Ah, az e-mail. Egyszerű. Ismerős. De... elavult és fájdalmasan lassú. 🐌
Természetesen ez jó formális megbeszélésekhez vagy fontos dokumentumok elküldéséhez. De mivel egyre inkább támaszkodunk a digitális együttműködésre, egyértelművé vált, hogy az e-mail nem arra lett tervezve, hogy nagy léptékű, együttműködésen alapuló kommunikációt kezeljen.
Szerencsére számos e-mail alternatíva létezik, amelyeket kifejezetten a globális, valós idejű együttműködés támogatására terveztek. Ha egy vagy több ilyen e-mail alternatívát alkalmaz, felgyorsíthatja az együttműködési feladatok hatékonyságát.
Még mindig nem biztos benne, hogy készen áll-e az e-mailről való áttérésre? Ne aggódjon, megértjük! Hogy jobban megértse álláspontunkat, nézzük meg röviden, miért nem felel meg az e-mail a modern üzleti kommunikációs igényeknek.
Ezután bemutatunk nyolc legjobb e-mail alternatívát és kommunikációs eszközt, amelyekkel egyszerűsítheti csapata és vállalkozása kommunikációját. 🙌
3 ok, amiért szüksége van egy e-mail alternatívára
Az e-mail az együttműködés halála.
Nem, komolyan, nem túlzunk: a munkavállalók 70%-a úgy gondolja, hogy az e-mailek jelentősen csökkentik a termelékenységet.
Miért?
Mivel, más hibrid munkahelyi megoldásokkal ellentétben, az e-mail nem rendelkezik az effektív együttműködést elősegítő funkciókkal és rugalmassággal.
Vessünk egy pillantást az e-mail három fő problémájára. 👀
1. Az e-mail nem alkalmas valós idejű visszacsatolási ciklusra 🔁
A visszajelzések irányítják folyamatos, agilis fejlesztéseinket. Minél gyorsabban és rendszeresebben kap visszajelzéseket, annál hamarabb tudja azokat felhasználni a megalapozott változtatásokhoz.
Az e-mail problémája azonban, hogy közismerten lassú és megbízhatatlan.
Képzelje el, hogy egy dokumentumot elküldött e-mailben tíz embernek áttekintésre. Mennyi ideig kell várnia, amíg válaszolnak?
Néhány óra? Egy nap? Egy-két hét? Valójában honnan tudja, hogy egyáltalán megnézték az e-mailjét? (Jöhet a passzív-agresszív emlékeztető e-mail. )
A valós idejű visszacsatolási ciklus elősegítésének képessége nélkül az e-mail a fejlesztést és a növekedést csigalassú ütemben halad.
2. Az e-mailek könnyen elveszhetnek a szálak között 📨
Az e-mail egy információs zsákutca.
Néhány oda-vissza üzenet után egyre nehezebbé válik egy e-mail szálban megtalálni a konkrét információkat – és ez még akkor is igaz, ha csak egy egyéni beszélgetésről van szó. Ha még néhány embert is bevonunk a beszélgetésbe, akkor a szálban a konkrét információk megtalálása olyan, mintha egy homokozóban egy szem sót keresnénk.
Valójában a munkavállalók 73%-a állítja, hogy túl sok időt tölt az e-mailek keresésével. 56% rendkívül frusztrálónak tartja a beérkező levelek között a dokumentumok keresését.
3. Az e-mail nem rugalmas 🐌
Ha remekművet szeretne létrehozni, képesnek kell lennie az agilis együttműködésen alapuló beszélgetésekre. Az ötleteknek szabadon kell áramlaniuk, a terveknek egyre bonyolultabbá kell válniuk, az elemeket pedig el kell vetni és tovább kell fejleszteni, ahogy a projekt formát ölt.
Az e-mail nem csak az agilis beszélgetéseket nehezíti meg.
Egyetlen beszélgetése sem zajlik valós időben. A nagy e-mail szálak zavarosak és nehezen áttekinthetők. Az alkalmazottak nem maradnak naprakészek az új fejleményekkel kapcsolatban, ami tudás szilárdulásához és termelékenység csökkenéséhez vezet. Mindezek a problémák káros hatással lehetnek a belső munkafolyamatokra és a projektek minőségére.
8 e-mail alternatíva az üzleti kommunikációhoz
Még nincs minden veszve – rengeteg e-mail alternatíva áll rendelkezésre, amelyeket üzleti kommunikációjához felhasználhat.
Először nézzük meg a projektmenedzsment szoftvereket.
1. Projektmenedzsment szoftver
Üzleti kommunikációjának nagy része projektmenedzsment szoftverek körül forog, igaz? De próbált már valaha projektet kezelni a Gmailen vagy az Outlookon keresztül?
Unalmas. Zavaros. Nincs központi tárolórendszer a fájlmegosztáshoz, nincs valós idejű visszacsatolási hurok, és a projektek sem láthatók. Mindez azért van, mert az e-mail platformok egyszerűen nem a projektmenedzsmentre lettek kialakítva.
A megoldás? Projektmenedzsment szoftver.
A megoldás az e-mail rajongók számára? E-mail projektmenedzsment a ClickUp-ban!
A legjobb eszköz: a ClickUp e-mailes projektmenedzsment szoftvere
Ha egyszerű projektmenedzsmentet keres, akkor a ClickUp a megfelelő választás. De mi is teszi pontosan a ClickUp-ot ötcsillagos projektmenedzsment eszközzé?
Nos, a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment szoftverek célja, hogy egyszerűsítsék a projektmenedzsment folyamatot, és segítsék az egyéneket és a különböző méretű csapatokat a termelékenység növelésében azáltal, hogy minden munkájukat egy helyre összpontosítják.
A rugalmas és fejlett funkciók segítségével könnyedén kioszthatja és nyomon követheti a feladatokat, hatékonyan kezelheti a többféle teendőt, beállíthat egyedi automatizálást, valós időben kommunikálhat a csapat tagjaival, és még sok minden mást – mindezt egyetlen központi platformon.
A ClickUp megakadályozza, hogy üzleti kommunikációja kaotikus hálóvá váljon. Központosítja a kommunikációt, és teljes áttekintést biztosít minden egyes beszélgetésről (természetesen biztonságos e-mail szolgáltatással együtt).
Az Email ClickApp, Outlook, IMAP, Office 365 és Gmail felhasználók összekapcsolhatják e-mail fiókjaikat a ClickUp-pal, hogy e-maileket küldhessenek és fogadjanak közvetlenül a ClickUp feladatokból, így egyszerűbbé válik a kommunikáció racionalizálása, a beszélgetések nyomon követése és időt takaríthat meg azzal, hogy nem kell másik lapra váltania az e-mailek kezeléséhez. 📧
Nemcsak közvetlenül a feladatokból küldhet és fogadhat e-maileket, hanem a következőket is megteheti:
- Fájlcsatolmányok, sablonos válaszok, márkás űrlapok és még sok más hozzáadása
- E-mailek összekapcsolása feladatokkal
- A megjegyzéseket tegye cselekvési tételekké, és küldjön válaszokat a hatékony együttműködés érdekében.
- Egyéni címkék hozzáadása
- Állítsa be az e-mail és a feladatok automatizálását
- Hozzon létre e-mail sablonokat és mentett válaszokat a válaszidő felgyorsítása érdekében.
- Integrálja a ClickUp-ot kedvenc e-mail platformjaival (Gmail, Outlook, IMAP és Office 365)
A ClickUp egy funkciókban gazdag ingyenes verziót kínál, amely lehetővé teszi, hogy ingyenesen kipróbálja a projekt- és e-mailkezelő eszközt. Töltse le az alkalmazást, és integrálja a leggyakrabban használt e-mail szolgáltatóival, például az Outlookkal és a Gmail-lel, hogy még ma egyszerűsítse a csapat és az ügyfelek közötti kommunikációt. ⚡️
2. VoIP
Van üzleti VoIP telefonrendszere?
A vállalkozásoknak gyors és megbízható telefonos kommunikációhoz VoIP-re van szükségük. A VoIP a Voice over Internet Protocol (internetes hangátvitel) rövidítése, és lényegében lehetővé teszi, hogy internetkapcsolaton keresztül telefonáljon, ahelyett, hogy fizikai vezetékes vonalat használna.
A VoIP hanghívások elengedhetetlen e-mail alternatívák, mert valljuk be, egyes beszélgetések valóban nem alkalmasak e-mailben történő lebonyolításra.
A hanghívások időt takarítanak meg, személyesebbé teszik a kommunikációt, és nagyobb mobilitást és termelékenységet biztosítanak. A headseten keresztül történő VoIP-híváshoz nem kell a kezedet használnod, vagyis hívásokat fogadhat, miközben tervez, fájlokat rendez, kávét főz, vagy bármi mást csinál!
A legjobb eszköz: Dialpad
A Dialpad nem egy átlagos VoIP telefonrendszer. Ez egy felhőalapú ügyfélszolgálati megoldás, amely VoIP-t, natív mesterséges intelligenciát és számos más technológiát használ, hogy teljesen egységes hang-, e-mail-, SMS-, közösségi média- és azonnali üzenetküldési szolgáltatásokat nyújtson.
Ezek a funkciók több eszközön is elérhetők, függetlenül a fizikai helyétől. A hanghívások tekintetében a Dialpad olyan hatékony, kommunikációt javító funkciókkal rendelkezik, mint például:
- Hívásrögzítés
- Valós idejű hívásátírások és automatikus jegyzetelés
- Hívás utáni összefoglalók
- Egyedi útválasztás
- Eszköz- és platformfüggetlen (támogatja az Androidot és az iOS-t, valamint az összes Windows, Mac, Linux és egyéb rendszert)
Ne feledje, hogy ez egy all-in-one platform, amelyet a kommunikáció egyszerűsítésére terveztek. Tehát, ha egy komplex ötletet próbált e-mailben közölni, és nem jutott semmire, akkor egyszerűen csak egy gombnyomással felhívhatja kollégáját, érdekelt felet vagy ügyfelét, ugyanazon a platformon belül.
Vége a szilárd adatbázisoknak és a kényelmetlen alkalmazásváltásoknak!
Bónusz: E-mailes drip kampány sablonok az e-mailes munkafolyamatok automatizálásához
3. Együttműködési platformok
Az e-mailen keresztül folytatott együttműködési beszélgetések gyakran kaotikus helyzetbe torkollanak. Végül rendetlen e-mail szálak, szétszórt tudás és tíz különböző verziója a megosztott dokumentumnak marad.
Az üzleti együttműködési eszközök lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy bárhonnan csatlakozzanak és együttműködjenek egy dedikált platformon, anélkül, hogy zavaró tényezők, szilók vagy unalmas oda-vissza levelezés zavarná őket.
A legjobb eszköz: Google Workspace
A Google Workplace egy felhőalapú termelékenységi és együttműködési eszközök gyűjteménye, amely a következőket tartalmazza:
- Gmail
- Google Docs
- Google Drive
- Google Táblázatok
- Google Slides
- Google Forms
- Google Keep
Kifejezetten a csapatok közötti kommunikációhoz a Google Workspace az alábbi eszközöket kínálja e-mail alternatívaként:
- Google Chat: Ez a szolgáltatás a beszélgetéseket témakörök szerinti szobákba csoportosítja, ahol megbeszéléseket folytathatnak és dokumentumokat oszthatnak meg. Lehetővé teszi a csapatok számára a fájlok megosztását, feladatok kiosztását, tudásmegosztást és még sok mást.
- Google Meet: Videokommunikációs megoldás, amely lehetővé teszi HD videokonferenciákon való részvételt és hatásos prezentációk megosztását.
4. Intranet
Képzelje el, hogy saját magán üzleti hálózata van, amelyhez csak a vállalat alkalmazottai férhetnek hozzá.
Ez az intranet. Ez egy általános megoldás a vállalati átalakulás megkönnyítésére, mivel nagyvállalatok számára biztonságos, megosztott és testreszabható munkaterületet biztosít a kommunikációhoz és az együttműködéshez. De ez nem csak a nagyvállalatok számára elérhető – a kisvállalkozások is profitálhatnak az intranetből.
Az intranetek segítségével belső tudásbázist hozhat létre, hogy megszüntesse az új alkalmazottak számára az információs szigeteket. Emellett létrehozhat bizonyos csapattagoknak szánt privát csatornákat is.
A legjobb eszköz: ClickUp
A ClickUp biztosítja az intranetes alapvető funkciókat: központi online portált, belső kommunikációs központot, maximális átláthatóságú projektmenedzsmentet és funkciók közötti együttműködést.
Íme néhány fejlett funkció, amelyet a ClickUp használatával kaphat:
- ClickUp Docs : Készítsen dokumentumokat, hírleveleket, wikiket és egyebeket, szerkessze munkáját valós időben a csapatával, kapcsolja össze a dokumentumokat a munkafolyamatokkal, és ossza meg őket biztonságosan privát vagy nyilvános linkkel.
- Egyedi irányítópultok : Készítsen egyedi irányítópultokat több mint 50 drag-and-drop widget segítségével, és adjon csapatainak átfogó képet a kijelölt feladataikról, prioritásaikról, a projekt részleteiről, az előrehaladásról, a munkaterhelésről és számos egyéb mutatószámról és KPI-ről.
- ClickUp Whiteboards : Az interaktív táblaszerszám segítségével a csapatok valós időben brainstormingozhatnak, stratégiákat dolgozhatnak ki, munkafolyamatokat térképezhetnek fel és együttműködhetnek egymással.
A ClickUp egy biztonságos, privát hálózaton belül racionalizálja és egységesíti az együttműködést, így segítve a csapatokat, hogy a projekt életciklusának minden szakaszában tájékozottak és produktívak maradjanak.
5. Videokonferencia
A videohívások a leginkább hasonlítanak a személyes találkozókhoz. Lehetővé teszik a folyékony, agilis beszélgetést az e-maileknél megszokott merev oda-vissza levelezés helyett.
A videokonferencia-alkalmazások segítségével a csapat tagjai valós időben cserélhetnek ötleteket, és azonnali visszajelzéseket és megoldásokat kaphatnak. A videohívások emellett segíthetnek a távoli munkavállalóknak abban, hogy jobban kapcsolódjanak kollégáikhoz, mint az e-mail, a telefonhívások és más „arc nélküli” kommunikációs módszerek, így hatékony kommunikációs stratégiát és kiváló e-mail alternatívát jelentenek.
A legjobb eszköz: Dialpad Meetings
A Dialpad Meetings korlátlan videokonferenciákat biztosít, függetlenül a helyszíntől vagy az eszköztől. Bármelyik pontján a világnak élvezheti a produktív videokommunikáció előnyeit.
Néhány funkciója:
- Zökkenőmentes képernyőmegosztási funkciók
- Intuitív értekezlet-vezérlés
- HD videóminőség
- Élő átírás
Ó, és a praktikus webalkalmazásnak köszönhetően a kapcsolattartóidnak nem is kell az alkalmazás, hogy csatlakozzanak a videokonferenciához.
6. SMS és azonnali üzenetküldés
A beérkező levelek között könnyen eltéveszthet egy fontos e-mailt, vagy elfelejtheti megválaszolni egy kérdést.
Ráadásul ott vannak még a fent említett problémák is (az együttműködés hiánya, a láthatóság hiánya... érted, mire gondolunk).
Az SMS és az azonnali üzenetküldés egyszerű, problémamentes megoldást kínál a csapatok közötti kommunikációhoz.
A legjobb eszköz: ClickUp Chat nézet
A ClickUp csevegő nézetében az egyszerűség és a funkcionalitás tökéletes egyensúlyban van.
Csökkenti a megbeszélésekre való ráugrás szükségességét, és az egyik legjobb Gmail-alternatíva, vagy bármely más e-mail szolgáltató. Ugyanazokat a funkciókat kínálja, mint az e-mailek, és lehetővé teszi, hogy gyorsabban kommunikáljon a csapatával anélkül, hogy el kellene hagynia a munkaplatformját.
Kezdjen csevegést egy vagy több személlyel, azonnal cseréljen üzeneteket, gyorsan ossza meg a frissítéseket valós időben, kapcsolja össze az erőforrásokat, és egyesítse a csapat kommunikációját egy helyen. Ezenkívül:
- Az @mentions segítségével bárkit bevonhat a munkával kapcsolatos beszélgetésekbe, és megjegyzéseket rendelhet hozzájuk, hogy csapata tovább haladjon a teendőkkel.
- Ossza meg linkeket, fájlokat és beágyazott fájlokat, például weboldalakat, táblázatokat és videókat a beszélgetések mellett.
- Hozzászólások hozzárendelése a csevegésen belül
- Kódblokkok, felsorolások, bannerek és egyéb elemek beillesztésével világosabban közölheti a munkával kapcsolatos részleteket.
A csevegési nézet a ClickUp ingyenes verziójában, a Free Forever Plan csomagban érhető el. Próbálja ki, és gyorsítsa fel csapatának kommunikációját még ma!
7. Közösségi média az üzleti életben
A közösségi média értékes eszköz lehet a csapatkommunikációban, különösen akkor, ha a már említett egyéb e-mail alternatívákkal együtt használja.
Gondoljon csak bele, mennyivel könnyebb és hatékonyabb egy állapotfrissítést közzétenni a vállalat LinkedIn-oldalán, mint e-mailt küldeni. Az összes alkalmazott azonnal értesítést kap, és a bejegyzésre érkező összes választ egy helyen láthatja.
A legjobb eszköz: Workplace by Meta (korábban Facebook)
A Workplace by Meta lényegében a Facebook üzleti felhasználók számára. Még a felülete is megegyezik. A Workplace segítségével:
- Csoportok létrehozása
- Hívja meg a csapat tagjait vagy az érdekelt feleket élő beszélgetésekre
- Szüntesse meg az e-mail platformokat kísértő átláthatóság hiányát!
- Feladatok kiosztása
- Készítsen szavazásokat
- Korlátlan mennyiségű fájl megosztása
Számos lehetőséget kínál a termelékenységet növelő kommunikációhoz. És természetesen ott van a híres Facebook hírfolyam, ahol frissítéseket tehet közzé és releváns üzleti információkat tekinthet meg.
8. Képernyőfelvétel
Képzelje el, hogy vannak új alkalmazottai, akiknek nehézséget okoz egy online feladat elvégzése. Egy képernyőfelvétel-alkalmazás segítségével létrehozhat egy bemutató videót, ami sokkal kevesebb gondot okoz, mint egy hosszú e-mail megírása, amelyben elmagyarázza, hogyan kell elvégezni a feladatot.
Hasonlóképpen, előfordulhat, hogy hibát észlel a webhelyén, és ezt jeleznie kell az IT-csapatának. Természetesen írhat egy e-mailt, amelyben részletesen leírja a problémát, vagy egyszerűen megmutathatja nekik a problémát egy képernyőfelvétellel, hogy gyorsabban jelentse és megoldja a problémákat.
A legjobb képernyőfelvétel-eszköz: Clip by ClickUp
A Clip by ClickUp segítségével könnyedén készíthet és megoszthat képernyőfelvételeket – ez egy alkalmazáson belüli képernyőfelvételi eszköz, amely lehetővé teszi a csapatok hatékonyabb kommunikációját, különösen távoli és aszinkron munkavégzés esetén.
Nem csak időkorlátok nélkül rögzíthet, hanem mikrofonján keresztül hangot is hozzáadhat a felvételhez. Természetesen ez még nem minden.
A ClickUp egy projektmenedzsment eszköz, emlékszik? A ClickUp összes funkciója úgy lett kialakítva, hogy megkönnyítse a projektmenedzsment folyamatát. Ezért a Clipben a következőket teheti:
- Azonnali képernyőfelvétel készítése a teljes képernyőről, az alkalmazás ablakáról vagy a böngésző lapjáról – időkorlát nélkül
- Hozzon létre feladatot a felvételéből, adjon hozzá leírást, és rendeljen hozzá csapattagokat.
- Küldje el videóüzenetét bárkinek egy megosztható linkkel, amely közvetlenül a böngészőjében lejátszható.
- Ossza meg videóüzenetét egy ClickUp-feladatban, és használja a hozzárendelt megjegyzéseket vagy említési funkciókat, hogy értesítse csapattársait vagy csapatait.
Tegyen többet az e-mailnél – fejlessze kommunikációját e-mail alternatívákkal
Az e-mailektől való elszakadás ijesztő lehet, különösen akkor, ha azok már évek óta hűségesen szolgálnak minket. De ne feledje, hogy az e-mailek továbbra is fontos szerepet töltenek be az üzleti kommunikáció világában, és ez valószínűleg még sokáig így lesz.
Nem kell teljesen lecserélnie az e-mailt – a ClickUp integrálódik a Gmail és az Outlook programokkal, hogy fokozza a szokásos e-mail funkciókat.
De a távmunka és a digitális együttműködés üzleti világában elengedhetetlen, hogy kommunikációját olyan e-mail alternatívákkal fejlessze, mint a projektmenedzsment eszközök, az intranetes szoftverek és a videokonferenciák.
Szeretné felgyorsítani projektmenedzsment és üzleti együttműködési képességeit? Kezdje el ingyenesen, és próbálja ki a ClickUp e-mailes projektmenedzsment megoldását!
Vendégszerző:
Jenna Bunnell a Dialpad tartalommarketing-vezetője. Szenvedélyesen foglalkozik a márkák tervezési érzékenységének kommunikálásával és annak vizualizálásával, hogy a tartalom hogyan mutatható be kreatív és átfogó módon. Jenna más területeken is írt már, például a FreshySites és a BlockSurvey számára.