Úgy tűnhet, hogy januárban, az új év izgalmában kerül sor a célok kitűzésére. Azonban sokunknak, akik a munka világában élünk, szerencsénk van, hogy ezt az izgalmat háromszor ismételhetjük meg minden pénzügyi negyedév elején. 🎉
El kell ismerni, hogy ez papíron kissé aggasztónak tűnik, de van még valaki, aki titokban imádja megtervezni az új céljait?
Ha igennel válaszoltál erre a kérdésre, akkor ugyanolyan furcsák vagyunk. 🥲💜
Új célok kitűzése nagyon megerősítő élmény lehet. Van valami a célok kitűzésében és elérésében, ami természetesnek és egyszerűen jónak tűnik.
Emellett a folyamatosan innovatív területeken, mint például a projektmenedzsment, a karrierben való boldoguláshoz személyes és szakmai célok keveréke is szükséges.
Itt összegyűjtöttük azokat az eszközöket és tippeket, amelyekre szüksége van a közelgő projektmenedzsment célok kitűzéséhez és betartásához. Ezenkívül részletes, projektmenedzserekre szabott célokat is talál, amelyekkel erőteljesen kezdheti a negyedévet, valamint néhány praktikus sablont is!
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A projektmenedzsment célok irányt mutatnak, összehangolják a csapatokat és elősegítik a projekt sikerét.
- A SMART célok kitűzése biztosítja, hogy azok konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, relevánsak és időhöz kötöttek legyenek, ami jobb áttekinthetőséget és végrehajtást eredményez.
- A projektmenedzsment célok típusai között szerepel a hatókör, az idő, a költség, a minőség, a kockázat és az érdekelt felek kezelése, hogy minden fontos területet lefedjenek.
- A határozott célkitűzés segít a csapatoknak a koncentráció fenntartásában, az együttműködés javításában és a haladás hatékony nyomon követésében.
- A célok összehangolása a vállalati célokkal biztosítja, hogy a projektek hozzájáruljanak az üzleti sikerhez.
- A gyakori kihívások közé tartoznak a nem egyértelmű célok, a nem reális elvárások és a nyomon követés hiánya – de ezek a megfelelő stratégiákkal leküzdhetők.
- A ClickUp olyan funkciókkal segíti a csapatokat a projektcélok kitűzésében, nyomon követésében és elérésében, mint a Célok, a Dashboardok és az egyedi sablonok.
- A ClickUp célkitűzési eszközeinek használata biztosítja, hogy a csapatok a projekt teljes életciklusa alatt szervezettek és produktívak maradjanak.
Miért érdemes projektmenedzsment célokat kitűzni?
Végül is megvan a projekt ütemterve. Ez elégnek kell lennie, nem? Nem teljesen.
Az útiterved meghatározza a sikeres projektindításhoz vezető utat, de az igazi varázslat a mérföldköveknél történik, különösen, ha a szakmai fejlődési céljaidról van szó.
Mielőtt belevágnánk, egy kis figyelmeztetés. Ebben a bejegyzésben a „célok” és a „feladatok” szavakat felcserélhető módon fogjuk használni. Lehet, hogy korábban külön definíciókat használtál ezekre a szavakra, de ebben a cikkben szinonimaként használjuk őket.
Phew, örülök, hogy ezt is letudtuk. Most pedig jöjjenek a jó dolgok. 🤓
A projektmenedzsment izgalmas, mert változatos, és lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy szinte minden nap tanuljanak valami újat. A célok kitűzése segít lépést tartani a változó trendekkel, és végső soron olyan terméket szállítani, amelytől a stakeholderek (örömkönnyeket) ejtenek.
Mivel a projektmenedzsmentben a célok kitűzése remek módszer a projektek minőségének javítására, ez egyben kiváló módszer a saját fejlődésre is! Ha a saját projektmenedzsment céljait a vállalat általános irányvonalához igazítja, elkötelezi magát a jövőbeli sikerei mellett.
Az önfejlesztésen túlmenően a következő projektekben elérni kívánt fő célok megtervezése remek módja annak, hogy motivált maradjon, kiemelkedjen a tömegből, mérje a fejlődését és felkészüljön a jövőre. De ez még nem minden!
Van még egy (elég komoly!) ok, amiért érdemes több időt fordítania a projektmenedzsment célokra. 😳
A projektmenedzserek is új kihívásokkal szembesülnek a távmunka és a szabadúszás térnyerésével. A világos és SMART célok még fontosabbak, hogy lépést tudjunk tartani a lehetséges változásokkal.
A változásokkal legjobban megbirkózó csapatok azok, amelyek a leginkább hajlandóak a kezdetektől fogva átalakítani és meghatározni projektjük legfontosabb céljait.
Szerencsére a ClickUp segít Önnek. 🙂
A kiváló projektmenedzsment célok összetevői
A ClickUpnál nagy rajongói vagyunk a SMART céloknak, és a leghatásosabb projektmenedzsment célok is ezt a tulajdonságot mutatják!
Rövid összefoglalás: A SMART célok legyenek a célkitűzés útjának vezércsillagai. Ezeket úgy definiálják, hogy konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, relevánsak és időalapúak.
- Konkrétabban: célja meg fogja válaszolni a részletes cselekvési tervben szereplő mit, ki, mikor, hol, miért és melyik kérdéseket.
- Meghatározott mutatókat kapsz a haladás méréséhez, és megismered a célok eléréséhez szükséges készségeket és eszközöket.
- A célkitűzésed számodra is releváns lesz! Ez azt jelenti, hogy összhangban áll a karrierfejlesztéseddel vagy hosszú távú személyes céljaiddal.
- Végül, de nem utolsósorban, időhöz kötött, határidővel, hogy véget vessen a halogatás szokásának.
A SMART projektmenedzsment célok lehetnek rövid távúak vagy hosszú távúak, és sok hosszú távú cél felosztható könnyebben kezelhető mérföldkövekre.
Megosztunk példákat mindkettőre és minden másra is! Beleértve néhány extra egészséges munkamódszert, amelyek nagy hatással lehetnek az új magasságok elérésére vezető úton.
8 ajánlott cél projektmenedzserek számára
Ez a lista rövid és hosszú távú célokat is tartalmaz, de ezek olyan célok, amelyeket többször is kitűzhet magának. Minden új projektnél használja ugyanazt a SMART logikát, hogy hosszabb időtávon mérje az előrehaladását, és ezeket a célokat használja kiindulási alapként.
Ezen célok mindegyikén egyszerre is dolgozhat! A lista sorrendje úgy lett kialakítva, hogy minden cél az előzőre épüljön, de ha Ön tapasztalt projektmenedzser, nyugodtan ugorjon át a sorrendet, ahogy Önnek tetszik. 🚀
1. Javítsa a kommunikációt és az együttműködést
Lehet, hogy ez egy rövid távú cél, de hosszú távon is fontos. Még ha nem is javasoltuk a jobb kommunikációt és együttműködést elsődleges prioritásként, ez a cél valószínűleg akkor is helyet kapna a csoportjában, mert a jó kommunikáció folyamatos erőfeszítést igényel!
Ha most azt kérdezi magától: de ha mindig a kommunikáción kell dolgoznom, akkor a cél nem időhöz kötött, és ezért nem SMART?
Nem. Ez továbbra is SMART.
Legyen világos és átgondolt abban, hogyan definiálja a „fejlesztést” ezen a területen, visszatekintve a korábbi projektekre vagy a közelmúltbeli kihívásokra. Most már vissza tudja követni a félreértések gyökereit?
Lehet, hogy ez a túl sok kommunikációs csatornának köszönhető. Például Susan imádja az e-maileket, Jimmy viszont a Slacket részesíti előnyben, és te inkább félreteszed a kérdést, amíg hétfőn mindenki megbeszélheti a Zoom-on.
Őszintén remélem, hogy ez nem a jelenlegi helyzeted. 👀
Profi tipp: Azonosítsa a problémás pontokat, és kezdje el írásban kidolgozni a megoldást, amelyet a projektcsapat követhet és amelyre hivatkozhat.
A ClickUp kommunikációs mátrix jelentés sablonja segít Önnek és csapatának:
- Szüntesse meg a felesleges erőfeszítéseket és egyszerűsítse a folyamatokat a maximális hatékonyság érdekében.
- Vizuálisan ábrázolja, ki beszél kivel és milyen gyakran
- Azonosítsa a potenciális kommunikációs hiányosságokat, hogy mindenki naprakész legyen
Most már a csapata tudja, mikor, hol és hogyan kell egymással kommunikálni.
A csapat vezetése során ösztönözze a nyílt kommunikációt és a csapatmunkát. Különösen a távoli projektcsapatok esetében ügyeljen arra, hogy senki ne érezze úgy, hogy elszigetelten dolgozik. Hozzon létre egy „nyitott ajtó” politikát a kérdések, igények és visszajelzések kezelésére vonatkozóan.
Profi tipp a projektmenedzsertől: ha arra ösztönzi a csapatot, hogy lépjenek kapcsolatba egymással és osszák meg új ötleteiket, akkor legyen Ön is hajlandó meghallgatni őket.
📮ClickUp Insight: A tudásmunkások 83%-a elsősorban e-mailre és csevegésre támaszkodik a csapatkommunikációban.
A ClickUp kutatása szerint a töredezett kommunikáció, amely szétszórt üzeneteket jelent több csatornán, gátolja a termelékenységet. A felesleges platformváltás és a szilárd kommunikáció elkerülése érdekében próbálja ki a ClickUp alkalmazást, a munka mindenre kiterjedő alkalmazását.
2. Növelje a termelékenységet és a teljesítményt
Ez a projektmenedzsment cél rövid és hosszú távú célként is szolgál!
A cél megvalósításának módja a vállalat jelenlegi gyakorlatától függ, de végső soron az a döntő, hogy hogyan méri a termelékenységet és a teljesítményt.
Nézz vissza a korábbi projektekre, feladatokra, mérföldkövekre és ütemtervekre – következetesen betartod a határidőket? Ha nem, megtalálod-e a potenciálisan alacsony teljesítményű területek okát?
A szűk keresztmetszetek és akadályok néha teljesen kívül esnek az Ön ellenőrzési körén, de soha nem árt elvégezni a csapat munkaterhelésének és a projektek ütemének teljes körű ellenőrzését. Ez új, eddig nem látott fejlesztési területeket tárhat fel.
Profi tipp: Fektessen be egy olyan termelékenységi eszközbe, amely képes kezelni az időkövetést, a valós idejű jelentéseket, a határidőket és a csapat munkamenetét!
Használja ezeket a teljesítményértékelési sablonokat!
Például… 👀
A ClickUp rugalmas időkövetési funkciói segítenek abban, hogy a globális időzítő, az időbecslések és a feladatokra fordított időt lebontó jelentések segítségével a munkádra koncentrálhass. Ráadásul a ClickUp Chrome-bővítményével akár a ClickUp-on kívül töltött időt is nyomon követheted, és valóban bárhonnan a weben teljes képet kaphatsz a munkaterhelésedről.
Ezután a ClickUp egyedülálló Workload nézetével még egy lépéssel tovább viheti az időgazdálkodást, és megnézheti, hogy a feladatokra becsült idő mennyire egyezik meg a heti rendelkezésre álló idővel.
Ez egy kiváló módszer a napok strukturálására és annak biztosítására, hogy mindenki tudja, min kell dolgoznia.
3. A projekt céljainak elérése a megadott korlátok között
Bár új célok kitűzése izgalmas lehet, ne veszítse szem elől a nagy képet! A projekt célját, hatókörét, időtartamát, minőségét és költségvetését be kell tartani.
A projektek meghatározott időn és költségvetésen belüli megvalósítása a két legfontosabb követelmény egy projektmenedzser számára. A határidők elmulasztása, a lemaradás és a költségvetés túllépése nemcsak a projektmenedzser hírnevét befolyásolja, hanem potenciálisan hatással van a termék jövedelmezőségére és végső soron a vállalatra is.
Profi tipp: A ClickUphoz hasonló szoftverek biztosítják azokat az eszközöket, amelyekre szükséged van ahhoz, hogy nyomon kövesd a céljaidat. A ClickUp Dashboards valós idejű frissítéseket nyújt, hogy soha ne veszítsd szem elől a legfontosabbakat.
A ClickUp irányítópultjait tekintsd magas szintű bázisnak a sprintek kidolgozásához, az erőforrások kiegyenlítéséhez és a haladás nyomon követéséhez. Az irányítópultok igazán klassz tulajdonsága azonban az, hogy gyakorlatilag bármilyen forgatókönyvhöz létrehozhatsz egyet. Azonnal megtekintheted a haladást a célok, mérföldkövek, feladatok, idő, tevékenységek és egyéb tényezők alapján.
Több mint 50 kártyával, amelyekkel testreszabhatja eredményeinek megjelenítését, a ClickUp Dashboards kiváló eszköz az érdekelt felek számára történő prezentációhoz.
Bónusz: Projektmenedzsment KPI-k!
4. Legyen proaktív, hogy előre csökkentse a kockázatokat
Más néven: mindig legyen vészforgatókönyve.
A projektekben való lemaradás néha az Ön ellenőrzésén kívül esik, és végül mindenkivel megesik. Tartsa meg versenyelőnyét, és váljon proaktív vezetővé azáltal, hogy olyan folyamatot alakít ki, amelynek segítségével előrehaladhat, ha a dolgok nem a tervek szerint alakulnak.
Profi tipp: A ClickUp Gantt-diagramjai feltárják az akadályokat és a függőségeket, így azokat előre kezelheti!
A ClickUp egyszerű Gantt-sablonja segítségével gyorsan beállíthatja projektje és határidőinek nyomon követését.
A vészhelyzeti tervek elkészítése segíthet abban, hogy néhány kisebb akadály ellenére is a terv szerint haladjon.
Brainstorming a csapattal a projekt ütemtervében felmerülő kockázatokról, akadályokról és eredményekről. Szükség szerint módosítson a tervezési szakaszban, hogy előrehaladjon és elkerülje a lehetséges buktatókat.
A hosszú távú célok projekttervezéséhez készítsen kockázatértékelési dokumentumot, sablont vagy feladatot, hogy visszatekintve láthassa, hogyan kezelték a kockázatokat a legutóbbi projektekben, és tanulhasson belőlük a jövőben.
Profi tipp: Ismerkedjen meg a kockázatkezelési eszközökkel és a kockázati nyilvántartási sablonokkal.
5. Szerezzen stratégiai ismereteket a vállalati célokról, és hajtson végre hasonló kezdeményezéseket
Ennek a hosszú távú célnak a megvalósítása segíthet nagy hatással bíró projektek végrehajtásában, és nagyobb szerepet játszhat a vállalat jövőbeli sikereiben. Tekintse ezt jelnek, hogy kilépjen a megszokott kereteiből, és olyan kezdeményezéseket hozzon létre, amelyek hozzájárulnak a vállalat nagyobb céljainak eléréséhez!
Ha tisztában van vállalatának átfogó céljaival és azok fontosságával, az segíthet a saját projektmenedzsment céljainak meghatározásában és a projektekkel kapcsolatos stratégiai döntések meghozatalában.
Megállapítást nyert, hogy egy vállalkozás tervezett nyereségének 30%-a új projekt megvalósításából származik, és ennek körülbelül 70%-a abból adódik, hogy bevezetnek egy folyamatot, amely felelősségre vonja az embereket, és létrehoznak egy rendszert, amely ismertté teszi a projekt hosszú távú előnyeit.
Alapvetően ez segít megérteni, hogy a projekt sikere hogyan hat a vállalat egészére.
6. Kezelje az érdekelt felek elvárásait
Az érdekelt felek a szervezet támogatói; akár a projekt szponzorainak is tekinthetjük őket.
Projektmenedzserként feladata lesz, hogy minden mérföldkőnél tájékoztassa őket a projektről, és beépítse visszajelzéseiket, mert – hihetetlenül hangzik, de – nekik is megvannak a saját céljaik! Ahhoz, hogy ezt a célt elérje, növelnie kell a projekt előrehaladásának átláthatóságát, a csapat munkájának láthatóságát, és minél hamarabb össze kell hangolnia az összes résztvevőt.
Javasoljuk, hogy kezdje egy áttekintési sablonnal! Tartalmazza az áttekintés összefoglalását, az utolsó áttekintés óta történt változásokat, esetleges kérdéseket, további igényeket stb. Nagyon hasznos lehet egy olyan projektmenedzsment eszköz (például a Clickup!), amely képes irányítópultokat létrehozni és pillanatok alatt aktuális információkat nyújtani a projektről.
A átláthatóságon túlmenően érdemes egy szabványosított folyamatot is kidolgozni az érdekelt felek jóváhagyásának, visszajelzéseinek és kommunikációjának fogadására. 🙂
Profi tipp: A ClickUp érdekelt felek elemzési sablonja egyszerűsíti az érdekelt felek kezelését és biztosítja a projekt sikerét. Segít a csapatoknak értékelni az érdekelt felek hatalmát, befolyását és érdekeit, előkészítve az utat a hatékony kommunikáció és együttműködés számára.
7. Fejlessze készségeit és képesítéseit, bővítse PM-ismereteit
Az iparág élvonalában maradásának egyik legjobb módja, ha nem felejti el, hogy soha nem lehetünk elég tanultak!
A szervezetek mintegy 51%-a ma már megköveteli a projektmenedzserektől, hogy rendelkezzenek tanúsítvánnyal.
Tűzz ki célul, hogy folyamatosan fejleszd készségeidet tanúsítványok, képzések, valamint az iparági trendek és projektmenedzsment eszközökkel kapcsolatos friss információk segítségével. Ez javíthatja hatékonyságodat projektmenedzserként. A múltbeli projektekből való tanulás és az azokból nyert ismeretek jövőbeli kezdeményezésekre való alkalmazása kulcsfontosságú a hosszú távú sikerhez.
Rengeteg olyan tanfolyam létezik, amelyeken a saját tempójában és a személyes időkorlátai között tanulhat. Ráadásul ez egy remek módja annak, hogy megmutassa, hogy kezdeményezőként innovál, és felelősséget vállal a fejlődésért.
Nézze meg ezeket a célkitűzési sablonokat!
8. Maximális hozzájárulás
Ez egy hosszú távú cél, főként azért, mert idő, kísérletezés és készségek kellenek ahhoz, hogy megtanulja, hogyan hozhatja ki a legtöbbet a jelenlegi pozíciójából anélkül, hogy teljesen kiégne.
Lépésről lépésre növelje hatását, és gondolkodjon túl a jelenlegi feladatkörén! Talán elkezd nagyobb érdeklődést tanúsítani az új csapattagok képzése és megtartása iránt! Vagy talán együttműködik a vezetéssel új csapatcélok kidolgozásában, versenytársait kutatja, vagy régi teljesítményjelentéseket vizsgál, hogy új fejlesztési stratégiákat dolgozzon ki.
Profi tipp: A ClickUp karrierút sablonja segít vizualizálni és nyomon követni karrierje előrehaladását.
Projektmenedzsment célok, amelyek talán nem SMART, de okosak
Bár ez a három projektmenedzsment cél nem feltétlenül felel meg a bejegyzés elején meghatározott SMART kritériumoknak, ezeket a szokásokat érdemes szem előtt tartani, mert sokat segítenek a vezetői karrierben!
1. Dolgozzon a soft skilljein
Fontos, hogy sokoldalú szakember legyél. Legyen egészséges keveréke a technikai ismereteknek, az üzleti ismereteknek és a csapatoddal, ügyfeleiddel, érdekelt felekkel stb. való kommunikáció gyakorlati ismereteinek. Ez a tárgyalási készségekhez és ahhoz is kapcsolódik, hogy tudd, hogyan lehet elvégezni a feladatokat anélkül, hogy rossz viszonyba kerülnél másokkal.
Ez segíthet elkerülni a konfliktusokat, és elősegítheti az együttműködésen alapuló, funkcionális munkakultúra kialakulását!
2. A stratégiai célok és az alkalmazottak igényeinek egyensúlyba hozása
Ne feledje: legyél először ember.
Már említettük, hogy egy jó projektmenedzser egyik fő feladata a projekt költségvetésének betartása, ami magában foglalja azt is, hogy a vállalatnak ne kelljen folyamatosan új munkatársakat felvennie. 👀
A csapat nélkül nem lesz projekted vagy terméked. A munkavállalói elégedettség fontos ahhoz, hogy a csapat elkötelezett maradjon a projekt iránt, mert nem csak a munkavállalók érdeke, hogy figyelembe vegyék az igényeiket, hanem a termék érdeke is.
Legyen átlátható a csapatával, és tartson rendszeres egyéni megbeszéléseket, hogy normalizálja a visszajelzések adását, és kapcsolatot teremtsen magával és a csapat tagjai között. Érdeklődjön a saját céljaik iránt, és tartson értékeléseket, hogy segítsen nekik ünnepelni az elért eredményeket, miközben azonosítja a fejlődésre szoruló területeket.
Nézze meg ezeket a költségvetési javaslat sablonokat!
3. Mutasson példát
Ha a csapatodat felelősségre vonod tetteikért, akkor magadnak is felelősséget kell vállalnod!
Nehéz időkben kérdezze meg magától, hogy ha a szerepek felcserélődnének, milyen vezetőt szeretne magának. Ne hagyja, hogy személyes érzései vagy külső hatások megváltoztassák az események láncolatáról alkotott véleményét, és ne feledje, hogy minden helyzetet minden oldalról meg kell vizsgálnia, hogy felmérje, milyen típusú vezetőre van szükség abban a pillanatban.
Tudja, mikor kell delegálni, mikor kell beavatkozni, és mikor a legjobb csak hallgatni.
Készen áll!
Ezeknek a projektmenedzsment céloknak az a varázsa, hogy minden új projektnél vagy minden pénzügyi negyedév elején továbbra is alkalmazhatók.
Ne feledje: a projektek minőségének javításába való befektetés egyben önmagába való befektetést is jelent.
A lehetőségek végtelenek, de ha kétségei vannak, gondolkodjon SMART-osan. És ha készen áll arra, hogy projektmenedzsment céljait egy lépéssel tovább vigye, regisztráljon egy ingyenes ClickUp fiókot. 🥳