Így vagy úgy, mindannyian nyomon követjük az időt a munkanap során.
Akár az óra szorgalmas figyelésével, akár a napirend időbeosztásával, akár az „Alexa! Állíts be egy 25 perces időzítőt!” kiáltással. Mindannyian ezt tesszük. 🙃
Ezek a módszerek ugyan megoldhatják a feladatot, ha szorult helyzetben vagyunk, de valójában nem a legproduktívabb időkihasználást jelentik, és hosszú távon többbe kerülhetnek! Éppen ezért van szüksége egy időkövetési sablonra az életében. 🙌🏼
Az időkövetés segítségével a csapatok megtudhatják, mennyi időt vesz igénybe egy feladat, mennyit teljesítettek, mennyibe kerül, és még sok mást. Ráadásul a legtöbb időkövetési sablon bármilyen felhasználási esethez testreszabható!
Akár ügyvéd, szabadúszó író, tanácsadó vagy otthon maradó kutyás anyuka vagy, az időkövetési sablonod minden igényedet kielégíti.
Olvassa el cikkünket, és tudjon meg többet a sablonok segítségével történő időgazdálkodásról, a legjobb sablonok kiválasztásáról, valamint a ClickUp, Excel és Google Sheets programokhoz készült 10 legjobb időkövetési sablonról. 🤓
Mi az időkövetési sablon?
Az időkövetési sablonok előre elkészített táblázatok, táblázatok, mappák vagy listák, amelyek segítenek a vállalkozásoknak és az alkalmazottaknak a munkaidő nyomon követésében. A sablonok, akárcsak a süteményformák, különböző időgazdálkodási eszközökre épülnek, hogy segítsék a csapatokat a szoftver hatékonyabb és teljes körű használatában.
Ezek a sablonok már előre egy adott felhasználási esethez igazítva készülhetnek, vagy könnyen testreszabhatók a csapat meglévő folyamataival összhangban.
A munkaidő-nyilvántartási sablonokhoz vagy más ütemezési sablonokhoz hasonlóan az időkövetési sablonok is fontos információkat gyűjtenek a munkában, különböző feladatokban, teljes projektekben vagy ügyfelekkel töltött időről, így könnyen azonosíthatók a fejlesztésre szoruló területek, és vizualizálható a termelékenység időbeli alakulása.
A projektidő-nyomon követés minden vállalkozás termelékenységének kezelésében kulcsfontosságú szerepet játszik, függetlenül a mérettől vagy az iparágtól, de az időkövetési sablonok sokkal többet kínálnak, mint egy egyszerű időmérő: lehetővé teszik, hogy könnyedén jegyzeteket, címkéket, szerkesztéseket és további adatokat adjon hozzá bejegyzéseihez.
A legjobb időkövető sablonok még automatizált képleteket is tartalmaznak az időalapú fizetések vagy a számlázható órák kiszámításához.
Olvassa el még: Ingyenes munkavállalói munkaidő-nyilvántartási sablonok Excel, Word és ClickUp formátumban
10 ingyenes projektidő-nyomonkövetési sablon (Excel táblázatokkal)
Az időkövetési sablonja tudásbázisként fog szolgálni minden idővel kapcsolatos információ számára – és az idő pénz! Ezért ez egy nagyon fontos döntés. De nem kell egyedül meghoznia, mi segítünk Önnek. 🙂
Átnéztük az internetet, hogy megtaláljuk a legjobb időkövetési táblázatokat és forrásokat különböző felhasználási esetekhez, és most megosztjuk Önökkel a 10 kedvencünket! Akár egyedül, akár csapatban dolgozik, itt van a 10 legjobb időkövetési sablon a ClickUp, Excel és Google Sheets programokhoz.
1. ClickUp tanácsadói időkövetési sablon
Ideális: Minden tanácsadói munkához
A tanácsadók nyomon követik az ügyfelek számára végzett szolgáltatásokra fordított időt, hogy pontosan számlázhassák ügyfeleiket és nyilvántartást vezessenek a befejezett feladatokról. Ez manuálisan unalmas folyamat lehet, de szerencsére számos eszköz áll rendelkezésre, amelyek segítenek egyszerűsíteni a folyamatot! 🛠
Az egyik ilyen eszköz a ClickUp Consultant Time Tracking Template (ClickUp tanácsadói időkövetési sablon), amelyet kifejezetten feladatok, megbeszélések és minden ügyféllel kapcsolatos tevékenység rögzítésére terveztek.
A ClickUp rugalmasságot biztosít a tanácsadóknak az időkövetéshez a weben, asztali számítógépen vagy mobilalkalmazáson keresztül. Lehetővé teszi számukra, hogy adatokat és betekintést gyűjtsenek arról, hogyan töltik az idejüket, így stratégiájukat ennek megfelelően módosíthatják.
A projektmenedzserek teljes áttekintést kapnak az összes folyamatban lévő feladatról és projektről. (Bónusz: ha a számlázási csapatnak digitális nyomon követésre van szüksége a tanácsadói számlák ellenőrzéséhez, akkor egy listanézet segítségével ellenőrizhetik a feladatok részleteit!)
📮 ClickUp Insight: A munka és magánélet egyensúlyáról szóló felmérésünkből kiderült, hogy a munkavállalók 46%-a heti 40-60 órát dolgozik, míg megdöbbentő 17%-uk túllépi a 80 órát! De a kemény munka nem ér véget ennél: 31%-uknak nehézséget okoz a személyes idő következetes kialakítása. Ez a tökéletes recept a kiégéshez. 😰
De tudja mit? A munkahelyi egyensúly a láthatósággal kezdődik! A ClickUp beépített funkciói, mint például a Workload View és a Time Tracking, megkönnyítik a munkaterhelés vizualizálását, a feladatok méltányos elosztását és a ténylegesen eltöltött órák nyomon követését, így mindig tudja, hogyan és mikor optimalizálhatja a munkát.
💫 Valódi eredmények: A Lulu Press a ClickUp Automations használatával naponta 1 órát takarít meg alkalmazottanként, ami 12%-os munkahatékonyság-növekedést eredményez.
2. ClickUp időallokációs sablon
Ideális: Időbecslések készítése a határidők betartása érdekében
Az időbeosztás elengedhetetlen, mert segít az egyéneknek és a szervezeteknek egy adott időkereten belül dolgozni. Motiválja Önt a feladatok gyorsabb elvégzésére, és biztosítja, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül vagy ne feledkezzenek meg róla.
Mielőtt bármilyen munkába belekezdene, állítson fel célokat, becsülje meg, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe, és a munka befejezése után értékelje ezeket. Ez segít abban, hogy a feladatok ne maradjanak túl sokáig befejezetlenek, így a munkát gyorsabban és hatékonyabban lehet elvégezni. ⚡️
A ClickUp időallokációs sablonja megkönnyíti ezt a stratégiai folyamatot. Használja bevezető eszközként a vezetők számára, hogy meghatározzák a munkával kapcsolatos elvárásokat, vagy időbeli ajánlásokat tegyenek a mindennapi feladatokra vonatkozóan:
- Értékesítési csapatok: potenciális ügyfelek felkutatása, értékesítési tervek készítése és értékesítési megbeszéléseken való részvétel
- Marketingcsapatok: alvállalkozók kezelése, tartalomkészítés és versenytársak kutatása
- Szoftverfejlesztő csapatok : Jelentések készítése, kódírás és követelmények összegyűjtése
💡Profi tipp: A ClickUp mobilalkalmazással útközben is nyomon követheti az időt, feladatokat hozhat létre és megtekintheti a menetrendjét!
3. ClickUp személyes időgazdálkodási sablon
Ideális: Időkeretek létrehozása a termelékenységi célok eléréséhez
Használja a ClickUp személyes időgazdálkodási sablont, hogy kevesebb idő alatt többet tudjon elvégezni, és elkerülje az túlterheltség érzését.
Rendezze életének kategóriáit (fitnesz, család, önápolás, munka, szünetek, társasági élet és pénzügyek) egyedi feladatokba. Innen adjon hozzá egyéni mezőket a legfontosabb információk rögzítéséhez – kezdési és befejezési dátumok, becsült idő, nyomon követett idő és még sok más!
Ez a munkaidő-nyilvántartási sablon egyszerre szolgál időkövetőként és teendőlistaként. A létrehozott feladat után váltson át a Naptár nézetre, hogy megtekintse a nap vagy a hét bontását.
Ahogy elvégzi a feladatokat, jelölje be őket a listán, hogy könnyebben nyomon követhesse a haladást és koncentrált maradjon. Rendszeresen ellenőrizze a listáját, hogy biztosan haladjon előre, és szükség szerint módosítsa az ütemtervét. 🔍
💡Profi tipp: Az összes ClickUp sablon teljes mértékben testreszabható. Egyszerűen állítsa be egyszer, és a későbbiekben bármilyen változtatást elvégezhet a sablonon anélkül, hogy elölről kellene kezdenie!
4. ClickUp Gantt időkövetési sablon
Ideális: Gantt-diagramok rajongói és komplex projektütemények időkövetése
A Gantt-diagramok segítségével könnyen nyomon követhetők a komplex projektek, mivel gyorsan áttekinthetővé teszik a projekt ütemtervét, függőségeit és mérföldköveit. Ez megkönnyíti a lehetséges ütemtervi ütközések, késések és olyan területek azonosítását, ahol további erőforrásokra lehet szükség.
A statikus Gantt-diagrammal ellátott időkövetési táblázatok kihagyják a projektütemterv egyik kulcsfontosságú elemét: az automatikus időkövetést! ⏲
Ha rajong a Gantt-diagramokért, akkor imádni fogja a ClickUp Gantt időkövetési sablont. A sablon három külön nézetet (heti, havi és éves) kínál, amelyekkel bármikor megtekinthet egy vagy több projekt ütemtervét. Elindíthatja a feladatidőzítőt vagy manuálisan rögzítheti a nyomon követett időt – anélkül, hogy elhagyná a Gantt-diagramot!
5. ClickUp időgazdálkodási ütemterv sablon
Ideális: az időgazdálkodás bármely szakaszában
A ClickUp időgazdálkodási ütemterv sablonja segít kialakítani az időbecslés szokását. Ezekkel az adatokkal módosíthatja ütemtervét, és teret teremthet az értelmes munkának és élményeknek. 🌱
A munkák fontossági sorrendbe állításával hatékonyabban kezelheti az idejét, mivel először a legfontosabb és legsürgetőbb feladatokra koncentrálhat. Ha ezeket elvégzi, mielőtt a kevésbé kritikus feladatokhoz átlépne, az segít megőrizni kreatív energiáját és szellemi kapacitását a fontosabb munkákhoz.
Ez a munkaidő-nyilvántartási sablon három különböző ClickUp nézettel rendelkezik, amelyekkel elindulhat az időgazdálkodás útján:
- Az Aktivitási napló lista összefoglalja az összes tevékenységét napok szerint.
- A Munkaterhelés nézet az összes becsült időt mutatja.
- A Napi tevékenységek táblázata a kategóriákat Tevékenység típusa szerint csoportosítja.
6. ClickUp óránkénti időkövetési sablon
Ideális: Óradíjas szabadúszók, vállalkozók és alkalmazottak időkövetése
A ClickUp óradíj-nyomkövetési sablonja úgy lett kialakítva, hogy segítse a vezetőket abban, hogy a munkavállalók és a közreműködők megkapják a rendes és túlóráikért járó fizetésüket. A ClickUp-ban látható óradíj-ütemtervnek köszönhetően a vezetők és a közreműködők teljes átláthatóságot élveznek a bérszámfejtési tevékenységek terén.
A Bevezetés útmutatóban tippeket talál a sablon személyre szabásához. Ezután fedezze fel a Naptár és Lista nézeteket, és válassza ki azt (vagy azokat), amelyeket a leghasznosabbnak tart a napi áttekinthetőség szempontjából. 🗓
💡Profi tipp: Módosítsa a feladatlap beállításait, hogy csökkentse a ClickUp Naptár nézetében a rendetlenséget, így csak a legfontosabb információk jelennek meg egy pillanat alatt!
7. ClickUp kitölthető ütemterv sablon
Ideális: egyedi projektütemterv készítése a nulláról
A projekt ütemterv kiváló eszköz a projekt, esemény, óra vagy tevékenység sorrendjének megtervezéséhez. Ez különösen hasznos azoknál a projekteknél, amelyek nem illeszkednek a munkafolyamatok és folyamatok sablonjába.
A ClickUp kitölthető idővonal-sablonja több nézetet és egyéni mezőket is tartalmaz, amelyek segítségével vizualizálhatja a feladatokat és nyomon követheti azok elvégzését. Íme néhány funkció, amelyeket ez a sablon tartalmaz, és amelyek inspirálhatják Önt:
- Idővonal nézet: lineáris módszer a feladatok vizualizálására és ütemezésére
- Táblázatos nézet: Agilis eszköz, amelynek drag-and-drop felületén a feladatlapokat könnyedén áthelyezheti egyik oszlopból a másikba.
- Pénz egyéni mező: Bármely pénznemben formázott pénzösszeg a kiosztott és tényleges költségek megtekintéséhez.
- Haladási sáv egyéni mező: automatikusan kiszámított haladási sáv, amely nyomon követi az alfeladatok, ellenőrzőlisták és hozzárendelt megjegyzések teljesítését.
Az egyéni projektütemterv elkészítése több lépésből áll. Először gyűjtsön össze minél több információt a projektről: célok, feladatok, erőforrások, költségvetés és ütemterv. Ezután rendezze fázisokba az elvégzendő feladatokat, és hozza létre a feladatokat. Ezután határozza meg, hogy a feladatok hogyan függnek egymástól, és mely feladatok elvégzése szükséges a következő feladatok elvégzéséhez.
Amint elkészült a nagyvonalú ütemterv, a menet közben finomíthatja a menetrendet! ⚡️
8. ClickUp ügyvédi időkövetési sablon
Ideális: Minden ügyvéddel kapcsolatos munkához
A elfoglalt ügyvédek időkövetése a hét végén, a hónap végén vagy egy ügy lezárásakor történhet. De egy hatékony időkövető szoftverrel az időkövetés napi szokássá válik. 💪
Ha fáradt az alkalmazásoktól, próbálja ki a ClickUp ügyvédi időkövetési sablonját. Ez az eszköz megkönnyíti minden ügyvéd számára a heti, kétheti és havi munkaidő-nyilvántartások szervezett nézetben történő kezelését.
A Mappa sablonhoz javasolt egyéni mezők is tartoznak, hogy azonnal elkezdhesse a munkát:
- Hét napjai: Legördülő mező opciókkal, beleértve a hét napjait
- Ügyvéd neve: Egy személy mező, amelyben megadható, hogy melyik ügyvéd, ügyvédsegéd vagy jogi asszisztens követi nyomon a számlázható órákat.
- Ügy szám: Szövegmező, amelybe beírható az ügy száma, amelyen az ügyvéd vagy ügyvédi csoport dolgozik.
- Ügyfél neve: Az ügyfél megadására szolgáló mező
- Óradíj: Pénz mező az óradíj megadásához.
Több ClickUp sablon opciót szeretne az időkövetéshez? Itt vannak:
- A ClickUp időelemzési sablonja a csapat termelékenységének elemzéséhez
- A ClickUp szolgáltatásainak munkaidő-nyilvántartási sablonja az alkalmazottak munkaidejének nyomon követéséhez
- A ClickUp Time Box sablonja az időblokkolás egyszerűsítésére
- A ClickUp Gantt-diagram-rajongóknak készült Gantt-idővonal sablonja
- Időelemzési sablon a ClickUp-tól a folyamatok optimalizálásához
9. Excel időkövetési táblázat sablon
Ideális: kis projektekhez kapcsolódó szabadúszó és szerződéses munkákhoz
Az Excel időgazdálkodási funkciója hasznos lehetőség, ha Ön szabadúszó vagy vállalkozó, és szeretné nyomon követni a munkaidőket, a szüneteket és az étkezési szüneteket a hét minden napján.
Ez az időkövető táblázat gyönyörűen megtervezett. Rendezett szakaszokkal rendelkezik az egyén elérhetőségeinek, az ügyfél adataiknak és a feladatkövetés összefoglalásának tárolására. Nincs automatizált időkövető eszközzel, ezért számoljon be további harminc percet az adatok összegyűjtésére és a teljes óraszám kiszámítására. 📈
Miután nyomon követte az óráit az Excel táblázatban, ezeket az információkat felhasználhatja ügyfelei számláinak elkészítéséhez. Ezek a számlák feltüntetik a projektjükre fordított időt és a fizetendő teljes összeget.
10. Google Táblázatok időkövetési táblázat sablonja
Ideális: Excelnél jobb, felhasználóbarát élmény
Ha ügyfele további információkra van szüksége, például a feladatok leírására és a projekt eredményeire, az Excel időkövetési táblázata zavarosnak tűnhet. A Google napi munkaidő-nyilvántartási sablonja tökéletes a feladatokon és projektekben ledolgozott összes óra részletes áttekintéséhez. 🔎
Az időkövetési sablon segíthet az egyéneknek és a szervezeteknek megérteni, hogyan töltik az idejüket.
A fix költségek, a becsült órák és a tényleges órák szakaszok mellett ez a Google Sheets időkövető sablon egy külön szakaszt is tartalmaz, amely segítségével azonosíthatók azok a területek, ahol javítható a hatékonyság, az erőforrások kihasználtsága és a termelékenység.
Olvassa el még: Ismerje meg a Google projektmenedzsment alternatíváit!
Mi jellemzi egy jó projektidő-követési sablont?
Még ha Ön is a csapat időbeosztási szakértője, a megfelelő projektidő-kezeléshez számos további mozgó alkatrész szükséges, és a sablonja ebben segít! Íme a legfontosabb funkciók, amelyekre figyelnie kell a következő időkövető sablonjában:
- Több nézet, hogy minden szögből láthassa naptárát, feladatait, projektjeit és idejét.
- Rugalmas időkövetés, amely lehetővé teszi a különböző alkalmazásokban, feladatokban és ablakokban eltöltött idő kezelését.
- Egyéni mezők, hogy a legfontosabb idővel kapcsolatos információk kéznél legyenek, és a számlák pontosan kiszámíthatók legyenek.
- Időjelentés a termelékenység napi, heti vagy havi szintű áttekintéséhez.
- Integrációk a sablon funkcionalitásának bővítéséhez és a közelgő találkozók, események és megbeszélések összehangolásához.
Soknak tűnik, de ez az öt funkció csak a jéghegy csúcsa azoknak az időkövetési lehetőségeknek, amelyek ma a vezetők rendelkezésére állnak! A trükk az, hogy olyan sablont találjon, amely mindegyiket tartalmazza, és úgy van kialakítva, hogy a lehető leghatékonyabban tudja őket használni.
Olvassa el még: Excel alternatívák a személyes és csapat termelékenység növeléséhez!
Az időkövető táblázatok használatának hátrányai
Ha rendszeresen és következetesen kell nyomon követnie az időt, az időkövető táblázatok nem a legjobb megoldás az Ön számára, mert a következő hátrányokkal járnak:
- Pontatlanság kockázata: A táblázatos időkövetés manuális adatbevitelt igényel, ami növeli a hibák kockázatát. Ha például elfelejti rögzíteni a tevékenységeket, az eredmény torz lesz.
- Szükséges erőfeszítés: Az idő manuális bevitelével és nyomon követésével egy táblázatban sok erőfeszítés és idő járhat, ami csökkenti a termelékenységét és elvonja a figyelmét a munkájáról. Ez akár oda is vezethet, hogy feladja az időkövetési tevékenységét.
- Korlátozott funkciók: Az Excel használata az időgazdálkodáshoz azt jelenti, hogy lemarad a speciális időkövető eszközök előnyeiről. A táblázatok nem rendelkeznek olyan fejlett funkciókkal, mint az automatikus időkövetés, emlékeztetők, adatvizualizáció, adatellenőrzés vagy más eszközökkel (pl. feladatkezelő vagy naptárak) való integráció.
- Nehéz betekintést nyerni: Míg a táblázatok képesek kezelni az adatokat, a trendek elemzése vagy a betekintés megszerzése megköveteli a képletek és az adatok vizualizálásának jártasságát. Ha nem rendelkezik ezzel a szakértelemmel, egy ilyen táblázat túlterhelheti az adatokat.
- Rugalmasság hiánya: Az Excel-táblázatok és a Google-táblázatok nem a legjobb megoldás, ha csapatával együtt szeretne dolgozni. Ezek valós idejű frissítése verziókezelési problémákat okozhat.
A táblázatok ezen hátrányait speciális időkövető és termelékenységi szoftverek, például a ClickUp használatával lehet leküzdeni.
Időkezelés és -nyomon követés a ClickUp segítségével
A ClickUp az egyetlen olyan all-in-one termelékenységi szoftver, amely elég hatékony ahhoz, hogy az alkalmazásokban végzett munkáját egyetlen platformon konszolidálja. Ahelyett, hogy az Excel munkaidő-nyilvántartási sablonjával küszködne, optimalizálja időgazdálkodását a ClickUp projektidő-nyilvántartási funkcióival!
- Rögzítse az időt asztali számítógépéről, mobiljáról vagy webböngészőjéből a ClickUp böngészőbővítményével.
- Tekintse meg a naponta, hetente, havonta vagy bármely egyéni időszakra vonatkozóan nyomon követett idejét részletes munkaidő-nyilvántartásokkal.
- Adjon hozzá időt visszamenőlegesen, vagy hozzon létre bejegyzéseket dátumtartomány szerint a kézi időkövetéssel.
- Könnyedén összekapcsolhatja a nyomon követett időt bármelyik feladattal, amelyen a ClickUp-ban dolgozik.
- Csatlakoztassa kedvenc időkövető alkalmazását a ClickUp-hoz, hogy az időkövetést közvetlenül a ClickUp-ban szinkronizálhassa.
- Címkék létrehozásával és alkalmazásával könnyedén kategorizálhatja és szűrheti a feladatokra fordított időt.
- Jegyzeteket fűzhet az időbejegyzéseihez, hogy pontosan megjelölje, mire fordította az idejét.
- Rendezze a feladatokat az eltöltött idő szerint, hogy meglássa a potenciális szűk keresztmetszeteket vagy azokat a területeket, ahol több segítségre van szükség.
- Szűrje a nyomon követett időt dátum, állapot, prioritás, címkék és egyéb paraméterek szerint.
- Szükség szerint manuálisan módosíthatja a nyomon követést az idő hozzáadásával vagy levonásával.
- Tekintse meg az összes feladat és alfeladat elvégzésére fordított idő összesített összegét.
- Áttekintést kaphat csapata időkövetéséről, és összehasonlíthatja azt a becsült idővel.
A ClickUp időkövetési funkciója lehetővé tette a csapatok számára, hogy jobban kezeljék az erőforrásokat, és szükség szerint áthelyezzék a hangsúlyt mind a vállalaton belül, mind a vállalat egészében.
A ClickUp időkövetési funkciója lehetővé tette a csapatok számára, hogy jobban kezeljék az erőforrásokat, és szükség szerint áthelyezzék a hangsúlyt mind a vállalaton belül, mind a vállalat egészében.
Visszaszerezheti az idejét a ClickUp időkövető funkciójával
A projektidő-nyomon követés sokkal többet jelent, mint amit egy egyszerű időzítő képes kezelni – ezért van szükség időkövetési megoldásra a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez!
De nem minden időkövetési sablon kínál ugyanazokat a funkciókat. Az időgazdálkodási táblázatok ugyan hasznosak, de számos hátránnyal járnak, amelyek hatással lehetnek a termelékenységre.
Számos időgazdálkodási eszköz áll rendelkezésre a piacon, ezért ügyeljen arra, hogy az Ön igényeinek megfelelőt válassza. Természetesen az all-in-one termelékenységi platformmal, a ClickUp-pal soha nem foghat mellé. 🙂
Több száz időtakarékos funkcióval, hatalmas sablonkönyvtárral és több mint 1000 integrációval a ClickUp az egyetlen olyan időkövető szoftver, amely elég hatékony ahhoz, hogy az időt, a projekteket, a csevegéseket és a csapatot egy központi munkaközpontban összekapcsolja.
Regisztráljon a ClickUp-ra, és hagyja, hogy ez a program vegye át az időkövetés terhét. 🙌🏼