{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az a munkamenet a projektmenedzsmentben?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A munkamenet egy eszköz, amelynek segítségével nagy munkamennyiségeket lehet felosztani a projekt előrehaladásának érdekében. \n\nEz egy sor egymással összefüggő feladat vagy tevékenység, amelyet el kell végezni egy adott cél elérése érdekében. A munkamenetek a projekttől függően szinonimák lehetnek a projekt mérföldköveivel, vagy tartalmazhatják azokat. Helyes használat esetén a munkamenet segít a csapatoknak a funkciók közötti együttműködésben, hogy valós időben szervezzék, tervezzék és kövessék nyomon az előrehaladásukat. " } } ] }
Dolgozott már olyan projekten, ahol valaki nem kapta meg a feladat elvégzéséhez vagy egy mérföldkő eléréséhez szükséges információkat? Vagy ami még rosszabb, nem tudta, hogy neki adták a feladatot?
Talán Ön is volt már ilyen helyzetben. Még projektmenedzserként is.
Könnyű azt mondani, hogy ezek a helyzetek a nem egyértelmű célok, a korlátozott erőforrások vagy akár a rossz kommunikáció miatt alakulnak ki. De ezek az okok egy nagyobb probléma tünetei.
A projektek közel 40%-a a rossz tervezés miatt bukik meg.
A több csapatot érintő komplex projektek még nehezebbek lehetnek.
A munkamenetek dinamikus megoldást kínálnak erre a problémára. Ez az útmutató segít megismerni mindazt, amit a munkamenetekről tudni kell. Bemutatjuk, mi is az a munkamenet a projektmenedzsmentben, milyen előnyei vannak, és öt példát is adunk, amelyek segítenek a saját munkamenetének létrehozásában.
Akkor vágjunk is bele!
Mi az a munkamenet a projektmenedzsmentben?
A munkamenet egy eszköz, amelynek segítségével nagy munkamennyiségeket lehet kisebb részekre bontani, hogy a projekt előrehaladjon.
Ez egy sor egymással összefüggő feladat vagy tevékenység, amelyet el kell végezni egy adott cél elérése érdekében. A munkamenetek szinonimái lehetnek a projekt mérföldköveinek, vagy tartalmazhatják azokat, a projekttől függően. Ha helyesen használják, a munkamenetek segítenek a csapatoknak a funkciók közötti együttműködésben, hogy valós időben szervezzék, tervezzék és kövessék nyomon az előrehaladásukat.
A munkamenetek mögött az a fő gondolat húzódik, hogy minden projektben részt vevő csapat csak a saját részét kell kezelnie, így a projektmenedzserek könnyebben felügyelhetik a haladást.
Ennek eredményeként a projekt gyorsabban és zökkenőmentesebben halad, minimális zavarokkal és késésekkel. A munkamenetek célja a munka szegmensekre bontása, hogy a csapatok a saját szakterületükre koncentrálhassanak, növelve ezzel a hatékonyságot.
A Gantt-diagram segít vizualizálni, hogy mi is az a munkamenet. Az építési projektekben például sok függőség van – olyan mérföldkövek, amelyeket el kell érni, mielőtt tovább lehetne lépni.
Az engedély megszerzéséért felelős csapatnak el kell végeznie a feladatát, mielőtt a projekt „továbbhaladhat” a bontási csapat felé.
A munkameneteket könnyű összetéveszteni a munkafolyamatokkal. A munkafolyamat egy projekt folyamatábráját (vagy egy folyamat részét) jelenti, amely tartalmazza a elvégzendő feladatok konkrét sorrendjét.
A munkamenet nem a feladatok sorozata, hanem a közös cél érdekében együtt dolgozó különböző csapatok eredménye.
A munkamenetek projektmenedzsmentben való használatának előnyei
Projektmenedzserként előnyös lehet a hagyományos, feladatokra épülő megközelítés helyett a munkamenetek használata. A munkamenetek gyorsabbá teszik a projektek előrehaladását és javítják a haladás láthatóságát.
Íme a munkamenetek négy előnye.
1. Szervezett terv
A projekt kisebb munkamenetekre bontásával a projektmenedzserek világos és szervezett tervet tudnak kidolgozni a projekthez. Ez megkönnyíti a feladatok kiosztását és az előrehaladás nyomon követését, valamint biztosítja, hogy a projekt minden aspektusa figyelembe legyen véve.
Ideális esetben a munkameneteket a projekt megkezdése előtt hozza létre. Ha így tesz, tudni fogja, milyen projektkorlátozásokkal kell szembenéznie.
A munkamenet-megközelítés biztosítja, hogy a projekt minden szakaszában időben és a költségkereten belül valósuljon meg, így a projekt végrehajtása soha nem kerül veszélybe.
2. Megszünteti a szervezeti szilárd struktúrákat
Ha egy projektben több csapat vesz részt, könnyen előfordulhat, hogy az egyes csapatok egymástól elszigetelten dolgoznak. Ha már volt ilyen tapasztalata, akkor nem egyedül van.
A munkahelyi szilók, ahogy nevezik őket, gyakoriak. A vállalkozások közel 55%-a jelzi, hogy szilárd csapatokkal rendelkezik.
A munkamenetek a szilók ellen küzdenek. Céljuk, hogy a projekt tagjai gyorsan és egyszerűen megoszthassák az információkat a különböző részlegek vagy szervezetek között. Ez azt jelenti, hogy mindenki naprakész információkkal rendelkezik a projekt legújabb fejleményeiről, így megszűnnek a szilók.
A munkamenetek egyértelmű keretrendszert biztosítanak, javítva ezzel a csapat együttműködését. A csapat tagjai tudják, mely feladatokért felelősek, a megfelelő kommunikációs eszközök segítségével láthatják a folyamatot, és együtt dolgozhatnak a saját munkamenetükhöz kapcsolódó feladatok elvégzésén.
3. Lehetővé teszi a fejlesztésre szoruló területek könnyű azonosítását
A projekt egyes elemeihez kapcsolódó konkrét mutatók nyomon követése elengedhetetlen a projekt sikeréhez. A munkamenetek ebben is segítenek. Az egyes munkamenetek mutatóinak elemzésével a projektmenedzserek azonosíthatják a gyenge teljesítményű területeket, és intézkedéseket hozhatnak azok javítására.
Tegyük fel, hogy egy munkamenet folyamatosan elmarad a ütemezéstől, vagy minőségi problémák merülnek fel. Ez egy lehetőség Önnek, mint projektmenedzsernek, hogy elvégezze a kiváltó okok elemzését, megtalálja az alapvető problémát, és célzott megoldásokat találjon, mielőtt még túl késő lenne.
4. Egyszerűsíti a munkafolyamatokat és a folyamatokat
Miután azonosították a folyamatos fejlesztés területeit, a munkamenetek optimalizálhatják a munkafolyamatokat és a folyamatokat azáltal, hogy azokat a projekt egészében egységesítik, így még nagyobb hatékonyságot teremtve. Ez megakadályozza, hogy a csapat tagjai feleslegesen ismételjék meg a munkájukat, vagy időt pazaroljanak arra, hogy kiderítsék, hogyan kell elvégezni egy feladatot.
A munkameneteket úgy lehet beállítani, hogy ahol csak lehetséges, automatizálják a folyamatokat, csökkentve ezzel a manuális beavatkozás szükségességét. Az automatizálás segíthet a hibák csökkentésében, a hatékonyság javításában, és lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy stratégiai feladatokra koncentráljanak.
5 példa a projektmenedzsment munkamenetekre
Ha projektmenedzsmentre gondol, valószínűleg felhőkarcolók építése és szoftverek tervezése jut eszébe. De minden, aminek van kezdete, közepe és vége, az projekt.
Bármilyen projekten is dolgozik, a munkamenetek segíthetnek.
Öt példát mutatunk be a projektmenedzsment munkamenetére. Olvasás közben fontos szem előtt tartani, hogy a legtöbb projekt ritkán, ha egyáltalán valaha is, tökéletesen lineáris.
Minden projektben előfordulnak olyan változások, amelyekre nincs befolyása, például egy kulcsfontosságú tag megbetegedése, a projekt hatókörének módosítása vagy a költségvetés csökkentése. Az ütemtervek és a folyamatok kicsúszhatnak az irányítás alól. Ezért kell munkameneteket létrehoznia. Ez az öt példa segít elindítani a gondolkodási folyamatot.
1. Esemény tervezése
Az eseménytervezés talán a projektmenedzsment egyik legegyszerűbb formája. De az egyszerű nem jelenti azt, hogy jelentéktelen. Az eseménytervezés egy 5,6 milliárd dolláros iparág.
Íme a legfontosabb munkaterületek, amelyekre szinte minden típusú esemény megtervezéséhez szüksége lesz.
- Határozza meg az esemény célját, célközönségét és célkitűzéseit
- Határozza meg az esemény minden aspektusának költségeit (helyszín, étkeztetés, szórakoztatás stb.)
- Kutasson és válasszon ki egy megfelelő helyszínt az eseményhez
- Vegyen fel szolgáltatókat az étkeztetéshez és minden egyéb szükséges szolgáltatáshoz.
- Rendezvényanyagok tervezése (meghívók, plakátok, szórólapok, bannerek stb.)
- Népszerűsítse az eseményt a nyilvánosság előtt. ( QR-kód elhelyezése a létesítmény bejáratánál, e-mailes marketing, közösségi média csoportok, újonnan tervezett szórólapok és bannerek használata stb.)
- Az esemény sikeres lebonyolítása és menedzselése
Lehet, hogy ez nem minden, amit csinál. De ezek a munkaterületek azok a nagy eredmények, amelyeket el kell érni a projekt sikeréhez.
PRO TIPHozzon létre egy szilárd és zökkenőmentes eseménytervezési rendszert a ClickUp eseménykezelési sablonjával, és kezelje az összes egyedi műveletet egy helyen előre elkészített nézetekkel, egyéni állapotokkal, egyéni mezőkkel, dokumentumokkal és egyebekkel. Használja ezt a sablont a helyszínkereséstől az ajánlatok biztosításáig minden tervezéséhez és vizualizálásához, hangolja össze csapatát és erőforrásait a zökkenőmentes együttműködés érdekében, hogy elvégezze a munkát, és kövesse nyomon az előrehaladást és a célokat, hogy rendezvényei időben és a költségkereten belül megvalósuljanak.
2. Mobilalkalmazás készítése
Az alkalmazásfejlesztési folyamat néhány komplex lépést igényel. Íme a mobilalkalmazás-projektekben általában előforduló munkamenetek:
- Határozza meg az alkalmazás célját
- Összegyűjtse a műszaki követelményeket
- Készítsen vázlatot a navigációról és a tartalomról
- Tervezze meg a felhasználói felületet/felhasználói élményt
- Fejlesztés elindítása
- Végezzen egység- és integrációs tesztelést
- Készüljön fel a bevezetésre
A ClickUp kiválóan alkalmas az agilis projektmenedzsmenthez, digitális táblái pedig hatékony eszközök komplex projektek, például alkalmazások vagy weboldalak fejlesztésének megtervezéséhez. Bármilyen típusú vászon létrehozásához használhatja. Mint a post-it cetlik:
Vagy egy függőségi folyamatábra:
PRO TIPPÚj termék fejlesztésekor a tervezésnek és a felhasználói élménynek (UX) kiemelt fontosságot kell tulajdonítani. De hogyan lehet több részletes konstrukciót és munkamenetet egy helyen összefogni? A ClickUp Whiteboards ideális felhasználói áramlások megtervezéséhez, vázlatok készítéséhez és bonyolult műszaki diagramok vizuális ábrázolásához. Adjon hozzá feladatokat, dokumentumokat, listákat és akár embereket is a Whiteboardjához, hogy szinte bármit vizualizálhasson. Kezdje a ClickUp Whiteboards sablon bemutatásával! A sablonhoz útmutató is tartozik, amely segít a ClickUp Whiteboard funkciójának maximális kihasználásában.
3. Márka bevezetése
A márkaátalakítási folyamat gondos tervezést, végrehajtást és kommunikációt igényel a marketing, a humánerőforrás és a vezetői csapatok között. Néhány fontos munkaterület:
- Végezzen márka- és piackutatást
- Márkastratégia kidolgozása
- Márkaeszközök létrehozása
- Márkairányelvek kidolgozása
- Vezesse be az új márkastratégiát
Egy kisvállalkozásban a marketingosztálynak csak egy vagy két alkalmazottja lehet, akik ezek közül a folyamatok közül sokban dolgoznak. Egy nagyobb vállalatnak lehet kutatási és fejlesztési csapata, grafikai tervező csapata, marketing csapata, közösségi média csapata stb., akik mind együtt dolgoznak ezen a projekten.
PRO TIPHasználjon márkamenedzsment szoftvert, amely segít megtervezni, nyomon követni és kezelni mindazt, amire szükség van egy sikeres márka bevezetéséhez és fenntartásához. Használhatja a testreszabható márkamenedzsment sablonokat is, amelyekkel hozzáférhet egy szilárd keretrendszerhez, amely segít a folyamatok konzisztens és zökkenőmentes működésében.
4. Munkavállalói megtartási kampány
A humánerőforrás-osztályt általában „üzemeltetésnek” tekintik, és teljesen elkülönültnek a projektmenedzsmenttől. Ez általában igaz is.
Kivéve, ha egy HR-kampánynak van kezdete, közepe és vége. Akkor az egy projekt.
Íme néhány fontos munkaterület egy HR-megtartási kampányhoz.
- Kutassa az alkalmazottak elégedettségét és az alkalmazottak elkötelezettségét célzó stratégiákat
- Határozza meg a megtartási stratégiát
- Vezessen be megtartási mutatókat
- Készítsen bevezetési tervet
- A terv végrehajtása és kezelése
- Kövesse nyomon rendszeres felmérésekkel és teljesítményértékelésekkel
PROFI TIPPEgyszerűsítse a személyzetirányítást, és teremtsen a legjobb munkavállalói élményt egy HR-irányítási platform használatával a toborzás, az új munkavállalók beillesztése, a tehetségmenedzsment és a munkavállalói menedzsment területén.
5. Hosszú távú stratégiai tervezés
Utolsó példánk egy másik, a szokásostól eltérő projekt. A hosszú távú stratégiai tervezés nem olyan projekt, amely kézzelfogható eredményt hoz.
Ez egy olyan projekt, amely az egész szervezet irányítását érinti, ezért minden más projektnek van értelme a szervezeti kontextusban.
A stratégiai tervezés munkaterületei a következőket tartalmazhatják:
- Végezzen helyzetelemzést (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek)
- Határozza meg a vállalat jövőképét
- Határozza meg a vállalat küldetését
- Határozza meg a szervezeti célokat
- Határozza meg az erőforrás-igényeket
- KPI-k és teljesítménymutatók meghatározása
- Készítsen végrehajtási tervet
- A stratégiai terv figyelemmel kísérése és kiigazítása
PROFI TIPPNézze meg a 10 ingyenes stratégiai tervezési sablont, amelyekkel elindulhat.
Hogyan hozhat létre saját munkamenetet?
Ez a szakasz felsorolja azokat az alapvető lépéseket, amelyeket át kell gondolni egy működőképes munkamenet létrehozásához. A 2. példában a ClickUp funkciókra helyezzük a hangsúlyt, amelyek felhasználhatók munkamenetek létrehozásához.
1. Az érintett csapatok és személyek azonosítása
A projekt munkamenetek létrehozása több csapat és egyén együttműködését igényli, amelyek mindegyike saját szereppel és felelősséggel rendelkezik. Az első lépés annak pontos megismerése, hogy mely csapatok, és konkrétan mely személyek vesznek részt az egyes munkamenetekben.
Íme négy nagy csapatcsoport, amelyet érdemes szem előtt tartani, bár ezek iparágonként eltérőek lehetnek.
- Munkacsoportok: Ezek a különálló csapatok felelősek a tényleges projektmunka elvégzéséért (tervezők, fejlesztők, termék tesztelők stb.).
- Elemzők: Ez a csapat felelős a projekt követelményeinek összegyűjtéséért és elemzéséért, valamint azoknak a projektcsapatnak való közléséért.
- Műszaki vezetők: Ez a csapat felelős a projektcsapat műszaki irányításáért és útmutatásáért.
- Minőségbiztosítás: Tesztelési és ellenőrzési tevékenységeket végeznek a hibák azonosítása és annak biztosítása érdekében, hogy a projekt megfeleljen a meghatározott elfogadási kritériumoknak.
Miután eljutott a vizualizációs lépéshez, győződjön meg arról, hogy ezek a csapatok és egyének minden folyamatban azonosíthatók.
2. Válassza ki a kommunikációs eszközét
A munkamenetek célja a funkciók közötti együttműködés javítása. De több csapat és távoli vagy hibrid munkavállalók irányítása ezt megnehezítheti. A kommunikációja csak annyira lesz jó, amennyire az Ön által használt eszköz.
Ennek a problémának a megoldásához a legjobb, ha aszinkron kommunikációs funkciókkal rendelkező projektmenedzsment eszközöket használ, amelyek lehetővé teszik az egyidejű együttműködést és biztosítják, hogy mindenki a projekt legfrissebb verziójával dolgozzon.
Végül is a projektekhez megfelelő eszköz a projekt és a csapat konkrét igényeitől függ. Fontos, hogy a döntés meghozatala előtt figyelembe vegye az egyes eszközök jellemzőit, funkcióit és könnyű használatát.
3. Vizualizálja az ütemtervét
Mielőtt belevágna a diagram elkészítésébe, kezdje el felsorolni az egyes munkamenetekben szereplő vagy azok által képviselt fontos mérföldköveket. Nem kell túl részletesnek lennie – ne feledje, hogy erre szolgál a munkafolyamat.
Minden munkamenetnek saját sorral kell rendelkeznie az ütemtervben, amelyek hossza attól függ, hogy mennyi időt vesz igénybe.
A projekt időkeretét egy vízszintes vonalnak is jelölnie kell a grafikon tetején.
Egyes munkamenetek függőségeket tartalmazhatnak. Azonosítsa ezeket, és gondoskodjon arról, hogy azok megjelenjenek a vizuális ábrán. Most már készen áll a munkamenet ütemtervének elkészítésére. Csak a megfelelő eszközt kell kiválasztania. A ClickUp egy helyen tartalmaz mindent, amire szüksége van az ütemterv vizualizálásához.
4. Határozza meg a projektcsapat szerepeit és szabályait
A projektben részt vevő minden személynek meg kell értenie az egyes folyamatok célját, és el kell végeznie a rá háruló feladatokat a mérföldkő eléréséhez. Kezdje azzal, hogy minden csapattagnak konkrét szerepet és felelősséget rendel a saját munkaterületéhez kapcsolódóan.
Ez segít biztosítani, hogy mindenki tisztában legyen a saját felelősségi körével és az elvárásokkal. Ezután összpontosítson a következő három kérdésre:
- Határozzon meg határidőket az egyes munkaterületekhez, hogy a terv szerint haladjon a munka
- Hozzon létre rendszeres kommunikációs csatornákat, hogy mindenki tájékozott legyen a projekt előrehaladásáról
- Határozzon meg egyértelmű eljárásokat a döntéshozatalra, a konfliktusok megoldására és a problémák eskalálására, hogy csökkentsék annak esélyét, hogy egy probléma megakadályozza a projekt megvalósítását
Nézze meg ezeket a RACI sablonokat!
5. Automatizáljon, ahol csak lehet
Rámutattunk arra, hogy a munkamenetek szükség esetén automatizálhatók. Gondolkodjon el azon, hogy mi automatizálható, és mi az, amit embernek kell elvégeznie. Az automatizált folyamatok segítenek a vállalkozás igényeinek változásához igazodó méretnövelésben vagy -csökkentésben is, és ez sokkal olcsóbb, mint egy alkalmazott költsége.
6. Értékelje és finomítsa
Itt jön a kemény munka. Rendszeresen ellenőrizze a munkamenetét, hogy biztosan haladjon a KPI-k felé. Koncentráljon a projekt ütemtervére, költségvetésére, minőségére és az érdekelt felek elégedettségére.
Ezután a projektmenedzser feladata, hogy elvégezze a szükséges módosításokat, hogy a munkamenet a terv szerint haladjon.
Használja a projektmenedzsment eszközöket nagy projektek megvalósításához
A projektek bonyolultak lehetnek. Nem számít, hogy melyik iparágban dolgozik, vagy milyen projekten dolgozik. Ha határidőkkel kell számolnia, vagy több csapat is részt vesz a projektben, akkor alaposan tervezzen, hogy elkerülje a projekt statisztikákba kerülést.
Itt jönnek képbe a munkamenetek. Ez az útmutató közelebb hozta Önt a kommunikáció és a termelékenység javításához, a munkafolyamatok finomításához és az együttműködés fejlesztéséhez. Most itt az ideje, hogy mindezt gyakorlatba is ültesse.
Változtassa meg a projektjeinek tervezési módját, és kezdje el még ma a munkamenet felépítését. A ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a munkamenet felépítéséhez és a munkatársak közötti kapcsolattartáshoz, hogy semmi ne maradjon ki. Kezdje el még ma ingyen!
Vendégszerző:
Freya Laskowski SEO-tanácsadó, aki tartalomkészítéssel és -terjesztéssel segíti a márkákat organikus forgalmuk növelésében. Számos online kiadványban idézik, többek között a Business Insider, a Fox Business, a Yahoo Finance és a Huffington Post.
Emellett ő a CollectingCents tulajdonosa is, egy személyes pénzügyi blog, amelyet a semmiből épített fel. Elérheti őt a freya@collectingcents.com címen