A kiszervezés az egyik legsikeresebb és legmodernebb módszer a vállalkozás irányítására. Lehetővé teszi, hogy feladatokat delegáljon távoli munkavállalókra, így Ön a legfontosabb feladatokra koncentrálhat. A kiszervezett projektek sikeres irányítása azonban kihívást jelenthet, ha nem tudja, hol kezdje.
Mi lenne, ha azt mondanánk, hogy van egy módszer a projektmenedzsment kiszervezésének egyszerűsítésére?
A virtuális asszisztensek jelentősen javítják az üzleti termelékenységet az értékesítés, a könyvelés, az ügyfélszolgálat és más területeken. A projektmenedzsment az egyik leggyakoribb kiszervezési feladat, amelyet egy virtuális asszisztensre bízhat!
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan kiszervezheti a projektmenedzsmentet, hogyan használhatja ki a virtuális asszisztenseket vállalkozása számára, és hogyan maximalizálhatja a termelékenységet növelő eszközöket, hogy egyszerűsítse munkafolyamatait és bővítse vállalkozását. Ezek a technológia iránt érdeklődő segítők egyszerűsíthetik a folyamatokat, könnyíthetik a munkaterhelést, és biztosíthatják, hogy a projektek jól és időben készüljenek el.
Mielőtt belemennénk a projektmenedzsment kiszervezésébe, nézzük meg, mi is az a kiszervezés. 👀
Mi az outsourcing?
A kiszervezés azt jelenti, hogy valakit a vállalkozásán kívülről alkalmaz, hogy feladatok elvégzésével vagy szolgáltatások nyújtásával segítse a belső csapatot. A kiszervezést felhasználhatja a munkahelyi hiányosságok pótlására vagy extra segítség igénybevételére, ha túl sok a teendő.
Például egy vállalkozás kiszervezheti ügyfélszolgálatát egy harmadik félnek. Az ügyfélszolgálati kiszervező cég ezután olyan feladatokat lát el, mint a csevegőrobotok beállítása, az ügyfelek problémáinak megoldása, valamint telefonos, e-mailes vagy csevegőn keresztüli támogatás nyújtása.
Ez segíthet a vállalkozásnak abban, hogy korlátozott működési idő mellett is 24 órás ügyfélszolgálatot nyújtson ügyfeleinek. Emellett felszabadíthatja a belső erőforrásokat, így a csapatok az alapvető kompetenciáikra, például az értékesítésre vagy a termékfejlesztésre koncentrálhatnak.
Az üzleti igényeinek és preferenciáinak függvényében számos outsourcing lehetőség áll rendelkezésre, többek között:
- Offshore kiszervezés: Amikor egy vállalkozás egy másik országban vagy régióban működő kiszervező céget bíz meg bizonyos feladatok vagy szolgáltatások elvégzésével.
- Onshore kiszervezés: Amikor egy vállalkozás visszahozza tevékenységét székhelye országába
- Dedikált kiszervezés: Amikor egy vállalkozás harmadik fél csapatát veszi igénybe, hogy kizárólag egy adott projektre, funkcióra vagy folyamatra összpontosítson.
- Személyzetbővítés: Amikor egy vállalkozás távoli munkaerővel egészíti ki belső csapatát.
- Virtuális asszisztens kiszervezés: Amikor egy vállalkozás virtuális asszisztenst alkalmaz és nem alapvető üzleti feladatokat ruház rá.
A kiszervezési szolgáltatások 5 előnye az Ön vállalkozása számára
A kiszervezésnek számos előnye van, és minden méretű vállalkozás használja, hogy versenyelőnyt szerezzen. Íme a kiszervezés öt fő előnye.
1. Hozzáférés speciális készségekhez és tehetségekhez
A kiszervezésnek köszönhetően a helyszín már nem jelent döntő tényezőt a munkaerő felvételénél, mivel külföldről is felvehet magasan képzett munkavállalókat, anélkül, hogy ez többletköltséggel és erőfeszítéssel járna.
Használja ki azokat a speciális tehetségeket és szakértelmet, amelyek házon belül nem állnak rendelkezésre, hogy hatékonyan kezelje a munkaterhelést, és jobban rangsorolja és ossza el az erőforrásokat.
Ez segíthet a munkaterhelés kiegyensúlyozásában azáltal, hogy bizonyos feladatokat átruház a túlterhelt alkalmazottaktól olyan külső szolgáltatókra, akik hatékonyabban tudják azokat elvégezni, és elkerülhetővé teszi a folyamatos munkaerőhiányt, miközben biztosítja, hogy a feladatokat a legalkalmasabb és legképzettebb személyek kapják meg, ami végső soron jobb eredményekhez vezet.
A globális tehetségpoolhoz való hozzáférés versenyelőnyt is jelent, mivel innovatívabbá, rugalmasabbá és agilisabbá válhat.
2. Jobb termelékenység és projektminőség
A kiszervezés lehetővé teszi, hogy az alapvető kompetenciákra és stratégiai célokra koncentráljon, míg a nem alapvető feladatokat a szakértőkre bízza. Ráadásul a projektmenedzsment kiszervezése segíthet vállalkozásának a működés racionalizálásában, valamint a feladatok elvégzéséhez szükséges idő és erőforrások csökkentésében.
A virtuális asszisztensi szolgáltatások nem csak néhány projekt és több munka elvégzéséhez szükségesek. A virtuális asszisztensek segíthetnek az üzleti tevékenységéhez megfelelő termelékenységi stratégiák elemzésében és kidolgozásában is, hogy gyorsabban és jobb minőségben végezze el a munkát.
3. Költségmegtakarítás
Vállalkozása a kiszervezés révén csökkentheti a munkaerő-, általános és működési költségeit, mivel nem kell annyi időt és erőforrást fordítania új alkalmazottak, például belső projektmenedzserek felvételére és képzésére.
4. Rugalmasság és skálázhatóság
Valószínűleg szeretné bővíteni vállalatát, ami könnyebb mondani, mint megtenni. Az outsourcing azonban egy olyan stratégia, amely felgyorsíthatja vállalkozása növekedését, mert rugalmasságot kínál a piaci változásokhoz való gyors alkalmazkodáshoz, anélkül, hogy hatalmas beruházásokat kellene végrehajtania a munkaerő felvételére, képzésére vagy berendezésekre.
A Clutch felmérése szerint a vállalkozások tulajdonosai optimistán tekintenek a kiszervezésre, mint üzleti taktikára, különösen recesszió idején. Ez egy költséghatékony megoldás a készséghiányok áthidalására, a kiadások csökkentésére és a vállalkozás új magasságokba emelésére.
5. Csökkentett kockázatok
A kiszervezéssel bizonyos kockázatokat átruház a szolgáltatóra, így diverzifikálhatja működését. Ahelyett, hogy időt és pénzt fektetne belső munkaerő felvételébe, ezt a felelősséget átruházhatja egy kiszervezési szolgáltatóra, és ha a dolgok nem alakulnak jól, szinte azonnal új munkatársakat vehet fel.
Ráadásul a kiszervező cégek rendelkeznek különböző készségekkel rendelkező szakemberek listájával, így biztosan megtalálja a megfelelő alkalmazottat az első alkalommal, anélkül, hogy számtalan önéletrajzot kellene átnéznie és félelmetes interjúkon kellene részt vennie.
Mi az outsourcing a projektmenedzsmentben?
Mint már említettük, a projektmenedzsment az egyik leggyakoribb feladat, amelyet kiszervezhetnek egy virtuális asszisztensnek.
A projektmenedzsment kiszervezése azt jelenti, hogy egy harmadik felet vagy külső projektmenedzsereket alkalmaznak, akik egy vállalkozás nevében meghatározott feladatokat vagy teljes projekteket kezelnek. Ez magában foglalhatja a virtuális asszisztensi szolgáltatásokat az értékesítés, az ügyfélszolgálat, a könyvelés, a grafikai tervezés vagy bármely más projektmenedzsment feladat területén.
Ha kiszervezi a projektmenedzsmentet, tapasztalt munkatársak gondoskodnak arról, hogy a projektek időben, a költségkereten belül és a minőségi előírásoknak megfelelően valósuljanak meg. Ezáltal Önnek több ideje marad olyan értéknövelő tevékenységekre, mint az értékesítés ösztönzése vagy termékeinek fejlesztése.
A projektmenedzsment kiszervezésének 4 előnye
A projektmenedzsment kiszervezése lehet a legmegfelelőbb stratégia a projektek zökkenőmentes végrehajtásához.
Íme a projektmenedzsmentben történő kiszervezés négy legfontosabb előnye:
1. Hozzáférés magasan képzett munkaerőhöz
A projektmenedzsment kiszervezése magasan képzett munkavállalókat biztosít vállalkozása bővítéséhez. Felvehet olyan tehetségeket, akik speciális szakértelemmel rendelkeznek az Ön szakterületén, vagy olyan általános szakembereket, akik sokoldalúak és rugalmasan oldják meg a problémákat.
Például egy kiszervezett projektmenedzser segíthet vállalkozásának a tervek betartásában, a kockázatok kezelésében és nagyobb projektek vállalásában. Összpontosítson alapvető üzleti feladataira, míg a projektmenedzsment komplex és gyakran időigényes feladatait bízza szakértőkre.
PRO TIPJavítsa bevezetési folyamatát, és gondoskodjon arról, hogy minden alapot lefedjen a ClickUp bevezetési ellenőrzőlista sablon használatával, hogy külső projektmenedzsere vagy csapata rövidebb idő alatt felzárkózzon.
2. Gyors felvétel
A kiszervezett projektmenedzserekkel a csapatában elkerülheti a teljes munkaidős belső projektmenedzser felvételével és képzésével járó költségeket. Ehelyett a projektmenedzsment szolgáltatásokért csak akkor kell fizetnie, amikor szüksége van rájuk.
Ez egyben gyors átfutási időket is jelent, mivel a folyamatok racionalizálódnak. A legjobb kiszervezési cégek akár egy hét alatt is felvehetnek valakit az Ön üzleti igényeinek megfelelően.
PRO TIPÁllítson be elvárásokat és tartsa be azokat a kezdetektől fogva a ClickUp projektmenedzsment szolgáltatások szerződés sablonjának segítségével. Ez a dokumentum sablon a megállapodott szolgáltatásokkal kapcsolatos legfontosabb információkat tartalmazza, például a szolgáltatás hatókörét és a szerződés feltételeit.
3. Több eszközre kiterjedő szakértelem
A kiszervezett projektmenedzserek gyakran rendelkeznek a projektek gyorsabb befejezéséhez szükséges erőforrásokkal.
A virtuális asszisztensek különösen jól ismerik a projektmenedzsment eszközök használatát, például olyan fejlett eszközöket, mint a ClickUp, amely komplex projektek kezeléséhez széles körű funkciókat kínál. A ClickUp-ot jól ismerő virtuális asszisztens a szokásos projektmenedzsment módszerekkel – például Agile, Waterfall vagy Hybrid – tudja kezelni a projekteket.
A projektmenedzser virtuális asszisztensek ezeket az eszközöket felhasználva szervezettek maradhatnak és hatékonyabban dolgozhatnak. Emellett ezeket az eszközöket felhasználva jobb módszereket találhatnak a munkafolyamatok javítására és a célok elérésére.
PROFI TIPPAz agilis megközelítésnek számos változata létezik, amelyek a kezdők és még a tapasztalt projektmenedzserek számára is túlnyomóak lehetnek – de a jó hír az, hogy egy agilis sablon, például a ClickUp Agile Project Management Template segítségével néhány perc alatt bevezethet egy alapvető agilis munkafolyamatot a projektjeibe.
4. Hozzáférés új technológiákhoz
Egy projektmenedzser VA segítségével olyan technológiákhoz férhet hozzá, amelyeket egyébként nem engedhetne meg magának, vagy nincs ideje beállítani. Ide tartozik a mesterséges intelligencia (AI) is, amely gyorsan fejlődik és számos iparágat forradalmasít.
Folyamatos fejlődésével az AI megváltoztatja a munkavégzés módját. Az AI és a gépi tanulás terén szükséges készségek iránti igény az elkövetkező öt évben várhatóan 71%-kal fog növekedni. Tehát nincs jobb alkalom, mint most, hogy ezt az új technológiát a saját előnyére fordítsa!
Egyrészt a Magic távoli munkatársai egyedi MagicAI-vel vannak felszerelve, ami javítja hatékonyságukat. Ez a sikeres kiszervezési szervezet arra koncentrál, hogy asszisztenseit AI-vel lássa el a feladatok automatizálása, az emberi hibák csökkentése, új betekintések feltárása és a projektmenedzser VA-k segítése érdekében e-mail vázlatok készítésében, csökkentve ezzel a üzenetek nulláról történő megírásához szükséges időt és erőfeszítést.
PRO TIPHasználja a ClickUp AI-t, hogy belső csapata gyorsabban írjon és magas színvonalú írásos tartalmakat állítson elő, és dolgozzon együtt a MagicAI-vel felszerelt Magic virtuális asszisztenseivel, hogy kevesebb idő alatt többet tudjon elvégezni, és időben szállítsa le a minőségi projekteket.
Hogyan kiszervezheti vállalkozása projektmenedzsmentjét?
A projektmenedzsment kiszervezése stratégiai lépés, ha folyamatok racionalizálására, költségcsökkentésre és időmegtakarításra törekszik, hogy fontosabb feladatokra koncentrálhasson.
A projektmenedzsment kiszervezésének különböző módjai vannak, ezért nézzük meg a legfontosabb lehetőségeket.
1. Üzleti folyamatok kiszervezésével foglalkozó cégek
Az üzleti folyamatok kiszervezésével (BPO) foglalkozó cégek olyan harmadik fél szolgáltatók, amelyek számos üzleti folyamatot kínálnak:
- Háttérirodai feladatok, például adatbevitel és bérszámfejtés
- Ügyfélkapcsolati feladatok, például ügyfélszolgálat és értékesítési támogatás
- Projektmenedzsment feladatok, például projekttervezés és minőségbiztosítás
A BPO-cégek ugyanabban az országban vagy külföldön is működhetnek, az alacsonyabb munkaerőköltségek miatt. Skálázható megoldásokat kínálnak, amelyek az Ön üzleti igényeihez igazíthatók, hogy javítsák működését és piaci előnyét.
Az értékesítési kiszervezés egy példa a BPO szolgáltatásokra. Távoli értékesítési csapat felvétele egyszerűbb, hatékonyabb és olcsóbb megoldás, mint saját csapat felvétele. A kiszervezett értékesítési fejlesztési képviselők bármilyen méretű vállalkozás számára képesek potenciális ügyfeleket felkutatni, minősíteni és megkeresni, hideghívásokat kezdeményezni, találkozókat szervezni és számos egyéb SDR-feladatot elvégezni.
2. Tudásfolyamat-kiszervezési cégek
A tudásfolyamat-kiszervezési (KPO) cégek magas színvonalú, tudásalapú szolgáltatásokat nyújtanak, amelyekhez fejlett készségek és szakértelem szükséges. Magasan képzett és szakképzett munkavállalókat alkalmaznak, akik olyan területeken rendelkeznek szakértelemmel, mint:
- Piackutatás
- Adatelemzés
- Pénzügyi elemzés
- Jogi szolgáltatások
- Mérnöki tervezés
Ha a projektmenedzsmentet KPO-knak kiszervezi, olyan szakemberekhez juthat hozzá, akik segítenek vállalkozásának megalapozott döntéseket hozni és versenyelőnyt szerezni. A KPO-val nem kell teljes munkaidőben alkalmazottakat felvennie, sem drága technológiákba és képzésekbe befektetnie.
3. Virtuális asszisztens kiszervezés
A virtuális asszisztensek kiváló projektmenedzserek lehetnek vállalkozásában. Jól ismerik a technológiát, figyelnek a részletekre, és jól együttműködnek mind a belső, mind a külső csapatokkal.
Ezek a szolgáltatások olcsóbbak, mint teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók alkalmazása, és könnyen integrálhatók a működésébe.
A projektek zökkenőmentes lebonyolítása érdekében segíthetnek az adminisztratív feladatokban, például a megbeszélések ütemezésében, az e-mailek kezelésében és a fájlok rendszerezésében. Ezáltal Ön és csapata értékes időt nyer, amelyet stratégiai feladatokra fordíthatnak.
A sikeres projektmenedzsmenthez tartozik a határidők nyomon követése és annak biztosítása is, hogy a projektek a keretek között maradjanak, és a virtuális asszisztensek a gondos kommunikációra specializálódtak. Ráadásul, ha kiszervező céggel dolgozik, akár egy hét alatt is felvehet egy projektmenedzsert, sokkal kevesebb ráfordítással.
Mit kell tudni a projektmenedzsment kiszervezéséről?
Ha még nem ismeri a kiszervezést vagy a projektmenedzsment kiszervezést, íme néhány tipp, amelyek segítenek a szolgáltatás maximális kihasználásában:
- Határozza meg igényeit és a kiszervezni kívánt feladatokat: Vegye figyelembe olyan tényezőket, mint a projekt céljai, a csapat tagjai, az ütemtervek, a költségvetések és a kockázatok.
- Kutassa fel és értékelje a potenciális szolgáltatókat: Keressen olyan kiszervezési szolgáltatót, amely megfelel üzleti céljainak, költségvetésének és projektmenedzsment igényeinek. Keressen olyan szolgáltatót, amelynek erős sikerekkel, iparági tapasztalattal és szakértelemmel rendelkezik azokban a feladatokban, amelyeket kiszervezni szeretne.
- Határozza meg a projekt hatókörét és elvárásait: Határozza meg a kiszervezett csapat munkájának hatókörét az ütemtervek, eredmények és elvárások megadásával. Több kommunikációs csatorna segítségével gondoskodjon arról, hogy a projekt a tervek szerint haladjon.
- Határozzon meg egyértelmű kommunikációs protokollokat: Ösztönözze a nyílt és egyértelmű kommunikációt a kiszervezett csapattal, hogy folyamatosan tájékozott legyen a projekt előrehaladásáról, kihívásairól és lehetőségeiről.
- Mindig kövesse nyomon a projekt előrehaladását: még akkor is, ha a projektmenedzsmentet kiszervezi, ez nem jelenti azt, hogy csak várnia kell az eredményekre. Maradjon aktív, és szükség szerint adjon visszajelzést. Ezzel biztosíthatja, hogy a projekt előrehaladása továbbra is összhangban legyen üzleti céljaival és elvárásaival.
Projektmenedzsment eszközök használata az együttműködés és a kommunikáció érdekében
A projektmenedzsment eszközök számos olyan funkciót kínálnak, amelyekkel a belső és külső csapatokkal való együttműködés és kommunikáció könnyebbé válik, mint valaha.
A ClickUp például egyszerűsíti a projektmenedzsment folyamatot, valamint a belső csapatokkal, ügyfelekkel, ügynökségekkel és másokkal való kommunikációt és együttműködést, mivel mindenki és minden munkájukat egy központi helyre összpontosítja.
Hogyan segíthet a ClickUp a projektmenedzsment és a külső csapatokkal való együttműködés javításában:
- Vendégek meghívása a munkaterületére: Egyszerűen meghívhat vendégeket a ClickUp munkaterületére, és a adatvédelmi és jogosultsági beállításokkal szabályozhatja, hogy mire férhetnek hozzá. A ClickUp ezen kulcsfontosságú funkciója lehetővé teszi, hogy külső csapataival ugyanúgy együttműködjön a platformon, mint a belső csapataival, kivéve, hogy a bizalmas információk és projektek védelme érdekében korlátozott hozzáféréssel rendelkeznek.
- Kövesse nyomon a frissítéseket és kommunikáljon aszinkron módon vagy valós időben: Könnyedén rendeljen hozzá feladatokat, kövesse nyomon az előrehaladást, kapjon valós idejű frissítéseket, és kommunikáljon a feladaton belül megjegyzések, csevegőablak és a ClickUp bármely pontján keresztül.
- Könnyen és biztonságosan megoszthat dokumentumokat, fájlokat és egyebeket: ossza meg a ClickUp Docs, Dashboards, Whiteboards és egyebeket privát vagy nyilvános linkeken keresztül.
- Valós idejű jelentésekkel ellátott irányítópult: Készítse el saját irányítópultját, és szerezzen átfogó képet minden munkájáról, kövesse nyomon az előrehaladást, és hatékonyabban kezelje a szűk keresztmetszeteket.
- Testreszabható sablonok: Több mint 1000 testreszabható sablon áll rendelkezésre mindenféle felhasználási esetre, hogy bármilyen típusú munkát gyorsan elindíthasson, beleértve a projektmenedzsment sablonokat is.
Ezenkívül a projektmenedzsment eszközök hatékony módszert nyújtanak a távoli csapatokkal való együttműködéshez, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy fontos dokumentumokat és frissítéseket zökkenőmentesen és egyszerűen osszanak meg egymással. A felhasználók nyomon követhetik, hogy ki látta a frissítéseket, ezáltal egyszerűsítve a különböző helyszíneken dolgozó csapat tagjai közötti kommunikációt.
Végül is egy olyan all-in-one projektmenedzsment eszköz bevezetése, mint a ClickUp, lehetővé teszi a belső és külső csapatok hatékonyabb együttműködését és kommunikációját, ami magasabb termelékenységet és jobb eredményeket eredményez.
Használja ki a projektmenedzsment eszközöket és a kiszervezést, hogy vállalkozását új szintre emelje
A projektmenedzsment szolgáltatások kiszervezése megváltoztatja a munkavégzés módját.
Okos dolog időt megtakarítani és bővíteni a vállalkozást anélkül, hogy több embert kellene felvenni, ami stresszel és költségekkel járna. A kiszervezéssel emellett hozzáférhet a világ legjobb tehetségeihez, nagyobb rugalmasságot élvezhet és csökkentheti a kockázatokat.
De ez még nem minden! Ha úgy dönt, hogy a projektmenedzsmentet kiszervezi egy virtuális asszisztensnek, akkor még tovább növelheti vállalkozása termelékenységét, mivel nagyobb, összetettebb projekteket vállalhat.
A legtöbb ember úgy gondolja, hogy a virtuális asszisztensek csak adatbevitelt és e-mailek írását tudják elvégezni, de ők kiváló projektmenedzserek is lehetnek. Személyre szabott támogatást és rugalmasságot nyújtanak, hogy megfeleljenek a projekt vagy az üzleti igényeinek, és számos eszközt használnak annak biztosítására, hogy minden projekt zökkenőmentesen zajlódjon.
Készen áll arra, hogy a projektmenedzsmentet egyszerűbbé, gyorsabbá és költséghatékonyabbá tegye?
A ClickUp egy hatékony és egyszerű módszer a projektek kezelésére. Olyan funkciókkal és eszközökkel rendelkezik, amelyek támogatják bármilyen projektmenedzsment módszertant, és megkönnyítik a projektek kiszervezésének megkezdését. A Magic virtuális asszisztensei a legtehetségesebb 3% közé tartoznak, és számos eszköz és szoftver használatában jártasak.
Kész sablonok segítségével még könnyebbé teheti a virtuális asszisztens képzését külső projektmenedzserként, hogy bármilyen típusú munkát gyorsan el tudjon kezdeni. Kezdje el most, és lépjen magasabb szintre a projektmenedzsment kiszervezésével!
Vendégíró:
Li a Magic tartalomírója, aki olyan történeteket gyűjt, amelyek betekintést nyújtanak és beszélgetéseket indítanak el számos témában, például az üzleti folyamatok kiszervezéséről, az értékesítésről, az ügyfélszolgálatról és az üzleti műveletekről.