A szervezettséget elősegítő eszközök olyanok, mint a gyomok – minden nap újak jelennek meg.
Ha szeretne szervezett maradni, akkor szó szerint vasárnaptól szombatig kipróbálhat egy-egy új eszközt, de lehet, hogy így sem kerül közelebb a céljához.
Az eszközök és technikák használatának része a gondolkodásmódod. Ahhoz, hogy az eszköz neked dolgozzon, neked kell az eszközt használni.
Mit értem ez alatt?
Ez azt jelenti, hogy ténylegesen kipróbálja, hozzáadja a feladatait, jegyzeteket, terveket és emlékeztetőket, hogy megnézze, működik-e.
Vannak, akik csak digitális alkalmazásokkal szeretnek szervezkedni, mások pedig az analóg eszközöket kombinálják a digitális lehetőségekkel.
De bármely eszköz – digitális vagy analóg – célja az, hogy segítsen Önnek mindent nyomon követni.
Néha mindannyian megvan a saját preferenciánk ezzel kapcsolatban.
A legfontosabb, hogy semmi ne maradjon ki.
Személy szerint én digitális és analóg eszközök kombinációját használom, amelyek közül néhányat az alábbiakban bemutatok.
Elengedhetetlen digitális szervezési eszközök
1) Projektmenedzsment szoftver, például ClickUp
Hogyan kap a ClickUp ilyen elragadó értékeléseket?
Mi különbözteti meg a többi termelékenységi eszköztől és projektmenedzsment rendszertől?
- Rugalmasság és testreszabhatóság
- Az egész szervezetben való használatra tervezve
- Próbálja ki a vízesés, az agilis és a kettő közötti módszereket!
Mások személyes feladatkezelő eszközként vagy a Get Things Done módszertanhoz használják.
Bónusz: GTD szoftver!
Egy kiváló projektmenedzsment rendszer bevezetése a stratégiai tervezésben is segítséget nyújt, mivel egy pillanat alatt megtervezheti a célokat, áttekintheti az erőforrásokat és értelmezheti az időbecsléseket.
Miért szeretik még sokan a ClickUp-ot?
A ClickUp olyan funkciók bevezetési ütemtervvel rendelkezik, amely az iparágban páratlan. Rövid idő alatt a ClickUp több nézetet is beépített termékébe, többek között listanézetet, táblanézetet és időnézetet, amelyekkel a feladatok hozzáadása gyerekjáték.
A ClickUp folyamatosan új, a felhasználók által kedvelt speciális funkciókkal bővül, például:
- Sötét mód
- Több megbízott
- Hozzárendelt megjegyzések
- Jegyzettömb
- Időkövetés, e-mailes feladatkezelés, képernyőképek és még sok más.
A ClickUp folyamatosan fejlődik, miközben továbbra is kiváló ajánlatokat kínál örökre ingyenes és prémium csomagjaihoz.
Egyéb lehetőségek:
2) Dokumentumok felhőalapú tárolása, például a Dropbox
Jelentések, értékesítési prezentációk vagy új biztosítékok – mindezeket a Dropboxban tárolhatja. A Dropboxban az tetszik, hogy néhány kattintással könnyedén válthat a személyes és a szakmai fájlok között.
A munka és a magánélet egyensúlyának fenntartása néha azt jelenti, hogy meg kell szüntetni a kettő közötti súrlódási pontokat, és a Dropbox pontosan ezt teszi.
Egy másik előny? A felhasználók áttekinthetik a dokumentumokat, hozzáadhatják saját megjegyzéseiket, majd kérdések esetén egymásnak válaszolhatnak. Ez a sikeres munkafolyamat-kezelés része.
A Dropbox kényelmesen integrálható a ClickUp-ba, így dokumentumait közvetlenül a vonatkozó feladathoz kapcsolhatja.
Egyéb lehetőségek:
3) Jegyzetelő alkalmazások, mint például a Google Keep
A legtöbb bejegyzés az Evernote-ot emeli ki ebben a kategóriában, de én nemrég áttértem a Google Keep-re, és nem bántam meg.
Természetesen rendelkezik a Google-ről ismert egyszerű használhatósággal, valamint kapcsolódik a többi G-suite eszközhöz.
Sokkal könnyebb a jegyzeteket mappákba rendezni, és a webkivágó segítségével URL-eket vagy jegyzeteket menthet a böngészőjéből. Ezek jobb eszközök, mint a Google Keep, de a mindennapi használhatóság miatt számomra megérte áttérni rájuk.
Az Evernote is emelte árait az elmúlt években, és a felhasználókat az Evernote Business felé terelte. Mielőtt átállna az Evernote Business-re, mindenképpen nézze meg a számos alternatívát és más jegyzetelő alkalmazásokat.
Egyéb lehetőségek:
- ClickUp: Igen, a ClickUpnak saját jegyzetfüzete van! Szerezze be ingyenes fiókjával.
- Evernote
- Simplenote
4) Üzleti folyamatkezelő szoftverek, mint például a Process Street
Itt van valami, ami unalmasnak hangzik, de rendkívül hasznos: az üzleti folyamatok menedzsmentje.
Az ilyen funkciókat ellátó szoftverek segítenek automatizálni az adatbevitel és a jelentéskészítéshez hasonló feladatokat, így megszabadítva Önt a kézi munkától. Ez egy elvégzendő feladat, de az emberek nem igazán szeretik csinálni.
Ha rendszerezni tudja, akkor nagyobb esélye van arra, hogy pontos, pontos és ismétlődő legyen. Emellett az üzleti folyamatok kezelésére szolgáló szoftverek segítenek minden átmenetben, legyen szó egy alkalmazott távozásáról vagy egy egész csoport áthelyezéséről.
Ha az összes folyamatot rögzítik és automatizálják, sokkal könnyebb elvégezni a munkát. Emellett lehetővé teszi olyan fontos üzleti mutatók kiszámítását is, mint a Margin és a Markup Calculator.
A Process Street jó választás, mert ingyenes és összekapcsolható a már használt alkalmazásokkal. A szoftver sablonokat hoz létre az Ön számára, amelyeket a Process Street tetszés szerint ismételhet.
Ezek ellenőrzőlistákat is tartalmaznak, hogy nyomon követhesse az előrehaladást. A Process Street olyan űrlapokat is kínál, amelyeket akkor használhat, ha sok kapcsolatot kell rendszeresen rögzítenie.
A Process Street felülete nagyon ismerős, úgy néz ki, mint egy üres dokumentum. Videókat vagy képeket is hozzáadhat, hogy megmutassa valakinek a feladat elvégzéséhez szükséges pontos lépéseket.
Egyéb lehetőségek:
5) Tudásmenedzsment, például a Notion
Ha a „tudásmenedzsment” kifejezésre keres, hamarosan két különböző táborba kerül.
Az egyik az ügyfélszolgálati és help desk információkhoz, a másik a vállalati dokumentumok, történelem és folyamatok belső tárolásához lesz alkalmas.
A tudásmenedzsment rendszer olyan hely, ahol a csapatok tárolhatják fontos értekezletjegyzeteiket, korábbi archívumaikat vagy vállalati dokumentumaikat. Ezek inkább hierarchikus rendszert alkotnak, mint a dokumentumok felhőalapú tárolása.
Amikor korábban tudásmenedzsmentet használtam, gyakran a Dropbox vagy a Google Drive programokkal együtt alkalmaztuk. A Dropbox és a Google Drive az aktív, felülvizsgálat alatt álló dokumentumok tárolására szolgált, majd a felülvizsgálat befejezése után áthelyeztük őket a tudásmenedzsment rendszerünkbe.
Az üzleti menedzsment rendszerekhez hasonlóan ezek az eszközök is felhasználhatók a vállalat fejlődésének nyomon követésére.
A Notion.so egyszerűségének köszönhetően kiváló eszköz erre a célra. Könnyű vele szervezni, írni vagy táblázatot hozzáadni anélkül, hogy túl sokat kellene gondolkodni a bonyolult menükön. Az információkat rögzítheti és tárolhatja, majd később, ha szükséges, rendszerezheti. A Notion a találkozók jegyzetelése mellett néhány praktikus eszközt is kínál, például naptárakat és teendőlistákat.
Egyéb lehetőségek:
6) Munka automatizálási alkalmazások, mint például a Zapier
A Zapier olyan, mint egy hosszú lánc, amely összeköti az egész internetet.
Talán nem az egész internetet, de biztosan az összes olyan munkahelyi együttműködési eszközt, amelyet leggyakrabban használ. Az összes apró, aprólékos digitális feladatot (például a Google táblázatokból való másolást) automatizált feladatokká alakítja.
A fejlesztők minden apró feladatot figyelembe vettek, amelyet az eszközök között el kell végezni, és kidolgozták, hogyan működhetnek együtt. Mivel ökoszisztémájukban több ezer eszköz található, olyan eszközöket is kombinálhat, amelyekről eddig talán nem is álmodott.
Vegyük példának a ClickUp-ot. Igen, a ClickUp a Zapier rendszer része, és 2018-ban az egyik leggyorsabban növekvő alkalmazásnak is megválasztották!
Például, ha marketing célokra használja a Hubspot landing page-et, beállíthat egy Zap-ot, amely automatikusan átalakítja az űrlapon beküldött adatokat Click Up -feladatokká.
Lehetnek különböző felhasználási esetek, de jó tudni, hogy rendelkezésre áll! Ez forradalmi változást jelent az egész marketingosztály számára.
Egyéb lehetőségek:
7) Mindmapping eszközök, mint például a Bubbl.us
A gondolattérkép-készítő eszközök kiválóan alkalmasak arra, hogy ötleteit papírra (vagy inkább képernyőre) vetje. Az egyik legjobb ilyen eszköz a Bubbl.us. Alakzatokat hozhat létre, leírhatja ötleteit, majd összekapcsolhatja őket, és közben kitöltheti az egyes köröket.
A gondolattérképek az egyik legjobb brainstorming technika, és a Bubbl.us segítségével gyorsan elkészítheti őket.
Egyéb lehetőségek:
Bónusz: Olvassa el útmutatónkat a digitális rendrakásról!
Elengedhetetlen analóg szervezési eszközök
Véleményem szerint az egyik dolog, ami elveszett a mai kultúránkban, az az analóg vagy fizikai termékek ajánlása a digitális ajánlások mellett.
A digitális eszközöket sokkal könnyebb „virálissá” tenni, de a kettőt igazságtalanul egymás ellen állítják. Sokan használnak napirend-tervezőket, jegyzetfüzeteket és naplót a digitális eszközök mellett a munkájukhoz.
Az emberek különböző eszközök és lehetőségek kombinációjával működnek együtt, beleértve azokat is, amelyeket meg lehet érinteni. Ebben a részben néhány analóg termelékenységi eszközt mutatunk be, amelyek segítenek a szervezettség fenntartásában.
8) Napi tervező, mint például Ink + Volt
Az Ink + Volt tervező az egyik kedvencem. Robusztus, szép (de nem üzleti jellegű) és egyértelműen a célokra összpontosít – beleértve a havi, heti és napi célokat is.
Átfogó képet ad az életemről – a munkahelyi megbeszélésektől a személyes találkozókig – és segít személyes és munkahelyi célokat kitűzni. Kiváló kombináció a két területen való siker eléréséhez.
Az Ink + Volt tervező havi kihívásokat is felkínál, amelyek segítenek javítani életminőségén.
Egyéb ajánlott lehetőségek:
9) Napló, mint a Leuchtturm1917
Mi, nincs Moleskine? Nincs, a fehér oldalak kimentek a divatból, a pontok pedig bejöttek. A megszállott jegyzetelők ezt választják, mert szó szerint sokkal könnyebb összekötni a pontokat.
A pontok természetes elválasztást biztosítanak az írók számára a sorok és az ötletek között. Emellett sokkal könnyebb oszlopokat létrehozni.
Ezek a pontok a bullet journaling őrülethez is remekül használhatók.
Egyéb lehetőségek:
10) Indexkártyák és öntapadós jegyzetek
Ha teljes mértékben az analóg szervezési rendszerre szeretne átállni, akkor indexkártyákra és öntapadós jegyzetlapokra lesz szüksége. Ezek hasznosak lehetnek gyors jegyzetek és emlékeztetők írásához, sőt célok kitűzéséhez is.
Az indexkártyák nem túl vastagok, így a naplója szélén tárolhatja őket, és magával viheti. A post-it cetlik a számítógépén maradhatnak, és segítenek emlékeztetőket hagyni másoknak.
Vannak, akik indexkártyákat is használnak saját GTD-rendszerük létrehozásához, amit... ismét... nem feltétlenül ajánlunk.
Az indexkártyák és a post-it cetlik kiválóan alkalmasak brainstorminghoz és ötleteléshez, de én nem bíznám rájuk a projekt részleteinek kezelését. Végül is ez nem biztonságos az ötleteid számára.
Elfújhatja őket a szél, a szemétkosárba kerülhetnek, majd éjszaka a takarítószemélyzet kiürítheti őket. Ez egyszerűen nincs értelme.
De ha indexkártyákat és öntapadós jegyzeteket vásárolok, akkor a nagy méretűeket részesítem előnyben, hogy sok mindent lehessen rájuk írni.
Opciók:
Következtetés: Melyik szervezési eszközök a legmegfelelőbbek Önnek?
Szervezési eszközöket keresve meg kell találnia az egyensúlyt a személyes igényei és a vállalat vagy a munkahely igényei között.
Ezek a szervezési eszközök mindkét esetben segíthetnek, csak attól függ, hogy skálázhatók-e vagy sem. A napló segít a személyes szervezésben, de nehéz lesz megosztani a csapattársaiddal (hacsak nem készítesz róla fotókat!).
Az olyan együttműködési eszközök, mint a ClickUp, segíthetnek a személyes feladatok, jegyzetek és teendőlisták nyomon követésében, miközben a feladatokat és ötleteket megoszthatja más csapattagokkal is.
Post-it cetlikkel és indexkártyákkal ez nem olyan egyszerű.
További együttműködési források: