„Hogyan lett ilyen hamar ilyen késő?”
Dr. Seuss híres idézete akkoriban is nyilvánvaló volt, és ma még inkább az.
A közösségi média várja a véleményét.
Egy másik cikk máris elérhető az interneten.
A telefonod minden csengése és csipogása a figyelmedet követeli.
Hamarosan a két órányi zavartalan irodai munkaidő 2 percre csökken.
„Már megint” – mondod magadnak. De megint megtörtént. Minden út a halogatáshoz és a figyelemeltereléshez vezetett.
Van még remény számunkra?
Voltak időszakok az életemben, amikor az idő repült, mert annyira koncentráltam vagy olyan nagyszerű, produktív tevékenységekkel foglalkoztam. Más napok viszont teljesen elszaladtak mellettem.
Az időgazdálkodás azt jelenti, hogy okosan használjuk az időnket, hogy elvégezzük a szükséges feladatokat és tevékenységeket.
Az idő pedig halad előre, függetlenül attól, hogy mit csinálunk vele. Rajtunk múlik, hogy produktívabban használjuk-e fel.
Nézze meg blogjainkat az időgazdálkodási technikákról és az időgazdálkodási tippekről.
Melyek azok a fontos időgazdálkodási stratégiák, amelyekkel visszaszerezhetjük az időnket?
1. Állítson fel napi célokat
Ha nem tudja, mit fog ma csinálni, akkor hogyan lehetne dühös magára, ha nem tudja jól beosztani az idejét? A probléma részben a hamis elvárásokban rejlik. Ha nem tűz ki magának célokat, vagy nem készít teendőlistát, akkor ne legyen dühös magára, ha „semmit sem csinált”.
Ha csak homályos elképzelésed van arról, mit kell elvégezni, ahelyett, hogy ellenőriznéd és elkészítenéd a teendőlistádat, az csak a termelékenység és a rossz időgazdálkodás fekete lyuka.
A ClickUpnál minden nap felsoroljuk a céljainkat és a feladataikat, amelyeken dolgozunk, a napi standup részeként. Felsoroljuk azt is, hogy min dolgoztunk az előző nap. Nem mindig egyeznek meg tökéletesen (és őszintén szólva végül többet végzünk el, mint gondoltuk).
2. Először a legfontosabb feladatokat végezd el
Az időd feletti kontroll megszerzésének egyik módja, ha megpróbálod a legnehezebb feladatokat elvégezni először. Mások azt javasolják, hogy „edd meg a békát”, vagyis először csináld meg azt, amit nem akarsz. Látom ennek az értelmét, de ha a legfontosabb dolgot végzed el először, az felszabadít téged attól a ponttól kezdve.
Őszintén szólva, én a „kígyót megölni” és a „legfontosabbat először” módszerek között ingázom. Ez a napirendemtől és a napom alakulásától függ, de érdemes szem előtt tartani.
3. Kövesd nyomon, mennyi időbe telik egy feladat elvégzése
A jó időgazdálkodás azt jelenti, hogy tudod, mennyi időt vesz igénybe egy adott feladat. Az időd maximális kihasználása érdekében korlátoznod kell a figyelemelterelő tényezőket, miközben figyelemmel kíséred, mennyi időt vesz igénybe egy-egy feladat elvégzése. Hogyan lehet ezt egyensúlyba hozni?
Két stratégia ennek eléréséhez:
- Pomodoro: A paradicsom alakú időzítőről elnevezett módszer szerint 25 perces szakaszokban dolgozol, rövid szünetet tartasz, majd újabb 25 perces szakaszt végzel. Néhány ilyen szakasz után hosszabb szünetet tartasz. A Pomodoro technika használata remek módszer a koncentráció fenntartására.
- Időkövetés : Ha a Pomodoro technikát használja, akkor naplózhatja az időt, hogy megjegyezze, mennyi időt vesz igénybe egy adott feladat. Így legközelebb, amikor hasonló feladatot kell elvégeznie, jobb képet kap arról, hogy mennyi időt fog igénybe venni.
Nézze meg ezeket az időnapló sablonokat!
4. A napodban időt szánj a feladataidra, ne csak a megbeszélésekre
A napod tele lehet megbeszélésekkel, különösen, ha a céged nem olyan produktív és hatékony, mint lehetne. A megbeszélésekre könnyű igent mondani. Nehezebb az, hogy a munkádat ezekhez a megbeszélésekhez igazítsd. Lehet, hogy időt kell szánnod rá, és igen, néha el is kell utasítanod néhány megbeszélést.
A ClickUp Time View erre kiválóan alkalmas, mert a feladataidat óránkénti pontossággal ütemezheted, és nem feltétlenül kell, hogy azok megjelenjenek a naptárban.
5. Állítsd fel a munkád és a teendőlistád fontossági sorrendjét
Amikor teendőlistát készítesz vagy megnézed, mi a következő teendő a projektmenedzsment rendszeredben, fontos, hogy prioritásokat állíts fel. Ez azt jelenti, hogy nem csak azt kell meghatározni, mi a legfontosabb, hanem a többi feladatot is rangsorolni kell.
A munkád fontossági sorrendjének meghatározásához egy egész rendszer áll rendelkezésre, de a legfontosabb tanulság az, hogy gondolkodj el azon, mi a fontos és mi a sürgős. Ezek nem mindig egyeznek meg. Ha megkülönbözteted őket, rengeteg időt takaríthatsz meg.
6. Tervezd meg, hogy a legjobb munkádat a legjobb időben végezd el.
Úgy gondolom, hogy ezt a pontot gyakran figyelmen kívül hagyják. Mindannyian más ritmusban éljük a napjainkat. Vannak, akik reggeli típusok, mások éjszakai baglyok, és a délutánok mindenkinek rosszak (vicc). Íme néhány tipp, ami segíthet ebben: Tartsa be a napirendet.
Ha ismered a ritmusodat, akkor a legnehezebb munkákat a csúcsteljesítményed idejére tervezd. Ez lehet az az idő, amikor meg kell enni a békát.
7. Dolgozz mélyen, ne félgőzzel.
A mély munkavégzés azt jelenti, hogy időt szánsz a napirendedben a koncentrált munkavégzésre. Ez az idő nem feltétlenül a legsürgetőbb feladatokra vonatkozik, hanem a stratégiai tervezésre.
Példák lehetnek egy új üzleti terv vagy marketing ütemterv kidolgozása, vagy a következő negyedév legfontosabb funkcióinak kiadásának megtervezése.
A termelékenység kutatója, James Clear minden olyan munkát, amelyben szöveges üzenetek, e-mailek és közösségi média ellenőrzése is szerepel , „félmunkának” nevez . A félmunka kiküszöbölése a rutinjából hosszú távon időt takarít meg, mert így a szükséges feladatokra koncentrálhat.
8. Rendezze be a munkaterületét úgy, hogy minden szükséges eszköz kéznél legyen
A rendezett íróasztal és munkaterületnek köszönhetően a szükséges eszközök mindig kéznél lesznek. Az extra kellékek keresése, az USB-meghajtó vagy a post-it cetlik felkutatása olyan zavaró tényezők, amelyek megszakítják a koncentrációt.
Emellett a digitális munkaterület szervezése is fontos. A funkcionális időgazdálkodási eszközök használata remek időgazdálkodási technika, mivel automatizálhatja az emlékeztetőket, értesítéseket és prioritásokat rendelhet a feladatokhoz.
9. Hasonlítsa össze teljesítményét ezekkel a célokkal
A nap végére értünk, és hogyan sikerült beosztanod az idődet? Ha készítettél egy teendőlistát, a feladatokra koncentráltál és időkövetést használtál, akkor tudnod kell, hogy mennyire jól kezelted az idődet.
És tudod, mi a legjobb? Nem baj, ha nem sikerült mindent tökéletesen végrehajtanod. Idővel jobb szokásokat fogsz kialakítani, és megtanulod, hogyan dolgozz hatékonyabban.
10. Építs egy remek csapatot
A kollégák áldás és átok is lehetnek.
Ha olyan csapatban dolgozol, amely felelősségre von és elvárja, hogy kiváló munkát végezz, akkor el fogod érni ezt a szintet.
A kiváló kollégák magasabb szintre emelhetnek, és ez átterjedhet az időgazdálkodási stratégiáid javítására is.
Következtetés
A hatékony időgazdálkodási stratégiák nem véletlenül jönnek létre.
Ezekhez munka és elkötelezettség szükséges. Valójában ez egy készség.
Az időgazdálkodási stratégiák olyanok, mint egy fa. Egy magból indulnak, majd gyökeret vernek, és végül teljes szokássá és életmóddá fejlődnek.
Ez a célja. Ezt szem előtt tartva javíthatja termelékenységét, és többet hozhat ki az idejéből, mint eddig.
Ha ezeket a szokásokat beépíted az életedbe, jobb hosszú távú célokat fogsz kitűzni magad elé. Az ezekre a szokásokra fordított idő megéri.
Többet fog tudni arról, mit tud elérni, és nem fogják frusztrálni a reális célok. Az időgazdálkodási stratégiák nemcsak a mai napját optimalizálják, hanem a jövőjét is.