Minden termék és szolgáltatás több üzleti és ügyféligény, az úgynevezett követelmény által vezérelt.
De hogyan biztosíthatja, hogy a végső eredmény megfeleljen mindezeknek a követelményeknek?
Egyszerű: hatékony követelménykezelési tervezéssel.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk a követelménykezelési tervezést, annak fontosságát, valamint azt, hogyan lehet egy szilárd követelménykezelési tervet készíteni.
Psst! Van egy remek ajánlatunk is: egy eszköz, amely a követelménykezelési tervezést gyerekjátékká teszi.
Vegyük fel a Dalí maszkjainkat. 🎭
Mi az a követelménykezelési tervezés?
A követelménykezelési tervezés magában foglalja annak meghatározását, hogy hogyan fogja azonosítani, dokumentálni, elemezni, végrehajtani, nyomon követni és ellenőrizni a projekt követelményeit.
Használjuk a professzor hibátlan tervezését a Money Heist című sorozatból, hogy bemutassuk ezt.
A professzor lesz a követelménykezelési tervezőnk. A csapatának bankrablása során a tervében végrehajtott változtatások jelentik a követelményeket. A követelmények megváltoztatják a projekt (a rablás) hatókörét.
Bónusz: PRD sablonok
Mostantól a követelménykezelési tervezése a következőket fogja tartalmazni:
- Hogyan fogja meghatározni azokat az intézkedéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a rablási terv összhangban legyen a víziójával?
- Hogyan fogja elemezni és végrehajtani ezeket az intézkedéseket?
Emellett ki kell találnia, hogyan tudja nyomon követni és ellenőrizni a folyamatosan változó projektkövetelményeket. Köszönhetően a csapatában lévő, túl ambiciózus embereknek, mint például Tokyo.
A követelménykezelési tervezés sok feladatot magában foglal, kezdve a projekt hatókörének meghatározásával és folytatva a projekt teljes életciklusa alatt.
De miért is fontos ez?
A követelménykezelési terv biztosítja, hogy minden követelményt rögzítsenek, elemezzék és kezeljenek, beleértve a következőket:
- Megakadályozza, hogy szem elől téveszthesse az üzleti és az érdekelt felek követelményeit
- Lehetővé teszi a csapatok számára a projekt hatókörének ellenőrzését
- A projektkudarcok gyakori okainak leküzdése, mint például a hatókör kiterjedése, a projekt késedelmei, a költségtúllépés stb.
Természetesen a követelménykezelési terv elengedhetetlen a projekt hatókörének kezeléséhez.
De hogyan lehet ilyet létrehozni? Nézzük meg!
9 lépés a sikeres követelménykezelési terv elkészítéséhez
A hatékony követelménykezelési tervezés lépései a következők:
1. lépés: Határozza meg a projekt hatókörét
A projekt hatálya magában foglalja a projekt céljainak, eredményeinek, feladataiknak, költségeinek és határidejének meghatározását és dokumentálását.
Általában a projekttervben vagy a projekttervben szereplő hatókör-kezelési tervben rögzíti a projekt hatókörét. Ezután egyszerűen átmásolhatja onnan.
A hatókör-menedzsment terv nélkül az érdekelt felek nem rendelkeznek a projekt követelményeinek változásainak azonosításához szükséges kritikus információkkal. Ezenkívül nehéz lesz eldönteni, hogy egy javasolt követelményt végre kell-e hajtani vagy sem.
2. lépés: A projekt érdekeltjeinek azonosítása
A menedzsment tervében meg kell említenie azokat a lépéseket, amelyeket azok azonosítására fog tenni.
Csak így tudja feltérképezni az érdekelt felek követelményeit.
Találkozókat szervezhet, interjúkat készíthet vagy brainstormingot tarthat a csapatával, hogy azonosítsa a projekt érdekelt feleit. Szükség esetén akár személyesen is kiválaszthatja az egyes érdekelt feleket, ahogyan azt a professzor tette.
3. lépés: Határozza meg a követelménykezelési feladatokhoz tartozó szerepeket és felelősségeket
A tervben meg kell határoznia, ki lesz felelős az összes követelménykezelési feladatért.
Ez lehet a projektmenedzser, egy üzleti elemző vagy bármely más csapattag.
Emlékszik, hogy a professzor Berlinre bízta a terv irányítását?
Ő volt felelős a csapat visszajelzéseinek összegyűjtéséért és annak eldöntéséért, hogy azok az ötletek összhangban vannak-e a projekttervvel.
Hasonlóképpen, a menedzsment terv meghatározza a teljes követelménykezelési folyamat felügyeletének szerepét és felelősségeit.
4. lépés: Az egymással ütköző követelmények kezelése
Gyakori, hogy a különböző projektérdekeltek és a projektcsapat tagjai között ellentmondó követelmények merülnek fel.
Például előfordulhat, hogy ügyfele egy olyan alkalmazást szeretne, amely egyszerre 1000 felhasználói rekordot tud lekérni, míg a fejlesztőcsapat ezt kivitelezhetetlennek tartja.
Ha ez megtörténik, fogadja meg a professzor tanácsát. Ő előre látta minden lehetséges konfliktust a csapata és a rendőrség között, és ennek megfelelően tervezte meg a teendőket.
Hasonlóképpen, a tervébe be kell építenie azt is, hogy hogyan fogja elérni, hogy az ügyfél és a fejlesztőcsapat megállapodjon az alkalmazás funkciójában, hogy megoldja ezt a követelménykonfliktust.
Hasonlóképpen, Önnek és elemzőjének esetleg üzleti elemzést kell végeznie az ilyen konfliktusok azonosítása és az érdekelt felek közötti megállapodás elérése érdekében.
5. lépés: Stratégia kidolgozása a követelmények fontossági sorrendjének megállapításához
A komplex projekteknek többféle követelményük van.
Ezért a követelménykezelési tervnek meg kell határoznia egy módszertant a követelmények prioritásainak meghatározására. Ez magában foglalja annak azonosítását, hogy mely követelmények kritikus fontosságúak, és melyeket lehet a következő sprintre halasztani.
Például a professzor számára sokkal fontosabb követelmény, hogy a csapat elmeneküljön a rendőrség elől, mint hogy összeszedje az összes pénzt a bank széfjéből.
A projekt követelményeinek prioritásainak meghatározásakor figyelembe kell vennie a műszaki követelményeket, az érdekelt felek befolyását, a legfontosabb érdekelt felek jóváhagyását stb. , hogy megalapozott döntést hozhasson.
6. lépés: Határozza meg a követelmények nyomonkövethetőségi mátrixát
A követelmények nyomonkövethetősége arra utal, hogy hogyan fogja nyomon követni a projekt követelményeit a projekt teljes életciklusa alatt. Ez általában egy nyomonkövethetőségi mátrix segítségével történik.
A nyomonkövethetőségi mátrix egy dokumentum, amely feltérképezi és nyomon követi a felhasználói követelményeket tesztesetekkel.
A követelmények nyomon követhetőségével foglalkozva rendelkeznie kell egy követelmény-alapvonallal is, hogy csapata tudja, mit vállalt az ügyfélnek.
Például a szoftverfejlesztés követelményeinek alapja lehet egy teljes, leszállított termék, amelynek funkciói jóváhagyásra kerültek.
Nézze meg a ClickUp nyomonkövethetőségi mátrixát!
7. lépés: A változó követelmények kezelése
A változások elkerülhetetlenek, függetlenül attól, hogy mennyire alapos a projektterve.
Projektmenedzserként létre kell hoznia egy protokollt a változó követelmények kezelésére, amint azok felmerülnek.
Ehhez a követelménykezelési tervében szerepelhet egy „változáskezelési folyamat”.
Még a professzornak is volt egy, amit csak Berlin tudott.
Ez a terv felvázolja a változások dokumentálásának folyamatát. Néhány fontos pontot tartalmaz, például:
- Hogyan változott egy adott követelmény?
- A változás mellett döntés oka
- Ki fogja jóváhagyni a változást?
- Milyen hatással lehet (ha van ilyen) a projektre?
8. lépés: A projekt követelményeinek közlése
A követelménykezelési tervezésnek meg kell határoznia azt a mechanizmust is, amelynek segítségével a felhasználói követelményeket közvetíti a projektcsapatnak és az érdekelt feleknek.
Tervében meg kell határoznia:
- Ki tájékoztatja a többieket a változó követelményekről?
- Kiket kell tájékoztatni a változásokról?
- Mikor kell tájékoztatni őket?
- Hogyan kell őket tájékoztatni
A professzor telefonkábelt használt, hogy minden egyes mérföldkő elérése után kapcsolatba lépjen Berlinnel. Berlin pedig tájékoztatta a csapat többi tagját.
9. lépés: Az igények kezeléséhez szükséges eszközök azonosítása
Végül le kell írnia az összes követelménykezelési eszközt , amelyet a követelmények dokumentálásához, nyomon követéséhez és kezeléséhez használni fog.
Ha nyomon szeretné követni az összes követelményt és felügyelni a projekt előrehaladását, akkor szüksége van egy olyan követelménykezelő eszközre, mint a ClickUp!
A ClickUp egy magasra értékelt projektmenedzsment szoftver, amelyet világszerte produktív csapatok használnak projektjeik életciklusának és követelménykezelési tervezésüknek a menedzselésére.
A követelménykezelő szoftver segítségével csapata valós időben tervezhet és együttműködhet. Nézzük meg, hogyan:
A. A haladás nyomon követése nézetekkel
A ClickUp segítségével többféle nézet segítségével nyomon követheti a projekteket és a követelménykezelési terveket a kezdetektől a befejezésig.
Több mint 15 nézet segítségével vizualizálhatja feladatait a ClickUp alkalmazásban, beleértve a listát, a táblát és a naptárat.
A feladatokat listában, táblán vagy naptárban jelenítheti meg.
A Gantt-diagram nézetben megtekintheti az egymástól függő feladatokat vagy a követelménykezelési terv lépéseit, és nyomon követheti a terv előrehaladását.
A könnyű követelménykezelési tervezés érdekében egyéb nézetek is rendelkezésre állnak, például:
- Csevegő nézet: valós időben beszélje meg követelménykezelési tervét csapatával
- Beágyazott nézet: időt takaríthat meg a menedzsment folyamatában, ha kedvenc alkalmazásait és webhelyeit beágyazza a ClickUpba.
- Mind Maps: tervezze meg és szervezze meg a követelménykezelési tervben szereplő szerepeket és felelősségeket egy szabadon áramló gondolattérkép segítségével.
- Munkafolyamat-nézet: vizuálisan kezelheti csapata kapacitását és munkafolyamatát, hogy a tagok tudják, mely követelménykezelési folyamatokon kell dolgozniuk.
- Dokumentumok nézet: követelményelemzési dokumentumok, követelménykezelési tervek, belső és külső dokumentumok és még sok más létrehozása!
- Sablonok: Használjon kapacitástervezési sablonokat a követelmények és folyamatok kezeléséhez.
B. Ne hagyjon ki egyetlen feladatot sem a hozzárendelt megjegyzésekkel
A ClickUp Assigned Comments funkciójával kollégáit felelőssé teheti a menedzsment folyamatában szereplő kisebb feladatokért.
A ClickUp segítségével közvetlenül bármely megjegyzésben létrehozhat egy teendőt, így a fontos dolgok nem maradnak figyelmen kívül. A megbízott személy gyorsan megoldhatja ezeket a megjegyzéseket, miután intézkedett.
C. Időt takaríthat meg a sablonok segítségével
Ha Ön olyan projektmenedzser, akinek több projektet kell kezelnie, használja a ClickUp sablonjait , hogy létrehozzon egy követelménykezelési terv sablont, amelyet a jövőbeli projektekben újra felhasználhat, így időt takaríthat meg.
A sablonközponthoz könnyen hozzáférhet a Terek, Mappák, Listák vagy Feladatok menüpontokból.
Készítse el saját követelménykezelési sablonját a ClickUp-ban, vagy használjon egy előre elkészített sablont a Sablonközpontból.
Még sablonokat is létrehozhat vagy testreszabhat a munkaterületéhez.
De ez még nem minden.
A ClickUp számos projektmenedzsment funkciót kínál, például:
- Dokumentumok: írja le a menedzsment tervét, és dokumentálja az összes érdekelt fél követelményeit, hogy a projektcsapat egy helyen könnyen hozzáférhessen azokhoz.
- Ismétlődő feladatok : hozzon létre heti vagy kétheti feladatokat, hogy a következő sprintre követelményeket rendeljen a csapatához, vagy tartson megbeszéléseket az érdekelt felekkel a következő követelménycsomag megvitatására.
- Műszerfalak : áttekintést kaphat a menedzsmentfolyamatról és a kapcsolódó feladatokról.
- Prioritások : konfliktusok esetén a prioritások segítségével jelezze a csapatának, melyik folyamatot kell elsőként elvégezniük.
- Feladatok közötti függőségek : állítson be egyértelmű műveletsorrendet a menedzsment folyamatához. Adjon hozzá „blokkoló” vagy „várakozó” függőségeket a küldetés szempontjából kritikus követelményekhez.
- Több megbízott: hozzon létre megosztott feladatokat, és ossza szét a követelményeket több csapat tagjának.
- Integrációk : válasszon több mint 1000 alkalmazás közül, hogy a követelménykezelési folyamatot a saját igényeinek megfelelően automatizálja.
Ráadásul a ClickUp örökre ingyenes csomagja számos hatékony funkciót támogat a követelmények kezelésének egyszerű tervezéséhez.
Ha ezek a funkciók nem elégségesek ahhoz, hogy meggyőzzék Önt a ClickUp használatáról, nézze meg, miért a ClickUp a legjobb üzleti menedzsment eszköz a csapatának.
Miután elkészítette a követelménykezelési tervet, végrehajthatja azt, és szükség szerint módosíthatja.
Segítségre van szüksége az első menedzsment terv megírásához?
Ne aggódjon! Készítettünk néhány praktikus sablont, amelyekkel segíthetünk.
3 követelménykezelési terv sablon
Íme három követelménykezelési tervezési sablon projektmenedzserek számára:
1. Követelménykezelési terv sablon
2. Követelményelemzési dokumentum sablon
3. Követelménykezelési terv minta
Az alábbi sablonok közül választhatja ki az Ön igényeinek leginkább megfelelő követelménykezelési terv mintát.
Szüksége van más termékmenedzsment sablonokra? Olvassa el ezt a cikket.
A terv kidolgozása során azonban ügyelnie kell néhány gyakori követelménytervezési hibára, amelyet el kell kerülnie.
4 elkerülendő hiba a követelménykezelési tervezésben
A követelménykezelési tervezés kihívást jelenthet, különösen komplex projektek esetén. A különböző szakaszokban hibák történhetnek.
Íme négy gyakori hiba, amelyet projektmenedzserként elkerülhet:
1. Helytelen érdekelt felek feltérképezése
Ha nem térképezi fel megfelelően a projekt érdekelt feleit, akkor előfordulhat, hogy csapata végül a rossz érdekelt felek követelményein fog dolgozni.
Fontos továbbá, hogy pontosan azonosítsa az érdekelt feleket, mivel számos üzleti követelmény tőlük származik.
2. Kommunikáció hiánya
Ha nem kommunikál jól a projektcsapattal, az ügyféllel és az érdekelt felekkel, akkor nehézségekbe ütközhet a követelményekkel kapcsolatban.
A csapaton belüli kommunikáció szintén segíthet a problémák korai felismerésében, így időt és erőforrásokat takaríthat meg.
Ezenkívül, még ha nincs is mondanivalója, azt is mondja el.
Ne hagyja, hogy az ügyfél azt higgye, hogy a projektben semmi sem történik.
3. A terv iteratív jellegének elmulasztása
Már tudjuk, hogy a követelmények a projekt életciklusa során többször is változnak.
Ha ezeket a változásokat nem építik be, az eredmény nem fogja kielégíteni az érdekelt felek elvárásait.
Ha azonban a terv nem követi az agilis módszertanhoz hasonló iteratív módszertant, a projektcsapat megakadhat az első követelménykészletnél.
4. MS Word és MS Excel használata a tervezéshez
A Word és az Excel talán a leggyakrabban használt eszközök a csapatok számára a követelmények rögzítéséhez.
Ezekkel az eszközökkel azonban a dokumentumok verziókezelése igazi gondot jelenthet.
Az Excel táblázatban létrehozott nyomonkövethetőségi mátrix is egy végtelen dokumentumokat hivatkozó oszlopok hálójává válhat. 😰
Bónusz: Mátrix sablonok
3 Gyakori kérdések a követelménykezelésről
Íme néhány gyakran feltett kérdés a követelménykezelési folyamattal kapcsolatban:
1. Mi az a követelmény?
A követelmény bármi lehet, ami szükséges vagy kívánatos.
A követelményeknek szükségesnek, konkrétnak, érthetőnek, pontosnak, megvalósíthatónak és tesztelhetőnek kell lenniük.
Például, ha a szoftverfejlesztő csapata időblokkoló alkalmazást készít, az időkövetési funkció lehet az egyik követelmény.
2. Miért kell kezelnem a követelményeket?
A követelmények kezelése nemcsak a projekt szervezeti és működési stratégiájának javításában segít, hanem a következőket is elősegíti:
- Javítsa a végtermék vagy szolgáltatás minőségét
- Csökkentse a projekt befejezési idejét
- A költségtúllépések megelőzése
- Csökkentse a kockázatokat
- Hatékony hatókör-menedzsment
3. Mi az a követelménykezelési folyamat?
A követelménykezelési folyamat a következőket foglalja magában:
- Követelménygyűjtési sablonok : gyűjtsön visszajelzéseket és igényeket az érdekelt felektől
- Elemzés: határozza meg, hogy a javasolt funkcionális követelmény összhangban van-e a projekt hatókörével.
- Meghatározás: dokumentálja a követelményeket a felhasználói szempontból, és rögzítse a funkcionális vagy műszaki követelményeket.
- Prioritások: tervezze meg a közelgő kiadásokat vagy sprinteket és a szükséges követelményeket.
- Érvényesítés és karbantartás: határozza meg, mit tekint „teljesített követelménynek”, és tervezze meg a folyamatos fejlesztéseket.
Készen áll egy szilárd követelménykezelési terv kidolgozására?
Természetesen időbe telik egy tökéletes követelménykezelési terv megírása. A professzor 19 éves kora óta tervezte a rablást. És kiderült, hogy nem akármilyen terv volt! 😎
Bármennyi időbe is telik, a követelménykezelési tervének minden korábban említett lépést le kell fednie.
Egy intelligens követelménykezelő eszköz, mint például a ClickUp, segíthet abban, hogy ezt gyorsan megtehesse.
A ClickUp segítségével könnyedén együttműködhet és szerkesztheti a követelménydokumentumot vagy a projektmenedzsment tervet, rendezheti a követelmények közötti ütközéseket, és egyszerűsítheti a rutinmunkát.
Ez az a tökéletes csapattag, aki minden lépésnél támogatja Önt.
Akkor mire vár még?
Próbálja ki ingyen a ClickUp alkalmazást, hogy olyan sziklaszilárd követelménykezelési tervet készítsen, mint a professzor, és fogadunk, hogy az érdekelt felek csak egy szót fognak mondani...
