Digitális rendrakási útmutató a produktív munkaterület kialakításához

A digitális munkaterület rendbetétele forradalmi változást hozhat... ha rendelkezik a megfelelő eszközökkel és szokásokkal a célszerű rendezéshez. Ha eddig halogatta több száz vagy akár több ezer fájl rendezését, akkor nem egyedül van!

A fenntartható, Pinterest-re méltó iratrendszer felépítése számomra fárasztó feladatnak tűnt. Ez megváltozott, miután elvégeztem néhány egyszerű rendrakási projektet. Most már inspirál a munkaterületem, és ezt szeretném neked is!

Lehet, hogy nem tudja, hol kezdje, és azt kérdezi: „Mennyire kell tisztának lennie?” Bemutatok nyolc könnyen megvalósítható digitális rendrakási projektet, és megmutatom, hogyan segíthet a ClickUp azonnali szervezési szokások kialakításában. 🌱

Az út a digitális rendrakás szemléletmódjához

A mi felelősségünk, hogy rendszeresen távolodjunk el a technológiától, és felmérjük jólétünket. Az igazság az, hogy ez a „megtartom vagy megbánom” gondolkodásmód ösztönzi digitális gyűjtögetési hajlamunkat, ami a munkahelyi termelékenységünk útjának legnagyobb ellensége.

Ahhoz, hogy rendet tegyünk a zsúfolt eszközeinkben, először is tudnunk kell, mi okozza a rendetlenséget.

Számítógép asztala

Munkahelyi alkalmazások

Mobil/táblagép

A jó hír az, hogy ha egyszer elkezded kialakítani a rendszerezési szokásokat, az idő múlásával egyre kevesebb rendetlenséget kell majd eltakarítanod! ✨

Nos, mire számíthat, amikor elkezdi a készülékeinek rendbetételét? Először is, túlterheltségre:

Ezt követően néhány mosolyogva visszagondolunk a múltra:

Végül, amikor a projekt befejeződik, hatalmas teher esik le a válláról.

Mielőtt elkezdenénk, fontos megjegyezni, hogy nem kell pontosan követned ezt az útmutatót a tökéletes rendrakási munkafolyamat érdekében. Nyugodtan rendezd úgy, ahogyan szokásosan tennéd, de javaslom, hogy kísérletezz egy kicsit! 🧠💡

Íme nyolc digitális rendrakási projekt, amellyel elindulhat a digitális rendrakás útján.

8 digitális rendrakási projekt

1️⃣ Töröld a Letöltések mappát

Véletlenszerű PDF-letöltések és duplikált képernyőképek – ezeknek menniük kell! Kezdje azzal, hogy rendezze ezt a mappát egy listába, és válogassa őket fájltípus szerint, hogy könnyen csoportosan törölhesse őket. Ez segít nekem gyorsan megtalálni és törölni az összes PNG, Zip archívum, GIF és HTML mappát a korábbi projekteimből, amelyekről tudom, hogy már nincs szükségem rájuk. Miután ez az első tisztogatás befejeződött, folytassa a többi, különös figyelmet igénylő résszel. 🔎

Tipp: Ha Mac-et használ, válasszon ki egy fájlt (vagy fájlcsoportot), majd nyomja meg a szóköz billentyűt a fájl előnézetének megtekintéséhez. Ezután nyomja meg újra a szóköz billentyűt a fájl bezárásához. Így gyorsabban áttekintheti a rendetlenséget, mintha egyes fájlokat nyitna meg és zárna be!

2️⃣ Rendezze el Google Drive-ját

A Google Drive hasonló a Letöltések mappához, mert gyorsan megtelik másolatok másolatainak másolataival és félkész dokumentumokkal. Rendezze fájljait rácsos vagy listás nézetben, és töröljön mindent, ami nem szolgál semmilyen célt. 🗑

1. tipp: Tegye még hatékonyabbá a Google Drive szervezését azzal, hogy az alapértelmezett kezdőlapját Saját meghajtó-ról Prioritás-ra állítja. Ezzel kevesebb lesz a túlterheltség érzése, mert a Google Drive megnyitásakor a teljes könyvtár helyett csak a fontos dolgokat látja.

A Prioritások oldal tetején található egy gyors hozzáférést biztosító karusszel, amely a gyakran megnyitott fájlokat tartalmazza. Az oldal alján található az igazi varázslat! Létrehozhat Munkaterületeket, hogy hozzáférjen a legfontosabb vagy legaktívabb fájlokhoz anélkül, hogy azokat el kellene mozgatnia eredeti helyükről. 📍

2. tipp: Ha alig használja a Google Drive tetején található Javasolt panelt, akkor kikapcsolhatja ezt a funkciót a fogaskerék ikonra kattintva > Beállítások > törölje a Javaslatok jelölést.

3️⃣ Böngésző könyvjelzők és kiterjesztések összevonása

A könyvjelzők és bővítmények segítenek nekünk a lehető legtöbbet kihozni az online élményből. Ha ez a terület túlzsúfolt a digitális térben, íme néhány javaslat az egyszerűsítéshez:

Tipp: Nem túlzok, a ClickUp Chrome-bővítmény forradalmi változást hoz. Amikor a következő projektemhez kutatok, minden munkamenetben 8-12 weboldalt jelölök meg könyvjelzővel. Ezek szöveges források, YouTube-videók és inspirációk gyűjteménye. Ahelyett, hogy elmenteném őket egy Chrome-mappába, és elfelejteném őket, a ClickUp Chrome-bővítmény segítségével jelölöm meg őket könyvjelzővel! Ez szinkronizálódik a ClickUp-fiókommal, a többi munkámmal együtt, és egy rövid megjegyzéssel, amit a jövőbeli énemnek írtam a céljáról. Ha csak egy dolgot viszel el ebből az útmutatóból, akkor az legyen ez: töltsd le a ClickUp Chrome-bővítményt! 🆓

4️⃣ Üres e-mail postafiókok

Biztosan feltételezhető, hogy minden embernek három-öt e-mail fiókja van:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com vagy Yahoo! Mail a fiatalkorból 2. Gmail (mert nem AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com vagy Yahoo! Mail volt a fiatalkorból) 3. Munkahelyi fiók 4 & 5. Fiókok a nevünk különböző változatával

Először foglalkozzon egy e-mail fiókkal – a személyes vagy a munkahelyi fiókkal –, és rendezze, törölje vagy archiválja az üzeneteket. Ha nem tudja, hol kezdje, íme néhány lehetőség:

Tipp: Ha Gmail-t használ, lépjen a Keresés sávra, és kattintson a Keresési opciók ikonra. Keresse meg az 5 MB-nál vagy 10 MB-nál nagyobb e-maileket, és törölje vagy archiválja őket.

Miután eltávolította a rendetlenséget, itt az ideje a rendszerezésnek! Néhány technikával elkezdheti fejleszteni e-mail és időgazdálkodási készségeit, és több időt szánhat a napjára. Íme, hogyan:

1. Kerülje a többszintű mappaszerkezet használatát az e-mailek tárolásához. Végül egyre több almappát fog hozzáadni, ami még nagyobb rendetlenséget eredményez. Időt fog pazarolni arra, hogy kéthavonta módosítsa a rendszert, hogy befogadja az új feladatokat, projekteket és beérkező leveleket. Ehelyett használjon kategóriákat és címkéket az e-mailekhez, és helyezze át őket a beérkező levelek mappájából. Ha egy adott e-mailt kell keresnie, egyszerűen keresse meg a címke vagy a kategória neve alapján.

2. Alakíts ki egy e-mail rutinot. A ClickUp előtt egy „normális” munkanapom abból állt, hogy üresre csináltam a beérkező levelek mappámat. Néhány óránként megbeszélésekre mentem, de utána visszatértem a beérkező levelekhez. A nap vége felé, körülbelül 3 órakor kezdtem el a tényleges feladataimat, de addigra az agyam már teljesen kimerült a egész napos e-mailek átnézésétől. Ez nem mindenki számára lehetséges, de ha megtanítod magad arra, hogy naponta párszor ellenőrizd az e-mailjeidet, akkor a napodban időtömböket alakíthatsz ki a feladatok elvégzésére.

3. Használja ki e-mail szolgáltatója funkcióit a termelékenység optimalizálása érdekében. Gyorsbillentyűk, kategóriák, címkék, szabályok, jelölések, minden! Érdemes megtanulni és alkalmazni ezeket a funkciókat, mert így megtakaríthatja agyerejét és idejét – két fontos erőforrást, amelyekre minden nap szüksége van.

Ha érdekelnek az Outlook vagy a Gmail termelékenységi tippjei, írja meg nekünk a kommentekben!

5️⃣ Töltsön fel fényképeket és képernyőképeket a felhőbe

Takarítson meg helyet az eszközén azáltal, hogy a fényképeket felhőalapú tárhelyre, például az iCloudra vagy a Google Fotókra helyezi át. A telefonján megőrizni kívánt fényképek esetében nézze át a könyvtárat, és törölje az összes duplikátumot, vicces mémeket és véletlenül készült riasztási képernyőképeket.

Tipp: A Google Fotók rendelkezik egy funkcióval, amely kategóriákba sorolja a nagy méretű fényképeket és videókat, az elmosódott fényképeket, a képernyőképeket és más alkalmazásokat, hogy gyorsan áttekintse és törölje ezeket a fájlokat. Ha Apple-eszközzel rendelkezik, akkor a médiatípus szerint szűrhet.

6️⃣ Tisztítsd meg a közösségi média fiókjaidat

Hozzátesz-e értéket az életedhez a közösségi média? Oktat, inspirál, vagy pozitív emberekkel való kapcsolódást ébreszt benned? Ez lehet a legfontosabb rendrakási projekt a listán, mert mindenki meg tudja csinálni. Egy egész közösségi média nélküli világ vár rád, ahol időt tölthetsz magaddal vagy másokkal.

Ha a tisztítás számodra azt jelenti, hogy néhány hétre vagy hónapra deaktiválod a fiókjaidat, az teljesen rajtad múlik! De ha ez túl szélsőségesnek tűnik, akkor egy egyszerű, havonta végzett rendrakás máris jót fog tenni a mentális egészségednek:

Ha vállalkozása közösségi média fiókjait kezeli, fontolja meg egy egységes közösségi beérkező levelek mappa használatát. Egy ilyen eszközzel időt takaríthat meg, amelyet általában a lapok, fiókok és eszközök közötti váltásnak szentel, és elkerülheti a számos zavaró tényezőt.

7️⃣ Rendezze el a kezdőképernyőket

Törölje az összes felesleges jegyzetet és alkalmazást, majd rendezze el a maradékot. Attól függően, hogy hogyan szeretné rendezni az alkalmazásokat, íme néhány javaslat a struktúrára vonatkozóan:

1. Rendezés mappatípus szerint. Csoportosítsa az alkalmazásokat céljuk szerint (termelékenység, közösségi média, munka, fotózás, utazás).

2. Gondold át, hogyan tartod a telefonodat vagy táblagépedet. Azokat az alkalmazásokat, amelyekhez gyors hozzáférésre van szükséged, helyezd el a képernyő szélén.

3. Emelje ki a leggyakrabban használt vagy legfontosabb alkalmazásokat. Korlátozza a kezdőképernyőn megjelenő tartalmakat anélkül, hogy keresnie kellene őket.

8️⃣ Optimalizáld a projektmenedzsment eszközödet

Ha iskolában vagy munkában projektmenedzsment eszközt használ, akkor valószínűleg rengeteg információ és jegyzet található a szoftver minden zugában. Semmi baj! Mindannyian tapasztaljuk ezt a rendezetlenséget, mert folyamatosan új és következő feladatokra koncentrálunk. Azt mondjuk magunknak: „Majd később megcsinálom. ” 🤷‍♀️

Kezdje a rendrakást azzal, hogy kitakarítja otthoni irányítópultját és elrendezi a korábbi munkáit:

1. Zárja le a fennmaradt feladatokat

2. Levelezés archiválása

3. Fontos dokumentumok (számlák, projektismertetők) iktatása

4. Törölje az elavult jelentéseket

Tipp: A sikeres (és stresszmentes) projektek kulcsa egy megbízható, skálázható rendszer követése. Ha rendelkezik egy jól átgondolt projektmenedzsment vagy szervezési eszközzel, használja ki a rendelkezésre álló funkciókat, és szervezze meg munkáját.

Íme, nyolc projekt, amellyel megszabadulhatsz a rendetlenségtől!

Készen állsz a következő szintű rendrakásra és rendszerezésre? Ismerd meg a ClickUp-ot, egy testreszabható, all-in-one munkaterületet, amely egyszerűsíti a munkát és többet tudsz elvégezni. 👋

Hogyan használhatod az ingyenes ClickUp fiókot azonnali szervezési szokások kialakításához

Soha nem túl korai elkezdeni a fájlok rendezését a jobb termelékenység érdekében! Ahelyett, hogy megvárná, amíg a rendetlenség felhalmozódik, szánjon minden hónapban egy kis időt az eszközei rendezésére. Itt jön be a ClickUp:

1. Állíts be havi ismétlődő feladatot a ClickUp alkalmazásban, hogy rendet rakj a digitális munkaterületeiden. Vállald, hogy havonta egyszer digitális takarítást végzel, és készíts ellenőrző listát, hogy amikor eljön az ideje, pontosan tudd, mit kell tenned.

2. Takarítson meg helyet eszközein a ClickUp emlékeztetőinek és feladataiknak a segítségével. Helyezze át a projekthez kapcsolódó képernyőképeket, jegyzeteket és fájlokat a ClickUp munkaterületére, hogy semmi ne vesszen el.

3. A ClickUp legfontosabb funkcióihoz bármilyen eszközről hozzáférhet a platformon kívülről is. Szabaduljon meg a több alkalmazás közötti váltás terhétől, hogy szervezett maradjon és elvégezze a munkáját.

4. Használja a ClickUp Chrome kiterjesztést, amikor az interneten böngészik. Komolyan, ez egy igazi áttörés!

Ha még nem ismeri a ClickUp-ot, nézze meg ezt az egyszerű tanfolyamot a ClickUp University- n, hogy magabiztosan hozzon létre digitális rendrakási feladatot! ⬇️

Búcsú gondolat

Mit tehetne a napjában megmaradt idővel? Tanulhatna egy új készséget? Lehetne a szeretteivel? Szundíthatna?

Bármi is legyen a válaszod, egy dologban mindannyian egyetértünk: a pozitív, fenntartható szokások kialakítása inspirál, produktívvá és magabiztossá tesz minket. Nincs szükségünk a legfejlettebb rendszerekre vagy a tökéletes esztétikai kialakításra, amelyek csak ideiglenesen motiválnak minket a feladatok elvégzésére.

A cikkben bemutatott összes rendrakási projektet elvégezheti ezek nélkül is. Ne siesse el, és ne feledje, hogy ha most elvégzi ezt a munkát, idővel kevesebb lesz a teendője. 😌 🖥 📱

Iratkozzon fel havi hírlevelünkre , hogy még több tippet és trendet kapjon a legjobb munkafolyamatok kialakításáról, közvetlenül a postaládájába.