Sokan keressük a módját, hogy rendet tegyünk a káoszban, és kevesebb idő alatt többet végezzünk el. A határidők, megbeszélések és végtelen értesítések között lehetetlennek tűnik mindenre odafigyelni.
Ez a bejegyzés tíz praktikus tippet oszt meg, amelyek segítenek abban, hogy okosabban, nem pedig keményebben dolgozzon. Ezek egyszerű stratégiák, amelyek valódi változást hoznak abban, hogy mennyit tud egy nap alatt elvégezni.
Készen áll a munkamódszere megváltoztatására? Akkor vágjunk bele!
10 termelékenységi tipp, hogyan lehet produktívabbá válni a munkahelyen
A helyzet a következő: nem elég csak letölteni egy Pomodoro Timert.
Ehelyett fedezze fel a hatékonyság növelésére tervezett termelékenységi eszközöket. Ezek lehetnek naptáralkalmazások, Chrome-bővítmények, táblaszámítógépes szoftverek vagy szokáskövető alkalmazások, amelyekkel mérheti termelékenységét.
Vagy ha a ClickUp-ot használja, akkor mindez egyszerre! ⬆️
Miután kiválasztotta a kedvenc szoftverét, ideje munkához látni, és mi 10 kedvenc stratégiánkkal segítünk Önnek a produktív szokások kialakításában.
1. Hozza ki a legtöbbet a brainstorming üléseiből
Bármennyire is bámulja az üres oldalt, a következő nagyszerű ötlete soha nem fog varázsütésre megjelenni.
Ez a küzdelem gyakran érezhető egy új koncepció ötletelési fázisában vagy bármely brainstorming ülésen. Mindannyian saját magunknak kell megküzdenünk a kreativitásunk korlátainak leküzdésével – itt jönnek képbe az ötletelési technikák.
Az olyan stratégiák, mint a gondolattérképek, a storyboardok és a brainwriting, azért lettek kidolgozva, hogy segítsenek gyorsabban eljutni a legjobb ötletekhez. Ezeknek a gyakorlatoknak a többségét leginkább brainstorming eszközök, például digitális táblaszámítógép-szoftverek segítségével lehet végrehajtani, amelyek a következő funkciókkal rendelkeznek:
- Vázlatok készítése
- Beágyazott média további kontextushoz
- Diagrampéldák létrehozása
A legjobb eszközök előre elkészített sablonok kincsesbányájával is rendelkeznek, és végigvezetik Önt a választott ötletelési stratégián.
A ClickUp Whiteboards ideális példa erre. Több ezer termelékenységi sablonnal, amelyekkel a csapatával együtt elindíthatja kreativitását, a Whiteboards úgy lett kialakítva, hogy segítsen megragadni és megosztani ötleteit abban a pillanatban, amikor az inspiráció megérkezik.
Különösen a projekt korai szakaszában olyan eszközök, mint a ClickUp Mood Board Template (hangulatlap-sablon ) biztosítják a teret, a funkcionalitást és a struktúrát, hogy bármilyen koncepcióba belevághasson.
A ClickUp Whiteboards funkciójával azonnal megvalósíthatja ötleteit, mivel ez a funkció egyedülálló módon képes a táblán található bármely jegyzetet, szöveget vagy alakzatot végrehajtható feladattá alakítani! Így nem vesztegeti az idejét azzal, hogy új ötleteit a munkafolyamatához igazítsa a maximális termelékenység érdekében.
📌 Bónusz: Nézze meg a 10 ingyenes hangulatlap-sablont, amelyekkel rendszerezheti ötleteit
2. Optimalizálja kommunikációs módszereit
A munkahelyi együttműködésről szólva – itt az ideje, hogy hatékonysággal vezessen mindenféle csapatkommunikáció terén.
Sajnálom, hogy ezt kell mondanom, de az e-mail valószínűleg nem a legjobb módja annak, hogy kapcsolatba lépj munkatársaiddal. 🫣
Mielőtt elküldené az üzenetet, fontolja meg annak sürgősségét, a kontextust, és hogy egyáltalán szükséges-e. Íme egy rövid összefoglaló arról, mikor és miért érdemes a különböző kommunikációs csatornákat használni:
- Használja a ClickUp Chat vagy az azonnali üzenetküldést, ha gyorsan el kell érnie valakit. Ez akkor is kiváló lehetőség, ha érzékeny vagy személyes visszajelzést kell megosztania!
- Hozzászólásokat rendelhet feladatokhoz, dokumentumokhoz vagy vázlatokhoz, hogy részletes információkat osszon meg a feladat előrehaladásáról, vagy visszajelzéseket osszon meg. Ez nagyobb átláthatóságot és felelősségvállalást biztosít minden érintett számára, például a figyelők, más megbízottak és projektmenedzserek számára!
- Készítsen ClickUp klipet bármely böngészőablakról, és rögzítsen hangot a felvételhez. Ha elkészült, lehetősége van másolni a klip URL-jét, hogy megoszthassa bármely kommentben vagy csevegésben. Akár egyedi feladatot is létrehozhat a kliphez! Ne feledkezzen meg erről a funkcióról, ha legközelebb hibát talál, vagy egy több lépésből álló folyamatot szeretne elmagyarázni egy csapattagnak. 🏆
📮ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők közel 20%-a naponta több mint 50 azonnali üzenetet küld. Ez a nagy mennyiség azt jelezheti, hogy a csapat folyamatosan gyors üzenetváltásokkal zsong, ami remek a sebesség szempontjából, de a kommunikáció túlterheltségéhez is vezethet. A ClickUp integrált együttműködési eszközeivel, mint például a ClickUp Chat és a ClickUp Assigned Comments, a beszélgetései mindig a megfelelő feladatokhoz kapcsolódnak, ami javítja a láthatóságot és csökkenti a felesleges nyomon követések szükségességét.
3. Határozza meg legfontosabb prioritásait, és delegáljon, ahol csak lehet
A feladatok fontossági sorrendbe állítása valószínűleg folyamatos kihívás lesz a termelékenységi utazása során. Kerülje el, hogy elborítsa a munkaterhelés nagysága, és keressen módszereket arra, hogy a legidőigényesebb feladatokat kisebb feladatokra bontsa – és kezdje a legfontosabb tevékenységekkel a teendőlistáján!
A legsürgetőbb feladatok lehetnek a legfélelmetesebbnek tűnőek, de ha azokat az első lépésekre vagy alfeladatokra bontja, könnyebben belekezdhet a munkafolyamatba, kényelmes tempóban.
A ClickUp feladatprioritásai vizuális jelölésekkel segítik Önt ebben a törekvésben, hogy megkülönböztesse a kisebb feladatokat a legsürgetőbb teendőkkel. Miután áttekintette a feladatlistáját, a ClickUp-ban csoportosíthatja és szűrheti a legfontosabb feladatokat, hogy gyorsabban eljusson a munka lényegéhez.
De a feladatok fontossági sorrendbe állítása nem ér véget ennél! Ahogy végiglapozza a feladatait, keresse meg azokat a területeket, ahol lefaraghat a terheléséből. Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Ezek közül a feladatok közül bármelyiket át lehet adni egy másik csapattagnak?
- Ezek közül a feladatok közül van olyan, amelyet össze lehet vonni vagy teljesen el lehet hagyni?
4. Szabaduljon meg az ismétlődő feladatoktól az automatizálás segítségével
A munkafolyamat-automatizálás meghatározott kiváltókat és műveleteket rendel a rutin feladatokhoz, amelyek egyszerűen csak az egyik feladatból a következőbe vezetik át a folyamatokat. Ezek általában olyan ismétlődő feladatok, amelyek megnehezítik a hetét, és amelyek elvégzéséhez nem kell gondolkodni. Más néven: elfoglalt munka.
Az automatizálás segítségével ezeket a feladatokat automatikusan elvégezheti, és a ClickUp saját automatizálási funkciójával ezeket a műveleteket tetszés szerint testreszabhatja! A munkafolyamatok felgyorsítása érdekében automatikusan adjon hozzá vagy módosítson olyan elemeket, mint az állapot, a megbízott személy vagy a prioritás, amikor egy feladatot megjelöl, kioszt vagy frissít.
5. Találjon magának megfelelő időgazdálkodási technikát
Nincs olyan időgazdálkodási technika, amely mindenkinek egyformán megfelelne. Lehet, hogy az Ön munkája nem is alkalmas minden technika alkalmazására! Másrészt viszont lehetséges, hogy az Ön számára ideális időgazdálkodási módszer több technika egymásra épülő kombinációja.
Íme néhány a leggyakoribb időgazdálkodási technikák közül, amelyeket kipróbálhat a munkahéten:
1. módszer: Időblokkolás
Ez az időgazdálkodási stratégia segít abban, hogy a teendőlistádat egyenként dolgozd végig, azáltal, hogy a munkanapodat minden egyes tétel vagy kategória számára kijelölt időblokkokra osztod. Így minden tevékenység megkapja a neki járó osztatlan figyelmet, ahelyett, hogy a feladatok között váltogatnál, vagy elterelné a figyelmedet valami más!
Ha még nem ismeri ezt a módszert, a ClickUp naptár nézet lesz a legjobb barátja az időbeosztásban.
Használja a Home funkciót a napi naptár órákonkénti bontásához, vagy adjon hozzá naptár nézetet bármely listához vagy mappához, hogy áttekintést kapjon a következő hét, hónap és az azt követő időszak tevékenységeiről.
2. módszer: A Pomodoro-technika
A Pomodoro-technika rövidített megközelítést alkalmaz az időbeosztáshoz. A technika alapja, hogy 20-25 perces időzítőt állítunk be egy adott feladat zavartalan elvégzéséhez. Amikor az időzítő lejár, öt perces szünetet tartunk, hogy elkerüljük a kiégést!
Ez nem csak egy hatékony módszer az időbeosztáshoz, hanem emlékeztető is, hogy gyakran tarts szünetet!
A ClickUp számos időkövetési funkciója segíthet ennek a termelékenységi tippnek a megvalósításában: beépített időzítőkkel figyelemmel kísérheti az egyes feladatokra fordított időt, időbecslésekkel előre megtervezheti a napját, és egy átfogó Chrome-bővítmény segítségével elszámolhatja a más böngészőablakokban töltött időt. ⏱️
🧠 Tudta? A „Pomodoro-technika” nevét egy paradicsom alakú konyhai időzítőről kapta, amelyet a feltalálója használt a munkaidőszakok nyomon követésére.
3. módszer: A 80/20-as szabály
A Pareto-elvnek is nevezett 80/20-as szabály szerint bármely feladat eredményének 80%-a a feladathoz szükséges erőfeszítés mindössze 20%-ából származik. Ha meghatározza, hogy ez a 20% hogyan néz ki, akkor a többi 80% delegálásával, minimalizálásával vagy akár megszüntetésével maximalizálhatja termelékenységét. Ezzel rendezett környezetet teremt a napjára nagyobb hatással lévő tevékenységek számára.
4. módszer: Eisenhower-mátrix
Dwight Eisenhower által létrehozott és Stephen Covey A hatékony emberek 7 szokása című könyvével híressé vált Eisenhower-mátrix a feladatokat fontosságuk és relevanciájuk szerint kategorizálja, hogy meghatározza, hogyan kellene eltöltenie a napját.
Ez a 2×2-es mátrixdiagram négy kvadránsból áll:
- Az első kvadráns a jövőben megtervezendő feladatokat jelenti.
- A második kvadráns a legfontosabb feladatait jelenti.
- A harmadik kvadráns azokat a feladatokat jelenti, amelyeket teljesen el kell távolítania a listájáról.
- A negyedik kvadráns azt jelenti, hogy lehetőséged van másokra delegálni a feladatokat.
De nem kell a mátrixot a semmiből felépítenie! A ClickUp Eisenhower-mátrix sablonja automatikusan formázott diagramot alkalmaz a digitális táblájára. Ezzel pillanatok alatt elkülönítheti a fontos feladatokat.
Kösse össze a feladatokat közvetlenül az egyes kvadránsokkal a könnyű hozzáférés érdekében, adjon hozzá dokumentum- vagy webkártyákat a döntései indoklásához, majd könnyedén ossza meg a diagramot a csapattal. A következő pillanatban már mindenki láthatja a projekt sürgős teendőlistájának elemeit.
📌 Bónusz: Ha pedig segítségre van szüksége az új időgazdálkodási folyamat bevezetéséhez, kezdje egy időkövetési sablonnal!
6. Hozzon létre egy egyedi keretrendszert, amely összhangban áll a munkamódszereivel
Azt mondják, hogy az összehasonlítás elrabolja az örömöt, és a maximális termelékenység is ugyanennek az elvnek a hatálya alá tartozik! Ahelyett, hogy mások keretei között navigálna a teendőlistáján, hozzon létre sajátot! A napi ütemterv és a személyes folyamatok testreszabása az egyik legjobban őrzött titok, amelyet a produktív emberek használnak a hatékonyságuk megőrzése érdekében.
Keressen olyan funkciókat, mint a több projektnézet a termelékenységi platformján, hogy a feladatokat és az előrehaladást magas szinten, Önnek érthető módon vizualizálhassa. Legyen szó interaktív listáról, Kanban tábláról, Gantt-diagramról vagy naptárról, gyakorlatilag végtelen számú módszer áll rendelkezésre a tevékenységeinek szervezésére és az időgazdálkodásra.
7. Használja ki a generatív mesterséges intelligenciát a feladatok elvégzéséhez
Az AI nem azért van itt, hogy helyettesítse Önt, hanem azért, hogy növelje a termelékenységet és sokkal könnyebbé tegye a munkáját! Használja a ClickUp AI-t a feladatok összefoglalásához , tartalom generálás ához és az ismétlődő írási vagy kutatási feladatok automatizálásához.
A ClickUp Brain mesterséges intelligenciát használ, hogy segítsen Önnek okosabban dolgozni azáltal, hogy azonnal összefoglalja a feladatokat és a beszélgetéseket, így gyorsan felzárkózhat a projekt frissítéseihez. Képes olyan tartalmakat generálni, mint e-mailek, dokumentumok vagy értekezletek jegyzetek, csökkentve ezzel a kézi írásra fordított időt. Ezenkívül a ClickUp Brain intelligens javaslatokat ad a következő lépésekre, és automatizálja az ismétlődő feladatokat, így racionalizálva a munkafolyamatot.
Az AI Notetaker automatikusan, valós időben leírja az értekezleteket, és minden megbeszélt témát rögzít, anélkül, hogy kézzel kellene jegyzetelni. Az értekezlet után világos összefoglalót készít a legfontosabb pontokról és döntésekről, így könnyen áttekinthető és megosztható a csapattal. Emellett azonosítja a teendőket, és közvetlenül az értekezlet jegyzetéből hozhat létre feladatokat, így biztosítva, hogy a követési feladatok soha ne maradjanak el.
8. Készítsen tervet és hozzon létre teendőlistákat
A tervezés elmulasztása a kudarcra való felkészülés! Nem számít, mennyire kicsinek tűnik a projektje vagy feladata.
A munkanapra vonatkozó termelékenységi terv elkészítése az első lépés a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában és az idő alapszintű beosztásában. Az előre tervezéssel előre láthatja azokat a szűk keresztmetszeteket, késedelmeket vagy kihívásokat, amelyek akadályozhatják a haladást. Emellett lehetőséget ad arra is, hogy időben több időt szánjon a nagyobb feladatokra, mielőtt túl késő lenne!
Nem kell minden napra részletes tervet készítenie, de a termelékenységi célok kitűzése biztosítja, hogy összhangban legyen csapata közvetlen céljaival és a szervezet hosszú távú elképzeléseivel.
Ha van egy cselekvési terved, az arra ösztönöz, hogy mentálisan egy lépést hátralépj a munkaterhelésedtől. Ez lehetővé teszi, hogy hatékonyabban oszd el az energiádat, és végső soron megakadályozza, hogy túlterheltnek vagy stresszesnek érezd magad.
Az olyan források, mint a ClickUp cselekvési terv sablonja, akár hetente is lemásolhatók és újra felhasználhatók, hogy leltárt készítsen a fontos, folyamatban lévő vagy már befejezett feladatokról.
9. Tervezzen be szüneteket, hogy megálljon és elmélkedjen
John Dewey filozófus egyszer azt mondta:
Nem a tapasztalatokból tanulunk, hanem azok átgondolásából.
Nem a tapasztalatokból tanulunk, hanem azok átgondolásából.
Ha tanul a sikereiből és a hibáiból, akkor termelékenysége mindig felfelé ívelő pályán marad. A kudarcok és a kihívások mindenképpen bekövetkeznek, de a rendkívül termelékeny emberek minden késedelmet lehetőségnek tekintenek a fejlődésre és arra, hogy elkerüljék ugyanazok a hibák megismétlődését.
Személyes szinten minden nap végén vagy a hét elején szánhat időt arra, hogy átgondolja, melyik termelékenységi trükk működött és melyik nem. De ahogy a tökéletes brainstorming stratégiát is megtalálhatja, úgy a jelentőségteljes önreflexióhoz is számos egyszerű gyakorlat létezik, amelyeket hetente alkalmazhat és felülvizsgálhat.
Néhány önreflexióra vonatkozó bevált gyakorlat:
- Írja le gondolatait papírra vagy egy digitális jegyzetelő alkalmazásba, hogy rögzítse a részleteket és feldolgozza gondolatait.
- Start-Stop-Continue táblázatok segítségével elemezheti munkavégzési szokásait, és szükség szerint módosíthatja stratégiáját. Tekintse ezt saját személyes visszatekintő megbeszélésnek, amelynek során ünnepelheti sikereit és meghatározza a fejlesztendő területeket.
- Végezzen személyes SWOT-elemzést, hogy azonosítsa legnagyobb erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és hatékonyságát fenyegető veszélyeket.
És természetesen soha ne becsülje alá a jó öreg naplóírás erejét!
👍Próbálja ki: Ha az írás túl időigényesnek tűnik, használjon hangjegyzeteket a reflexióhoz – egyszerűen mondja el gondolatait 3-5 perc alatt.
10. Kapcsolódjon ki a zavaró tényezőktől, és tartson szünetet
Végül, de nem utolsósorban: ne felejtsen el kikapcsolni a képernyőt, és rendszeresen szünetet tartani! A szünetek tudatos beiktatása rendkívül pozitív hatással lesz a munkában elért termelékenységére.
Ahhoz, hogy új szemszögből közelítsd meg a munkádat, stimuláld az agyad különböző részeit, vagy csak nézd meg, hogyan érzed magad, miután néhány percig mozgattad a testedet. Komolyan, felálltál ma az irodai székedről?
Ha Ön is azok közé tartozik, akik gyakran elfelejtik elhagyni az íróasztalukat, akkor a ClickUp alkalmazásban állítson be napi emlékeztetőket a szünetekre, hogy mentálisan is feltöltődhessen!
🔎 Főbb megállapítás: Tanulmányok kimutatták, hogy a rendszeres 5 perces szünetek akár 30%-kal is növelhetik a termelékenységet, összehasonlítva a folyamatos munkavégzéssel.
Miért fontos a termelékenység?
A termelékenység fontosságának nincs határa az életében.
És nem a mérgező termelékenységről beszélünk, amely 12 órás munkanapokra kényszerít és az eladási hívások számával határozza meg az Ön értékét.
Spoiler figyelmeztetés: ez nem igazi termelékenység!
A valódi termelékenység hangsúlyozza a munka és a magánélet egyensúlyának fontosságát, a SMART célok kitűzését és az egészséges határok megteremtését a munkáddal kapcsolatban. Így amikor dolgozol, zavartalanul tudsz a szakmai feladataidra koncentrálni. Amikor pedig a munkanap véget ér, bezárhatod a laptopodat (anélkül, hogy vacsora után be kellene jelentkezned), és igazán kikapcsolódhatsz.
Az egészséges termelékenység segít a feladatok hatékony elvégzésében is. Megadja Önnek a szükséges ismereteket ahhoz, hogy kihasználja a szakmai erőforrásokat, minimalizálja a felesleges erőfeszítéseket, és gyors döntéseket hozzon a munkafolyamatával kapcsolatban.
A cél az, hogy az új termelékenységi tippek természetessé váljanak, és idővel olyan fogalmak, mint a feladatok fontossági sorrendbe állítása, az időgazdálkodás és a stresszkezelés, már nem fogják visszatartani a hét folyamán.
Ennek együttes hatása a legkevésbé sem elhanyagolható! Az American Institute of Stress megállapította, hogy a munkavállalók 41%-a kevésbé produktívnak érzi magát, ha stressz alatt áll, ami több milliárd dolláros bevételkiesést jelent az amerikai gazdaság számára. 😳
A jó hír az, hogy a jelentőségteljes termelékenységi szokások bizonyítottan javítják a mentális egészséget és segítenek a munkaterhelés kontrollálásában. Emellett összefüggésbe hozhatók a személyes fejlődéssel, a nagyobb munkával való elégedettséggel és a fokozott innovációval is!
Komolyan, bármilyen termelékenységi trükk jobb, mint semmi termelékenységi trükk – így nincs mit veszítenie, ha egy kis kísérletezéssel megtalálja a munkastílusához illő stratégiákat.
💡Profi tipp: Használja a 2 perces szabályt – ha egy feladat kevesebb mint 2 percet vesz igénybe, akkor ne halogassa későbbre, hanem azonnal végezze el.
Indítsa be termelékenységét a munkahelyén
Ha a termelékenység javításával pozitív és hosszú távú változásokat szeretne elérni munkamódszereiben, akkor a figyelemelterelő tényezők kiküszöbölése egyszerűen nem elég ahhoz, hogy koncentrált maradjon.
Ráadásul nem minden termelékenységi stratégia lesz ugyanolyan hatással a különböző csapatok vagy kollégák termelékeny tagjaira! Idő, kísérletezés és gondos átgondolás szükséges ahhoz, hogy megtalálja a számára megfelelő tippeket. Nem is beszélve arról, hogy a termelékenységét csak korlátozott mértékben tudja növelni a haladás nyomon követésére szolgáló speciális szoftver segítségével!
A ClickUp az egyetlen olyan termelékenységi platform, amely elég hatékony ahhoz, hogy az összes munkáját az alkalmazásokból egy közös munkaterületre összegyűjtse. Gazdag beépített eszközkészlete segít Önnek a termelékenységének irányításában olyan funkciókkal, amelyekkel a legjobb ötleteit kidolgozhatja, a teendőlistáját nyomon követheti, a folyamatokat testreszabhatja, a rutinmunkákat automatizálhatja és még sok minden mást.
A ClickUp mindezt ingyenesen megteszi Önért! Ha még ma regisztrál a ClickUp-ra, rengeteg termelékenységi funkció, hatalmas sablonkönyvtár és több mint 1000 integráció áll rendelkezésére.