Szeretné tudni, mi a legfontosabb szabály a munkaidő megtakarításához? Ne találja fel újra a kereket! Fordítás: Ne végezze el kétszer ugyanazt a feladatot – még akkor sem, ha a második kört egy másik személy végzi el.
Amikor a projektek átadásra kerülnek két vagy több személy között (nem is beszélve két vagy több osztály között), mindig fennáll a feladatok duplikálódásának kockázata. A duplikált munkaterhelés pedig semmilyen előnnyel nem jár.
Ehelyett mindkét fél frusztrált lesz, mert idejüket, tehetségüket és energiájukat máshol is fel tudták volna használni. A projektcsapat vagy a projektmenedzser pedig a párhuzamos munkavégzés őrületében elveszik.
Hogyan lehet ezt elkerülni?
Egyszerű: Ön kidolgozza a felek közötti tökéletes projektátadást, biztosítva, hogy azok, akik a jövőben a projekten dolgoznak, pontosan tudják, mi történt a múltban. Ahhoz, hogy mindezt megtehesse, szüksége van egy projektátadási sablonra.
Mi az a projektátadási sablon?
A projektátadási sablon felvázolja a projekt vagy a szerep összes részletét, így (ahogy a neve is mutatja) könnyen átadható egyik félről a másikra.
A projektátadási sablon könnyen érthető módon ismerteti a projekt hatókörét, a teljesítendő feladatokat, a határidőket, a folyamatokat és eljárásokat, valamint egyéb utasításokat. A projektátadási ellenőrzőlista célja kettős:
- Ezzel elkerülhető a párhuzamos munkavégzés, és áttekinthetővé válnak a projekt befejezéséhez még elvégzendő vagy már elvégzett feladatok.
- A megbízható projektátadási dokumentummal időt és erőforrásokat takaríthat meg a vállalat (és a projektmenedzser). Ahelyett, hogy számtalan megbeszélést kellene szervezni a projektátadási folyamat megvitatására, a legfontosabb érdekelt felek egyszerűen hivatkozhatnak a projektátadási jegyzetekre.
A legjobb projektátadási dokumentumok tömörek, pontosak és együttműködésen alapulnak, így biztosítva a zökkenőmentes átmenetet. Minden átadási jegyzetnek tartalmaznia kell a projekt összes részletét, így elkerülhető a felek közötti zavar és a párhuzamos munkavégzés.
A Zippia, egy álláskeresőket a vállalati kultúráról tájékoztató webhely felmérése szerint az alkalmazottak 50%-a heti 1-3 órányi megbeszélésen vesz részt, és 20%-uk úgy véli, hogy ezek a megbeszélések időpazarlás. A megfelelő projektátadási sablon kiválasztásával, amely tartalmazza a projekthez szükséges összes információt, feladatot és prioritást, csökkentheti a felesleges megbeszélések szükségességét.
Ingyenes projektátadási sablonok a zökkenőmentes átmenethez
A megfelelő projektátadási sablon megakadályozza a projekt akadályait, felvázolja a prioritásokat és vészhelyzeti tervet készít az új vagy meglévő csapat tagok számára. Az alábbiakban hét kötelezően kipróbálandó sablont talál a szervezetében végzett projektátadásokhoz.
1. ClickUp projektátadási sablon
Egy projektet átad egy másik részlegnek? A ClickUp projektátadási sablonjának használatával biztosíthatja, hogy ne maradjon ki egyetlen lehetőség sem.
Ez a projektátadási jelentés sablon személyre szabható a vállalatához, helyet biztosítva a vállalat nevének, logójának, szlogenjének és elérhetőségének a tetején. Kezdésként írja be a projekt nevét és szerzőjét (azaz a jelentést kitöltő személyt), majd a projekt rövid leírását.
A sablon a projekt minden aspektusát részletesen bemutatja, így elkerülhető a részlegek közötti zavar. A „Átadás résztvevői” szakaszban helyet kapnak a projektben részt vevő minden együttműködő fényképe, neve és szerepkörének leírása.
A „Követelmények” szakasz egy különösen praktikus ütemtervet tartalmaz, ahol felsorolhatja az egyes feladatokat, az azokért felelős osztályokat és az átadás előtt elvégzendő összes tevékenység határidejét. Végül a „Átadási feladatok” szakaszban a csapat tagjai vagy a projektmenedzser rögzítheti a projekt összes befejezett tevékenységét, így elkerülve a párhuzamos munkavégzést.
2. ClickUp projektátadási SOP sablon
Nézzünk szembe a tényekkel: a projekthez rendelt emberek nem mindig maradnak ugyanazok. A munkavállalói fluktuáció egyszerűen része a vállalkozás vezetésének. Amikor új csapattagokat vesz fel, azt szeretné, hogy minél hamarabb beilleszkedjenek és felzárkózzanak.
A szabványos működési eljárás (SOP) sablon használata biztosítja, hogy az új alkalmazottak megértsék, mit kell tenniük és hogyan kell azt megtenniük az adott szerepkörben. A ClickUp projektátadási SOP sablonja világos és következetes irányelveket tartalmaz, így minden alkalmazott szabványosított módszert követ a feladatok elvégzéséhez, ami csökkenti a hibalehetőséget.
Az új alkalmazottaknak a szerepük és feladataik megértésében való segítéséhez töltse ki a „Hatály” részt a nekik kiosztott feladatok különböző aspektusaival. Ezután vázolja fel a szabványosított folyamatokat az „Eljárás” részben, számozott lépésekkel és képekkel kiegészítve (ha ez hasznos a projektcsapat számára).
Végül, biztosítsa kollégáinak a sikerhez szükséges eszközöket azáltal, hogy linkeket ad meg a szükséges forrásokhoz (például mappák, feladatok és/vagy fájlok), és kitölti a gyakran ismételt kérdések (GYIK) részt.
Bónusz: Nézze meg, hogyan segíthet a ClickUp a fontos projektdokumentumok és fájlok kezelésében tudásmenedzsment funkcióival.
3. ClickUp műszakváltási jelentés sablon
Ha műszakban dolgozó alkalmazottak csoportját irányítja, egy átadási dokumentum sablon hetente számtalan órát takaríthat meg. Annak érdekében, hogy az egyik műszak vége és a másik kezdete között ne csökkenjen a termelékenység, használja a ClickUp műszakváltási jelentés sablonját.
A műszakváltásos projektátadási terv részletes beszámolót ad az előző műszak során történt eseményekről, és felvázolja a következő műszak prioritásait. Ez az átadási sablon gyakorlatilag bármely óradíj alapú vállalkozás számára felbecsülhetetlen értékű lehet, a kórházaktól és ápolási otthonoktól a kávézókig és autómosó szolgáltatásokig.
A műszakváltási jelentést naponta – bocsánat, többször naponta – kell kitölteni, a dátummal, a műszak kezdő és befejező időpontjával, a helyszínnel és a felettes nevével a lap tetején. Szükség esetén kitölthető az „Alkalmazotti adatok” rész, így minden csapattag elkészítheti a saját jelentését.
Ezt követően a „Feladatok és felelősségek átadása” szakasz részletes leírást tartalmaz az összes feladatról, alfeladatról, a munkavállalók felelősségeiről és az egyes feladatok állapotáról, így minden kolléga tudja, mi a legfontosabb feladata, amikor bejön dolgozni. Végül használja a „Kihívások és ajánlások” szakaszt, hogy megbeszéljék a napi feladatokkal kapcsolatos esetleges akadályokat.
4. ClickUp változáskezelési terv sablon
A jó vezető hatékonyabbá teszi a szervezet működését: feladatok kiosztásával, felelősségek delegálásával és prioritások meghatározásával a csapat többi tagja számára. A vállalati felettesek felügyelik a változáskezelés minden aspektusát – alkalmazkodnak a változó prioritásokhoz, átmeneti projektekhez, sőt még a munkavállalói fluktuációhoz is.
Segítsen a vezetőknek a siker elérésében a ClickUp változáskezelési terv sablonjával. A kész sablon a projektátadást három fázisra osztja (bár ez bővíthető, hogy megfeleljen az Ön egyedi szervezetének vagy projektcsapatának).
Az 1. fázisban a vezetők meghatározzák, milyen változásokra van szükség a projektátadás előkészítéséhez. A 2. fázisban a vezetők áthelyezik a projektet egyik részlegből a másikba, meghatározzák a kommunikációs tervet, a fontosabb eseményeket és az ellenállás kezelésének tervét. Végül a 3. fázisban összegyűjtik az érdekelt felek visszajelzéseit, megünneplik a sikereket és meghatározzák a jövőbeli átadásokhoz szükséges hiányosságokat.
Több mint 100 előre elkészített automatizálási lehetőség közül választhat, ez a változáskezelési sablon segít automatikusan feladatok kiosztásában, megjegyzések közzétételében és állapotok áthelyezésében, így értékes időt takaríthat meg a munkahéten.
Ezenkívül a sablon segítségével a vezetők könnyen nyomon követhetik az egyes projekteket egy könnyen érthető, színkódos rendszer, egy táblázatnézet, amelyben az összes releváns információ oszlopokban szerepel, valamint a különböző lépések előrehaladását jelző sávok segítségével.
5. ClickUp alkalmazott-bevezetési sablon
Új alkalmazott felvételekor az a cél, hogy az illető minél hamarabb hozzájáruljon a vállalati projektekhez. Sajnos a tervezés hiánya hetekkel (ha nem hónapokkal) késleltetheti a beilleszkedési folyamatot.
Az új munkavállalók beilleszkedési folyamatának lerövidítése és termelékenységük növelése érdekében használja a ClickUp új munkavállalók beilleszkedési sablonját. Ez a sablon részletes munkafolyamatot tartalmaz, amely a munkavállaló első munkanapjával kezdődik. A tételes lista a beilleszkedési folyamatot heti prioritásokra bontja, így az új csapat tagjai minden feladatot le tudnak pipálni, ahogy haladnak előre.
Ez az új alkalmazotti előrehaladási jelentés könnyen testreszabható az Ön vállalatának vagy osztályának egyedi igényeihez. Fontolja meg az egyes feladatok kibővítését alfeladatok hozzáadásával (például: a „HR-dokumentumok kitöltése” feladat alfeladatokat tartalmaz az egészségügyi ellátások, a 401(k) hozzájárulás és az adólevonások tekintetében). Vagy adjon hozzá mellékleteket, felettesek aláírásait, határidőket vagy megjegyzéseket, hogy a beilleszkedési folyamat a lehető legzökkenőmentesebben zajlódjon.
6. ClickUp alkalmazottak beilleszkedését segítő Gantt-sablon
A sikeres beilleszkedési folyamat nem csak attól függ, hogy az új munkatárs gyorsan felzárkózzon. Attól is függ, hogy az összes csapattag – még azok is, akik évek óta a vállalatnál dolgoznak – egy produktív egységként működjön együtt.
Egy új munkavállaló sikeres beilleszkedéséhez valóban egy egész csapatra van szükség, amelyben a HR, a jogi és a biztonsági csapatok munkatársai együtt dolgoznak. Ezért az átadási folyamatot és az új munkavállaló számára történő átfogó tudásátadást igazgatói vagy vezetői szinten kell felügyelni – és pontosan itt jön képbe a ClickUp Employee Onboarding Gantt Template (Munkavállalói beilleszkedési Gantt-sablon).
Ez a sablon egyszerűsített átmeneti tervet hoz létre az új alkalmazottak számára szervezeti szinten. A Gantt-diagram segítségével minden részleg (azaz a humánerőforrás, a jogi, a biztonsági és a képzési részleg) saját mappát kap, amelyben az egyes alkalmazottaknak kiosztott feladatok találhatók. Minden egyes személy saját haladási sávot kap, amely átfogó képet ad a befejezett projekt eredményeiről.
Például egy humánerőforrás-menedzser feladata lehet a háttérellenőrzés elvégzése, az I-9 űrlap kitöltése, az új alkalmazottak személyi igazolványának ellenőrzése és a szükséges juttatási űrlapok kitöltése. Eközben a biztonsági vagy technikai osztály valamelyik munkatársa felel az új alkalmazott bejelentkezési adatainak, munkaidő-nyilvántartási alkalmazásának és belépőkártyájának beállításáért.
Egy ilyen részletes sablon segítségével elkerülheti a párhuzamos munkavégzést, miközben maximális támogatást nyújt az új csapat tagoknak.
Bónusz: Építési projektátadási sablonok!
Hogyan válasszuk ki a legjobb projektátadási sablont?
A sikeres projektátadási sablon csökkenti a zavart, a frusztrációt és az adott projekttel kapcsolatos erőforrások pazarlását.
Ahhoz, hogy kiválaszthassa a szervezetének legmegfelelőbb projektátadási sablont, tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Ki fogja használni a sablont? Ezt a sablont egyetlen személy, egy osztály vagy a vezetői csapat fogja használni? A projektátadáshoz megfelelő elrendezés kiválasztásához elengedhetetlen az érintettek megismerése.
- Milyen eszközökre van szüksége? Szüksége van egy teljesítési naptárra, egy módszerre a fontos dokumentumok csatolásához, vagy egy eszközre a haladás vizuális nyomon követéséhez? Ha megismeri a rendelkezésre álló folyamatábrázoló eszközöket és azok használatát, az segít kiválasztani a megfelelő sablont.
- Melyik elrendezés a legkönnyebben érthető? Szüksége van ellenőrzőlistára, táblázatra, naptárra vagy munkafolyamatra? Bár sok sablon többféle, testreszabható nézetet kínál, a leghatékonyabb projektvégrehajtáshoz elengedhetetlen tudni, melyik elrendezés a leghasznosabb.
A projektátadási sablonok segítségével megelőzheti a termelékenység csökkenését
A projekt hatékony működésének fenntartásához több mozgó alkatrészre van szükség. A műszakok végével, az új alkalmazottak felvételével, a munkavállalók távozásával vagy a vezetőség változásával a folyamatokat zavartalanul kell fenntartani.
A megfelelő projektátadási sablon segíthet növelni a csapat termelékenységét az osztályok között. Akár a ClickUp számos átadási sablonjának egyikével kezded, akár a semmiből építed fel, feladatok és alfeladatok hozzárendelésével, határidők naptárának létrehozásával, a haladás valós idejű nyomon követésével és a fontos dokumentumok zökkenőmentes átadásával.
A ClickUp segítségével könnyedén testreszabhatja a nézeteket, mezőket, fejlécet vagy szöveget, hogy azok megfeleljenek vállalatának egyedi igényeinek. Több mint 1000 integráció áll rendelkezésére, így hatékonyan kezelheti az egyes projekteket.
Készen áll arra, hogy megnézze, hogyan teheti hatékonyabbá szervezetét a ClickUp? Próbálja ki még ma ingyen!