A projektben betöltött szerepek és felelősségek tisztázása elengedhetetlen, ha el akarja kerülni a projektmenedzsmenttel kapcsolatos problémákat, mint például a határidők késedelme, a költségek emelkedése és a teljesítmény romlása, csak hogy néhányat említsünk.
Ekkor kerül képbe a RACI mátrix, más néven RACI diagram vagy felelősségmegosztási mátrix. 🖼️
A RACI modell segít feltérképezni az összes érdekelt fél szerepét és felelősségét, struktúrát és egyértelműséget teremtve, és a csapat minden tagját bevonva a projekt sikeres megvalósításába, így kizárva a téves számítások lehetőségét.
Íme, miért esküsznek a RACI-táblázatokra a projekttervezés során a vállalati világ számos szereplője, az egészségügytől az építőiparig. 🙏
Összeállítottunk néhány RACI-mátrix példát, sablont és bevált gyakorlatot, hogy segítsünk az indulásban.
Mi az a RACI-mátrix táblázat?
A RACI mátrix egy egyszerű módszer a projektben betöltött szerepek és felelősségek meghatározására, amely segít a kívánt eredmények elérésében.
Ez a kifejezés a Responsible (felelős), Accountable (elszámoltatható), Consulted (konzultált) és Informed (tájékoztatott) szavak rövidítése. A projektmenedzsmentben a RACI-mátrix lényegében a projektben részt vevő csapattagok különböző szerepeit írja le, és részletezi, ki mit csinál.
A RACI-modell négy szerepköre
Felelős
Ez a személy felelős a cselekvésért és annak biztosításáért, hogy a projekt feladatait elvégezzék.
Általában ez egy csapat tag vagy projektmenedzser, aki az „A” kategóriába tartozik. A RACI-ban több „R” is lehet, és néhányuk részt vehet a döntéshozatali folyamatban is.
Ugyanakkor nagyon tanácsos, hogy ne vigye túlzásba a dolgokat, és ne rendeljen túl sok felelőst a felelősségmegosztási mátrixhoz.
Felelős
Ez az a személy, aki gondoskodik arról, hogy minden feladatot megfelelően osszanak el, jóváhagyja vagy elutasítja a munkát vagy a döntéseket (alapvetően ez a személy a döntéshozó), és biztosítja, hogy minden sikeresen és időben elkészüljön. A RACI mátrix szerint csak egy „A” lehet.
Konzultált
Ez az a szakértő, akit a csapat különböző témákkal és intézkedésekkel kapcsolatban konzultál. Ez a személy vagy személyek visszajelzést adnak és értékelnek, hogy a feladatok elvégezhetők legyenek.
Tájékozott
Olyan személy, akit tájékoztatni kell a folyamat előrehaladásáról, miután minden elkészült, de aki nem vesz részt közvetlenül a folyamatban. Ez a személy nem vesz részt a döntéshozatalban vagy a feladatok elvégzésében, és semmilyen kérdésben nem kérik ki a véleményét.
Tudjuk, hogy a projektmenedzsment csapatok imádják a rövidítéseket: PMP, KPI, SOW és SME. A lista végtelen, de a RACI mátrix táblázat segítségével könnyedén megtervezheti a legfontosabb döntéseket, feladatokat, mérföldköveket és szerepeket.
Olvassa el még: Érdekelt felek feltérképezési sablonok
A RACI-táblázat modelljének előnyei
A nagy projektmenedzsment csapatokban, ahol a csapat tagjai több részleg között oszlanak meg és más csapatoktól függenek, természetes, hogy szerepkörökkel kapcsolatos zavarok lépnek fel.
Ilyen helyzetben a projektmenedzser vagy a vezető projektcsapat feladata, hogy lépéseket tegyen, és gondoskodjon arról, hogy minden csapat minden tagja tisztában legyen azzal, mit várnak tőlük. A helyzet még nehezebbé válhat, ha a munkát távolról irányítják és végzik. Ilyenkor azonban egy egyszerű RACI-mátrix segít! 🚀
A RACI-táblázat modell számos előnnyel jár:
- Ezzel elkerülhető a szerepek és a döntéshozók közötti zavar (lehet, hogy a felelős vagy a megbízott fél a döntéshozó, ezért ezt a kezdetektől egyértelművé kell tenni).
- Ösztönzi a csapatmunkát és a kommunikációt a projektben részt vevő összes személy között, ami egyértelmű elvárások kialakításához vezet.
- Megakadályozza a csapat tagjainak erőforrásainak túlzott vagy elégtelen elosztását, és szükség esetén biztosítja az erőforrások zökkenőmentes újraelosztását.
- Ez garantálja, hogy még az erőforrások átcsoportosítása esetén sem marad figyelmen kívül egyetlen feladat sem.
- Használatával egyszerűsítheti a kommunikációt, kiküszöbölheti a konfliktusok megoldását, bizalmat építhet és magas szintű elkötelezettséget biztosíthat.
- Végül is ez javítja a projekt hatékonyságát és időt takarít meg.
Érdemes megemlíteni, hogy a RACI-mátrix példák bármilyen kapcsolat kezelésére létrehozhatók, legyen szó ügyfelekről, szponzorokról, VIP-ügyfelekről, belső felhasználókról, beszállítókról, befektetőkről, vezetőkkel, elemzőkről vagy kormányzati szabályozókról.
Ezért ez a modell mind a B2B, mind a B2C üzletágak számára ideális. ✅
Olvassa el még: Alternatívák a RACI keretrendszerhez
A RACI-mátrix összehasonlítása más modellekkel
RACI és DACI modellek
Íme egy összehasonlítás a RACI és a DACI keretrendszerekről:
| Aspektus | RACI keretrendszer | DACI keretrendszer |
| Meghatározás | A felelősségi feladatok mátrixa, amely meghatározza a szerepeket egy folyamatban vagy projektben. | Döntéshozatali keretrendszer, amely tisztázza a csoportos döntéshozatalban betöltött szerepeket. |
| A rövidítés jelentése | Felelős, elszámoltatható, konzultált, tájékoztatott | Vezető, jóváhagyó, közreműködők, tájékozottak |
| Elsődleges fókusz | Tisztázza a feladatok tulajdonjogát és a felelősségi köröket egy projektben. | Tisztázza a döntéshozatali jogköröket és a részvételt |
| Felhasználási terület | Szerepkörök és felelősségek kiosztása a projektmenedzsmentben, a folyamatok végrehajtásában és a műveletekben | A döntéshozatali folyamatok racionalizálása a csapatokban, a termékfejlesztésben és az üzleti stratégiában |
| A főszereplő szerepe | A „felelős” végrehajtja a feladatot, míg a „számonkérhető” biztosítja a teljesítést. | A „vezető” irányítja a döntéshozatali folyamatot. |
| Döntéshozatali jogkör | A „felelős” személynek van a végső szava. | A „jóváhagyó” rendelkezik a végső döntési jogkörrel. |
| Együttműködési szint | Meghatározza, hogy a különböző érdekelt felek hogyan járulnak hozzá a végrehajtáshoz. | Meghatározza, hogy a különböző érdekelt felek hogyan járulnak hozzá a döntésekhez. |
| Legalkalmasabb | Projektek, munkafolyamatok és operatív folyamatok | Termékfejlesztés, stratégiai kezdeményezések és nagy kockázatú döntések |
| Főbb előnyök | Biztosítja a feladatok egyértelmű tulajdonjogát, elkerülve a végrehajtás során felmerülő zavarokat. | Gyorsítja a döntéshozatalt és elkerüli a csapat döntéseinek szűk keresztmetszeteit. |
| Lehetséges hátrány | Ha nem határozzák meg megfelelően, akkor a döntéshozatal során félreérthetőséghez vezethet. | Lassíthatja a végrehajtást, ha túl sok résztvevő vesz részt a megbeszéléseken. |
A RACI a feladatok tulajdonjogával, míg a DACI a döntéshozatallal foglalkozik.
RACI vs. RASCI
Néha a nagy vagy összetett projektekben dolgozó csapatok a RASCI modellt is használják. Ez a RACI kiterjesztett változata, amelyhez hozzáadnak egy támogató szerepkört (felelős, elszámoltatható, támogató, konzultált, tájékoztatott).
Ez a modell nagyobb rugalmasságot kínál, mivel elismeri azokat a támogató szerepeket, amelyek nem közvetlenül felelősek.
A RACI mátrixhoz hasonlóan a „felelős” személynek továbbra is az utolsó szó joga van. Lehetséges hátránya, hogy bonyolultabbá teheti a szerepkörök kiosztását, ha a „támogató” szerepkört túl gyakran használják vagy félreértik.
Olvassa el még: RACI-sablonok Excelhez
Mikor érdemes használni a RACI-táblázat modellt?
A RACI mátrix a projektmenedzsment minden területén felhasználható, a csapattagok szerepeinek és feladataik tisztázásától a zavarok és a leállt folyamatok kiküszöböléséig.
A legjobb az egészben, hogy hihetetlenül rugalmas, és bármely iparágban használható. 🤩
Íme néhány példa a RACI-táblázatok hasznosságára:
- A szerepek közötti zavar általában akadályozza a haladást és lassítja a jóváhagyási folyamatot, vagy amikor a döntések látszólag önkényesen születnek, ismét a szerepek körüli átláthatóság hiánya miatt.
- Amikor a hatáskör, a felelősségek, a szerepek és a feladatok nincsenek egyértelműen meghatározva
- Ha nem világos, hogy ki kell elvégeznie a feladatokat, az azt eredményezheti, hogy több ember dolgozik ugyanazon a feladaton, vagy egyikük sem dolgozik azon a projekten, amin dolgoznia kellene.
Például bármely projektmenedzser vagy termékfelelős valamilyen módon (tévesen) felelősnek tekinthető minden apró részletért és általában a projektcsapat sikeréért.
A RACI-táblázat leveszi a terhet ezekről a szerepkörökről. Lehetővé teszi a fejlesztőknek és a tervezőknek, hogy felelősséget vállaljanak a munkájukért.
Ne feledje azonban, hogy a RACI nem egy univerzális megoldás.
Csodásan működik nagyobb, összetett projekteknél, amelyek több érdekelt felet is magukban foglalnak. Másrészt viszont nem alkalmas kisebb projektmenedzsment csapatok és gyorsan változó projektek esetében, mivel csak lassíthatja a döntéshozatali folyamatot és a projektet egészében.
Hogyan készítsünk RACI-táblázatot?
Mielőtt ténylegesen megkezdené a RACI-táblázat elkészítését, vegye figyelembe az alábbi tényezőket:
- Ideális esetben egy személynek csak egyféle felelőssége lehet.
- A felelős személynek rendelkeznie kell a szükséges jogosultságokkal, és képesnek kell lennie útmutatást adni és segítséget nyújtani a feladatok elvégzésében.
- Rendeljen hozzá egy felelős felet minden egyes teljesítendő feladathoz.
- Minden feladatot felelős és elszámoltatható szerepkörökhöz kell rendelni, de nem kötelező külső segítséget kérni, ha a feladat nem túl bonyolult.
- Az érdekelt feleket még a projekt kisebb változásairól és frissítéseiről is tájékoztatni kell.
Íme, hogyan készíthet egyszerű RACI-táblázatot:
1. lépés: Határozza meg a teljesítendő feladatokat
Határozza meg és sorolja fel a teljesítendő főbb projektfeladatokat, majd sorolja fel őket egymás alatt a RACI-táblázat bal oldalán.
Ne vegye fel a táblázatba az összes projekt eredményt, mert akkor túl részletes lesz, és túl bonyolulttá válik a használata és megértése.
2. lépés: Határozza meg a projekt szerepeit
Határozza meg a projektcsapat tagjait és szerepeiket (felelős, elszámoltatható, konzultált és tájékoztatott), majd adja hozzá őket a táblázat tetejére, egymás mellé.
Például választhatja a következőket: projektvezető, projektmenedzser, üzleti elemző, műszaki tervező és alkalmazásfejlesztő.
Alternatív megoldásként a szerepeket név szerint is megadhatja. Ez különösen hasznos, mivel egyértelművé teszi, ki mit csinál, és hogy több érdekelt félnek is hasonló szerepet osztottak-e.
3. lépés: Összekapcsolja a pontokat
Itt az ideje összekapcsolni a feladatokat és a szerepeket. ♻️
Feladatként elengedhetetlen a felelős és az elszámoltatható személy kijelölése, ugyanakkor alaposan át kell gondolni, hogy kivel kell konzultálni és kit kell tájékoztatni az eredményekről.
4. lépés: Oldja meg az esetleges konfliktusokat
Ideális esetben egy csapattagnak csak néhány feladatot (legfeljebb kettőt-hármat) kell kiosztani.
Ha sok üres cella van, próbálja meg átcsoportosítani az erőforrásokat (változtassa meg a Felelős szerepkört Konzultált szerepkörre).
Ha túl sok felelős szerepkör van, az lassíthatja a döntéshozatali folyamatot, ezért célszerű, ha minden feladatra csak egy felelős személy van kijelölve.
A túl sok C is késedelmet okozhat a projektmenedzsereknek, mivel a tanácsadói szerepkörben lévők gyakran átkerülhetnek az Informált szerepkörbe. A C és I szerepkörök hiánya általában a csapaton belüli kommunikáció hiányára utal.
RACI-mátrix sablonok
Ha inspirációra vagy útmutatásra van szüksége a RACI keretrendszer felépítéséhez, a ClickUp készen használható és szerkeszthető RACI modell sablonokat kínál.
ClickUp RACI tervezési sablonja
Ez egy Doc sablon, amely tartalmaz egy táblázatot, amely azonosítja és felvázolja a csapat tagjainak szerepeit és felelősségeit a projekt feladataival kapcsolatban. A ClickUp RACI tervezési sablonja a következőket segíti:
- Határozza meg egyértelműen az egyes csapattagok felelősségi körét
- Azonosítsa a potenciális kockázatokat és a fejlesztésre szoruló területeket
- Biztosítsa a felelősségvállalást a projekt minden területén
Ezzel a sablonnal csapata szervezett maradhat és jobban tud együtt tervezni.
A RACI-mátrix sablon a ClickUp-tól
A ClickUp RACI-mátrix sablonja hatékony módszer arra, hogy kézben tartsa projektjeit, és biztosítsa, hogy mindenki tisztában legyen a folyamatban betöltött szerepével.
A Projektállapot nézet segítségével könnyedén nyomon követheti az egyes projektek állapotát. A Projektvezetés nézet segít azonosítani, hogy ki felelős az egyes feladatokért, míg a Projektcsapat nézet segítségével feladatok rendelhet a csapat tagjaihoz.
Olvassa el még: Nézze meg ezeket a RACI-mátrix sablonokat is!
A RACI-modell használata a gyakorlatban
A RACI mátrix széles körben használatos a modern munkahelyeken a szerepek és felelősségek tisztázása, a felelősségre vonhatóság javítása és a zavarok csökkentése érdekében. Íme néhány fontos RACI mátrix példa:
1. Projektmenedzsment
- Meghatározza a projektben részt vevő csapat tagok egyértelmű szerepeit.
- Biztosítja a projekt mérföldköveinek és eredményeinek elszámoltathatóságát.
- Megakadályozza a szerepkörök átfedését és a feladatok duplikálódását
Példa
Egy szoftverfejlesztési projekt a következőképpen használhatja a RACI-t:
- Felelős: Fejlesztők (kód írása)
- Felelős: Projektmenedzser (biztosítja a projekt megvalósítását)
- Konzultáltak: UX tervezők, minőségbiztosítási mérnökök (hozzájárulás)
- Tájékozott: Vezető vezetők (folyamatosan tájékoztatják a haladásról)
2. Folyamatoptimalizálás és szabványosítás
- Segít a szervezeteknek az üzleti folyamatok racionalizálásában és dokumentálásában
- Biztosítja a munkafolyamat egyes lépéseinek egyértelmű felelősségi körét.
- Csökkenti a szűk keresztmetszeteket és a szerepkörök bizonytalanságát
Példa
A HR-ben az alkalmazottak beilleszkedési folyamata a RACI keretrendszerre épülhet a következő módon:
- Felelős: HR-szakértő (végzi az új munkavállalók beillesztési feladatait)
- Felelős: HR-menedzser (biztosítja a teljesítést)
- Konzultált: IT, pénzügy (rendszerhozzáférés, bérszámfejtés beállítása)
- Tájékozott: új munkavállaló, csapatvezető
3. Funkciók közötti csapatmunka
- Tisztázza a felelősségi köröket komplex csapatokban (pl. marketing és értékesítés összehangolása)
- Csökkenti a félreértéseket, amikor több részleg is részt vesz a folyamatban.
- Javítja a termékbevezetések és stratégiai kezdeményezések hatékonyságát
PéldaÍgy lehet meghatározni a szerepeket egy új termék bevezetése esetén, amelybe marketing, értékesítés és mérnöki munka is beletartozik:
- Felelős: Marketingcsapat (promóciós tartalmakat készít)
- Felelős: termékmenedzser (felügyeli a bevezetési stratégiát)
- Konzultált: Értékesítési csapat (ügyfél-információkat szolgáltat)
- Tájékozott: vezetők, ügyfélszolgálat
4. IT és változáskezelés
- Biztosítja a rendszer zökkenőmentes bevezetését és a folyamatok változásait
- Elkerüli a zavart azzal kapcsolatban, hogy ki mit kezel az átmenetek során.
- Csökkenti a változással szembeni ellenállást azáltal, hogy bevonja a legfontosabb érdekelt feleket.
Példa
A szoftverfrissítés egy szervezetben a következőképpen osztható fel:
- Felelős: IT-csapat (végrehajtja a frissítést)
- Felelős: IT igazgató (biztosítja a teljesítést)
- Konzultáltak: végfelhasználók, biztonsági csapat (visszajelzést adnak a rendszer hatására vonatkozóan)
- Tájékozott: Minden alkalmazott (a változásokról tájékoztatva)
5. Megfelelés és kockázatkezelés
- Segít meghatározni a szabályozási megfelelésért való felelősséget
- Biztosítja a jogi vagy biztonsági csapatokkal való szükséges konzultációt.
- Csökkenti a szabályszegés és a szankciók kockázatát
Példa
Egy adatvédelmi megfelelési folyamat szerepei a következőképpen oszthatók meg:
- Felelős: adatvédelmi tisztviselő (biztosítja a megfelelést)
- Felelős: Vezető megfelelőségi tisztviselő (a folyamat tulajdonosa)
- Konzultált: Jogi, IT-biztonság (jogi és technikai tanácsadás)
- Tájékozott: Minden alkalmazott (aki adatvédelmi szabályokról kapott képzést)
6. Ügyfélszolgálat és szolgáltatásmenedzsment
- Egyértelműen meghatározza a szerepeket az ügyfélszolgálati tevékenységekben
- Biztosítja a problémák időben történő megoldását és a felelősségre vonhatóságot
- Javítja az ügyfél-elégedettséget és a válaszadási időket
Példa
Az ügyfélpanaszok kezelése egy SaaS-vállalatnál a következőképpen nézhet ki:
- Felelős: Ügyfélszolgálati képviselők (jegyek megoldása)
- Felelős: Támogatási menedzser (biztosítja az SLA betartását)
- Konzultált: Termékcsapat (technikai kérdésekben)
- Tájékozott: Ügyfelek (frissítve a megoldás állapotáról)
7. Fúziók és felvásárlások (M&A) integrációja
- Biztosítja a csapatok és folyamatok strukturált integrációját
- Meghatározza, ki vezeti az átállás különböző aspektusait.
- Minimalizálja a zavarokat és javítja az együttműködést
Példa
Két vállalat egyesülése esetén a szerepek a következőképpen határozhatók meg:
- Felelős: Integrációs csapat (végrehajtja a fúziós lépéseket)
- Felelős: COO (felügyeli az integrációt)
- Konzultált: HR, pénzügy, IT (szakértelem biztosítása)
- Tájékozottak: alkalmazottak, befektetők
8. Agilis és DevOps csapatok
- Tisztázza a felelősségi köröket az agilis munkafolyamatokban
- Segít egyensúlyba hozni a felelősségeket a DevOps gyakorlatokban
- Javítja az együttműködést a fejlesztési és üzemeltetési csapatok között
Példa
A folyamatos telepítési folyamat szerepei a következőképpen oszthatók meg:
- Felelős: DevOps mérnökök (frissítések telepítése és figyelemmel kísérése)
- Felelős: Mérnöki vezető (biztosítja a zökkenőmentes kiadásokat)
- Konzultált: minőségbiztosítási csapat, biztonsági csapat (kód érvényesítése)
- Tájékozottak: fejlesztők, üzleti csapatok
A RACI-modell egy sokoldalú eszköz, amely biztosítja a világosságot, a felelősségvállalást és a hatékonyságot a modern munkahelyek különböző funkciói között. Legyen szó projektmenedzsmentről, IT-ről, megfelelőségről vagy ügyfélszolgálatról, a RACI segít a csapatoknak hatékonyabban dolgozni azáltal, hogy kiküszöböli a szerepkörök közötti zavart.
Bónusz: Mátrix sablonok
RACI-mátrix példák a ClickUp-ban
A ClickUp segítségével könnyebb, mint valaha, létrehozni az ideális RACI mátrixot.
Nézzük meg, milyen rugalmasságot kínál a ClickUp a RACI-táblázatok létrehozásához. 5 példa RACI-táblázatot hoztunk létre a ClickUp-ban.
1. Egyszerű RACI-táblázat a Doc View-ban
Itt van egy tökéletes példa a fentiekre. A ClickUp Docs segítségével egyszerűen elkészítheti a RACI-táblázatot.
Az érdekelt felek balra, a szerepek felül és jobbra. Jack, Sabrina és Selena felelősek a program menedzsmentjéért, Caroll elszámoltatható, Samatha konzultációs szerepet tölt be, Ahmed pedig tájékozott.
Nagyszerű, hogy a programmenedzsmentben csak egy felelős személy van, aki az elszámoltathatóság szerepét tölti be. Ugyanez vonatkozik a kampánymarketingre, a tervezésre, a termékmarketingre, az adatelemzésre, a márkamenedzsmentre és az ügyfélsikerre is!
Könnyű észrevenni, hogy egyetlen erőforrás sem van túlterhelve. Jack a programmenedzsment, a márkázás és az ügyfél-sikerért felelős személy, míg a kampánymarketingért felel, a termékmarketingről tájékoztatást kap, és az adatelemzéssel kapcsolatban konzultálnak vele.
2. Színkódolt RACI-mátrix listanézetben
A ClickUp List View funkciója lehetővé teszi, hogy részletesebben megismerkedjünk a RACI táblázattal. Emellett színesebbé teheti az egész koncepciót, hogy az olykor unalmas projektmenedzsment frissebbé váljon. 🌈
Különböző szerepkörök színei közül választhat. Mi a felelős szerepkört kékkel, a számonkérhető szerepkört zölddel jelöltük, és így tovább. Teljesen Önön múlik, hogy a táblázatot és a szerepköröket saját igényei szerint alakítja-e.
Itt a szerepek és feladatok elhelyezkedése is kissé eltérő. A projekt feladatok bal oldalon, egymás alatt vannak felsorolva, míg a nevek és a felelősségek a jobb felső sarokban találhatók (ha Ön ezt a fajta vizualizációt részesíti előnyben, az teljesen rendben van).
Láthatja azokat a prioritási jelöléseket is, amelyek mindenkinek iránymutatást adnak, és rámutatnak azokra a feladatokra, amelyeket minél hamarabb el kell végezni, és azokra, amelyekkel még várni lehet egy kicsit. 🚩
3. RACI-modell táblázatos nézetben
A ClickUp táblázatos nézetével részletesebben is megismerheti a RACI-táblázatot. A szerepek, feladatok és prioritások megtekintése mellett a táblázatból nyomon követheti az egyes feladatok állapotát is.
Az állapotok teljes mértékben testreszabhatók; ez csak egy példa arra, hogyan nevezheti el és színezheti meg az egyes állapotokat.
4. RACI-táblázat példa, állapot szerint csoportosítva a ClickUp-ban
A Táblázat nézetben a ClickUp lehetővé teszi a feladatok szűrését és csoportosítását név, szerepkör, állapot, prioritás stb. szerint.
Így jobban belemélyedhet a RACI-táblázat részleteibe, és láthatja, mely feladatok vannak folyamatban, melyek még hátravannak, és melyek már befejeződtek.
5. RACI szerepek a ClickUp Whiteboards-ban
A ClickUp Whiteboard segítségével könnyedén vizualizálhatja a feladatokat, szerepeket és szerepköröket, mindezt színekkel.
Ez biztosítja, hogy mindenki csapatként dolgozzon, gyakorlatilag nem hagyva teret konfliktusoknak vagy alacsony morálnak.
Olvassa el még: Észlelési térkép sablonok
A RACI-táblázatok használatának bevált gyakorlata
A RACI vagy felelősségi mátrix létrehozása hatékonyan biztosítja a szerepek és felelősségek egyértelműségét. Íme néhány bevált gyakorlat, amelyet érdemes követni:
1. Határozza meg egyértelműen a hatókört
Határozza meg, mely folyamat, projekt vagy munkafolyamat igényel RACI-táblázatot, és állítson fel egyértelmű célokat, hogy azok összhangban legyenek az üzleti célokkal. Tartsa fókuszáltnak, hogy elkerülje a felesleges bonyolultságot.
2. Azonosítsa az összes kulcsfontosságú tevékenységet és feladatot
Sorolja fel az összes feladatot, döntést vagy eredményt, amelyhez szerepkörök kiosztása szükséges. Győződjön meg arról, hogy a feladatok konkrétak és megvalósíthatók, nem túl általánosak vagy homályosak.
Példa: A „Projekt menedzselése” helyett használja a „Projekt hatókörének meghatározása”, „Költségvetés jóváhagyása” vagy „Haladás figyelemmel kísérése” kifejezéseket.
3. Határozza meg és sorolja fel az érdekelt feleket
Határozza meg az összes szerepet, amely a folyamatban részt vesz (csapatok, egyének, osztályok). A skálázhatóság biztosítása érdekében szerepeket vagy munkaköröket használjon a nevek helyett.
Példa: Használja a „marketing menedzser” kifejezést „John Doe” helyett.
4. Gondosan ossza ki a RACI szerepeket
A mátrixban minden szerepkörnek egyértelmű, jól körülhatárolható felelősségi körrel kell rendelkeznie.
- Minden feladatnak pontosan egy „felelős” személynek kell lennie, hogy elkerülhető legyen a zavar.
- Minimalizálja a „konzultált” szerepkörök számát a döntéshozatal egyszerűsítése érdekében.
- Egyensúlyozza a felelősségeket, hogy elkerülje egy személy vagy csapat túlterhelését.
Ne feledje, hogy túl sok „felelős” vagy „konzultált” szerepkör lassítja a végrehajtást.
5. Ellenőrizze és érjen konszenzust
Tekintse át a táblázatot az összes fontos érdekelt féllel, hogy biztosítsa a pontosságot és megoldjon minden szerepkörrel kapcsolatos konfliktust vagy átfedést. Biztosítsa a vezetőség és a csapat tagjainak támogatását.
6. Legyen egyszerű és könnyen olvasható
Ne bonyolítsa túl a felelősségi mátrixot felesleges részletekkel. A mátrixnak minden érdekelt fél számára hozzáférhetőnek és mindenki számára könnyen érthetőnek kell lennie.
A jobb áttekinthetőség érdekében használjon színes kódolást vagy formázást.
✅ Íme egy példa a RACI formátumra:
| Feladat | Felelős (R) | Felelős (A) | Konzultált (C) | Tájékozott (I) |
| Határozza meg a projekt hatókörét | Projektmenedzser | Szponzor | Érdekelt felek | Csapat tagok |
| Költségvetés jóváhagyása | Pénzügyi vezető | Pénzügyi igazgató | Projektmenedzser | Osztályvezetők |
| Marketingstratégia kidolgozása | Marketing csapat | Marketing igazgató | Értékesítési csapat | Vezetők |
7. Rendszeresen felülvizsgálja és frissítse
Frissítse a RACI táblázatot a projekt előrehaladtával.
Értékelje újra a szerepeket csapatváltozások, új prioritások vagy munkafolyamat-változások esetén. Tartsa összhangban a valós felelősségi körökkel.
8. Kommunikáljon és képezze a csapatokat
Győződjön meg arról, hogy mindenki megérti a saját szerepét és azt, hogy a RACI hogyan vonatkozik rájuk.
Képezze ki az új alkalmazottakat a RACI hatékony használatára, és ösztönözze a csapatokat, hogy kétség esetén a RACI táblázatot használják.
9. Használja a RACI táblázatot élő dokumentumként
Integrálja a RACI mátrixot a projekt dokumentációjába, az értekezletekbe és a munkafolyamatokba a jobb végrehajtás érdekében.
Olvassa el még: Mátrix szervezeti struktúra példák
Kiknek előnyös a RACI-táblázat használata?
Projektmenedzserek
A RACI-táblázat hasznos eszköz azoknak a projektmenedzsereknek, akiknek nyomon kell követniük a projekthez kapcsolódó különböző feladatokat és szerepeket. Ezen szerepek nyomon követésével biztosítható, hogy a projektben részt vevő mindenki felelősséget vállaljon az egyéni feladataiért.
Üzleti vezetők
A RACI-táblázat azoknak az üzleti vezetőknek is hasznos, akiknek egyértelműen meg kell határoznia az egyes csapattagok szerepeit és felelősségeit. Ez a táblázat arra is használható, hogy azonosítsa a szerepek és felelősségek közötti hiányosságokat, és segít kidolgozni egy hatékony tervet az erőforrások ennek megfelelő elosztására.
Hasznos források projektmenedzsereknek 😎
Hogyan strukturálja projektjét: Bevált gyakorlatok
RACI a projekt sikeréhez a ClickUp segítségével!
A RACI rövidítés hasznos a szerepek és felelősségek meghatározásához – többet nyújt, mint egy világos vázlatot, így az Ön feladata annak biztosítása, hogy a munka és a felelősségek méltányosan legyenek elosztva. Emellett leírja azokat a projektfeladatokat is, amelyeket előre el kell végezni a zavarok és szűk keresztmetszetek elkerülése érdekében.
Most, hogy megismerkedett a RACI-mátrix példáival, itt az ideje, hogy kipróbálja saját maga is! Töltse be az egyik sablont, például a ClickUp RACI sablont, testreszabja az igényeinek megfelelően, és kezdje el hatékonyabban delegálni a feladatokat és a felelősségeket.
De a ClickUp ennél többet is tud. A kollaboratív táblák, az AI-segítség, a több mint 15 egyedi nézet, a célkövetés, a tudásmenedzsment, a kommunikáció és a feladatkezelés együttesen teszik a ClickUp-ot az egyetlen projektmenedzsment eszközzé, amire szüksége van. Próbálja ki még ma az örökre ingyenes csomagot!