A közösségi média folyamatosan változik. Ami tegnap még működött, ma már nem biztos, hogy működik, és ami ma működik, holnap már nem biztos, hogy működni fog. Ezért fontos, hogy olyan közösségi média munkafolyamatot alakítson ki, amelyre támaszkodva tartalomstratégiája szervezett és hatékony marad.
Nincs olyan megoldás, amely minden vállalkozás számára egyformán megfelelő lenne, de vannak olyan bevált gyakorlatok, amelyek segíthetnek Önnek olyan közösségi média munkafolyamatot létrehozni, amely az Ön igényeinek megfelel. Íme nyolc olyan gyakorlat, amelyet alkalmazhat a hatékony és sikeres közösségi média munkafolyamat létrehozásához.
Mi az a közösségi média munkafolyamat?
A közösségi média munkafolyamat egy rendszer, amely a közösségi média bejegyzéseinek létrehozását, közzétételét és promócióját kezeli. A közösségi média csapat különböző tagjai kezelik, és magában foglalja a tartalom létrehozásával, előkészítésével, közzétételével és promóciójával kapcsolatos összes lépést, az ötleteléstől az elemzésig.
A legjobb közösségi média munkafolyamatok rugalmasak és alkalmazkodóképesek; szükség szerint módosíthatók, hogy megfeleljenek a változó körülményeknek. Emellett könnyen használhatóknak és érthetőnek kell lenniük, hogy segítsék csapatát a közösségi média feladatok lehető leghatékonyabb kezelésében.
A racionalizált közösségi média munkafolyamat előnyei
A közösségi média munkafolyamat-kezelésnek számos előnye van, többek között:
- Egyszerűsíti a tartalomkészítési folyamatot, így értékes időt takarít meg.
- Biztosítja, hogy minden tartalma kiváló minőségű, hibamentes és hatékony legyen.
- Segít jobban mérni a (közösségi) média kampányok eredményeit
- Az erőforrások elosztása sokkal könnyebbé válik
- Megakadályozza a redundanciát és a felesleges munkát
Mielőtt belemennénk a konkrét közösségi média munkafolyamatokba, nézzünk át néhány általános szempontot, amelyet érdemes szem előtt tartani a kezdéshez:
- Tartsa egyszerűnek. Az utolsó dolog, amire szüksége van, egy bonyolult, bonyolult rendszer, amelyet senki sem ért vagy tud használni. Tartsa a közösségi média munkafolyamatát a lehető legegyszerűbbnek, hogy a csapat minden tagja könnyen tudja használni.
- Legyen rugalmas és alkalmazkodó. A közösségi média munkafolyamatának elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy alkalmazkodni tudjon a közösségi média és a csapata folyamatosan változó környezetéhez. Szükség szerint könnyen hozzá kell tudni adni új lépéseket, illetve eltávolítani a feleslegeseket.
- Ahol lehetséges, automatizáljon. Az automatizálás segítségével rengeteg időt és energiát takaríthat meg a közösségi média munkafolyamatok terén. Keressen módszereket az ismétlődő feladatok automatizálására, például a bejegyzések ütemezésére vagy az emlékeztető üzenetek küldésére.
- Használjon közösségi média sablonokat . A munkafolyamat-sablonok időt takaríthatnak meg azáltal, hogy egyszerűsítik a tartalomkészítési folyamatot. A népszerű tartalomtípusokhoz, például blogbejegyzésekhez vagy infográfiákhoz sablonok készítése segíthet a tartalom gyorsabb létrehozásában. A sablonok létrehozásának jó módja, ha kiválasztja a tartalmat, megváltoztatja a háttérképet, majd elmenti későbbi felhasználás céljából. Így egy elemkészletet kap, amellyel kísérletezhet vagy új elemeket hozhat létre.
- Kövesse nyomon az előrehaladását. Győződjön meg arról, hogy nyomon követi az előrehaladását, hogy lássa, mi működik és mi nem. Ez segít finomhangolni a munkafolyamatát és a közösségi média stratégiáját, valamint elvégezni a szükséges változtatásokat.
Most, hogy már általános ismeretei vannak a közösségi média munkafolyamatairól, nézzük meg a konkrét legjobb gyakorlatokat, amelyekkel olyan munkafolyamatot hozhat létre, amely Önnek és csapatának is megfelel.
8 bevált módszer a hatékony közösségi média munkafolyamat kialakításához
1. Határozza meg a szerepeket és a felelősségi köröket
A közösségi média munkafolyamat létrehozásának első lépése annak meghatározása, hogy kik vesznek részt benne, és mi lesz a szerepük és felelősségük. Ez segít abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és tisztában legyen a folyamatban betöltött szerepével és hozzájárulásával.
Íme néhány szerepkör, amely a közösségi média kezelésében együttesen működhet:
- Közösségi média menedzser: A közösségi média menedzserek felelősek a közösségi média csatornák napi tevékenységének irányításáért, hatékony közösségi média stratégiák kidolgozásáért és a csapat zökkenőmentes közösségi média munkafolyamatának biztosításáért. Ez magában foglalhat olyan feladatokat, mint tartalom közzététele, kommentek megválaszolása és elemzések figyelemmel kísérése (bár ez is nagyban függ a szervezettől).
- Tartalomkészítő: Ez a szerep azoknak szól, akik segítenek a tartalomötletek megvalósításában és tartalmakat hoznak létre a marketingcsapatok számára. Nem kell feltétlenül a közösségi média tartalmára korlátozódni, mivel más tartalmakat is felhasználhatnak, például blogbejegyzéseket a közösségi médiában. Egy példa erre lehet egy blogbejegyzés felosztása rövid részekre Instagram-sztorikhoz.
- Közösségi menedzser: A közösségi menedzser feladata a közösségépítés. Ezt a közösségi média fiókok moderálásával, a közösségi médiában való erős jelenlét kialakításával és a közösséggel való kapcsolattartással valósítja meg. Feladata a több platformon való kapcsolattartás a közönséggel, a kommentek és üzenetek megválaszolása, a negatív hangulatok figyelemmel kísérése és a kérdések megválaszolása, mindezt a márka hangján.
- Tervező: A tervezők vizuális tartalmakat hoznak létre a közösségi médiában való posztoláshoz, és részt vehetnek videók forgatásában és szerkesztésében is. A nagyobb hatékonyság érdekében a tervezőnek szinkronban kell lennie a szövegíróval és a tartalomkészítővel, és a legtöbb szervezetben ez a két szerep szorosan összefonódik.
- Elemző: Az elemző feladata az egyes közösségi média kampányok és marketing tevékenységek teljesítményének elemzése. Ez magában foglalja olyan feladatokat, mint a mutatók nyomon követése, kutatások végzése, a csapat számára kulcsfontosságú adatok biztosítása és jelentések írása.
Nem minden szerepkör releváns minden vállalkozás számára, ezért a csapatot az Ön konkrét igényeihez kell igazítania. Miután meghatározta, kik fognak részt venni a munkában, ideje elkezdeni a közösségi média tartalom munkafolyamatának kialakítását.
Optimalizálja munkafolyamatát AI közösségi média eszközökkel!
Mi a helyzet a konkrét helyzetekkel?
A közösségi média munkafolyamatának kialakításakor néhány konkrét helyzetet érdemes figyelembe venni. Íme néhány példa:
- Ha több csapattaggal dolgozik együtt, meg kell határoznia, ki felelős az egyes feladatokért. Ezt a pontot érdemes megismételni, mert sok közösségi média csapat elsiklik e felett a szempont felett, és nem fordítanak kellő figyelmet a felelősségek megosztására.
- Külső vállalkozókkal való együttműködés esetén egyértelmű irányelveket kell kidolgoznia a munkájukra vonatkozóan – határidők, teljesítések, elvárások stb. Ezeknek az irányelveknek tartalmazniuk kell olyan elemeket is, mint a márka hangja és hangneme. Kevés dolog időigényesebb és termelékenységet gátlóbb, mint a márka konzisztenciájának biztosítása érdekében a tartalom folyamatos szerkesztése és felügyelete.
- Valószínűleg több közösségi média fiókkal fog dolgozni, ezért mindegyikhez külön munkafolyamatot kell létrehoznia. Ez nem azt jelenti, hogy minden fiókhoz átfogó munkafolyamatot kell létrehoznia, hanem inkább azt, hogy figyelembe kell vennie az egyes oldalak sajátosságait. Egy ügyfélszolgálati oldalnak nem ugyanazok a követelményei, mint például egy márkaoldalnak.
Mi a helyzet a jogi, HR és más érdekelt felekkel? Mikor kell őket bevonni?
Ez a szakasz inkább a jóváhagyási folyamatokat tárgyalja, mint magát a közösségi média munkafolyamatot, de mégis érdemes külön kifejteni.
Szóval, be kell vonni a HR-t és a jogi osztályt a munkafolyamatba? Mindez a szervezet méretétől, a teljes szervezet közös céljaitól és a tartalom terjedelmétől függ. Ha a tartalom célja a munkáltatói márkaépítés, akkor a HR-nek mindenképpen be kell vonni a kezdetektől fogva, szakértelmük és a szervezetről szerzett ismereteik miatt. A jogi osztálynak be kell avatkoznia, hogy biztosítsa a tartalom szerzői jogi biztonságát és jogi megfelelőségét.
2. Tervezzen előre: tudja, mit szeretne közzétenni és mikor
A következő bevált gyakorlat a tervezés. Előzetesen meg kell határoznia, hogy milyen tartalmakat szeretne közzétenni, és tudnia kell, hogy azokat mikor kell közzétenni. Ez segít abban, hogy szervezett maradjon, a terv szerint haladjon és felkészült legyen.
Ehhez létre kell hoznia egy tartalomnaptárt. A közösségi média naptár egy olyan eszköz, amely segít a tartalom tervezésében és ütemezésében. Ez lehet egy egyszerű táblázat, vagy egy online eszköz, mint például a Google Naptár vagy a ClickUp naptár nézet.
Használja a ClickUp tartalomkezelési sablont, hogy tartalomnaptár-nézeteket hozzon létre marketingcsapatának. Adjon meg konkrét nézeteket az e-mail-, közösségi média- és blogcsapat számára, hogy mindegyik külön-külön használhassa azokat, de ugyanakkor betekintést nyerjen a teljes tartalomnaptárba.
Erre később még visszatérünk a cikkben, de most íme néhány tipp a tartalomnaptár létrehozásához:
- Kezdje azzal, hogy ötleteket gyűjt a közösségi média tartalmához. Ez magában foglalhat blogbejegyzéseket, képeket, infográfikákat vagy videókat.
- Ha már van néhány ötlete, kezdje el meghatározni az ütemtervet, és tervezze meg, mikor szeretné azokat közzétenni. Vegye figyelembe olyan tényezőket, mint a hírek ciklusa, az ünnepek és egyéb események, amelyek hatással lehetnek a tartalmára.
- Miután elkészítette a tervet, elkezdheti a feladatok kiosztását a tartalom létrehozásához, valamint a közösségi média naptárában és más vizuális tartalmak ban a közösségi média bejegyzések ütemezéséhez. Ez magában foglalhatja blogbejegyzések írását, különböző közösségi platformokhoz való vizuális elemek tervezését vagy videók forgatását.
- Ügyeljen arra, hogy naptárában maradjon némi rugalmasság. A dolgok változnak, és előfordulhat, hogy módosítania kell terveit. Mindig jó ötlet némi mozgásteret hagyni olyan eseményekre, amelyekről nem tudott. Tegyük fel, hogy augusztus 7-e van, és megtudja, hogy augusztus 8-a a Nemzetközi Macskanap, de a naptár tele van márkás bejegyzésekkel. Ugye nem akar az a személy lenni, aki mindenféle trükköt bevet, hogy néhány aranyos macskás képet beilleszthessen a márkás bejegyzések közé?
3. Hozza létre közösségi média stratégiáját a munkafolyamatának megfelelően
A közösségi média stratégiákat a csapat munkafolyamatai alapján kell kidolgozni, és nem fordítva. Alapvetően a stratégia kidolgozása előtt figyelembe kell venni a logisztikai szempontokat, mint például a tartalom létrehozása, terjesztése és figyelemmel kísérése. Az ok nagyon egyszerű: így olyan stratégiát tud kidolgozni, amely a csapata igényeihez, erősségeihez és korlátaihoz igazodik.
A legegyszerűbb példa erre az lenne, ha vizuális tartalmakat tartalmazó kezdeményezést tervezne anélkül, hogy rendelkezésre állna a szükséges sávszélesség. A „sávszélesség” nem feltétlenül azt jelenti, hogy X számú tervezőre van szükség Y mennyiségű vizuális elemhez. Sajnos erre nincs képlet. Azt is jelenti, hogy szövegírókkal, szerkesztőkkel, jóváhagyókkal stb. kell együtt dolgozni. Emlékszik a korábban említett tervező-szövegíró szimbiózisra? Ez itt is szerepet játszik.
Most pedig néhány általános tipp a munkafolyamat köré épülő közösségi média stratégia kialakításához, amit érdemes szem előtt tartania:
- Határozza meg céljait: Mit szeretne elérni közösségi média stratégiájával?
- Kutassa fel a közönségét: Kit szeretne elérni a stratégiájával?
- Válassza ki a megfelelő platformokat: Mely közösségi média csatornákra érdemes összpontosítania, és hogyan fogja őket felhasználni a közösségi kampányokhoz?
- Vonzó tartalom létrehozása: Milyen típusú tartalom fogja megragadni a közönség figyelmét, és hogyan fogja elkészíteni a bejegyzéseket?
- Tervezze meg terjesztését: Hogyan fogja a közösségi média tartalmát a közönség elé tárni?
- Figyelje és módosítsa. : Hogyan fogja nyomon követni és mérni a közösségi média marketing kampányainak sikerét?
Jó kiindulási pontként az alábbi kép néhány olyan kérdést mutat be, amelyet feltehet magának a közösségi média stratégiájának kidolgozása során:
4. Ismerje meg a közösségi média platformjait
A közösségi médiát illetően számos különböző platform közül lehet választani. Minden platformnak megvannak a maga erősségei és gyengeségei, ezért mielőtt elkezdené létrehozni a közösségi média tartalmát, ki kell választania a stratégiájához leginkább megfelelő platformot.
Íme néhány szempont, amelyet érdemes figyelembe venni a közösségi média platform kiválasztásakor:
- Célok: Mit szeretne elérni a közösségi média stratégiájával? Konverziókat? Márkaismertséget? Vezető pozíciót? Ha például a konverziók növelése a célja, akkor a Twitter nem biztos, hogy a megfelelő platform. Vagy mégis, attól függően, kit kérdez.
- Célközönség: Kiket szeretne elérni a közösségi média stratégiájával? A célközönsége a Twitteren vagy a LinkedInen tartózkodik? Vagy talán a Redditen?
- Tartalom: Milyen típusú tartalom fogja megragadni a közönségét? Infografikák? Fehér könyvek? Blogbejegyzések? Az infografikákat, fehér könyveket és blogbejegyzéseket Instagram Stories formájában osztják meg.
Ez a gondolkodásmód hosszú távon sok fejfájástól kímél meg. Bármennyire is csábító lehet mindenhol jelen lenni, egy csapat csak korlátozott mennyiségű magas színvonalú tartalmat tud előállítani. Ne oszd szét magad túl sokfelé – összpontosíts a csapatod erősségeire és azokra a helyekre, ahol tudod, hogy a célközönséged tartózkodik.
5. Használjon közösségi média kezelő eszközt a bejegyzések ütemezéséhez
És most eljutottunk blogunk egyik legjobb részéhez előretekintve észrevesszük, hogy még több mint fele van hátra a cikknek – a közösségi média publikálásának logisztikájához!
Mondhatnánk, hogy a bejegyzések ütemezése a stabil közösségi média munkafolyamat egyik alappillére, és erre jó okunk is van. A legnyilvánvalóbb az, hogy ezzel biztosíthatja, hogy tartalma következetes legyen és rendszeresen megjelenjen. Teljesen logikus, nem igaz?
Planable a közösségi média kezeléséhez
Jelenleg néhány platform natívan támogatja a tartalom ütemezését, de mégis érdemes egy dedikált közösségi média menedzsment eszközt használni, mint például a Planable. Ez azért van, mert egy ütemezési eszközzel az összes oldalára vonatkozó bejegyzéseket egy helyen ütemezheti, ahelyett, hogy minden platformra be kellene jelentkeznie, és ezt manuálisan kellene elvégeznie.
Ezenkívül a bejegyzések előre történő ütemezése remek módja annak, hogy tartalma következetes legyen és rendszeresen megjelenjen. Fontos azonban megjegyezni, hogy fel kell készülnie arra is, hogy valós időben tegyen közzé bejegyzéseket szúrjon be egy anekdotát a Nemzetközi Macskák Napjáról.
Hogyan segíthet a Planable a tökéletes munkafolyamat kialakításában? Sokféleképpen, de most csak kettőre koncentráljunk: a Planable jóváhagyási rendszerére és együttműködési funkcióira.
A Planable 4 jóváhagyási munkafolyamattal rendelkezik (Nincs, Opcionális, Szükséges és Többszintű), amelyek minden méretű csapatnak megfelelnek. Ez a jóváhagyási rendszer biztosítja, hogy egyetlen tartalom sem kerüljön közzétételre, mielőtt 100%-osan készen állna, és hogy a releváns döntéshozókhoz eljusson, mielőtt nyilvánosságra kerülne. Ez döntő lehet abban, hogy egy bejegyzés a jóváhagyási limbusban ragad, vagy időben közzéteszik.
Ezek mellett vannak még az együttműködési funkciók is. Mivel a Planable utánozza a közösségi média hangulatát és működését, a visszajelzések közvetlenül a figyelmet igénylő bejegyzések mellett jelennek meg kommentek és válaszok formájában. Ott megjelölheti a csapattagokat és az ügyfeleket, hogy megosszák gondolataikat és feltölthessék az eszközöket (képeket, szövegeket, stb.).
ClickUp a tartalomkezelés és a kampányok nyomon követésének egyszerűsítéséhez
Egy másik, ugyanolyan kiváló eszköz a közösségi média csapat munkafolyamatának egyszerűsítéséhez a ClickUp. A ClickUp egy projektmenedzsment eszköz, amely segít a csapatoknak a szervezettség és a hatékonyság fenntartásában. Lehetőséget biztosít a csapat tagjainak, hogy nyomon kövessék munkájukat, kommunikáljanak egymással és együttműködjenek a projektekben.
A ClickUp emellett eszközöket is kínál a határidők kezeléséhez, a feladatok kiosztásához és az előrehaladás nyomon követéséhez. Rugalmas funkcióival és intuitív felületével a ClickUp megkönnyíti bármilyen projekt kezelését, legyen az nagy vagy kicsi. Használhatja a kész, testreszabható sablonjaikat is, hogy javítsa jelenlegi közösségi média munkafolyamatát. Összességében ez egy remek eszköz, amelyet a Planable-lel együtt használva hibátlan munkafolyamatot hozhat létre csapatának.
6. Ne hagyja ki a jóváhagyási folyamatot
Fontos, hogy a közösségi média munkafolyamatában legyen egy jóváhagyási folyamat. Ez különösen igaz, ha csapatban dolgozik. Az egységes jóváhagyási munkafolyamatnak köszönhetően biztosíthatja, hogy minden tartalma kiváló minőségű és a márkához illeszkedő legyen.
A jóváhagyási folyamat kialakításakor néhány dolgot érdemes figyelembe venni:
- Kiket érdemes bevonni?
- Mikor kell megtörténnie a jóváhagyási folyamatnak?
- Hogyan segít a jóváhagyási folyamat céljainak elérésében?
Kiknek kell részt venniük a jóváhagyási folyamatban?
A válasz erre a kérdésre a csapatától és a céljaitól függően változhat. Van azonban néhány kulcsfontosságú személy, akiket mindig be kell vonni:
- Tartalomkészítő/szövegíró: Nyilvánvaló, igaz? Ez a személynek részt kell vennie a jóváhagyási folyamatban, hogy biztosítsa, hogy a tartalom minden követelménynek megfeleljen.
- Tárgyi szakértő: A tartalom pontosságáról ad visszajelzést. Különösen hasznos érzékeny és nagy kockázatú kampányok esetén, vagy ha sok tartalmat kell közzétenni, és azok alapos lektorálásra szorulnak.
- Szövegszerkesztő: Gondoskodik arról, hogy a tartalom hibátlan legyen, és bizonyos esetekben a márka arculatának is megfeleljen.
- A végső döntéshozó (jóváhagyó): Az a személy, aki biztosítja, hogy a tartalom megfeleljen a vállalati irányelveknek, és jóváhagyja a tartalmat.
7. Legyenek egyértelmű posztolási irányelvek
A közösségi médiával kapcsolatban fontos, hogy világos posztolási irányelvek legyenek. Ez különösen igaz, ha csapatban dolgozik. A posztolási irányelvek segítségével biztosíthatja, hogy minden tartalma kiváló minőségű legyen, megfeleljen a vállalati irányelveknek és tükrözze a márka hangvételét.
Néhány szempont, amelyet figyelembe kell venni a posztolási irányelvek kidolgozásakor:
- Milyen hangnemet/hangszínt érdemes használni?
- Milyen témákat érdemes tárgyalni?
- Milyen típusú tartalmakat érdemes közzétenni?
- Milyen gyakran kell tartalmat közzétenni?
8. Gondolkodjon el a munkafolyamat-diagramokról
Alternatív megoldásként fontolóra vehet egy közösségi média munkafolyamat-diagramot is. A folyamatdiagramok előnye, hogy nemcsak felvázolják a folyamatot alkotó feladatokat (mint egy kezdettel és végével rendelkező teendőlista), hanem segítenek vizualizálni az adatokat és a közösségi média bejegyzéseket, a döntéshozatali folyamatokat, sőt, az adott folyamat legfontosabb mérföldköveit is.
Nagyszerű, igaz?
A vizualizáció pedig csak egy a sok előny közül. Ez a dokumentáció segíthet minden érintettnek megérteni a folyamatot, és szükség esetén bármikor hivatkozhat rá, hogy felgyorsítsa a dolgokat.
Készen áll arra, hogy a munkafolyamat az Ön számára „dolgozzon”?
A közösségi média munkafolyamat minden közösségi média stratégia elengedhetetlen része (és mindig annak kell lennie).
Ne feledje, hogy világos szerepeket kell meghatározni, egyértelmű irányelveket kell kidolgozni, és a közösségi média stratégiáját mindig a munkafolyamatához kell igazítani, a legjobb tudása szerint. Ha ezeket a gyakorlatokat a közösségi média munkafolyamat-eszközökkel együtt alkalmazza, biztosíthatja, hogy csapata gyorsan szállítsa a tartalmakat, anélkül, hogy a minőséget feláldozná.
Konkrétabban: a Planable határozottan a közösségi média kezelésére és az együttműködési folyamatok racionalizálására összpontosít, míg a ClickUp közösségi média projektkezelési funkciókat és sablonokat kínál.
Kellemes munkát kívánunk!
Marco Guiliani a Planable tartalom-marketingese, aki tartalomírás, SEO és szövegírás terén rendelkezik szakértelemmel.