A évtized elején az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala megállapította, hogy a munkaerő termelékenységének lassulása miatt az Egyesült Államok nem mezőgazdasági üzleti szektorában a termelés összesített vesztesége eléri a 10,9 millió dollárt. A McKinsey ezt a termelékenységnövekedést „legjobb esetben is gyengének” nevezte.
Évekkel később a helyzet megváltozott. Évtizedek óta először növekedést tapasztalunk a termelékenység terén, mivel a szervezetek rájöttek, hogyan tudják kihasználni a modern eszközöket a távmunkában, az együttműködésben, a mesterséges intelligenciában és a projektmenedzsmentben, hogy kielégítsék igényeiket.
Ennek a legújabb jelenségnek a fenntartása és továbbfejlesztése stratégiai munkamenedzsment-megközelítést igényel. Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk, hogyan használhatja a bevált projektmenedzsment stratégiákat és a legmodernebb digitális eszközöket üzleti eredményeinek javítására.
Mik azok a projektmenedzsment stratégiák?
A projektmenedzsment stratégiák az üzleti projektek megvalósításához használt célok, megközelítések, folyamatok, bevált gyakorlatok és eszközök gyűjteménye. A jó projektmenedzsment stratégiát a következő jellemzők jellemzik:
- Átfogó gondolkodásmód: felvázolja az általános képet, a célokat és a jövőképeket.
- Hosszú távú szemlélet: 3-5 éves távlatban vizsgálja a projekteket.
- Szervezeti szintű alkalmazhatóság: Általában a projektmenedzsment stratégiákat a hatékonyság javítása érdekében szervezeti vagy részlegszinten határozzák meg.
- Összhang: Összhangban áll a szervezet céljaival és folyamataival.
- Következetesség: Alapvetően ezek a stratégiák rövid távon valószínűleg nem fognak változni.
Projektstratégia kontra projektmenedzsment stratégia
A projektstratégia leírja, hogyan végzi a projektcsapat a munkáját. A projekt szintjére korlátozódik, és felvázolja, mit, miért és hogyan kell elvégezni. A projektmenedzser/vezető dönti el és véglegesíti, a szponzorok véleményének és visszajelzéseinek figyelembevételével.
A projektstratégia például tartalmazhatja, hogy mennyi tartalékidőt kell hozzáadni az egyes projektfázisokhoz, vagy hogyan kell reagálni a projekt során felmerülő hatókör-bővülésre.
A projektmenedzsment stratégia az a módszer, ahogyan a teljes szervezet kezeli projektjeit. Ez gyakran alkalmazható szervezeti szinten, a felső vezetés által kidolgozott, jelentős beruházással a projektmenedzsment folyamatokba és eszközökbe.
A projektmenedzsment stratégiában a döntések arra koncentrálnak, hogy ingyenes projektmenedzsment szoftvert választ-e, hogyan hoz létre monitoring rendszereket, hogyan állapítja meg a felülvizsgálati gyakorlatokat stb.
Akár kis, akár hatalmas projektet irányít, a hatékony projektmenedzsment stratégiák óriási változást hozhatnak. Nézzük meg, hogyan.
A hatékony projektmenedzsment fontossága
Az agilis szoftverfejlesztés hangsúlyozza az „önmenedzselt csapatok” szükségességét.
Talán felmerülhet Önben a kérdés: „Ha képzett csapattagokat vettem fel és felhatalmaztam őket a döntéshozatalra, akkor miért van szükségem projektmenedzsmentre?”
Így támogatja a hatékony projektmenedzsment minden vállalkozás alapjait.
Változáskezelés
A vállalkozásoknak változásra van szükségük. A piacok fejlődnek. Az ügyfelek új termékeket és szolgáltatásokat igényelnek. Lehet, hogy a vállalkozás indításakor választott projektmenedzsment módszertan már nem releváns. Sőt, akár hátráltathatja is Önt.
A hatékony projektmenedzsment eszközök segítenek nyomon követni a múltat és előre jelezni a jövőt.
Feladatkezelés
Egy projekt több tucat vagy akár több ezer feladatot is magában foglalhat, amelyeket el kell végezni. Ennél is fontosabb, hogy ezek a feladatok egymással összefüggenek, az egyik elvégzése hatással van a következőre, és összeadódik a következővel.
A megfelelő projektmenedzsment stratégia megakadályozza, hogy a kis részletek elsikkadjanak.
Embermenedzsment
Alkalmazottak, vállalkozók, megosztott erőforrások, vezető, kezdő és középvezetők, tanácsadók, szponzorok, könyvvizsgálók, ügyfelek – minden projektben sokféle ember vesz részt.
A hatékony projektmenedzsment biztosítja, hogy mindenki konfliktusok nélkül hozzájáruljon a saját feladatához.
Ha még mindig nem győződött meg, íme a stratégiai projektmenedzsment mindennapi előnyei.
A stratégiai projektmenedzsment legfontosabb előnyei
Iránymutatás: A jó projektmenedzsment iránymutatást ad a csapat minden tagjának. Összefogja a csapat tagjait, hogy a megfelelő úton haladjanak a közös célok felé.
Ellenőrzés: A hatékonyan kezelt projektek nagyobb valószínűséggel készülnek el időben és a költségvetés keretein belül. A projektmenedzsment kiküszöböli a pazarlást és javítja az erőforrások kihasználtságát.
Agilitás: Ha a projektmenedzser átlátja a projekt minden aspektusát, előre láthatja a kockázatokat és jobban reagálhat rájuk. Ez lehetővé teszi a csapat számára, hogy alkalmazkodjon a változó helyzetekhez.
Munkavállalói elégedettség: A hatékony projektmenedzsment egyértelműséget biztosít a csapatok számára. Ismerik a munkájukat és tudják, hogy az hogyan járul hozzá a szervezet működéséhez. Ez elkerüli a zavart és javítja a munkavállalói élményt.
Az érdekelt felek elégedettsége: Ha egy projektet jól irányítanak, az előre láthatóvá válik. A projektmenedzserek magabiztosan kommunikálhatnak az érdekelt felekkel.
Ahhoz, hogy mindezt és még többet elérjen, robusztus projektmenedzsment stratégiákra van szüksége. Íme, itt vannak.
Alapvető projektmenedzsment stratégiák
Minden szervezet egyedi. Az alábbi stratégiát tekintsd általános iránymutatásnak, és igazítsd az igényeidhez. A nagyobb siker és a jobb eredmények érdekében használd a ClickUp-ot a projektmenedzsment csapatok számára ezeknek a stratégiáknak a megvalósításához. Ebben a részben megmutatjuk, hogyan.
1. A projekt céljainak és hatókörének egyértelmű meghatározása
„Megmondaná, kérem, merre kell mennem innen?” – kérdezte Alice a Cheshire macskától. „Az attól függ, hová akarsz eljutni” – válaszolta a macska.
„Megmondaná, kérem, merre kell mennem innen?” – kérdezte Alice a Cheshire macskától. „Az attól függ, hová akarsz eljutni” – válaszolta a macska.
A legegyszerűbb, de egyben legfontosabb projektmenedzsment stratégia a projekt céljainak meghatározása. Ennek során összpontosítson arra, hogy Önnek mit jelent a projekt sikere, és ezt határozza meg eredményként.
Célja lehet például: „mobilalkalmazás fejlesztése időpontfoglaláshoz” vagy „marketingkampány tervezése a hálaadás napjára”.
A későbbi projektmenedzsment kihívások elkerülése érdekében határozza meg céljait:
- Kiegyensúlyozott: Ne legyen túl homályos, mint például a „egyszerűbbé teszi az életet”, ami elemzési bénulást okozhat. Ne legyen túl konkrét sem, hogy a projektcsapatnak ne legyen helye a kreativitásra.
- Korlátozott: Vázolja fel a célok eléréséhez szükséges munkák körét. Határozza meg egyértelműen, hogy mi tartozik a projektbe, és mi nem.
- SMART: Határozzon meg konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött (SMART) célokat.
Miután meghatároztad a céljaidat és a projekt hatókörét, tedd azokat láthatóvá minden érdekelt fél számára. A ClickUp Goals egy egyszerű és vizuális módszer erre. Hozz létre nagy célokat, állíts be célértékeket, rendszerezd őket mappákba, rendelj hozzájuk embereket, kövesd nyomon a valós idejű előrehaladást, és módosítsd a projekteket menet közben, mindezt egy helyen!
Ha nem biztos a kitűzött célokban, nézze meg néhány projektmenedzsment példát. Nézze meg, hogyan tűznek ki célokat a sikeres szervezetek, és merítsen belőlük inspirációt.
2. Átfogó projektterv kidolgozása
Most, hogy már tudja, hová kell mennie, itt az ideje megtervezni az utazását ✈️. Bármely projektmenedzser számára ez a munka egyik legidőigényesebb része. A projekt több aspektusának összehangolását és összefogását jelenti a koherens végrehajtás érdekében.
Ne aggódjon! Segítünk.
Kezdje egy agyürítéssel
Mielőtt ténylegesen leülne tervezni, gyűjtsön össze a projekt minden aspektusát egy helyen. Jegyezze fel a célokat, követelményeket, erőforrásokat, költségvetéseket, sikerkritériumokat és minden egyéb releváns információt egy központi helyen. Ehhez egy jó érdekelt felek elemzése is hasznos lehet.
Ne próbálja még megérteni. Egyelőre csak gyűjtsön össze mindent. Ha szereti a felsorolt vázlatformátumot, a ClickUp Docs remek módja ennek dokumentálására. Ha vizuális típus, a ClickUp Mind Maps remek felületet kínál, ahová összegyűjtheti a dolgokat.
Rendezze el ötleteit
A brainstorming gyakorlatnak világosabb képet kell adnia mindenről, amire szüksége van a projekt megtervezéséhez. Most pedig lássunk hozzá a szervezéshez. A projekt szervezése segít eldönteni, ki mit fog csinálni, mennyi időt vesz igénybe egy-egy feladat stb.
Állítsa be a munkát a feladatkezelő szoftverén. A ClickUp-on közvetlenül létrehozhat feladatokat a Docs és a Mind Maps alkalmazásokból, így az ötletek megvalósítása zökkenőmentesebbé válik. Ha inkább tiszta lappal szeretne indulni, semmi gond. Hozza létre a projekteket, és adjon hozzá feladatokat, ahogy eszébe jutnak.
Adja meg a részleteket
Minden feladathoz adja meg az összes szükséges információt, például:
- Bármely alfeladat, amelyet a feladat során el kell végezni
- A befejezés határideje
- Függőségek, mind felfelé, mind lefelé
- A feladatért felelős felhasználók
- Elfogadási kritériumok ellenőrzőlistái
Használja a ClickUp Automations több tucatnyi funkcióját, hogy megkönnyítse ezt a munkát. Például beállíthatja, hogy az összes új feladatot egy adott helyre, például egy mappába vagy munkaterületre rendelje.
A projektterv kidolgozása
Miután kitöltötte a részleteket, itt az ideje megnézni, hogy a terve valóban megvalósítható-e. A ClickUp-ot használó projektmenedzserek ezt legszívesebben a Naptár nézetben végzik el.
A ClickUp naptár nézet tiszta és vizuális áttekintést nyújt arról, hogy mi mikor történik. Ha vannak átfedések, függőségek, ünnepnapok stb., akkor itt mindet láthatja. Mi több, a feladatokat egyszerűen áthúzhatja vagy kiterjesztheti, hogy innen állítsa be a határidőket.
Ha már itt tart, racionalizálja az erőforrások elosztását is. Használja a ClickUp Workload Views funkciót, hogy biztosan rendelkezésre álljon a projekthez összeállított csapata.
Ha ez úgy tűnik, mintha macskákat terelgetne, mi megértjük. Íme néhány a leghatékonyabb stratégiák közül, amelyek egy átfogó ClickUp projektmenedzsment sablonban vannak összefoglalva.
Ez a haladó szintű sablon lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy hatékonyan tervezzenek komplex, többfunkciós csapatokat érintő projekteket. Több nézettel, egyéni állapotokkal és egyéni mezőkkel ez a sablon egy hatékony projektmenedzsment rendszer alapját képezi.
Ha ez túl bonyolultnak tűnik, próbálja ki ezeket a projektmenedzsment-sablonokat vagy projektterv-sablonokat.
3. Hatékony kommunikáció és együttműködés lehetővé tétele
Minden projekt mozgó alkatrészek gyűjteménye. Ahhoz, hogy minden zökkenőmentesen működjön, feltétlenül el kell kerülni a munkahelyi kommunikációs hiányosságokat. Projektmenedzsment stratégiájának kidolgozása során fektessen be a pozitív kommunikáció és együttműködés elősegítésébe.
Folyamatok: Határozzon meg egyértelmű kommunikációs protokollokat, és állítsa be a megfelelő projektmenedzsment együttműködési eszközöket.
Például, ha csapataidnak meg kell beszélniük egy adott feladattal kapcsolatos kérdéseket, ösztönözd őket, hogy használják a ClickUp Tasks alatt található megjegyzések részt. Ez kontextust teremt és segít a tudásátadásban.
Ha nem szeretné minden egyes feladatot megnézni, hogy van-e hozzá megjegyzés, használja a ClickUp Chat funkciót. Az összes üzenet egy helyen található, készen arra, hogy csapata intézkedjen.
Erőforrások: Tegye az összes projekt erőforrást elérhetővé az egész csapat számára. Legyen szó követelménydokumentumról, tervről, ütemtervről vagy korábbi projektekből származó ismeretekről. Az egyszerű hozzáférés érdekében összesítse az összes erőforrást a ClickUp Docs-ban.
Ez nem jelenti azt, hogy minden adatát át kell vinnie a ClickUpba. Éppen ellenkezőleg, egyszerűen integrálhatja meglévő eszközeit, és engedélyezheti a ClickUp Connected Search funkciót!
Gondolkodásmód: Ez a hatékony együttműködés ösztönzésének kulcsfontosságú eleme. Az introvertált vagy félénk csapattagok nem feltétlenül kérnek aktívan segítséget. Lehet, hogy csak akkor szólalnak meg, ha megszólítják őket. Győződjön meg róla, hogy figyel rájuk. Kérje meg őket, hogy osszák meg véleményüket olyan formában, amely számukra kényelmes, és mutassa meg nekik, hogy értékeli azt.
4. Kockázatkezelés és kockázatcsökkentés gyakorlása
Manapság minden projekt kockázatot jelent a költségvetés túllépése, késések, technológiai zavarok, munkaerőhiány, piaci bizonytalanság stb. tekintetében. Legyen egy lépéssel előttük, és tegyen megelőző intézkedéseket, vagy készítse elő a válaszlépéseit.
Értékelés
Végezzen alapos kockázatértékeléseket. Vegye figyelembe a pénzügyi, működési, szervezeti, szabályozási és külső kockázati tényezőket. A kockázatok azonosításakor számszerűsítse azok potenciális hatását is.
Kockázatcsökkentés
Állítson be olyan rendszereket, amelyekkel elkerülheti ezeket a kockázatokat. Vonja be a megfelelőséget a projektjébe. Ha arra számít, hogy a projekt közepén elfogynak a források, kérjen előleget, hitelt vagy további befektetést.
Készítsen projektmenedzsment ellenőrző listát a kockázatok következetes azonosításához és csökkentéséhez.
Tervezés
Egyes kockázatokat nehéz csökkenteni, még akkor is, ha tudjuk, hogy bekövetkezhetnek. Például egy kritikus csapattag egészségügyi/személyes okok miatt való kiesése gyakori kockázat. De a helyettesítő erőforrások felvétele túl drága lehet.
Ilyen helyzetekre készüljön fel egy tervvel. Érdemes létrehozni egy vállalkozók listáját, akikhez fordulhat, vagy újraelosztani a munkát a meglévő csapat tagjai között. Gondolja át, mit fog tenni.
5. A projekt előrehaladásának figyelemmel kísérése és ellenőrzése
A jó projektmenedzsment stratégia a projekt teljes életciklusát lefedi – a tervezést, a végrehajtást és az értékelést. Stratégiájának részeként hozzon létre intézkedéseket a haladás nyomon követésére és ellenőrzésére.
KPI-k meghatározása: A projekt céljai keretében határozza meg az egyes személyek számára a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket).
Eredmények figyelemmel kísérése: Használjon olyan jelentési rendszert, mint a ClickUp Dashboards, hogy valós időben figyelemmel kísérhesse a projekt teljesítményét a KPI-k alapján.
Végezzen felülvizsgálatokat: Rendszeresen beszélgessen a csapattal a projekt előrehaladásáról. Ez lehet retrospektíva, sprint felülvizsgálat vagy egyéni megbeszélés. Használja ezt a problémák azonosítására és a szükséges kiigazítások elvégzésére.
6. Projekt utáni értékelés és tanulás
A projekt nem ér véget a leadással. A projekt akkor tekinthető sikeresnek, ha valami hasznosat tanulsz belőle, amit a jövőben is felhasználhatsz. Tedd az értékelés és a tanulás folyamatát – más néven a folyamatos fejlesztést – a projektmenedzsment stratégiád részévé.
Nézze meg a számokat: A projekt befejezése után végezzen kvantitatív értékelést. Tegye fel a következő kérdéseket, és jegyezze fel a számokat.
- Elérte céljait?
- Időben teljesítette a feladatot?
- Befért a költségvetésbe?
- Elvesztette a költségvetés egy részét a mérsékelhetetlen kockázatok miatt?
Találja meg a jelentést: Ezenkívül keressen minőségi információkat is. A következő kérdésekkel irányíthatja a beszélgetést.
- A projekt szponzorai elégedettek az eredményekkel?
- A csapat tagjai ki vannak merülve?
- Ha lehetőségük lenne rá, mit csinálnának másképp?
- Mit tanultak ebből a projektből, amit a jövőben felhasználhatnak?
Dokumentálja ezeket gondosan, hogy később is hivatkozhasson rájuk. Próbálja ki a ClickUp Brain alkalmazást, amely ötvözi a projektmenedzsment és a mesterséges intelligencia előnyeit. Használja információk beszerzésére, az adatbevitel automatizálására, írásban, helyesírás-ellenőrzésben, átírásban és még sok másban.
📖 Olvassa el még: Zseniális projektmenedzsment tippek
Időt takaríthat meg és produktívabbá válhat a ClickUp segítségével
A tudásalapú munkában a termelékenység furcsa dolog. A sikeres projektmenedzserek tudják, hogy a megbeszélések a tudásalapú munka szerves részét képezik, mert segítenek ötleteket kidolgozni, majd azokat gyakorlati alkalmazásokra finomítani.
Tényellenőrzés: A világjárvány óta a távoli munkával kapcsolatos értekezletek, e-mailek és egyéb együttműködési tevékenységek miatt a csapatok naponta 48 perccel többet dolgoznak. A legtöbb ember azonban az értekezleteket a termelékenységet rontó tényezőnek tekinti.
Egy HBR felmérésben a válaszadók 71%-a mondta, hogy a megbeszéléseket „nem produktívnak és hatékonytalannak” tartja. 64% szerint ezek a megbeszélések olyan időt vesznek el tőlük, amelyet inkább mély gondolkodásra fordíthatnának.
Ennek egyik fő oka, hogy nincs egyszerű módszer a kontextus kiaknázására. A probléma még súlyosabbá válik, ha több projektet kell kezelni.
Például a tervezés-fejlesztés átadása sokkal időigényesebbé válik a távoli munkahelyeken, ha a dokumentáció nem egyértelmű. A minőségbiztosítási elemzők később nehézségekbe ütközhetnek, ha nem férnek hozzá a projekt teljes kontextusához.
A ClickUp pontosan ezt teszi lehetővé. Virtuális munkaterületként és all-in-one projektmenedzsment eszközként a ClickUp összesíti az összes szervezeti tudást egy helyen, hogy minden csapattag egy gombnyomással hozzáférhessen. Egyedülálló eszközt kínál a projektmenedzsmenthez, a személyzet menedzsmentjéhez, a tudásmenedzsmenthez és még sok máshoz.
Vigye gyakorlatba projektmenedzsment stratégiáit nagy léptékben. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.