Érdekli az e-mailes feladatkezelés?
Képzelje el a következő helyzetet:
Egy régi e-mailt keresel, amelyet néhány hónapja küldött neked egy kollégád. 10 perc telik el, majd 20, majd 30...
Most már csak egy örökkévalóságnak tűnik, így elmerülsz az elveszett e-mailek végtelen óceánjában.
Legutóbb, amikor ellenőriztük, ez nem volt megfelelő módszer a feladatok elvégzésére!
De ne aggódj, megtaláltuk a megoldást erre a dilemmára.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, mi is az e-mailes feladatkezelés, milyen főbb jellemzői és előnyei vannak, valamint bemutatjuk a legjobb eszközt, amelyet a beérkező levelek mappájából kezelheti.
Készen állsz arra, hogy véget vessen a végtelen e-mail láncoknak?
Remek, kezdjük!
Mi az e-mailes feladatkezelés?
Az e-mailes feladatkezelés során a beérkező levelek mappáját használod a feladatok rendezéséhez, szervezéséhez és létrehozásához. Ez magában foglalja a feladatok kiosztását az embereknek, a határidők megadását és a projektek kezelését, mindezt az e-maileden keresztül.
De természetesen az e-maileket szisztematikusan a feladó, a tárgy és a dátum szerint rendezik, nem pedig a feladat, a prioritás és a határidő szerint. Az e-mailek tele vannak olyan beszélgetésekkel is, amelyek nem vonatkoznak a feladatkiosztásra.
Akkor miért is érdemes használni őket?
Ne értsen félre, az e-mail nem halt meg, főleg azért, mert a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak naponta akár 2,5 órát is eltöltenek az e-mailek feldolgozásával.
Hirtelen már nem is tűnik olyan rossz dolognak az a 30 perc, amit elvesztettél, ugye? 😉
De van egy módszer, amellyel az e-mailek hatékony feladatkezelő eszközökké válhatnak: ehhez csak egy e-mail alapú projektkezelő szoftverre van szükség.
Az e-mailes feladatkezelő eszközzel több projektet is ütemezhet és tervezhet, feladatokat oszthat ki és nyomon követheti az előrehaladást.
Kattintson ide , ha további tippeket szeretne kapni a feladatok ütemezéséhez!
Az e-mailes feladatkezelő eszközödnek rendelkeznie kell az alábbi funkciókkal
Tudjuk, hogy azt szeretné, ha csapata erősebb lenne, mint a Titanic, hogy ne essen szét így:
Segítségképpen összeállítottunk egy listát azokról a funkciókról, amelyekkel az e-mailes feladatkezelő eszköznek rendelkeznie kell:
1. E-mail integráció
Az e-mail integráció elengedhetetlen funkció, főleg azért, mert szó szerint nem lehet e-mailes feladatkezelő eszköz e-mailek nélkül.
Az e-mail integrációval csapata a beérkező és kimenő levelek között kezelheti a dokumentumokat. Ezenkívül e-maileket tárolhat és megoszthat, valamint automatikus értesítésekkel feladatokat hozhat létre.
Nincs többé ilyen alkalmazások közötti oda-vissza rohangálás:
2. Feladatok létrehozása és delegálása
A feladat létrehozása egy kulcsfontosságú funkció, amely lehetővé teszi, hogy e-mailben tervezzen és küldjön feladatokat a projektcsapatának. A feladatok határidővel, feladatleírással és mellékletekkel együtt kerülnek elküldésre.
A hatékony feladatdelegálás a kapacitástervezésben is segítségedre lesz. Így a lehető legjobban kihasználhatod a rendelkezésre álló erőforrásokat.
Végül is mindannyian tudjuk, hogy Jack és Rose nem használták ki teljes mértékben annak a lebegő ajtónak a lehetőségeit! 🙄
3. Feladatok ütemezése
Az egyik dolog a feladatok elküldése, a másik pedig a csapat irányítása.
A projektkezelő eszköznek olyan csapatkezelési funkciókkal kell rendelkeznie, amelyek biztosítják, hogy minden csapattag napi feladatokat kapjon.
Ha egy feladat késik, akkor a feladatkezelőnek képesnek kell lennie a függő feladatok automatikus átütemezésére. Ezenkívül beépített naptárral, időbecslésekkel és feladatkövető eszközökkel kell rendelkeznie.
4. Feladatmegjegyzések
Használja a mindenre képes @ szimbólumot, hogy megemlítse egy felhasználót, csapatot, feladatot vagy dokumentumot, és így megjelölje a munkatársakat a munkaterületén. A feladatok megemlítése mindig látható, és e-mailben is elküldésre kerül.
Ez azt jelenti, hogy csapattagjai soha nem fogják elmulasztani a feladatokat, de amit el fognak mulasztani, az a „Nem láttam a feladatot” kifogás!
5. Hatékonyabb kommunikáció
A választott feladatkezelőnek rendelkeznie kell egy központi azonnali üzenetküldő platformmal, ahol a csapat tagjai kommunikálhatnak egymással.
Így csapata továbbra is élvezheti az e-mailek minden előnyét, de már nem kell rájuk támaszkodnia a (lassú) kommunikációhoz.
Kapcsolódó: Drip e-mail kampányok
A legjobb e-mailes feladatkezelő eszköz: ClickUp
Az e-mailek az átlagos alkalmazott munkanapjának 23%-át teszik ki, és az alkalmazottak átlagosan 36-szor ellenőrzik az e-mailjeiket naponta. Úgy értem, mindannyian jártunk már ebben a helyzetben... 36-szor frissítettük az e-mailjeinket. ⌚
Tehát nem meglepő, hogy a projektmenedzserek olyan feladatkezelő eszközöket keresnek, amelyekkel növelhetik a munkahelyi termelékenységet. És az sem meglepő, hogy az e-mailes marketing és a hideg e-mailek legjobb gyakorlatait követve valódi eredményeket lehet elérni.
Szerencsére a ClickUp pontosan erre a célra lett kifejlesztve.
Mi az a ClickUp?
A ClickUp a világ vezető projektkezelő eszköze.
A távoli csapatok kezelésétől a csapatmunka javításáig a ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a csapatok számára a produktív munkavégzéshez.
Ha már itt tartunk, íme egy cikk néhány tippel, hogyan maradhat produktív a munkahelyén!
Most pedig térjünk vissza az e-mailes feladatkezeléshez...
Íme, hogyan segíthet a ClickUp e-mailes feladatkezelése:
A ClickUp e-mailes feladatkezelő rendszere arra ösztönzi a csapatokat, hogy holisztikusabb megközelítést alkalmazzanak feladataikhoz, hogy azoknak megfelelően tudjanak tervezni.
Nem szeretnénk olyan helyzetet, mint a Titanic esetében, ahol nem terveztek elegendő mentőcsónakot!
Zavarban van?
Vessünk egy pillantást arra, hogyan garantálhatja a ClickUp a csapatod zökkenőmentes működését:
1. E-mailek küldése és fogadása közvetlenül a feladatokból
Mennyi időt takaríthatna meg, ha az e-maileket azonnal elküldhetné vagy megválaszolhatná a releváns munkával párhuzamosan, anélkül, hogy tabokat kellene váltania?
A ClickUp e-mail funkciójával pontosan ezt teheti!
Például e-maileket rendelhetsz a csapat tagjaihoz, együttműködhetsz az elküldés és a válaszadás során, és automatizálásokat indíthatsz el egyéni mezők, ügyfél események, sőt hibajelentések alapján. A lehetőségek szinte korlátlanok!
Az e-mailek ClickUp-ba való integrálása a következőket segíti:
- Időmegtakarítás (nincs többé oda-vissza lapozás)
- Tartsa rendezett állapotban a kommunikációt
- Az e-mailes beszélgetések átláthatóságának fenntartása
Ehhez a funkcióhoz a ClickUp jelenleg az Outlook, IMAP, Office 365 és Gmail szolgáltatásokat támogatja. A ClickUp-ból elküldött összes e-mail úgy fog kinézni, mintha közvetlenül az e-mail fiókjából küldte volna – nincsenek furcsa továbbítási címek!
2. Feladatok létrehozása e-mailben
A ClickUp e-mailes feladatkezelő eszközének Assign Task (Feladat hozzárendelése) funkciója lehetővé teszi, hogy feladatokat hozzon létre e-mailek elküldésével vagy továbbításával a ClickUp-ba.
Az alábbi feladatokat veheted fel:
- Feladat neve: az e-mail tárgya lesz a feladat neve.
- Feladatleírások: az e-mail szövege tartalmazza a feladat leírását.
- Feladatok hozzárendelése: használja a
, szót a tárgy sorában, hogy több személyt rendeljen a feladatához., - Határidő: a tárgy sorában használja a
kifejezést a határidő hozzáadásához. - Mellékletek: adj hozzá képeket, linkeket és fájlokat az e-mailhez, és azok azonnal mellékletként megjelennek a feladatban.
3. Hozzászólások hozzáadása
E-maileket küldhetsz a ClickUp feladatokhoz, és azok új megjegyzésként jelennek meg az adott feladatnál, a mellékletekkel együtt.
Kíváncsi vagy a felépítésére?
Ne aggódj, a ClickUp teljes egészében rögzíti a HTML-e-maileket, így a képeid és a terveid ugyanolyan látványosak lesznek, mint Jack rajza Rose-ról.
4. Válaszoljon az értesítésekre
A ClickUp értesítő e-mailjeire úgy válaszolhat, hogy visszaküld egy e-mailt, amely új megjegyzésként kerül hozzáadásra a feladathoz. Nincs szükség az alkalmazások közötti váltásra!
5. Feladatok automatizálása
Használja a ClickUp e-mail továbbítási szabályait, hogy automatikusan feladatok jöjjenek létre az Ön számára. Ha pedig elmenti a feladatokat és a listákat a névjegyzékébe, akkor útközben is hozzáadhat feladatokat a feladatlistájához!
Alternatív megoldásként automatizálhatja feladatait a ClickUp ismétlődő feladatok funkciójával. Az ismétlődő feladatok beállításait ismétlődő ütemezés vagy ismétlődő indító segítségével testreszabhatja.
6. Feladatok ütemezése
A ClickUp feladat részleteinek segítségével hozzáadhat egy határidőt a tárgy sorához, amely automatikusan beállítja az adott feladat határidejét.
A drag and drop Scheduling Time funkcióval napi, heti vagy havi szinten kezelheti csapata ütemtervét.
Ha egy csapattag késik (mindannyian tudjuk, hogy az élet néha ilyen), a ClickUp automatikusan megváltoztatja az összes függő feladat határidejét.
Bónusz: E-mail alternatívák
7. Gmail és Microsoft Outlook integráció
A ClickUp segítségével összekapcsolhatja a Gmail és az Outlook alkalmazásokat a ClickUp feladataival. Így minden, a ClickUp-ba hozzáadott feladat szinkronizálódik a Gmail vagy az Outlook feladataival.
Szeretne időt megtakarítani?
A Gmail beérkező levelek mappájában található fontos e-maileket csillaggal jelölve ClickUp feladatokká alakíthatja. ⭐
A ClickUp feladatait szinkronizálhatja a Google Naptárral is.
Mostantól, ha frissítesz egy feladatot a ClickUp-ban, a változás a Google alkalmazásban is megjelenik.
Micsoda kényelem!
De ez még nem minden, amit a ClickUp kínál Önnek! 🎁
Ez a fantasztikus projektkezelő szoftver egyéb funkciókat is kínál, például:
- Több mint 50 feladat-automatizálás : automatizálja az ismétlődő feladatokat és egyszerűsítse a munkafolyamatot
- Testreszabható nézetek : válaszd ki, hogyan szeretnéd megtekinteni a projektet olyan nézetek segítségével, mint a Gantt-diagram, a munkaterhelés, a Kanban-tábla és még sok más.
- Feladatállapotok: frissítések hozzáadása a projekt állapotához
- Feladatlisták: használjon egyszerű teendőlistákat, hogy lássa napi teljesítményét.
- Feladatok függőségei: segítsen csapatának a feladatok megfelelő sorrendben történő elvégzésében
- Feladatok prioritása: jelölőkkel jelölje meg, mely feladatok elvégzése sürgős.
- Harmadik féltől származó integrációk: A ClickUp integrálható az Evernote, a Time Doctor és más alkalmazásokkal.
- Agilis irányítópultok: Használja a Sprint Widgets alkalmazást az irányítópultokban, hogy átfogó képet kapjon bármely agilis projektről.
- Gyorsbillentyűk és billentyűparancsok : használj billentyűparancsokat a felhasználói élmény javításához és egyszerűsítéséhez.
Miért van szüksége e-mailes feladatkezelő eszközökre?
Az e-mailes feladatkezelő eszközök segítenek a projektmenedzsereknek és a csapatoknak növelni az e-mailes termelékenységüket a munkában.
A feladatkezelő alkalmazás segítségével csapata könnyedén elérheti az üres beérkező levelek mappát , és több időt fordíthat az egyes feladatokra.
Így működik egy feladatkezelő szoftver:
1. Az e-maileket tennivalók listájává alakítja
Az e-mail klienssel integrált eszköz használatával a beérkező levelek mappáját hatalmas teendőlistává alakíthatja.
Tehát felejtsd el a külön jegyzetelő vagy teendőlista alkalmazások letöltését !
Az e-mailes feladatkezeléssel közvetlenül az e-mailedből hozhatsz létre feladatokat és adhatod hozzá a feladatok részleteit.
Búcsút inthetsz a feladatok duplikálásának és az alkalmazások és oldalak közötti váltogatásnak!
2. Kevesebb e-mail küldése és időmegtakarítás
A feladatkezelő segítségével a csapat tagjai, a projekthez kapcsolódó dokumentumok és a beszélgetések egy központi helyen kerülnek tárolásra.
Ez azt jelenti, hogy többé nem kell e-mailben kérdést küldenie egy csapattagnak, csak azért, hogy egy rejtélyes választ kapjon, ami miatt újabb e-mailt kell küldenie.
Ha elég sokáig kitartasz, hirtelen...
Ha azonban feladatkezelő alkalmazást használ, az e-mailjei minden részletet tartalmaznak a feladatról, a határidővel együtt. Ha pedig valakinek kérdése van, egyszerűen üzenetet küldhet a beépített csevegőszobában.
Voilà!
Válaszok másodpercek alatt.
3. Növeli a csapat hatékonyságát
Az e-mailes feladatkezelő eszközök részletes feladatleírásokat nyújtanak a projektcsapatoknak, így a csapatok nem keverik össze a feladataikat. Ezenkívül egyszerűen megoszthat egy feladatot egy csapattaggal, ha megemlíti őt.
A projektmenedzsment alkalmazások szintén segítik a csapatok együttműködését. A feladatkövetési funkciók és az azonnali üzenetküldés segítségével a csapatok és a projektmenedzserek jobb áttekintést kapnak mindenki projektjének előrehaladásáról.
4. Központosítja a munkafolyamatot
Mi lehet rosszabb annál, mint egyszerre több feladatot kezelni?
Több feladat kezelése több platformon!
Bár mindannyian szeretjük magunkat kiváló multitasking-esnek tartani, az igazság az, hogy sokkal jobban megfelelünk a központosított, egységes platformokon való munkavégzésnek.
Segít rendezni és szervezni a dolgokat, és egy pillantással áttekinthetővé teszi a helyzetet.
Pontosan ebben segít az e-mailes feladatkezelő platform. Mivel ugyanazon a felületen kezelheti a munkaterhelés elosztását, a csapatkommunikációt és a feladatok ütemezését, nem kell platformok között ugrálnia, hogy megértsen valamit!
Következtetés
Az e-mailes feladatkezelés lehetővé teszi a csapatok számára, hogy a beérkező levelek mappáját használják fő projektkezelési platformként. Bár továbbra is használhatja a szokásos beérkező levelek mappáját, az nem biztosít olyan munkaterületet, amely együttműködési lehetőségeket, beépített csevegőszobákat és feladatok automatizálását kínálja.
A ClickUp a csapatok számára számos hatékony feladatkezelési és e-mailes munkafolyamat-kezelési funkciót kínál, hogy a lehető legproduktívabbak lehessenek.
A feladatütemezés és az e-mailes feladatátadás funkcióktól kezdve a ClickUp minden szükséges funkcióval rendelkezik az e-mailes beérkező levelekből történő feladatkezeléshez.
Szerezd be még ma a ClickUp alkalmazást, és nézd meg, hogyan alakul át a beérkező levelek mappád hatékony feladatkezelő eszközzé, mert ne feledd: az élet túl rövid ahhoz, hogy végtelen, idegesítő e-mail láncokra pazarold.
Kérdezd csak Jacket:
