A legjobb Confluence alternatívák és versenytársak 2025-ben

Munkaidőm során új és meglévő ügyfeleinkkel beszélgetek projektmenedzsment igényeikről és kihívásaikról.

Gyakran felmerül az a kérdés, hogy mennyit fejlődött az elmúlt években a csapatmunka. A vállalatok egyre inkább átveszik a távoli munkavégzés kultúráját, ahol a csapatoknak ugyanazon az oldalon kell állniuk, még akkor is, ha nem feltétlenül ugyanazon a helyen tartózkodnak.

A Confluence-hez hasonló eszközök 2014-ben remekül működtek, de ma már a vállalkozások nem bíznak annyira a régi szoftverekben.

Ezért állítottam össze egy listát a Confluence alternatíváiról a projektmenedzsment és a csapatmunka területén. Csapatommal alaposan teszteltük ezeket az eszközöket, hogy megnézzük, hogyan teljesítenek a Confluence-hez képest különböző felhasználási esetekben.

Akkor lássunk hozzá!

A Confluence korlátai

A Confluence használata során számos problémával találkoztam a munkám során. A legfontosabbak közül néhányat felsorolok

Ezeket a visszatérő problémákat szem előtt tartva kiválasztottam az okat a Confluence alternatívákat, amelyek zökkenőmentes együttműködést tesznek lehetővé, gyors hozzáférést biztosítanak a tudáshoz és fenntartják a csapatok termelékenységét.

A Confluence alternatívái egy pillantásra

A 10 legjobb Confluence alternatíva

1. ClickUp – A legjobb valós idejű szerkesztéshez és együttműködéshez

Kezdjük a házon belüli kedvenccel, a ClickUp-pal. Ez a projektmenedzsment eszköz együttműködési funkciói egy tető alá hoznak többfunkciós csapatokat, és egyetlen megbízható információforrást kínálnak a konzisztencia nagy léptékű fenntartása érdekében.

A ClickUp Docs programot használom wikik, SOP-k, műszaki dokumentációk, termékfejlesztési tervek vagy bármilyen más típusú tartalom létrehozásához. Azoknál a dokumentumoknál, amelyek részletes magyarázatot igényelnek, beágyazott oldalakat használok a releváns tartalmak összekapcsolásához, táblázatokat adok hozzá a gyors áttekintéshez, vagy könyvjelzőket ágyazok be hivatkozásként, mindezt egy központi helyen.

A valós idejű szerkesztési funkciónak köszönhetően együttműködhetek távoli csapatommal, és együtt dolgozhatunk azon, hogy ambiciózus ötleteink megvalósuljanak. Ha hozzá kell fűznöm valamit, vagy valamit tisztáznom kell, megjelölöm a csapattagokat a megjegyzésekben, és ők azonnal értesítést kapnak.

A feladatok létrehozása csak néhány másodpercet vesz igénybe a Docs-ban – egyszerűen kiválaszthatom a szöveg egy részét, és átalakíthatom azt egy cselekvési tétellé, a releváns részletekkel, például a felelős személy és a határidő megadásával.

Gyakran kell részletes vállalati wikiken dolgoznom, és azokat időről időre frissítenem. A ClickUp kiterjedt könyvtára testreszabható sablonokkal wikikhez és dokumentációs követelményekhez nagyon hasznos ezekhez a feladatokhoz. A kedvenc keretrendszerem a ClickUp Wiki Template — egy gyors módszer az információk összeállítására, szervezésére és megosztására.

Töltse le ezt a sablont

Ezt a sablont a következőkre használom:

A sablon számos lehetőséget kínál a tervezés, az állapotok, a mezők és a nézetek testreszabására, így segít fenntartani az egységes struktúrát az összes hivatalos dokumentációban. Emellett növeli a hatékonyságot és a sebességet, mivel már nem kell a nulláról felépítenem a wiki struktúrákat.

A sebességről szólva, a ClickUp egy szuperhős eszközzel rendelkezik: a ClickUp Brain-nel! Ez az AI tudáskezelő felgyorsítja az írási folyamatomat, legyen szó termékigény-dokumentum, belső képzési modul, e-mail vagy blogbejegyzés készítéséről.

A Brain frissítéseket küld nekem a feladatokról, dokumentumokról és csapattagokról, sablonokat generál konkrét felhasználási esetekhez, és elemzi a wikiket (és az egész munkaterületet), hogy gyorsan megtalálja a kérdéseimre a válaszokat. Igazán a legjobb másodpilóta, akit csak kívánni lehet!

A ClickUp legjobb funkciói

A ClickUp korlátai

ClickUp árak

ClickUp értékelések és vélemények

Mit mondanak a ClickUp-ról a valós felhasználók?

A ClickUp-ban leginkább azt szeretjük, hogy egy all-in-one megoldást kínál az igényeinkhez. Már nem kell wiki oldalakat keresnünk a Confluence-ban, mérnöki jegyeket a Jira-ban vagy táblázatokat/listákat a Notion-ban. Mindezt úgy, hogy a felhasználókat egy helyen kezeljük és csökkentsük a költségeinket.

2. Notion – A legjobb kis- és középvállalkozások tudásbázisának létrehozásához

A Notion egy tudásmenedzsment eszköz és együttműködési munkaterület minden méretű távoli csapat számára.

Kipróbáltam a Notion Docs alkalmazást, hogy jegyzeteket készítsek a megbeszélésekről és ötleteket gyűjtsünk a projekt követelményeiről a csapatommal. Kiderült, hogy a Docs alkalmazásba többféle tartalomtípust is fel lehet venni, például kódrészleteket, matematikai egyenleteket, könyvjelzőket, emlékeztetőket és még sok mást. Remek módszer a teendőlisták és a projektdokumentumok központi helyen történő rendszerezésére!

Szeretném azonban, ha a sablonok testreszabása és az automatizálás beállítása egyszerűbb lenne – sok időt és kézi munkát igényelt a testreszabásuk, ami nem feltétlenül kivitelezhető azoknak a szakembereknek, akik gyors növekedésre törekednek.

A Notion Wikis egy másik hatékony eszköz, amelyet kipróbáltam. Tudásbázisként működik, ahol a szervezetek megoszthatják a fontos információkat és szükség szerint frissíthetik azokat, a munkavállalók pedig bármikor hozzáférhetnek az információkhoz. Különösen tetszett a Synced Blocks funkció – ha ugyanaz az információ több helyen is megtalálható, egyszer kell csak szerkeszteni, és a változások mindenhol megjelennek.

Például általában minden projektleírásba beépítem a projekt céljait. Egy kis módosítást végeztem a célok dokumentumában, és a Synced Blocksnak köszönhetően a változások azonnal mindenhol frissültek.

A Notion legjobb funkciói

A Notion korlátai

Notion árak

Notion értékelések és vélemények

3. Google Drive – A legjobb a Google ökoszisztéma felhasználói számára

A Google Drive (a Google Workspace része) egy másik vonzó Confluence-alternatíva, amely alkalmas egyéni vállalkozóknak vagy kis- és középvállalkozásoknak, amelyek technológiai költségvetése korlátozott.

Az évek során sok mindent megszerettem a Google Drive-ban. Ha egyet kell kiemelnem, akkor az a könnyű integráció más Google Workspace eszközökkel, mint például a Docs, a Sheets, a Slides és a Google Drive.

A Google ökoszisztémát preferáló csapatok a Drive segítségével valós időben hozhatnak létre, oszthatnak meg és dolgozhatnak együtt tartalmakon, valamint könnyen hozzáférhető adattárban menthetik el az erőforrásokat.

A megosztási beállítás egy másik kényelmes funkció – kézzel szabályozhatom, hogy ki férhet hozzá egy adott dokumentumhoz, és megvédhetem az érzékeny adatokat. Azonban nincs lehetőség ennek a beállításnak az automatizálására, ezért sok időbe telik a kézi beállítás. Egyéni használatra jó, de nem túl skálázható.

A Google Drive legjobb funkciói

A Google Drive korlátai

Google Drive árak

Google Drive értékelések és vélemények

4. Nuclino – A legjobb minimalista felülethez

Ez a wiki szoftver azoknak a felhasználóknak a legalkalmasabb, akik alternatívát keresnek a Confluence grafikus felületéhez.

Kipróbáltam az együttműködési funkcióját, és azt kell mondanom, hogy kemény versenyt jelent sok népszerű, régebbi eszköz számára.

Minden egyes Nuclino-n létrehozott elem együttműködési dokumentummá vált – részletes wikiket hozhattam létre beágyazott folyamatábrákkal és fájlokkal, jegyzeteket írhattam, feladatokat oszthattam a csapattagoknak, és valós időben dolgozhattam velük. Nincs többé verziókonfliktus!

A Nuclino legjobb funkciói

A Nuclino korlátai

Nuclino árak

Nuclino értékelések és vélemények

5. SharePoint – A legjobb a fejlett dokumentumkezeléshez

A SharePoint és az Office 365 szoros integrációja lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy olyan ismerős eszközökkel működjenek együtt, mint a Word, az Excel és a Teams.

Miközben kipróbáltam ezt a dokumentum-együttműködési eszközt, tetszett, hogy milyen egyszerű volt valós időben közösen szerkeszteni a dokumentumokat és hatékonyan kezelni a több verziót. Megpróbáltam beállítani az e-mail automatizálást és automatizált ügyfélszolgálati válaszokat indítani a Power Automate segítségével – csak néhány percbe telt, mire elindultam.

Míg a Confluence hatékony wiki-készítési és -kezelési képességeiről ismert, a SharePoint dokumentumkezeléshez kiterjedtebb funkciókkal rendelkezik, beleértve a fejlett metaadatok kezelését, a dokumentumtárakat és a hatékony keresési funkciókat.

A SharePoint Mac, PC és mobil eszközökön is működik, így az eszközök váltása után is fenntarthattam a munkám folyamatosságát.

A SharePoint legjobb funkciói

A SharePoint korlátai

SharePoint árak

SharePoint értékelések és vélemények

6. Quip – A legjobb a zökkenőmentes és biztonságos dokumentummegosztáshoz

A Salesforce tulajdonában lévő Quip az egyik kevés olyan eszköz a listán, amely kizárólag a tartalomkészítésre és a dokumentumkezelésre összpontosít. Nagyon könnyű volt számomra elkezdeni dokumentumokat készíteni a Quipben, és azokat almappákba rendezni.

A Quip legnagyobb előnye azonban a megosztási funkciói. Meghatározhatom a dokumentumaim korlátozott közönségét, lezárhatom a fájlokat, és nyomon követhetem őket a rendszerben. Nagy mennyiségű dokumentumot kell kezelnem, mind bizalmas, mind nyilvánosan megosztottakat, ezért ez a funkció különösen jól illeszkedik a munkamenetemhez.

A Quip legjobb funkciói

A Quip korlátai

Quip árak

Quip értékelések és vélemények

7. Asana – A legjobb dokumentumok és feladatok szervezéséhez

Az Asana egy népszerű projekt- és dokumentumkezelő eszköz, amely méltó versenytársa lehet a Confluence-nak. Az Asana első ránézésre legszembetűnőbb tulajdonsága a felhasználói felülete. Annak ellenére, hogy önmagában egy komplex technológiai eszköz, okos felhasználói felületi elemekkel segíti a felhasználókat az új műveletek elsajátításában.

Az Asana oldalai áttekinthetők és könnyen böngészhetők. Nagyon tetszettek a feladatkezelési funkciói – gyorsan delegálhattam a feladatokat a csapattagjaimnak, és nyomon követhettem a haladást az egyes részlegekben.

Az Asana egyéni szabályai lehetővé tették, hogy kreatív munkafolyamatainkat beépítsem anélkül, hogy egy újabb eszköz hozzáadásával kellett volna foglalkoznom. Például beállítottam szabályokat, hogy egy írási projekt automatikusan egy kijelölt szerkesztőhöz legyen rendelve, amint a feladat állapota írásról szerkesztésre* változik.

Az Asana legjobb funkciói

Az Asana korlátai

Asana árak

Asana értékelések és vélemények

8. Dropbox Paper – A legjobb média beágyazáshoz

A Dropbox híres felhőalapú tárolási termékeiről, de a Dropbox Paper egy alulértékelt technikai dokumentumkezelő eszköz, amely nem kap nagy figyelmet. Kipróbáltam, és úgy találtam, hogy ez egy szépen megtervezett Confluence-alternatíva, különösen a Dropbox-felhasználók számára.

Amit leginkább értékeltem, az a média beágyazási funkció volt. YouTube-videókat, GIF-eket és akár Figma-terveket is importálhattam, és közvetlenül a dokumentumban lejátszhatta őket. Ez javította az ötleteim és visszajelzéseim megosztását a csapataimmal.

A wiki esetében a előre elkészített sablonokat használtam, és ezek megfelelőnek bizonyultak, különösen az új felhasználók számára. A csapatom ötleteket gyűjthetett, terveket készíthetett és együttműködőket hívhatott meg.

És a legkényelmesebb része? Valós időben szinkronizálódik az eszközök között.

A Dropbox Paper legjobb funkciói

A Dropbox Paper korlátai

Dropbox Paper árak

Dropbox Paper értékelések és vélemények

9. Zoho Learn (korábban Zoho Wiki) – A legjobb testreszabott wikik létrehozásához

A Zoho Learn egy költséghatékony eszköz, amellyel teljesen testreszabható, márkájához illeszkedő belső tudásbázist hozhat létre alkalmazottai számára.

Miközben kipróbáltam az eszközt, a jogosultság-vezérlő funkció különösen megragadta a figyelmemet. Ez lehetővé tette számomra, hogy részletes hozzáférést állítsak be az egyes oldalakhoz, vagy szélesebb körű hozzáférést az egész munkaterülethez.

Egy másik funkció, ami nagyon tetszett, a rengeteg testreszabási lehetőség volt. A logótól, az oldal elrendezésétől és a szalagcímen át a színekig, a wikik több elemét is megváltoztathattam, hogy azok tökéletesen illeszkedjenek a szervezetem márka megjelenéséhez.

A Zoho Learn legjobb funkciói

A Zoho Learn korlátai

Zoho Learn árak

(Az árak külső forrásból származnak)

Zoho Learn értékelések és vélemények

10. Document360 – A legjobb vállalati tudásbázishoz

A Document360 egy tudásmegosztó szoftver, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy átfogó erőforrás-könyvtárat hozzanak létre SOP-k, termékdokumentációk, vállalati wikik és felhasználói kézikönyvek tárolására. Az alkalmazottak, ügyfelek vagy külső érdekelt felek közvetlenül a platformról érhetik el a dokumentumokat.

Kipróbáltam a Site-ot, amely a szoftver tudásbázisa az alkalmazottak és az ügyfelek számára. Ami számomra kiemelkedő volt, az a személyre szabott márkaélmény létrehozásának lehetősége – hozzáadhatok egy egyedi domaint, színekkel, beágyazott linkekkel és testreszabott CTA-kkal.

Az AI-alapú keresőfunkciója is lenyűgözött. Gyorsan megértette a kontextust, és néhány másodperc alatt megtalálta a keresett oldalt, pedig több száz dokumentumot tároltam.

Bár ez egy remek eszköz a dokumentációhoz, a magas ára miatt csak nagyvállalatok számára megfizethető.

A Document360 legjobb funkciói

A Document360 korlátai

Document360 árak

Document360 értékelések és vélemények

Legyen bajnok a tudásmenedzsmentben és működjön együtt okosan a ClickUp segítségével

A Confluence egy hatékony eszköz a dokumentáláshoz és az együttműködéshez, de sablonos megoldásai már nem felelnek meg a követelményeknek. Az ebben a cikkben bemutatott alternatívák testreszabott megoldásokat kínálnak csapata egyedi igényeinek kielégítésére – pontosan azt, amire szüksége van ahhoz, hogy vállalkozását 2024-ben előre mozdítsa.

A ClickUp kiváló választásnak bizonyul ebben a területen, mivel egy sokoldalú platformot kínál, amely feladatkezelést, projektkövetést, dokumentációt és tudásmenedzsmentet ötvöz egy csomagban.

Az intuitív felület, a végtelen testreszabási lehetőségek és integrációk, valamint a fejlett AI-képességek miatt a ClickUp vonzó választás azoknak a csapatoknak, amelyek szeretnének lépést tartani a fejlődéssel.

Kezdje el még ma a ClickUp használatát!