A közösségi média világa folyamatosan változik. Ami tegnap még bevált, ma már nem biztos, hogy működik, és ami ma működik, az holnap már nem biztos, hogy bevált. Éppen ezért fontos, hogy olyan közösségi média munkafolyamatot alakítson ki, amelyre támaszkodhat, és amely segít tartalmi stratégiáját szervezett és hatékony módon megvalósítani.
Nincs olyan megoldás, amely minden vállalkozás számára egyformán megfelelő lenne, de vannak olyan bevált módszerek, amelyek segíthetnek abban, hogy olyan közösségi média munkafolyamatot alakítson ki, amely az Ön igényeinek megfelel. Íme nyolc ilyen módszer, amelyeket alkalmazva hatékony és sikeres közösségi média munkafolyamatot hozhat létre.
Mi az a közösségi média munkafolyamat?
A közösségi média munkafolyamat egy olyan rendszer, amely a közösségi média bejegyzéseinek létrehozását, közzétételét és népszerűsítését irányítja. A közösségi média csapat különböző tagjai kezelik, és magában foglalja a tartalom létrehozásával, előkészítésével, közzétételével és népszerűsítésével kapcsolatos összes lépést, az ötleteléstől az elemzésig.
A legjobb közösségi média munkafolyamatok rugalmasak és alkalmazkodóképesek; szükség szerint módosíthatók, hogy megfeleljenek a változó körülményeknek. Emellett könnyen használhatónak és érthetőnek kell lenniük, hogy segítsék a csapatot a közösségi média feladatok lehető leghatékonyabb kezelésében.
A racionalizált közösségi média munkafolyamat előnyei
A közösségi média munkafolyamat-kezelésnek számos előnye van, többek között:
- Egyszerűsíti a tartalomkészítési folyamatot, így értékes időt takarít meg Önnek
- Gondoskodjon arról, hogy minden tartalma kiváló minőségű, hibamentes és hatásos legyen
- Segít jobban mérni a (közösségi) média kampányok eredményeit
- Az erőforrások elosztása így sokkal egyszerűbbé válik
- Megakadályozza a felesleges munkát és a párhuzamos erőfeszítéseket
Mielőtt azonban belemennénk a konkrét közösségi média munkafolyamatokba, nézzünk át néhány általános szempontot, amelyet érdemes szem előtt tartani az induláshoz:
- Tartsa egyszerűnek! Az utolsó dolog, amire szüksége van, egy bonyolult, érthetetlen rendszer, amelyet senki sem ért, és senki sem tudja, hogyan kell használni. Tartsa a közösségi média munkafolyamatát a lehető legegyszerűbbnek, hogy a csapat minden tagja könnyen tudja használni.
- Legyen rugalmas és alkalmazkodó. A közösségi média munkafolyamatának elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy alkalmazkodni tudjon a közösségi média és a csapata folyamatosan változó körülményeihez. Szükség szerint könnyen hozzá kell tudni adni új lépéseket, illetve eltávolítani a feleslegeseket.
- Automatizáljon, ahol csak lehetséges. Az automatizálás segítségével rengeteg időt és energiát takaríthat meg a közösségi média munkafolyamat során. Keressen lehetőségeket az ismétlődő feladatok automatizálására, például a bejegyzések ütemezésére vagy az emlékeztetők küldésére.
- Használjon közösségi média-sablonokat . A munkafolyamat-sablonok segítségével időt takaríthat meg a tartalomkészítési folyamat egyszerűsítésével. Ha sablonokat készít a népszerű tartalomtípusokhoz, például blogbejegyzésekhez vagy infografikákhoz, az segíthet a tartalom gyorsabb elkészítésében. A sablonok létrehozásának jó módja, ha a meglévő tartalmát felhasználja, megváltoztatja a háttérképet, majd elmenti későbbi felhasználásra. Így rendelkezésére áll majd egy elemgyűjtemény, amellyel kísérletezhet, vagy amelyből új tartalmakat hozhat létre.
- Kövesse nyomon az előrehaladását! Gondoskodjon arról, hogy nyomon kövesse az előrehaladását, így láthatja, mi működik és mi nem. Ez segít finomhangolni a munkafolyamatát és a közösségi média stratégiáját, valamint elvégezni a szükséges változtatásokat.
Most, hogy már általános képet kapott a közösségi média munkafolyamatokról, nézzük meg azokat a konkrét bevált gyakorlatokat, amelyek segítségével olyan munkafolyamatot hozhat létre, amely Önnek és csapatának is megfelel.
8 bevált módszer a hatékony közösségi média munkafolyamat kialakításához
1. Határozza meg a szerepeket és a felelősségi köröket
A közösségi média munkafolyamat kialakításának első lépése annak meghatározása, hogy kik vesznek részt benne, és milyen szerepük és felelősségük lesz. Ez segít abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és tisztában legyen a folyamatban betöltött szerepével és feladataival.
Íme néhány olyan szerepkör, amelyek együttműködhetnek a közösségi média kezelésében:
- Közösségi média menedzser: A közösségi média menedzserek feladata a közösségi média csatornák napi tevékenységeinek irányítása, hatékony közösségi média stratégiák kidolgozása, valamint a csapat számára zökkenőmentes közösségi média munkafolyamat biztosítása. Ez magában foglalhat olyan feladatokat, mint a tartalom közzététele, a hozzászólásokra való válaszadás és az elemzések nyomon követése (bár ez is nagyban függ a szervezettől).
- Tartalomkészítő: Ez a szerepkör azoknak szól, akik segítenek a tartalmi ötletek megvalósításában, és tartalmakat készítenek a marketingcsapatok számára. Ez nem feltétlenül korlátozódik kizárólag a közösségi média tartalmaira, mivel más tartalmakat is átalakíthatnak, például blogbejegyzéseket közösségi média céljára. Egy példa erre az lehet, ha egy blogbejegyzést rövid, könnyen emészthető részekre bontanak Instagram-sztorikhoz.
- Közösségmenedzser: A közösségmenedzser feladata a közösségépítés. Ezt a közösségi média fiókok moderálásával, az erős közösségi média jelenlét kialakításának elősegítésével és a közösséggel való interakcióval valósítja meg. Felelős a közönséggel való jó kapcsolat kiépítéséért több platformon keresztül, a hozzászólásokra és üzenetekre való válaszadásért, a negatív hangulat figyelemmel kíséréséért, valamint a kérdések megválaszolásáért, mindezt a márka hangján.
- Tervező: A tervezők vizuális tartalmakat készítenek a közösségi médiában megjelenő bejegyzésekhez, és részt vehetnek videók forgatásában és szerkesztésében is. A nagyobb hatékonyság érdekében a tervezőnek szoros együttműködésben kell állnia a szövegíróval és a tartalomkészítővel; a legtöbb szervezetben ez a két szerepkör szorosan összefonódik.
- Elemző: Az elemző feladata az egyes közösségi média kampányok és marketingtevékenységek teljesítményének elemzése. Ez magában foglalja olyan feladatokat, mint a mutatók nyomon követése, kutatások végzése, a csapat ellátása a legfontosabb adatokkal, valamint jelentések írása.
Nem minden szerepkör releváns minden vállalkozás számára, ezért a csapatot az Ön konkrét igényeihez kell igazítania. Miután eldöntötte, kik vesznek részt a munkában, ideje megkezdeni a közösségi média tartalomkezelési munkafolyamat kialakítását.
Optimalizálja munkafolyamatát a mesterséges intelligenciával támogatott közösségi médiaeszközökkel!
Mi a helyzet a konkrét helyzetekben?
Van néhány konkrét helyzet, amelyet érdemes figyelembe vennie a közösségi média munkafolyamatának kialakításakor. Íme néhány példa:
- Ha több csapattaggal dolgozik együtt, meg kell határoznia, ki felelős az egyes feladatokért. Ezt a pontot érdemes volt megismételni, mert sok közösségi média csapat elsiklik ezen a szemponton, és nem fordít elég figyelmet a felelősségi körök felosztására.
- Külső vállalkozókkal való együttműködés során egyértelmű irányelveket kell meghatározni a munkájukra vonatkozóan – határidők, elvárt eredmények, elvárások stb. Ezeknek az irányelveknek ki kell terjedniük olyan dolgokra is, mint a márka hangja és stílusa. Kevés dolog igényel több időt és gátolja jobban a termelékenységet, mint a tartalom folyamatos szerkesztése és felügyelete a márka egységességének biztosítása érdekében.
- Valószínűleg több közösségi média fiókkal fog dolgozni, ezért mindegyikhez külön munkafolyamatot kell kialakítania. Ez nem azt jelenti, hogy minden fiókhoz átfogó munkafolyamatot kell létrehoznia – inkább azt, hogy a munkafolyamatnak figyelembe kell vennie (szójáték szándékkal) az egyes oldalak sajátosságait. Egy ügyfélszolgálati oldalnak nem ugyanazok a követelményei, mint például egy márkaoldalnak.
Mi a helyzet a jogi, HR és egyéb érdekelt felekkel? Mikor kell őket bevonni?
Ez a szakasz inkább a jóváhagyási folyamatokra összpontosít, mint magára a közösségi média munkafolyamatra, de még így is érdemes külön kitérni rájuk.
Szóval, be kell vonni a HR-t és a jogi osztályt a munkafolyamatba? Mindez a szervezet méretétől, a teljes szervezet közös céljaitól és a tartalom terjedelmétől függ. Ha a tartalom célja a munkáltatói márkaépítés, akkor a HR-t a szakértelme és a szervezetről szerzett ismeretei miatt feltétlenül be kell vonni a kezdetektől fogva. A jogi osztálynak pedig be kell avatkoznia annak biztosítására, hogy a tartalom szerzői jogi szempontból biztonságos és jogilag kifogástalan legyen.
2. Tervezzen előre: tudja meg, mit és mikor szeretne közzétenni
A következő bevált módszer a tervezéssel kapcsolatos. Legyenek kezdeti elképzelései arról, hogy milyen tartalmakat szeretne közzétenni, és tudnia kell, mikor kell azokat időben közzétenni. Ez segít abban, hogy szervezett maradjon, a terv szerint haladjon, és felkészült legyen.
Ehhez létre kell hoznia egy tartalmi naptárat. A közösségi média naptár egy olyan eszköz, amely segít a tartalmak megtervezésében és ütemezésében. Ez lehet egy egyszerű táblázat, vagy egy online eszköz, például a Google Naptár vagy a ClickUp naptárnézete.
Használja a ClickUp tartalomkezelési sablont, hogy tartalomnaptár-nézeteket hozzon létre a marketingcsapat számára. Készítsen külön nézeteket az e-mailes, a közösségi média és a blogcsapat számára, amelyeket mindegyik külön-külön használhat, ugyanakkor betekintést nyerhet a teljes tartalomnaptárba is.
Erre a cikk későbbi részében még részletesen kitérünk, de egyelőre íme néhány tipp a tartalmi naptár elkészítéséhez:
- Kezdje azzal, hogy ötleteket gyűjt a közösségi média tartalmaihoz. Ezek között szerepelhetnek blogbejegyzések, képek, infografikák vagy videók
- Miután összegyűjtött néhány ötletet, kezdje el meghatározni az ütemtervet, és tervezze meg, mikor szeretné közzétenni őket. Vegye figyelembe olyan tényezőket, mint a hírek ciklusa, az ünnepnapok és egyéb események, amelyek hatással lehetnek a tartalmára.
- Miután elkészült a terv, elkezdheti kiosztani a feladatokat a tartalomkészítéshez, valamint beütemezheti a közösségi média-bejegyzéseket a közösségi média-naptárába és egyéb vizuális tartalmakat. Ez magában foglalhatja blogbejegyzések írását, különböző közösségi platformokra szánt vizuális elemek tervezését vagy videók forgatását.
- Feltétlenül hagyjon némi rugalmasságot a naptárában. A dolgok változnak, és előfordulhat, hogy módosítania kell a terveit. Mindig jó ötlet hagyni némi mozgásteret olyan eseményekre, amelyekről még nem tudott. Tegyük fel, hogy augusztus 7-e van, és kiderül, hogy augusztus 8-a a Nemzetközi Macskanap, de a naptár tele van márkás bejegyzésekkel. Ugye nem akarsz az a fajta ember lenni, akinek mindenféle trükköt kell bevetnie, hogy néhány aranyos macskaképet beiktasson a márkás bejegyzések közé?
3. A munkafolyamatodhoz igazítsd a közösségi média stratégiádat
A közösségi média stratégiákat a csapat munkafolyamatához igazítva kell kidolgozni, és nem fordítva. Alapvetően a stratégia kidolgozása előtt figyelembe kell vennie a logisztikai szempontokat, mint például a tartalomkészítést, a terjesztést és a nyomon követést. Az ok egészen egyszerű: így olyan stratégiát tud kidolgozni, amely pontosan igazodik a csapata igényeihez, erősségeihez és korlátaihoz.
A legegyszerűbb példa erre az lenne, ha egy vizuális elemekben gazdag tartalmi kezdeményezést tervezne anélkül, hogy rendelkezne a megvalósításához szükséges „sávszélességgel”. A „sávszélesség” nem feltétlenül azt jelenti, hogy X számú tervezőre van szükség Y mennyiségű vizuális elem elkészítéséhez. Sajnos erre nincs kész képlet. Azt is jelenti, hogy szövegírókkal, szerkesztőkkel, jóváhagyókkal és így tovább kell együttműködnie. Emlékszik a korábban említett tervező–szövegíró szimbiózisra? Ez itt is szerepet játszik.
Ami pedig a munkafolyamatodhoz igazodó közösségi média-stratégia kidolgozásával kapcsolatos általános tippeket illeti, az alábbiakat érdemes szem előtt tartanod:
- Határozza meg céljait: Mit szeretne elérni a közösségi média stratégiájával?
- Ismerje meg a célközönségét: Kiket szeretne elérni a stratégiájával?
- Válassza ki a megfelelő platformokat: Mely közösségi média csatornákra érdemes összpontosítania, és hogyan fogja felhasználni őket a közösségi kampányaihoz?
- Készítsen vonzó tartalmakat: Milyen típusú tartalom fogja leginkább megfogni a közönségét, és hogyan fogja elkészíteni a bejegyzéseket?
- Tervezze meg a terjesztést: Hogyan juttatja el a közösségi média tartalmait a közönségéhez?
- Figyelje és módosítsa! : Hogyan fogja nyomon követni és mérni a közösségi média marketingkampányai sikerét?
Jó kiindulási pontként az alábbi képen látható néhány kérdés, amelyet feltehet magának a közösségi média stratégiájának kidolgozása során:
4. Ismerje meg a közösségi média platformjait
A közösségi médiában rengeteg különböző platform közül lehet választani. Minden platformnak megvannak a maga erősségei és gyengeségei, ezért mielőtt nekilátna a közösségi média tartalmak készítésének, ki kell választania a stratégiájához leginkább megfelelő platformot.
Íme néhány szempont, amelyet érdemes figyelembe venni a közösségi média platform kiválasztásakor:
- Célok: Mit szeretne elérni a közösségi média stratégiájával? Konverziókat? Márkaismertséget? Vezető generálást? Például, ha a konverziók növelését tűzte ki célul, akkor a Twitter talán nem a megfelelő platform. Vagy éppen az lehet, attól függően, kit kérdez.
- Célközönség: Kiket szeretne elérni a közösségi média stratégiájával? A célközönsége a Twitteren vagy a LinkedInen tölt időt? Vagy esetleg a Redditen?
- Tartalom: Milyen típusú tartalom fogja leginkább megfogni a közönségét? Infografikák? Szakmai tanulmányok? Blogbejegyzések? Az infografikákat, szakmai tanulmányokat és blogbejegyzéseket Instagram-sztoriként osztják meg
Ez a gondolkodásmód hosszú távon rengeteg fejfájástól kímél meg. Bármennyire is csábító lehet mindenhol jelen lenni, egy csapat csak korlátozott mennyiségű kiváló minőségű tartalmat tud előállítani. Ne terhelje túl magát – összpontosítson a csapata erősségeire és azokra a helyekre, ahol a célközönsége általában tartózkodik.
5. Használjon közösségi média kezelőeszközt a bejegyzések ütemezéséhez
És most eljutottunk a blogunk egyik legjobb részéhez előre pillant, és észreveszi, hogy még több mint a cikk fele hátravan – a közösségi média-közzététel logisztikájához!
Mondhatnánk, hogy a bejegyzések ütemezése egy stabil közösségi média munkafolyamat egyik alappillére, és erre jó okunk is van. A legnyilvánvalóbb ok az, hogy így biztosíthatja, hogy tartalmai következetesek legyenek és rendszeresen jelenjenek meg. Teljesen logikus, nem igaz?
Planable a közösségi média kezeléséhez
Bár egyes platformok natívan támogatják a tartalom ütemezését, mégis jó okok szólnak egy olyan dedikált közösségi média kezelőeszköz használata mellett, mint a Planable. Ennek oka, hogy egy ütemező eszköz segítségével egyetlen helyen ütemezheti be az összes oldalára szánt bejegyzéseket, ahelyett, hogy minden egyes platformra be kellene jelentkeznie, és ezt manuálisan kellene elvégeznie.
Ezenkívül a bejegyzések előre történő ütemezése remek módja annak, hogy tartalmai következetesek legyenek és rendszeresen jelenjenek meg. Fontos azonban szem előtt tartani, hogy készen kell állnia arra is, hogy valós időben tegyen közzé bejegyzéseket itt illesszen be egy anekdotát a Nemzetközi Macskák Napjáról.
Hogyan segíthet Önnek a Planable a tökéletes munkafolyamat kialakításában? Sokféleképpen, de most csak kettőre koncentráljunk: a Planable jóváhagyási rendszerére és az együttműködési funkcióira.
A Planable 4 jóváhagyási munkafolyamattal rendelkezik (Nincs, Opcionális, Kötelező és Többszintű), amelyek minden méretű csapat igényeinek megfelelnek. Ez a jóváhagyási rendszer biztosítja, hogy egyetlen tartalom se kerüljön közzétételre, mielőtt 100%-osan készen állna, és hogy a tartalom a nyilvánosság elé kerülése előtt eljusson a megfelelő döntéshozókhoz. Ez döntő fontosságú lehet abban, hogy egy bejegyzés a jóváhagyási folyamatban elakadjon, vagy időben megjelenjen.
Ezek mellett ott vannak még az együttműködési funkciók is. Mivel a Planable utánozza a közösségi média hangulatát és működését, a visszajelzések – megjegyzések és válaszok formájában – közvetlenül a figyelmet igénylő bejegyzések mellett jelennek meg. Ott megjelölheted a csapattagokat és az ügyfeleket, hogy megosszák veled a gondolataikat, és feltölthessék az anyagokat (képeket, szövegeket, amit csak akarsz).
A ClickUp a tartalomkezelés egyszerűsítéséhez és a kampányok nyomon követéséhez
Egy másik, ugyanolyan kiváló eszköz a közösségi média csapat munkafolyamatának racionalizálásához a ClickUp. A ClickUp egy projektmenedzsment-eszköz, amely segít a csapatoknak a szervezettség és a hatékonyság fenntartásában. Lehetőséget biztosít a csapattagoknak, hogy nyomon kövessék munkájukat, kommunikáljanak egymással és együttműködjenek a projektekben.
A ClickUp emellett eszközöket is kínál a határidők kezeléséhez, a feladatok kiosztásához és az előrehaladás nyomon követéséhez. Rugalmas funkcióival és intuitív felületével a ClickUp megkönnyíti bármilyen projekt kezelését, legyen az nagy vagy kicsi. Használhatja a rendszer készen használható és testreszabható sablonjait is, hogy új szintre emelje jelenlegi közösségi média munkafolyamatát. Összességében ez egy remek eszköz, amelyet a Planable-lel együtt használva hibátlan munkafolyamatot hozhat létre csapatának.
6. Ne hagyja ki a jóváhagyási folyamatot
Fontos, hogy a közösségi média munkafolyamatán belül legyen egy jóváhagyási folyamat. Ez különösen igaz, ha csapatban dolgozik. Egy következetes jóváhagyási munkafolyamat segítségével biztosíthatja, hogy minden tartalma kiváló minőségű legyen és összhangban álljon a márka arculatával.
A jóváhagyási folyamat kialakításakor néhány szempontot érdemes figyelembe venni:
- Kiket érdemes bevonni?
- Melyik szakaszban kell lezajlania a jóváhagyási folyamatnak?
- Hogyan segít a jóváhagyási folyamat a céljainak elérésében?
Kiket érdemes bevonni a jóváhagyási folyamatba?
A kérdésre adott válasz a csapatától és a céljaitól függően változhat. Van azonban néhány kulcsfontosságú személy, akiket mindig be kell vonni a folyamatba:
- Tartalomkészítő/szövegíró: Nyilvánvaló, igaz? Ennek a személynek részt kell vennie a jóváhagyási folyamatban, hogy biztosítsa, hogy a tartalma minden követelménynek megfeleljen.
- Egy szakértő: aki visszajelzést ad a tartalom pontosságáról. Különösen hasznos érzékeny és nagy tétű kampányok esetén, vagy amikor sok tartalmat kell közzétenni, és azok alapos lektorálásra szorulnak.
- Szövegszerkesztő: Gondoskodik arról, hogy a tartalom hibamentes legyen, és bizonyos esetekben a márka arculatának is megfeleljen
- A végső döntéshozó (jóváhagyó): Az a személy, aki biztosítja, hogy a tartalom megfeleljen a vállalati irányelveknek, és jóváhagyja azt.
7. Határozzon meg egyértelmű közzétételi irányelveket
A közösségi médiát illetően fontos, hogy világos közzétételi irányelvek legyenek. Ez különösen igaz, ha csapatban dolgozik. A közzétételi irányelvek segítségével biztosíthatja, hogy minden tartalma kiváló minőségű legyen, megfeleljen a vállalati irányelveknek, és tükrözze a márka hangvételét.
A közzétételi irányelvek kidolgozásakor érdemes figyelembe venni az alábbi szempontokat:
- Milyen hangnemet/stílust érdemes használni?
- Milyen témákat érdemes tárgyalni?
- Milyen típusú tartalmakat érdemes közzétenni?
- Milyen gyakran érdemes tartalmat közzétenni?
8. Vegye fontolóra a munkafolyamat-diagramok használatát
Alternatívaként fontolóra vehet egy közösségi média munkafolyamat-diagramot is. A folyamatdiagramok előnye, hogy nem csupán felvázolják a folyamatot alkotó feladatokat (mint egy kezdettel és végével rendelkező teendőlista), hanem segítenek az adatok és a közösségi média-bejegyzések, a döntéshozatali folyamatok, sőt akár egy adott folyamat legfontosabb mérföldköveinek vizualizálásában is.
Szuper, igaz?
A vizualizáció pedig csak egy a sok előny közül. Ez a dokumentáció segíthet minden érintettnek megérteni a folyamatot, és szükség esetén bármikor hivatkozhatnak rá a munka felgyorsítása érdekében.
Készen áll arra, hogy a munkafolyamatát a saját javára fordítsa?
A közösségi média munkafolyamat minden közösségi média stratégia elengedhetetlen része (és mindig annak is kell lennie).
Ne feledje: határozzon meg egyértelmű szerepköröket, dolgozzon ki világos irányelveket, és a lehető legjobban igazítsa a közösségi média stratégiáját a munkafolyamatához. Ha ezeket a gyakorlatokat követi, és kiegészíti őket közösségi média munkafolyamat-eszközökkel, biztosíthatja, hogy csapata gyorsan szállítsa le a tartalmakat a minőség romlása nélkül.
Konkrétabban: a Planable határozott összpontosítása a közösségi média kezelésére és az együttműködési folyamatok racionalizálására, valamint a ClickUp közösségi média projektmenedzsment funkciói és sablonjai.
Kellemes munkát!
Marco Guiliani a Planable tartalommarketingese, aki tartalomírás, SEO és szövegírás terén rendelkezik szakértelemmel.