A legtöbb tudásmunkás még mindig a hagyományos hétfőtől péntekig tartó munkahétet követi, és gyakran a hétfőt és a keddet tartják a legproduktívabb napoknak.
De a munkavégzés módja gyorsan változik.
Mivel minden tevékenységhez, az e-mailektől a csevegésig, külön eszköz áll rendelkezésre, egyre nehezebb mélyen koncentrálni. A tudásmunkásoknak feladataik és platformjaik között kell váltaniuk, miközben folyamatosan alkalmazkodniuk kell az új információkhoz.
A különböző időzónákban dolgozó globális csapatok még bonyolultabbá teszik a helyzetet, ami új megközelítéseket igényel az együttműködés és a kommunikáció terén.
2020 és 2025 között a szervezetek és még a kormányok is több kísérletet indítottak, hogy segítsék a munkavállalókat alkalmazkodni a munka változó jellegéhez. A négynapos munkahét modell esetében például a részt vevő vállalatok 49%-os termelékenységnövekedést jelentettek.
De ez csak a történet egy része. 2025-ben a produktivitás fenntartása attól függ, hogy megértjük-e, hogyan ingadozik az energiaszintünk és a koncentrációs képességünk az ötnapos munkahét során.
A ClickUp Insights ezen kiadása azt vizsgálja, hogy a hagyományos munkahét szerkezete és a modern munkahelyi követelmények hogyan hatnak együtt a hét teljesítményére.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
📮ClickUp Insight: A felmérésben résztvevők 35%-a a hétfőt tartja a legkevésbé produktív napnak, míg 50% a pénteket tartja a legproduktívabbnak!
Adataink megerősítik, amit sokan már régóta sejtettek: a hétfői depresszió valóban létezik! A felmérésben résztvevők több mint egyharmada (35%) a hétfőt nevezte meg a munkahét legkevésbé produktív napjának.
Íme néhány hipotézis, hogy miért lehet ez így:
Hétfő reggel a tudásmunkások egy fontos feladat előtt állnak: el kell dönteniük, mire érdemes figyelmet fordítaniuk a hét folyamán. Átnézik a beérkezett információk özönét, beleértve a hétvégén érkezett e-maileket, a válaszra váró üzeneteket, a különböző fázisban lévő projekteket és egyebeket.
A kihívás két különálló fázisban zajlik:
❗️Információk feldolgozása az előző hét kontextusának újjáépítése érdekében
❗️A fontos prioritások meghatározása a következő hét megtervezéséhez
Mivel a csapatok általában hetente tartanak állandó megbeszéléseket és állapotértekezleteket, új kérések és változó prioritások merülhetnek fel, amelyek hozzáadódnak a múlt heti prioritásokhoz. Ez a kényszerű kontextus-visszaállítás és a fragmentált prioritás-meghatározási folyamatok hatékonyságcsökkenést okozhatnak, amelynek hatása az egész munkahéten érezhető.
A ClickUp Insights ezen kiadásában feltérképezzük a termelékenység hullámzását a hagyományos munkahét során, amely három különböző mintát tár fel:
1️⃣ A hétfői visszaesés
👉🏽 A hét jelentős kognitív terheléssel kezdődik, mivel a szakemberek kritikus órákat töltenek a munkakörnyezetük újjáépítésével és a prioritások összegyűjtésével.
👉🏽 Ez a rejtett termelékenységcsökkentő tényező késleltetheti a fontos kezdeményezések jelentősebb előrehaladását.
2️⃣ A pénteki jelenség
👉🏽 A hét végéhez közeledve váratlan termelékenységi csúcsot tapasztalunk pénteken.
👉🏽 Az egyik elmélet szerint a rendkívül koncentrált péntekeket a felhalmozódott kontextus, a kristályosodott prioritások és a kevesebb zavaró tényező táplálja.
3️⃣ A prioritások közötti különbség
👉🏽 Kutatásunk szerint a tudásmunkások inkább a személyre szabott prioritási módszerekkel és időgazdálkodási stratégiákkal dolgoznak.
👉🏽 Legújabb tanulmányok rámutatnak arra, hogy a strukturálatlan prioritások gyakran következetlen eredményekhez vagy teljesítményhez vezetnek egy adott héten belül.
👉🏽 Sok hagyományos projektmenedzsment eszköz (és munkafolyamat) nem kínál egyértelmű módszert a prioritási keretrendszerek integrálására, ami még nehezebbé teszi a szakemberek számára ezek megvalósítását.
A felmérés módszertana és demográfiai adatai
A ClickUp Insights havonta több ezer tudásmunkást és termelékenységi rajongót kérdez meg, hogy bemutathassa a globális munkahelyek legújabb trendjeit.
Kutatásunkban azt vizsgáljuk, hogyan kezelik a szakemberek az idejüket, hogyan boldogulnak a munkahelyi követelményekkel és hogyan alkalmazzák a termelékenységi stratégiákat. A világszerte résztvevők válaszait elemezve igyekszünk feltárni az általános termelékenységi kihívásokat és mintákat, hogy ezzel segítsük a szervezeteket és az egyéneket a mindennapi munkájuk során megalapozottabb döntések meghozatalában.
5 kulcsfontosságú minta, amely meghatározza a munkahét termelékenységét
A munkahétünk felépítése nem csupán az idő megszervezését szolgálja. Befolyásolja az energiaszintünket, a koncentrációs képességünket és a teljesítményünket a hét minden napján.
Adataink alapján öt fő mintát tudunk megkülönböztetni, amelyek meghatározzák a munkahét termelékenységét. Nézzük meg őket:
1. A hétfői visszaesés: a múlt hét eseményeinek nyomon követése
📮 ClickUp Insight: A tudásmunkások 35%-a szerint a hétfő a legkevésbé produktív munkanap.
A munkavállalók közel 50%-a magasabb stresszszintről számol be hétfőnként, amikor átnézik a felhalmozódott e-maileket, csevegőüzeneteket, projektjegyzeteket és stand-up meetingeket, hogy kitalálják, mire kell legközelebb koncentrálniuk.
Nem meglepő tehát, hogy sok tudásmunkás számára a hétfő egy igényes (és kimerítő) felzárkózási rituáléval jár. Még azok is, akik őszintén szeretik a munkájukat, nehezen tudnak átállni a hétvégéről a munkanapra.
Itt van egy másik tény, ami segít a kontextusba helyezni: a munkavállalók 44%-a úgy érzi, hogy meg kell tippelnie a munkahelyi prioritásait, ami kettős terhet jelent a kontextus megismerése és a prioritások meghatározása szempontjából a hét elején.
Ez a mentális terhelés nem csak a hétfői termelékenységet befolyásolja – úgy tűnik, hogy a kontextus újjáépítése és a prioritások meghatározása által okozott energiafogyasztás a hét elején végig fennmarad.
Főbb megállapítások
- Az emberek 35%-a szerint a hétfő a legkevésbé produktív nap.
- 11% szerint a kedd a legnehezebb nap a termelékenység szempontjából.
- A válaszadók 7%-a szerint a termelékenység legszembetűnőbb visszaesése szerdán tapasztalható.
Főbb tanulságok
📌 Sok tudásmunkás számára a hétfő hagyományosan a hét prioritásainak meghatározására és a feladatok elvégzéséhez szükséges információk összegyűjtésére szolgál.
📌 A hétfői kontextusgyűjtés, például a csevegések és e-mailek áttekintése, valamint a folyamatban lévő projektekkel való újraismerkedés, a nap jelentős részét felemésztheti.
📌 A központosított dokumentáció és feladatkezelés, valamint a robusztus, AI-alapú keresési funkciók együttesen képesek kiküszöbölni vagy legalábbis csökkenteni a hétfői visszaesést, mivel az információk naprakészek és azonnal elérhetők.
2. A pénteki jelenség: a csúcsteljesítmény zónájába lépés
📮ClickUp Insight: A válaszadók 50%-a szerint a péntek a legproduktívabb nap a héten.
Ennek több oka is lehet. De ez a hét végi termelékenységi ugrás a hét folyamán kialakult tisztább kontextus és erősebb irányérzék eredménye lehet.
Ezenkívül pénteken általában kevesebb a megbeszélés és több a határidő. Ez azt jelenti, hogy sok munkavállalónak lehetősége van arra, hogy megkettőzze erőfeszítéseit, koncentráljon és jelentős előrelépést tegyen a szokásos zavaró tényezők nélkül.
Olyan szervezetek, mint a Slack ( Focus Fridays ) és a Codeword ( Soft Fridays ) felismerték a péntekek erejét, és nagyobb autonómiát biztosítanak a mély munkavégzés módjának és idejének tekintetében.
Fő megállapítás
- Az emberek 50%-a a pénteket tartja a legproduktívabb napnak.
Főbb tanulságok
📌 A pénteki termelékenység növekedése valószínűleg a hét folyamán felhalmozódott lendületre és a kevesebb zavaró tényezőre (például kevesebb vagy egyáltalán nincs megbeszélés) vezethető vissza.
📌 A megbeszélések nélküli napok és az aszinkron kommunikációs gyakorlatok segíthetnek a szervezeteknek abban, hogy a hét minden napján elérjék a pénteki szintű termelékenységet.
📌 Az AI-alapú funkciókkal rendelkező központi munkaplatformok, mint például a „catch me up” funkciók a tudásmenedzsmenthez és az automatizált feladatfrissítések, segíthetnek a munkavállalóknak a kontextus és a tisztaság megőrzésében a hét folyamán.
3. A koncentráció adója: a termelékenységet gátló tényezők azonosítása
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 50%-a szerint a mobiltelefonok a legnagyobb termelékenységcsökkentő tényezők.
A folyamatos zavaró tényezők – legyenek azok értesítések vagy végtelenül hosszú megbeszélések – miatt a tudásmunkásoknak egyre nehezebb mély, megszakítás nélküli koncentrációt fenntartani a legfontosabb feladataikra.
Ezek a termelékenységet gátló tényezők több irányba is elterelik a figyelmet, és gyakran újabb kontextusváltást is igényelnek, például az eszközök és platformok közötti váltást.
Végül is ez több eszköz közötti összekapcsoltságra vezethető vissza.
A ClickUp 2024-es termelékenységi jelentése rámutat , hogy az alacsony teljesítményű csapatok négyszer nagyobb valószínűséggel használnak 15 vagy több eszközt, míg a magas teljesítményű csapatok 9 vagy annál kevesebb eszközt használnak, csökkentve ezzel a csapat tagjainak kognitív terhelését.
Főbb megállapítások
- A munkavállalók 50%-a a mobiltelefonokat tartja a termelékenység legfőbb gátjának.
- 15% szerint az e-mail jelentősen akadályozza a koncentrációt.
- 14% szerint a kontextusváltás rontja a termelékenységüket.
- 13% a gyakori megbeszéléseket nevezi meg a zavaró tényezők fő forrásaként.
- 8% szerint a csevegési értesítések a legfőbb termelékenységcsökkentő tényezők.
Főbb tanulságok
📌 A védett koncentrációs idő kritikus szerepet játszik a maximális termelékenység fenntartásában. A csapatok ezt akkor tudják megvalósítani, ha lehetőségük van a hét folyamán koncentrációs blokkokat létrehozni, vagy elutasítani a nem feltétlenül szükséges megbeszéléseket.
📌 A konszolidált munkaplatformok egységesítik a kommunikációt és a munkafolyamatokat, ezzel jelentősen csökkentve a mentális terhelést. Az ilyen eszközök egy platformon központosítják az összes munkával kapcsolatos információt és minimalizálják a termelékenység csökkenését, amelyet az eszközök közötti állandó váltás okoz.
Hogyan definiálják a tudásmunkások a termelékenységet?
2023-ban a ClickUp 1000 tudásmunkást kérdezett meg arról, hogyan mérik személyes termelékenységüket. Íme, mit válaszoltak:
✅ 42% úgy definiálja a termelékenységet, mint a teendőlista jelentős előrehaladását.
✅ A válaszadók 58%-a a termelékenységet az összes kijelölt feladat elvégzésének képességével méri.
✅ 51% akkor tartja magát produktívnak, ha elégedettséget érez a munkája iránt.
4. A prioritások közötti különbség: stratégia kidolgozása a hétre
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 76%-a inkább a saját prioritási módszereit alkalmazza, 92%-uk pedig a személyre szabott időgazdálkodási stratégiákat részesíti előnyben.
A legtöbb tudásmunkás megérti a prioritások meghatározásának alapvető elvét, és általában hétfőtől péntekig a prioritási listája szerint dolgozik. Ez a megközelítés azonban bizonyos korlátokkal jár.
A Journal of Judgment and Decision Making című folyóiratban megjelent tanulmány szerint a munkavállalók 65%-a először a könnyebb vagy könnyebben kezelhető feladatokat végzi el, ami csökkenti az általános termelékenységet.
Ezt „kis feladat csapdának” nevezik, és ez arra készteti a munkavállalókat, hogy inkább a gyors eredmények elérésére koncentráljanak. Ennek eredményeként a nagy értékű feladatok – amelyek stratégiai értéket teremthetnek vagy kiemelkedő hozamot eredményezhetnek a szervezet számára – elvégzésre várnak.
Ezzel szemben a hatékony prioritásrendezés más módszertant alkalmaz. Olyan keretrendszereket használ, mint:
✅ Eat The Frog technika, amely lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy prioritásokat állítsanak fel és a legnehezebb feladatokat reggel elsőként végezzék el.
✅ Az Eisenhower-mátrix a feladatok értékelésére olyan tulajdonságok alapján, mint a magas érték/alacsony erőfeszítés vagy a magas erőfeszítés/alacsony érték kvadránsok.
Ez a szisztematikus megközelítés biztosítja, hogy a hangsúly a komplexitástól függetlenül a nagy értékű feladatokon maradjon. Az időgazdálkodás itt egy másik kritikus elemet jelent . A reális határidők lehetővé tételével az időgazdálkodási stratégiák segíthetnek a tudásmunkásoknak egy adott héten belül elérhető célokat kitűzni.
Végül, sok hagyományos projektmenedzsment eszköz nem kínál egyértelmű megoldást a bevált prioritáskezelési vagy időgazdálkodási módszerek munkafolyamatba való integrálására. Ez azt jelenti, hogy a munkavállalóknak vagy egy alkalmazást kell beszerezniük, vagy más mechanizmusokra kell támaszkodniuk, hogy ezeket a módszereket alkalmazhassák.
Főbb megállapítások
- A munkavállalók 92%-a személyre szabott időgazdálkodási stratégiát alkalmaz.
- A válaszadók 76%-a személyre szabott prioritási módszert alkalmaz.
- 10% az Eisenhower-mátrixot használja a feladatok fontossági sorrendjének megállapításához.
- A munkavállalók 8%-a időblokkolást alkalmaz a napirendjének kezelésére.
- 5% a Getting Things Done (GTD) módszert alkalmazza a feladatok kezelésére.
Főbb tanulságok
📌 Tanulmányok kimutatták, hogy a tudásmunkások 65%-a hajlamos a strukturálatlan prioritásmeghatározási módszerek alkalmazása esetén a nagy hatással bíró feladatok helyett az egyszerűbbeket választani.
📌 A hatékony prioritások meghatározása és az időgazdálkodás segíthet az embereknek összehangolni a legproduktívabb napjaikat a nagy értékű feladatokkal.
📌 A beépített prioritásbeállításokkal és időkövetéssel rendelkező platformok segíthetnek a szakembereknek ezeknek a gyakorlatoknak a könnyebb megvalósításában.
5 stratégiai ajánlásunk
Kutatásunk szerint kevesebb tudásmunkás kapcsol ki mentálisan péntek délután 3 órakor.
✅ Tényellenőrzés: Csak az Egyesült Államokban a munkavállalók 48%-a tartja magát munkamániásnak, 66%-uk a munkával kapcsolatos követelmények miatt naponta legalább egy étkezést kihagy, és 62%-uk rendszeresen ellenőrzi a munkahelyi e-mailjeit munkaidőn kívül.
Annak ellenére, hogy ma jobban kapcsolódunk egymáshoz, mint valaha, a hosszú munkaidő és a változó követelmények jelentős kognitív terhet rónak a tudásmunkásokra, amely gyakran túlmutat a hagyományos munkahéten.
Az adatokból kiderült, hogy a legfontosabb kihívások a kontextus megértésének költségei, az inkonzisztens prioritások és a fragmentált koncentrációs idő a munkahét során.
Ezeknek a kihívásoknak a leküzdése érdekében a tudásmunkásoknak összekapcsolt munkafolyamatokra van szükségük, amelyek segítenek maximalizálni a koncentrációjukat és személyes termelékenységüket.
Íme öt stratégiai ajánlás, amelyek segítenek szervezetének optimalizálni a csapat termelékenységét a hét folyamán:
✅ Erősítsd meg a péntek és hétfő közötti hidakat
Vezessen be egy egységes technológiai rendszert, amely lehetővé teszi a csapatok számára, hogy proaktívan dokumentálják a prioritásokat és a kontextust a hét folyamán. Keressen olyan eszközöket, amelyek olyan funkciókkal rendelkeznek, mint a prioritási szint beállítások, az AI-alapú keresés és az összefoglaló funkciók, amelyek segítenek csökkenteni a kognitív terhelést.
✅ A munkát a csúcsteljesítmény időszakaihoz igazítsa
Fedezze fel az önálló ütemezéshez szükséges eszközöket, amelyek segítségével a munkavállalók a magas értékű munkát a természetes termelékenységük csúcsidőszakához igazíthatják.
✅ Védd meg a péntek termelékenységi előnyét
Használja ki a péntek termelékenységi előnyét úgy, hogy nem tart megbeszéléseket és aszinkron munkamódszereket alkalmaz, hogy csökkentsék a zavaró tényezőket.
✅ Vezessen be szisztematikus prioritásrendezést
Ösztönözd csapatodat, hogy a munkájuk során alkalmazzanak formális prioritási keretrendszereket és SMART ütemezési gyakorlatokat az ad hoc feladatkezelés helyett. Például az AI időgazdálkodási célokra való felhasználása jelentős változást hozhat ebben a tekintetben.
✅ Hozz létre zavaró tényezőktől mentes időtartamokat
Határozz meg egyértelmű protokollokat a mély munkavégzéshez, beleértve a kijelölt koncentrációs időket és a kommunikációs határokat. Fedezd fel az AI-alapú naptárkezelő rendszereket, amelyek a meghatározott prioritások alapján javasolnak feladatokat, és segítenek a háttérben nyomon követni az időt.
Hogyan segíthet a ClickUp?
A hagyományos munkahét már nem igazán működik.
Feladataink, prioritásaink és kritikus kontextusunk hajlamosak elveszni a csevegési szálakban és az e-mailekben a hétvégék között, ami pont akkor eredményez termelékenységi völgyeket, amikor csúcsokra lenne szükségünk.
A ClickUp, mint a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás, intelligens feladatkezelést, okos ütemezést és AI-alapú munkafolyamatokat kombinál, hogy segítsen csapatának a hét folyamán fenntartani a lendületet.
Íme öt módszer, amellyel a ClickUp átalakítja a heti munkamenetét:
🏁 Testreszabható munkafolyamatok
A ClickUp közös terekkel és szabványosított munkafolyamatokkal egységesíti csapata munkafolyamatait.
Testreszabható nézetekkel rendelkezik, mint például listák, táblák és Gantt-diagramok, kombinálva a Me Mode funkcióval, amely lehetővé teszi a koncentrált egyéni munkavégzést. Így a csapat tagjai zökkenőmentesen tudnak együtt dolgozni, miközben megőrizhetik a számukra legkényelmesebb munkastílust.
🏁 Intelligens feladatprioritizálás
A ClickUp Tasks segítségével egyértelmű prioritásokat állíthatsz be és automatizálhatod a rutin munkameneteket, hogy a fontos dolgokra koncentrálhass.
A prioritási címkék, feladatlisták, feladatfüggőségek és egyéni állapotok biztosítják, hogy a csapatod tudja, mit kell először megoldani, így elkerülhető a hétfői reggeli prioritási fejtörés. Ráadásul a ClickUp Automation elvégzi a foglalkoztatott munkát, például az állapotfrissítéseket.
🏁 Okos időgazdálkodás
A ClickUp Calendar áttekinthetővé teszi a munkahétedet.
Használd az idő automatikus nyomon követésére, a csapat kapacitásának vizualizálására és a menetrend optimalizálására AI-alapú betekintéssel. Még optimális időpontokat is javasolhat bizonyos feladatokhoz, így a munkakalandorod stratégiai termelékenységi eszközzé válik.
🏁 AI-alapú tudásmenedzsment
A ClickUp Brain segítségével azonnal megkaphatja a megfelelő válaszokat feladataival, dokumentumaival és munkatársaival kapcsolatban.
Egyszerűen kérje meg az AI-t, hogy „Catch me up” (Hozz fel a napra) vagy „What are my priorities for the week?” (Mik a prioritásaim a héten?), és hagyja, hogy az AI összegyűjtse az információkat. Valójában a ClickUp AI-alapú funkciói, kevesebb megbeszéléssel kombinálva, 30%-kal növelhetik a termelékenységét.
🏁 360 fokos keresés (összekapcsolt harmadik féltől származó eszközökön)
A csapatok munkanapjának 60%-át információkereséssel töltik. A ClickUp Connected Search megoldást kínál erre a problémára.
A ClickUp keresőjével az összes fájlod, csevegési szálad, konkrét projektfeladatod, rögzített klipjeid és egyebek összekapcsolásával azonnal megtalálhatod, amire szükséged van. Ha a Google Drive-od vagy bármely más harmadik féltől származó eszközöd integrálva van a ClickUp-ba, a Connected Search ezeket a fájlokat is meg fogja találni!
Következő lépések
Készen állsz arra, hogy a pénteki szintű termelékenységet egész héten fenntartsd? Csatlakozz a több mint 3 millió csapathoz, akik a ClickUp segítségével növelik termelékenységüket. Regisztrálj még ma ingyenesen.