Az üzleti világban végtelenül sok szakzsargonnal bombázhatják Önt – „indítsuk el a folyamatot, és mélyedjünk el a csapat kihasználásában, hogy szinergiát teremtsünk és megerősítsük az alapvető kompetenciákat, mielőtt később visszatérünk a kiindulási pontra” –, ami túlságosan zavarossá teszi az életet.
A szakzsargon helyett inkább a teendőket vegye figyelembe. Ezek nem hangzanak olyan lenyűgözően vagy forradalmian, de sokkal hatékonyabbak a feladatok elvégzésében, mint a hagyományos teendőlista, legyen szó az irodáról vagy a konyháról.
A teendők kulcsa, hogy jelzik, mit kell tenni. Ha a feladatokat a szükséges cselekvés, és nem a kívánt eredmény szempontjából fogalmazza meg, az jelentősen növelheti a termelékenységet, és közelebb viheti Önt hosszú távú céljaihoz.
Mi az a teendő?
Bár a teendő úgy tűnhet, mint egy feladat vállalati beceneve, valójában különböző dolgokról van szó. A feladatok általában rövid, egyszerű pontokként jelennek meg a teendőlistán. Általában nincs bennük lényeges információ, csak a mi*.
A teendők viszont átfogóbbak, de mégis viszonylag tömörek, és leírással rendelkeznek, amely ki, mit, hogyan és mikor szempontjából vázolja fel a feladatot. Így bárki, aki megkapja, azonnal megismerheti a feladatot.
Ugyanakkor a munkahelyen a feladat ilyen módon történő bemutatása egyértelműbbé teheti, hogy melyik alkalmazott lenne a legalkalmasabb a feladat elvégzésére. Ez az akcióterved része.
Ez lehetővé teszi a vezető számára, hogy könnyebben delegáljon, anélkül, hogy lassítania kellene és kétszer kellene elmagyarázni a dolgokat. A teendők magukért beszélnek.
5 tipp a teendőlistához
Íme öt fő tippünk fantasztikus cselekvési pontok létrehozásához, amelyek segítenek fenntartani a koncentrációt, elvégezni a feladatokat és megvalósítani a célokat:
1. Legyenek a teendői konkrétak, ne absztraktak
Mint korábban említettük, a feladatok általában immateriális, elvont eredményekként vannak megfogalmazva, például „prezentáció készítése”, míg a teendőknek értékelhető, konkrét cselekvéseknek kell lenniük, például „együttműködés a marketinggel egy 20 perces prezentáció elkészítésében, kéziszöveggel, hétfőre”. A kiváló teendők megfogalmazásához le kell szállnod a felhőkből, és a földre kell térned.
2. Ossza fel a teendőket úgy, hogy egy sorba beférjenek, DE feltétlenül adjon hozzájuk leírást is.
Ha az olvasás ugyanannyi időt vesz igénybe, mint a végrehajtás, akkor rosszul csinálod a dolgokat. A hosszú cselekvési tételek ugyan informatívabbnak tűnhetnek, de gyakran inkább zavarosak és nem produktívak. Nem kell olyan viccesnek lenniük, mint egy szellemes, egysoros poén a komédiaklubban, de ugyanolyan rövidnek kell lenniük! Ezzel együtt, ha az a megbízott személy megértéséhez elengedhetetlen, feltétlenül adj hozzá kiegészítő információkat. Ha magának ír, előfordulhat, hogy elfelejti a részleteket, ezért biztonsági okokból adjon hozzá egy rövid leírást.
3. Használjon egységes formátumot
Ahogyan a művészettörténészek meg tudják különböztetni Rembrandtot Caravaggiótól, úgy a te cselekvési pontjaid is nevet szerezhetnek maguknak, ha következetesek és hatékonyak. A következetesség jobb megértést eredményez, és azzal a további előnnyel jár, hogy ugyanazt a formátumot alkalmazva hatékonyabban tudod előkészíteni a cselekvési pontokat.
4. Osztályozza a teendőket kontextus, cselekvés és erőforrás szerint.
Fontos, nem utolsósorban a hatékonyság szempontjából, hogy ahol lehetséges, rendszerezd és kategorizáld a feladatokat. A cselekvési tételeket feltétlenül rendezd el a kontextusuk (melyik projekt, munkatípus, üzleti terület), maguk a cselekvések ( kreatív, kommunikatív, adminisztratív) és a szükséges erőforrások ( személyzet, anyagok, idő, kiszervezés ) szerint. Még ha csak a szervezettség fenntartásának egyik módszere is, hatalmas előnyöket fogsz tapasztalni, ha a teendőidet ilyen módon rendezed.
5. Adja tovább az információkat, miközben együttműködik
Ha a függőben lévő cselekvési tételek több ember együttműködését igénylik, akkor ezt különösen egyértelműen kell megfogalmaznia, és gondoskodnia kell arról, hogy mindenki tisztában legyen a feladatában betöltött szerepével. Azokban az esetekben, amikor a teendőt továbbadják és másoknak is átadják, mindenkinek képesnek kell lennie arra, hogy átvegye és végrehajtsa. A teendő teljesítése után egy új tételt kell létrehozni, amely mindenkit tájékoztat. A közös munkában különösen fontos újraértékelni a továbbadandó információkat, és hogy ugyanaz az együttműködés továbbra is szükséges-e.
Bónusz: Tájékoztató lap sablonok!
Mi jellemzi a jó teendőt?
Először vegyük figyelembe a feladatot: „Keress nagykereskedőket az új termékekhez. ” Melyek a korlátok? Nos, ez valójában csak a végeredmény, ami nyilvánvalóan releváns, de önmagában nem sokat jelent.
Nincs jelölve, hogy ki a feladat felelőse, hogyan kell elvégezni, vagy mikor kell befejezni. Ez tényleg nem túl hasznos.
A teendőknek a következőket kell tartalmazniuk:
- Ki felelős a munka elvégzéséért?
- Milyen cselekvéseket kell végrehajtani?
- Hogyan végezhető el a feladat?
- Mikor van a határidő?
Ezzel a modellel a teendő a következőképpen fogalmazható meg: „Az operációs osztály felhívja a potenciális nagykereskedőket (lásd a címjegyzéket), hogy biztosítsa az új konyhai eszközök értékesítését – határidő: március 10.”.
Ennek számos előnye van.
Van egy egyértelmű feladatfelelős, egy világos vázlat a teendőkről és egy határidő.
Van néhány releváns információ is, amely szintén felgyorsíthatja a folyamatot.
Ne őrüljön meg a felesleges részletektől, mert az kontraproduktív lehet. A teendők nem útmutatók idegenek számára: „hívja fel a nagykereskedőket úgy, hogy a domináns kezével felveszi a távközlési eszközt, és beüt a megfelelő 11 számjegyű számot. ”
Ha további információkat szeretnél hozzáadni, győződj meg róla, hogy azok értékesek és relevánsak.
Ahogyan egy nagyobb célhoz sok kisebb cél tartozik, úgy egy-egy kisebb célhoz is sok teendő tartozhat. Összefoglalva:
- A feladatok a kívánt eredményeket (célokat) fejezik ki.
- A teendők a teljesítésükhöz szükséges konkrét cselekvéseket mutatják.
Hogyan írjon cselekvési tételeket?
Mint tudjuk, a teendők listája arra szolgál, hogy meghatározza a feladat vagy munka elvégzéséhez szükséges lépéseket. Úgy mondhatnánk, hogy „a majom látja, a majom utánozza”. Ezért, amikor teendőt állít össze, kérdezze meg magától, hogy mit kell tenni, és hogyan tudja megtenni.
Próbálja meg egy-két mondatban leírni a teendőt.
Ha a teendő túl sok lépést tartalmaz, bontsa kisebb feladatokra.
A legfontosabb, hogy a teendőt azonnal leírja, amint eszébe jut. Ha világos, tömör és közérthető, és úgy van megfogalmazva, hogy a feladatot kevés lépésben elvégezheti, akkor teendőnek nevezheti, és nekiláthat a munkának!
A jó példák azonnal végrehajthatók, miután meghatározták őket. Ha ez nem így van, akkor valószínűleg túl bonyolult vagy túl homályos cselekvési tételt állított össze.
Feladatpéldák
- Értékesítés: kapcsolatfelvétel a Springleaf ügyféllel a szállítási késedelmek miatt
- IT és ügynökség megbeszélés a jövő heti weboldal frissítések véglegesítéséről – csütörtökig el kell végezni
- HR: teljesítményjelentés elküldése (határidő: július 25.) az asszisztens igazgatónak – papír alapú másolat.
- Kövesse nyomon a projektmenedzserrel a költségvetést és a további költségeket (februártól áprilisig) szerdáig.
Még ha magának is írja a teendőket, akkor is jó gyakorlat az összes részt belevenni. Remélhetőleg meg fogja érteni, miről van szó.
Lehet, hogy bizonyos részletek kihagyásával is megúszhatja, de ha egy vállalat a teendőket a munkavállalók napi jelentéseihez vagy teljesítményértékeléseihez használja, akkor ezeknek az információknak a feltüntetése jobb megoldás a munkájának nyilvántartásához.
Következtetés
Ezeknek a tippeknek a követése a teendőlistád és a teendők tekintetében egyáltalán nem igényel sok időt, de teljesen megváltoztathatja a teendők megírásának és felsorolásának módját.
A ClickUp segítségével a megfelelő termelékenységi eszközök és funkciók állnak rendelkezésére, amelyekkel javíthatja a teendőket és a teendőlistákat. Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!