Érzed néha, hogy nem tudsz eleget teljesíteni?
Úgy érzi, hogy mindig lemarad és nem tud eleget elvégezni?
Ha igen, akkor talán itt az ideje, hogy készítsen egy termelékenységi tervet. A termelékenységi terv segíthet a teendőlista elvégzésében, a szervezettségben és a termelékenységi szint fenntartásában, anélkül, hogy további kimerültséget okozna. Ez a kulcs ahhoz, hogy kevesebb idő alatt többet tudjon elvégezni, anélkül, hogy feláldozná a jólétét.
De hogyan néz ki egy termelékenységi terv, és hogyan lehet ilyet készíteni?
Ebben a cikkben megvizsgáljuk a termelékenységi tervezés fogalmát, és hét lépést mutatunk be, amelyekkel elkészítheti a saját, Önnek megfelelő termelékenységi tervét, hasonlóan ahhoz, ahogyan a Pomodoro-technika is született.
A végén egy szilárd tervvel fog rendelkezni, amely segít Önnek a folyamatok hatékonyságának javításában és a kiégés csökkentésében.
Mi az a termelékenységi terv?
Amikor a legtöbb ember túlterhelt, gondolkodás és tervezés nélkül vág bele a teendőlistájába. Ez rövid ideig működhet, de végül kiégéshez vezet.
A CNBC kutatása szerint a munkavállalók 50%-a kiégett, és úgy véli, hogy a termelékenységi paranoia további stresszt okoz a munkavállalóknak.
Itt jöhet jól egy termelékenységi terv.
A termelékenységi terv egy dokumentum, amely felvázolja a teendőlista teljesítéséhez szükséges lépéseket, és stratégiai tervezést, időgazdálkodást és szervezési készségeket ötvöz, hogy biztosítsa a napi feladatok és az általános célok elérését.
Ehhez fel kell térképeznie mindent, amin dolgoznia kell, meg kell oldania az esetleges akadályokat, majd ki kell dolgoznia egy stratégiát az egyes feladatok elvégzésére. Emellett rangsorolja a feladatait, és figyelembe veszi a természetes termelékenységi ritmusát, hogy biztosan elvégezze a legfontosabb dolgokat.
Míg az üzleti terv a vállalat erőfeszítéseit összpontosítja, a szervezeti termelékenységi terv minden olyan területet érint, amely hatással lehet az általános termelékenységre, beleértve a taktikai, operatív és stratégiai tervezést is.
A termelékenységi tervek elkészítése mindenki számára előnyös lehet. Akár vállalkozó, diák, elfoglalt szülő vagy szakember, a termelékenységi terv segíthet javítani teljesítményét, pontosságát, energiaszintjét és koncentrációját, valamint hatékonyabbá és termelékenyebbé válni anélkül, hogy feláldozná jólétét.
Fedezzük fel azokat az előnyöket, amelyekkel egy szilárd termelékenységi terv kidolgozása után élvezhet!
A termelékenységi tervezés előnyei
A termelékenységi tervezés javíthatja a fókuszt és a koncentrációt, csökkentheti a stresszt és növelheti a munkamódszereid tudatosítását.
Ezenkívül a termelékenységi terv elkészítése megköveteli, hogy lassítson és átgondolja a munkáját. Ez átgondoltabb megközelítésekhez és jobb problémamegoldó képességekhez vezethet.
Ennek eredményeként nemcsak többet tudsz majd elvégezni, hanem azt is jobban fogod tudni csinálni.
Vessünk egy közelebbi pillantást ezekre az előnyökre.
Jobb fókusz és koncentráció
Ha túlterhelt és rendezetlen vagy, nehéz bármelyik feladatra is koncentrálni. Az elméd száguld, és folyamatosan ugrálsz egyik dologról a másikra. Ez hibákhoz, rossz minőségű munkához és időpazarláshoz vezethet.
A termelékenységi tervezés segít elkerülni ezt azáltal, hogy útitervet ad a feladatokhoz, megtervezi, mit kell elvégezni, és mikor tudsz egyszerre csak egy dologra koncentrálni. Ez jobb fókuszhoz, koncentrációhoz és általános munkaminőséghez vezet.
Kevesebb stressz
A rendezetlen teendőlista káosza stresszt okozhat, és azt az érzést keltheti, hogy lemaradsz, és aggódsz, hogy valami fontosat elfelejtesz. Ez a fajta stressz szorongáshoz, álmatlansághoz, sőt fizikai egészségügyi problémákhoz is vezethet.
A termelékenységi tervezés segít csökkenteni a stresszt, mivel egyértelmű rendszert biztosít a feladatok kezeléséhez. Ha van terve, akkor jobban érzi, hogy kézben tartja a dolgokat, és kevésbé aggódik a elvégzendő feladatok miatt.
Elkerülheti a last minute rohanást és az azzal járó stresszt, ha a hasonló feladatokat csoportosítja, és egy ülés alatt elvégzi őket.
Fokozott önismeret
A termelékenységi tervezés további előnye, hogy segít jobban megismerni a munkavégzési szokásait. Ehhez nyomon kell követnie az idejét, elemeznie kell a termelékenységi mintáit, és stratégiákat kell kidolgoznia a hatékonyságának javítására. Ezzel értékes betekintést nyerhet a munkavégzési szokásaiba.
Ez az önismeret segíthet azonosítani azokat a területeket, ahol javulásra van szükség. Például rájöhet, hogy túl sok időt tölt a közösségi médián, vagy hogy reggelente produktívabb, mint este. Miután azonosította ezeket a mintákat, ennek megfelelően módosíthatja termelékenységi tervét.
7 lépés a termelékenységi terv elkészítéséhez
Most, hogy már ismeri a termelékenységi tervezés összes előnyét, itt az ideje megtanulni, hogyan készítheti el saját termelékenységi tervét. A termelékenységi tervezés nem nehéz, de némi időt és erőfeszítést igényel. Kövesse ezt a hat lépést, hogy elkészíthesse a számára megfelelő termelékenységi tervet.
1. lépés: Írja le az összes feladatát és kötelezettségét
Az első lépés az, hogy készítsen egy cselekvési listát az összes feladatáról és kötelezettségéről. Sokan elkövetik azt a hibát, hogy a teendőlistájukat a fejükben tartják, és nem veszik a fáradtságot, hogy leírják vagy rendszerezzék, ami miatt elfelejtenek dolgokat, vagy túlterhelteknek érzik magukat.
Ideje okosabban dolgozni és jobb rendszereket létrehozni. Szánjon időt arra, hogy leüljön és leírjon mindent, amit meg kell tennie, ügyelve arra, hogy mind a nagy, mind a kis feladatokat felvegye, és jegyezze fel a határidőket és az időérzékeny tételeket is. Miután mindent leírt, elkezdheti a megfelelő szervezést.
A ClickUp feladatok kezelésére szolgáló eszköz segítségével egyetlen helyen kezelheti és nyomon követheti összes feladatát. A ClickUp feladatok listázására és megtekintésére többféle módszert kínál, például lista, tábla, naptár és idővonal nézetet, hogy a lehető leghatékonyabban és legeredményesebben láthassa feladatait.
Használhatja a ClickUp napi teendőlista sablonját is – ez egy egyszerű, rutin jellegű digitális tervező és nyomon követő eszköz , amely segít kialakítani a szokásait és megvalósítani a terveit.
2. lépés: Jegyezze fel az akadályokat és kihívásokat
Most, hogy már megvan az összes feladatod listája, itt az ideje, hogy mindegyiket alaposabban megvizsgálj. Minden feladatnál jegyezd fel az esetleges akadályokat és kihívásokat. Ide tartozhatnak például az erőforrások hiánya, a szoros határidők vagy a nehéz együttműködő partnerek. Még a motiváció hiányát is érdemes megjegyezni, mivel ez jelentősen befolyásolhatja a termelékenységedet.
Ha időt szánsz arra, hogy előre felkészülj ezekre a kihívásokra, stratégiákat dolgozhatsz ki azok leküzdésére. Például, ha tudod, hogy nehéz határidővel kell szembenézned, akkor megtervezheted, hogy hamarabb nekilátsz a feladatnak. Vagy ha tudod, hogy hiányozni fog a motivációd, akkor feloszthatod a feladatot kisebb, könnyebben kezelhető lépésekre.
Mielőtt megtervezné a termelékenységi tervét, tisztában kell lennie azzal, hogy jelenleg hogyan tölti az idejét. Ehhez legalább egy hétig nyomon kell követnie az idejét. Kövesse nyomon minden fontos feladat elvégzéséhez szükséges időt, beleértve a munkával kapcsolatos és a személyes feladatokat is.
3. lépés: Kövesd nyomon az idődet
Jó ötlet az is, ha nyomon követed az időpazarló tevékenységeket, például a közösségi média használatát. Ez segít jobban megérteni a termelékenységi mintáidat, és betekintést nyújt abba, hogyan használd ki az idődet a leghatékonyabban.
Az időd nyomon követésére többféle módszer is létezik. Használhatsz egy egyszerű tollat és papírt, és felírhatod, mikor kezdted el a feladatot, vagy használhatsz egy időzítővel ellátott termelékenységi eszközt, amely egyszerűsíti, automatizálja és állandóvá teszi a folyamatot.
A ClickUp globális időkövetője kiváló választás, mivel könnyen használható és elmenti a nyomon követett időről készült jelentéseket.
4. lépés: Elemezd, hova megy az időd
Mennyi időt tölt ezekkel a tevékenységekkel? Van-e mód arra, hogy korlátozza vagy kiküszöbölje őket a napjából?
Miután egy héten át nyomon követte az idejét, itt az ideje elemezni az információkat. Nézze meg, mennyi időt töltött az egyes feladatokkal, és hogyan oszlik el ez az idő a nap folyamán. Ez jó képet ad a jelenlegi termelékenységi szokásairól, beleértve az időpazarló tevékenységeket és viselkedésmódokat is.
Figyeljen arra is, hogy vannak-e a nap folyamán olyan időszakok, amikor termelékenysége csökken. Hajlamos arra, hogy délután elveszítse a koncentrációját? Ha igen, át tudja-e helyezni az ekkor elvégzendő feladatokat a nap egy másik részébe?
5. lépés: Dolgozzon ki stratégiát
Most, hogy már jól ismeri a termelékenységi mintáit, itt az ideje, hogy kidolgozzon egy stratégiát a termelékenységének javítására. Ehhez számos módszer áll rendelkezésre, ezért fontos, hogy megtalálja a számára legmegfelelőbbet.
Egyesek stratégiája egyszerűen az lehet, hogy egyszerre csak egy feladatra koncentrálnak, vagy minden munkájukat egy bizonyos napszakban végzik el. Mások számára ez magában foglalja egy időgazdálkodási technika vagy egy projektmenedzsment eszköz beépítését is.
Pomodoro-technika
Az egyik legnépszerűbb időgazdálkodási módszer a Pomodoro-technika. Ez a technika azt jelenti, hogy 25 percig dolgozol egy feladaton, majd öt perc szünetet tartasz. Négy Pomodoro-szakasz után 20-30 perces hosszabb szünetet tartasz. A technika alapgondolata, hogy a rendszeres szünetekkel megőrizheted a koncentrációdat és elkerülheted a kiégést.
Ehhez a technikához szükséged lesz egy időzítőre, amellyel nyomon követheted a munkaidőt és a szüneteket. Az interneten számos Pomodoro időzítő található, de használhatsz egy egyszerű konyhai időzítőt is.
Eisenhower-mátrix
Az Eisenhower-mátrix egy termelékenységi technika, amely segít a feladatok fontossági és sürgősségi szintjük szerint történő rangsorolásában. Ezt a technikát Dwight D. Eisenhower volt elnök fejlesztette ki, és sürgős-fontos mátrix néven is ismert. Stephen Covey termelékenységi szakértő népszerűsítette A hatékony emberek 7 szokása című könyvében, és azóta több millió ember használja.
Ahhoz, hogy ezt a technikát alkalmazni tudja, először meg kell határoznia a feladatait. Miután ezt megtette, a következő négy kategória egyikébe sorolhatja őket:
🟢 1. kvadráns: Sürgős és fontos (Csináld meg)
Ezeket a feladatokat azonnal el kell végezni, és rendkívül fontosak. Példák erre a kategóriára: határidők betartása, vészhelyzetek megoldása stb.
🔵 2. kvadráns: Fontos, de nem sürgős (Döntés)
Ezek fontos feladatok, de nem kell azonnal elvégezni őket. Ezek azok a típusú feladatok, amelyekre koncentrálnia kell, mivel segíthetnek elkerülni a jövőbeli válságokat. Példák erre a kategóriára tartozó feladatokra: tervezés, stratégia kidolgozás stb.
🟡 3. kvadráns: Sürgős, de nem fontos (Delegálja)
Ezek olyan feladatok, amelyeket azonnal el kell végezni, de nem fontosak. Általában olyan zavaró tényezők, amelyek várhatnak, és nem szabad, hogy sok időt vegyenek igénybe. Példák erre a kategóriára: e-mailek ellenőrzése, telefonhívások fogadása stb.
🔴 4. kvadráns: Nem sürgős és nem fontos (Törlés)
Ezek olyan feladatok, amelyek nem sürgősek és nem fontosak. Általában teljesen elhagyhatók a teendőlistádról. Példák erre a kategóriára: internetezés, tévénézés stb.
Ivy Lee-módszer
Az Ivy Lee-módszer egy termelékenységi technika, amelyet a 20. század elején Ivy Lee hatékonysági szakértő fejlesztett ki. Ez egy nagyon egyszerű, de hatékony technika, amelynek során leírja a nap hat legfontosabb feladatát, majd egyszerre csak egy feladatra koncentrál, amíg azt be nem fejezi.
Ahhoz, hogy ezt a technikát alkalmazd, egyszerűen csak le kell írnod a nap hat legfontosabb feladatát, mielőtt lefekszel. Aztán, amikor felkelsz, kezdj el dolgozni az első feladaton, és ne lépj tovább a következőre, amíg az elsőt be nem fejezted.
Ez egyszerű technikának tűnhet, de valójában nagyon hatékonyan segít koncentrálni és elvégezni a feladatokat. Ezt a módszert a ClickUp alkalmazásban gyakorolhatja; használja a ClickUp Get Things Done sablonját, amely egy kezdeti keretrendszert biztosít, és testreszabhatja a saját munkastílusához és személyes preferenciáihoz.
6. lépés: Kísérletezzen és szükség szerint módosítson
Bármelyik technikát is próbálja ki, fontos, hogy kísérletezzen és szükség szerint módosítson, amíg meg nem találja a legmegfelelőbbet. Valószínűleg nem fogja azonnal kiválasztani a tökéletes stratégiát, ezért fontos, hogy legyen türelmes, és próbáljon ki új dolgokat, amíg meg nem találja a legmegfelelőbb termelékenységi tervet.
Legyen türelmes, kitartó, és kísérletezzen addig, amíg nem talál egy olyan stratégiát, amely növeli hatékonyságát és több egyensúlyt hoz az életébe.
7. lépés: Használjon projektmenedzsment eszközöket, hogy feladatait mindig átláthatóan és rendezett módon kezelhesse.
Szerencsére manapság projektmenedzsment eszközöket is felhasználhatunk a termelékenységünk javítására. Az egyik legjobb termelékenységi eszköz a ClickUp. A ClickUp segítségével elvégezheti az előző hat lépést, a teendőlista szervezésétől az időkövetésig.
A projektmenedzsment eszközök elengedhetetlenek a feladatok nyomon követéséhez és ahhoz, hogy mindenre rálátásod legyen. A ClickUphoz hasonló eszközök használatával biztosíthatod, hogy feladataid mindig láthatóak és rendezettek legyenek, ami megkönnyíti a produktivitás fenntartását. Most, hogy már tudod, hogyan lehet produktívabbá válni, itt az ideje, hogy a tudásodat gyakorlatba is ültesd.
Például létrehozhat egy 2×2-es termelékenységi mátrixot a ClickUp-ban, amely segít a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában és szervezésében. Ha tehát nehezen tud termelékenységi tervet kidolgozni vagy betartani, fontolja meg a ClickUp termelékenységi eszközeinek használatát, amelyek segíthetnek Önnek.
Készítsen még ma termelékenységi tervet!
A termelékenységi terv kidolgozása remek módszer a hatékonyság növelésére és arra, hogy kevesebb idő alatt többet tudjon elvégezni. Ha időt szán a termelékenységi terv kidolgozására, javíthatja koncentrációs képességét, csökkentheti stresszszintjét, és jobban megismerheti magát, mint munkavállalót.
Előfordulhat, hogy időbe telik és több kísérletre lesz szükséged, mire megtalálod a számodra legmegfelelőbb teendőlista-rendszert, de ha egyszer megtaláltad és alkalmazod a leghatékonyabb termelékenységi technikát, az segít abban, hogy felkészültebbnek, kiegyensúlyozottabbnak érezd magad, és jobban kézben tartsd a napjaidat.
A megfelelő feladatkezelő eszközök és teendőlista-szoftverek, például a ClickUp segítségével ingyenes sablonokhoz férhetsz hozzá, amelyek megkönnyítik a kezdést és javítják a termelékenységet, valamint több száz testreszabható funkcióval konfigurálhatod a platformot úgy, hogy az a legjobban támogassa a munkafolyamatodat. Az olyan eszközök, mint a ClickUp, segíthetnek hatékony termelékenységi tervek készítésében, a napi feladatok kezelésében és a működési tervezés javításában – és a lista még folytatódik.
Ne add fel, próbáld ki az új dolgokat, és végül megtalálod a számodra legmegfelelőbb termelékenységi tervet.
Vendégíró:
Dave Lavinsky a Growthink elnöke és társalapítója. Az elmúlt 20 évben a Growthink több mint 500 000 vállalkozónak és cégtulajdonosnak segített vállalkozásának elindításában, fejlesztésében és értékesítésében üzleti terv sablonjaink és tanácsadási szolgáltatásaink segítségével.