A munka prioritásainak megfelelő elosztása azt jelenti, hogy a csapat minden tagja idejét és energiáját a legjobban teljesítő projektekre fordítja.
Csábító lehet belevágni a feladatokba és minél többet elvégezni. De minél inkább a vállalat értékeit szem előtt tartva értékeli a projekteket, annál jobb döntéseket hozhat az inspiráló munkakultúra kialakításához.
A projektmenedzsment gyorsan változó világában az inspirált munka kreatív problémamegoldáshoz és sikeres eredményekhez vezet. 2027-re a munkaadóknak nehéz lesz megtalálniuk a projektmenedzsment területén jártas 87,7 millió alkalmazottat! 🌐
A teljes projektátláthatóság szellemében a projektek prioritásainak meghatározása könnyebb mondani, mint megtenni. A projektvezetők, és különösen a projektmenedzserek nélküli csapatok nem rendelkeznek a menetrendjükben megszakítás nélküli időtartamokkal, hogy az új projektkérelmeket a folyamatban lévő munkákkal összehasonlítva felülvizsgálják.
Hogyan tudjuk tehát csapatunk idejét és energiáját a megfelelő feladatokra összpontosítani?
Megnézzük a legjobb tippeket, például a hasonló projektek csoportosítását az idő maximalizálása érdekében, a kulcsfontosságú érdekelt felekkel folytatott nehéz beszélgetések lebonyolítását és a delegálási folyamat újbóli kiegyensúlyozását.
Használja ezt az útmutatót inspirációként az erőforrások és sablonok tekintetében. Vagy kezdje vele a beszélgetést a csapatával, hogy stratégiai lépéseket tegyenek a csapat projektprioritizálási folyamatában!
Mi az a projektprioritizálás?
A projektek prioritásainak meghatározása az a folyamat, amelynek során a rendelkezésre álló erőforrások és idő függvényében kiválasztják a szervezet számára legfontosabb projekteket, amelyekre összpontosítani kell. Ez a folyamat magában foglalja az egyes potenciális projektek értékelését olyan kritériumok alapján, mint a szervezeti célok elérése, a várható előnyök, a költségek és a kockázatok.
Miután minden projekttervet értékelték, a döntéshozók rangsorolják a projekteket prioritás szerint, és összehasonlítják őket a rendelkezésre álló erőforrásokkal. Ez az összehasonlítás segít kiemelni a projektek közötti lehetséges kompromisszumokat, és elősegíti a vállalat stratégiai víziójának megvalósításához leginkább hozzájáruló feladatok prioritásainak meghatározását. Emellett kiszűri az irreleváns feladatokat, hogy megóvja csapata kapacitását. 👥
Fedezzen fel további időgazdálkodási tippeket!
A projektrangsorolási rendszerek előre jelezhető struktúrát biztosítanak az egyes projektek prioritásának, fontosságának és potenciális hatásának elemzéséhez és összehasonlításához. Ez garantálja, hogy az erőforrások a vállalkozás számára legnagyobb hasznot hozó feladatok elvégzésére irányuljanak.
A projektek rangsorolása segít a csapatoknak reális célokat kitűzni az egyes projektekhez, nyomon követni az egyes projektek előrehaladását, és biztosítani, hogy minden csapattag valami fontoson dolgozzon.
Miért fontos a projektek prioritásainak meghatározása a projektmenedzsmentben?
A terv készítése és a prioritások meghatározása elengedhetetlen az üzleti sikerhez. Ha prioritásokat állítunk fel a projektekhez, akkor először a legfontosabb feladatokra koncentrálhatunk, és biztosak lehetünk abban, hogy semmi sem marad el.
Segít nekünk a szervezettség és a hatékonyság megőrzésében is! Elkerüljük a halogatásokat, a figyelemeltereléseket és a többfeladatos munkavégzést, így hatékonyabban tudunk dolgozni és kevesebb idő alatt többet tudunk elvégezni.
A projektek prioritásainak meghatározása bonyolult feladat lehet. De közös erőfeszítésekkel és stratégiai tervezéssel biztosíthatjuk, hogy projektjeink időben és kiváló eredményekkel valósuljanak meg. 📈
Tudjon meg többet arról, hogyan lehet több projektet egyszerre kezelni !
Nézze meg a projektmenedzsment példákat és sablonokat !
Hogyan lehet stratégiailag rangsorolni a projekteket 5 lépésben
A projektek prioritásainak meghatározására szolgáló stratégiák alkalmazása a projektmenedzsment fontos része, és segíthet abban, hogy egyénileg és csapatként is produktívabbak legyünk. A feladatok fontosság, sürgősség és hatása alapján történő prioritásainak meghatározása segít minden érintettnek abban, hogy először a legkritikusabb feladatokra koncentráljon. ⚡️
Ezenkívül a csapatok a prioritások meghatározásával azonosíthatják a potenciális szűk keresztmetszeteket, és előre tervezhetnek azok megoldására. Ez felszínre hozza azokat a helyzeteket és munkafolyamatokat, amelyek csökkentik a termelékenységet. Ez segít a csapatoknak a megfelelő tervezésben, és elkerülhetővé teszi a last minute rohanást és a káoszt.
Íme öt tipp a projektek prioritásainak meghatározásához és a projekt ütemtervének maximális kihasználásához!
1. Használjon prioritási mátrixot
A prioritási mátrix egy táblázat vagy diagram, amely a feladatok sorrendbe állításához vagy a tényezők összehasonlításához használható, hogy azok prioritását meg lehessen határozni. Általában két tengelyből áll: egy függőleges y-tengelyből és egy vízszintes x-tengelyből.
Az y-tengely általában a prioritásba sorolandó tényezőket vagy feladatokat jelenti, míg az x-tengely általában a fontosság vagy sürgősség mértékét jelenti.
Például a y-tengelyen olyan feladatok szerepelhetnek, mint Bejelentkezési oldal frissítése, Logó frissítése és Márka közösségi sablonok létrehozása, míg az x-tengely 1-től (alacsony prioritás) 5-ig (magas prioritás) terjedő skálát jeleníthet meg.
Ha még nem használtál projektprioritizálási rendszert, próbáld ki a ClickUp prioritizálási mátrix sablonját! Ez a Whiteboard sablon végigvezet a tervezési és funkcionális ötleteken, hogy megtervezhesd a közelgő projekteket. 🎨
Fedezze fel a ClickUp és a PowerPoint további mátrix sablonjait !
2. Szűrje az összes projektkérelmet egy projektkezelő eszközbe
Meg tudja számolni, hány eszköz van a technológiai eszköztárában?
Kiegészítő kérdés: Ezek az eszközök nem terhelik-e túl a csapatot kérésekkel?
A figyelemelterelő tényezőket félretéve, a projektfrissítések rögzítésére több csatorna használata a leggyorsabb módja a munka megkettőzésének. 🔂
A ClickUp Forms segítségével digitális korlátokat hozhat létre, amelyek megvédik csapatát attól, hogy túl korán bekapcsolódjon egy projekt „felfedezési szakaszába”. A felfedezési szakasz az az időszak, amikor a megrendelő még nem adott meg konkrét stratégiát, célt és eredményt a munka megkezdéséhez.
Bónusz: Prioritizálási eszközök
Használja ezeket az útmutatásokat, hogy olyan űrlapot tervezzen, amely megfelel csapata egyedi igényeinek a projekt értékeléséhez:
- Van-e olyan meglévő vizuális anyag (fotó, infografika, logó stb.), amelyet fel kell használni a projektben?
- Vannak-e olyan meglévő tartalmak (írások, jelentések, felmérések, tanulmányi eredmények stb.), amelyeket fel kell használni a projektben?
- Hogyan fogják mérni a sikert? Sorolja fel az összes releváns vállalati OKR-t és KPI-t.
- Van listája a projektbe beépítendő legfontosabb üzenetekről vagy pontokról?
- Van-e bármilyen technikai korlátozás vagy szempont, amelyet figyelembe kell venni?
- Van-e bármilyen márkaépítési irányelv vagy esztétikai szempont, amelyet figyelembe kell venni?
- Van-e bármilyen jogi előírás vagy megfelelési szabvány, amelyet be kell tartani?
- Van olyan tartalom vagy vizuális elem, amelyet ki kell zárni a projektből?
- Melyek a projekt stratégiai céljai?
- Mi a projekt ütemterve és költségvetése?
- Kik a célközönsége ennek a projektnek?
- Kik a projekt érdekelt felei?
- Mikor kell ezt leszállítani?
- Ez egy új vagy frissített projekt?
PRO TIPAdjon lehetőséget csapatának, hogy az ad hoc kéréseket a ClickUp űrlapra irányítsa át. Bárki, aki rendelkezik az űrlap linkjével, beküldheti válaszait, amelyek automatikusan a csapat munkaterületére kerülnek, ahol megfelelően áttekinthetők!
3. Csoportosítsa a hasonló projekteket egy Sprintbe
A hasonló projektek csoportosítása hatékony módszer a folyamatok hatékonyságának növelésére. Az ötlet az, hogy olyan projektcsoportokat hozzunk létre, ahol a feladatok és ötletek, valamint az erőforrások és szakértelem könnyen megoszthatók a csapat tagjai között. 🧑💻
A Sprint az egyik Agile esemény, amelynek segítségével meghatározzák azt az időtartamot, amely alatt egy adott munkakörülményt el kell végezni.
A sprint hossza a szoftverfejlesztő csapatok esetében hagyományosan két hét, de ez a csapat és a projekt igényeitől függően bármilyen időtartam lehet. A sprint során a csapatok felosztják az egyes feladatokat, és azokat konkrét személyeknek osztják ki, akik elvégzik azokat. A sprint végén a csapatok áttekintik az elért eredményeket, és továbblépnek a következő sprintre.
Egy másik előny, hogy a könnyen elérhető célokat – az üzletmenet fenntartását szolgáló projekteket – lehet elsőként megvalósítani, így maximalizálva az időt!
4. Mondj nemet a vállalatodon kívüli projektekre
A projektkérelmek üzleti érték alapján történő szervezése azt jelenti, hogy azokat a projekt potenciális ROI-ja (befektetés megtérülése) és a vállalat működésére gyakorolt hatása szerint rangsorolják.
Az üzleti értéket a projekt idő-, erőforrás- és nyereségbeli költségeinek és hasznainak elemzésével határozzák meg. A magas várható hozamú projektek előrébb kerülnek a listán. Például a jelentős gyártási problémák kijavítása vagy az ügyfelek panaszainak kezelése.
Az olyan tényezők figyelembevételével, mint az ügyfélelégedettség, a rövid és hosszú távú hatások, valamint a versenyelőnyök, a vállalkozások eldönthetik, mely projektek a legértékesebbek üzleti céljaik szempontjából.
5. A megfelelő munkát a megfelelő embereknek kell delegálni
Néha öntudatlanul is minden feladatot egy adott fejlesztőnek, tervezőnek vagy koordinátornak osztunk, mert ők egyszerűen nagyon jók. Munkájuk minősége és pozitív hozzáállásuk miatt vonzzák a egymást követő feladatokat.
De mi a projektek prioritásainak meghatározására koncentrálunk, ami azt is jelenti, hogy a csapatunk munkaterhelési kapacitását és növekedését is figyelembe vesszük a tervezés során. 🌱
Lehet, hogy az a tervező, fejlesztő vagy koordinátor nem a legalkalmasabb személy a feladatra. Valószínű, hogy más projektekre fordíthatnák idejüket és energiájukat, hogy fejlesszék kreativitásukat, elkerüljék a kiégést, és több tapasztalatot szerezzenek magas szintű munkák elvégzésében.
Tehát amikor feladatokat osztasz ki, használd ki a csapatod minden tagjának tehetségét, hogy felelősségérzetet és csapatszellemet teremts. Ennek eredményeként hatékonyabbá válik a munkaterhelés kezelése!
Tegye a termelékenységet elsődleges prioritássá a ClickUp segítségével
Próbálja ki a ClickUp-ot, és tapasztalja meg, milyen pozitív változásokat hozhat ez a csapata termelékenységében. Platformunk olyan eszközöket kínál, amelyekkel kialakíthatja az ideális projektprioritizálási folyamatot. Néhány kattintással áttekintheti a teljes képet, majd bármely feladat részleteibe is belemélyedhet.
Hozzon létre még ma egy ingyenes ClickUp-fiókot, és maradjon motivált a előtted álló feladatokkal kapcsolatban. Ha bármilyen segítségre van szüksége, vegye fel velünk a kapcsolatot a Súgó központon keresztül, vagy vegyen részt valamelyik on-demand webináriumunkon.
Kellemes tervezést! 💜