Túl sok szakács elrontja a levest.
Ez a régi mondás igaznak bizonyul a projektmenedzsmentben. A projekt megvalósítása több időt vesz igénybe, ha a funkciók közötti csapat tagjainak szerepei és felelősségei nem egyértelműek. Bizonyos esetekben a projekt sikertelen lehet, vagy több időt vesz igénybe a megvalósítása.
A RACI-sablon megakadályozza a „túl sok szakács” problémát. Világosan meghatározza, ki végzi el az X feladatot, ki mérlegeli azt, és ki hozza meg a végső döntést a munkával kapcsolatban. Ennek eredményeként a projektcsapat tagjai tisztában vannak a szerepükkel, így elkerülhető a zavar és az időpazarlás.
Ebben a cikkben bemutatjuk 11 kedvenc RACI-sablonunkat, és megmutatjuk, hogyan használhatja őket projektjei szervezéséhez! De először is tisztázzuk, mit is jelent a RACI-mátrix.
Mi az a RACI-táblázat sablon?
A RACI-táblázat (vagy RACI-mátrix) egy táblázat, amely bemutatja a csapat tagjainak szerepét a projekt feladataival kapcsolatban. Az R, A, C és I betűket használja a szerepek és a felelősségi körök azonosítására. A RACI jelentése:
- Felelős (R): Megmutatja a feladat elvégzéséért felelős személyt, aki aktívan részt vesz a munka elvégzésében.
- Felelős (A): A feladatot felügyelő vezető személyét jelenti. A RACI-mátrixban ez a személy nem vesz részt aktívan a feladat elvégzésében, hanem irányítja és biztosítja a munka megfelelő elvégzését.
- Konzultált (C): Ez az adott eredményről információt nyújtó személyt vagy csoportot jelöli. Szakértelmük miatt konzultálnak velük egy adott feladat kapcsán, hogy segítsék a felelős személyt a feladat sikeres elvégzésében.
- Tájékozott (I): Olyan személyt vagy csoportot jelöl, akit/amelyet tájékoztatni kell a feladat előrehaladásáról és a projektben hozott döntésekről.
A RACI-táblázat azonosítja és meghatározza, ki miért felelős, hogy elkerülje a zavart, a félreértéseket és az időpazarlást egy projektben. A csapat tagjai iránymutatóként használhatják, hogy a projektet megfelelően és időben befejezzék.
11 ingyenes RACI-táblázat sablon
Bár a RACI-táblázat minden projektben hasznos, a RACI-sablonok felépítése eltérő.
Szerencsére több tucat sablont átnéztünk, és összeállítottuk a 11 legjobbat, amelyek a legalkalmasabbak projektmenedzserek számára. Az alábbi sablonok ingyenesek és minden szükséges funkcióval rendelkeznek, hogy kielégítsék RACI-táblázat igényeit, függetlenül az iparágtól.
Készen áll? Akkor kezdjük!
1. ClickUp RACI mátrix sablon
A RACI-táblázatnak egyértelműen meg kell határoznia a projektben betöltött szerepeket és felelősségeket; ez a sablon pontosan ezt teszi. Ez egy RACI-mátrix táblázat, amely azonosítja és leírja a csapat tagjainak szerepét a projektben. Ez biztosítja, hogy egyértelműen meghatározza, ki végzi el, ellenőrzi vagy konzultál egy adott feladattal kapcsolatban.
A ClickUp RACI mátrix sablonja könnyen testreszabható az Ön egyedi igényeinek megfelelően. A tartalom frissítése és a sorok és oszlopok hozzáadása egyszerűen elvégezhető. Sőt, egyes szakaszokban a drag-and-drop funkcióval a sablon kezdők számára is könnyen használható és rendkívül egyszerűen testreszabható.
A sablon valós időben szerkeszthető, így a különböző csoportok és az összes csapattag hozzáférhet a frissítésekhez, amint azok megtörténnek. Ez időt takarít meg a RACI-táblázat exportálásánál és az egyes részlegekkel vagy csoporttagokkal való megosztásánál.
Ráadásul a feladatokat színkódokkal jelölheti, hogy megkülönböztesse őket a többitől. Például színkódokkal jelölheti a kockázatos feladatokat, vagy felhívhatja a figyelmet a szoros határidővel rendelkezőkre. A sablonon végzett összes módosítás a felhőbe kerül mentésre, így kényelmesen folytathatja a testreszabást.
Ez az ingyenes RACI mátrix sablon egyedi funkciói miatt kétségkívül egy szinttel feljebb van. A RACI táblázat mellett a sablon tartalmaz területeket az elvárások meghatározásához, további megjegyzések hozzáadásához és a feladatok elvégzéséhez szükséges eszközök felvázolásához.
Ez a sablon biztosítja, hogy egyetlen részletet se hagyjon ki, így a projektben a szerepek és a felelősségek egyértelműek lesznek.
2. ClickUp RACI tervezési sablon
Egyszerűsítse projekttervezését a ClickUp RACI tervezési sablonjával. Ez a Doc sablon forradalmi változást hoz, mivel egyértelmű táblázatot kínál a csapat szerepeinek és felelősségeinek meghatározásához a projekt feladataival kapcsolatban. Használja a RACI (felelős, elszámoltatható, konzultált és tájékoztatott) keretrendszert, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, biztosítva az elszámoltathatóságot és a szervezeti célokkal való összhangot.
A ClickUp RACI tervezési sablonja lehetővé teszi az alábbiakat:
- Jelölje ki egyértelműen a felelősségi köröket minden egyes csapattagnak.
- Azonosítsa a potenciális kockázatokat és a fejlesztésre szoruló területeket
- Biztosítsa a felelősségre vonhatóságot az összes projektterületen
Szervezze meg és tervezze meg hatékonyabban a csapat munkáját. Kezdje el még ma használni a sablont, és vegye kézbe a projektmenedzsmentet.
3. Excel RACI mátrix sablon
Ez a RACI mátrix Excel sablon rendkívül könnyen testreszabható. A diagram színekkel való jelölése egyszerű, mivel a folyamat automatizált, így a sablon kezdők számára is könnyen használható. Az R, A, C és I rövidítések hozzárendelése egyszerű: csak ki kell választani a legördülő menüből.
Az Excel az egyik legjobb platform RACI-diagramok készítéséhez. Miért? Rengeteg szerkesztési lehetőséget kínál, és lehetővé teszi, hogy a táblázat minden részéhez egyedi szabályokat hozzon létre. Ennek eredményeként ezt a sablont a RACI-modell más változataihoz is felhasználhatja, például a DRASCI-hez (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) és a RASI-hez (Responsible, Accountable, Support, Informed).
A sablon letöltése előtt győződjön meg arról, hogy a rendszerén telepítve van a Microsoft Excel.
4. Excel RACI-táblázat sablon
Ezzel a RACI-táblázat sablonnal gyorsan felvázolhatja a feladatot és a hozzá rendelt személyt vagy osztályt. Ezután felsorolja az egyes feladatokat a táblázatban, és meghatározza az egyes feladatokért felelős, elszámoltatható, konzultált vagy tájékoztatott személyeket.
Még jobb, hogy a sablon teljes mértékben testreszabható a Microsoft Excel segítségével, hogy megfeleljen az Ön igényeinek. Így függetlenül az iparágtól vagy a projekt jellegétől, segít egyértelműen meghatározni a szerepeket és a felelősségeket, hogy a csapat tagjai megértsék a feladataikban betöltött szerepüket a feladatok sikeres elvégzése érdekében.
Ez az ingyenes sablon két formátumban érhető el: PDF és Excel táblázat. Válassza ki a legmegfelelőbbet, és kezdjen el egy jól szervezett, vállalkozása igényeire szabott RACI-táblázatot készíteni.
5. Google Sheets RACI sablon
Ez a sablon lehetővé teszi a feladatok végrehajtási sorrendben történő felsorolását, így a sürgősebb feladatok kerülnek előre, majd követik őket a kevésbé sürgősek. Ez segíthet elkerülni a határidők elmulasztását.
Ahogy a neve is sugallja, ez a sablon Google Táblázat formátumban készült. A Google használatával a tartalom a felhőben kerül mentésre, így a sablon valós időben szerkeszthető, és több ember is hozzáférhet a RACI táblázathoz. Ezenkívül az élő szerkesztés biztosítja, hogy az érintettek azonnal hozzáférjenek a frissítésekhez, amint azok megtörténnek, így elkerülhetőek a projekt késedelmei.
Mivel felhőalapú technológián működik, ez a sablon egyszerűbbé teszi a RACI-mátrix megosztását a csapat tagjai között. Ossza meg egy link segítségével, és a Google Táblázatok funkcióinak kihasználásával könnyedén ellenőrizheti a hozzáférést.
Az Excel-sablonokkal ellentétben, amelyek könnyen elveszhetnek, ez a sablon a felhőben elérhető: internetkapcsolattal rendelkező mobil vagy asztali eszközről bárhonnan és bármikor hozzáférhet.
6. Google Sheets feladatmegosztási RACI mátrix sablon
A Google felhőtechnológiájával működő sablon lehetővé teszi, hogy több ember is hozzáférjen és szükség szerint módosítsa. Ez lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy valós időben együttműködjenek. A sablon ingyenesen elérhető, és könnyen megosztható, miután a projekt igényeinek megfelelően testreszabta.
Könnyedén felsorolhatja a feladatokat és az egyes feladatokért felelős személyeket, így mindenki ugyanazon az oldalon áll. Ezenkívül minden frissítés szinkronizálásra kerül a felhőben, így nem kell attól tartania, hogy elveszíti a testreszabott sablont – gondoljon csak a véletlenül törölt dokumentumokra, Excel táblázatokra vagy pdf fájlokra.
7. Google Sheets RACI-táblázat sablon a PM Training-től
A RACI sablonnak egyértelműen meg kell jelölnie a feladatokat, és meg kell határoznia, ki miért felelős. Nos, ez a sablon mindezt biztosítja, és túllép a RACI-táblázat alapvető elemein. Például a tipikus RACI-mátrix funkciói mellett a csapat tagjai megjelölhetik, hogy készek-e egy feladat megkezdésére.
Van egy szakasza, ahol rögzítheti a munka előrehaladását, hogy több betekintést nyerjen abba, milyen gyorsan és hatékonyan végzi a csapat vagy az egyén a kijelölt feladatot. Emellett több áttekinthetőséget biztosít a munka állapotáról azáltal, hogy megmutatja a következő feladatokat:
- Folyamatban
- Befejezett
- Felfüggesztve
- Még nem kezdte el
- Felülvizsgálatra szorul
- Késedelmes
Ez egyszerűsíti a projektmenedzsmentet, segítve a maximális termelékenység biztosítását és a feladatok időbeni elvégzését. Emellett tartalmaz szakaszokat, ahol megjegyzéseket lehet hozzáadni az egyes hozzárendelt feladatokhoz, lehetővé téve a projektmenedzserek számára, hogy megjegyzéseket fűzzenek a munkavégzéshez.
Mivel a sablon a felhőben található, a csapat tagjai könnyedén hozzáférhetnek a RACI-táblázathoz, és zökkenőmentesen együttműködhetnek a projekten. Az élő szerkesztés biztosítja, hogy minden résztvevő valós időben hozzáférjen a projekt frissítéseihez, hogy a lehető leggyorsabban megkezdhesse a kijelölt feladatokat.
8. Egyszerű RACI-táblázat sablon Excelben a Template Labtól
Ez a RACI-sablon hű marad a nevéhez. Ez egy szerepkörök és felelősségek mátrixa, egyszerű formátummal, amely minimális szerkesztést igényel. Világosan megmutatja, hol kell felsorolni a feladatokat és a konkrét személyeknek kiosztott szerepköröket. Ez segít a sablon gyors testreszabásában az Ön igényeinek megfelelően, és a projekt lehető leggyorsabb elindításában.
A sablon lehetővé teszi a feladatok végrehajtási sorrendben történő felsorolását, így a csapatok a sürgős feladatokat helyezhetik előtérbe. Az eredmény? Biztosíthatja, hogy a mérföldköveket előre meghatározott határidőn belül teljesítse.
9. Projektmenedzsment RACI-táblázat sablon Excelben a Template Labtól
Ha projektje nagy és sok eredményt kell elérnie, akkor ez a RACI-táblázat sablon a legalkalmasabb az Ön számára. Lehetővé teszi, hogy több tucat feladatot soroljon fel, és azokat a projektben részt vevő konkrét csapatokhoz vagy részlegekhez rendelje. Minden feladathoz könnyedén hozzáfűzhet megjegyzéseket, hogy visszajelzést vagy további információkat adjon.
10. Excel kulcsfontosságú feladatok táblázata sablon Excel by Template Lab
Értékesítési RACI-táblázat sablont keres? Ne keressen tovább, mert ez a sablon mindent tartalmaz, amire szüksége van az értékesítési projektek RACI-mátrixának elkészítéséhez. Könnyedén meghatározhatja az egyes személyeknek kiosztott tevékenységeket és szerepeket. A sablon pontosan megmutatja, kinek kell kiosztani egy adott értékesítési szerepet, így könnyen elkészítheti a számára megfelelő RACI-mátrixot.
Ha RACI-sablont szeretne létrehozni értékesítési projektekhez, ez a sablon a megfelelő irányba tereli Önt. Használja arra, hogy olyan mátrixot hozzon létre, amely egyértelműen meghatározza, ki a felelős, ki a beszámoltató, ki a tájékozott és ki a konzultált egy projektben.
11. Excel Basic RACI Chart Template by Template Lab
Ez egy egyszerű RACI-táblázat sablon, amely leginkább olyan családoknak megfelelő, akik szeretnék megszervezni a szerepeket és a felelősségeket. Lehetővé teszi, hogy felsorolja a feladatokat azoknak, akiknek azokat el kell végezniük, miközben felvázolja, ki a felelős, ki a megbízott, ki a tanácsadó és ki a tájékozott egy adott munkában.
Ha otthon szeretne használni egy RACI sablont, ez a legmegfelelőbb Önnek. Minden alapvető elemet tartalmaz, amelyre szükség van a feladatok megfelelő szervezéséhez, kiosztásához és elvégzéséhez.
Hogyan használjuk a RACI-táblázat sablonját?
Íme, hogyan használhatja a RACI-táblázat sablonját négy egyszerű, alapvető lépésben:
1. lépés: Azonosítsa és sorolja fel az összes projektfeladatot
A használt sablontól függően sorolja fel a projekt összes feladatát a „feladatok” vagy „tevékenységek” oszlopban. Egyes sablonok lehetővé teszik a feladatok egymás után történő rögzítését. A lista a magas prioritású feladatoktól a kevésbé fontosakig haladhat, hogy a fontosabbak elsőként legyenek elvégezve.
Alternatív megoldásként a feladatokat fázisokba is kategorizálhatja, hogy minden rendezett legyen. Hogyan sorolja fel őket, az attól függ, hogy melyik formátum felel meg leginkább az Ön igényeinek.
2. lépés: Sorolja fel a projektben részt vevő összes személyt
Ezután adja hozzá az összes csapattagot a RACI-sablonhoz, még akkor is, ha csak közvetetten dolgoznak a projekten. Felsorolhatja őket nevük vagy beosztásuk szerint. A RACI-táblázat hasznosságának megőrzése érdekében a második lehetőséget javasoljuk azok számára, akik nem ismerik a projekttervben szereplő összes személy nevét. Ez segít a csapaton belüli kommunikáció egyszerűsítésében.
3. lépés: Rendelje hozzá az R, A, C és I betűket az egyes feladatokhoz
Minden, a sablonon felsorolt feladatnak tartalmaznia kell legalább egy betűt (R, A, C vagy I). Az R betű azt a személyt jelöli, aki aktívan részt vesz a projekt feladataiban. Röviden: az R betűvel jelölt személy a feladat végrehajtója.
Ezután a feladatért felelős személyt A betűvel kell jelölni. Ez a személy felügyeli a feladatot, és gondoskodik arról, hogy az R betűvel jelölt személy a projektet megfelelően és időben elvégezze.
Ezt követően az a személy, akit szakértelméért kértek fel, hogy segítsen R-nek egy feladat elvégzésében, C jelölést kap. Ez a személy tanácsot vagy további információkat nyújt egy feladattal kapcsolatban. Nem minden feladatnak lesz C jelölése a RACI-táblázatban.
Végül, bárki, akit tájékoztatni kell a feladat előrehaladásáról, az I jelöléssel van ellátva, amely azt a személyt jelenti, akinek a csapat tagjai vagy vezetői jelentést tesznek. Ez lehet egy vezérigazgató, egy szponzor vagy egy szervezet magas rangú tisztviselője.
4. lépés: Ossza meg a RACI táblázatot
Miután teljesen testreszabta és kitöltötte a sablont, ossza meg a végleges dokumentumot a projektben részt vevő csapattagokkal. A RACI-mátrix akkor a leghasznosabb, ha a projektben részt vevő mindenki tisztában van a saját szerepével. A sablontól függően a végleges táblázatot linkként, PDF-ként, Word-dokumentumként, HTML-ként vagy Excel-táblázatként oszthatja meg.
További projektmenedzsment sablonok:
Időt takaríthat meg és meghatározhatja a projekt felelősségi köreit a RACI sablonokkal
A sablonok használata RACI-táblázatok létrehozásához rendkívül értékes, és időt takarít meg, mivel nem kell minden projektkéréshez újra kitalálnia a kerekét. Ahelyett, hogy a nulláról kezdené, már készen áll a testreszabható struktúra.
A ClickUp RACI sablon rugalmasan alkalmazható bármilyen méretű csapat és projekt igényeihez. Minden alapvető elemet tartalmaz, amely egy testreszabott mátrix létrehozásához szükséges, hogy javítsa csapata termelékenységét a projekt minden szakaszában. Ha több részleg és érdekelt fél között működik együtt, a ClickUp sablon elengedhetetlen része a projekt eszköztárának. És a legjobb rész? A ClickUp örökre ingyenes!