Mi teszi jóvá egy projektmenedzsert? 10 projektmenedzser készség

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi teszi jóvá egy projektmenedzsert?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A projektmenedzserek azok a személyek, akikhez fordulni kell, ha valamit hatékonyan és eredményesen kell elvégezni. Ők gondoskodnak arról, hogy a projektek a terv szerint haladjanak, a csapatok összehangoltan működjenek, és a célok megvalósuljanak. " } } ] }

A projektmenedzserek azok a személyek, akikhez fordulni kell, ha valamit hatékonyan és eredményesen kell elvégezni. Ők gondoskodnak arról, hogy a projektek a terv szerint haladjanak, a csapatok összehangoltan működjenek, és a célok megvalósuljanak. De mi teszi jóvá egy projektmenedzsert?

A sikeres projektmenedzsernek technikai, vezetői és kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie. Az alábbiakban bemutatunk 10 olyan projektmenedzsment készséget, amelyekkel minden kiváló projektmenedzsernek rendelkeznie kell a siker érdekében:

1. Hatékonyabbá teszi a kommunikációt

A jó projektmenedzserek képesek világosan és hatékonyan kommunikálni, hogy mit kell mikor elvégezni, hogy minden érintett tudja, mit várnak tőle. Ez magában foglalja a csapat tagjainak tájékoztatását a projektben bekövetkező változásokról, valamint visszajelzések és útmutatások nyújtását.

A PMI szerint, ha ez a kommunikációs szint továbbra is fennáll, „fennáll a veszélye annak, hogy nem teljesülnek a teljesítési kötelezettségek vagy más eredmények”.

Hoppá. Lehet-e a túl sok kommunikáció rossz? Igen, ha nem rendszerezett vagy nem egyértelmű, vagy ha a „kommunikáció” néhány összefüggéstelen e-mailből áll. A kommunikációs képesség hatalmas különbséget jelent egy projekt sikerében vagy kudarcában.

Azt gondolhatnánk, hogy a hatékony projektmenedzserek tudják, hogyan kell ezt megtenni a jó projektmenedzsment eszközökkel. Ez a képesség egy gyakran figyelmen kívül hagyott kommunikációs készség.

Egy olyan hatékony projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, segít egyszerűsíteni a kommunikációt, tájékoztatja az érdekelt feleket/szponzorokat a legfrissebb fejleményekről, és egyértelműen meghatározza a munka és a feladatok határidejét.

2. Pozitív hozzáállás a munkához

Ha a projektmenedzser úgy érzi, hogy a munka nem ésszerű vagy megvalósítható, akkor a többi csapattag hogyan fogja érezni magát?

Egy kiváló projektmenedzser képes megérteni a szervezet prioritásait, ezeket az értékeket átadni a projektcsapatának, és összekapcsolni azokat az egyes projektekkel és feladatokkal. Ezek a projektmenedzserek a csapattal együtt dolgoznak ki stratégiákat is a vízió megvalósítására.

A határidők és a határnapok betartása, valamint a projekt ütemterv szerinti haladása érdekében a projektmenedzsernek pozitívan kell állnia a feladathoz, és segítenie kell az egész csapatot a célok elérésében.

A pozitív hozzáállás és a kockázatokkal és problémákkal kapcsolatos reális szemlélet közötti egyensúly megteremtéséhez intuíció és tapasztalat szükséges, ami elvezet minket a következő ponthoz:

3. Problémamegoldó képesség

Lehet, hogy ez nyilvánvalónak tűnik, de egy jó projektmenedzser képes megoldani a problémákat. Sőt, még ennél is jobb, hogy felhatalmazással rendelkezik a projektmenedzsment kihívásainak megoldására. Az alapvető problémamegoldás az alábbi öt lépésből áll.

Ez az öt lépés egyszerűnek tűnik, de gyakran nem szánunk időt arra, hogy ezeket világosan végigmenjünk. Lehet, hogy ismerjük a problémát, de nem értékeljük minden szempontból, és nem dokumentáljuk a csapat gondolatait a következő lépésekről.

Ez azt jelentheti, hogy tollat és papírt kell elővenned, hogy igazán koncentrálhass és átgondolhass, mi történt. Írd le a folyamat minden lépését, és jegyezz fel ötleteket arról, mi működött és mi nem működött az egyes szakaszokban.

Íme egy példa arra, hogyan lehet ezt a projektmenedzsment ellenőrzőlistát felhasználni egy alkalmazott problémájának megoldására:

Első lépés: A probléma azonosítása

A munkavállaló nehezen tartja be a határidőket.

2. lépés: Az okok meghatározása

Túl sok munkájuk van, és nincs elég idejük mindent elvégezni.

3. lépés: Megoldások kidolgozása

Lehetséges megoldások lehetnek a feladatok más csapattagokra való átruházása, reális határidők meghatározása vagy egy projektmenedzsment eszköz használata a munkaterhelés jobb kezelése érdekében.

Negyedik lépés: Elemezd a megoldásokat

A megoldások elemzése magában foglalja az egyes megoldások előnyeinek és hátrányainak mérlegelését, valamint annak meghatározását, hogy mi működik a legjobban az egyes csapattagok számára.

Ötödik lépés: Cselekedj!

Miután eldöntötte, melyik megoldás a legjobb, ideje cselekedni és végrehajtani a sikeres projektmenedzsment tervet.

Ez az egyszerű problémamegoldási ellenőrzőlista segítségével egy jó projektmenedzser megbízható projektmenedzserré válhat.

4. Nyugodt marad

Nos, ez nem ugyanaz, mint egy sürgősségi orvos vagy rendőr munkája. De a projektmenedzsernek egyensúlyt kell teremtenie a projekt igényei, a szervezeti prioritások, a csapat teljesítménye és a személyes hozzájárulások között. Nem is beszélve azokról a frusztráló tényezőkről, amelyek a projektmenedzser ellenőrzésén kívül esnek, mint például az elavult rendszerek vagy munkafolyamatok.

Ez stresszes lehet.

De egy jó projektmenedzser képes egy lépést hátralépni, elemezni a következő lehetőségeket és tanulni a kudarcokból is.

A projektmenedzsernek kell rendet raknia és újra megközelítenie a projektet – esetleg egy másik perspektívából. De ebben az esetben a projektmenedzsernek tudnia kell, mi ment rosszul, és nem szabad újra elkövetnie ugyanazt a hibát. Egy jó projektmenedzsernek képesnek kell lennie arra, hogy pontosan meghatározza, mi ment rosszul, és alternatív megoldásokat kínáljon (lásd a 3. pontot).

Tartsd meg nyugalmadat és vezess jól. Dolgozz együtt csapatoddal, hogy mindenki számára megfelelő megoldást találjatok.

5. Jól delegál

Miért fontos a hatékony feladatátadás? A projektmenedzser így többet tud elérni. Lehet, hogy egy ideig sikerül betöltened a szerepet és hozzájárulnod a munkához, de végül az időigényes feladatok el fogják borítani.

Valójában többet érhetsz el, ha azonnal felhatalmazod az embereket.

„A lehetséges eredmények felső határa csak akkor nő, ha minden egyes munkatársadnak lehetőséget adsz arra, hogy a legjobb munkáját hozza a közös prioritások érdekében. Hasonlóképpen, a hatalmad csökken minden egyes kezdeményezéssel, amelyet feleslegesen visszatartasz” – jegyzi meg Jesse Sostrin a PwC-től a Harvard Business Review-ban.

Ennek érdekében a sikeres projektmenedzserek megértik az általuk irányított emberek erősségeit és gyengeségeit, majd kihasználják és alkalmaznak erősségeiket a teljesítmény növelése érdekében.

A ClickUphoz hasonló projektmenedzsment eszközök átláthatóságuk, jelentéskészítési, részletes és megjegyzésfunkciójuk révén segítenek a feladatok delegálásában. Hierarchiájuk felhasználóbarát – elég robusztus a többfunkciós csapatok számára, de a magánszféra védelmét szolgáló megosztási beállítások testreszabhatók a vezetők vagy csak bizonyos közreműködők számára.

6. A munka fontossági sorrendjének megállapítása

Nem lehet minden feladat elsődleges fontosságú. A definíció szerint valamelyiknek a második helyre kell kerülnie. Egy jó projektmenedzser tudja, hogyan kell fontossági sorrendbe állítani a csapat munkáját, majd meghozni a helyes döntést.

Mi a legfontosabb? Megérteni a sürgős és a fontos dolgok közötti különbséget, és kiszűrni a zavaró tényezőket. A szponzor vagy a projekt érdekelt felei talán azt követelik, hogy a dolgokat minél hamarabb intézzük el, de egy jó projektmenedzser nyugodt marad, és tudja, hogyan kell fontossági sorrendbe állítani a legfontosabb feladatokat.

Miért fontos ez? Mert a fontos feladatok hozzáadott értéket jelentenek. Ez az Eisenhower-mátrix értéke. Az Eisenhower-mátrix egy négyzet alapú rendszer, amelyben a feladatokat fontosságuk és értékük szerint csoportosítják.

Miután megértette az egyes feladatok fontosságát és értékét, egy jó projektmenedzser megbecsüli az egyes feladatokhoz szükséges időt, majd fontossági sorrendbe állítja őket.

7. Együttműködik és meghallgatja másokat

Az együttműködés lényege a közös munka, és ahhoz, hogy ez sikeres legyen, elengedhetetlen az aktív hallgatás. Nem lehet együttműködni anélkül, hogy hallgatnánk és megpróbálnánk megérteni a másikat.

Ha egy fejlesztői projektcsapattal dolgozol, és a kód meghibásodik vagy nem felel meg a minőségbiztosításnak, akkor érdemes értékelned a helyzetet, mielőtt elhamarkodott következtetéseket vonnál le. Az első egy-két kérdés nem feltétlenül adja meg a pontos választ – helyette különböző megközelítéseket kell alkalmaznod a megoldás megtalálásához.

Az együttműködés segít új dolgokat kipróbálni, kísérletezni és megoldásokat találni.

Egy jó projektmenedzser ösztönzi a csapatmunkát és inspiráló környezetet teremt, ahelyett, hogy elszigetelné az egyes személyeket a saját szigetükön.

A jó eszközök – mint például a ClickUp és más online együttműködési eszközök – segíthetnek a munka elvégzésében.

A projektek és feladatok átlátható rendszerének köszönhetően a csapat tagjai láthatják, mit kell tenniük és mikor kell elvégezniük a feladatokat. A jó együttműködési eszközöknek elő kell segíteniük a termelékenységet, nem pedig rontaniuk azt.

Bónusz: Projektmenedzsment önéletrajz sablonok!

8. Időgazdálkodás

A projektmenedzser egyik fő feladata annak biztosítása, hogy a csapat betartsa a határidőket és tartsa a projekt ütemtervét.

Ez nem azt jelenti, hogy minden percet nyomon kell követni, vagy mikromenedzselni kell minden mozdulatukat (az rémálom lenne), hanem inkább azt, hogy meg kell érteni, mit kell tenni és mikor kell befejezni.

Az időgazdálkodás magában foglalja azt is, hogy nyomon kövessük, mi történik éppen, és milyen erőforrások állnak rendelkezésre az egyes feladatokhoz. Itt jön jól egy olyan projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, mert segítségével a munkát kezelhető részekre bonthatod, amelyek hozzájárulnak a csapat nagyobb céljainak eléréséhez.

9. Érdekeltségi körökre összpontosítás

Az érdekelt fél bárki lehet, aki hatással van a projektre és annak eredményeire, vagy akire azok hatással vannak.

Ezek az emberek közvetlen érdekeltséggel rendelkeznek abban, amit csinálsz, ezért gondoskodnod kell arról, hogy folyamatosan tájékozottak legyenek a fejleményekről. Egy jó projektmenedzser nemcsak tájékoztatja az érintetteket, hanem elmagyarázza nekik, hogy mi szükséges ahhoz, hogy megkapják, amit akarnak.

Egy jó projektmenedzser ezt teszi: kapcsolatokat épít ki az érdekelt felekkel és a csapat tagjaival. Így, ha változások vagy kihívások merülnek fel, a projektmenedzser kezdeményezhet, mielőtt a probléma nagyobb méreteket öltne.

10. Motiválás

Végül, egy jó projektmenedzsernek meg kell értenie, mi lehetséges és mik a határok.

Ha kihívással találkoznak, elég kreatívnak kell lenniük ahhoz, hogy saját megoldásokat és módszereket találjanak a probléma megoldására. A projektmenedzsment terén is kreatívnak kell lenniük, hogy lépést tudjanak tartani a korral. Nézd meg, hogyan segíthetnek az új technológiák a projekt gyorsabb és hatékonyabb előrehaladásában.

Az innovatív és kreatív projektmenedzserek azok, akik előreviszik a projekteket. Megoldásokat találnak olyan problémákra, amelyekről az emberek nem is tudták, hogy léteznek, és megtalálják a módját annak, hogy a korábban lehetetlen dolgokat lehetségessé tegyék.

Ezek az időgazdálkodási tippek és technikák segítenek ebben:

Legyen kiváló projektmenedzser a csapatában!

A hatékony projektmenedzserek tudják, mi kell ahhoz, hogy egy unalmas projektet igazán sikeres projektté alakítsanak. Ehhez soft skill-ek, menedzsment és vezetői képességek, valamint a megfelelő technikai ismeretek kombinációjára van szükség, hogy a munkát fontossági sorrendbe állítsák és a helyes döntéseket hozzák meg.

Regisztrálj még ma a ClickUp-ra, és használd a projektmenedzsment szoftvert, hogy a legtöbbet hozd ki a csapatodból!