A folyamatok a munkafolyamatok révén valósulnak meg. De néha ezek a folyamatok annyira bonyolultak vagy olyan nagy léptékűek, hogy kezelésük nem egyszerű feladat.
Máskor a projektmenedzsereknek nincs elég tapasztalatuk ahhoz, hogy átlássák a feladatok tengerét. Zavarban vannak azzal kapcsolatban, hogy a csapatoknak mi a következő lépés, és megakadnak, vagy elhamarkodottan a legkevésbé kedvező döntéseket hozzák meg.
Éppen ezért a folyamatok – és a projektek – kezelése egyszerre kritikus fontosságú és meglehetősen kihívásokkal teli feladat! Szerencsére a munkafolyamat-kezelésre támaszkodva elkerülhető a teljes káosz.
Ez a blog a mi hozzájárulásunk a munkafolyamat-kezelés hez vezető utadhoz. Megtudhatod, mi is az a munkafolyamat-kezelés, milyen eszközökre van szükséged, és milyen sablonok segítségével hozhatsz létre saját, egyedi munkafolyamatokat.
Kezdjük el!
Mi az a munkafolyamat-kezelés?
A munkafolyamat-kezelés a munkafolyamatok létrehozásának és optimalizálásának folyamata, amely segít a munka koordinálásában, végső célja pedig a csapatok hatékonyságának növelése.
A munkafolyamat egy folyamatot (vagy egy folyamat részét) jelenti, amely feladatok sorozatából áll. Ezeket a feladatokat egy vagy több szerepkör végzi el, hogy eredményt érjenek el, és így megvalósítsák a célt, például egy projekt mérföldkövének elérését.
Vizuálisan a munkafolyamat-kezelés egy diagramhoz vagy folyamatábrához hasonlít a projektmenedzsment módszerek szempontjából. De íme egy rövid szöveges leírás a munkafolyamatokról:
- Folyamat: munkavállalók toborzása
- Cél: olyan alkalmazottak felvétele, akik megfelelnek egy adott igénynek
- Feladatok: Munkaköri leírás készítése, tehetségek felkutatása, pályázók nyomon követése, interjúk lefolytatása
A munkafolyamatok létrehozása után javasoljuk, hogy azok bevezetését munkafolyamat-kezelő szoftver segítségével hajtsa végre. Különböző típusú projektmenedzsment szoftverek segítenek a munkafolyamatok automatizálásában, és ezáltal azok könnyebb kezelésében.
Ez teszi lehetővé az üzleti folyamatok teljesítményének nyomon követését. De ne tévessze össze: a munkafolyamat-kezelés és az üzleti folyamatok kezelése nem ugyanaz. A munkafolyamatok és az üzleti folyamatok közötti különbség a következő:
- A munkafolyamat-kezelés az üzleti folyamatok kezelésének egy részterülete. A feladatok végrehajtásához követendő utasítások lefektetésével szervezi az emberek viselkedését.
- Az üzleti folyamatok menedzsmentje egy magasabb szintű megközelítés, amelynek célja a vállalat üzleti folyamatainak összehangolása a működési hatékonyság javítása érdekében.
A munkafolyamat-kezelés típusai
A munkafolyamatok az alábbi kategóriák egyikébe tartoznak:
Szekvenciális munkafolyamatok
Ahogy a neve is sugallja, a szekvenciális munkafolyamat egy feladatokat sorrendbe állító diagram. A folyamat az egyik feladatról a következőre halad tovább. Ennek a munkafolyamatnak a megkülönböztető jellemzője azonban a feladatok egymástól való függése. Ez azt jelenti, hogy a folyamat nem halad tovább az egyik feladatról a következőre, amíg az aktuális feladat be nem fejeződött. Tehát nincs oda-vissza mozgás.
PÉLDA E MUNKAFOLYAMATRA Vegyük példának a gyártósori gyártási folyamatokat, mert azok nem teszik lehetővé a termék visszatérését a korábbi állomásokra. Úgy működnek, mint egy egyirányú folyó.
Állapotgépes munkafolyamatok
A szekvenciális munkafolyamatokkal ellentétben az állapotgépes munkafolyamatok oda-vissza mozoghatnak. Ezek a „feladat” helyett az „állapot” fogalmára épülnek. Más szavakkal, a folyamat egyik állapotból a másikba lép, nem pedig egyik feladatból a következőbe. Ezek eseményvezérelt folyamatok, ami azt jelenti, hogy akkor lépnek tovább egy állapotba, amikor valami – nem feltétlenül egy feladat befejezése – történik.
PÉLDA E MUNKAFOLYAMATRA Gondoljon egy közösségi média munkafolyamatra. Ez tartalom-felülvizsgálati feladatokat tartalmaz, amelyek eredményeként a tartalomdarabokat visszaküldhetik a szerzőknek módosításra. Egy másik példa az agilis munkafolyamat. Például egy Scrum-alapú szoftverfejlesztési projektnél a felhasználónak egy bizonyos ponton el kell fogadnia a terméket. Ez pedig megakadályozhatja a folyamat előrehaladását azon a ponton.
Szabályok által vezérelt munkafolyamatok
Mint egy szekvenciális folyamat, ez a munkafolyamat is egy sor szabályt tartalmaz, amelyek meghatározzák a folyamat végrehajtását, és voilá! Létrehozott egy szabályalapú munkafolyamat-kezelési rendszert.
Ezek a szabályok „ha, akkor” feltételek, amelyek automatizált munkafolyamatokká alakíthatók. Alternatívákat fejeznek ki, amelyek konfigurálják a folyamat menetét. Ezért a folyamat nem csak a feladatok elvégzésén, hanem az alternatívák kiválasztásán is alapul.
PÉLDA E MUNKAFOLYAMATRA Képzelje el, mintha egy ételárusító kocsiban készítene ételt, figyelembe véve, hogy a vásárló kiválaszthatja a kívánt húst, mártást és feltétet.
Találjon néhány munkafolyamat-példát ebben a blogban, és nézze meg, melyik munkafolyamat-kezelő eszközök működhetnek a legjobban az Ön számára!
Miért fontos a munkafolyamat-kezelés?
Már tudja, hogy a munkafolyamat-kezelés növeli a csapatok hatékonyságát. Ha azonban lebontanánk a munkafolyamat-kezelés előnyeit, a következő lista állna össze:
Racionalizált folyamatok
A folyamatok munkafolyamatokkal való ábrázolásával – vagy modellezésével – képes lesz felismerni:
- Felesleges feladatok, amelyeket el kell vetnie
- Ismétlődő feladatok, amelyeket egyetlen feladatra kell leegyszerűsítenie
Ellenkező esetben a csapatod idejét és energiáját pazarolják, és végső soron a termelékenységedet is rontják.
Ezért nem engedheted meg magadnak, hogy felesleges oda-vissza mozgásokkal ismétlődő folyamatokat hozz létre. A munkafolyamat-kezelés akkor a leghatékonyabb, ha egyszerűsíted a folyamatot vagy automatizálod a munkafolyamatot.
Kevesebb manuális munka és emberi hiba
A manuális folyamatoknál, különösen a táblázatokban tároltaknál, minden folyamatosan frissül, ami sok hibalehetőséget és párhuzamos bejegyzéseket eredményez. A megfelelő munkafolyamat-kezelés az időpazarlás elkerülésével érhető el!
A legjobb munkafolyamat-kezelési folyamat automatizált munkafolyamatokkal valósítható meg. A táblázatok használata helyett automatikusan nyomon követheti csapata feladatainak elvégzését a munkafolyamat-automatizálás segítségével, amelynek segítségével személyeket rendelhet a feladatokhoz, megváltoztathatja a prioritásokat vagy megjegyzéseket fűzhet hozzájuk, így kiküszöbölve a manuális folyamatokat.
Jobb átláthatóság és elszámoltathatóság
Ha van valami, amit a munkafolyamat-kezelő szoftver nyújt, az a rengeteg folyamatadat. Ez pedig remekül jön, ha szeretnéd tudni, hogy a csapatod tagjai hol tartanak a feladataikkal, hogy lássad, ki van lemaradva, ki tartja a tempót, és ki fog mit csinálni a munkafolyamatban.
A fenti folyamatadatok segítségével a vezető ellenőrizheti csapata munkájának előrehaladását. Ezen információk alapján a vezető azonosíthatja a munkafolyamatban felmerülő esetleges akadályokat.
Emellett, mivel minden feladatnak van kijelölt felelőse, a munkafolyamat-kezelő rendszer lehetővé teszi a projektmenedzser számára, hogy minden csapattagot felelőssé tegyen a teljesítendő feladatokért.
Hatékony kommunikáció
A munkák átláthatóságának köszönhetően a csapat tagjai jobban és gyorsabban megértik egymás problémáit. Ez pedig hatalmas lépés a hatékony kommunikáció és a munkafolyamat-kezelés felé.
Ráadásul a csapat tagjai nem aggódnak amiatt, hogy mi a következő teendőjük, ha azt egy projektmenedzsment eszközben láthatják. Ne hagyja, hogy csapata találgasson a következő feladatokról vagy a megoldandó hibákról. A feladatkiosztások a munkafolyamat-kezelő rendszerben vannak, ahol ellenőrizhetik őket.
Könnyű skálázhatóság és nagyobb erőforrás-elérhetőség
Képzelje el egy általános munkavállalói beilleszkedési folyamatot, amelyet egy munkafolyamat-kezelő rendszer automatizál. És minden alkalommal, amikor egy új munkavállaló befejezi egy beilleszkedési feladatot, a rendszer automatikusan továbbirányítja a folyamat következő feladatához.
Képzelje el, milyen fejfájást okozna a projektmenedzsernek, ha ezt manuálisan kellene elvégeznie minden új alkalmazott esetében. És képzelje el, milyen lenne, ha a vállalat havonta több tucat alkalmazottat venné fel. Így támogatja a munkafolyamat-kezelés a skálázhatóságot.
Ezenkívül az automatizált munkafolyamatokban a feladatok nem függnek teljes mértékben egyetlen személytől sem. Például a projektmenedzsernek nem kell az HR-menedzserre támaszkodnia az egyes alkalmazottak beillesztéséhez. Ehelyett a munkafolyamat-automatizáló szoftver elvégzi a munkát, így a személyzet és más erőforrások felszabadulnak azokhoz a feladatokhoz, amelyek valóban az ő közreműködésüket igénylik.
5 tipp a munkafolyamat-kezeléshez
Ha megosztanánk Önnel a munkafolyamatok kezelésének titkait, akkor ezeket osztanánk meg:
1. Használjon munkafolyamat-kezelő szoftvert
A munkafolyamat-kezelő rendszerek segítségével több munkafolyamat automatizálható és kezelhető könnyedén. De olyan sok munkafolyamat-alkalmazás létezik, hogy tudnia kell, mire kell figyelnie egy munkafolyamat-eszköznél. Ezért állítottuk össze Önnek ezt a nélkülözhetetlen funkciók listáját:
- Munkafolyamat-automatizálás: az ismétlődő feladatok automatikus végrehajtása, mert mi értelme lenne más szoftverrel megvalósítani a munkafolyamatokat? Példa: automatikus emlékeztetés a feladat határidejének közeledtéről a megbízottnak.
- Határidő-követés: a projekt eredményeinek ellenőrzése és a határidőkön történő műveletek végrehajtása, például a feladatok szállítási dátum szerinti szűrése, vagy a feladatok idővonalon való áthúzása a határidők módosítása érdekében.
- Teljesítménymenedzsment: a csapat termelékenységének és a folyamatok hatékonyságának figyelemmel kísérése. Ez jelentések és folyamatadatok, például a befejezett feladatok vagy a csapat tagjai által elvégzett feladatok teljes száma segítségével lehetséges.
- Egyedi feladatállapotok: amelyeket az Ön igényeinek megfelelően hozhat létre és konfigurálhat. Például a „Tesztelés” állapot nem értelmezhető egy munkaerő-felvételi munkafolyamat-kezelési műveletben, de a szoftverfejlesztésben teljesen értelmezhető.
- Integrációk: a munka különböző platformokon történő kezelése, például harmadik féltől származó kommunikációs, fájlmegosztási és tárolási szoftverek, ütemterv-kezelés, időkövetés és videokonferencia. Példa: konferenciahívás kezdeményezése egy munkafolyamat-kezelő eszközből, hogy megvitassák a projekt részleteit a távoli csapatokkal.
Nézze meg a ClickUp -ot, a munkafolyamat-automatizálásban kiemelkedő projektmenedzsment eszközünket!
2. Használjon feladat- és munkafolyamat-sablonokat
Képzelje el, milyen unalmas és hatástalan lenne ugyanazt a feladatot újra és újra létrehozni és kiosztani. Ehelyett olyan munkafolyamat-kezelő szoftvert kell választania, amely lehetővé teszi a következőket:
- Feladat létrehozása sablonból
- Töltsön be egy feladatot egy sablonból
- Lépések hozzáadása egy feladathoz sablonból
- Mentse el a feladatot sablonként (vagy hozzon létre saját feladatsablonokat)
De ez nem minden, amit a munkafolyamat-kezelő szoftver sablonjaival meg kell tennie. Lehetőséget kell biztosítani arra, hogy saját munkafolyamat-sablont hozzon létre. Íme egy példa a ClickUp folyamatábra-sablonjára.
Ez egy folyamatábra-sablon, amely tartalmazza az összes folyamat ábrázolásához szükséges grafikai elemeket. A jobb oldalon látható egy felvételi folyamat. Figyelje meg, hogyan halad a folyamat az egyik úszósávból a másikba. Minden úszósáv egy résztvevőt és annak a folyamatban betöltött felelősségét szimbolizálja.
3. Állítsa be a projekt függőségeit
A munkafolyamat-kezelő szoftver nem hatékony projektfüggőségek nélkül. Például a feladatok egymástól és a dokumentumoktól is függhetnek. Győződjön meg arról, hogy a választott eszköz valamilyen módon összekapcsolhatja a kapcsolódó feladatokat.
Ellenkező esetben nem fogja tudni összekapcsolni a megrendeléseket az ügyfelekkel vagy a hibajelentéseket a felhasználókkal. A munkafolyamat-kezelő szoftverének meg kell határoznia a feladatok közötti helyes sorrendet. A munkafolyamat-kezelés függőségei a következők:
- Várakozási függőségek: azok a feladatok, amelyeket el kell végezni, mielőtt a jelenlegi feladat megkezdődhet.
- Blokkoló függőségek: azok a feladatok, amelyek csak akkor kezdődhetnek el, ha a jelenlegi feladat befejeződött.
- Link-to dependencies: egymással kapcsolatos, de egymástól független feladatok összekapcsolása
4. Ellenőrizze az előrehaladást Gantt-diagrammal
A munkafolyamat-kezelő rendszerek előrehaladásának pontos nyomon követéséhez nincs jobb eszköz, mint a jó öreg Gantt-diagram. Ez egy olyan eszköz, amely vizuálisan ábrázolja a terméktervet a projekt ütemtervében. Annyira sokoldalú, hogy mindezt elvégezheti a munkafolyamat-kezelő szoftver Gantt-diagram nézetével, például:
- Tervezze meg a feladatokat, és automatikusan módosítsa őket drag and drop segítségével.
- Kapcsolja össze a feladatokat függőségek révén
- A feladatok rendezése és fontossági sorrendbe állítása
- Jelöld ki a munkafolyamat potenciális szűk keresztmetszeteit
- Szerezzen be haladási százalékokat
5. Támogassa a sprint tervezést
Ez az utolsó tipp egy olyan munkafolyamat-sablont mutat be, amely hasznos lehet Önnek. A ClickUp Agile Scrum Management Template-ről van szó. Az ilyen sablont tartalmazó munkafolyamat-kezelő szoftverek egy hatalmas lépéssel előrébb járnak a többinél.
Mivel a tavaszi tervezési megbeszéléseket egy sablonból létrehozott sprintekkel kezdi, ez nagy tehertételről szabadítja meg. Ráadásul, mivel a Gantt-diagram a munkafolyamatot ábrázolja, a munkafolyamatból származó adatokat, például a feladatokat is tartalmazza.
Ezért fontos, hogy a legjobb munkafolyamat-kezelő szoftvert használja, amely könnyen olvasható és szerkeszthető, testreszabott Gantt-diagram nézetekkel rendelkezik.
Bónusz munkafolyamat-kezelési sablonok
Hogyan teheti hatékonnyá a munkafolyamat-kezelést?
A munkafolyamat-kezelés rendkívül hatékony eszköz a csapatod számára, hogy elképesztő termelékenységi szintet érjen el. De a munkafolyamat-kezelő szoftver nélkül a feladatok, a csapat erőforrásai és a jelenlegi rendelkezésre állás projektmenedzsment-folyamata még nehezebbé válik.
Ha a megfelelő munkafolyamat-kezelő eszközt használja, a projektmenedzsment sokkal könnyebbé válik. Szerencsére a ClickUp rengeteg testreszabási és automatizálási sablont kínál, amelyek megkönnyítik a munkafolyamat-kezelést.
Válasszon a ClickUp több mint 15 testreszabható nézetéből a munkafolyamat-kezeléshez és a részletes automatizálási funkciókhoz, hogy... nos, automatizálja a folyamatokat, így nem kell manuális munkát végeznie!
Szeretne átvenni az irányítást?
Hozza létre még ma teljesen ingyenesen a munkaterületét a ClickUp-ban! Importáljon feladatokat más projektmenedzsment vagy munkafolyamat-kezelő szoftverekből, hogy jobban megismerje, hogyan lehet a ClickUp-ot az Ön igényeinek megfelelően testreszabni.