Hogyan használjuk az Excel programot projektmenedzsmenthez?

Szeretne többet megtudni az Excel segítségével történő projektmenedzsmentről?

Vagy inkább egy hasznos Excel projektmenedzsment sablont keres?

Jó helyen jár!

A Microsoft Excel rendkívül sokoldalú eszköz, amelyet számos különböző feladatra használhat. Ugyanakkor vannak hátrányai is.

Ebben a cikkben áttekintjük az Excel projektmenedzsmentben való használatát, és néhány hasznos Excel projektmenedzsment sablont mutatunk be, amelyeket azonnal használatba vehet. Ha pedig úgy érzi, hogy az Excel képességei korlátozzák, bemutatunk egy kiváló, hatékonyabb alternatívát is: a ClickUp-ot!

Hasznos az Excel projektmenedzsment?

A Microsoft Excel egy praktikus eszköz, amely számos különböző feladatot elvégezhet, hogy segítsen Önnek és projektcsapatának. Jó napjain az Excel alapvető projektmenedzsment eszközként is működhet.

Íme, mit kínál Önnek:

1. Részletes táblázatok

Ez a legkézenfekvőbb ok, amiért érdemes az Excelhez fordulni.

Az Excel kiválóan alkalmas részletes táblázatok készítésére, amelyek rengeteg projektadatot tartalmaznak. Könnyedén kategorizálhatja az információkat, kiemelheti a fontos részeket, sőt, külön lapokat is létrehozhat a táblázatban.

Az Excel például tökéletesen alkalmas hosszú potenciális ügyfél listák részletes nyomon követésére.

Az Excelben munkaidő-nyilvántartást is létrehozhat, hogy csapata elszámoltatható legyen, vagy költségvetési sablonban nyomon követhesse a kiadásokat.

Az adatnaplózás terén az Excel továbbra is az egyik legjobb eszköz a piacon!

2. Feltételes formázás

Az Excel egy másik nagyszerű funkciója a feltételes formázás.

Az egyszerű projektadatokból hatékony betekintést nyerhet.

Számos Excel-képletet alkalmazhat az adatnaplózási folyamat automatizálására és részletes számítások elvégzésére. A megfelelő képlettel másodpercek alatt rendezheti nagy mennyiségű adatot.

Búcsút inthet a bonyolult tudományos számológépnek!

Például az Excel fejlett matematikai képleteinek köszönhetően gyerekjáték a projekt költségvetésének vagy a munkaidő-nyilvántartásnak a kezelése.

A feltételes formázás egyetlen problémája, hogy egy kis időbe telik, mire megszokja.

3. Adattárolás és -helyreállítás

Az Excel minden projekthez kapcsolódó adatot képes kezelni.

A projekt költségvetésétől az ütemtervig mindent elmenthet az Excelben, anélkül, hogy attól kellene tartania, hogy elveszíti az adatokat.

Emellett, a legtöbb más Microsoft eszközhöz hasonlóan, az Excel is rendelkezik beépített adatmentési funkcióval. Így ha például véletlenül törli az idővonal adatait, azokat bármikor helyreállíthatja!

10 Excel projektmenedzsment sablon és felhasználási példa

Az Excel gyakorlatilag a alapvető projektmenedzsment Supermanje, elég hatékony ahhoz, hogy elvégezze a legtöbb olyan feladatot, amellyel egyébként manuálisan kellene megküzdenie.

Íme néhány példa az Excel projektmenedzsment sablonokra és azok felhasználási eseteire:

1. Excel Gantt-diagram sablon

Az agyunk jobban reagál a vizuális ingerekre, és a Gantt-diagram pontosan ezt nyújtja!

Egyszerre teljes áttekintést ad a projektről.

A Gantt-diagram projekt sablon megkönnyíti a projekt menetének megtervezését.

Használja, hogy nyomon követhesse az összes projekt mérföldkövet, függőséget és projektfeladatot, amelyek a végső határidő előtt még hátra vannak.

2. Excel projekt ütemterv sablon

A projekt megkezdése után mindenki csak a határidőkre fog gondolni.

De hogyan lehet ezeket nyomon követni?

A projekt idővonal sablon hasonló a projekt mérföldkövei táblához.

Használja a projekt előrehaladásának nyomon követésére, miközben a befejezés felé halad. A pontos projektütemterv segítségével mindig tudni fogja, hogy a projektterv éppen melyik szakaszban tart.

3. Excel feladatlista vagy projektkövető sablon

Bevásárlólista nélkül nem mész vásárolni.

Miért ne vihetné magával a projektjéhez tartozó feladatlistát is?

A feladatlista tartalmazza a teljesítendő feladatokat és azok határidejét.

Használja ezt a feladatkövetési sablont a munkamegosztási struktúra (WBS) és a projektfázisok nyomon követéséhez, hogy szem előtt tartsa a projekt ütemtervét.

De mi is az a WBS? Nézze meg ezt a részletes lebontást egy projekt hatóköréről szóló dokumentumról , hogy megismerje a WBS-t.

4. Excel több projekt nyomon követési sablon

Ez a több projekt nyomon követésére szolgáló Excel -sablon áttekintést nyújt az összes folyamatban lévő projektről.

Rendkívül hasznos a vállalat projektportfóliójának kezeléséhez vagy a szervezet vállalati projektmenedzsmentjének megvalósításához!

Az összes projektadatot beviheti az Adatlapba, és a projektterv általános előrehaladását egy irányítópulton tekintheti meg. Ezenkívül szűrhet az egyes oszlopok szerint, és megtekintheti az összes feladatot egy Gantt-diagramban.

5. Excel SWOT-elemzés sablon

Az egyszerű előny-hátrány listák segíthetnek a következő nyaralásod megtervezésében.

De a projektmenedzsmenthez ennél többre van szükség.

A projektmenedzsmentben SWOT-elemzést kell végezni!

A SWOT (erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek) elemzési sablon a projekt tervének értékelésekor a projekt erősségeinek és gyengeségeinek nyomon követésére szolgál.

Miután elvégezte ezt az elemzést, alakítsa át projekttevékenységeit, projektfázisait és eredményeit, hogy azok összhangban legyenek az eredményekkel.

6. Excel projektköltségvetési sablonok

Ez a projektköltségvetési sablon tételesen felsorolja a WBS-t. Beírhatja az egyes feladatok becsült költségét attól függően, hogy melyik oszlopba tartoznak.

Ezzel a sablonnal nyomon követheti a munkaerőt, az anyagokat és a fix költségeket, valamint figyelemmel kísérheti a tényleges kiadásokat.

Amikor a tényleges költségek felmerülnek, a sablon praktikus képletei segítségével megtudhatja, hogy túllépte-e a költségvetést, vagy alatta maradt.

7. Excel költség-haszon menedzsment sablon

A költség-haszon menedzsment sablon segítségével még a projekt megkezdése előtt felmérheti annak sikerét. Hiszen ha valami többet kerül, mint amennyit hoz, az máris veszteség.

Ne feledje, hogy nem minden szoftverfejlesztési projekt esetében szükséges költség-haszon elemzést végezni.

Ugyanakkor alkalmazható néhány olyan iparágban is, amely az Agile projektmenedzsmentet használja. Ezenkívül ez az Excel-táblázat fontos a projekt számlákért és költségvetésekért felelős vezető beosztású munkatársak számára.

Számítsa ki a projekt eredményeinek értékét a projekt költségvetéséhez viszonyítva, és használja ezt a projektinformációt egy költséghatékony munkamegosztási struktúra ( WBS ) ütemezéséhez a megfelelő projektfázisokkal.

8. Excel Agile projekttervezési sablon

Szeretne búcsút inteni a hagyományos projektmenedzsment módszereknek, mint például a Waterfall , és belépni az Agile világába?

Gratulálunk! Hamarosan jobb eredményeket fog elérni, gyorsabban.

És nem ez az, amit minden projekttervező szeretne?

Ez azonban csak akkor lehetséges, ha olyan projektmenedzsment eszközt használ, amely támogatja és javítja csapata rugalmasságát a projekt teljes életciklusa alatt.

Bár soha nem ajánlanánk az Excel használatát, a megfelelő sablon lehet, hogy pontosan megfelel az Ön igényeinek.

Ismerje meg az agilis projektmenedzsmentet és az agilis szoftverfejlesztést .

9. Excel Burnup diagram sablon

Egy agilis projektben a burnup chart elengedhetetlen része a fegyvertárának.

Segít nyomon követni az egyes sprintek során elért eredményeket, és biztosítja, hogy a projekt keretein belül maradjon.

De itt van a bökkenő.

A burnup diagram elkészítéséhez gondos számításokra van szükség a sprint minden egyes aspektusáról.

Így vagy elkezdhet minden nap egy kis időt szánni a számok kezelésére.

Vagy letölthet egy egyszerű burn up chart sablont az Excelhez.

10. Excel munkafolyamat-sablon

A Microsoft Excel SmartArt Flow Chart sablonja egy hasznos, grafikus utasításokból álló lista, amelyet könnyedén manipulálhat és testreszabhat a diagram elkészítéséhez. Az Insert (Beszúrás) fül kiválasztásával a felhasználók egy sor élénk, színkódolt vizuális elemet nyithatnak meg, amelyekhez szöveget, alakzatokat és egyéb formázási elemeket adhatnak hozzá, hogy gyorsan és hatékonyan kidolgozzák a kívánt munkafolyamat-sorozatot.

Az Excel-sablonok projektmenedzsmentben való használatának kihívásai

Bár az Excel-sablonok néhány funkcióval bővítik a szokásos Excel-fájlt, nem ideális projektmenedzsment-megoldások.

Íme három fontos ok, amiért érdemes ezt megtenni:

A. Nem dedikált projektmenedzsment szoftver

Ne feledje, hogy az Excel nem projektmenedzsment céljára készült.

Ez egy kiváló adatkezelő eszköz, amely kiegészítheti projektmenedzsmentjét.

De ennyi is az egész.

Miért használna Excel-jelentés sablont, ha ingyenesen hozzáférhet sokkal jobb projektmenedzsment eszközökhöz?

A projektterv elkészítésétől a projektek kezelésén és a bontási struktúra elemzésén át a ClickUp menedzsment eszköz mindent elvégez!

B. Az Excel projektmenedzsment sablonok nehezen testreszabhatók

Az Excel-sablonokkal való munka olyan, mint cipővásárlás.

A vásárlás után nem lehet testreszabni.

Így nem rendelkezik túl nagy rugalmassággal, amikor az Excel sablonokat a projekt igényeihez kell igazítania.

Például előfordulhat, hogy értékesítési számla sablont vagy költségvetési jelentés sablont használ, de nem tudja úgy módosítani, hogy pontosan tükrözze a kívánt projektköltségvetési felületet.

C. Nincs automatikus adatbevitel

Az Excel összes sablonja minden ponton manuális beviteleket igényel.

Nincs lehetőség automatikus frissítések ütemezésére vagy csapat-szintű értesítések létrehozására, mint a projektmenedzsment eszközök esetében.

Például, ha Excel ütemterv-sablont használ, akkor az ütemterv módosítása után nem tudja automatikusan újra beállítani a feladatok függőségét és a határidőket.

Ne feledje, hogy az Excel-sablonok segíthetnek, de nem oldhatják meg az Excel projektmenedzsmenttel kapcsolatos összes problémát.

Bónusz: Adatbeviteli szoftver

Vizsgáljuk meg ezeket a korlátokat és a megoldásokat egy erre a célra kifejlesztett ingyenes projektmenedzsment eszközzel: ClickUp

Excel projektmenedzsment sablon alternatívák

Az Excel nem mindig a legideálisabb eszköz a projektfeladatok kezeléséhez.

Nézze meg a ClickUp projektmenedzsment sablonjait:

1. ClickUp projektmenedzsment sablon

Ez a ClickUp projektmenedzsment sablon kiválóan alkalmas arra, hogy gyorsan belekezdjen projektjeibe és feladataiba. Az előre elkészített sablonok követésével egyszerűsítheti a folyamatot, és biztosíthatja, hogy minden feladata hatékonyan legyen szervezve és nyomon követve. A sablon tartalmazza a projektterv elkészítésének, a feladatok kiosztásának, az előrehaladás nyomon követésének, a határidők figyelemmel kísérésének és egyebek lépéseit.

A sablon hasznos nézeteket is tartalmaz, például táblázatos nézetet, Gantt-diagramot és listás nézetet. Az összes összetevő könnyen testreszabható, így a projektmenedzsment rendszert az Ön igényeinek megfelelően alakíthatja ki.

2. ClickUp Agile projektmenedzsment sablon

A ClickUp Agile Project Management Template tökéletes választás mindenkinek, aki hatékonyan szeretné kezelni az agilis projekteket. A sablon a projektmenedzsment minden aspektusát lefedi, a sprinttervezéstől és a történetfeltérképezéstől a felhasználói történetek létrehozásáig és a feladatok előrehaladásának nyomon követéséig. Ez a sablon nemcsak egyszerűsíti a munkafolyamatot, hanem segít a kérések egyértelmű prioritásainak meghatározásában, a sprintek több nézetben történő szervezésében, valamint a csapat tagjai és az érdekelt felek közötti zökkenőmentes együttműködésben!

Kapcsolódó Excel-források:

Szabaduljon meg az Excel projektmenedzsmenttől

Bár az Excel sokféleképpen használható, a projektmenedzsment nem tartozik az erősségei közé.

Még az Excel-sablonok használatával is nehéz lesz az Excelben kezelni a projekteket.

Bár számos Excel-alternatíva közül lehet választani, okosabb döntés lenne inkább egy speciális feladatkezelő eszköz, például a ClickUp használata.

Ennek oka, hogy a ClickUp egy kifejezetten projektmenedzsment céljára tervezett eszköz. Funkciói úgy lettek kialakítva, hogy segítsenek Önnek a projektek hatékonyabb kezelésében, és mindezt nagyon kedvező áron!

Miért ne próbálná ki ingyen a ClickUp-ot, és tapasztalná meg saját maga?