Projektmenedzserként tudja, mennyi idő, erőfeszítés és verejtékes munka szükséges egy projekt kezeléséhez a koncepciótól a befejezésig. Nincs semmi baj az intuitív projektmenedzsment megközelítéssel, ha csak néhány egyszerű projektje van.
Ha azonban több komplex projektet kell egyszerre kezelnie, akkor igazán hasznos lesz egy szervezett megközelítés, amely felvázolja a projekt fázisait. 🤹
A Projektmenedzsment Intézet (PMI) egy öt lépésből álló projektmenedzsment folyamatot hozott létre, hogy a projektmenedzsereknek kész alapot biztosítson a jobb projektmenedzsmenthez. Ha a hatókör kiterjedésével, az átdolgozásokkal vagy az általános projektkáosszal küzd, a projektmenedzsment öt fázisának követésével csapata a helyes úton maradhat.
Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, melyek az öt fázisok és miért olyan előnyösek. Emellett gyakorlati tippeket és forrásokat is megosztunk, amelyek segítenek elsajátítani a projektmenedzsment életciklusának minden fázisát.
Melyek a projektmenedzsment 5 fázisa?
A PMI öt lépésből álló megközelítést dolgozott ki, hogy a projektmenedzsereknek szisztematikus folyamatot biztosítson a projektek A-tól Z-ig történő lebonyolításához. A projektmenedzsment életciklusának öt fázisa a következő:
1. Kezdeményezési fázis
Ebben a fázisban indítja el a projektet, és szerezze meg az érdekelt felek támogatását a projekt céljának meghatározásával és a célok kitűzésével.
A kezdeményezési fázis általában egy projektcharterrel zárul, amely egy dokumentum, amely felvázolja a projekt hatókörét, céljait, kockázatkezelését, eredményeit és az érdekelt feleket. A cél itt az, hogy közös megértést alakítsunk ki a projektről, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
2. Tervezési fázis
A projekttervezési fázisban részletesebbé válik a munka. Itt készíti el a projekt végrehajtásának, nyomon követésének és ellenőrzésének részletes terveit. Ez az egyik legfontosabb projektmenedzsment fázis, amely biztosítja, hogy a kezdetektől a befejezésig rendelkezésre álljon a keretrendszer.
Találkozzon csapatával, hogy meghatározzák az időkereteket, az erőforrásokat és a projekt költségvetését. Ez egyben jó alkalom arra is, hogy kiválasszák a projektmenedzsment eszközt, amely segít a feladatok, csevegések, dokumentumok, sablonok és egyebek tervezésében és kezelésében.
3. Végrehajtási fázis
A végrehajtás során a projektcsapatod a munkával lesz elfoglalva, te pedig elkezded irányítani az egészet.
De ez nem ok a pihenésre – egy jó projektmenedzser rendszeresen ellenőrzi a csapatát, hogy biztosan tartják-e a projekt ütemtervét és teljesítik-e a minőségi követelményeket. Minél szorosabban irányít a végrehajtási fázisban, annál kevesebb változtatást kell végrehajtania a következő fázisban.
4. Felügyeleti és ellenőrzési fázis
Nem minden projektnek van egyértelmű kezdő és befejező dátuma. A negyedik fázisban nyomon követi a projekt előrehaladását, és összehasonlítja azt az eredeti tervben szereplő mutatókkal.
Ha a projekt nem halad a tervek szerint, most van esélye a pályát korrigálni, hogy még mindig elérje céljait.
5. Zárási fázis
Miután csapata minden feladatot elvégzett, hivatalosan lezárja a projektet a projektmenedzsment szoftverében. De ne hagyja csak úgy elsikkadni – szervezzen egy utólagos megbeszélést, hogy átbeszéljék a projekt lefolyását, és levonják a tanulságokat a jövőbeli projektekhez.
Ezek a projekt életciklus fázisai azért hasznosak, mert megadják a szilárd projekt felépítéséhez szükséges struktúrát.
Ezek elég rugalmasak ahhoz, hogy szinte bármilyen projektet, üzletet vagy csapatot támogassanak, így hozzáadhatja saját stílusát, és sajátjává teheti ezt a projektmenedzsment módszertant. ✨
A projektfázisok követésének előnyei
A szilárd alapok nélküli projektek nagyobb kockázatot jelentenek a gyenge teljesítmény szempontjából. Ahelyett, hogy laissez-faire hozzáállással közelítené meg a projekteket, alkalmazzon fázisokban történő megközelítést, hogy mérhető különbségeket lásson a projekt teljesítményében.
Valójában ezeknek a projekt életciklus fázisainak követése számos előnnyel jár. 🤩
Egyértelműség és iránymutatás
A projekt egyértelmű szakaszokra bontása sokkal kevésbé ijesztővé és hozzáférhetőbbé teszi azt. Ez biztosítja, hogy a munka megkezdése előtt meghatározza a projekt minden aspektusát, így csapata egyértelmű útitervet kap, amelyet követve nem hagy ki egyetlen fontos részletet sem.
Az érdekelt felek bevonása
Az emberek nem fognak odafigyelni, ha úgy gondolják, hogy egy projekt nem vonatkozik rájuk, vagy túl bonyolult. A projekt életciklusának fázisai lehetővé teszik, hogy elmagyarázza, miért fontos a projekt, mielőtt a csapata bármilyen munkát elvégezne. Ez nem garantálja az elkötelezettséget, de ez a projektmenedzsment-folyamat sokkal valószínűbbé teszi, hogy az emberek megértsék szerepüket és munkájuk fontosságát. 🧑🏽💼
A projekt egyértelmű fázisokban történő megvalósítása csökkenti a túlzott gondolkodást és a perfekcionizmust is. Ha csapata a korábbi fázisok átdolgozásával vagy a projekt hatókörének kiterjesztésével küzd, akkor a lépésről lépésre történő megközelítés tökéletes megoldás arra, hogy az érdekelt felek döntést hozzanak és ahhoz tartsa magát.
Erőforrás-hatékonyság
Korlátozott erőforrásokkal rendelkezik ehhez a projekthez, ezért használja ki azokat a lehető legjobban. A projektmenedzsment fázisai több értéket hoznak ki a meglévő erőforrásokból, legyen szó költségvetésről, eszközökről vagy emberekről.
Ösztönzi a proaktív tervezést, ami lehetővé teszi, hogy a már meglévő erőforrásokkal kevesebb idő alatt jobb munkát végezzen. ⚒️
Kockázatkezelés
A projekt kezdeményezési fázisában azonosíthatja a potenciális projektkockázatokat. Ez lehetőséget ad a csapatának – beleértve a jogi és HR osztályok munkatársait is – arra, hogy még azok bekövetkezte előtt kezeljék a potenciális kockázatokat.
A fázisokra bontott projekteknél sokkal kisebb az esélye a megelőzhető akadályoknak, ami segít elkerülni a jövőbeli fejfájásokat és zökkenőmentesebb projekteket élvezni. 🧘
Jobb munkavégzés
A projekt fázisokra bontása rendszeres ellenőrzési pontokat biztosít a csapat munkájának értékeléséhez. Felismerheti a projekt eredményei és a projektterv közötti eltéréseket, így a csapatnak időben lehetősége van a problémák kijavítására.
Jobb hangulat és felelősségvállalás
A projekt életciklusának egyértelmű fázisai mindenki számára világos feladatokat jelölnek ki a csapatban. Nem kell azon töprengeniük, mit kell tenniük, vagy hogy sikeresek-e vagy sem – minden pontosan le van írva a projekttervben.
A mérföldkövek elérésével a projektcsapat nagyobb sikerélményt élvez, ami javítja a morált. 🙌
Hatékony kommunikáció
A fázisokra bontott megközelítéshez kommunikációs tervet kell készíteni, amely meghatározza, hogyan fogsz együttműködni az érdekelt felekkel és a projektcsapat tagjaival. Ezzel mindenki naprakész marad, így csökken a zavar és a félreértések száma.
Idővel jobb teljesítmény
Egy sikeres projekt további sikeres projekteket eredményez a jövőben. Még ha ez a projekt nem is alakult úgy, ahogyan Ön vagy a projektmenedzser várták, a fázisokra bontott megközelítés megköveteli, hogy átgondolja, mi sikerült jól, és mit fog másképp csinálni legközelebb.
Ezzel a tervvel elkerülheti ugyanazok a hibák megismétlődését, és a jövőben jobb projekteket tervezhet. 🎉
A projekt életciklusának 5 projektmenedzsment fázisa
Készen állsz a fázisok bevezetésére a saját projektjeidben? Nézd meg a ClickUp fázisok szerinti projektsablont, hogy gyorsan felbontsd a projektedet kezelhető szakaszokra.
Ez a sablon remek kiindulási pont, de ha tudja, hogyan kell végrehajtani, még több értéket tud kihozni a projekt életciklusának minden szakaszából. Kövesse ezeket a tippeket, hogy racionalizálja a projekteket a kezdeményezéstől a lezárásig.
1. A projekt kezdeményezése
Úgy döntött, hogy elindít egy projektet. Remek! A projekt kezdeményezési fázisában a következőket fogja tenni:
- Határozza meg a projekt üzleti indokait
- Végezzen megvalósíthatósági tanulmányt, hogy megbizonyosodjon a projekt életképességéről.
- Készítsen listát a projektcsapatról, az érdekelt felekről és a tájékoztatni kívánt csapattagokról.
Tervezzen meg egy kezdő megbeszélést, hogy elindulhasson a projekt. Ezen a megbeszélésen a projektcsapat összes tagjának részt kell vennie, valamint a releváns érdekelt feleknek, például a főnökének vagy a vezérigazgatónak.
A megbeszélés során elkészíted a projekt chartát, amely felvázolja a projekt elképzelését és irányvonalát. Nem kell órákat töltened ennek a megbeszélésnek a tervezésével sem.
A ClickUp projektterv-sablon minden szükséges információt tartalmaz a kezdéshez. Határozza meg a projekt céljait, ossza ki a feladatokat és tisztázza a kommunikációt ebben a dokumentumban, mielőtt komolyan nekilátna a projekt tervezésének – ezzel sok munkát takaríthat meg a későbbiekben. ⏲️
Gyors tippek:
- Végezzen érdekelt felek elemzését, hogy a projektcsapat korai szakaszában bevonja a legfontosabb érdekelt feleket.
- Válasszon egyértelmű, elérhető projektcélokat, amelyek összhangban állnak a szervezeti céljaival.
- Legyen homályos elképzelése a projekt ütemtervéről és költségvetéséről, hogy racionalizálhassa a következő fázist.
2. Projekttervezés
A projekttervezés hasonlóan hangzik a kezdeményezéshez, de nem ugyanaz. A kezdeményezési fázisban indokolja a projektet és összeállítja a szakértői csapatot. A projekttervezési fázisban elkészíti a projekttervet, amely a következőket tartalmazza:
- A projekt ütemtervének meghatározása
- A teljesítések prioritásainak meghatározása
- A projekt hatókörének meghatározása
- SMART célok kitűzése
- Készítsen munkamegosztási struktúrát, amely a feladatokat kisebb, könnyebben kezelhető részekre bontja.
A projektmenedzsment folyamatának ez a része kissé nyomasztó lehet, ezért a legjobb, ha mindent egy olyan projektmenedzsment szoftverbe táplál be, mint a ClickUp. Gyűjtse össze nagy ötleteit a ClickUp Whiteboardon, és egyetlen kattintással alakítsa őket projektekbe és feladatokba.
Vizualizálja projektje útitervét a Táblázatos nézetben (Kanban) vagy a Gantt-diagram nézetben, hogy áttekintse a projekt tervét magas szinten, és mindent ennek megfelelően módosítson.
Projektmenedzserként az egész projektet erre a tervre alapozza (nincs nyomás!), ezért szánjon időt egy átgondolt projektterv kidolgozására, amely megkönnyíti a végrehajtást. 💃
Gyors tippek:
- Határozzon meg egyértelmű mérföldköveket dátumokkal és számszerűsíthető eredményekkel!
- Osztja be a csapat tagjait, az eszközöket és a költségvetést az egyes feladatokhoz.
- Készítsen kommunikációs tervet, hogy megossza, kinek mit kell tudnia, mikor és hogyan juthat hozzá az információhoz.
3. Projekt végrehajtás
A projekttervvel a kezében a projektmenedzsernek a végrehajtási fázisban a teljesítések létrehozásával kell foglalkoznia. Ha több mint két érdekelt fél van (és valószínűleg így van), akkor a legjobb, ha a projektmenedzsment szoftverben figyelemmel kíséri az összes munkát.
Kövesse nyomon csapata előrehaladását a valós idejű ClickUp Dashboards segítségével. Készítsen Dashboardokat minden egyes projekthez, vagy tekintse át összes projektjét egy magasabb szinten. A ClickUp Project Deliverables Template szintén hatalmas időmegtakarítást jelent. Szerezze be ezt a sablont, adja hozzá projektfeladatait, és néhány perc alatt automatikusan figyelemmel kísérheti az összes státuszt egy helyről.
A legjobb az egészben, hogy ez a projektmenedzsment életciklus-szoftver figyelmezteti Önt vagy a kijelölt projektmenedzsert, ha bármely feladat vagy projekt nem a terv szerint halad. Ez lehetővé teszi a korai beavatkozást, ami a kudarc és a siker közötti különbséget jelenti. 🏅
Gyors tippek:
- Teremtsen olyan környezetet, ahol a csapat tagjai együttműködnek egymással és szabadon megosztják ötleteiket.
- Rendszeres állapotfrissítéseket tervezzen be
- Ellenőrizze még egyszer a teljesítmény minőségét, hogy később ne legyen szükség jelentős módosításokra.
4. Projektfigyelés és -ellenőrzés
Miután a kezdeti végrehajtás megkezdődött, itt az ideje figyelemmel kísérni a projekt előrehaladását. Ebben a szakaszban olyan projektellenőrzési feladatokat fog végrehajtani, mint:
- Költség
- Kockázatok
- Idő
- Hatály
- Források
- Minőség
Állítson be egy testreszabható ClickUp irányítópultot, hogy a valós idejű projektadatokat egy áttekinthető vizuális felületen jeleníthesse meg. Így minden mutató és kulcsfontosságú teljesítménymutató (KPI) egy helyen látható, és rekordidő alatt hozhat döntéseket.
De a projekt teljesítménye csak egy darab a kirakósból. 🧩
Embereket is irányít, és ehhez figyelnie kell a csapata munkaterhelésére. A ClickUp alkalmazottak figyelemmel kísérő szoftvere azonnali áttekintést nyújt a csapata munkaterheléséről, így a munkát ennek megfelelően oszthatja el. Ha sok embert irányít, nézze meg az Aktivitás nézetet, ahol az alkalmazottak, tevékenységek vagy osztályok összesített aktivitását láthatja.
Gyors tippek:
- Hasonlítsa össze jelenlegi KPI-jeit a projekttervben meghatározott célokkal!
- Ne féljen a projekttervét a teljesítmény és a külső változások alapján módosítani!
- Hozzon létre egy visszacsatolási hurkot, ahol összegyűjti, elemzi és feldolgozza a visszajelzéseket, hogy még jobb terméket készíthessen.
5. Projekt lezárása
Minden jó dolognak egyszer vége szakad, ezért a projektmenedzsernek a projekt lezárási fázisában össze kell szednie a szálakat. Természetesen a projektmenedzsment szoftverben el kell zárni a projekteket, de mielőtt ezt megtenné, szervezzen egy utólagos értékelést a csapatával.
A projekt utáni megbeszéléseken áttekintik, mi sikerült jól és mi lehetett volna jobb. Ha kudarcot vallott, vagy valami nem a terv szerint alakult, jegyezze fel a következő projektre. Ha a projekt sikeres volt, részletezze a projekt utáni jegyzetekben, miért sikerült, hogy a jövőbeli projektekben is alkalmazni tudja.
A ClickUp Post-Mortem Template kész dokumentumot biztosít a projekt trendjeinek felismeréséhez. Gyűjtse össze a projekt adatait a dokumentumban, vizsgálja át a csapatával, majd ossza meg mindenkivel. Ne felejtse el áttekinteni a korábbi post-mortem dokumentumokat a következő projektje előtt, hogy a jövőben még hatékonyabb munkát tudjon végezni. 💪
Gyors tippek:
- Rendezze el az összes utólagos dokumentumot egy megosztott térben, ahol a projekt érdekelt felei hozzáférhetnek azokhoz – gyorsítsa fel a folyamatot a megfelelő utólagos sablonokkal.
- Szabadítsa fel az összes erőforrást, beleértve a projektmenedzsert, a csapat tagjait és a szoftvert, hogy más projektekben is részt vehessenek.
- Ismerje el csapata kemény munkáját!
Készíts jobb projektmunkafolyamatokat a ClickUp segítségével
A projekt fázisai racionalizálják a munkanapját, javítják a csapat munkájának minőségét és átfogóan jobb teljesítményhez vezetnek. 🏆
A projektmenedzsment szoftver elengedhetetlen a fázisalapú projektmenedzsmenthez. A ClickUp nemcsak összes projektjét, feladatát, tábláját, csevegését és dokumentumát egy helyen gyűjti össze, hanem a projektmenedzsment strukturáltabb megközelítését is támogatja.
Nézze meg saját szemével a józan ész megőrzését segítő funkciókat: hozza létre most ingyenes ClickUp munkaterületét.