Tudta, hogy az elkötelezettségüket vesztett alkalmazottak évente 1,9 billió dollárnyi termelékenységi veszteséget okoznak az amerikai gazdaságnak?
A produktív alkalmazottak minden vállalat számára értékesek. Kevesebb idő alatt többet végeznek, így a munkaerő bővítése nélkül növelik a vállalat bevételeit.
A szervezetek jelentős időt, eszközöket és erőforrásokat fektetnek a munkavállalók termelékenységének mérésébe. Ez a erőfeszítés nem csak a kiemelkedő teljesítményű munkavállalók azonosításában és a bónuszok és ösztönzők tervezésében segít. Lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy pontosan meghatározzák azokat a szűk keresztmetszeteket és hatékonytalan folyamatokat, amelyek hatással vannak a munkavállalók kollektív termelékenységi szintjére.
De először is: mi is az a termelékenység? A elvégzett feladatok száma, a ledolgozott órák száma vagy az elért célok száma? A legtöbb vállalkozás számára ez az összes elem és még több összessége.
Ebben a blogbejegyzésben különböző termelékenységi mutatókat vizsgálunk, amelyeket a vállalatok alkalmazhatnak az alkalmazottak egyéni és kollektív termelékenységi szintjének mérésére.
A termelékenység megértése
A termelékenység arról szól, hogy a befektetett erőforrásokból a lehető legértékesebb eredményt érjük el. Ezért a termelékenység és a gazdasági növekedés szorosan összefüggenek egymással. Az üzleti ciklusok, a recessziók és az inflációs ráták nagy hatással vannak a termelékenységre. Például a recessziók elbocsátásokhoz vezethetnek, ami csökkenti a munkaerő termelékenységét.
Hasonlóképpen, a stabil makrogazdasági környezet javítja az alkalmazottak bizalmát és a munkahelyek biztonságát. A munkaerő nagyobb valószínűséggel fogja feladatokra összpontosítani, nagyobb elkötelezettséggel és odaadással. Ezenkívül, mivel a „stabil makrogazdasági környezet” általában „stabil üzleti feltételeket” jelent, a vállalatok fenntartják a következetes működést és elkerülik a költségcsökkentő intézkedéseket.
A gazdasági feltételek munkaerő-termelékenységre gyakorolt hatását elemző egyik keretrendszer a Solow-maradék, más néven teljes tényezőtermelékenység (TFP).
A Solow-féle maradékmodellben a „termelékenység” a kibocsátás és a ráfordítás összehasonlításában a megmagyarázhatatlan tényezőt jelenti. Ez a megmagyarázhatatlan kibocsátásnövekedés a technológiai fejlődésből és a munkavállalók termelékenységéből származó hatékonyságnövekedésnek tulajdonítható.
Milyen tényezők befolyásolják a termelékenységet?
Íme néhány általános tényező, amely hatással van az alkalmazottak termelékenységére:
- Csapatdinamika: A csapattagok és a vezetők közötti feszült viszonyok konfliktusokhoz és a morál romlásához vezethetnek, ami végső soron rontja a csapat termelékenységét.
- Szervezeti folyamatok: A nem hatékony munkafolyamatok és a nehézkes eljárások hibákhoz és késedelmekhez is vezethetnek, ami frusztrálja az alkalmazottakat és csökkenti termelékenységüket.
- Kommunikáció: A termelékenységet rontó másik tényező a rossz kommunikációs gyakorlat, például a nem egyértelmű utasítások, a mikromanagement vagy a munkaidőt felemésztő gyakori megbeszélések.
- Technológiai infrastruktúra: A megfelelő felszerelés és szoftver hiánya is nagy különbséget jelenthet. Az elavult számítógépek, a lassú internet vagy a nem megfelelő szoftverek negatívan befolyásolhatják a hatékonyságot.
- Munkaterhelés: A reálisnak nem mondható határidők és a nem megfelelő erőforrások szintén fontos tényezők, amelyek nemcsak az alkalmazottak termelékenységét, hanem általános jólétüket is befolyásolják.
A termelékenység számos egymással összefüggő tényező függvénye. Ezért a megfelelő termelékenységi szint mérése fontos szerepet játszik azoknak a szervezeteknek, amelyek komolyan gondolják folyamatok fejlesztését, valamint munkaerőjük egészségének és elégedettségének megőrzését.
Hogyan mérjük a termelékenységet?
A termelékenység számszerűsítésére számos módszer és keretrendszer létezik. Ezek a termelékenységi mérési módszerek több elemet, mutatót és alapvető képletet vesznek figyelembe, hogy meghatározzák az egyes alkalmazottak, osztályok és funkciók termelékenységét a szervezeten belül (és hogy van-e lehetőség a számok javítására).
A termelékenység mérésének különböző szintjei
A vállalat termelékenységének méréséhez különböző szinteket kell figyelembe venni – az egyes alkalmazottaktól az egész szervezetig. Minden szint más-más képet ad a vállalat működéséről, például egy személy teljesítményéről, a csapat eredményeiről vagy a vállalat általános teljesítményéről.
Egyének
A személyes termelékenységi jelentések kiválóan alkalmasak az egyéni hatékonyság elemzésére. Szerencsére a legtöbb projektmenedzsment- vagy termelékenységi eszköz beépített jelentéseket nyújt az egyének teljesítményéről és termelékenységéről.
Például a ClickUp személyes termelékenységi jelentés sablonja lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy nyomon kövessék a különböző heti és havi feladatokra fordított időt.
A sablon olyan adatokat tartalmaz, mint:
- Mennyi időt tölt egy alkalmazott a különböző prioritási szintű feladatok elvégzésével?
- Hogyan javíthatják teljesítményüket és dolgozhatnak gyorsabban?
- A céljaik vagy célkitűzéseik elérése terén elért általános előrehaladásuk
Az egyének egyedi attribútumokat is használhatnak, mint például Számlázás, Feladat típus, Haladás és Átfutási idő, hogy fontos feladatadatok tárolására és termelékenységi adataik részletesebb megjelenítésére használhassák őket.
Csapatok
A csapatok termelékenységének mérése az egyéni erőfeszítések és a közös célok összehangolásával kezdődik. Ehhez egyértelmű és mérhető célokat kell kitűzni a csapat számára, és nyomon kell követni azok elérését. Ez biztosítja, hogy a csapat tagjai közös célok elérése érdekében dolgozzanak, és lehetővé teszi a teljesítmény értékelését a kollektív célok elérésének alapján.
Ez olyan célokhoz vezethet, mint a marketingcsapatok számára a minősített potenciális ügyfelek száma, az értékesítési csapatok számára pedig az egy felhasználóra jutó bevétel. Itt is kihasználhatja projektmenedzsment eszközének célkövetési funkcióit.
A ClickUp Goals segítségével például különböző típusú célokat állíthat be a haladás és a termelékenység mérésére, például:
- Számcélok: Nyomon követni, hogy egy hónap alatt hány minősített potenciális ügyfél került generálásra.
- Igen/nem célok: Annak ellenőrzése, hogy egy funkció vagy hibajavítás a tervek szerint működik-e.
- Feladatcélok: Megszámolni, hogy egy ügyfélszolgálati munkatárs hetente hány ügyfélszolgálati jegyet zár le.
SMART (konkrét, mérhető, elérhető, releváns, időhöz kötött) célok kitűzésével és azok elérésének rendszeres nyomon követésével hatékonyan mérheti csapata kollektív termelékenységét, és biztosíthatja, hogy minden héten, hónapban és negyedévben teljesítse céljait.
Szervezetek
A legtöbb szervezet a termelékenységi indexét olyan mutatók vizsgálatával határozza meg, mint a bevétel növekedési üteme, a haszonkulcs és a befektetés megtérülése (ROI).
Ebben az esetben a különböző részlegek, például a marketing, az értékesítés és az ügyfélszolgálat összehangolják tevékenységüket, és néhány stratégiai cél, például a potenciális ügyfelek megszerzése, az ügyfelek elkötelezettségének növelése és az éves ismétlődő bevétel (ARR) elérése érdekében dolgoznak.
Íme két módszer a szervezet egészének termelékenységi mutatójának mérésére:
- Egy alkalmazottra jutó bevétel: Egyszerűen ossza el a teljes bevételt az alkalmazottak teljes számával, hogy megkapja az egy alkalmazottra jutó bevételt. Tehát, ha 20 alkalmazottja van, és a bevétele egy hét alatt 100 000 dollár, akkor minden alkalmazott átlagosan 5000 dollárt termel.
- Csapat hatékonysági arány: Először számítsa ki a bruttó nyereségét (bevétel mínusz összes kiadás). Ezután ossza el a nyereséget az alkalmazottak bérköltségeivel. Ha a bruttó nyeresége 50 000 dollár, és az alkalmazottaiba történő teljes befektetés 5000 dollár, akkor a csapat hatékonysági aránya 10:1.
A csapat hatékonysági arányának előnye, hogy nem kell csak a bevételekhez vagy a nyereséghez ragaszkodnia. Használhat más teljesítménymutatókat is, például a Net Promoter Score (NPS) és a sprint befejezési arányt.
A termelékenység mérésének három képlete
Íme néhány általános képlet, amelyekkel különböző iparágak termelékenységi indexét lehet mérni.
1. Munkaerő termelékenység
Ez a legegyszerűbb képlet – mindössze el kell osztania a kimenetet a bemenettel.
Ha egy gyártó vállalat egy héten 1000 darab terméket állít elő, akkor azok gyártásához 100 óra munkaidőre van szükség. Ebben az esetben a termelékenység 1000/100, azaz 10 darab/óra.
2. Célalapú számítás
Ez a megközelítés a teljesítmény előre meghatározott célokhoz vagy célértékekhez viszonyított értékelésére összpontosít. Itt egyértelműen jelzi, hogy egy adott cél teljesült-e, túlteljesült-e vagy elmaradt-e. Ezután újraértékelheti stratégiáját és megtervezheti a jövőbeli sikereket.
Például, ha célja a havi bevétel 20%-os növelése, akkor a termelékenységi rátáját az alapján mérik, hogy:
- Ezt a célt elérte, és bevételeit 20%-kal növelte (100%-os termelékenységi arány).
- Túllépte azt, és 25%-kal növelte bevételeit (125%-os termelékenységi arány)
- Elmaradt a várakozásoktól, és 15%-kal növelte bevételeit (75%-os termelékenységi arány)
3. 360 fokos visszajelzés
Ennél a módszernél különböző forrásokból, például kollégáktól, felettesektől, ügyfelektől és alkalmazottaktól gyűjt visszajelzéseket, hogy átfogóan értékelje egy személy vagy egy csapat teljesítményét.
Visszajelzéseket gyűjthet felmérések és interjúk segítségével, vagy egyéni vagy csapat teljesítményét előre meghatározott kritériumok alapján értékelve. A másik két módszertől eltérően a 360 fokos visszajelzés inkább kvalitatív, mint kvantitatív, és árnyaltabb képet ad egy egyén vagy csapat teljesítményéről.
A termelékenység és a hatékonyság kiszámítása
A termelékenységet gyakran szinonimaként használják a hatékonysággal, de a két fogalom konkrét kontextusban eltérő jelentéssel bír.
- A termelékenység a kimenet és a bemenet közötti kapcsolatot elemzi, vagyis az egy bemeneti egységre jutó kimenet mennyiségét vagy minőségét. A képlet tehát a kimenet / bemenet arányt méri.
- A hatékonyság viszont azt méri, hogy a források mennyire jól vannak kihasználva a kívánt eredmények elérése érdekében. A képlet tehát a következő lenne: (kimenet / bemenet) x 100%
Bár mindkét mutató fontos a szervezet teljesítménye szempontjából, különböző perspektívákat nyújtanak a működési hatékonyságra vonatkozóan.
A termelékenység mérése: valós példák
Így mérheti a termelékenységet különböző iparágakban:
- Gyártás: Az órában gyártott egységek nyomon követése a futószalagon
- Szolgáltatás: A call centerben az egyes ügynökök által naponta kezelt ügyfélhívások számának számlálása
- Kiskereskedelem: Az egy alkalmazottra jutó árbevétel kiszámítása egy kiskereskedelmi üzletben
- Technológia: Az egyes sprint ciklusokban bevezetett új funkciók mérése
- Vendéglátás: A szobák kihasználtságának vagy a rendelkezésre álló szobák utáni bevételnek a mérése egy szállodában
Íme néhány KPI, amelyet különböző csapatok vagy munkakörök esetében alkalmazhat:
- Marketing: Bejövő potenciális ügyfelek, weboldal látogatások, hirdetéskonverziók
- Értékesítés: Új ügyfelek, generált bevétel, konverziós arány
- Termék és mérnöki munka: új funkciók, javítások, piacra dobás ideje
- Ügyfél-elégedettség: NPS pontszám, válaszok száma, ügyfélvélemények
Végül, a termelékenység mérésénél ügyeljen arra, hogy ne helyezzen túl nagy hangsúlyt egyetlen tényezőre sem – legyen az az egyén a csapat helyett vagy a mennyiség a minőség helyett. Nem csak a számok számítanak; figyelembe kell vennie a minőséget, a kontextust és egyéb árnyalatokat is.
A termelékenység mérése kvantitatív és kvalitatív mutatók kombinált használatát, reális célok kitűzését és a folyamatos fejlesztés kultúrájának előmozdítását jelenti.
Ugyanilyen fontos a távoli csapatok termelékenységének mérése is.
A termelékenység mérése a távmunkában
A negyedik ipari forradalom, amelyet a technológiai fejlődés – mesterséges intelligencia (AI), blokklánc, virtuális valóság (VR) és automatizálás – jellemez, alapvetően megváltoztatta a munkavégzés módját.
A vállalatok nemcsak a hibrid és távmunka trendjére ugranak fel, hanem folyamatosan együttműködnek alvállalkozókkal, ügynökségekkel és szabadúszókkal is. Ez a globálisan elterjedt munkaerő miatt nagyon nehéz a megfelelő termelékenységi mutatókat alkalmazni.
Itt jönnek képbe a munkaterület-kezelő és termelékenység-nyomonkövető eszközök, mint például a ClickUp. Átfogó eszközkészletével – projektmenedzsment, belső kommunikáció, dokumentumok, sőt automatizálás – a ClickUp segíthet a szervezeteknek az egyéni és a csapat termelékenységének nyomon követésében.
Ráadásul az aszinkron és valós idejű kommunikációs eszközök, az automatizálási lehetőségek és még sok más segít egyszerűsíteni a kommunikációt és csökkenteni a felesleges munkát. Íme, hogyan:
Tartsa szemmel a projekteket
A ClickUp segítségével különálló projekteket hozhat létre (feladatokkal, alfeladatokkal és teendőkkel), azokat a csapat tagjaihoz rendelheti, és egy helyen megbeszélheti a státuszfrissítéseket. Ezenkívül a ClickUp Board View segítségével szervezheti (és drag-and-drop módszerrel áthelyezheti) a feladatokat, hogy gyorsan frissíthesse azok státuszát.
Mérje a termelékenységet úgy, hogy Sprint pontokat és prioritási szinteket rendel minden feladathoz vagy teendőhöz a ClickUp-ban. Ez segíthet számszerűsíteni az egyes alkalmazottak (és csapatok) által minden sprint ciklusban elvégzett munkát.
További előnyként a sprint pontok segíthetnek megbecsülni az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt és erőfeszítést, így biztosítva a feladatok hatékony elosztását anélkül, hogy túlterhelné a csapatát.
Mérje a haladást teljesítménydiagramokkal
A termelékenység mérésének másik kiváló módja az, ha minden sprint vagy projekt számára célokat tűz ki. A ClickUp számos teljesítményjelentéshez biztosít hozzáférést, amelyekkel elemezheti csapata előrehaladását, azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket és módosíthatja termelékenységi terveit. Néhány diagram:
- Burnup és burndown diagramok: Ezek megmutatják az elvégzett munka mennyiségét és a még hátralévő munkát.
- Kumulatív áramlás: Ezek a diagramok segítenek vizualizálni, hogy a feladatok hogyan haladnak a különböző szakaszokban, például a hátralék, a folyamatban lévő és a tesztelés szakaszában, így azonosíthatja, hogy a feladatok mennyi időt töltenek az egyes szakaszokban.
- Sebesség: Ez megmutatja, hogy az alkalmazottak átlagosan mennyi idő alatt végzik el egy feladatot, így jobban megtervezheti a jövőbeli sprinteket.
Számítsa ki a termelékenységet az időkövetéssel
Láttuk, hogy a termelékenység nyomon követésének legegyszerűbb módja a bemenet és a kimenet összehasonlítása. A tudásmunkások esetében ez a feladatra fordított idő és az elvégzett feladatok aránya.
Ha óradíjban fizetett szabadúszókat vagy részmunkaidős alkalmazottakat foglalkoztat, akkor időkövető szoftver segítségével képet kaphat a számlázható óráikról.
A ClickUp például beépített időkövetési funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi az egyes alkalmazottak számára, hogy minden feladathoz időbejegyzéseket adjanak hozzá, valamint egy megjegyzést, amely leírja, mit tettek.
A vezetők hozzáférhetnek az egyes alkalmazottak munkaidő-nyilvántartásához, és értékelhetik termelékenységüket és teljesítményüket. Emellett a kumulatív időkövetés segítségével megismerhetik, hogy az egyes csapattagok mennyi időt töltenek a különböző feladatcsoportokkal.
Mérje csapata termelékenységét a ClickUp segítségével
A csapat termelékenységi szintjének növelése fontos a célok eléréséhez, valamint a vállalat bevételeinek és jövedelmezőségének növeléséhez. A termelékenység mérésének prioritásként való kezelése elengedhetetlen a növekedés, az innováció és a siker előmozdításához.
Ha Ön is részt vesz a negyedik ipari forradalomban, javasoljuk, hogy próbálja ki a ClickUp alkalmazást. Ez az alkalmazás nemcsak segít nyomon követni a szervezetében az egyéni és kollektív termelékenységi szinteket, hanem olyan eszközöket is tartalmaz, amelyekkel javíthatja csapata termelékenységét.
Nem hisz nekünk? Íme, mit mond egy ClickUp-ügyfél:
Ha nem használja a ClickUp alkalmazást, ügynöksége rengeteg termelékenységet veszít! A ClickUp nélkül további 3 embert kellene felvennem, hogy ugyanazt a munkát elvégezzem.
Ha nem használja a ClickUp alkalmazást, akkor ügynöksége rengeteg termelékenységet veszít! A ClickUp nélkül 3 további alkalmazottat kellene felvennem, hogy ugyanazt a munkát elvégezzem.
Csapata csökkentheti az ismétlődő munkákat a ClickUp munkafolyamat-automatizálási funkcióival, gyorsan megtalálhatja az információkat a ClickUp Brain (a genAI asszisztens) segítségével, és egyszerűsítheti a kommunikációt videoklipekkel, csevegésekkel és táblákkal.
Egyszerűen fogalmazva: egy olyan all-in-one eszközt kap, amely egyrészt növeli a termelékenységet, másrészt méri azt, így folyamatosan javíthat.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp szolgáltatásra, és fedezze fel, hogyan segíthet az Ön vállalatának termelékenységi trendjeinek nyomon követésében.
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Mi a legjobb módszer a termelékenység mérésére?
Bár nincs egyetlen legjobb módszer a termelékenység mérésére, a projektspecifikus KPI-k hasznosnak bizonyulhatnak. Világos adatokat nyújtanak, amelyekkel nyomon követhető az egyes célok elérése felé tett előrelépés. Ráadásul testreszabhatók a különböző részlegek, például a fejlesztés, a marketing és az értékesítés igényeihez.
2. Hogyan számolják ki a termelékenységet?
A termelékenység kiszámításának legegyszerűbb módja az, ha a teljesítményt elosztjuk a felhasznált teljes inputtal.
Például, ha egy értékesítési képviselő 5 óra alatt 20 ügyfélhívást kezdeményez, akkor termelékenysége:
20 hívás / 5 óra = 2 hívás óránként
3. Melyek a termelékenység három mérőszáma?
A termelékenység három általános mérőszáma:
- Bemeneti teljesítmény: Számítsa ki a teljes kimeneti teljesítményt (előállított áruk vagy szolgáltatások) osztva a teljes bemeneti teljesítménnyel (felhasznált erőforrások, például munkaórák vagy befektetett tőke).
- Célok: Kövesse nyomon az egyes termelékenységi célok elérésének előrehaladását, hogy lássa, hatékonyan használják-e az erőforrásokat.
- Idő: Mérje meg, mennyi időt vesznek igénybe a feladatok (pl. ciklusidő), hogy azonosítsa a munkafolyamat szűk keresztmetszeteit.