A kiváló projektvégrehajtás előfeltétele a stratégiai tervezés.
Ez magában foglalja a projekt hatókörének meghatározását, a feladatok vázlatos leírását, a prioritások meghatározását, a projekt ütemtervének becslését, az érdekelt felek kezelését és az erőforrások elosztását. ?
De ez még nem minden. Folyamatosan nyomon kell követnie a projektet, biztosítania kell a teljesítmény minőségét, meg kell szüntetnie a szilárd struktúrákat, valamint azonosítania és megelőznie kell a potenciális kockázatokat.
Ez kézi munkát igényel és hibalehetőséget rejt magában, különösen akkor, ha egyszerre több projekten dolgozik.
A projektmenedzsment sablonok kiválóan alkalmasak a projektmenedzsment folyamatok automatizálására és szabványosítására. Ezzel rengeteg időt és erőforrást takaríthat meg.
Ebben a blogban bemutatjuk az öt legjobb projektmenedzsment Excel-sablont, amelyeket hatékony projekttervezéshez és nyomon követéshez használhat.
Mik azok a projektmenedzsment Excel-sablonok?
A projektmenedzsment Excel sablonok előre formázott Excel táblázatok, strukturált elrendezéssel a projekttervezéshez és nyomon követéshez. Hatékony keretrendszerek az erőforrások elosztásához, a projektköltségvetések elkészítéséhez, az ütemtervek meghatározásához, a projektjelentések megfogalmazásához és az előrehaladás értékeléséhez.
Ezeket a projektmenedzsment sablonokat igényeinek, céljainak és az érintetteknek megfelelően testreszabhatja.
De hogyan lehet eldönteni, melyik sablon a legmegfelelőbb? Nézzük meg!
Mi jellemzi a jó projektmenedzsment Excel sablont?
Egyszerű: egy jó sablonnak meg kell könnyítenie az életét.
A projektmenedzsmenthez legalkalmasabb Excel-sablonok egyértelműek, felhasználóbarátok, könnyen testreszabhatók, skálázhatók, és zökkenőmentesen integrálhatók a népszerű projektmenedzsment szoftverekkel.
Íme néhány kulcsfontosságú elem, amely egy jó sablont jellemez.
Rugalmasság és testreszabás
- Különböző projekttípusokhoz alkalmazkodó: A sablonnak alkalmazkodnia kell a különböző projektméretekhez, komplexitáshoz és módszertanokhoz (pl. Agile, Waterfall).
- Könnyen módosítható: Könnyedén hozzáadhat, eltávolíthat vagy testreszabhat szakaszokat.
Főbb funkciók
- Együttműködésen alapuló feladatkezelés: Kövesse nyomon a feladatokat, a függőségeket, a határidőket és az előrehaladást. Vegye figyelembe az olyan funkciókat, mint a drag-and-drop funkció és a haladásjelzők.
- Költségvetés és erőforrás-elosztás : Kövesse nyomon a projekt költségeit, kiadásait és a költségvetési eltéréseket. Lehetővé teszi a pénzügyi adatok egyszerű bevitelét és vizualizálását.
- Jelentések: Készítsen jelentéseket a projekt előrehaladásáról, az erőforrások kihasználtságáról és a költségvetés teljesítéséről.
Vizuális vonzerő és használhatóság
- Tiszta és professzionális kialakítás: Használjon egyértelmű formázást, egységes betűtípusokat és színeket az olvashatóság és a vizuális vonzerő javítása érdekében.
- Intuitív elrendezés: Szervezze az információkat logikusan, és használjon egyértelmű címkéket, hogy könnyen megtalálja, amire szüksége van.
További szempontok
- Biztonság: Ha több felhasználó dolgozik együtt a sablonon, fontolja meg a jelszóval való védelmet vagy más biztonsági intézkedéseket.
- Verziókezelés: Vezessen be verziókezelési mechanizmusokat a változások nyomon követéséhez és szükség esetén a visszaállításhoz.
Ezeket az alapvető funkciókat szem előtt tartva bemutatjuk Önnek a projektmenedzsmenthez leghasznosabb Excel-sablonokat.
5 Excel projektmenedzsment sablon, amelyet érdemes használni
Íme az öt legjobb Excel-sablon, amelyet 2024-ben használhat a projektmenedzsment optimalizálásához.
1. Excel projektkövető sablon ?
via Microsoft
Ha egyszerre több projektet kezel, akkor az Excel projektkövető sablon az Ön számára ideális. Ez a követő a projekt különböző feladatait különböző kategóriákba sorolja, hogy egyszerűbbé tegye a nyomon követést.
Ezzel a sablonnal nyomon követheti a projekt kezdő és befejező dátumát, valamint azt, hogy melyik projektkategória melyik csapattaghoz lett hozzárendelve. Segít a határidők kezelésében és lehetővé teszi az erőforrások hatékony elosztását.
A projektek befejezése után elemezheti a különböző projektekhez szükséges időt és a késedelem okait, és ennek megfelelően optimalizálhatja a többi projektet.
A legjobb rész? Testreszabhatja őket, és pivot táblázatokat és grafikonokat adhat hozzá, hogy jobban átlássa a különböző projektek előrehaladását.
2. Excel projekt teendőlista sablon ?
via Microsoft
Ha világos és részletes áttekintést szeretne kapni a projekt minden egyes feladatáról, töltse le az Excel projekt teendőlista sablont. Ez tartalmazza a teendőlista összes alapvető funkcióját. A legnagyobb projekteket is felbonthatja konkrét „tevékenységekre”, amelyek mindegyike rendelkezik határidővel, költségvetéssel és a haladás százalékos arányával.
Emellett minden tevékenységhez hozzáadhat konkrét megjegyzéseket vagy emlékeztetőket, hogy egyszerűsítse a projektet, és minden érintett fél folyamatosan naprakész információkkal rendelkezzen.
A táblázathoz hozzáadott Excel adatcsíkok vizuális áttekintést nyújtanak az általános előrehaladásról. Ez egy kiváló sablon a BHAG-ek (nagy, merész, ambiciózus célok) heti, havi és negyedéves tevékenységeinek tervezéséhez.
3. Excel projekt ütemterv sablon ?️
via Microsoft
Ez az Excel projektütemterv-sablon kiváló eszköz azoknak a projektmenedzsereknek, akik a végtelen sorokba és oszlopokba sűrített információk helyett inkább a vizuális, egyszerűsített adatmegjelenítést részesítik előnyben.
A sablon vizuális áttekintést nyújt a projekt teljes ütemtervéről. Adja hozzá a sablonhoz a mérföldköveket, a határidőket és az egyes feladatokon dolgozó csapattagok nevét, és megkapja az összes projektmérföldkő időbeli ábráját.
Mikor van szüksége erre a sablonra? Minden alkalommal, amikor pánikba esik, mert egy projekt nem halad a terv szerint. Ez motiválja Önt és csapatát, hogy felkészüljenek és kétszer olyan keményen dolgozzanak.
4. Excel Gantt-diagram sablon ?
via Microsoft
Az Excel Gantt-diagram sablon egy fejlett eszköz a projekt előrehaladásának vizuális nyomon követéséhez. Míg a többi projektmenedzsment Excel sablon áttekintést nyújt a projektről, ez a sablon bonyolult részletekbe is belemegy.
Adja meg a feladat részleteit a mérföldkő leírás oszlopban. Ezután adja meg a releváns kategóriákat, beleértve a projekt céljait és mérföldköveit, vagy testreszabhatja a Gantt-diagram sablont, hogy az Ön, csapata és a projekt érdekelt felei számára releváns információkat tartalmazzon.
Ezután adja meg a feladat kezdő dátumát, rendelje hozzá egy taghoz, és állítsa be a feladat elvégzéséhez szükséges napok számát.
Folyamatosan hozzá kell adnia a feladat elvégzettségének százalékos arányát. Az eredmény? Tudni fogja, mely feladatok haladnak a terv szerint, melyek alacsony/közepes/magas kockázattal járnak, és melyek még nincsenek kiosztva.
Bár ez a sablonhoz egy kis időre van szükség, hogy megszokja, az a jó benne, hogy világos, sötét és színkódolt témákkal rendelkezik, ami vizuális élményt nyújt a használatához.
5. Excel projekt teljesítmény sablon ✅
via Microsoft
Az Excel projekt teljesítmény sablon kissé bonyolultabb, mint néhány másik projektmenedzsment Excel sablon.
De miután megismerkedett vele, magas szintű pénzügyi betekintést nyerhet a projekt teljesítményébe, különösen a tényleges bevételek tekintetében. Bármely projekt pénzügyi helyzetét értékelheti a projekt költségvetésének, a felmerült teljes költségeknek és a költségvetés túllépésének összehasonlításával.
Ez az egyik legjobb Excel-sablon a projekt tényleges értékének elemzéséhez egy vállalkozás számára. Használhatja a költséghatékonyság és az ütemezési hatékonyság arányának nyomon követésére.
Az Excel projektmenedzsmenthez és nyomon követéshez való használatának korlátai
Bár az Excel sablonok szabványos, átlátható és hatékony projektmenedzsment keretrendszert biztosítanak, használatuk nehéz lehet. A túlzott mértékű kézi adatbevitel miatt hibás működésük is előfordulhat.
Íme néhány kihívás, amellyel szembesülhet az Excel projektmenedzsmenthez való használata során:
1. Az automatizálás hiánya
A feladatok nyomon követése, a kockázatok kezelése és az érdekelt felekkel való kapcsolattartás időt és erőfeszítést igényel. A káosz közepette az adatok manuális frissítése az utolsó dolog, amit szeretne csinálni.
Az Excel esetében azonban nincs más lehetőség. Mindent be kell gépelnie, függetlenül attól, hogy betekintést szeretne nyerni vagy a projekt állapotát szeretné frissíteni.
2. Nehézségek a projekt előrehaladásának nyomon követésében
A zökkenőmentes együttműködés a hatékony projektmenedzsment alapja.
Az Excelben azonban nem lehet nyomon követni a valós idejű előrehaladást, és nem lehet azonosítani az akadályokat, különösen nagy csapatok esetében, amelyek egyetlen projekten dolgoznak.
3. Az Excel más eszközökkel való integrálásának képtelensége
A projektmenedzsmenthez különböző platformok használatával történő adatmegosztásra van szükség. Olyan eszközökre van szükség, amelyek zökkenőmentesen integrálhatók más alkalmazásokkal.
Például integrálhat egy projektmenedzsment platformot, mint a ClickUp, a Slackkel, és létrehozhat feladatokat a projektmegbeszélésekből. Az Excel azonban nem integrálható ilyen egyszerűen más platformokkal.
4. Korlátozott adatvizualizáció
Hogyan szeretné megtekinteni a projekt ütemtervét: többször ellenőrizni egy oszlopot egy Excel táblázatban, vagy egy intuitív irányítópulton megtekinteni a vizuális ütemtervet?
A második lehetőség egyszerűbb, de Excelben nem megvalósítható. Azonban olyan projektmenedzsment eszközökkel, mint a ClickUp, több mutató alapján vizualizálhatja a projekt ütemtervét, erőforrásait, költségvetésének elosztását és teljesítményét.
Ismerje meg a ClickUp-ot: a legjobb Excel projektmenedzsment sablon alternatívát
A digitalizálás pozitív irányba változtatja az iparágakat, és a projektmenedzsment sem kivétel ez alól. Az Excel-sablonok már nem felelnek meg a célnak. A fejlettebb funkciókhoz olyan projektmenedzsment szoftverre van szükség, mint a ClickUp. A ClickUp projektmenedzsment sablonok segítenek a jobb tervezésben, optimalizálásban, nyomon követésben és elemzésben. Íme 10 sablon, amelyet érdemes megfontolnia az Excel projektmenedzsment sablonok alternatívájaként.
1. ClickUp projektmenedzsment sablon
A részletes tervezés és végrehajtás elengedhetetlen minden projekt sikeréhez. A ClickUp projektmenedzsment sablon kiváló eszköz a különböző projektfeladatok hatékony tervezéséhez és a szűk keresztmetszetek korai felismeréséhez .
Útmutatást nyújt a teljes projekt életciklusának áttekintéséhez. Íme, hogyan.
Először adjon hozzá feladatokat, majd csoportosítsa őket négy kategóriába: még nem kezdődött, felülvizsgálat alatt, folyamatban és frissítés szükséges. Minden kategóriába új feladatokat adhat hozzá, vagy a feladatokat a különböző kategóriák között átrendezheti.
Ezután adja hozzá az egyes projektekhez tartozó osztályt, válassza ki a prioritást, adja hozzá a projekt leírását, és határozza meg a legfontosabb teljesítménymutatókat.
Így minden fontos projektinformáció kéznél lesz.
Ez a sablon különböző tevékenységi lapokat tartalmaz, amelyek javítják a projektmenedzsment élményét. Tartalmaz egy áttekintő lapot, amely leírja a projekt különböző fázisait, egy Kanban-stílusú feladatelőrehaladási táblát és egy sürgős feladatok lapot, amelyek segítségével mindig naprakész lehet a projekt követelményeivel kapcsolatban.
2. ClickUp egyszerű Gantt-diagram sablon
A ClickUp egyszerű Gantt-diagram sablon egy egyszerű és hatékony projektmenedzsment-követő eszköz minden típusú projekthez. Ez a sablon segít nyomon követni és vizualizálni a különböző feladatok előrehaladását, valamint értékelni azok előrehaladási állapotát az adott feladatra szánt idő alapján.
Átfogó áttekintést kaphat az egyes projektelemekről olyan mezőkkel, mint a feladat leírása, a felelős személy, az aktuális állapot, a prioritás, a projekt fázisa, a kezdési és befejezési dátumok, valamint a projekt előrehaladása.
Ezzel a sablonnal előre láthatja és orvosolhatja a függőségeket vagy akadályokat, mielőtt azok megakadályoznák a projekt megvalósítását. Ez a vizuális nyomkövető lehetővé teszi, hogy elemezze az egyes feladatok elvégzésének lehetséges késedelmét, ezáltal növelve az általános hatékonyságot.
3. ClickUp projekt eredmények sablon
A projektmenedzsment végső célja, hogy minőségi eredményeket szállítson az ügyfélnek. A ClickUp projekt eredmények sablon segít elérni ezt a célt. Áttekintést nyújt a projekt eredményeiről, feladatairól és fázisairól.
Ez a sablon táblázatos vagy Kanban nézetet nyújt az összes projektről a különböző ügyfelek számára. A projekt leírása alatt fel kell tüntetnie a teljesítendő feladatok részletes listáját. Hozzáadhat konkrét folyamatokat is az eredmények, ütemtervek, költségvetések és mérföldkövek eléréséhez.
Használja ezt a sablont az egyes projektek előrehaladásának nyomon követéséhez. Vagy tegyen egy lépést tovább, és kövesse nyomon a projekt tényleges teljesítményét több mutató alapján. Ez segít meghatározni a projektek sikerességi arányát és azt, hogy hogyan járulnak hozzá a szervezet növekedéséhez.
4. ClickUp projektjelentési sablon
A projektmenedzser egyéb feladatkörök között a projektjelentések gyakran háttérbe szorulnak. A ClickUp projektjelentési sablon megkönnyíti a részletes projektjelentések elkészítését a belső nyomon követéshez és az érdekelt felek időben történő tájékoztatásához.
Ez a sablon a hagyományos jelentés elrendezést használja a projekt részleteinek és állapotának leírásához. Ezzel a sablonnal megtekintheti a projekt tevékenységi ütemtervét, a kapott jóváhagyásokat, a felvetett megjegyzéseket, az akadályokat, a felhasznált erőforrásokat és a projekt költségeit.
Ez a projektirányítási sablon a következő releváns részleteket tartalmazza a kimerítő jelentések elkészítéséhez.
- Projektmutatók
- Tevékenység állapota
- Prioritások összefoglalása
- Ütemezés állapota
- Költségvetési állapot
5. ClickUp projektkövető sablon
A feladatok nyomon követése a projektmenedzsment egyik legnehezebb feladata, különösen olyan nagyszabású projektek esetében, amelyek több érdekelt felet is magukban foglalnak. Itt jön jól a ClickUp Project Tracker Template.
Automatizálja a feladatok tervezését és nyomon követését azáltal, hogy lehetővé teszi feladatok hozzáadását egy adott projektkategóriához. Több alfeladatot is létrehozhat, és azokat különböző csapattagoknak rendelheti hozzá.
Az egyes feladatok melletti legördülő menü gombra kattintva frissítheti és nyomon követheti a különböző feladatok állapotát.
- A piros szín kritikus helyzetet jelöl, amely azonnali figyelmet igényel.
- A borostyánszínű késedelmet jelent, és magas prioritással kezelhető.
- A zöld szín azt jelenti, hogy a feladat a terv szerint halad.
Emellett egyéni dátummezőt is hozzáadhat a feladatok becsült és tényleges befejezési idejének nyomon követéséhez.
6. ClickUp projektzárási sablon
Végül sikerült határidőre benyújtania a projektet. De vajon sikeres volt? Elfogadta-e az ügyfél a végeredményt? A ClickUp projektzárási sablon segít megtalálni a válaszokat.
Csak annyit kell tennie, hogy létrehoz egy feladatlistát az összes, a projekt befejezéséhez szükséges teendőről, beleértve a projekt költségeinek véglegesítését, az érdekelt felek jóváhagyásának megszerzését és az ügyfél visszaigazolásának beszerzését.
Adja meg a felelősöket, a prioritást, a határidőt, majd válassza ki a feladat állapotát. További mezőket is testreszabhat a projektmutatók hozzáadásához.
Erre a projektzárási sablonra a projekt vége felé, miután átadta a projektet az ügyfélnek, lesz szüksége. A sablon körbeküldhető az összes érdekelt félnek egy végső megbeszéléshez, amely után a projektet befejezettnek nyilváníthatja.
Ez a sablon öt formátumban tekinthető meg: lista, táblázat, Gantt-diagram, dokumentum és idővonal.
7. ClickUp projektütemterv-sablon
A projektmenedzsmentben az útiterv gyakran hatalmas feladat. Az erőforrások elosztása, az előrehaladás nyomon követése, a kockázatok figyelemmel kísérése és az érdekelt felek kezelése csak a jéghegy csúcsa.
Lehet, hogy túlterheltnek érzi magát, elveszíti a fonalat, és eltér a végső céltól. A ClickUp projektütemterv-sablon minden projekt esetében áttekinthetővé teszi a dolgokat.
Ez a sablon segít a feladatok projektcélhoz való igazításával. A sablonot egy termékfejlesztő csapat szemszögéből tervezték. Ezért segítségével könnyedén együttműködhet csapatával, nyomon követheti a közelgő feladatokat és rangsorolhatja a megbízásokat.
Ez a felhasználóbarát sablon öt nézetet kínál a projekt részleteinek megjelenítéséhez: lista, munkaterhelés, naptár, Gantt és tábla vagy Kanban nézet. A különböző mezőket és állapotokat is testreszabhatja, hogy tükrözzék, hogy a projekt megvalósítása összhangban van-e az ütemtervvel.
8. ClickUp projektmenedzsment portfólió sablon
A ClickUp portfólió projektmenedzsment sablonja az egész vállalatra kiterjedő projektek tervrajzának szolgál. Hasonló egy befektetési portfólió irányítópultjához, ahol egy helyen nyomon követheti az összes befektetésének nyereségét és veszteségét. Ez a sablon madártávlatból mutatja be a szervezet összes részlegének összes projektjét.
A projekt állapotának nyomon követéséhez testreszabott címkéket adhat hozzá, például „felülvizsgálatra vár”, „folyamatban” vagy „nem indult el”. A sablon több mezőt is tartalmaz, például a projekt leírását, a projekthez kapcsolódó megjegyzéseket, a becsült projekt ütemtervet és a prioritási státuszt.
Ez a sablon rendkívül hasznos, ha projektállapot-jelentéseket szeretne készíteni, vagy az érdekelt feleket gyorsan tájékoztatni szeretné a legfrissebb fejleményekről.
9. ClickUp kitölthető ütemterv sablon
A projektmenedzserek folyamatos nyomás alatt állnak, hogy a projekteket szigorú határidőkön belül valósítsák meg. A ClickUp kitölthető ütemterv-sablon csökkenti a stresszt, mivel segítségével könnyedén feltérképezheti a projekteket és megtervezheti az egymást követő tevékenységek ütemtervét. Emellett komplex ütemterveket is vizualizálhat, és megoszthatja azokat a releváns érdekelt felekkel.
Emellett rugalmasan hozzáadhat, eltávolíthat és szerkeszthet feladatokat az ütemtervekből, így a sürgős feladatokra koncentrálhat. De ez még nem minden. Gyorsan áttekintheti az előrehaladást, megoszthatja az ütemterveket a csapatával, és nyomon követheti a projekt költségeit. A sablon legérdekesebb tulajdonsága, hogy testreszabhatja az ütemterv megjelenítését: választhat listanézet, Gantt-diagram, munkaterhelés-nézet vagy naptárnézet közül.
Személyre szabhatja a sablont prioritási címkék, megjegyzések és több felelős személy hozzáadásával. Ez a ClickUp projektmenedzsment sablon kiválóan alkalmas rugalmas vagy alacsony prioritású projektekhez.
10. ClickUp projektmenedzsment keretrendszer sablon
Ha úgy tűnik, hogy a ház lángokban áll, és Ön küzd a tűz oltásával, akkor jobb tervezésre és erőforrás-elosztásra van szüksége.
Csökkentse a projekttervezés kaotikus jellegét a ClickUp projektmenedzsment keretrendszer sablonjával. Ez egy all-in-one sablon, amely megkönnyíti a projekt minden elemének részletes tervezését, segít a különböző feladatokra vonatkozó szabványos működési eljárások (SOP) beállításában, és segít a kockázatcsökkentéshez szükséges valós idejű frissítések nyomon követésében.
Ez a sablon strukturált irányítópultot biztosít a feladatok kiosztásához, a mérföldkövek meghatározásához, az előrehaladás nyomon követéséhez és a határidők módosításához.
Bónusz: AI eszközök Excelhez!
Fejlessze projektmenedzsmentjét az Excel és a ClickUp sablonokkal
Projektmenedzserként Ön minden akadályt leküzdeni és a csapatot a helyes úton vezetni. Ahhoz azonban, hogy magabiztosan haladjon előre, stratégiai útitervre és szilárd végrehajtásra van szüksége. A ClickUp projektmenedzsment sablonok ezt biztosítják.
Ezek automatizálják a projekttervezést és nyomon követést, hogy segítsenek azonosítani és leküzdeni az akadályokat. Ezenkívül a ClickUp projektmenedzsment szoftvere által kínált részletes elemzések biztosítják, hogy tanuljon a folyamatban lévő projektekből, hogy javítsa a jövőbeli projektek eredményeit.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, hogy optimalizálja projektmenedzsment keretrendszerét!