Ha részt vesz stratégiai megbeszélésen – akár vállalati szinten, akár a csapatán belül –, akkor valószínűleg találkozott már olyan diákkal, amelyek az OKR-eket (Objectives and Key Results, célok és kulcsfontosságú eredmények) és a KPI-ket (Key Performance Indicators, kulcsfontosságú teljesítménymutatók) dokumentálják.
A vállalkozások jó okkal támaszkodnak rájuk – adat alapú, kvantitatív megközelítést nyújtanak a teljesítménymenedzsment folyamatához.
A vállalatok 79%-a évente tervez és valósít meg KPI-ket.
De itt van a nagy kérdés: mikor érdemes OKR-t használni, és mikor KPI-t?
Ebben a blogban bemutatjuk a legfontosabb különbségeket (valódi példákkal illusztrálva), és megmutatjuk, hogyan integrálhatja mindkettőt a folyamataiba a maximális hatékonyság érdekében.
Mi az OKR?
Az OKR (Objectives and Key Results, célok és kulcsfontosságú eredmények) egy célkitűzési keretrendszert jelöl, amelyet szervezetek (és csapatok) használnak a célok meghatározására és a teljesítmény mérésére.
Általánosságban elmondható, hogy az OKR három összetevőből áll:
- Cél: Minőségi kijelentés, amely leírja, mit szeretne elérni.
- Főbb eredmények: Az Ön célja felé tett előrelépést mérő mennyiségi mutatók
- Kezdeményezések: Azok a stratégiák (konkrét projektek vagy feladatok), amelyek segítenek a legfontosabb eredmények elérésében.
Az OKR-ek célkitűzést, irányt és felelősségérzetet adnak. Arra ösztönzik a csapatokat, hogy a legfontosabb dolgokra koncentráljanak, anélkül, hogy elterelné a figyelmüket a tennivalóik listáján szereplő tucatnyi alacsony prioritású, kis hatással bíró feladat.
Az OKR-ek jól működnek például a következő esetekben:
- Negyedéves tervezés: Segítenek a csapatoknak a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában és a legfontosabb kezdeményezésekre való összpontosításban egy adott negyedévben.
- Stratégiai kezdeményezések: Az OKR-ek használata új projektek vagy kezdeményezések indításakor segíthet a világos célok kitűzésében, a funkciók közötti csapatok közötti átláthatóság javításában, és biztosíthatja, hogy mindenki ugyanazon végeredmény elérése érdekében dolgozzon.
- Teljesítményértékelések: Mérhető adatokat szolgáltatnak a teljesítményértékelésekhez, lehetővé téve a személyes elfogultságoktól mentes, objektívebb és mélyebb betekintést nyújtó visszajelzéseket.
Most pedig nézzük meg, hogyan állíthatja be és követheti nyomon az OKR-eket:
- Kezdje azzal, hogy tisztán megérti szervezetének vízióját és stratégiai céljait, és összekapcsolja OKR-jeit átfogó küldetésével.
- Határozzon meg 2–4 ambiciózus és elérhető célt, amelyek tükrözik, mit szeretne elérni egy adott időtávon belül (általában negyedévenként).
- Minden célhoz állítson be 3–5 mérhető kulcsfontosságú eredményt (mutatót), amelyekkel nyomon követheti az előrehaladást.
- Készítsen megvalósítható tervet, hogy minden csapattag megértse, hogyan illeszkednek az OKR-ek az egyéni felelősségekhez.
- Rendszeresen ellenőrizze a legfontosabb eredmények elérésének előrehaladását heti vagy kétheti megbeszéléseken.
- Beszéljétek meg, mi működött és mi nem; használjátok ezeket az ismereteket a jövőbeli OKR-ek finomításához.
OKR-példák
Miután megbeszéltük az OKR-eket és azt, hogy mikor lehetnek hasznosak a szervezetének, nézzünk meg néhány konkrét OKR-példát.
⚒️ 1. példa: Projektmenedzsment
- Cél: A projekt megvalósításának hatékonyságának javítása 1. kulcsfontosságú eredmény: A projekt befejezési idejének 20%-kal történő csökkentése 2. kulcsfontosságú eredmény: A projekt költségvetésének 5% alatti eltérésének elérése 3. kulcsfontosságú eredmény: Az érdekelt felek elégedettségi pontszámának legalább 90%-ra történő emelése Kezdeményezés: Projektmenedzsment szoftver használata a feladatok, határidők és előrehaladás valós idejű nyomon követéséhez Kezdeményezés: Újrafelhasználható sablonok létrehozása a projekttervekhez, kockázatértékelésekhez és kommunikációs tervekhez a manuális munka csökkentése érdekében
- 1. kulcsfontosságú eredmény: A projekt befejezési idejének 20%-kal történő csökkentése
- 2. kulcsfontosságú eredmény: A projekt költségvetésének eltérése kevesebb, mint 5% legyen.
- 3. kulcsfontosságú eredmény: Az érdekelt felek elégedettségi pontszámának legalább 90%-ra történő emelése
- Kezdeményezés: Használjon projektmenedzsment szoftvert a feladatok, határidők és az előrehaladás valós idejű nyomon követéséhez.
- Kezdeményezés: Hozzon létre újrafelhasználható sablonokat projekttervekhez, kockázatértékelésekhez és kommunikációs tervekhez, hogy csökkentse a manuális munkát.
- 1. kulcsfontosságú eredmény: A projekt befejezési idejének 20%-kal történő csökkentése
- 2. kulcsfontosságú eredmény: A projekt költségvetésének eltérése kevesebb, mint 5% legyen.
- 3. kulcsfontosságú eredmény: Az érdekelt felek elégedettségi pontszámának legalább 90%-ra történő emelése
- Kezdeményezés: Használjon projektmenedzsment szoftvert a feladatok, határidők és az előrehaladás valós idejű nyomon követéséhez.
- Kezdeményezés: Hozzon létre újrafelhasználható sablonokat projekttervekhez, kockázatértékelésekhez és kommunikációs tervekhez, hogy csökkentse a manuális munkát.
🔮 2. példa: Stratégiai tervezés
- Cél: Piaci jelenlét bővítése Ázsiában 1. kulcsfontosságú eredmény: 15%-os piaci részesedés elérése Ázsiában egy éven belül 2. kulcsfontosságú eredmény: Három új, az ázsiai piacokra szabott termék bevezetése 3. kulcsfontosságú eredmény: Öt helyi forgalmazóval való partnerség kialakítása Kezdeményezés: Lokalizált marketingkampányok indítása a legfontosabb ázsiai piacokon, kulturálisan releváns üzenetekkel Kezdeményezés: A versenytársak árainak elemzése és versenyképes árstratégia kidolgozása új ügyfelek vonzása érdekében
- 1. kulcsfontosságú eredmény: 15% piaci részesedés elérése Ázsiában egy éven belül
- 2. kulcsfontosságú eredmény: Három új, az ázsiai piacokra szabott termék bevezetése
- 3. kulcsfontosságú eredmény: Öt helyi forgalmazóval való partnerség kialakítása
- Kezdeményezés: Indítson lokalizált marketingkampányokat a legfontosabb ázsiai piacokon, kulturálisan releváns üzenetekkel.
- Kezdeményezés: Elemezze a versenytársak árait, és dolgozzon ki versenyképes árstratégiát az új ügyfelek vonzása érdekében.
- 1. kulcsfontosságú eredmény: 15% piaci részesedés elérése Ázsiában egy éven belül
- 2. kulcsfontosságú eredmény: Három új, az ázsiai piacokra szabott termék bevezetése
- 3. kulcsfontosságú eredmény: Öt helyi forgalmazóval való partnerség kialakítása
- Kezdeményezés: Indítson lokalizált marketingkampányokat a legfontosabb ázsiai piacokon, kulturálisan releváns üzenetekkel.
- Kezdeményezés: Elemezze a versenytársak árait, és dolgozzon ki versenyképes árstratégiát az új ügyfelek vonzása érdekében.
🎧 3. példa: Ügyfélszolgálati teljesítmény
- Cél: Az ügyfélszolgálati élmény javítása 1. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfélkérdésekre adott átlagos válaszidő 30%-kal történő csökkentése 2. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfél-elégedettségi felmérések eredményeinek 85% fölé emelése 3. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfélszolgálati jegyek legalább 90%-ának megoldása az első kapcsolatfelvétel során Kezdeményezés: AI-alapú chatbot integrálása a webhelyébe, hogy azonnali válaszokat adjon a rutin jellegű kérdésekre Kezdeményezés: A megfelelő létszám biztosítása csúcsidőszakokban és többszintű ügyfélszolgálati rendszer bevezetése a különböző szintű ügyfélkérdések kezelésére
- 1. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfélérdeklődésekre adott átlagos válaszidő 30%-kal történő csökkentése
- 2. kulcsfontosságú eredmény: A felmérések alapján az ügyfél-elégedettségi mutatók 85% fölé emelése.
- 3. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfélszolgálati jegyek legalább 90%-ának megoldása az első kapcsolatfelvétel során
- Kezdeményezés: Integráljon egy AI-alapú chatbotot a webhelyébe, hogy azonnali válaszokat adjon a rutin jellegű kérdésekre.
- Kezdeményezés: Gondoskodjon a megfelelő létszámról a csúcsidőszakokban, és vezessen be többszintű támogatási rendszert a különböző szintű ügyfélkérdések kezelésére.
- 1. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfélérdeklődésekre adott átlagos válaszidő 30%-kal történő csökkentése
- 2. kulcsfontosságú eredmény: A felmérések alapján az ügyfél-elégedettségi mutatók 85% fölé emelése.
- 3. kulcsfontosságú eredmény: Az ügyfélszolgálati jegyek legalább 90%-ának megoldása az első kapcsolatfelvétel során
- Kezdeményezés: Integráljon egy AI-alapú chatbotot a webhelyébe, hogy azonnali válaszokat adjon a rutin jellegű kérdésekre.
- Kezdeményezés: Gondoskodjon a megfelelő létszámról a csúcsidőszakokban, és vezessen be többszintű támogatási rendszert a különböző szintű ügyfélkérdések kezelésére.
📚 Olvassa el még: A legjobb OKR szoftverek (vélemények és árak)
Mi az a KPI?
A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) önálló, számszerűsíthető mutatók, amelyek azt mutatják, hogy egy szervezet mennyire hatékonyan éri el egy adott üzleti célt. A KPI-k példái között szerepelnek a bevételek, az ügyfélelvándorlás aránya, a weboldal forgalma és a munkavállalói fluktuáció.
Kétféle kulcsfontosságú teljesítménymutató (KPI) létezik: előrejelző mutatók (prediktív mutatók) és késleltetett mutatók (reflektív mutatók).
Az előrejelző mutatók segíthetnek a szervezeteknek a jövőbeli teljesítmény előrejelzésében, míg a késleltetett mutatók a múltbeli eredmények (történeti adatok) alapján nyújtanak betekintést.
A KPI-ket többféle környezetben is alkalmazó szervezeteket találhat:
- Pénzügyi KPI-k: Mérje a pénzügyi teljesítményt, például a bevétel növekedését vagy a haszonkulcsot.
- Működési KPI-k: Értékelje a működési hatékonyságot, például a gyártási költségeket vagy a ciklusidőket.
- Ügyfél-KPI-k: Értékelje az ügyfél-elégedettséget és az ügyfél-elkötelezettséget, például a Net Promoter Score (NPS) vagy az ügyfélmegtartási arányok segítségével.
- Munkavállalói KPI-k: Figyelje a munkavállalók elkötelezettségét és értékelje teljesítményüket, beleértve a fluktuációs arányt és a munkavállalói elégedettségi pontszámokat.
Íme egy rövid útmutató a KPI-k bevezetéséhez:
- Célok meghatározása: Határozza meg, mit szeretne elérni szervezeti, részlegszintű vagy egyéni szinten.
- Válassza ki a releváns KPI-ket: Válassza ki azokat a KPI-ket, amelyek összhangban vannak céljaival, és megvalósítható betekintést nyújtanak.
- Célok kitűzése: Határozzon meg egyértelmű célokat minden KPI-hez a siker meghatározása és mérése érdekében.
- Adatok gyűjtése: Vezessen be rendszereket a kiválasztott KPI-khoz kapcsolódó adatok gyűjtésére és elemzésére.
- A haladás figyelemmel kísérése: Rendszeresen vizsgálja meg a KPI teljesítményét, hogy értékelje a haladást és elvégezze a szükséges kiigazításokat.
- Az eredmények közlése: Ossza meg a KPI eredményeket az érdekelt felekkel az átláthatóság és az elszámoltathatóság elősegítése érdekében.
👀 Tudta? Eredményeinek 80%-a erőfeszítéseinek 20%-ából származik. Ezért összpontosítson azon kevés kritikus KPI-re, amelyek a legnagyobb hatást gyakorolják.
KPI példák
📌 Teljesítményértékelési mutatók
- Értékesítési bevétel: Az alkalmazott által lezárt összes üzletet és az általa generált bevételt méri.
- Ügyfél-elégedettség: Méri az ügyfelek elégedettségi szintjét egy alkalmazott szolgáltatásával kapcsolatban – CSAT pontszámuk.
- Találkozókon való részvétel: Méri a munkavállaló találkozókon és képzéseken való részvételét.
📌 Üzleti teljesítménymutatók
- Bevétel növekedés: Egy adott időszak alatt a bevétel százalékos növekedését méri.
- Ügyfélelvándorlási arány: Azon arányt méri, amellyel az ügyfelek megszüntetik üzleti kapcsolataikat egy vállalattal.
- Piaci részesedés: Az a százalékos arány, amellyel egy vállalat a piacon jelen van.
- Befektetés megtérülése (ROI): Egy befektetés jövedelmezőségét méri.
📮 ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők 78%-a küzd azzal, hogy motivált maradjon a hosszú távú célok elérése érdekében. Ez nem a motiváció hiánya miatt van, hanem azért, mert az agyunk így működik! Ahhoz, hogy motiváltak maradjunk, látnunk kell a sikereket. 💪Pontosan ebben segít a ClickUp.
Kövesse nyomon az eredményeket a ClickUp Milestones segítségével, szerezzen azonnali áttekintést a haladásról a rollupok segítségével, és maradjon koncentrált a ClickUp intelligens emlékeztetőivel; ezeknek a kis sikereknek a vizualizálása lendületet ad a hosszú távú munkához.
💫 Valós eredmények: A ClickUp felhasználói arról számolnak be, hogy ~10%-kal több munkát tudnak elvégezni anélkül, hogy túlterheltek lennének.
Az OKR és a KPI közötti különbség
Most, hogy láttuk, hogyan járhatnak az OKR-ek és a KPI-k egyénileg a szervezetének, és hogyan állíthatja be őket, nézzük meg közelebbről, hogy mi a különbség a céljaik között.
| Aspect | OKR-ek | KPI-k |
| Célkitűzés | Ambiciózus, kvalitatív célok, amelyeket kvantitatív kulcsfontosságú eredmények támasztanak alá | Konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött (SMART) mutatók |
| Cél | Határozza meg a stratégiai irányt és ösztönözze a cselekvést | Kövesse nyomon az egyes célok elérésének előrehaladását |
| Hatály | Átfogó célok | Szűk, specifikus mutatók |
| Időkeret | Általában negyedéves | Különböző időkeretekre alkalmazható – napi, heti, havi és egyéb. |
| Rugalmasság | Rugalmasabb és alkalmazkodóbb a változó körülményekhez, gyakran hosszabb időtartamra állapítják meg. | Kevésbé rugalmas |
Célkitűzés
Az OKR-ek a minőségi, ambiciózus, hosszú távú célokat hangsúlyozzák, amelyek inspirálják és kihívások elé állítják a szervezetet. Arra koncentrálnak, hogy „mit” szeretne elérni a szervezet, például „növelni a piaci részesedést” vagy „az iparág vezetőjévé válni az ügyfél-elégedettség terén”.
A KPI-k viszont a SMART mutatókra és arra koncentrálnak, hogyan érhet el egy nagyon konkrét célt, például „a weboldal látogatásainak 15%-os növelése a következő hónapra”.
🧠 Érdekesség: Egyes szakértők az OKR-eket „lélekkel rendelkező KPI-knek” nevezik, mert kontextust és célt adnak a mutatókhoz, és az eredményeket közvetlenül összekapcsolják a szervezet küldetésével.
Cél
Az OKR-ek hatékony eszközök a stratégiai irány meghatározásához, a cselekvésre ösztönzéshez és a csapatok összehangolásához a szervezeten belül. Segítenek a szervezeti célok közös megértésében, motiválják az alkalmazottakat és elősegítik a felelősségvállalás kultúráját.
A KPI-k inkább döntésorientáltak. Elsődleges céljuk a haladás nyomon követése, a teljesítmény mérése és a fejlesztésre szoruló területek azonosítása egy adott folyamat vagy üzleti területen belül, valamint az adatalapú döntéshozatal támogatása.
Hatály
Az OKR-ek általában magas szintű keretrendszert biztosítanak, amely iránymutatást ad a szervezet, a csapat vagy a projekt általános stratégiai víziójához.
👉🏼 Például egy OKR lehet „A piaci részesedés növelése az európai régióban” vagy „Új termék bevezetése, amely az első negyedévben 10 000 letöltést ér el”.
A KPI-k részletes betekintést nyújtanak bizonyos üzleti területekbe, például az értékesítésbe, a marketingbe, a bevételekbe vagy az alkalmazottak teljesítményébe. Szűkebb, specifikusabb mutatókra koncentrálnak, amelyek részletes képet adnak a teljesítményről.
👉🏼 Például egy értékesítési csapat esetében az „Európai régióban a piaci részesedés növelése” OKR-hez kapcsolódó KPI-k között szerepelhet az „Európában az értékesítési bevételek 15%-os növelése” vagy a „Három új európai országban a disztribúciós csatornák bővítése”.
Időkeret
Az OKR-ek akkor működnek a legjobban, ha hosszú távra, általában legalább egy negyedévre tervezik őket. Ez az időkeret egyensúlyt teremt a rövid távú fókusz és a hosszú távú stratégiai irány között, lehetővé téve a rendszeres felülvizsgálatokat és kiigazításokat, hogy a szervezet a helyes úton haladjon és alkalmazkodni tudjon a változásokhoz.
A KPI-k viszont rugalmasabbak. Csak egy időkeretre van szükségük, és napok, hetek vagy akár évek alatt is nyomon követhetők, mint például a legtöbb szervezetben széles körben használt éves ismétlődő bevétel (ARR) mutató.
👉🏼 Például a napi webhelyforgalom segít a rövid távú trendek nyomon követésében, míg az ügyfélelvándorlási arányt általában havonta vagy évente mérik. Ez a rugalmasság lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy különböző részletességi szinteken kövessék nyomon a teljesítményt, és így betekintést nyerjenek mind a közvetlen előrehaladásba, mind a hosszú távú trendekbe.
Rugalmasság
Az OKR-ek alapvetően rugalmasak és alkalmazkodóképesek az egyes szervezetek egyedi igényeihez és körülményeihez. A vállalat céljain, küldetésén és jövőképén alapulnak. Ez a rugalmasság lehetővé teszi a változó piaci feltételek, az új lehetőségek és a váratlan kihívások tükrözését.
👉🏼 Például, ha egy versenytárs forradalmian új terméket dob piacra, a szervezet gyorsan módosíthatja OKR-jeit, hogy reagáljon a legújabb fenyegetésre és megőrizze versenyelőnyét.
Másrészt a KPI-knek általában időben konzisztensnek kell maradniuk, hogy biztosítsák a teljesítménytrendek értelmes összehasonlítását és azonosítsák a fejlesztésre szoruló területeket. A KPI-k gyakori megváltoztatása megnehezítheti a haladás pontos nyomon követését, a teljesítményproblémák kiváltó okainak azonosítását és a fejlesztési kezdeményezések hatásának bemutatását.
OKR, KPI és KRA
Egy másik keretrendszer, amelyet gyakran összekevernek az OKR-rel és a KPI-vel, a KRA (Key Result Areas, kulcsfontosságú eredményterületek). A KRA-k olyan SMART célok, amelyeket a szervezetek állítanak fel a különböző szerepkörökben elért előrehaladás és siker nyomon követése érdekében. Ezek felsorolják az adott munkakörhöz vagy szerepkörhöz kapcsolódó főbb felelősségi köröket.
Összefoglalva:
- A KRA-k meghatározzák azokat a kulcsfontosságú területeket, amelyeken a szervezetnek kiemelkedő teljesítményt kell nyújtania.
- Az OKR ambiciózus célokat tűz ki ezeken a kulcsfontosságú területeken.
- A KPI-k nyomon követik az e célok eléréséhez vezető előrehaladást.
OKR, KPI és MBO
Hasonlóképpen, az MBO (célok alapján történő menedzsment) egy keretrendszer, amelyet gyakran használnak a KPI-k és az OKR-ek mellett a teljesítmény nyomon követésére. Az MBO egy olyan folyamat, amelynek során a vezetők és az egyes csapat tagok közösen határozzák meg a célokat, összehangolva az egyéni célokat a szervezet átfogóbb céljaival.
👉🏼 Tegyük fel, hogy egy marketingcsapat célja egy új, környezetbarát sportruházati termékcsalád márkaismertségének növelése:
- Az OKR az lenne, hogy a célpiacon vezető környezetbarát sportruházati márkává váljunk.
- A KPI az összes forrásból származó teljes webhelyforgalmat mérné.
- Az MBO az egyes marketingcsapat-tagok egyéni célja lenne, például a fizetett hirdetések segítségével a forgalom 25%-os növelése a következő negyedévben.
📚 Olvassa el még: OKR és MBO
Az OKR és a KPI integrálása a projektmenedzsmentbe
Az OKR-ek és KPI-k beépítésével a projektmenedzsment rendszerébe összekapcsolhatja az egyes projekteket a fő, átfogó céllal. Ugyanakkor a KPI-k segítségével gyűjtött adatok lehetővé teszik a projekt teljes életciklusa során az adatokon alapuló döntéshozatalt.
A ClickUp, a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, egy helyen egyesíti az összes célkitűzés-meghatározási, nyomonkövetési és projektmenedzsment igényét, így a teljesítményfigyelés könnyedén elvégezhető.
📮 ClickUp Insight: Úgy gondolja, hogy a teendőlistája hatékony? Gondolkodjon újra! Felmérésünk szerint a szakemberek 76%-a saját prioritási rendszert használ a feladatkezeléshez. A legújabb kutatások azonban megerősítik, hogy a munkavállalók 65%-a a hatékony prioritás meghatározása nélkül a könnyen elérhető eredményekre koncentrál a nagy értékű feladatok helyett.
A ClickUp feladatprioritásai átalakítják a komplex projektek vizualizálásának és kezelésének módját, könnyedén kiemelve a kritikus feladatokat. A ClickUp AI-alapú munkafolyamataival és egyedi prioritási jelöléseivel mindig tudni fogja, mit kell először megoldania.
Nézzük meg, hogyan alkalmazhatja az OKR-eket és a KPI-ket a projektmenedzsment rendszerében.
1. Határozza meg a projekt szintű OKR-eket
Kezdje azzal, hogy áttekinti szervezetének általános stratégiai céljait és a releváns vállalati szintű OKR-eket. Ezután tegye fel magának a kérdést, hogy egy adott projekt hogyan járulhat hozzá ezekhez a magasabb szintű célokhoz.
Brainstormingot is szervezhet vezetői csapatával, hogy ötleteket gyűjtsön a lehetséges projekt szintű OKR-ekhez. Ne feledje, hogy a cél „ambiciózus”, eredményközpontú célok kitűzése.
A ClickUp Docs segítségével központosíthatja a célkitűzési folyamattal kapcsolatos fontos dokumentációt, míg a ClickUp Brain – a ClickUp saját fejlesztésű mesterséges intelligenciája – segít ötleteket gyűjteni és releváns célokat kitűzni. Emellett összefoglalhatja a célokkal és célkitűzésekkel kapcsolatos döntéseket, így mindenki egy irányba haladhat.
Egyszerűen kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy vizsgálja meg különböző dokumentumait, és javasoljon olyan OKR-eket, amelyek összekapcsolják a nagyobb célját egy konkrét projekttel. És voilá! Kontextusfüggő javaslatokat kap, amelyeket a promptok segítségével tovább finomíthat.
Miután meghatároztad a céljaidat, kérd meg az AI-t, hogy készítsen egy bizonyítékra kész dokumentumot, amelyben elmagyarázza a céljaidat és a legfontosabb eredményeket, hogy azokat megoszthasd a csapat többi tagjával.
📚 Olvassa el még: Ingyenes célkitűzési és nyomonkövetési sablonok Excelhez és ClickUp-hoz
2. Azonosítsa a releváns KPI-ket
A következő lépés az, hogy kiválassza azokat a KPI-ket, amelyek kiszámítják az Ön által kitűzött célokhoz vezető kulcsfontosságú eredmények felé tett előrelépést. Ez értékes betekintést nyújt a projekt teljesítményébe, segít azonosítani a fejlesztésre szoruló területeket, és végül adat alapú döntéseket hozni a projekt sikerének biztosítása érdekében.
💡 Profi tipp: Kérdezze meg magától: „Ez a KPI valóban azt mutatja, hogy közelebb kerülünk-e célunk eléréséhez?” Egy másik tipp, hogy kerülje a túl bonyolult vagy nehezen mérhető KPI-ket. Ehelyett válasszon olyan mutatókat, amelyek könnyen érthetőek, nyomon követhetőek és értelmezhetőek.
3. Integrálja OKR-jeit és KPI-jeit projektmenedzsment eszközével
Miután meghatároztad a KPI-ket és ellenőrizted az adatforrások pontosságát, beépítheted őket a feladataidba és projektjeidbe. Például a ClickUp egyéni feladatállapotait, mint például „Tervezettek szerint”, „Késés”, „Nem tervezettek szerint” és másokat használhatod a KPI-k nyomon követésére.
A ClickUp még ingyenes sablonokat is kínál, amelyek egyszerűsítik ezt a folyamatot, például a ClickUp OKR-sablont. Ez a rendkívül intuitív tervezőeszköz arra szolgál, hogy segítse a csapatokat az OKR-ek hatékony meghatározásában, nyomon követésében és elérésében.
Az OKR-sablon a következőket tartalmazza:
- Tervezési ritmus: Ez felvázolja az OKR-tervezés alapvető felépítését és ütemezését, például negyedéves vagy féléves ciklusokat, biztosítva a következetes és időszerű célkitűzéseket.
- OKR-listák: Ezek a listák lehetővé teszik a csapatok számára, hogy a nagy célokat konkrét, mérhető célokra bontsák, és nyomon kövessék az egyes kulcsfontosságú eredmények felé tett előrelépéseket.
A sablon több egyéni mezővel is rendelkezik, amelyek segítenek az OKR-ek kategorizálásában és szervezésében. Minden feladathoz hozzáadhat címkéket, például Cél, Fő eredmény, Tervezés és Végrehajtás.
Hasonlóképpen, a feladatokat egy adott „kezdeményezésbe” is csoportosíthatja. Még jobb, ha egy haladási sáv követi nyomon a befejezési arányt az Ön által ellenőrzött cselekvési tételek száma alapján.
Miután létrehozta az OKR-rendszerét, a következő lépés a KPI-k hozzáadása. Ehhez néhány további egyéni mezőt kell hozzáadnia a feladatokhoz:
- Célérték: Számmező a KPI célértékének megjelöléséhez
- Tényleges érték: Számmező a jelenlegi KPI tényleges értékének megjelöléséhez.
- Különbség: Képletmező a célérték és a tényleges érték közötti különbség jelzésére
- Haladás (%): Egy másik képletmező a célérték elérésének százalékos arányának kiszámításához.
A ClickUp alkalmazásban az alábbi kódokat használhatja ezeknek a képletmezőknek a beállításához:
- Különbség: (mező(„Célérték”) – (mező(„Tényleges érték”)
- Haladás: CONCATENATE((field(„Tényleges érték”) / field(„Célérték”)) * 100, „%”)
Természetesen használhatja a ClickUp KPI sablonját a kulcsfontosságú teljesítménymutatók zökkenőmentes beállításához, nyomon követéséhez és elemzéséhez, biztosítva ezzel, hogy csapata a üzleti célok felé haladjon. Testreszabhatja az iparágához, és valós idejű betekintést nyerhet a teljesítménytrendekbe.
Ez a sablon a következőket kínálja Önnek:
- Egyedi KPI-műszerfalak: Dinamikus diagramokkal és jelentésekkel szemléltesse az előrehaladást.
- Automatizált nyomon követés: Könnyedén állítson be célokat és kövesse nyomon a teljesítményt
- Együttműködés és riasztások: KPI-felelősök kijelölése és valós idejű frissítések fogadása
💡Profi tipp: Párosítsa KPI-követési sablonját a ClickUp SMART Goals sablonjával, hogy világos, megvalósítható célokat állítson fel, amelyek összhangban vannak a legfontosabb teljesítménymutatóival, és biztosítsa, hogy minden cél konkrét, mérhető és hatékony legyen!
4. Dashboardok beállítása a haladás nyomon követéséhez
Miután beállította az OKR-eket és a KPI-ket, a következő lépés azok nyomon követése. A legjobb módszer erre az OKR-dashboardok és a KPI-haladási diagramok használata.
Ezek egyetlen, könnyen hozzáférhető helyen egyesítik a legfontosabb mutatókat és a haladásról szóló frissítéseket, így nem kell különböző táblázatokat, jelentéseket és adatforrásokat átnéznie.
A ClickUpban beépített célkitűzési és nyomonkövetési funkció áll rendelkezésre – a ClickUp Goals –, amely lehetővé teszi, hogy testreszabható irányítópultok és haladási sávok segítségével valós időben kövesse nyomon céljai elérésének előrehaladását. Emellett számos lehetőséget kínál az adatok szervezésére, többek között:
- Haladás összefoglalása: A kulcsfontosságú eredmények elérése és a projekt teljes befejezése felé tett haladás nyomon követése
- Gantt-diagramok: A projekt ütemtervének vizualizálása és a potenciális szűk keresztmetszetek azonosítása
- Kördiagramok: A projektfeladatok vagy az erőforrás-elosztás lebontásának szemléltetésére.
- Számwidgetek: KPI-k, például a felhasznált költségvetés, az ügyfél-elégedettségi pontszámok és a feladatok teljesítési aránya megjelenítéséhez.
Ezek a vizuális jelentések segíthetnek azonosítani az erősségek és gyengeségek területeit, felismerni a potenciális kockázatokat, és megalapozott döntéseket hozni a projekt különböző aspektusairól, biztosítva, hogy minden a terv szerint haladjon.
📚 Olvassa el még: Hogyan lehet nyomon követni a projekt előrehaladását KPI ponttáblákkal?
5. Rendszeresen ellenőrizze az előrehaladást
Az utolsó lépés az, hogy rendszeres ellenőrzéseket (pl. heti, kétheti) ütemezzen be a haladás felülvizsgálatára. Ezalatt az idő alatt elemezheti a KPI-k segítségével gyűjtött adatokat, hogy módosítsa a legfontosabb eredményeket, felülvizsgálja az ütemtervet vagy újraelossza az erőforrásokat.
OKR és KPI legjobb gyakorlatok
Végül, íme néhány bevált gyakorlat az OKR-ek meghatározásához és kezeléséhez:
- Állítson fel ambiciózus, de elérhető célokat. Ezeknek inspirálniuk és motiválniuk kell a munkavállalókat a kívánt eredmények elérésére, nem pedig túlterhelni és végül kiégetni őket.
- Koncentráljon egy kis számú OKR-re (általában 2-4 célra, mindegyikhez 3-5 kulcsfontosságú eredménnyel), hogy megőrizze az áttekinthetőséget és a fókuszt.
- Ösztönözze a folyamatos visszajelzést a csapat tagjai között az OKR-ek terén elért előrehaladásukról. Ez segíthet a akadályok korai felismerésében és lehetővé teszi a problémák közös megoldását.
Hasonlóképpen, a KPI-k meghatározásakor ügyeljen arra, hogy:
- Válasszon olyan mutatókat, amelyek tiszta és megbízható adatforrásokkal rendelkeznek, és amelyek időben számszerűsíthetők és nyomon követhetők.
- Automatizálja a KPI nyomon követését , így időt takaríthat meg és pontos eredményeket kaphat.
- Használjon irányítópultokat és diagramokat a KPI-adatok vizualizálásához, valamint a trendek és minták azonosításához.
Végül győződjön meg arról, hogy a KPI-k támogatják az OKR-ek elérését azáltal, hogy olyan mutatókat választ, amelyek közvetlenül mérik a kulcsfontosságú eredmények felé tett előrelépést. Ez az összehangolás tökéletes harmóniát teremt a szervezeti összehangolás és a gyorsított növekedés között.
Állítson be AI-alapú OKR- és KPI-rendszereket a ClickUp segítségével
Összefoglalva: az OKR-ek arra koncentrálnak, hogy „mit” szeretne elérni és „miért” fontos ez. Keretet biztosítanak az ambiciózus célkitűzésekhez és a stratégiai irányvonalhoz.
A KPI-k arra koncentrálnak, hogy „hogyan” halad a céljai felé. Adatokat szolgáltatnak a teljesítménymutatók nyomon követéséhez és a fejlesztésre szoruló területek azonosításához. Általában minden kulcsfontosságú eredményhez néhány KPI szükséges a haladás méréséhez és az OKR-kezdeményezés maximális hatékonyságához.
Bár ez manuálisan is elvégezhető, ezeknek a folyamatoknak a ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment eszközzel történő automatizálása jelentősen növelheti a hatékonyságot és egyszerűsítheti az egész OKR-folyamatot.
Például a KPI előrehaladás alapján feladatfrissítéseket indíthat el, a teljesítményt valós időben szemléltetheti ügyes diagramokkal, és a ClickUp Brain segítségével ötletelhet és elvégezheti a legidőigényesebb feladatokat. Az eredmény: kevesebb erőfeszítés és nagyobb hatékonyság!
Szeretné jobban kezelni az OKR-eket és a KPI-ket? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra.