Hadd tegyünk fel egy kérdést: Hogyan kezeli a projekteket?
A csapatok ezt sokféle módon teszik. E-maileket vagy dokumentumokat használnak a terveik elkészítéséhez. Sokan táblázatokat használnak a feladatok nyomon követéséhez. Az olyan vállalati eszközök, mint a Google Suite, beépített ellenőrzőlista funkciókkal rendelkeznek, amelyeket egyes csapatok használnak.
Annak ellenére, hogy ezek a megoldások nagyon elterjedtek, gyakran hatástalanok. Projektmenedzserként ezt Ön is tudja, ezért olvassa ezt a blogbejegyzést!
Akkor lássunk is hozzá, és fedezzük fel a projektmenedzsment szoftverek tíz előnyét. És azt is, hogyan integrálhatja a legjobb projektmenedzsment eszközt a projektjeibe.
Mi az a projektmenedzsment szoftver?
A projektmenedzsment szoftver egy digitális eszköz, amely a projekt minden aspektusát kezeli, beleértve a feladatokat, a csapat tagjait, az erőforrások elosztását, a célokat és a jelentési irányítópultokat.
Milyen típusú csapatok profitálhatnak a projektmenedzsment szoftverekből?
A legjobb projektmenedzsment eszközök bármilyen tevékenység vagy csapat számára előnyösek lehetnek. Akár esküvői ünnepséget, konyha felújítást vagy komplex technológiai termék bevezetését tervezi, a projektmenedzsment megoldások minden igényét kielégítik. Nézzünk meg néhány példát a munkahelyi környezetből.
IT: Az IT-projektek rendkívül technikai jellegűek, komplex specifikációkkal rendelkeznek. A feladatok gyakran egymástól függenek. A projektek menedzselése részletes és bonyolult tervezést, valamint a különböző funkciókat betöltő érdekelt felek, például üzleti elemzők, fejlesztők, tesztelők, rendszergazdák és végfelhasználók közötti együttműködést igényel.
A projektmenedzsment szoftverek segítenek az IT-csapatoknak a követelmények meghatározásában, az ütemtervek kidolgozásában, a mérföldkövek kijelölésében, az erőforrások elosztásában, az előrehaladás nyomon követésében és a függőségek vizualizálásában olyan funkciók segítségével, mint a Gantt-diagramok.
Humánerőforrás: A HR-osztály széles körű feladatkörrel rendelkezik, amely magában foglalja a toborzást, az új munkavállalók beillesztését, a javadalmazást, a teljesítménymenedzsmentet, a munkavállalói elkötelezettséget, a munkaviszony megszüntetését és még sok mást.
Szükségük van egy projektmenedzsment szoftverre, amely összehangolja az alkalmazottak életciklusának összes tevékenységét, a hirdetések közzétételétől és az interjúk ütemezésétől a megtartási tervek elkészítéséig és a végső kifizetések rendezéséig.
Marketing: A marketingcsapatok több kampányt, kreatív feladatot, iterációt és optimalizálást kezelnek. A projektmenedzsment platformok segítenek a marketingcsapatoknak más részlegektől tájékoztatókat gyűjteni, kreatív anyagokat értékelni, hirdetési szövegeket iterálni, valamint olyan mutatók alapján nyomon követni a sikert, mint az elkötelezettségi arány, a potenciális ügyfelek generálása és a befektetés megtérülése.
Értékesítés: Miután a marketing megszerzi a potenciális ügyfelet, azt könnyedén át kell adnia az értékesítési csapatnak, hogy lezárja az üzletet.
Az értékesítési csapatok projektmenedzsment szoftvereket használnak a csatorna szakaszainak beállításához, az állapotok figyelemmel kíséréséhez, a szűk keresztmetszetek azonosításához és a potenciális ügyfelek hatékony továbbításához szükséges feladatok prioritásainak meghatározásához. A részletes elemzéshez integrálhatja a vevőkapcsolat-kezelő (CRM) rendszerekkel is.
Építőipar: Az építési projektek számos nyersanyagot, gépet, képzett munkaerőt és minőségi előírásokat igényelnek. Az építési projektmenedzsment szoftverek segítenek mindezt kezelni, a kezdeti alapozástól a végső ellenőrzésekig, beleértve a biztonsági kockázatokat és a környezeti hatásokat is.
Műveletek: A hatékony műveletek elengedhetetlen feltétele a világos és megismételhető munkafolyamatok megléte. A projektmenedzsment szoftver segítségével a műveleti csapatok megtervezhetik, megvalósíthatják és nyomon követhetik munkafolyamataikat. Például használhatnak gondolattérképeket a tervezéshez, feladatokat/alfeladatokat a beállításhoz, ellenőrzőlistákat a minőség-ellenőrzéshez, jelentéseket a kockázatkezeléshez stb.
Pénzügy: A költségvetés elkészítésétől az auditálásig a pénzügyi csapatok, akárcsak a HR, több projektet is kezelnek. A projektmenedzsment eszközök célra szabott funkciókat és sablonokat kínálnak a költségvetés tervezéséhez, a kiadások nyomon követéséhez, az előrejelzésekhez és a szervezet pénzügyeinek figyelemmel kíséréséhez.
Egyes eszközök automatikusan generálhatnak jelentéseket, például cashflow-kimutatásokat, és kategorizálhatják a kiadási kimutatásokat is.
Bármilyen funkciót is lát el a szervezeten belül, a legjobb projektmenedzsment szoftver rendkívül hasznos lehet. Íme, hogyan.
Milyen előnyei vannak a projektmenedzsment szoftver használatának?
A „projektmenedzsment szoftver” elnevezés mögött számtalan előny rejlik, amelyeket az eszköz kínál, a csapatmunka és a kommunikációtól a kockázatok csökkentéséig. Nézzük meg a tíz legfontosabbat!
1. Átláthatóság és ellenőrzés
A táblázatokkal és e-mailekkel ellentétben a projektmenedzsment szoftverek jobb áttekinthetőséget és ellenőrzést biztosítanak. Részletesen láthatja minden feladatot, minden csapattag munkaterhelését, a projekt előrehaladását, a függőségeket és a szűk keresztmetszeteket.
Ez lehetővé teszi, hogy módosítsa és újrakalibrálja erőfeszítéseit, így mindig a terv szerint haladhat.
2. Áttekinthetőség
Lényegében a projektmenedzsment szoftver egy helyen egyesíti a projekttel kapcsolatos összes információt. Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a munkaterületükön megtalálják, amire szükségük van. Például a feladat tartalmazhat leírást, felhasználói történetet, elfogadási kritériumokat, határidőket és függőségeket.
Ez egyértelművé teszi a gondolkodást és a cselekvést a projektcsapat minden tagjának.
3. Hatékony távmunka
A felhőalapú projektmenedzsment szoftverek segítségével bárhol és bármikor hozzáférhet a projektfájlokhoz és a kommunikációhoz. A 24 órában elérhető eszköz különösen előnyös a különböző időzónákban dolgozó csapatok számára.
Ez egy közös, együttműködésen alapuló online munkaterületet hoz létre a távoli/hibrid csapatok számára, hogy hatékonyan tudjanak dolgozni.
4. Termelékenységi támogatás
A projektmenedzsment szoftver kiváló termelékenységi segédeszköz a csapatok számára. A projektmenedzsment struktúrákon alapuló feladatok szervezése mellett a kívánt munkahelyi magatartásformák kialakítását is ösztönzi. Például:
- A csapatok nagyobb valószínűséggel követik a munkafolyamatokat, ha azok láthatóak és elérhetőek számukra.
- Az olyan funkciók, mint a ClickUp Automations, kiküszöbölik az ismétlődő feladatokat, például az adatbevitelt és az állapotfrissítéseket.
- Az egyéb üzleti eszközökkel, például ERP-vel vagy CRM-mel való integráció jobb adatcserét tesz lehetővé.
Így a csapat tagjai a projekt kritikusabb aspektusaira koncentrálhatnak, ami növeli az általános termelékenységet és csökkenti az emberi hibák esélyét.
5. Hatékonyság
Ahhoz, hogy egy projekt vagy művelet hatékony legyen, a csapatoknak tudniuk kell:
- Teendők: Feladat leírása
- Hogyan kell csinálni: Elfogadási kritériumok
- Mikor kell megtenni: Határidők
- Ki fogja elvégezni: Felelősség és elszámoltathatóság
A projektmenedzsment eszköz mindezt és még többet is lehetővé tesz. Felkészíti a csapat tagjait a feladat elvégzésére. Segít a csapatoknak a munkát idővonalra rendezni és jól megtervezni. Segít maximalizálni a teljesítményt anélkül, hogy felesleges szűk keresztmetszeteket okozna. Idővel ismétlődő folyamatokat hoz létre, amelyek következetesen javítják a hatékonyságot.
6. A kiégés minimalizálása
A jó projektmenedzsment attól függ, hogy a megfelelő embereket a megfelelő feladatokhoz rendeljük, anélkül, hogy túlterhelnénk őket. A szoftver segítségével láthatja az egyes személyek aktuális munkaterhelését és rendelkezésre állását.
Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy megbecsüljék, mennyi időt vehet igénybe egy feladat, és korlátokat szabjanak a elvégezhető munkamennyiségre. Ez alapvető fontosságú a munkavállalók túlterhelésének és kiégésének csökkentése szempontjából.
7. Kockázatcsökkentés
A projektmenedzsment szoftver segít a potenciális kockázatok korai felismerésében. Például, ha három hónapra ütemeztél egy projektet, de az egyik fejlesztőd a második hónapban szabadságon van, akkor ezt jó előre tudni fogod.
Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy stratégiákat dolgozzanak ki a kockázatok enyhítésére, mielőtt azok problémává válnának, ezzel költségeket takarítva meg és a projektet a terv szerint haladva tartva.
8. Horgonyzás
Rendkívül gyakori, hogy egy nagy aktivitású projekten dolgozó csapattag néha elveszíti a fonalat, hogy mit is csinált éppen. Ez különösen igaz, ha a piacok gyorsan változnak és a prioritások gyorsan változnak.
A projektmenedzsment szoftver a csapat horgonya. A projektmenedzser változtatásokat hajthat végre és új prioritásokat rendelhet hozzá, amelyeket a csapatok valós időben láthatnak.
A csapat tagjai ezután megnyithatják a projektmenedzsment eszközt, és pontosan tudni fogják, mit kell elvégezniük minden nap, így a legfontosabb feladatokra koncentrálhatnak.
9. Tudásmegosztás
A modern munka világában az egyes személyek által birtokolt készségek és hallgatólagos tudás a szervezet legnagyobb értéke. Az ilyen tudás megosztása alapvető fontosságú a projekt sikeréhez.
Egy jó projektmenedzsment eszköz aktív és passzív módon dokumentálja ezt a tudást. Például a szerződéseket, megállapodásokat és folyamatokat aktívan le lehet írni dokumentumokban. Másrészt a csevegések, megjegyzések és beszélgetések a tacit tudást rögzítik – olyan módszereket, amelyek nem kerülnek kifejezetten dokumentálásra.
Egy hatékony projektmenedzsment szoftver segítségével most már dokumentálhatja azokat a kincses tudásanyagokat, amelyekhez korábban nem férhetett hozzá.
10. Előrelátás
Talán úgy gondolja, hogy a projektmenedzsment szoftver egyszerűen csak rögzíti a munkát, ahogyan az történik, akkor mi köze van ennek az előrelátáshoz? Nos, nagyon is sok.
A projektmenedzsment eszköz használatával hosszú időtávon alapuló referenciaértékeket hozhat létre a munkamódszereire vonatkozóan. Például megtudhatja:
- Mennyi időbe telik egy e-könyv megtervezése?
- Hány napra van szükség a kód felülvizsgálatához?
- A hibák aránya 1000 sor kódra vetítve
- Ki a legtermékenyebb és a legkevésbé termékeny csapat tag?
Attól függően, hogy milyen információkra van szüksége, nyomon követheti az Ön számára fontos mutatókat is. Ezen mutatók alapján előre jelezheti, hogy mi szükséges a következő projekt hatékony megvalósításához, így pontos előrejelzéseket kaphat. Ebből kiindulva saját projektterv-sablonokat készíthet az új vezetők számára.
Ahhoz, hogy ezeket az előnyöket kiaknázhassa, megfelelő projektmenedzsment szoftverre van szüksége. Íme, hogyan választhat egyet.
A projektmenedzsment szoftver kiválasztásakor figyelembe veendő funkciók
A projektmenedzsment szoftverben azok a funkciók kell, hogy legyenek, amelyek Önnek a legfontosabbak. Ha hetente meghatározott számú eredményt kell elérnie, akkor feladatkezelésre van szüksége. Ha értékesítési projektet irányít, akkor CRM funkciókra van szüksége.
Azonban, függetlenül az Ön konkrét igényeitől, vannak olyan funkciók, amelyek minden jó ingyenes projektmenedzsment szoftverben elengedhetetlenek. Íme ezek.
Részletes feladatkezelés
Először is, a nagy és összetett projekteket kis, kezelhető feladatokra bontani tudás az egyik legfontosabb projektmenedzsment szoftver funkció.
A ClickUp feladatok segítségével a projektet listákra, feladatokra, alfeladatokra és ellenőrzőlistákra bonthatja.
Több, mint egy feladat? Semmi gond. Osztályozza őket mérföldkövek, funkciók, hibák vagy visszajelzések szerint.
Adjon hozzá leírást, rendeljen hozzá felhasználókat és állítson be határidőket minden feladathoz vagy alfeladathoz. Kapcsolja össze a függőségeket, hogy értesítést kapjon, ha olyan késedelem történik, amely több feladatot is késleltet. Automatizálja az ismétlődő feladatokat, mint például a heti áttekintések vagy a fizetési határidők.
Átfogó időgazdálkodás
A legtöbb projekt a munkaidő és anyagköltség alapú számlázási modellt követi, ami azt jelenti, hogy az idő pénz. Ilyen esetekben keressen olyan szoftvert, amely lehetővé teszi az idő pontos nyomon követését.
A ClickUp időgazdálkodási funkciója számos átgondolt funkciót tartalmaz.
- Mielőtt projektjavaslatot készítene, becsülje meg az egyes feladatokhoz szükséges időt (és állítsa be a feladatnézetben).
- A feladat elvégzése közben kövesse nyomon az időt a start-stop időzítővel, vagy egyszerűen adja hozzá az eltelt időt.
- A számlázható idő kategorizálása
- Hasonlítsa össze a becsléseket a nyomon követett idővel, és optimalizálja a jövőbeli projekttervezést.
Célkitűzés a legfontosabb mutatókhoz
A világos projektcélok és -feladatok megfogalmazása célt és irányt ad a csapatoknak a mindennapi feladataikhoz. A projektmenedzsment eszköznek lehetővé kell tennie a csapatok és az egyének számára a célok, a legfontosabb felelősségi területek (KRA) és a legfontosabb teljesítménymutatók (KPI) meghatározását.
A ClickUp Goals rugalmasan alkalmazkodik számos célkitűzési keretrendszerhez. Kövesse nyomon a projekt előrehaladását numerikus, pénzügyi, igaz/hamis és feladatcélok segítségével. Az értékesítési csapatok bevételi célokat, a mérnöki csapatok sprintcélokat, a marketingcsapatok pedig potenciális ügyfelek szerzésére vonatkozó célokat állíthatnak be, és még sok mást.
Kontextusfüggő kommunikáció és együttműködés
Ahhoz, hogy a csapatok kontextusban tudjanak kommunikálni, szükségük van egy virtuális munkahelyre, amelyet a projektmenedzsment szoftvernek kell biztosítania. Keresse meg a kommunikációs és együttműködési funkciókat.
A ClickUp átfogó kommunikációs funkciói lehetővé teszik a csapatok számára, hogy valós időben vagy aszinkron módon dolgozzanak együtt. Néhány népszerű kommunikációs funkció:
- Feladatok alá ágyazott megjegyzések
- Csevegő nézet az összes üzenethez egy helyen
- @említések wikikben, dokumentumokban, megjegyzésekben és egyebekben
- Weboldalak, táblázatok, videók és ClickUp-artefaktumok beágyazása
- Gazdag szerkesztési lehetőségek /Slash parancsokkal
A ClickUp együttműködés-érzékelő funkciója segít megnézni, ki van online. Akár ugyanazt a feladatot nézi, akár együtt szerkeszti a ClickUp Doc dokumentumot, a ClickUp megmutatja, kivel dolgozik együtt.
A ClickUp Whiteboards segítségével összeülhetnek, és megtervezhetik a folyamatokat/munkafolyamatokat, ötleteket gyűjthetnek, sőt hangulat táblákat is készíthetnek, mielőtt döntést hoznának a tervezésről.
Címkézze meg a felhasználókat, vagy rendeljen hozzájuk feladatokat közvetlenül a tábláról, hogy ötleteit megvalósíthassa.
Személyre szabott láthatóság
A projektmenedzsereknek saját szemszögükből kell látniuk a projekteket. Lehet, hogy listanézetre van szüksége, hogy minden közelgő feladatot láthasson, Kanban nézetre a feladatok állapotának megtekintéséhez, naptárnézetre az ütemezéshez és idővonal nézetre az átfedések és függőségek figyelemmel kíséréséhez.
A projektmenedzsment szoftver megoldások kiválasztásakor győződjön meg arról, hogy minden szükséges nézet rendelkezésre áll. A ClickUp több mint 15 nézete lehetővé teszi, hogy bármilyen szögből nyomon kövesse a munkát!
Pontos előrehaladás nyomon követése
Hogyan mérné a projekt sikerét? Győződjön meg arról, hogy a választott eszköz rendelkezik az előrehaladás nyomon követéséhez szükséges összes elemzési funkcióval.
A ClickUp Dashboards valós idejű betekintést nyújt a választott mutatókba. Testreszabhatja a műszerfalat, hogy lássa, mi fontos Önnek, és adat alapú döntéseket hozhasson a projektmenedzsment céljainak elérése érdekében.
Testreszabási lehetőségek
A szoftvernek lehetővé kell tennie, hogy a saját egyedi projektmenedzsment módszertanát kövesse. A ClickUp rugalmasan használható.
- A ClickUp nézetek segítségével a projektek úgy láthatók, ahogyan Önnek szükséges.
- Egyéni mezők a szükséges információk összegyűjtéséhez. Például hozzon létre egy egyéni mezőt a „funkció elfogadásának dátuma” számára, hogy nyomon követhesse, mennyi időbe telik az ügyfélnek a szállítás elfogadásához/jóváhagyásához.
- Egyedi állapotok a saját munkafolyamatok tervezéséhez. Például adjon hozzá „szüneteltetett”, „elutasított” vagy „kívánságlista” állapotokat, hogy félretehesse a nem fontos vagy nem sürgős feladatokat.
AI projektmenedzsment funkciók
Mivel a generatív mesterséges intelligencia minden területen növeli a teljesítményt, a projektmenedzsment sem maradhat le. A mesterséges intelligenciát alkalmazó projektmenedzsment eszközök javítják munkája különböző aspektusait.
A ClickUp Brain a nap 24 órájában rendelkezésre álló virtuális asszisztensként segít a különböző mindennapi feladatok elvégzésében: összefoglalja a megbeszélések jegyzetét, lektorálja a dokumentumokat, kérdéseket tesz fel a folyamatokkal kapcsolatban, és javaslatokat ad az optimalizálásra.
Projektmenedzsment sablonok
Az ismétlődő folyamatok képezik a jó projektmenedzsment alapját, ezért az eszköznek megfelelő sablonokat kell kínálnia.
A ClickUp több ingyenes projektmenedzsment sablont és projektáttekintő sablont tartalmaz különböző felhasználási esetekhez.
A ClickUp projektmenedzsment sablon az egyik legnépszerűbb. 25 állapotával, öt különböző nézetével és átfogó projektstruktúrájával segít a komplex projektigények könnyed kezelésében.
Árak
A projektmenedzsment eszköz kiválasztásakor a legfontosabb szempont a megfizethetőség. Válassza azt a csomagot, amely a legjobb áron a legnagyobb értéket kínálja.
A ClickUp ingyenes és fizetős csomagokat kínál, hogy minden igényt kielégítsen.
- Örökre ingyenes csomag: Ingyenes csomag
- Korlátlan csomag: 7 USD/felhasználó/hónap
- Üzleti terv: 12 dollár felhasználónként havonta
- Vállalati terv: Vegye fel a kapcsolatot a ClickUp-pal az egyedi árakért.
- ClickUp AI: Bármely csomaghoz hozzáadható, 5 dollárért munkatér-tagként
Nézze meg a ClickUp árait és az összes csomag funkcióinak részletes listáját.
Fejlessze projektmenedzsment képességeit a ClickUp segítségével
Mindenki valamilyen módon kezeli a projektjeit. Nagy rendezvényeket is szerveztek és hajtottak végre már csak egy jegyzetfüzettel és egy tollal. Ez azonban rendkívül hatástalan és stresszes módszer.
A mai professzionális projektekhez nem csupán „menedzsment” szükséges. Ezeket világosan, átláthatóan, rugalmasan és hatékonyan kell kezelni. Ehhez olyan, kifejezetten erre a célra tervezett projektmenedzsment szoftverre van szükség, mint a ClickUp.
Teljesen testreszabható funkcióival a ClickUp egy all-in-one projektmenedzsment eszköz a modern csapatok számára.
Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot!
Gyakran ismételt kérdések a projektmenedzsment szoftverek előnyeiről
1. Milyen előnyei vannak a szoftveres projektmenedzsmentnek?
A projektmenedzsment különböző előnyei a következők:
- Kiváló feladatkezelés
- Jobb minőségű munka
- Megnövekedett termelékenység
- Jobb együttműködés
- Továbbfejlesztett erőforrás-kezelés
- Hatékony kockázatkezelés
- Jobb ügyfélkapcsolatok és nagyobb elégedettség
2. Mi a projektmenedzsment szoftverek általános célja?
A projektmenedzsment szoftverek segítenek az egyéneknek és a csapatoknak a projekthez kapcsolódó feladatok és kommunikáció szervezésében, kezelésében és racionalizálásában. Eszközöket biztosítanak a tervezéshez, az ütemezéshez, az erőforrások elosztásához, a feladatkezeléshez, a kockázatkezeléshez és a döntéshozatalhoz.