9 pontos projektmenedzsment ellenőrzőlista vezetőknek

A ClickUpnál minden a folyamatokról és a termelékenységről szól.

Projektmenedzserekként tudjuk, hogy ezek a két célja is.

A projekttervezéshez segítségül használhatja ezt az ellenőrző listát a folyamat minden egyes szakaszában. Használja a projektcsapatokkal, vagy ossza meg más projektmenedzserekkel a szervezetén belül.

Még egy ilyen ellenőrző listát is hozzáadhat a ClickUp-hoz (erről bővebben egy pillanat múlva).

Projektmenedzserként az Ön feladata többek között a projektterv elkészítése.

Először is, íme a tökéletes projektmenedzsment ellenőrzőlista alapvető elemei.

Projektmenedzsment ellenőrzőlista

1. Határozza meg a jövőképét, céljait és célkitűzéseit

A projektmenedzsment egyik alapja a projekt céljainak és célkitűzéseinek meghatározása.

Céljaival és célkitűzéseivel próbáljon meg válaszolni a következő két magas szintű kérdésre:

Ezek a kérdések segítenek meghatározni a projekt eredményeit és azt, hogy azok hogyan oldják meg a megoldani kívánt problémát.

Elérhető célok kitűzése projektmenedzserként

A megvalósítható célok kitűzése a felsővezetői folyamatok szerves része. Sok csapat alkalmazza a SMART célokat.

A ClickUp segítségével a projektmenedzserek a Célok funkcióval meghatározhatják az egész csapat céljait, majd ezeket feladatokként megadhatják nekik.

Innen kiindulva megfogalmazhat egy jövőkép-nyilatkozatot és meghatározhatja a csapat számára szükséges erőfeszítéseket, hogy az érdekelt felek és a munkatársak is elkötelezzék magukat a projekt megvalósítása mellett. A célok segítenek mindenkinek megérteni, mit tud elérni a projekt. Tartalmazza az alábbi pontokat:

A projektmenedzsment ellenőrzőlista segítségével könnyebben elérhetők a mérföldkövek és a projekt céljai.

További információk a Célok a ClickUp-ban ról.

Bónusz: Weboldal-projektmenedzsment

2. Találkozzon az érdekelt felekkel és más projektmenedzserekkel

Ezek azok az emberek, akik személyesen érdekeltek a projekt előrehaladásában és végeredményében. Elvárásaik vannak a projekttervezési módszerekkel kapcsolatban, és a projektmenedzser feladata, hogy ezeket teljesítse. Ismét a projektmenedzsment ellenőrzőlista jön a segítségére!

A projekt érdekelt felei lehetnek:

Ismerje meg a projektmenedzsment további fogalmait!

3. Gyűjtse össze a specifikációkat és követelményeket a projektcsapat számára

A projektmenedzsment ellenőrzőlista következő lépése a projekt specifikációinak és követelményeinek összegyűjtése. Ez a projekt típusától függ.

Általában a specifikációknak és követelményeknek tartalmazniuk kell néhány eredményorientált kritériumot:

4. Készítse el a projekttervet

Elvégezte a kutatást, megértette a követelményeket, és most készen áll a munkaterv elkészítésére.

Természetes hajlamod lehet, hogy azonnal belevágsz az ütemterv elkészítésébe és a feladatok ütemezésébe.

De mielőtt elkészíti a projekt ütemtervét, meg kell fontolnia, hogy milyen konkrét lépéseket kell végrehajtani.

A kód írásától az alkatrészek megrendeléséig vagy a jelzések elkészítéséig, az alkatrészek és darabok a konkrét projektjétől függően eltérőek lesznek. Nincs két egyforma projektmenedzsment ellenőrzőlista, és ez a lépés döntő fontosságú az Ön és projektje sikere szempontjából.

Ne feledkezzen meg a kockázatkezelésről és arról, hogyan fogja kezelni az esetleges kihívásokat vagy változási kéréseket. A projektmenedzsment tervben érdemes meghatározni a projekt hatókörét is, hogy semmi ne térjen el a tervtől. Mindig lesznek meglepetések, de ha elkötelezett a projektkommunikáció és a projekt végrehajtása iránt, és a ClickUp projektmenedzsment eszközt használja, akkor Ön és projektcsapata biztosan sikerrel járnak!

A függőségek figyelembevétele a projekttervezés során

Ennél a ellenőrzőlista pontnál vegye figyelembe a függőségeket is – mely feladatokat kell elvégezni, mielőtt más feladatok megkezdődhetnek. Rendezze feladatait és állítsa be a feladatfüggőségeket a mérföldkövek kezeléséhez és időmegtakarításhoz.

A ClickUp alkalmazásban hozzon létre egy mappát a projektjéhez, majd kezdjen el egy listát a különböző részekről. Lehet, hogy különböző listái vannak a használt kódnyelvek alapján. Lehet, hogy van egy a front-endhez és egy másik a back-endhez. A tervezés és a szövegírás is működik! Bármilyen feladatcsoportja is legyen, egy lista segíthet összefogni azokat.

Ezután hozzon létre egyedi feladatokat minden egyes elvégzendő tételhez. Ne állítsa be a határidőket! De hozzáadhat bármilyen releváns részletet vagy fájlt. A ClickUp egy rich-text szerkesztőt biztosít, amely segít bizonyos pontokat kiemelni, kódot másolni vagy akár részeket dőlt betűvel idézni.

5. Készítse el a projekt költségvetését

Miután elkészült a projektterv, itt az ideje a lényegre térni: a költségvetésre.

Ez egy időalapú becslés a projekt összes költségéről.

Remélhetőleg az érdekelt felek adtak Önnek valamilyen számot, amivel dolgozhat.

De itt egy tipp: ne nézze meg!

Gondoljon át, mi lenne szükséges ahhoz, hogy a projektet a legjobb tudása szerint és a keretek között megvalósítsa, majd gondolkodjon el a számon.

Így megtudhatja, mit kell kivágni és mit kell megtartani. Kezdje a nagy becsléssel, majd haladjon előre a konkrétabb iterációk felé.

Közvetlen és közvetett költségek

Minden költségvetésnek vannak közvetlen és közvetett költségei.

A közvetlen költségek közé tartoznak a munkaerő, a hardver, a projektmenedzsment szoftver és minden kutatással kapcsolatos költség (pl. utazás vagy fókuszcsoportok).

A közvetett költségeket nem feltétlenül kell figyelembe venni (a projekttől függően). Ezeknek a projektjén túlmutató következményei vannak, például irodaterület bérlése vagy irodai kellékek beszerzése. Ezek más projektekhez is felhasználhatók és azoknak is hasznára válhatnak.

A ClickUp egyéni mezők funkciójával egyedi feladat oszlopokat hozhat létre a költségvetés vagy bármely más numerikus érték kezeléséhez.

Még az összes költséget is meghatározhatja, kiszámíthatja a költségvetési mezőket a jelentésekben, hogy megkapja azok összegét, átlagát vagy tartományát. Ez a tökéletes módszer a költségek kezelésére és a projekt általános hatékonyságának áttekintésére, így elkészítheti a projekt erőforrás-tervét.

6. Allokálja erőforrásait

Ki fog mit csinálni?

Ez az a rész, ahol elkezded a munkát vagy a feladatokat konkrét csapattagoknak kiosztani. Gondold át az egyes személyek készségeit, korábbi tapasztalatait, valamint a vállalaton belüli szerepeiket és felelősségeiket.

Sokszor adott, hogy egy bizonyos csapattag egy projekten fog dolgozni. Máskor viszont előfordulhat, hogy egy speciális csapatot hoz létre, ahol ezek a tényezők mindegyike fontosabb lesz.

Erőforrások és felszerelések elosztása

A személyzet mellett esetleg a menetrendekről és a felszerelésekről is gondolkodnia kell. Szüksége van további alkatrészekre? Mi a jelenlegi készlete, és elegendő-e a feladat elvégzéséhez? Milyen további szoftverekre van szüksége?

Ezek a szempontok az erőforrás-elosztás részét képezik. Ön felel a menetrendek és a rendelkezésre álló személyzet létszámának összehangolásáért.

Ez azt jelentheti, hogy további alkalmazottakat kell felvenni vagy más beszállítókkal kell szerződni, hogy a projekt a terv szerint befejeződjön.

7. Készítsen ütemtervet

Miután meghatározta, milyen feladatok elvégzésére van szükség, és milyen erőforrások szükségesek azok elvégzéséhez, elkészítheti a projektek ütemtervét és idővonalát.

Ehhez meg kell becsülni az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt, majd ezeket összevetni, hogy megkapjuk a projekt befejezésének ésszerű becsült dátumát.

Érdemes lehet megkérni bizonyos közreműködőket, hogy becsüljék meg az időtartamot, vagy felülvizsgálni a projekt ütemtervét, miután néhány becslés rendelkezésre áll.

A ClickUpban számos lehetőség áll rendelkezésre az idő és a menetrendek tekintetében:

8. Állítsa össze kommunikációs tervét

Ebben a tervben létrehozhat projektmérföldköveket a bejelentkezésekhez és frissítésekhez. Ez történhet napi állásfoglalásokon keresztül, például az agilis projektmenedzsmentben, heti értekezleteken vagy projektindító értekezleteken.

Gondoljon arra is, hogyan fogja egyértelműen tájékoztatni az érdekelt feleket, a projekt szponzorokat és más érintetteket, mivel ők valószínűleg egyszerre több projekten is dolgoznak.

Bónusz: Nézze meg a 10 legjobb projektindító sablonunkat megbeszélésekhez

A kommunikációs terv részét képezi, hogy hogyan dokumentálja a projekt egyes fázisait.

A ClickUp lehetővé teszi fájlok csatolását, a Google Drive/Dropboxhoz való csatlakozást, sőt táblázatok vagy más dokumentumok beágyazását is közvetlenül a ClickUp-ba. A ClickUp az a alkalmazás, amely mindet helyettesítheti a dokumentumkezelés terén, kiküszöbölve az egyéb eszközökkel kapcsolatos problémákat.

Kommunikáció a ClickUp beszélgetéseivel

A ClickUp beszélgetései javítják a kommunikációs képességeit. Adjon hozzá egy beszélgetést egy mappához vagy listához, és említsen meg egy kollégáját vagy a projektcsapat tagját. Egy értesítés jelenik meg az értesítések részben, és ott is válaszolhatnak. A beszélgetések kiválóan alkalmasak gyors kérdésekre.

Fontolóra vehet formális prezentációkat is, mint frissítéseket.

Győződjön meg arról, hogy jól tervezi meg projektjeit, használja ezeket a projekttervezési sablonokat kiindulási pontként, és feltétlenül készítsen kommunikációs tervet és kockázati nyilvántartást, mielőtt elkezdené a projekt ellenőrzőlistáját.

Ne feledje: egy sikeres projekt egy olyan projektvízióval kezdődik, amelyben minden érdekelt fél határozottan elkötelezi magát, és megérti a munkamegosztási struktúrát ( WBS ), a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI) és a projekt ütemtervét.

További információk a hatékony projekt csapatkommunikációról és a munkamegosztási struktúra eszközökről .

9. Kövesse nyomon az előrehaladást

Jól halad?

Betartotta a határidőt?

Ezek fontos kérdések a projekt megkezdésekor. Gondoljon át, milyen eredményekre van szüksége, és alkalmazza ezt a projekt ütemtervére. Vegye figyelembe a korábbi projektjeiből szerzett tapasztalatokat is, és gondoskodjon arról, hogy a csapat számára minden releváns projektinformáció rendelkezésre álljon. Minél több részletet tud előre megadni, annál jobb!

A ClickUpban többféle módon is nyomon követheti projektje előrehaladását.

A ClickUp Gantt-diagramjai áttekintést nyújtanak arról, hogy mely projektek haladnak a terv szerint, melyek vannak lemaradásban, és megmutatják a kritikus utat, hogy lássa a legfontosabb elvégzendő feladatokat.

A ClickUp jelentései megmutatják , ki min dolgozik, hány feladatot teljesítettek, és még sok mást.

A ClickUp Goals funkcióját is felhasználhatja a projekt előrehaladásának nyomon követésére. Állítson be egy célt, majd adjon hozzá egy mappát, listát vagy feladatokat célként. Így láthatja, hogy mennyit haladt előre.

A haladás nyomon követésében a Portfóliók funkció is segítséget nyújt. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy átfogó képet kapjon a csapatában zajló eseményekről, mivel egy helyen összekapcsolhatja a kiválasztott listákat. A portfólió nézeteket testreszabhatja, sőt meg is oszthatja másokkal, így mindenki ugyanazon az oldalon állhat, miközben a projekt ütemezése halad előre.

Bónusz: Projektmenedzsment példák

Következtetés

Miután átnéztük a projektmenedzsment ellenőrzőlista kilenc kritikus lépését, még egy hasznos PM eszköz funkció áll rendelkezésére, amely segíthet Önnek.

Igen, megmutattuk, hogyan segíthet Önnek a ClickUp – a határidőkön át a haladás és a projekt teljesítményének jelentéséig –, de van még egy másik része is a folyamatnak.

A ClickUp-ban létrehozhat egy feladatellenőrző listát, amely tartalmazza a folyamat minden egyes részét. Minden alkalommal, amikor egy projektet szeretne elindítani, rendelkezésére áll egy mentett ellenőrző lista, amely segít a lépések végrehajtásában.

Ez egy projektterv a projektek elindításához.

Íme egy, amit erre a célra készítettem:

Hogy még könnyebb legyen, elmentheti az ellenőrzőlista sablon okat projektmenedzsment sablonként, majd újra betöltheti őket, amikor készen áll a következő projektjéhez.

A ClickUp egyszerűbbé és produktívabbá teszi a projekttervezést a projektmenedzserek számára.

Összegyűjtse az összes munkáját egy helyen, és kezdjen el hetente egy napot megtakarítani a ClickUp segítségével!