Projektmenedzsment és feladatkezelés .
Ezeket a kifejezéseket gyakran használják. De van-e valódi különbség a projektmenedzsment és a feladatkezelés között?
Vegyük például ezt a példát.
Otthon szeretnék egy új kőburkolatú járdát építeni, amely a bejárati ajtóhoz vezet. Ehhez meg kell tisztítanom a talajt, egyenletessé kell tennem, el kell helyezni a köveket, és még sok más dolgot is meg kell tennem, amire még nem is gondoltam.
A projekt a járda megépítése. A feladatok pedig azok, amiket meg kell tennem ahhoz, hogy ez megvalósuljon.
De más feladatokhoz erőforrások összegyűjtése is szükséges: kövek vásárlása, a lapátom megkeresése, és persze a barátaim segítségének kérése. Ezek is mind feladatok.
A szükséges erőforrások felmérése és figyelembevétele elengedhetetlen egy sikeres projekt megvalósításához.
- A projekt az átfogó cél, amely számos feladatot magában foglal: egy kőburkolatú sétány létrehozása.
- A feladatok mindazok, amit el kell végezni a cél elérése érdekében.
- A projektmenedzsment általában magában foglalja a feladatokat is.
Minden projekt általában több feladatot tartalmaz, amelyek különböző időpontokban esedékesek. Gyakran egymástól függenek, és néha az egyik feladat nem fejezhető be, amíg a következő meg nem kezdődik.
Feladatkezelés kontra projektmenedzsment egyszerű szavakkal
Ahelyett, hogy a projektmenedzsmentet és a feladatkezelést egymás szinonimájaként kezelnénk, próbáljuk meg meghatározni a köztük lévő különbségeket.
A projektmenedzsment egy teljes kezdeményezés tervezésének, szervezésének és felügyeletének folyamata – a célok meghatározásától és az erőforrások kiosztásától az ütemtervek nyomon követéséig és a sikeres megvalósításig. Ezen a tágabb kereten belül a feladatmenedzsment a projektet alkotó egyes cselekvési tételekre összpontosít. Míg a projektmenedzsment makroszintű biztosítja, hogy minden a terv szerint haladjon, a feladatmenedzsment a konkrét munkák hatékony végrehajtására összpontosít. Röviden: a feladatkezelés a projektmenedzsment központi eleme – mindkettő elengedhetetlen, de különböző részletességi és ellenőrzési szinteken működnek.
Projektek kontra feladatok
Nézzük meg közelebbről a feladatok és a projektek közötti különbségeket. A projektek meghatározott kezdési és befejezési dátummal rendelkező munkamegállapodások. Meghatározott mérföldkövekkel és egyértelmű végeredménnyel rendelkeznek, általában egy végső eredményt hoznak. A feladatok egyedi munkamegállapodások, és több feladat együttesen alkothat egy projektet, vagy függetlenül is létezhetnek a projektekhez képest.
Néha a projekttől független feladatok nem feltétlenül olyan nagyok.
Például, ha értékesítő vagy, valószínűleg sok e-mailre kell válaszolnod és több telefonhívást is le kell bonyolítanod. A feladatod az, hogy felhívd a listádon szereplő következő személyt.
A projekted az lenne, hogy felvedd a kapcsolatot a legutóbbi konferencián megismert 100 emberrel.
Egyeseket felhív (feladatok), másoknak e-mailt küld (további feladatok), és összegyűjti az értékesítést támogató anyagokat, amelyek kifejezetten a konferencia témáihoz kapcsolódnak (további feladatok).
A projektekben gyakran több személy vesz részt, egy projektmenedzser és egy csapat. Minden csapattag a projekthez kapcsolódó egyéni feladatokat lát el. Mindenki feladatkezelésének összessége lesz a kész projekt. Például a funkciók kiadása több projektnek számít.
Mint látható, a feladatkezelés egyértelműen a projektmenedzsment része.
Összekevered a projekteket a feladatokkal?
Ez sok frusztrációt okozhat. Például, ha a „Új termék fejlesztése” szavakat írja a teendőlistájára... nos, az egy kicsit túlzás. Ezt nem fogja egy nap alatt megcsinálni. Ehelyett fel kell osztania kisebb részekre vagy feladatokra, majd meg kell valósítania ezeket a kisebb lépéseket.
A projektek és feladatok elkülönítésére kiválóan alkalmas módszer a Get Things Done módszertan. Ez valóban segít elkülöníteni a hosszú időt igénylő feladatokat azoktól, amelyek néhány lépésben könnyebben elvégezhetők.
Kiegészítő forrásokat hoztunk létre, hogy segítsünk Önnek a projektmenedzsment alapjaiban:
- A legjobb projektmenedzsment módszerek
- A projektmenedzsment alapelvei
- A projektmenedzserek számára szükséges projektmenedzsment készségek
További projektmenedzsment kifejezéseket találsz a projektmenedzsment szótárunkban!
Projektmenedzsment szoftverre vagy feladatkezelő szoftverre van szüksége?
A projekt méretétől függetlenül valószínűleg még mindig van néhány emlékeztetője, amit post-it cetlikre írt. Itt az ideje, hogy frissítse technológiai eszközeit, és beszerezzen egy feladatkezelő vagy projektmenedzsment eszközt.
Mit old meg a feladatkezelő szoftver?
A feladatkezelő szoftver segítségével a teendőlistákat és egyéb jegyzeteket egy helyen tárolhatja. Az ilyen típusú szoftverek segítségével gyorsabban elvégezheti a feladatokat, amikor új projektet indít.
Ezzel a szoftverrel feladatlistákat hozhat létre, feladatokat csoportosíthat és ütemezheti azok befejezését. Segítenek abban, hogy egy feladatot befejezzen, mielőtt egy másikkal kezdene. A legtöbb esetben nincsenek egymással összefüggő konkrét feladatfüggőségek.
Népszerű feladatkezelő alkalmazások például a Todoist vagy az Any.do. Ezek egyszerű, feladatvezérelt alkalmazások. Gyakran sürgősség szerint rangsorolják a feladatokat, és gyakran beállíthatók emlékeztetők.
Mit old meg a projektmenedzsment szoftver?
A projektmenedzsment szoftverek viszont a projektek koordinálására szolgálnak, és általában minden olyan funkcióval rendelkeznek, amit a feladatkezelő szoftverek is kínálnak.
Ezek a projektmenedzsment eszközök az együttműködésről, a koordináció ról és a projekttervezés ről szólnak. A projektmenedzsment szoftverek alfeladatokkal, megjegyzésekkel, mellékletekkel és feladatleírásokkal rendelkeznek, amelyek részletesen megadják, mikor kell elvégezni a projektet.
Gyakran szükség van egy átfogó időtávlatra vagy Gantt-diagramra, hogy lássuk, hogyan állnak egymáshoz viszonyítva az összes projekt.
A projektmenedzsment szoftverek segítenek a projektmenedzsereknek az időbecslések elkészítésében, a csapat tagjainak munkájának nyomon követésében és a projektjelentések elkészítésében. A legtöbb feladatkezelő szoftverprogram nem rendelkezik ezekkel a funkciókkal. A feladatok általában nem annyira sürgősek vagy összetettek, hogy időbecsléseket is tartalmaznának.
Bónusz: Taskade alternatívák!
A legjobb projektmenedzsment szoftver egyben feladatkezelő szoftver is
A munka és a magánélet között nem feltétlenül van egyértelmű határ.
Igen, van egyensúly, de a gyermekeid táncbemutatójának előkészítése átfedhet a következő ügyfélhívással. Vagy lehet, hogy be kell illesztened az Amazon-rendelést, miközben a következő projektjavaslatot írod.
Érted, mire gondolok?
A legjobb szoftver ötvözi a feladatkezelést és a projektmenedzsmentet. Az eszközökkel mindkettőt elvégezheti, anélkül, hogy az egyik felülkerekedne a másikon. Keressen olyan szoftvert, amelyet öröm használni – legyen szó feladatokról vagy projektekről, személyes vagy szakmai célokra.
Tájékoztatásul: ezért hoztuk létre a ClickUp-ot
Igen, a ClickUp valóban egy olyan termelékenységi platform, amelyet személyes feladatokhoz és szakmai projektekhez egyaránt használhatsz. Ez a kérdés foglalkoztatta Zeb Evans vezérigazgatónkat a kezdetektől fogva. A következő kérdést tette fel:
- „Miért nem lehet a munkahelyi és a magánéletem ugyanazon a helyen, de úgy elválasztva, hogy ne keveredjenek össze?
- Miért nem lehet mindent egy egyszerű és szép platformon kezelni?
- Ezeket a kérdéseket tettem fel magamnak. És ez a ClickUp küldetésének lényege.
- Nem csak a projektmenedzsment problémájának megoldására vagyunk itt. Azért jöttünk össze, hogy nagyobb problémákat oldjunk meg. ”
A feladatok és projektek szétválasztásának hatalmas problémáját megoldani ambiciózus cél. De éppen ezért tettük a ClickUp-ot ingyenes és könnyen használhatóvá.
A ClickUp minden olyan feladatkezelési funkcióval rendelkezik, amely segít a feladatok elvégzésében, például:
- Tennivalók listája
- Egyszerű állapotok
- …és egy jegyzetfüzetet, hogy leírhassa az ötleteit.
De rendelkezik azokkal a hatékony projektmenedzsment funkciókkal is, amelyekre szükséged van a munkád elvégzéséhez, például:
- Több megbízott – Dolgozzon együtt egy adott feladaton – ha a Space ezt lehetővé teszi.
- Hozzárendelt megjegyzések – Azonnal létrehozhat és hozzárendelhet teendőket magának vagy másoknak.
- Prioritások – Hozzon létre egyéni prioritási szinteket, és szervezze a feladatokat a projektben betöltött fontosságuk alapján.
- Kedvencek – Hozzon létre saját, személyre szabott oldalsávot, amely tartalmazza a rendezést, a szűrést és akár a kedvenc nézetét is.
- Chrome-bővítmény – Teljes körű funkciókat kínál a termelékenység növelése érdekében, beleértve az időkövetést, a képjelölést és a feladat létrehozását.
- Többféle nézet – Lista nézet, Tábla nézet, Doboz nézet, Gantt-diagramok, Naptár és még sok más tökéletes nézetet kínál a fejlesztőknek, menedzsereknek és mindenki másnak.
- Függőségek – Kapcsolja össze a feladatokat a követelmények alapján, hogy a megfelelő feladatok a megfelelő sorrendben legyenek elvégezve.
- Időnézet / Naptár – A feladatok egyszerűen áthúzhatók, így a ütemezés gyerekjáték. A még nem ütemezett feladatok is láthatók.
- Integrációk – Csatlakozzon a Google Drive-hoz, a Dropboxhoz, a Harvesthez, a Togglhoz és sok más integrációhoz, hogy egyszerűsítse munkafolyamatát.
A ClickUpnál olyan projektmenedzsment szoftvert fejlesztettünk, amely megoldást kínál mind a személyes, mind a szakmai problémákra. Csatlakozol hozzánk, hogy ezt megvalósítsuk? A legegyszerűbb módja ennek, ha kipróbálod. Regisztrálj még ma!