A projektmenedzserek közel 60%-a egyszerre két-öt projekten dolgozik.
A projektek során azonos szintű koncentráció, termelékenység és kimeneti minőség biztosítása olyan szuperképesség, amellyel a projektmenedzsereknek rendelkezniük kell. A gyenge projekt teljesítmény hatalmas beruházási veszteséghez vezethet – pontosan 114%-hoz.
Szerencsére a projektmenedzserek egy robusztus rendszer segítségével képesek egyszerre több projektet is kezelni.
Ebben a cikkben bemutatjuk azokat a gyakori kihívásokat, amelyekkel valószínűleg szembesülni fog, valamint azokat a stratégiákat, amelyek segítségével hatékonyabban dolgozhat, javíthatja a hatékonyságot és több projektet is eredményesen kezelhet. De először is nézzük meg, miért olyan fontos a több projekt hatékony projektmenedzsmentje.
A több projekt nem megfelelő kezelése által jelentett kockázatok
Ha nem tud több projektet jól kezelni, az számos kockázattal járhat, amelyek hatással lehetnek az ütemtervre, a költségvetésre, a csapat teljesítményére és a szervezet sikerére. Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabb kockázatokat, amelyeket figyelembe kell venni:
- Lejárt határidők: A rossz koordináció és prioritások meghatározása egy vagy több projekt késedelméhez vezethet. Ez nemcsak az ügyfelek bizalmát csökkenti, hanem potenciális pénzügyi következményekkel is járhat.
- Költségtúllépések: A források nem hatékony elosztása és a felügyelet hiánya túlköltekezéshez vezethet. Ez nemcsak csökkenti a projekt jövedelmezőségét, hanem megnehezítheti a jövőbeli finanszírozás vagy a projekt jóváhagyásának megszerzését is.
- A tisztázatlanság: A nem megfelelő kommunikáció és a nem egyértelmű prioritások miatt a csapatok nem tudják, mire kell összpontosítaniuk. Ez hatással lehet a morálra és a termelékenységre.
- A csapat túlterheltsége: A rosszul kezelt portfólió túlterhelheti a csapat tagjait, mivel sok projektre osztja szét őket. Ez növeli a hibák kockázatát, és kiégéshez és lemorzsolódáshoz is vezethet a csapatban.
- A projekt hatókörének kiterjedése: A több kezdeményezés projektjeinek hatókörének rossz kezelése ellenőrizhetetlen változásokhoz és kiegészítésekhez vezethet, ami a határidők meghosszabbodását, a költségvetés túllépését és a csapat tagjainak frusztrációját eredményezheti.
- Alacsony színvonalú eredmények: A koncentráció hiánya és a szoros határidők minőségromláshoz vezethetnek. Ha nem teljesíted a várakozásokat, az újramunkálási költségekkel járhat, nem is beszélve az elégedetlen ügyfelekről és a negatív hírnévről.
- Csökkentett érdekelt felek bevonása: A hatástalan kommunikáció és a projektekkel kapcsolatos elvárások nem teljesítése megterhelheti az érdekelt felek közötti kapcsolatokat, és jövőbeli üzleti lehetőségek elvesztéséhez vezethet.
- Alacsony láthatóság: A projekt rossz nyomon követése miatt a csapat nem veszi észre a szűk keresztmetszeteket, a késedelmeket, a megfelelési problémákat vagy az esetleges erőforráshiányt. Ez a projekt eltérítéséhez vezethet.
- Stratégiai eltérés: Ha a projektek tervezése és menedzsmentje nem megfelelő, fennáll a veszélye, hogy azok nem állnak összhangban a szervezeti célokkal, és ezáltal erőforrások pazarlásához vezetnek.
- Megnövekedett kockázatok: Proaktív kockázatkezelés nélkül az egyik projektben felmerülő problémák más projektekben is eszkalálódhatnak és súlyosbodhatnak. Ez növeli a kudarc esélyét és a potenciális pénzügyi vagy hírnévromboló károkat.
- Elszalasztott lehetőségek: A rossz prioritások és erőforrás-elosztás miatt egyes projektek megakadhatnak vagy befejezetlenek maradhatnak.
- Az innováció elvesztése: A több projekt kezelésével túlterhelt csapatoknak nem marad kapacitásuk a kreatív gondolkodásra vagy az innovációra.
A több projekt hatékony kezelése elengedhetetlen a működési hatékonyság fenntartásához, a minőségi eredmények eléréséhez, valamint a szervezet hírnevének és jövedelmezőségének megőrzéséhez.
Olvassa el még: Projektmenedzsment tippek a munkafolyamatok optimalizálásához
12 stratégia több projekt sikeres kezeléséhez
Mielőtt rátérnénk a több projekt kezelésének stratégiáira és az ideális projektmenedzsment eszközre, nézze meg ezt a rövid videót, amelyben mindezt elmagyarázzuk.
1. Használjon projektmenedzsment szoftvert
A sikeres projektmenedzsment csapatok 77%-a szoftvert használ a projektek és feladatok kezeléséhez. Azonban csak a szervezetek 46%-a tartja fontosnak a projektmenedzsmentet értékelő kultúrát.
A ClickUphoz hasonló projektmenedzsment szoftverek segíthetnek leküzdeni a több projekt kezelésével járó számos kihívást.
A ClickUp egy központosított projektmenedzsment eszköz, amely egyszerre több projektet is képes kezelni, és segít a feladatok közötti zökkenőmentes váltásban – ez egyértelmű előny, amikor a dolgok kicsúsznak az irányítás alól (ami gyakran előfordul, akár naponta többször is!).
A ClickUp portfóliói úgy lettek kialakítva, hogy egyszerűsítsék a több projekt projektmenedzsmentjét. A stratégiától a végrehajtásig egy helyen követheti nyomon projektjét.
Az egyetlen megbízható forrás a szűk keresztmetszetek, kockázatok, erőforrás-problémák és egyéb tényezők teljes átláthatóságát biztosítja. A Gantt-diagramoktól az idővonalakon át a listákig, táblákig és naptárakig több mint 15 különböző módszer áll rendelkezésre a munkád vizualizálására – így mindenki megtalálhatja a számára legmegfelelőbb nézetet.
Ráadásul a ClickUp Dashboards valós időben jeleníti meg az előrehaladást, így mindig egy lépéssel előrébb járhat.
A ClickUp projektmenedzsereknek olyan funkciókat kínál, amelyek segíthetnek Önnek a következőkben:
- Stratégia kidolgozása és tervezés
- Vizualizálja a munkafolyamatot
- Feladatok kiosztása
- Időkövetés és erőforrások kezelése
- Együttműködés a csapattal
- Eredmények előrejelzése
💡Profi tipp: Használja a ClickUp ingyenes projektmenedzsment sablonjait, és minden projektnél gyorsan elindíthatja a projekttervezést.
2. A multitasking helyett a produktivitásra koncentrálj
A projektmenedzserek általában három-négy projektet kezelnek egyszerre – és mi a legnagyobb kihívás számukra? A koncentráció.
A koncentráció elsajátítása bonyolultabb, mint gondolná. Próbálja ki ezeket a tippeket a koncentrációs képességeinek fejlesztéséhez:
- Mondj nemet azokra a feladatokra, amelyek alacsony prioritásúak a listádon. Minél több feladatot végzel egyszerre, annál nagyobb az esélye a baleseteknek.
- Automatizálja adminisztratív feladatait és ismétlődő teendőit a ClickUp Brain segítségével, az Ön mindig készen álló AI asszisztensével, amely napirendeket készíthet Önnek, ellenőrzőlistákat állíthat össze, tartalmakat szerkeszthet és még sok mást.
- Vezessen be időkeret-kezelést – ez egy olyan stratégia, amelynek során tudatosan edzi az elméjét arra, hogy egy feladatot egy meghatározott időkereten belül végezzen el.
- Gyakorold a tudatosságot, és kapcsold ki azokat a zavaró értesítéseket, amelyek megzavarhatják a koncentrációdat. Használhatsz koncentrációt elősegítő alkalmazásokat is, amelyek segítenek összpontosítani és fenntartani a koncentrációs szintedet.
3. Helyezze a feladatokat a megfelelő prioritási sorrendbe
Éjszakákon át dolgozik, de nem jut előre? Lehet, hogy alacsony értékű feladatokat helyez előtérbe, amelyek felemésztik az idejét, energiáját és erőfeszítéseit.
A ClickUp feladatprioritizálási funkciójával a legkevesebb erőfeszítéssel állíthatja be a prioritásokat. Így működik:
- Válasszon négy prioritási szint (jelző) közül: Sürgős, Magas, Normál és Alacsony
- Rendezze feladatait idő szerint, hogy lássa a munkafolyamat legfontosabb feladatait
- Helyezze a legfontosabb feladatokat a feladatlistájába, amely a nap 24 órájában elérhető.
- Kombinálja a prioritás szerint rendezett feladatait a függőségekkel (például „várakozás” vagy „blokkolás”).
- Állítson be szűrőket a határidőkhöz, és mentse el őket, vagy ossza meg őket a csapattal
Ezt hatékonyabban is megteheti prioritási sablonok segítségével.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp prioritási mátrix sablont a feladatok hatása és az azokhoz szükséges erőfeszítés alapján történő kategorizálásához.
4. Kommunikálj világosan
A folyamatos kommunikáció fenntartása számos okból kulcsfontosságú a projekt sikeréhez:
- Az érdekelt felek megoszthatják elvárásaikat a csapat tagjaival, hogy jobban összehangolhassák munkájukat. Az ügyfelek azonnali visszajelzést adhatnak, ha valami nem működik megfelelően.
- Hozzon létre visszacsatolási hurkot a csapatának, és segítse őket a célok gyorsabb elérésében a minőség romlása nélkül.
- Tartson csapatértekezleteket, hogy új stratégiát dolgozzon ki és áttekintse a projekt állását. A proaktív megközelítés sokat segít.
- Kezelje az ügyfelek elvárásait a projekt eredményeivel és határidőivel kapcsolatban, és előzze meg a rettegett hatókör-kiterjedést
De hogyan lehet egyértelműen kommunikálni? Azzal, hogy közöljük, hol folyik a munka.
Kiváló kiindulási pont lehet egy olyan eszközbe való befektetés, amely a kommunikációt helyezi előtérbe, hasonlóan a ClickUp Chathez:
A több eszközön zajló szétszórt beszélgetések zavart és hibákat okoznak. A Chat segítségével valós időben oszthatja meg a frissítéseket pontosan ott, ahol a munka zajlik, és csapatok közötti áttekintést kaphat arról, hogy ki min dolgozik.
Emellett vizuális kontextussal is kiegészítheti interakcióit, javítva azok érthetőségét. Adjon hozzá linkeket, mellékleteket, fájlokat, GIF-eket, képeket, videókat és bármit, ami segít átadni az üzenetet.
Az @mentions segítségével bárkit hozzáadhat a munkával kapcsolatos beszélgetésekhez, megjegyzéseket rendelhet az egyes tagokhoz, és így folyamatosan haladhatnak a teendők.
💡Profi tipp: Használjon kommunikációs eszközöket és sablonokat, hogy időt és energiát takarítson meg.
5. Korlátozza a kontextusváltást
Ha több projektet szeretne kezelni és növelni szeretné a termelékenységet, a „kontextusváltás” akadályt jelenthet.
A kontextusváltást gyakran összekeverik a multitaskinggal, pedig a kettő közül ez a kisebbik rossz. A kontextusváltás során az alkalmazások között ugrálsz, és új feladatokat kezdesz el, a régebbi feladatokat félbehagyva.
Sajnos káros hatása nem csak a termelékenységre korlátozódik. A Kaliforniai Egyetem Irvine-i campusának egy tanulmánya szerint mindössze 20 percnyi ismételt megszakítás is nagyobb stresszt, nyomást és frusztrációt okozhat a munkahelyen.
Szóval, hogyan kezeled a kontextusváltást?
Cserélje le az összes különböző alkalmazást és eszközt egy platformra, amelynek segítségével csapata mindenhez könnyedén hozzáférhet.
A ClickUp például összes feladatát, beszélgetését és projektjét egy felhasználóbarát platformon egyesíti. A munkamenedzsmenttől és a kommunikációtól az együttműködésig minden egy közös térben történik.
Ráadásul a ClickUp több mint 1000 harmadik féltől származó alkalmazás integrációját támogatja, így egy szervezetre kiterjedő megoldást valósíthat meg, amelyben kedvenc eszközei is megtalálhatók. És megszabadíthatja a csapatot a tudat alatti kontextusváltástól.
6. Ha a prioritások változnak, legyen rugalmas
A projektcsapata nem képes nyomon követni a változó prioritásokat? A helyzethez való alkalmazkodás képtelensége jelentős hiányosság a projektmenedzserek számára.
Ez leginkább akkor fordul elő, ha több teendőlistát és táblázatot használ a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez.
A két nagy megoldás?
- Vezessen be változáskezelési folyamatot: Ez lehetővé teszi a projektváltozásokra vonatkozó kérelmek kezelését. Ha egy érdekelt fél változást kér egy projektben, azt azonnal megtekintheti a projekt ütemtervében. Ezt a folyamatot arra is felhasználhatja, hogy az érdekelt felek saját belátásuk szerint jóváhagyhassák vagy elutasíthassák a változáskérelmeket.
- Központi információforrás megosztása: Használjon egy eszközt a változó projektigények nyomon követésére, és gondoskodjon arról, hogy ez az eszköz a csapat tagjai számára offline és online is elérhető legyen.
Ha a csapat tagjai valós időben láthatják a csapat kapacitását és a feladatok állapotát, akkor átállhatnak és hatékonyan dolgozhatnak. Ráadásul, ha szűkössé válnak az erőforrások, akkor is ellenőrizheti a csapatot.
7. Egyensúlyozza ki csapata munkaterhelését
A csapat munkaterhelésének egyenletes elosztása elősegíti az üzleti növekedést és a munkavállalók jóllétét.
Ha egy alkalmazottat több feladattal terhel meg, akkor a legjobb esetben is csak hiányos, a legrosszabb esetben pedig rossz minőségű munkát kap. Az alkalmazottak alulhasznosítása is motivációvesztéshez és stresszhez vezethet.
Nem meglepő, hogy az Egyesült Államok évente 300 milliárd dollárt költ a munkahelyi stresszből eredő hiányzásokra és egészségügyi problémákra.
A lényeg: Mindkét esetben a szervezet veszteséget szenved.
Ha megtalálja az ideális megoldást, az javíthatja a csapat hangulatát és biztosíthatja a projekt zökkenőmentes lebonyolítását.
A ClickUp-hoz hasonló projektforrás-kezelő platformok tisztában vannak azzal, hogy a megfelelő munkaterhelés-kezelés milyen fontos a projektek számára.
Ahhoz, hogy mindenki egyenlő munkaterheléssel rendelkezzen, teljes áttekintést kell kapnia az összes feladatról, személyről és projektről. A ClickUp Workload View funkciója ezt lehetővé teszi. Tekintse meg az egyes tagok feladatlapját és naptárát, és ellenőrizze, ki min dolgozik.
A projekt előrehaladásának függvényében testreszabhatja a nézetet, nyomon követheti a feladat nehézségi szintjét, újraszabályozhatja csapata kapacitását, és megszakítások és késések nélkül dolgozhat.
8. Határozzon meg világos, mérhető és elérhető célokat minden egyes projekthez
A célok és a KPI-k meghatározása központi szerepet játszik a munkavállalók előrehaladásának mérésében. A célok meghatározása azonban mélyebb, pszichológiai utóhatásokkal is jár.
A Forbes szerint azok, akik élénken elképzelik céljaikat, 1,2-1,4-szer nagyobb eséllyel érik el azokat.
Ha tehát a célokat a strukturált projektterv kidolgozásának részeként kezdi el tekinteni , akkor jobb helyzetben lesz azok eléréséhez.
Az üzleti életben a célok mérföldkövek formájában jelennek meg. A tapasztalt projektmenedzserek a következő célkitűzési folyamatot alkalmazzák:
- Először is, a projekt céljainak meghatározásán dolgoznak.
- Ezek a stratégiák és tippek arra összpontosítanak, hogy a projekteket kisebb, könnyebben kezelhető feladatokra bontsák.
- Ezután a feladatokat a megfelelő csapattagoknak osztják ki.
- Végül mérhető, reális és egyértelmű célokat tűztek ki maguk elé.
💡Profi tipp: A ClickUp Goals kiválóan alkalmas az összes céljának (pl. sprint ciklusok, heti alkalmazotti teljesítményértékelések, OKR-ek stb.) egyszerűen használható mappákba rendezésére. Különböző formátumokban hozhat létre célokat – szám, igaz/hamis, feladat, pénzügyi, leírások stb. Ráadásul nem kell aggódnia a projekt előrehaladásának nyomon követése miatt. Az eszköz átveszi ezt a feladatot.
9. Hatékony delegálás
Nem tud minden feladatot egyedül elvégezni, és a megfelelő feladatmegosztás felhatalmazza a csapat tagjait. Ha nem biztos benne, hogyan ossza meg a feladatokat és a felelősségeket a projektben, kövesse az alábbi lépéseket:
- Mérje fel az egyes csapattagok erősségeit és képességeit
- A feladatokat a csapat tagjainak szakértelme, kapacitása és munkaterhelése alapján ossza ki.
- Bízzon a csapatában, és inkább iránymutatásra koncentráljon, mint mikromanagementre.
- Vezessen be megbízható rendszereket és folyamatokat, amelyek elősegítik a felelősségvállalást
💡Profi tipp: A feladatkezelő szoftverek megkönnyítik a feladatok kiosztását és a projekt előrehaladásának nyomon követését.
10. Ismételhető munkafolyamatokat sablonokká alakítson, és így értékes időt takarítson meg
Minden új projekt kezdetekor újra és újra felépíti ugyanazokat a munkafolyamatokat?
Ez nem a leghatékonyabb időfelhasználás. Ha az összes projektje gyakran közös projekt eredményekkel vagy folyamatokkal rendelkezik, készítsen saját sablonokat a gyakran használt munkafolyamatokhoz és folyamatokhoz.
Ez felgyorsítja a munkáját és megakadályozza a munkafolyamatok megszakadását.
💡Profi tipp: Rendszeresen frissítse sablonjait betekintéssel és bevált gyakorlatokkal, hogy biztosítsa a minőségi teljesítést.
11. Legyen szervezett a dokumentációval
Több projekt kezelése nagyon sok munkával járhat. Sok folyamat, munkafolyamat, csapat és ütemterv. Strukturált projektdokumentációval minden felett kézben tarthatja a dolgokat.
A pontos és naprakész dokumentáció megakadályozza a zavarokat és biztosítja a projektek zökkenőmentes lebonyolítását.
Készítsen különálló, de egységes dokumentációt minden projekthez (pl. követelmények, ütemtervek, kockázati napló), és használjon dokumentumkezelő eszközöket, hogy minden érintett számára biztosítsa a hozzáférhetőséget.
💡Profi tipp: Készítsen projektdokumentációt a ClickUp Brain segítségével, és ossza meg biztonságosan a ClickUp Docs segítségével.
12. Kockázatok előrejelzése és kezelése
A több projekt hatékony együttes kezelésének legjobb módja a jó felkészülés. Ennek a felkészülésnek egyik kritikus szempontja a kockázatok előre történő megtervezése. Ehhez segítséget nyújthatnak a kockázatkezelő szoftverek, mint például a ClickUp.
Az egymást átfedő projektek megsokszorozzák a kockázatok és zavarok lehetőségét. Ráadásul az egyik projektben bekövetkező késedelem dominohatást válthat ki a többiben. Ezért:
- Végezzen kockázatértékelést minden projekt esetében, és dokumentálja a vészhelyzeti terveket.
- Határozza meg a projektek közötti függőségeket, és ennek megfelelően hangolja össze az ütemterveket
- A projektfrissítések során rendszeresen vizsgálja felül a kockázatokat, és a potenciális problémákat korán kezelje.
💡Profi tipp: A kockázatértékelési sablonok segítségével a kockázatok becslése nem lesz többé találgatás.
Kezelje könnyedén több projektet a ClickUp segítségével
Mi a leggyakoribb dilemma, amellyel a projektmenedzserek szembesülnek? Hogyan lehet egyszerre több projektet kezelni anélkül, hogy elveszítenék a józan eszüket?
Ez érthető. A projektmenedzsereknek nehéz feladatuk van.
Projektmenedzserként gyakran előfordulhat, hogy térdig gázol a tegnapra esedékes feladatokban. Lehet, hogy nagy nyomás alatt álló ügyfelekkel és túlterhelt csapattal kell megbirkóznia. És ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a szűk projektköltségvetés mellett is meg kell felelni az érdekelt felek elvárásainak.
Egy robusztus projektmenedzsment szoftver, mint a ClickUp, pontosan az a eszköz, amire szüksége van.
Regisztráljon még ma ingyenesen, és könnyítse meg több projekt kezelését.