{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az a projektzárás?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A projektzárás a projektmenedzsment életciklusának utolsó, küldetés szempontjából kritikus fázisa. Ez jelzi a projekt végét, az utolsó kulcsfontosságú teljesítménymutatót, mielőtt a teljesítmények hatással lehetnek a szervezetre. " } } ] }
A projekt lezárása a projektmenedzsment szerves része. Ez az utolsó fázis, amikor a teljesítményeket a KPI-k és a hatókör alapján tesztelik, a nyitott kérdéseket lezárják, a tanulságokat levonják, az átadás befejeződik, és a projektet aláírják.
Sok szempontból a projekt lezárása ugyanolyan fontos, mint a kezdő megbeszélés és a munkaterület (SOW). A vezetőknek időt kell szánniuk erre, hogy biztosítsák, hogy a projekt eredményei a várakozásoknak megfelelően készültek el, és a projekt sikeresen lezárult.
Ebben a bejegyzésben végigvezetjük Önt a projekt lezárásának lépésről lépésre történő folyamatán, és öt praktikus sablont adunk Önnek, amelyekkel egyszerűsítheti csapata projektzárási folyamatát.
Mi az a projektzárás?
Akár belső projektről van szó, akár egy harmadik fél, például egy szoftverfejlesztő cég vagy marketingügynökség által közösen megvalósított projektről, annak mindig egy projektzárási fázissal kell végződnie.
A projekt lezárása a projektmenedzsment életciklusának utolsó, küldetés szempontjából kritikus fázisa. Ez jelzi a projekt végét, az utolsó kulcsfontosságú teljesítménymutatót, mielőtt a teljesítmények hatással lehetnek a szervezetre.
Például, ha a cél egy új ügyfélkapcsolat-kezelő szoftver bevezetése egy vállalati szervezetben, ez időbe telhet, különösen, ha külső szállítók vagy tanácsadók is részt vesznek benne.
Érdemes azonban szánni rá a szükséges időt: a legtöbb projekt (bármilyen méretű) sokkal zökkenőmentesebben zajlik, ha van egy projektmenedzsment szoftver, amely segít mindenkinek a feladatokra koncentrálni és egy hullámhosszon maradni.
Miért fontos a projekt lezárása?
A hatékony projektzárás hozzájárulhat a csapat kultúrájának kialakításához. Minden, amit a csapat tagjai vagy a projektvezetők a projekt megvalósítása és teljesítése során megtanulnak – sikerek és kudarcok egyaránt – felhasználható a jövőbeli projektekben.
Ugyanilyen fontos gondoskodni arról, hogy a dokumentáció, az eszközök és egyéb eredmények átadásra kerüljenek az ügyfélnek, és aláírásra kerüljenek. Ellenkező esetben az ügyfél azt állíthatja, hogy a projekt nem a várt módon zárult le, különösen, ha ezek az eszközök szerepeltek a szerződésben.
A projekt lezárásához néhány kérdésre kell választ adni, hogy minden rendben legyen, többek között:
- Elérték a célokat és a kitűzött feladatokat?
- Elégedett-e az ügyfél a projekt dokumentációjával és eredményeivel?
- A projekt megfelelően befejeződött-e a határidőre és a költségvetés keretein belül?
- Vannak-e olyan tanulságok, amelyeket a jövőbeli projektcsapatok számára hasznos lehetnek a folyamat közben felmerült akadályokból vagy problémákból?
- A felsővezetők, menedzserek és más érdekelt felek elégedettek a projekt eredményeivel?
- Milyen befektetési megtérülés várható, vagy milyen befektetési megtérülést fog tapasztalni az ügyfél a projekt lezárása után?
- A jövőbeni referencia kedvéért: megérte-e az időt, erőfeszítést és pénzt, amit befektetett?
- Most, hogy a projekt befejeződött, az érdekelt felek és a személyzet, akik a végeredményt (pl. egy új szoftveralkalmazást) fogják használni, tisztában vannak-e vele és kaptak-e képzést?
A kérdésekre adott válaszok attól függnek, hogy a projektet belsőleg vagy egy ügyfél számára valósítja-e meg. Mindkét fél másképp fogja megközelíteni ezt a projektmenedzsment folyamatot.
A projekt lezárása azért fontos, mert ez határozza meg, hogy a projekt sikeres volt-e vagy kudarcot vallott, és mit lehet belőle tanulni. Túl gyakran mérik a projekteket csak a költségvetés és az időkeret alapján.
A siker nem csak a számokról szól. Elértük a minőségi célokat? Túlteljesítettük az üzleti céljainkat? Ezek a tényezők rendkívül fontosak, ha a projektet teljes sikerrel szeretné lezárni.
A projektzárás típusai
A projekt lezárásának többféle típusa létezik, amelyek a projekt konkrét körülményeitől és céljaitól függően alkalmazhatók. Íme néhány gyakori típus:
- Normál lezárás: Ez a standard és leggyakoribb típusú projektzárás, amikor a projekt a tervek szerint befejeződik, minden eredmény elkészül, és minden célkitűzés és cél elérése megtörténik. A projektcsapat befejezi az összes fennmaradó feladatot, elvégzi a végső felülvizsgálatokat és jóváhagyásokat, majd hivatalosan lezárja a projektet.
- Korai lezárás: Ha projektmenedzsment szoftvert használ, ez azt jelenti, hogy minden teendőt befejezettként jelölhet meg. Sajnos nem minden projektzárási fázis végződik így. Egyes projektek még mielőtt elindulnának, már lezárásra kerülnek. Amikor egy projekt indulás előtt törlésre kerül, azt korai lezárásnak nevezzük.
- Részleges lezárás: Előfordulhat, hogy egy projekt részlegesen lezárul, amikor bizonyos elemek vagy fázisok sikeresen befejeződtek, mások viszont még folyamatban vannak. Ez a típusú lezárás lehetővé teszi a fokozatos megközelítést, amelynek során a befejezett részek lezárásra kerülnek, míg a fennmaradó munkák folytatódnak. Ez segít a függőségek kezelésében és az erőforrások hatékony prioritásainak meghatározásában.
- Konszolidációs lezárás: Ha több kapcsolódó projekt fut egyszerre, akkor konszolidációs lezárás is végrehajtható. Ez azt jelenti, hogy a több projektből származó eredményeket, tanulságokat és erőforrásokat egyetlen lezárási folyamatba konszolidálják. Ez segít biztosítani a következetességet, a tudásátadást és az erőforrások hatékony kihasználását a projektek között.
- Felfüggesztés: Ha egy projektet külső tényezők vagy működési korlátok miatt ideiglenesen fel kell függeszteni, akkor felfüggesztést hajtanak végre. A projekt felfüggesztésre kerül, amíg a körülmények lehetővé nem teszik annak folytatását. A felfüggesztés során a csapat dokumentálja a projekt állapotát, az erőforrásokat és a folytatáshoz szükséges intézkedéseket.
- Sikertelen lezárás: Sajnos nem minden projekt sikeres. Sikertelen lezárásról akkor beszélünk, amikor egy projekt nem képes elérni céljait vagy a kívánt eredményeket. Ilyen esetekben a projekt a tervezett célok elérésének hiányában lezárásra kerül. Fontos, hogy alaposan elemezzük a kudarc okait, dokumentáljuk a tanulságokat, és meghatározzuk a menthető elemeket vagy a jövőbeli projektekben végrehajtható lehetséges módosításokat.
Most pedig nézzük meg, milyen lépéseket kell tenni egy projekt lezárásakor.
5 lépés a projektzárási folyamat befejezéséhez
Íme öt lépés, amelyet a projektmenedzsment csapatoknak meg kell tenniük a projekt lezárásakor és az ügyfelek és érdekelt felek jóváhagyásának megszerzéséhez.
1. Végezze el a befejezési feladatokat
A projektek végső szakaszában mindig el kell rendezni a nyitott kérdéseket.
A főbb projektfeladatok már elkészültek, ezért ügyeljen arra, hogy a kisebb feladatok és célok ne maradjanak figyelmen kívül. Ez a következőket jelentheti:
- Kiegészítő eszközök és eredmények
- Projektdokumentáció és, szoftvertermékek esetében, termékismertetők
- Bármelyik képzés, amelyet el kell végezni
- A projekt befejezésekor az ügyfél tulajdonában lévő fájlok és szellemi tulajdon átadásra került.
- Elküldött és kifizetett számlák
- Minden egyéb adminisztratív feladat, amelyet el kell végezni, mielőtt megkezdődhet a projekt lezárási folyamata.
2. Hivatkozzon a projekt hatókörére vagy összefoglalójára, hogy biztosan teljesüljenek a célok
Most, hogy a laza végek is el lettek rendezve, itt az ideje visszatérni az eredeti tervhez vagy briefhez, hogy értékelje, teljesültek-e a célok.
A projekt sikerét számos kritérium és kulcsfontosságú teljesítménymutató alapján mérik. Magas szinten a legtöbb projektet néhány alapvető mutató alapján értékelik:
- Teljesítettük az ügyfél elvárásait?
- A projekt lezárása időben és a költségvetés keretein belül történt?
- Elégedett-e az ügyfél a minőséggel, és örömmel írja alá a teljesítményt?
- Elérték az üzleti és működési célokat és célkitűzéseket?
Ha a vezetői csapat és a projektmenedzsment csapat a legtöbb – ideális esetben az összes – kérdésre igennel tud válaszolni, akkor a projekt sikeresnek tekinthető. Egy projekt céljainak elérése hasznos lehet, ha újra szeretne együttműködni ugyanazzal a szervezettel egy új projektben. 🛠️
Ezért olyan értékes a teljesítmény utólagos értékelése és a projekt lezárási folyamata. Ezt az időt felhasználhatja az eredmények és a tanulságok áttekintésére az ügyféllel, valamint belsőleg is.
A projektmenedzser ezeket az információkat belső 360 fokos tanulási megbeszéléshez is felhasználhatja, hogy a megvalósítható tanulságokat a jövőbeli projektdokumentumokba, munkafolyamatokba és folyamatokba beépíthesse.
A csapat tagjai értékelni fogják a visszajelzéseket és az iránymutatásokat a projekt teljesítményével kapcsolatban, hogy legközelebb még jobb eredményeket érjenek el.
3. Végezze el az ügyfélnek szóló beszámolót és a belső 360 fokos tanulási megbeszélést
A beszámolók a lezárási folyamat egyik leghasznosabb elemei. A projektmenedzsernek kétféle beszámolóra kell időt szánnia: egy belső beszámolóra, más néven 360 fokos tanulási megbeszélésre, valamint egy ügyfélnek szóló beszámolóra és átadási megbeszélésre.
Célja, hogy a belső megbeszélést vagy személyes találkozót még az ügyféllel való beszélgetés előtt megtartsa. Így a projektmenedzsment folyamatában mindenki ugyanazon az állásponton lesz.
Ha a projekt lezárási szakaszában valami nem ment jól, hasznos tudni, ki vállalja a felelősséget a hibákért, és hogyan oldották meg a problémákat.
A projektmenedzsereknek ezt az időt arra kell felhasználniuk, hogy a projektcsapattal áttekintsék a teljes folyamatot, a kezdetektől a befejezésig, beleértve a legfontosabb mérföldköveket is.
A 360 fokos megbeszélés során legyen őszinte önmagával és a projektcsapattal. Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Mi ment rosszul?
- Mi sikerült jól?
- Hatékonyan használták-e a projekt erőforrásait?
- Mennyire volt sikeres a csapat a projektterv megvalósításában?
- Mit tanultunk?
- Mit tehetünk jobban legközelebb?
Dokumentálja a belső megbeszélés eredményeit, hogy jobban felkészüljön a projektzárási fázisban az ügyféllel tartandó beszámolóra.
A legtöbb ügyfél a fent felsoroltakhoz hasonló kérdéseket fog feltenni. Ezenkívül értékelni fogják az eredményeket és a teljesítményeket a hatókör, a kezdeti brief, a célok és a célkitűzések alapján.
A projekt sikerét mérő érdekelt felek és vezető beosztású vezetők végső soron azt akarják biztosítani, hogy megkapták, amiért fizettek. Ha alapos akar lenni, írja le mindezt egy projektzárási jelentésben, hogy összehasonlíthassák a projekttervvel.
PROFI TIPPMi van akkor, ha egy projekt nem pontosan a tervek szerint alakult? Fontos, hogy dokumentálja, mi történt és miért. A projekt során mindig jegyezze fel a projektmenedzsment szoftverébe minden eseményt, rögzítse a megbeszéléseket és a telefonhívásokat, és őrizzen meg másolatokat az e-mailekről is a platformján. Így az ügyfelek nem vitathatják a számlákat a projekt lezárása során.
4. Gondoskodjon arról, hogy a dokumentáció teljes legyen, és az átadás megtörténjen
Van terve a projekt átadására? Ha igen, akkor itt az ideje, hogy ezt a tervet a lezárási folyamat részeként megvalósítsa. Ha nincs, akkor a projektmenedzsernek kell készítenie egy tervet.
A projekt lezárásának ebben a szakaszában gyakran egyszerűen csak arról kell gondoskodni, hogy a dokumentumokat, fájlokat és egyéb eszközöket a várakozásoknak megfelelően átadják az ügyfélnek. Bonyolultabb projekt eredmények, például szoftverek és alkalmazások esetében a projekt életciklusának vége teszteléssel, képzéssel és hibakereséssel járhat.
Amikor átadunk valamit, legyen az weboldal vagy szoftver, az ügyfélnek tudnia kell, hogyan működik. Ellenkező esetben olyan, mintha fizetne egy autóért, amit nem tud vezetni. Ennek részeként győződjön meg arról, hogy minden szükséges információt megadott az ügyfélnek:
- Adminisztrátori szintű hozzáférés a projekt eredményeihez
- Dokumentáció és kézikönyvek
- Képzés vagy képzési anyagok
- Szellemi tulajdon és egyéb eszközök
- Szükség szerint folyamatos támogatáshoz való hozzáférés
Az átadások hasznosak a hosszú távú bizalom kiépítéséhez. Ha tudod, hogy egy projektet sikeresen lezártál, könnyebb lesz jövőbeli projekteket szerezni. A projektzárási jelentés hasznos lehet abban, hogy biztosítsd a következő projektet ugyanattól a vállalattól.
A zökkenőmentes átadás pedig elégedettebb ügyfeleket, kevesebb kérdést a lezárás után és a folyamatos munkalehetőségeket eredményez. Jelölje be a projektlezárási ellenőrzőlistát a projektdokumentációs eszközében, hogy biztosan tudja, hogy minden elkészült.
5. Köszönje meg mindenkinek, aki részt vett a projektben, és oszlassák fel a projektcsapatot
Miután az ügyfél elégedett, a projekt befejeződött, az átadás megtörtént és a projekt dokumentumai átadásra kerültek, már csak megköszönni kell mindenkinek és feloszlatni a projektcsapatot. 🙌
Projektmenedzserként gondoskodjon arról, hogy minden csapattag tudja, milyen teljesítményt nyújtott. Tanuljon a tapasztalatokból. Ne felejtse el dokumentálni azokat a folyamat- és munkafolyamat-változásokat, amelyeket a jövőbeli projektekben is alkalmazni szeretne.
Ugyanez vonatkozik minden sikert, rövidítést vagy kipróbált új eszközt is. Ha talált valamit, ami segít a jövőbeli munkák hatékonyabb elvégzésében, akkor a jövőben beépítheti mindazt, amit tanult, a munkafolyamatokba és a folyamatokba.
Most már átcsoportosíthatja a csapat tagjait más projektekhez, feladatokhoz és ügyfelekhez.
A projektmenedzsment megkönnyítése érdekében összeállítottuk ezt az öt projektzárási sablonból álló listát, amelyet érdemes elmenteni.
5 hasznos sablon a projekt lezárásához
A sablonok számos projektmenedzsment-szcenárióban, munkafolyamatban és folyamatban hasznosak. Különösen értékesek, ha integrálhatók olyan projektmenedzsment-szoftverekkel, mint például a ClickUp.
1. ClickUp projektzárási lista nézet sablon
Használja ezt az egyszerű ClickUp projektzárási lista nézet sablont, hogy mindent nyomon követhessen.
A számos egyéni mező és állapot segítségével hozzáadhatja ezt a sablont a ClickUp-hoz, és ez lehet a kedvenc módszere az egyszerű projektzárásokhoz.
Különböző nézetek állnak rendelkezésre, például Gantt, Tábla és Idővonal. Így bármelyik módszert is részesíti előnyben csapata a projekt ütemtervének megtekintéséhez és feldolgozásához, azt könnyedén beállíthatja az Ön igényeinek megfelelően.
2. ClickUp projektzárási feladatnézet sablon
A ClickUp projektzárási feladatnézet sablonja olyan, mint egy egyszerű projekt teendőlista, amelyet a ClickUp-ban használhat. Használja ezt a projektzárási ellenőrzőlistaként, hogy biztosan minden elvarratlan szálat elintézzen.
Adja hozzá a sablont, és tekintse meg az egész projektet (vagy egy sor alfeladatot) egyenként, a teendőlista elemei szerint. Jelölje be őket, ahogy halad, ennyire egyszerű – persze a munka elvégzése mellett! 👀
3. ClickUp 4Ls Retro sablon
Azok számára, akik szeretnének egy kicsit kifejezőbbek lenni a projektzárási feladatokban, itt van a ClickUp 4Ls Retro sablon.
Csapata elmondhatja, mit szeretett, mire vágyott, mit utált és mit tanult egy projektből. Ez a sablon elegendő helyet biztosít ahhoz, hogy részletesen bemutassa a csapat által tanult tanulságokat.
Érdemes kitölteni a négy „L”-t, különösen akkor, ha a projektek nagyobb kihívást jelentenek, így a csapat úgy érzi, hogy megértik őket, a projektmenedzser figyelembe veszi a visszajelzéseket, és a jövőbeli munkákhoz értékes tanulságokat lehet levonni.
4. ClickUp visszajelzési űrlap sablon
A ClickUp visszajelzési űrlap sablonja hasznos az ügyfelek véleményének összegyűjtéséhez, amikor a projekt befejeződött és jóváhagyták. Használhatja ezt belső visszajelzésekhez és akár ügyfelek ajánlásaihoz is.
Az ügyfelek általában visszajelzést adnak a beszámoló telefonhívások során. Még ha negatív is, érdemes ezt rögzíteni, hogy beépíthessük a jövőbeli tanulságok közé.
A pozitív visszajelzések és ajánlások még értékesebbek. Tegye közzé ezeket online az ügyfele engedélyével. Gyűjtse össze ezeket a visszajelzéseket a ClickUp digitális visszajelzési sablonjával, és építse be ezeket a tanulságokat a megbízható projektmenedzsment eszközébe.
5. ClickUp projektátadási sablon
Projektátadást kell végrehajtania, de nem tudja, hol kezdje?
Ne aggódjon, ha nincs ilyen a szokásos működési eljárásaiban. A ClickUp projektátadási sablonjával mi gondoskodunk erről.
A sikeres átadás érdekében minden fontos részletet foglaljon bele ebbe a dokumentumba. Tartalmazza az alapvető információkat, mint például a bejelentkezési adatokat és a mappákra, dokumentációra, képzési kézikönyvekre mutató linkeket, valamint minden egyéb információt, amelyre az ügyfélnek szüksége lehet az átadás után.
Tartsa mozgásban minden projektjét, és kerülje el a költséges késedelmeket vagy a félreértéseket. A ClickUp projektátadási sablonjával egy mindenre kiterjedő megoldást kap, amely zökkenőmentes folyamatokat biztosít minden érintett csapattag számára.
A projektzárások egyszerűsítése projektmenedzsment szoftverrel
A sablonok és folyamatok értékes, időtakarékos szervezési eszközök, amikor a projekt lezárásának ellenőrzőlistáját és a teendőket végigveszi, például:
- Minden feladat elvégzésre került?
- Az összes eredményt és teljesítményt jóváhagyták-e belsőleg és az ügyfél is?
- Elvégeztük-e az átadást és a kapcsolódó képzést az ügyfél számára?
- Befejeződött a projekt?
- A projekt lezárásához szükséges összes feladatot elvégezték és a vezetőség jóváhagyta?
De ahhoz, hogy ez a folyamat mindenki számára zökkenőmentesebb legyen, termelékenységi szoftverre van szükség a teljes projekt életciklusának kezeléséhez. A termelékenységi szoftver segítségével az egész projektcsapat a feladatra koncentrálhat és elszámoltatható marad.
Ha hozzáférést biztosít nekik, az ügyfelek is megoszthatják véleményüket, ötleteiket, visszajelzéseiket és erőforrásaikat, hogy a projekt sikeresen lezáruljon.
Regisztráljon még ma ingyenes ClickUp-fiókjára, hogy egy hatékony szoftvercsomaggal gondoskodhasson a projekt teljes életciklusáról, és a projektzárást mindenki számára könnyebbé tegye.