{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az a munkafolyamat-automatizálás?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A munkafolyamat-automatizálás egyszerűsíti az ismétlődő feladatok végrehajtását – általában szoftverek segítségével – azáltal, hogy konkrét irányelveket állít fel a manuális folyamatok automatikus elvégzésére. Gyakran használják projektmenedzsmentben a manuális adatbevitel csökkentésére és a feladatok automatizálására a munka gyorsabb delegálása érdekében. " } } ] }
A leggyorsabb módszert keresi a projektek és feladatok következetes elvégzéséhez?
És talán azt reméli, hogy ezt úgy teheti meg, hogy kifejezetten a csapatának testreszabott munkafolyamatokat hoz létre?
Szeretnénk elmondani, hogy ez nem csak lehetséges, hanem a megfelelő munkafolyamat-automatizálási folyamat bevezetésével sokkal könnyebb is, mint gondolná. Csapatának termelékenysége kritikus fontosságú a teljes projekt sikeréhez, és az automatizált munkafolyamatok segítenek kijavítani azokat a hatékonysági hiányosságokat és szűk keresztmetszeteket, amelyek általában visszatartják Önt.
Itt van a bökkenő: rugalmas munkafolyamat-automatizáló szoftverre van szükség, amely gyorsan segítséget nyújt és alkalmazkodik a folyamatokhoz. Tehát, mi is az a munkafolyamat-automatizálás, és hogyan oldhatja meg a problémáit?
Olvassa el részletes útmutatónkat, hogy megismerje a bevált gyakorlatokat, hasznos példákat lásson, és megtanulja, hogyan hozhat létre egy egyértelmű utat a hatékonyság felé.
Mi az a munkafolyamat-automatizálás?
A munkafolyamat-automatizálás egyszerűsíti az ismétlődő feladatok végrehajtását – általában szoftverek segítségével – azáltal, hogy konkrét irányelveket állít fel a manuális folyamatok automatikus elvégzésére. Gyakran használják projektmenedzsmentben a manuális adatbevitel csökkentésére és a feladatok automatizálására a munka gyorsabb delegálása érdekében .
Feladatok vagy teljes munkafolyamatok automatizálásával javíthatja az üzleti munkafolyamatok általános hatékonyságát. Akár félig automatizálja, akár teljesen automatizálja a munkafolyamatokat kiválasztott vagy manuális feladatok végrehajtása érdekében, ez a folyamat felgyorsítja a munka elvégzését.
Másrészt a feladatok automatizálására szolgáló szoftverek lehetővé teszik az információk hozzáadását, kezelését és vizualizálását. Például tárolhatja a feladat állapotát vagy a feladatra fordított időt, és frissítheti ezeket az információkat a munka elvégzése közben.
Így tudják a projektmenedzserek, a csapatvezetők és más érdekelt felek nyomon követni a projekt állását – beleértve az ügyfeleket is! Ráadásul a munkafolyamat-automatizálás időt és erőforrásokat szabadít fel (gondoljon csak a munkaidőre és a projektköltségekre ).
Végül is, mi értelme lenne magunknak elvégezni a munkát, ha azt a szoftver is elvégezheti? Csak annyit kell tennie, hogy meghatározza a munkafolyamatokat automatizáló szabályokat és eljárásokat.
A munkafolyamat-automatizálás példái
Az automatizált munkafolyamatok számos iparágban alkalmazhatók. Íme néhány automatizálási példa, amelyek inspirálhatnak Önt:
- IT: jelszó-visszaállítás, új felhasználói fiókok létrehozása, szoftver telepítése, biztonsági mentés kezelése, szoftver telepítése és IT-szolgáltatási ügyfélszolgálat kezelése
- Egészségügy : műszak- és ügyeleti beosztás készítése, betegfelvétel, betegkórházi elbocsátás és betegnyilvántartás átadása
- Számvitel és pénzügyek: számlázás, bérszámfejtés, költségjóváhagyás, költségtérítés és költségvetés-jóváhagyás
- Jogi: szerződés-felülvizsgálati menedzsment és szerződés-jóváhagyás
- Banki tevékenységek: számlanyitás és hiteljóváhagyás
- Marketing: e-mailes marketingkampányok kezelése és közösségi média bejegyzések ütemezése
- Értékesítés: árajánlatok jóváhagyása, értékesítési folyamatok kezelése és értékesítési megbeszélések ütemezése
- Emberi erőforrások: álláspályázatok szűrése, toborzási kommunikáció, új munkavállalói nyilvántartás létrehozása, munkavállalók beillesztése, munkavállalók kilépése, munkavállalói nyilvántartás frissítése, munkaidő-nyilvántartás jóváhagyása, munkavállalói elkötelezettségi felmérés kezelése, fizetett szabadság iránti kérelem jóváhagyása, utazási kérelem jóváhagyása és éves adóbevallás elküldése.
- Ügyfélszolgálat: ügyfél-bevonás, ügyfélszolgálat-kezelés és ügyfél-elégedettségi felmérések kezelése
Nézze meg ezeket az árajánlat-sablonokat!
A munkafolyamatok automatizálásának lépései
Akár a projektmenedzsment folyamatát, akár a munkafolyamat-kezelő rendszerét szeretné fejleszteni, könnyedén létrehozhatja saját munkafolyamat-automatizálási megoldását.
Kövesse az alábbi lépéseket, hogy azonnal elindulhasson.
1. lépés: A munkafolyamat megértése
A munkafolyamatok automatizálása azzal kezdődik, hogy információkat gyűjtünk a munkafolyamat-kezelési folyamat jelenlegi működéséről. Meg kell értenünk, hogy a csapatok hogyan végzik el a feladatokat, hogyan áramlanak azok a részlegek között, és mi befolyásolja a hatékonyságot és a projekt eredményeit.
Határozza meg továbbá, hogy mi indítja el az egyes feladatokat a munkafolyamatban, és mi okozza azok változását. Derítse ki, hogy milyen változásokról van szó, és milyen kritériumok alapján tekinthető az egyes feladatok teljesítettnek.
Más szavakkal, fogalmazzon meg minden olyan eseményt és feltételt, amely a feladatokat a munkafolyamat mentén mozgatja. Ne feledje, hogy a cél egy munkafolyamat-automatizálási rendszer megtervezése, amely a feladatokat a megfelelő személyekhez irányítja.
2. lépés: A munkafolyamat vázlatának elkészítése
Mielőtt munkafolyamat-szoftvert használna a feladatok automatizálásához, érdemes áttekintenie a teljes folyamatot. A munkafolyamatot leírhatja egy dokumentumban, de a munkafolyamat-kezelő szoftverben létrehozott vizuális ábrázolás jobban segít a hatékonysági hiányosságok feltárásában.
A legjobb munkafolyamat-automatizáló szoftver nemcsak a teljes folyamat vizualizálásában segít, hanem lehetővé teszi a csapatok számára, hogy egyszerre működjenek együtt a munkafolyamaton.
3. lépés: Az integrációs lehetőségek azonosítása
A munkafolyamatot tápláló bemeneti adatok több forrásból származhatnak. Ezek lehetnek:
- Online űrlap a weboldalán
- Csevegőrobot
- Azonnali üzenet
- Megosztott vagy aláírt dokumentum
- Adatbázis
- Harmadik féltől származó alkalmazás
Jelölje meg a munkafolyamat-tervezetben azokat a feladatokat, amelyekhez külső alkalmazásokból vagy rendszerekből származó adatokra van szükség. Most ellenőrizze, hogy a munkafolyamat-szoftver milyen integrációkat támogat.
Ennek alapján vizsgálja meg, hogyan kell módosítania a munkafolyamatot, hogy megfeleljen az integrációs követelményeknek. Például előfordulhat, hogy a feladatokat kisebb munkamegállapodásokra kell felosztania.
4. lépés: A hatékonysági hiányosságok kezelése
Az integrációkkal automatizálandó feladatok mellett a munkafolyamatnak lehetnek más automatizálási pontjai is. Például olyan hatékonysági hiányosságokról beszélünk, mint:
- Szűk keresztmetszetek
- Általában nem végzett nyomon követések
- Gyakran késedelmes feladatok
- Elveszett adatok
- A sikertelen kommunikáció
Jelölje meg ezeket a hatékonysági hiányosságokat, és alakítsa át a munkafolyamatot úgy, hogy azok megszűnjenek. Például előfordulhat, hogy tisztáznia kell egy feladat végrehajtóját, vagy meg kell határoznia, hogy melyik alkalmazásban kell lennie az egyetlen hiteles forrásnak.
Bónusz: Munkafolyamat-elemzés!
5. lépés: Hozza létre a munkafolyamatot
Most, hogy a munkafolyamatot megfelelően felvázolta és a legtöbb hatékonysági problémát megoldotta, itt az ideje, hogy életre keltsd. A legtöbb munkafolyamat-automatizáló szoftver lehetővé teszi, hogy több nézetben hozz létre munkafolyamatokat.
Például létrehozhat egy munkafolyamatot a Mind Maps, Process Maps, Gantt vagy Calendar nézetekben, hogy csapata számára a lehető legnagyobb átláthatóságot biztosítsa. Ismétlem: a legjobb munkafolyamat-automatizáló szoftver megakadályozza, hogy eszközök között váltson a feladatok megtervezése, vázlatának elkészítése, kidolgozása és végül automatizálása során.
Használja az előző lépésben összegyűjtött információkat az egyes feladatok leírásához. A használt munkafolyamat-automatizálási szoftvertől és a feladat összetettségétől függően csatoljon egy szöveges dokumentumot a szabványos működési eljárással.
Végül adjon alfeladatokat a feladatokhoz, hogy a feladatnál kisebb munkamegállapodásokat is nyomon követhessen. Ne felejtse el felhasználói szerepköröket (és jogosultsági szinteket) rendelni a munkafolyamat résztvevőihez!
6. lépés: Az automatizálások létrehozása
Még nem fejezted be az automatizált munkafolyamat létrehozását! Ebben a szakaszban létre kell hoznod a feladatokhoz tartozó munkafolyamat-automatizálásokat. Így automatizálhatod a feladatokon belül ismétlődő műveleteket.
Ha a ClickUp-ot választja munkafolyamat-automatizálási szoftverként, akkor beépített vagy egyéni ClickUp-automatizálásokat hozhat létre. Kezdjük az elsővel.
Íme néhány példa a ClickUp beépített automatizálási funkcióira:
- Amikor a feladat állapota egy meghatározott értékre változik, új feladat jön létre.
- Amikor a feladat felelőse megváltozik, a feladat állapota egy bizonyos értékre változik.
- Amikor a feladat prioritása megváltozik, a feladat felelőse egy adott felelősre változik.
- A feladat határidejének elérkezésekor a feladat prioritása ennek megfelelően változik.
- A feladat létrehozásakor egy adott sablon kerül rá alkalmazásra.
- Amikor a feladat egy meghatározott helyre kerül, a feladat archiválásra kerül.
Ha a ClickUp beépített automatizálási funkciói nem felelnek meg az Ön igényeinek, akkor egyedi automatizálási funkciókra van szüksége. Ezeket úgy kell meghatároznia, hogy azok megfeleljenek az Ön által választott munkafolyamat-automatizálási szoftver szerkezetének.
A ClickUp alkalmazásban az egyéni munkafolyamat-automatizálás a következő elemekből áll:
- A „ha ez történik” vagy az automatizálást elindító kiváltó ok
- A szoftver automatizálásának feltételei vagy kritériumai
- És a „akkor hajtsd végre ezt a műveletet” vagy az automatizált műveletek (egy vagy több), amelyek a kiváltó eseményt követik.
7. lépés: Folyamatosan tesztelje, figyelje és optimalizálja munkafolyamatát
Végezze el az integrációkat, és határozza meg a feladatokért felelős személyeket, a kezdési dátumot és a határidőt. Futtassa a munkafolyamatot néhány tesztelővel, és ellenőrizze, hogy minden a várakozásoknak megfelelően működik-e. Ha nem, módosítsa a munkafolyamatot, és ismételje meg a tesztelési eljárást.
Ha a teszt sikeres, akkor itt az ideje, hogy a munkafolyamatot az egész csapat számára bevezessék és elindítsák, majd megkezdjék annak figyelemmel kísérését. Ha hatékonysági hiányosságokat találnak, akkor optimalizálniuk kell a munkafolyamatot.
Például észreveheted, hogy csökken a termelékenység, a munkafolyamatok túl sokáig tartanak, vagy a végeredmény nem felel meg a követelményeknek. Ha ezeket a problémákat most felismered, az hosszú távon segíteni fog.
Az automatizált munkafolyamatokhoz KPI-k meghatározása kiváló gyakorlat. Segítenek a munkafolyamat optimalizálásában. Emellett a felsővezetés számára is bizonyítják, hogy a munkafolyamat-automatizálás a várt eredményeket hozta.
Használjon irányítópultokat (és egyéni irányítópultokat) valamint egyéni mezőket a KPI-k jelentéséhez. Például a ClickUp alkalmazásban az irányítópultok jelentéseire támaszkodhat a feladatok előrehaladásának nyomon követéséhez és az akadályok azonosításához.
8. lépés: Képezze ki csapatát
Ez a lépés különösen fontos, ha vállalata vagy csapata nemrégiben vezette be a munkafolyamat-automatizáló szoftvert. Tanítsa meg nekik a szoftver használatát, hogy azonnal el tudják kezdeni az automatizált munkafolyamatok követését.
Ezenkívül, amikor javít egy munkafolyamatot, fel kell készítenie a csapatot a változásokra. Ha a változások túl kiterjedtek, és a csapata még nem ismeri a munkafolyamat-automatizálást, akkor akár változáskezelési programra is szükség lehet.
A kommunikáció központosított helyen történő fenntartása segít a csapatoknak az információk könnyebb feldolgozásában (és szükség esetén áthelyezésében). A feladatok kiosztása elengedhetetlen, mivel segít biztosítani a felelősségek egyértelmű meghatározását.
Ezután az egyének felelőssé válnak egy projekt vagy szervezeten belüli konkrét feladatok elvégzéséért.
A munkafolyamat-automatizálás 5 előnye
Az ismétlődő manuális feladatoknak nem kell bonyolultnak lenniük ahhoz, hogy időt és a csapat erőforrásait pazarolják. Ehelyett érdemes kihasználni a munkafolyamat-automatizálás előnyeit a mindennapi rutin, előre látható és ütemezhető feladatok elvégzéséhez.
A probléma az, hogy ezek a feladatok többsége egyszerű természetű és kétségtelenül időigényes, de emellett hibalehetőséget is rejt magában, és hatással van az egész üzleti folyamatra. A munkafolyamat-automatizálási eszközök korlátozzák a kézi adatbevitel kockázatait, miközben számos egyéb előnyt is nyújtanak.
Vessünk egy pillantást a munkafolyamat-automatizálás használatának legjelentősebb előnyeire.
1. Növekedett termelékenység kevesebb erőforrás felhasználásával
Az automatizált feladatok és munkafolyamatok kevesebb időt igényelnek. És nem kell manuálisan mozgatni a feladatokat a munkafolyamatban. Például a hibajavítások előre meghatározott szabályok alapján megváltoztatják az állapotot, a felelőst vagy a határidőt.
Például a munkafolyamat-automatizálásnak köszönhetően többé nem felejti el kiszámlázni az ügyfeleknek, ami időt takarít meg mindenki számára, a humánerőforrás-osztálytól a beszerzési és projektmenedzsment csapatokig. Ehelyett a számlát automatikusan elküldi, miközben mindenki más munkájára koncentrálhat.
Soha nem jó, ha valaki a szűk keresztmetszetet jelenti.
A munkafolyamatok automatizálása lehetővé teszi, hogy kevesebb erőforrással többet érjen el, így termelékeny maradhat. Egyszerű automatizálni olyan feladatokat, mint a munkák kiosztása szabadúszóknak, az új alkalmazottak beillesztése és a munkavállalók képzési dokumentumainak biztosítása.
Szeretné optimalizálni és egységesíteni a vállalatán belüli folyamatokat? Folyamat- és eljárás-sablonunk úgy lett kialakítva, hogy végigvezesse Önt a szükséges lépéseken egy átfogó és dinamikus folyamatdokumentum létrehozásához.
Ezenkívül a ClickUp Whiteboards funkció lehetővé teszi, hogy vizualizálja, hogyan kapcsolódnak össze és áramlanak a különböző folyamatok, így egyszerűsített és hatékony munkafolyamatot hozhat létre.
2. Jobb együttműködés, átláthatóság, kommunikáció
A munkafolyamat-automatizálás bevezetésével a csapat tagjai láthatják egymás munkáját, és tudatában vannak az egyes tagok projektben való egyéni hozzájárulásainak. Ez a láthatóság csökkenti annak esélyét, hogy egymás munkájába beleszóljanak.
Emellett lehetőséget teremt a feladatokhoz való hozzászólásra, hogy segítséget kínáljon vagy kérjen. Ezért a munkafolyamat-automatizáló szoftver megakadályozza a kommunikációs hiányosságokat. A megfelelő időben kéri a megfelelő személytől a visszajelzést, és naplózza az üzeneteket, hogy később nyomon követhesse őket.
Gyorsabban azonosíthatja a kommunikáció szűk keresztmetszeteit, ha az egyszerű feladatokhoz nem használ e-mailt. Hozzászólásokat rendelhet a felhasználókhoz, hogy biztosan lássák a megjegyzését, és válasz után jelölje be azokat teljesítettként.
Ráadásul a munkafolyamat-automatizáló szoftverek mind a belső, mind a külső kommunikációt támogatják. Például automatizált projektmenedzsment-kommunikációval koordinálhatja csapatát, felveheti a kapcsolatot az ügyfelekkel, fizetéseket kérhet és feladatokat adhat át szabadúszóknak.
Nézze meg blogunkat, hogy megtudja, hogyan segíti a munkafolyamat-automatizáló szoftver az e-mailes feladatkezelést!
3. Nagyobb felelősségvállalás
A feladatok automatikus kiosztásával a csapat tagjai számára egyértelművé válik a munkafolyamatban betöltött felelősségük. A munkafolyamat-kezelés lehetővé teszi a feladatok előrehaladásának nyomon követését és a határidők betartásának biztosítását.
Ezenkívül a műszerfalak és a KPI-k segítségével folyamatosan javíthatja a munkafolyamatok teljesítményét, hatékonyabb projektmenedzsment rendszereket hozva létre. És mintha ez még nem lenne elég, a munkafolyamat-automatizálási szoftver segít azonosítani és kijavítani az üzleti folyamatok szűk keresztmetszeteit.
Általánosságban elmondható, hogy az ismétlődő feladatok kimerítik az alkalmazottakat. Ez pedig hosszú távon kiégéshez vezethet. Ezen feladatok emellett eltérítik a személyzetet a céltudatos és értelmes munkától.
A munkafolyamat-automatizálás azonban hatékonyan küzd a repetitív munka mentális egészségre és a munkavállalói élményre gyakorolt hatása ellen, mivel tudatában van annak, hogy mi következik, és ki felel a feladatért. Készítsen folyamatábrákat a Whiteboards alkalmazásban, hogy világos útmutatást nyújtson a munkafolyamat-kezelési folyamatához.
Ennek eredményeként a munkatársai hosszabb ideig maradnak a vállalatnál, ha vizuális munkafolyamat-automatizálási eszközöket alkalmaz.
4. Hatékony ügyfélszolgálat
Az ügyfélkérdésekre adott válaszok automatizálása nagyban hozzájárul a kifogástalan ügyfélszolgálathoz. A munkafolyamat-automatizálás kiválóan alkalmas a gyors és személyre szabott ügyfélszolgálat biztosítására. Ennek eredményeként ügyfelei elégedettek lesznek, és örömmel fogják tapasztalni márkáját.
Szeretné optimalizálni vállalatának támogatási műveleteit a munkafolyamat-automatizálás segítségével? A ClickUp ügyfélszolgálati sablon lehetővé teszi egy kétszintű rendszer felállítását, amely magában foglalja az első vonalbeli támogatási csapatot és az eskalációk kezelésére szakosodott csapatot.
Ez a megközelítés biztosítja, hogy a támogatási kérelmek hatékonyan és eredményesen legyenek kezelve, és hogy a legösszetettebb problémák megkapják a szükséges figyelmet. Ezenkívül sablonunk tartalmaz egy űrlapnézetet, amely testreszabható, hogy minden szükséges információt rögzítsen, amire csapatának szüksége van.
Ez lehetővé teszi, hogy ügyfeleinek első osztályú támogatást nyújtson.
5. Csökkentett költségek és váratlan kiadások
A költségmegtakarítás a hatékony munkafolyamat-kezelés mellékhatása. Ha a kézi feladatok csökkentésével növeli a termelékenységet, akkor magasabb minőségű termékeket szállít.
Az optimalizált munkafolyamatok csökkentik a szervezetek költségeit is, mivel csökkentik a munkavállalói fluktuációt és, mint már említettük, pontos ügyfélszolgálatot biztosítanak. Tudjuk, hogy üzleti folyamataik összetettek.
Ezért is elengedhetetlen a legjobb munkafolyamat-automatizáló szoftver bevezetése a költségvetési hibák korlátozása érdekében!
A ClickUp költségvetés-alapú projektmenedzsment sablonjával hatékonyan felügyelheti és nyomon követheti projektje előrehaladását. Ez a felhasználóbarát projektmenedzsment sablon lehetővé teszi, hogy könnyedén nyomon kövesse a projekt ütemtervét.
Láthatja a különböző tevékenységek állapotát is, így mindig kézben tarthatja a költségvetését.
Kezdje el a munkafolyamatok automatizálását a ClickUp segítségével!
Az Ön igényeit kielégítő integrációk, irányítópultok, emlékeztetők és értesítések mellett más funkciókat is keresnie kell a munkafolyamat-automatizálási szoftverekben. Például a testreszabható munkafolyamat-sablonok könyvtára elengedhetetlen.
De az is fontos, hogy a munkafolyamat-automatizáló szoftver lehetővé tegye saját sablonok létrehozását. A low code egy másik fontos funkció.
A munkafolyamatokat automatizálhatja úgy is, hogy saját maga fejleszti ki a szoftvert. De ez időpazarlás lenne, amikor olyan eszközök, mint a ClickUp, vizuális, intuitív felületet kínálnak az üzleti személyzet számára az automatizált munkafolyamatok létrehozásához és karbantartásához.
Ezen felül a munkafolyamat-automatizáló szoftverek együttműködési eszközöket is biztosítanak. Ezek lehetővé teszik a munkafolyamatok közös létrehozását és optimalizálását az üzleti csapatok számára.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp, lehetővé teszik az adatok rögzítését és összevonását testreszabható űrlapok segítségével. Ezek egységesítik és szabványosítják a felhasználóktól vagy ügyfelektől származó információk kérésének, elérésének és karbantartásának folyamatát.
A testreszabható űrlapok nagyon hatékonyak az adatok duplikált bevitelének megelőzésében. Emellett lehetővé teszik a rögzített adatoknak a megfelelő személyeknek kiosztott feladatokká történő átalakítását a nyomon követés érdekében.
Szeretne többet megtudni a ClickUp automatizálásáról? Kezdje el használni az ingyenes munkaterületet, és nézze meg, hogyan növelheti csapata hatékonyságát!