek, kockázatainak és kijelölt csapattagjainak. A munkacsomagok megkönnyítik a költségtúllépés felismerését egy adott feladatban, mielőtt az hatással lenne a projekt más területeire.
7. Mérje a teljesítményt az elért érték menedzsment (EVM) segítségével
A megszerzett érték menedzsment (EVM) segít az egyes feladatok vagy munkacsomagok teljesítményének mérésében. Ez magában foglalja a jelenlegi teljesítmény és a tervezett teljesítmény összehasonlítását.
Ez a technika segíthet a projekt kezelésében és ellenőrzésében, de nem támaszkodhat kizárólag az EVM-re, mert az gyorsan változhat.
Ha az összes kockázatot EVM-mel méri, akkor a vészhelyzeti költségvetéssel fedezheti egy vagy több kockázat bekövetkezésének hatását.
A megszerzett érték az elvégzett munka mennyisége alapján megszerzett költségvetés összege.
Vegyünk egy példát: a projekt költségvetése 20 000 dollár, az időtartam hat hónap. Három hónap elteltével a munka 50%-át elvégezte. A jelenlegi megszerzett érték 10 000 dollár. A projekt ezen szakaszában a költségvetés körülbelül felét kellett volna elköltenie.
Amikor a tényleges költségek meghaladják a megszerzett értéket, meg kell állnia és fel kell mérnie a költségtúllépés okát.
8. Hasonlítsa össze a projekt beszállítóit és szolgáltatóit
A projekthez megfelelő beszállítók és szolgáltatók megtalálása segíthet a projektköltség-kockázatok csökkentésében. A beszállítók és szolgáltatók késedelmei és megnövekedett díjai többféle módon is hatással lehetnek a projekt költségeire.
A beszállítók és szolgáltatók összehasonlításakor ne csak az árakra figyeljen. Gondoskodnia kell arról is, hogy partnerei megbízhatóak legyenek és képesek legyenek az áruk vagy szolgáltatások időben történő leszállítására.
Például, ha egy beszállító nem tudja teljesíteni a megrendelést, akkor lehet, hogy más berendezéseket, anyagokat vagy szoftvereket kell használnia a feladat elvégzéséhez. Ezek a változások növelhetik a költségeit és a határidőt.
9. Kerülje a projekt hatókörének bővítését
A projekt hatókörének megváltoztatása gyakran a költségek növekedéséhez vezet. Az ügyfelek és az érdekelt felek bármikor javasolhatnak változtatásokat a projektben. Egyes változtatások azonban drasztikusan megnövelhetik a költségeket vagy a befejezés határidejét.
A projektmenedzsereknek tudniuk kell, mely változtatások megvalósítása túl nehéz további források nélkül. A projekt tervezett kereteinek betartása segít a költségvetés és az ütemterv betartásában.
Ismerje meg a projektmenedzsment háromszögét, és nézze meg, hogyan befolyásolják a költségek, a hatókör és az idő a projekt minőségét.
Nézze meg ezeket a költségvetési javaslat sablonokat!
10. Használjon projektmenedzsment szoftvert a költségek nyomon követéséhez
Soha ne hagyja abba a váratlan költségek felkutatását. Ehelyett gyakran ellenőrizze az előrehaladást a rendelkezésre álló legjobb eszközök, például projektmenedzsment szoftverek segítségével.
A projektmenedzsment platformok, mint például a ClickUp, testreszabható megoldást kínálnak a projekt minden területének nyomon követéséhez. Ha például túlterheltnek érzi magát a projekt kockázatkezelése miatt, a ClickUp költségvetési sablonja hasznos lehet a projekt költségvetésének nyomon követéséhez és a költségkockázatok figyelemmel kíséréséhez. Ezenkívül a ClickUp vizuális irányítópultjával könnyedén kezelheti a munkafolyamatokat, célokat állíthat be és valós idejű statisztikákat tekinthet meg.
Ez csak néhány a projektmenedzsment szoftverek előnyei közül. Időt is megtakaríthat, javíthatja a kommunikációt és még sok minden mást.
Tartsa kézben a projekt költségeit
A költségkockázat-kezelés elengedhetetlen a következő projekt sikeréhez. Fordítson különös figyelmet az összes kapcsolódó költségre a projekt minden szakaszában.
A közvetlen költségek, beleértve a berendezések, anyagok és munkaerő költségeit, felett Önnek van a legnagyobb ellenőrzése. A kockázati eseményekre való jobb felkészülés és a projektköltség-kockázatok jobb ellenőrzése érdekében fontolja meg projektmenedzsment szoftver használatát.
Egy hatékony projektmenedzsment megoldás, mint például a ClickUp, megakadályozhatja a túlterhelést és enyhítheti a költségnövekedéssel kapcsolatos egyéb kockázati tényezőket. Használja a szervezettség fenntartására, a költségvetés kezelésére, valós idejű jelentések készítésére, a csapattal való kommunikációra és még sok másra.