Képzelje el a következő helyzetet: Ön kidolgozza a tökéletes projekttervet, megtervezi az összes teljesítést, határidőt és felelőst. A munkafolyamat? Pontos. Az ütemterv? Hibátlan. A csapat? Kifogástalan. 🤩
Mégis, a projekt felénél a csapata rájön, hogy a terv teljesen kisiklott. És a három állam területén nincs elég koffein ahhoz, hogy időben befejezze a munkát. ☕
Ez a helyzet nagyon ismerős a projektmenedzserek számára, akik gyakran találják magukat abban a helyzetben, hogy feladatokat kell átcsoportosítaniuk, határidőket kell tolniuk, és elnézést kell kérniük az ügyfelektől egy késedelmes projekt miatt. Mi a bűnös? A szűk keresztmetszetek, vagyis azok a torlódási pontok, amelyek lassítják a termelést.
Annak érdekében, hogy jobban megértsd a szűk keresztmetszeteket – és elkerüld őket a jövőbeli projektekben –, elmagyarázzuk, hogy mik is azok, hogyan lehet őket felismerni, és hogyan lehet őket megelőzni a vállalatodnál.
Mi az a szűk keresztmetszet?
Egyszerűen fogalmazva: a szűk keresztmetszet minden olyan tényező, amely megzavarja, megakadályozza vagy késlelteti a projekt tervét.
Gondoljon egy szó szerinti szűkületre: egy palack szűk pontjára vagy nyakára, amelynek célja a folyadék áramlásának lassítása. Hasonlóképpen, a projektmenedzsmentben a szűk keresztmetszetek korlátozó tényezőként működnek – olyan pontokként, ahol túl sok a teendő, és nincs elegendő ember, folyamat és rendszer a feladatok elvégzéséhez. 🧐
Bár ezek iparáganként eltérőek, általában kétféle szűk keresztmetszet létezik:
- Rövid távú szűk keresztmetszetek: A rövid távú szűk keresztmetszeteket gyakran a munkaerőhiány okozza, és ezek ideiglenes problémák. Például egy áruházban decemberben szűk keresztmetszet alakulhat ki az ünnepi vásárlók számának növekedése miatt.
- Hosszú távú szűk keresztmetszetek: A hosszú távú szűk keresztmetszetek hosszú ideig fennállnak, és oka a nem hatékony rendszerek vagy folyamatok. Például egy reklámügynökség, amely nem fektet be hatékony projektmenedzsment szoftverbe, hosszú távú szűk keresztmetszettel szembesülhet.
A szűk keresztmetszetek, bár gyakoriak, katasztrofális hatással lehetnek a projektmenedzserekre és a vállalatra egészére. Mivel a szűk keresztmetszetek késedelmes határidőkkel és megnövekedett költségekkel járnak, dominoeffektust okoznak, ami elégedetlen ügyfelekhez, költséges költségvetésekhez, elvetett marketingtervekhez és frusztrált csapattagokhoz vezet.
A szűk keresztmetszetek következményei az Ön működésében
A szűk keresztmetszetek komoly károkat okozhatnak a projektben (és idővel az egész vállalatban). Bár a szűk keresztmetszetek az eredeti projektterv méretétől, hatókörétől és ütemtervétől függően változnak, vannak néhány általános következmény, amelyekkel tisztában kell lennie.
A határidők elmulasztása
Ha túl sok a munka, és nincs elég ember és/vagy folyamat a kezeléséhez, akkor a projekt határidejének betartása szinte lehetetlenné válik. Például, ha a gyártási folyamatban szűk keresztmetszetek alakulnak ki, azok az egész gyártósort késleltethetik. Ez pedig késlelteti a végtermék piacra dobását.
A projektmenedzsmentben a határidők elmulasztása vagy a feladatok átruházása hosszú várakozási időket okozhat a csapat tagjai között. Ha egy alkalmazott késve adja le a jelentését, felettese el kell halasztania annak áttekintését, ami megakadályozza a grafikai tervező csapatot abban, hogy időben megkezdje a munkát. Az eredmény? Vagy rohanás a befejezésig, vagy késve szállítják le a jelentést a végfelhasználónak.
A költségvetés túllépése
A szűk keresztmetszetek az egyik legegyszerűbb módja a költségvetés túllépésének. Ha például az ellátási láncában szűk keresztmetszet alakul ki, akkor más beszállítóktól kell beszerznie az árukat, vagy sürgősségi megrendelést kell leadnia. Ez gyorsan megnöveli a nyersanyagok költségét, és a teljes termelés túllépi a költségvetést.
A projektmenedzserek gyakran tapasztalják, hogy a szűk keresztmetszetek után megugranak a rezsiköltségek. Ha a projekt váratlan leállást szenved, és ezáltal késedelmet okoz, a vállalatnak túlórapénzt kell fizetnie az alkalmazottaknak, hogy a projekt a terv szerint befejeződjön. Vagy esetleg szezonális munkásokat vagy alvállalkozókat kell felvenniük, hogy segítsenek enyhíteni a munkaterhelést.
Magas fluktuáció
Senki sem szeret állandó stresszben, félreértésekkel és átütemezett határidőkkel dolgozni. Ha a projekt szűk keresztmetszetei miatt a csapat tagjai maximális kapacitással dolgoznak, az gyorsan frusztrációhoz és kiégéshez vezethet.
A Gallup 2023-as munkaerő-jelentése szerint a munkavállalók közel fele (44%) naponta stresszt érez. Ez magas fluktuációhoz vezet, ami lehet az oka annak, hogy a munkavállalók 51%-a aktívan keres másik állást. Tanulság: Ha meg akarja tartani a legtehetségesebb munkavállalókat, akkor még mielőtt kialakulnának, szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, ezzel csökkentve a késő esti munkavégzést, a feladatok átcsoportosítását vagy a projektek összezavarodását.
Feszült kapcsolatok a beszállítókkal
A gyártási folyamat során gyakran előforduló szűk keresztmetszetek ronthatják a beszállítókkal vagy kereskedőkkel való kapcsolatát. Például, míg néhány extra megrendelés még kellemes, a folyamatos, utolsó pillanatban leadott megrendelések gyorsan fárasztóvá válhatnak. Ezenkívül, ha a szűk keresztmetszetek miatt nem tud fizetni, előfordulhat, hogy egy megbízható beszállító feketelistájára kerül.
Romló ügyfélkapcsolatok
A szűk keresztmetszetek veszélyeztetik az általános termelést, ami megterhelheti vagy akár véget is vethet az ügyfelekkel való kapcsolatoknak. Ha csapata nem tartja be a határidőket, átütemezi a megbeszéléseket vagy alacsony színvonalú munkát ad le, az ügyfelek felmondhatják Önnel a szerződést. Ez rontja az eredményét és károsítja a hírnevét, ami megakadályozhatja abban, hogy jövőbeni szerződéseket kössön.
Gyakorlati lépések a szűk keresztmetszetek azonosításához és kezeléséhez
Gyanítja, hogy a szűk keresztmetszetek veszélyeztetik vállalkozását? Kövesse az alábbi lépéseket, hogy elvégezze a projekt munkafolyamatainak szűk keresztmetszet-elemzését. 🔍
1. Ismerje meg a szűk keresztmetszeteket
Az első lépés a szűk keresztmetszet enyhítéséhez? A probléma megértése.
A projektmenedzsmentben a szűk keresztmetszeteknek két oka lehet:
- Rendszeralapú szűk keresztmetszetek: A rendszeralapú vagy folyamatbeli szűk keresztmetszetek általában azt jelentik, hogy nincs megfelelő folyamata, szoftvere vagy infrastruktúrája a jelenlegi munkaterhelés kezeléséhez . Lehet, hogy nincs megfelelő projektmenedzsment szoftvere, gyártósor-beállítása vagy munkafolyamat-automatizálása, hogy lépést tartson az ügyfelek igényeivel .
- Emberhez kötődő szűk keresztmetszetek: Az emberhez kötődő szűk keresztmetszetek általában azt jelentik, hogy nincs elég ember – vagy talán nem a megfelelő emberek – a projekt igényeinek kielégítéséhez. Ez azt jelentheti, hogy szezonális munkásokat kell felvenni, egy tapasztalt munkatársat kell alkalmazni, vagy egy olyan kollégát kell találni, aki rendelkezik egyedi készségekkel.
A munkafolyamatában felmerülő probléma megértése segíthet a probléma megoldásában, függetlenül attól, hogy ez új csapattagok felvételét, az üzleti folyamatok javítását vagy a szoftver frissítését jelenti-e.
2. Tervezze meg folyamatokat
A folyamatábrázolás 500 méteres magasságból nyújt áttekintést a munkafolyamatáról. Megtekintheti a projektterv minden egyes lépését, és megértheti, mely feladatok készültek el időben, és melyek okoztak munkahátralékot.
A teljes projekt feltérképezésével – általában folyamatábra vagy más eszköz segítségével – azonosíthatja a menetrendben a vitás pontokat. Ezután elemezheti a mutatókat, hogy azonosítsa, hol fordulnak elő általában a szűk keresztmetszetek.
3. Beszéljen a csapatával
Természetesen a számok soha nem hazudnak, de nem mindig mondanak el mindent. Gyűjtse össze az összes érdekelt felet, a felső vezetéstől a munkatársakig, és kérdezze meg tőlük, mely feladatok veszik igénybe a legtöbb időt, vagy melyek azok, amelyek gyakran elsikkadnak a sok teendő között.
Nyílt és őszinte beszélgetés során megtudhatja, ki a leginkább túlterhelt, miért romlik a kommunikáció, és ki tudna segíteni.
4. Készítsen folyamatos fejlesztési tervet
Miután azonosította a projekttervekben a szűk keresztmetszeteket, ideje módosítani azokat. Határozza meg, hol lehet megszüntetni a hatékonysági hiányosságokat és a felesleges munkákat, vagy hogyan lehet kiegyensúlyozni a csapat munkaterhelését. A folyamatos fejlesztési terv megvalósítása javíthatja a csapat morálját, biztosíthatja a projektek ütemtervnek és költségvetésnek való megfelelését, valamint erősítheti az ügyfelekkel és beszállítókkal való kapcsolatokat.
Szűk keresztmetszetek megelőzésének módszerei: 10 módszer a terv betartására
Szeretné enyhíteni a projektmenedzsmentben előforduló szűk keresztmetszeteket? Az alábbiakban 10 stratégiát talál, amelyekkel projekttervét a terv szerint haladhat, valamint a megvalósításhoz szükséges munkaterhelés-kezelő eszközöket. 👏
1. Készítsen vizuális ábrát a munkafolyamatairól
A szűk keresztmetszetek kiküszöbölésének legjobb módja, ha vizuálisan ábrázolja a projektterv minden egyes lépését. Használja a ClickUp Whiteboard funkciót, hogy felvázolja az egyes projektek munkafolyamatát. Innen a csapat tagjai jegyzeteket készíthetnek, azonosíthatják a torlódási pontokat, vagy akár alternatív munkafolyamatot is megrajzolhatnak.
2. Automatizálja az ismétlődő feladatokat
Ha csapata folyamatosan korlátozott kapacitással működik, automatizálja az ismétlődő feladatokat, hogy enyhítse a terhet.
A ClickUp Automations segítségével több mint 100 automatizálás közül választhat, hogy egyszerűsítse a munkafolyamatokat, a rutin feladatokat és a projektátadásokat. Ezenkívül automatikusan hozzárendelhet feladatokat, hozzáadhat megjegyzéseket vagy frissítheti az állapotokat, hogy megakadályozza a szűk keresztmetszetek kialakulását. Ezzel segítheti csapatát, hogy a legfontosabb prioritásokra koncentráljon, és a projekt zökkenőmentesen haladjon.
3. Végrehajtás kapacitástervezés
A kapacitástervezés magában foglalja az adott projekt megvalósításához szükséges erőforrások (azaz a feladat elvégzéséhez szükséges emberek, idő és eszközök) becslését. A megfelelő üzemeltetés-menedzsment kulcsfontosságú eleme, a kapacitástervezés egy kínálat-kereslet egyenlet, amely kiszámítja, hogy mennyi erőforrásra van szükség, és mennyi erőforrással rendelkezik.
Szerencsére a ClickUp Workload nézet megkönnyíti a kapacitástervezést, mivel vizuálisan megmutatja, hogy mennyi munkát osztottak ki az egyes csapattagok között. Innen megtekintheti az egyes csapattagok kapacitását a jelenlegi munkaterhelésükhöz viszonyítva.
4. Készítsen Gantt-diagramot
A Gantt-diagramok rendkívüli eszközök, amelyek vizuálisan ábrázolják az összes projekt ütemtervét, hogy maximalizálják a termelékenységet. A ClickUp Gantt-diagramjaival nyomon követheti a projekt előrehaladását, kezelheti a határidőket és felismerheti a potenciális szűk keresztmetszeteket. Ezenkívül kaszkád nézeteket hozhat létre, hogy könnyen rangsorolhassa a fontos feladatokat.
5. Ismerje meg a függő feladatokat
A szűk keresztmetszetek egyik fő oka a függő feladatok (azaz olyan feladatok, amelyek blokkolhatják vagy megakadályozhatják egy másik feladat megkezdését). A ClickUp Dependencies segítségével kapcsolatokat hozhat létre feladatok vagy dokumentumok között. Egyszerűen hozzon létre „blokkoló” vagy „várakozó” függőségeket, hogy csapata mindig tisztában legyen a műveletek legjobb sorrendjével.
6. Használja ki a folyamatfejlesztési sablont
A folyamatok javítása segít meghatározni a szervezeten belüli rendszerek és folyamatok hatékonyságát. A folyamatjavítási sablon segítségével összehangolt tervet készíthet a projektben végrehajtandó változtatásokhoz.
Szerencsére a ClickUp több sablonnal is rendelkezik, amelyekhez hozzáadhat egyéni mezőket, testreszabhatja a nézetet, vagy együttműködhet kollégáival, hogy könnyedén megvalósítsa terveit.
7. Ossza fel a projekteket mérföldkövekre
A több hétig, sőt hónapokig vagy évekig elhúzódó projektek ijesztőek lehetnek. A nagy projektek összeomlásának megelőzése érdekében feltétlenül bontsa kisebb részekre a projekteket.
A projekt mérföldköveinek megvalósítása a tervet különböző fázisokra bontja (pl. tervezési fázis vagy fejlesztési fázis), ezáltal a csapatot a terv szerint haladva tartja. Használjon mérföldkő táblázatot, hogy átfogó képet kapjon a projekt minden fázisáról. Ezután használja a ClickUp egyéni állapotok funkcióját, hogy a csapatot naprakészen tartsa, miközben az egyes mérföldkövek felé halad.
8. Beszéljen közvetlenül a csapat tagjaival
Mint már említettük, néha az adatok nem adnak világos képet a helyzetről, ezért a projekttervek javításakor közvetlenül a csapat tagjaival kell beszélnie.
Ha szeretné megelőzni a szűk keresztmetszeteket, kérje meg a csapat tagjait, hogy adjanak visszajelzést arról, mi működött (és mi nem) a korábbi projektekben. A ClickUp segítségével brainstorming ülést szervezhet, vagy kérdőívet küldhet az összes érintett félnek. Ez alapján megértheti, hogy a szűk keresztmetszet oka az erőforrások hiánya, a személyzet hiánya vagy a megfelelő projektmenedzsment eszközök hiánya volt-e.
9. Vezessen be időkövetést
Az egyik oka annak, hogy a projektek megakadnak, az, hogy a csapatok alábecsülik, mennyi időbe telik egy adott feladat elvégzése. A ClickUp Time Tracking segítségével biztosíthatja, hogy minden projekt ütemterve pontos legyen. A csapat tagjai bármilyen eszközről könnyedén rögzíthetik az időt, szerkeszthetik a bejegyzéseket és megjegyzéseket fűzhetnek az időnaplókhoz, hogy a jövőben pontosabb időbecsléseket készíthessenek.
10. A csapat kommunikációjának konszolidálása
A projektek nem mindig azért kerülnek kisiklásba, mert a csapat nem kommunikál egymással. Inkább azért kerülhetnek kisiklásba, mert rossz helyeken kommunikálnak egymással. *
Ha a csapatodnak e-maileket, szöveges üzeneteket és Slack-csatornákat kell átnéznie, hogy megtalálja a legfrissebb információkat egy projektről, az nem segít a munkádban. Szerencsére a ClickUp Chat nézet segítségével összesítheted az összes beszélgetést a projektmenedzsment szoftverben, így megelőzheted a szűk keresztmetszetek kialakulását.
Megelőzze a szűk keresztmetszeteket, mielőtt azok bekövetkeznének a ClickUp segítségével
A projektmenedzsmentben akkor alakul ki szűk keresztmetszet, ha túl sok a munka, és túl kevés az erőforrás annak elvégzéséhez. A torlódás munkahátralékot eredményez, ami miatt a projekttervek túllépik a költségvetést vagy a kijelölt határidőt.
Szerencsére a ClickUp rendelkezik olyan projektmenedzsment eszközökkel, amelyekkel azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket és nyomon követheti terveit. A ClickUp segítségével feladatok hozzárendelése, megjegyzések hozzáadása, projekt mérföldkövek beállítása és nézetek testreszabása révén megelőzheti a szűk keresztmetszetek kialakulását. Ezenkívül automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, integrálhatja a ClickUp-ot több száz más rendszerrel, és több ezer sablon segítségével segítheti csapatát a határidők betartásában.
Próbálja ki még ma a ClickUp alkalmazást, és azonnal elkezdheti a szűk keresztmetszetek azonosítását. 🙌