Egyes csapatok számára nem a végrehajtási fázis jelent problémát, hanem a tervezési fázis, amely igazi fejtörést okozhat. A feladatok átgondolása és eldöntése, hogy melyiket kell elvégezni, gyakran a legunalmasabb lépés minden vállalkozásban, legyen az személyes vagy szakmai.
Szerencsére van egy tökéletes megoldás a tervezési problémáira: a Getting Things Done (GTD) sablonok! Használja őket, hogy a feladatkezelés gyerekjáték legyen, és a nap végén a legfontosabbra koncentrálhasson: a cselekvésre.
Annak érdekében, hogy megtalálja a legmegfelelőbb feladat-tervező eszközt, összeállítottunk egy listát a 10 legjobb ingyenes GTD-sablonról. Megvizsgáljuk azok képességeit, és megmutatjuk, hogyan hozhatja ki belőlük a legtöbbet.
Mi az a GTD-sablon?
A Getting Things Done (GTD) egy feladatkezelési módszer, amelyet David Allen, a neves termelékenységi szakértő fejlesztett ki. A GTD célja, hogy segítse az embereket a feladatokkal kapcsolatos szorongás leküzdésében és céljaik elérésében öt egyszerű lépésen keresztül:
- Feladatok egy helyen történő rögzítése
- A feladat megvalósíthatóságának vagy felfüggesztésének tisztázása és eldöntése
- Kategóriákba rendezés
- Reflektálás, áttekintés és frissítés
- Elkötelezettség és teljesítés
A GTD rendszer szerves része a „gyűjtőeszköz”, azaz egy sablon, amely összeköti az összes elemet. A GTD sablonok előre elkészített keretek, amelyek lehetővé teszik a feladatok összegyűjtését, szervezését és prioritásainak meghatározását, miközben nyomon követheti az egyes lépések előrehaladását.
A GTD-sablonokkal hatékonyabban tervezhet és működhet. Ha világos útiterv áll előtted, nehezebb figyelmen kívül hagyni a kritikus feladatokat vagy határidőket. Ha tudod, mit kell tenned, akkor a legjobb eredmények elérésére koncentrálhatsz, legyen szó személyes vagy szakmai fejlődésről. ?
Mi jellemzi egy jó GTD-sablont?
A megfelelő Getting Things Done sablon a következő tulajdonságokkal rendelkezik:
- Funkcionalitás: Támogatja a teljes GTD-folyamatot – a feladatok rögzítésétől a haladás nyomon követéséig.
- Egyszerűség: Tiszta, rendezett elrendezésű és könnyen használható a heti áttekintéshez.
- Rugalmasság: Lehetővé teszi a sablon méretének növelését és különböző helyzetekhez való igazítását.
- Hozzáférhetőség: Több eszközön is elérhető, így útközben is szerkesztheti a dokumentumokat.
- Integráció: Zökkenőmentesen összekapcsolható az Ön által használt egyéb termelékenységi eszközökkel.
A 10 legjobb GTD-sablon a személyes termelékenységhez
Ne töltsön több időt a feladatok átgondolásával, mint azok végrehajtásával. Használja az egyik 10 fantasztikus GTD sablont, és kímélje meg magát a fáradságtól!
Akár tapasztalt GTD-gyakorló, akár újonc a módszerben, ezek a sablonok világosságot és kontrollt hoznak a napi munkamenetbe. Használatuk pedig ingyenes!
1. ClickUp Getting Things Done sablon
Ha a sablonok épületek lennének, ez a ClickUp Getting Things Done sablon egy felhőkarcoló lenne! Számos funkcióval és egyedi elemmel rendelkezik, amelyek segítségével kezelheti az élet minden projektjét és feladatát . ?
Elsőre talán bonyolultnak tűnhet, de a sablon tartalmaz egy útmutatót, amely megkönnyíti a használatát. Ugyanez vonatkozik a listán szereplő többi sablonra is!
Mint mappa szintű sablon, számos listát és nézetet tartalmaz. Kezdje azzal, hogy rögzíti és leírja az összes feladatát a Beérkező levelek listában. Ezután becsülje meg azok időtartamát, értékelje őket egytől ötig a szükséges erőfeszítés szintje alapján, és döntse el, hogy végrehajthatóak-e, Allen, a GTD módszer megalkotójának utasításai szerint.
A következő lépés a feladatok megfelelő kategóriákba rendezése. Címkével, például munka, otthon vagy egyéni kategória segítségével kontextust adhat nekik. Más listákba is rendezheti őket, például:
- Ütemezett: Naptár nézetet tartalmaz az időblokkos feladatokhoz.
- Projektlista: Segít lebontani és prioritásokat felállítani a projektekben, azaz a komplex feladatokban.
- Hivatkozás: Olyan anyagokra vonatkozik, amelyek hasznosak lehetnek a jövőbeli feladatokhoz.
A sablon négy automatizálási opcióval rendelkezik, amelyekkel időt takaríthat meg, például a feladatok átvitelével a Beérkező levelek mappából a Tervezett listákba, ha azok határideje megváltozik. És a legjobb az egészben, hogy mindig testreszabhatja őket, hogy azok illeszkedjenek az Ön által preferált GTD munkafolyamathoz!
2. ClickUp Getting Things Done táblasablon
A ClickUp Getting Things Done Board sablonja egyszerű és vonzó módon mutatja be a napi feladatait, így azok kevésbé tűnnek ijesztőnek.
Ez egy kezdőbarát, lista szintű sablon két megjelenítési móddal, azaz nézettel. Az első egy Kanban tábla, amely a feladatokat kártyákként jeleníti meg. Képekkel és színes címkékkel frissítő változatosságot hoz az egyébként unalmas folyamatba. ?
A másik nézet ugyanazokat az információkat tartalmazza, de hagyományos teendőlista formátumban van elrendezve.
A sablon használata stresszmentes termelékenységet biztosít. Akár lista, akár táblázat nézetben, adjon hozzá új feladatokat, és adjon meg róluk releváns információkat, például:
- Időbecslések
- Kategória címkék az élet különböző területeihez, például üzlet, otthon és fitnesz
- Kontextus címkék, például személyes, számítógép, hívás és papírmunka
- Energiahatékonysági besorolás
- Prioritási címkék
Alapértelmezés szerint a feladatok státuszuk szerint vannak csoportosítva. A feladat státuszának frissítéséhez húzza azt a kijelölt csoportmezőbe. A csoportosítási és rendezési kritériumokat, valamint a sablon egyéb elemeit is testreszabhatja.
3. ClickUp Getting Things Done keretrendszer sablon
Akár GTD-veterán, akár újonc, ez a ClickUp Getting Things Done Framework sablon az első osztályú jegyed a Produktivitás Városába! ?
Számos funkcióval rendelkezik, de mégis könnyen és intuitív módon használható. Ez egy mappa szintű sablon, amely négy listát tartalmaz:
- Ötletek: egy hely, ahol tárolhatja a potenciális és elhagyott feladatokat, és hivatkozásokat hagyhat későbbi felhasználásra.
- Teendők: Feladatok listája meghatározott sürgősségi szintekkel és függőségekkel
- Naptár: A tervezett feladatok listája és az tevékenységek interaktív naptárnézete
- Projektek: A közelgő, több lépésből álló feladatok listája
A Mappa szinten megtalálja a fő feladatlista nézetet, amely az előző hét összes feladatát és más feladatokat is tartalmazza, függetlenül attól, hogy melyik listához tartoznak.
A sablon tartalmaz egy GTD folyamatábrát is Whiteboard nézetben. Ez a praktikus diagram segít megérteni a GTD teljes folyamatát, ahogyan az a ClickUp-ban zajlik. Egy sor műveletet és kérdést tartalmaz, amelyeket feltehetsz magadnak, hogy eldöntsd, mit tegyél az egyes feladatokkal. Szabadon testreszabhatod a saját munkafolyamatodhoz.
4. ClickUp egyszerű feladatkezelési sablon
Néha a legegyszerűbb megoldás a leghatékonyabb. A ClickUp egyszerű feladatkezelési sablonja minimalista kialakításával és robusztus képességeivel testesíti meg ezt a filozófiát.
Két, ugyanazokat az információkat tartalmazó nézet közül választhat: Lista vagy Tábla. Ha megszokta a táblázatokat, akkor a Lista nézetet praktikusabbnak találhatja, míg a vizuális típusúak általában a Tábla nézetet preferálják.
Bármi is legyen a feladata, használja a sablont az összes feladat és a hozzájuk tartozó információk összegyűjtéséhez. Rendeljen feladatokat, állítson be határidőket, és rangsorolja a feladatokat sürgősségi címkékkel.
A sablon egyszerűsége lehetővé teszi, hogy személyre szabja azt. Hozzon létre új listákat vagy nézeteket, és igazítsa a sablont különböző kontextusokhoz. Például brainstormingot végezhet a Mind Map vagy a Whiteboard View segítségével, vagy akár Google Docs fájlokat is beágyazhat, és szerkesztheti azokat a platformon.
5. ClickUp Work To Do sablon
Bár nem teljesen felel meg a GTD módszertanának, ez a ClickUp által készített Work To Do sablon mégis növelheti a termelékenységét. Dinamikus és testreszabható feladatkezelő rendszert kínál, amely bármely csapat vagy vállalkozás igényeinek megfelel.
Ez a lista szintű sablon három nézetet tartalmaz:
- Feladatlista
- Heti naptár
- Havi naptár
A Lista nézetben megtalálja az összes tevékenység átfogó listáját. Ezek napi, heti és havi csoportokba vannak rendezve, jelezve a befejezésre szánt időkeretet. A jobb oldali mezőkben további információkat adhat meg, például az állapotot, a határidőt és a prioritást. A feladat típus mezőben jelölje meg a feladatért felelős osztályt, például Marketing vagy IT.
A Naptár nézetben a feladatokat áthúzhatja, hogy ütemezze vagy átütemezze őket. Ha már van kedvenc naptáralkalmazása, szinkronizálhatja azt a munkafolyamat egyszerűsítése érdekében. ?️
Bár üzleti célú, ezt a sablont könnyen személyes használatra is átalakíthatja. Csak ki kell cserélnie a feladat típusok kategóriáit a sajátjaira, és máris készen áll!
6. ClickUp naptár teendőlista sablon
A ClickUp Naptár Teendőlista Sablon zökkenőmentesen ötvözi a feladatok szervezését és az időgazdálkodást. Ez egy nélkülözhetetlen GTD eszköz mindenkinek, aki küzd a határidőkkel és szeretné optimalizálni a tervezését. ⏰
Ahogyan az Ütemezési lista nézetből látható, a sablon a vezetők számára készült, hogy segítsen nekik a munkatársaik munkájának szervezésében. A sablont azonban személyes használatra is adaptálhatja, ha a neveket tevékenységekkel helyettesíti, és néhány egyéb módosítást is végrehajt.
A hagyományos lista és naptár nézetek mellett a sablon tartalmaz egy értekezlet-kérő űrlap nézetet is. Testreszabhatja és elküldheti másoknak, legyenek azok munkatársak vagy barátok. A ClickUp automatikusan létrehoz egy feladatot a megadott információk alapján, így időt és energiát takaríthat meg.
Ha a sablont munkához szeretné használni, akkor biztosan örülni fog a beépített időkövetés funkciónak. Ezt az opciót úgy érheti el, hogy rákattint egy feladatra, és megnyitja a Feladat tálcát. A tálcán függőségeket, alfeladatokat és megjegyzéseket is hozzáadhat.
7. ClickUp napi teendők sablon
A napi feladatok nyomon követésére használható másik eszköz a ClickUp Daily Things To Do Template. Lehet, hogy egyszerű, de rendkívül jól végzi a dolgát. Segít nyomon követni a napi feladatokat, így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki.
Ha még nem használt feladatkezelő eszközt, ez a sablon kiváló kiindulási pont lehet.
Ez egy feladat szintű sablon, amelynek összes funkciója megnyílik, amint megnyitja a Feladat tálcát. Három ellenőrzőlista kategóriával rendelkezik: Személyes, Munka és Iskola. A szokásos módon ezeket is testreszabhatja, akárcsak szinte az összes többi elemet.
Használja a sablont úgy, hogy az összes feladatot felsorolja a megfelelő ellenőrzőlista kategóriákban. Értékelje a napi munkaterhelést úgy, hogy a legördülő menüből kiválasztja a nehézségi szintet, vagy fájlokat és megjegyzéseket ad hozzá további információk megadásához. Nyomon követheti az időt is, hogy betekintést nyerjen abba, mennyi erőfeszítést igényelnek bizonyos feladatok. Van véleménye egy adott témáról? Jegyezze fel a megjegyzésekbe. ?
Ahogy elvégzi a feladatokat, jelölje be a megfelelő jelölőnégyzeteket. A haladási sáv automatikusan frissül a napi elvégzett feladatok száma alapján. Az összes változást a csekklista jobb oldalán található naplóban tekintheti át.
8. ClickUp napi cselekvési terv sablon
Fontos esemény közeledik? Használja a ClickUp napi cselekvési terv sablonját az ahhoz kapcsolódó összes feladat szervezéséhez és kezeléséhez. Ez egy sokoldalú projektmenedzsment eszköz, amely segít átlátni az összes vállalkozását.
Ez a lista szintű sablon három egyedi nézettel rendelkezik:
- Cselekvési lépések: A lista nézet tartalmazza a projekt összes lépését és a kapcsolódó információkat, például a kijelölt osztályt, a határidőket, a prioritást és a komplexitást.
- Célok: A feladatok és alfeladatok táblázatos nézetben, osztályok szerint rendezve
- Idővonal: Vízszintes idővonal nézet, amely az egyes részlegek tevékenységének sorrendjét jeleníti meg, a határidők, függőségek és a lista nézet egyéb információi alapján.
A ClickUp rugalmasságának köszönhetően a sablonokat mindenféle eseményhez és projekthez igazíthatja.
9. Excel teendőlista sablon a Vertex42-től
Ha az Excel a kedvenc eszközöd, akkor biztosan tetszeni fog ez a Vertex42 által készített Excel teendőlista sablon. Ezzel összegyűjtheted, értékelheted és nyomon követheted a napi feladatok előrehaladását, táblázatos formában!
Kezdje azzal, hogy az első oszlopba felírja az összes feladatát vagy projektjét. A következő oszlopokban beállíthatja a határidőket, frissítheti az állapotot, megjelölheti a prioritást és megjegyzéseket fűzhet hozzá. A feladatokat a PICK modell alapján is értékelheti:
- Lehetséges: Könnyű, alacsony értékű
- Végrehajtás: Könnyű, nagy értékű
- Kihívás: Nehéz, nagy értékű
- Kill: Nehéz, alacsony értékű
A Lista fülön testreszabhatja a PICK, az állapot és a prioritás oszlopok legördülő menüjét.
A sablon kiemelkedő tulajdonsága a előre beállított feltételes formázási szabályok. Például, ha egy feladat státusza teljesítésre változik, az összes információ szürkére vált, így kevésbé tűnik ki az aktív feladatok közül.
10. Google Sheets Basic Getting Things Done sablon a Template.net webhelyről
A neve ellenére ez a Google Sheets Basic Getting Things Done Template by Template. net sablon messze nem alapszintű! Minden benne van, amire szüksége van a GTD stratégiájának megvalósításához és projektjeinek tökéletes megtervezéséhez.
A sablon számos fülre oszlik. A legfontosabb az Összefoglalás, amely a legfontosabb információkat és az általános előrehaladást mutatja be. A többi fület különböző GTD feladatkategóriákhoz használhatja, például:
- Bejövő levelek
- Várakozási lista
- Projektlista
- Valamikor/Talán lista
Minden fül egyedi elrendezéssel rendelkezik, amely a feladatkategóriához igazodik. Például a Beérkező levelek fülön különböző oszlopok találhatók a feladatok értékeléséhez, ami elengedhetetlen a korai osztályozási szakaszban.
Mivel ez a sablon egy Google Táblázatok dokumentum, automatikusan elmenti az előrehaladását a felhőbe, és lehetővé teszi a valós idejű együttműködést csapattársaival vagy barátaival. ??
A 10 legjobb GTD-sablon: áttekintés
Az alábbi táblázatban röviden áttekintjük az egyes sablonok előnyeit:
| Sablon | Mire jó? |
| ClickUp Getting Things Done sablon | Klasszikus GTD-sablon, tele funkciókkal és automatizálási lehetőségekkel |
| ClickUp Getting Things Done táblasablon | Egy egyszerűbb GTD-sablon, amely vizuálisan vonzó táblázatos nézetet nyújt a feladatokról. |
| ClickUp Getting Things Done keretrendszer sablon | Egy sablon, amely tartalmazza az összes szükséges GTD elemet, beleértve a folyamatot bemutató folyamatábrát is. |
| ClickUp egyszerű feladatkezelési sablon | Egy alapvető tervezési eszköz, amely rengeteg szabadságot ad a testreszabáshoz. |
| ClickUp Work To Do sablon | Üzleti orientált tervezési sablon két naptárnézettel |
| ClickUp naptár teendőlista sablon | Időgazdálkodáshoz ideális sablon, kiegészítve egy értekezlet-kérés űrlapmal. |
| ClickUp napi teendők sablon | Ellenőrzőlista-alapú sablon a napi tervezéshez és a haladás nyomon követéséhez |
| ClickUp napi cselekvési terv sablon | Sokoldalú GTD projekttervezési sablon, amely segít nyomon követni és kezelni az összes lépést. |
| Excel teendőlista sablon a Vertex42-től | Egy tervezési sablon, amely lehetővé teszi a feladatok meghatározását és értékelését a PICK modell alapján. |
| Google Táblázatok Alapvető Getting Things Done sablon a Template.net webhelyről | Átfogó GTD-sablon különböző fülekkel, beleértve a haladás összefoglalását is. |
Növelje termelékenységét a GTD-sablonokkal és a ClickUp-pal
A produktivitás nem könnyű, különösen a mai, figyelemelterelő tényezőkkel teli világban. ??️
A GTD sablonok segítségével jobban megszervezheti feladatait és jobban összpontosíthat céljaira. Ezek segítségével elkötelezett maradhat céljai iránt, fenntarthatja önfegyelmét és nagyobb sikereket érhet el mind személyes, mind szakmai téren.