Aditya növekedési asszisztensként dolgozik az AirTractnál, amely egy olyan hely, ahol szakértői tanácsokat lehet kapni, ahol az emberek kérdéseket tehetnek fel, cikkeket írhatnak, megoszthatják és tanulhatnak fizetős és ingyenes online tanfolyamokból. Számítástechnikai mérnöki diplomával rendelkezik, és az elmúlt két évben a digitális marketing területén dolgozott. Emellett nagy könyvfaló és sportrajongó.
A projektmenedzsment egy konkrét projekt megvalósításához kapcsolódó terv kidolgozása és végrehajtása. Ez egyértelmű szakaszokra osztható, amelyeken Ön és csapata végigmegy, miközben a projektet a kezdetektől a befejezésig végigviszi.
A projektmenedzsment szakaszai szisztematikus, lépésről lépésre haladó folyamatok, amelyeket mind a menedzsereknek, mind a vezetőknek követniük kell annak érdekében, hogy a projekt megfelelően valósuljon meg, és a jövőben pozitív eredményeket hozzon.
A projekt alapvető hatékonysága néhány megfelelő szakaszban rejlik, amelyek a szervezeti projektmenedzsmentet erős és hatékonnyá teszik. Ezek a szakaszok előzetes iránymutatásként használhatók egy adott projekt előrehaladási jelentésének megértéséhez.
Ha biztosra akarod menni, hogy a terved a tervek szerint haladjon, akkor követned kell a projektmenedzsment öt lépését!
A projektmenedzsment öt szakasza
A Projektmenedzsment Intézet (más néven PMI) szerint a projektmenedzsment az a tudás, technika, készség és eszköz, amely egy adott szervezet részvételének és tevékenységeinek körét bővíti annak érdekében, hogy az adott projekt célját elérjék.
Általában egy projekt irányítási és vezetési folyamata öt alapvető szakaszra oszlik a kezdetektől a befejezésig. Akár új vállalkozás indítását, akár marketingterv kidolgozását tervezi, minden vezetői csapat végigmegy ezen az öt szakaszon.
Vessünk egy pillantást erre az öt szakaszra:
- A projekt kezdeményezése és koncepciója
- Projekttervezés
- A projekt végrehajtása
- A projekt nyomon követése, ellenőrzése és végrehajtása
- Projekt lezárása
A projekt szakaszainak követelményei: kritikus vélemény
Minden projektnek megvannak a maga követelményei és egy bizonyos útvonala, amelyet be kell tartani. A projekt életciklusának szakaszai lehetővé teszik a vezetői csapat számára, hogy minden projektet függetlenül kezeljen és sikeresen végrehajtson. Ezenkívül ezek a szakaszok biztosítják a szisztematikus működési eljárást és fenntartják a projektben részt vevő összes személy teljesítményét.
Minden projektnek megvannak a maga követelményei és egy bizonyos útvonala, amelyet be kell tartani. A projekt életciklusának szakaszai lehetővé teszik a vezetői csapat számára, hogy minden projektet függetlenül kezeljen és sikeresen végrehajtson. Ezenkívül ezek a szakaszok biztosítják a szisztematikus működési eljárást és fenntartják a projektben részt vevő összes személy teljesítményét.
Tudom, hogy most azt gondolod: „Tényleg olyan fontos ez?”
A válasz: igen! Ez az öt szakasz azért fontos, mert segít:
- Készítsen stratégiai tervet, hogy vállalkozása vagy projektje valódi értéket teremtsen!
- Hozzon hiteles vezetést és megfelelő irányt a projektjéhez
- Határozza meg egyértelműen a vezetői feladatokra vonatkozó fókuszt és célokat
- Reálisan tervezz a célodat illetően
- Az általános eredmények minőségének ellenőrzése
Ismerjük meg ezt az öt szakaszt, és azt, hogy hogyan segíthetik projektje sikerét!
1. lépés: Kezdeményezés
A konkrét kezdeményezés megmutatja a sikerhez vezető utat, és megteremti az alapot az életciklus összes többi szakaszához. Először is gondosan vizsgálja meg a projekt koncepcióját és ötleteit, hogy eldöntse, a koncepció előnyös-e a szervezet számára.
Ebben a fázisban a döntéshozó csapat meghatározza a teljes projekt megvalósításának reális módját. Ez a szakasz hivatalos kezdetként is ismert, amely a projekt megbízásának kiadásával kezdődik. Általában leírja a projekt elsődleges célját és célkitűzését, valamint jóváhagyja a projekt költségvetését.
Ez a szakasz a következőkkel kezdődik:
- Megfelelő üzleti eset: igazolja a projekt tényleges szükségességét, és becslést készít a potenciális előnyökről.
- Megvalósíthatósági tanulmány: felméri a projekt kihívásainak értékeléséhez szükséges különböző erőforrásokat, és meghatározza a szervezet előnyeivel kapcsolatos alapvető kezdeményezéseket.
A projekt indításához általában néhány kulcsfontosságú elemre van szükség, amelyek a Projektindítási dokumentum (PID) részét képezik, többek között a következők:
- Üzleti eset
- A projekt céljai és hatóköre
- Projekt szervezés
- A projekt kockázatai
- A projektben érdekelt felek véleménye
- Jelentési és ellenőrzési keretrendszer, és még sok más
Miután mindezt elvégezte, itt az ideje megtervezni a projektjét!
2. lépés: Tervezés
A tervezési szakasz főként egy adott projekt céljainak, költségvetésének és időtartamának vázlatára összpontosít. Ez egy útiterv, amely segít előrelépni és megfelelően irányítani a csapatot. Ebben a szakaszban a projektmenedzser felhasználhatja az alkalmazottak képességeit a szervezet termelékenységének növelése érdekében.
A projekttervezési szakasz a következőket tartalmazza:
- A pontos igények azonosítása
- A cél és a hatókör meghatározása
- A teljes eredmény elérése érdekében véglegesítse az ütemtervet
- A szervezet megfelelő működéséhez szükséges ütemterv összeállítása
- A követelmények összeállítása és értékelése
A tervezési szakasz elengedhetetlen a projektmenedzsmentben. Ebben a fázisban a csapatod megfelelő útitervet kap arról, hogy mi szükséges a projekt sikeréhez, hogy végül csapatként elérjétek a sikert!
Mi a következő lépés? Végre itt az ideje munkához látni!
3. lépés: Végrehajtás
Amikor a csapat teljesen készen áll a eredmények végrehajtására vagy bevezetésére, a projekt végrehajtási szakasza segít minden projekt ellenőrzésében és kezelésében. Használja a projekt státuszát, hogy a munkafolyamat megfelelő és szervezett módon haladjon. A projektmenedzsernek szüksége lesz a menedzsment és a soft skill készségekre, hogy motiválja a csapatot, javítsa a teljesítmény szintjét, és még sok másra.
A projektmenedzsmentnek ezekre lehet szüksége a végrehajtási szakaszban:
- Egyéni felelősség és feladatok létrehozása
- A feladatok kiosztása a csapat tagjai között
- A feladatok végrehajtása
- Frissítse projektje előrehaladási jelentését
- A határidőkön belül teljesítsd a szolgáltatásokat vagy szállítsd le a termékeket
Egyes szakértők szerint a végrehajtás és a promóció egymást követő, ugyanazon szakaszhoz tartoznak.
Miután befejezte ezt a fázist, segítenie kell marketingcsapatának, hogy bemutassa az Ön által elvégzett munkát! Ez magában foglalhatja a szolgáltatások vagy termékek promóciós csomagjának elkészítését egy szakkiállításra. Most marketingcsapatának össze kell gyűjtenie a termékekkel kapcsolatos információkat, árakat, sőt akár termékfotókat is, hogy a termékeket a vásárlók előtt népszerűsítse.
És most? Kész vagy, ugye?
Várj még! Még két szakasz van hátra!
4. lépés: Figyelemmel kísérés és ellenőrzés
Ebben a fázisban a menedzser mérheti a teljesítményt, az előrehaladást, és kezelheti a felmerülő problémákat. A monitoring és kontrolling szakasz a teljes projektmenedzsment egyik mérföldköve.
A projekt nyomon követéséhez különböző teljesítménymutatók (KPI) állnak rendelkezésre, például a jól megtervezett költségvetés betartása, az ígért ütemterv betartása, a termék határidőn belüli leszállítása és még sok más.
A legfontosabb, hogy ez a szakasz könnyen mérhető, és a vezetőség és az érdekelt felek közösen, következetesen alkalmazzák.
5. lépés: A projekt lezárása
Elértük a projektmenedzsment utolsó szakaszát, ahol értékelheti, mennyire volt sikeres a befejezett projektje. Ez az értékelés tanulságokkal szolgál, és értékeli a teljes folyamatot, hogy a következő projektjét hatékonyabban tudja megvalósítani. Ez a projektmenedzsment életciklusának utolsó szakasza.
[Lépésenkénti projektmenedzsment munkafolyamat-minta]
Mindezekkel az eljárásokkal a projektmenedzsment nagyon hektikus lehet. Itt jönnek képbe a projektmenedzsment eszközök. Segítenek a projekt könnyű megtervezésében. A ClickUp egy ilyen eszköz, amely nagy segítséget jelenthet.
Ez egy projektmenedzsment eszköz, amely dokumentumokat, emlékeztetőket, célokat, naptárakat és még egy beérkező levelek mappát is tartalmaz. Teljesen testreszabható és saját fejlesztésű funkcióival a ClickUp minden méretű és iparágú csapat számára alkalmas, így bármely csapat ugyanazt az alkalmazást használhatja a tervezéshez, szervezéshez és együttműködéshez.
A menthető és bárkivel megosztható egyéni nézetek, valamint a munkaterhelési diagramok, amelyek megmutatják, min dolgoznak az emberek, megkönnyítik bármely projekt kezelését.
A projektmenedzsment folyamata szervezetenként eltérő, azonban ezek a sikeres projekt hagyományos összetevői. A világ minden táján a menedzsmentcsapatok a projektmenedzsment öt szakaszát alkalmazzák, hogy projektjeiket számos előnnyel zárják le.
A projektmenedzsment nem feltétlenül jelent túl nagy terhet, függetlenül a projekt nagyságrendjétől, ha betartja a projektmenedzsment öt szakaszát.