Nos, megtörtént. Befejezte a munkát egy ügyfél számára, elküldte a fizetési kérelmet, és... csend. Talán különböző magyarázatokat adtak, például hogy jelenleg nem tudnak fizetni, problémák vannak a fizetési feldolgozóval, a fizetési móddal, vagy a könyvelőjük nincs bent.
Az okoktól függetlenül az eredmény mindig ugyanaz: Ön elvégezte a munkát, de a fizetés nem érkezett meg, így egy halom kifizetetlen számla maradt Önnek.
Akár kisvállalkozást működtet, szabadúszóként dolgozik, vagy nagyvállalatok projektjeit irányítja, a egészséges cash flow fenntartása elengedhetetlen. E cél elérésének kulcsa az, hogy képes legyen a fizetéseket gyorsan beszedni, miközben megőrzi professzionalizmusát.
Ez az útmutató megtanítja, hogyan kérje meg ügyfeleitől a fizetést udvariasan és professzionálisan, hogy elkerülje a kényelmetlen helyzeteket. Végül is, Ön befektette a munkát, és megérdemli, hogy megkapja az ellentételezést! 🌻
Miért nehéz fizetési kérelmet benyújtani az ügyfeleknek?
Ez egy kényes, bonyolult helyzet: szükséged van arra, hogy az ügyfél kifizesse a tartozását, de nem akarod megrontani a jövőbeli szakmai kapcsolatotokat.
Sokan közülünk kínosnak érezzük a fizetési kérelem elküldését, mert nem akarunk udvariatlannak vagy tolakodónak tűnni. Sok szakember retteg attól, hogy elküldje a „Csak ellenőrizni szeretném, hogy megkapta-e ezt a számlát” e-mailt. De nem kellene.
A fizetési kérelem ügyfelektől való bekérésének félelme általában a következőkre vezethető vissza:
- Félelem az ügyfélvesztéstől: Ha bevételeinek nagy része egyetlen ügyféltől származik, érthető, hogy aggódik, hogy felidegesíti őt és elveszíti a jövőbeli munkákat. De ha professzionálisan kezeli a helyzetet, megtarthatja az ügyfelet és megkapja a fizetést. Ráadásul, valóban szeretne együttműködni egy olyan ügyféllel, aki folyamatosan késlelteti a fizetéseket? Még ha úgy is döntenek, hogy elválnak útjaik, ez a helyzet végső soron előnyösnek bizonyulhat.
- Kommunikációs kihívások: Tudja, hogy fizetést kell kérnie, de nehéz megtalálni a megfelelő szavakat. Az ügyfélkezelés gyakran a átgondolt kommunikáción múlik, de ha nincs előre megírt szövege erre a helyzetre, könnyen elszólhatja magát és rosszul fogalmazhat.
- Személyes kényelmetlenség: Ha hajlamos vagy elkerülni a konfliktusokat, akkor talán vonzóbbnak találod egy kellemetlen feladat elvégzését, mint a számla teljes összegének kifizetését kérni az ügyféltől. A konfliktusok elkerülése azonban csak tovább rontja a helyzetet. A személyes fejlődés a sikeres szakmai élet része, ezért tekintsd ezt lehetőségnek a készségeid erősítésére.
- Nem egyértelmű fizetési feltételek: Ha nem határoztad meg előre egyértelműen a fizetési határidőket, a késedelmi díjakat és a fizetési lehetőségeket, az kétértelműséget eredményez – és a fizetéssel kapcsolatban nem szeretnél kétértelműséget. Ha nem állapítasz meg feltételeket, nem kaphatsz időben fizetést, ezért minden ügyfélkapcsolatot írásbeli szerződéssel kell kezdeni.
- Jogi következmények: Egyes ügyfelek homályos jogi fenyegetésekkel élhetnek, vagy olyanokat mondhatnak, hogy „Meg kell kérnem az ügyvédemet, hogy nézze meg ezt”. Ne hagyja, hogy a jogi lépések kilátása elriassza Önt. Ebben az esetben ismerje meg az Ön államában érvényes fizetési folyamat jogi szabályozását, hogy tisztában legyen a fizetéshez való jogával.
Bármennyire is nehéz, le kell küzdenünk a félelmünket, hogy „nehéz” vagy „túl határozott” embernek tartanak minket. A járó összegek kérése tisztességes és teljesen helyes dolog.
Ez azonban lehetőséget kínál arra, hogy a helyzetet professzionálisan kezelje, ami tiszteletreméltóbb és produktívabb ügyfélkapcsolatot eredményez!
A késedelmes fizetések jelentősen akadályozzák a pénzforgalmat – különösen a kisvállalkozások tulajdonosai számára – és olyan működési zavarokhoz vezetnek, amelyek elkerülhetők lennének, ha az emberek a határidőre fizetnének.
Mit kell és mit nem kell tenni, ha professzionálisan és udvariasan szeretnénk fizetést kérni
Minden helyzet más, de általánosságban elmondható, hogy a lehető legudvariasabb fizetési kérelem érdekében célszerű betartani ezeket a tippeket.
Tennivaló: Határozza meg az elvárásokat a kezdetektől fogva
Minél átláthatóbb vagy a kezdetektől fogva, annál kisebb az esélye, hogy az ügyfelek késedelmesen fizetnek. Amint új ügyfelet szerzel, tájékoztasd őket az árakról és a fizetési feltételekről.
Legyen proaktív, és említsen meg fizetési feltételeket a szerződéseiben. Minden fizetési lapnak tartalmaznia kell:
- Jogi ügyfél neve
- Kapcsolattartási adatai, beleértve telefonszámát és szállítási címét
- Fizetési határidő vagy esedékességi dátumok
- Fizetési mód és pénznem
- Költségtérítési szabályzatok
- Késedelmi díjak és azok feltételei
- Gyakran ismételt kérdések, amelyek elmagyarázzák, hogyan kell kezelni a késedelmes fizetéseket
Ha extra hatást szeretne elérni, kérje meg ügyfeleit, hogy a fizetési feltételek mellé írják be kezdőbetűiket.
A krónikus késedelmes fizetések elkerülése érdekében vegyen fel egy záradékot a szerződésébe, amely kimondja, hogy fenntartja a jogot arra, hogy elutasítsa azokat az ügyfeleket, akik bizonyos számú alkalommal késedelmesen fizetnek.
Ne tegye: Ne mondjon olyat, amit később megbánhat
Az ellenséges hangnem káros hatással van az ügyfélkapcsolatra, és nem érdemes elrontani a kapcsolatot.
Ahelyett, hogy a pillanat hevében reagálna, készítsen kommunikációs tervet a késedelmes fizetések kezelésére. Tartalmazza a késedelmes fizetések eskalálásának módját – szövegekkel együtt –, hogy ne mondjon olyat, ami negatív hatással lehet az ügyfélkapcsolatra.
Tennivalók: Különböző fizetési módokat kínáljon
Lehet, hogy az ügyfelek késnek a fizetéssel, mert Ön csak papír csekken fogad el fizetést. Annyi fizetési mód és fizetési feldolgozó létezik, hogy a legjobb, ha minél többet elfogad. 💸
Legalább a következőket fogadja el:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Hitelkártya vagy betéti kártya
- Banki számla ACH átutalások
Feltétlenül vegyen fel egy rövid SOP-t az ügyfél -bevezetési dokumentumába a fizetési eszköz használatáról, hogy az ügyfelek előre tisztában legyenek a folyamattal.
Ne tegye: Ne lepje meg az ügyfeleket
A számlán szereplő tételek nem lehetnek meglepetés. Ha azt szeretné, hogy ügyfelei időben fizessenek, küldjön nekik barátságos emlékeztetőt a fizetési határidő előtt.
Egy gyors fizetési emlékeztető e-mail, telefonhívás vagy SMS – a számla másolatával együtt – udvarias emlékeztető azoknak, akik őszintén elfelejtették és nem akarták fizetés nélkül hagyni.
Tennivaló: Küldjön emlékeztetőket a fizetés beérkezéséről
Vannak, akik a fizetési határidő lejárta után is elfelejtik kifizetni a számlát. Az élet mozgalmas, a beérkező levelek pedig tele vannak, így nem ritka, hogy az ügyfelek nem veszik észre az emlékeztető üzenetet.
Hozzon létre egy belső munkafolyamatot a feladatkezelő szoftverében, hogy különböző szakaszokban rendszeres számlaemlékeztetőket küldhessen:
- A határidő előtt
- A fizetési határidőn
- Ha a fizetés késedelmes
Ne tegye: Felejtse el a ki nem fizetett számlákat
Az egyetlen dolog, ami rosszabb annál, hogy az ügyfél elfelejti a számlát, az az, hogy Ön elfelejti a kifizetést! Tartsa szemmel az összes kifizetetlen számlát egy intelligens ügyfélkezelő eszköz segítségével, amely nyomon követi a számlákat, a kifizetéseket, a sikertelen fizetési értesítéseket és egyebeket.
Tennivaló: Készítsen fizetési kérelem űrlapot a fizetési kérelem API használatával.
Tegye a fizetést a lehető legkönnyebbé az emberek számára. Hozzon létre egy online fizetési kérelem űrlapot a fizetési folyamat egyszerűsítése érdekében.
Lehet, hogy együtt kell működnie az IT-szakemberekkel a fizetési kérelem API integrálásához – de egy egyszerű, saját készítésű űrlap is megteszi. Ágyazza be ezt egy weboldalba egy kis HTML-kóddal, és voilà! Ügyfelei egyszerűen felkeresik a portált, és kifizetik a fennálló tartozásukat, mindezt a fizetési kérelem API-val való egyszerű integrációnak köszönhetően.
Hogyan lehet elkerülni a fizetési kérelem benyújtását?
A számlák behajtása nem a legjobb időtöltés, és garantálhatjuk, hogy ügyfelei sem szeretik, ha behajtják őket. 👀
Minimalizálja a kellemetlenségeket és kerülje el a fizetési kérelmeket ezekkel a kis változtatásokkal:
- Kérjen előre fizetést: Ha már ismeri a munka terjedelmét, kérje meg az ügyfelet, hogy fizessen, mielőtt elkezdené a munkát. Ha ez nem lehetséges, kérjen előleget vagy részleges fizetést.
- Kínáljon előfizetéses szolgáltatásokat: Ha minden hónapban azonos színvonalú szolgáltatást nyújt, akkor a regisztrált kártyán keresztül ismétlődő előfizetési díjat számoljon fel az ügyfélnek.
- Számlákat azonnal küldjön el: Ne halogassa a számlák elküldését. Mindig azonnal küldje el őket, amíg a projekt még frissen él az ügyfél emlékezetében.
- Fizetési tervek felajánlása: Egyes ügyfelek nehezen tudnak fizetni, különösen nagyobb összegű számlák esetén. Ebben az esetben ajánljon fel fizetési terveket, amelyek lehetővé teszik számukra a részletfizetést. A részletfizetés azt mutatja az ügyfeleknek, hogy hajlandó velük együttműködni.
Fizetési kérelem sablonok az ügyfelektől történő fizetések beszedéséhez
Ezen a ponton már tudja, hogyan lehet legyőzni a fizetési kérelem benyújtásának kellemetlen érzését. Tudjuk, hogy nehéz megtalálni a megfelelő szavakat a fizetési kérelem e-mailekhez, ezért fontos, hogy fizetési kérelem sablont használjon.
ClickUp fizetési kérelem sablonok
Miért töltenél órákat a fizetési űrlapok és szerződések formázásával? Bízz a ClickUp sablonjaiban, hogy a fizetési kérelmekhez a megfelelő nyelvet használd – szép színekkel és egyértelmű formázással. ✨
Először is, kérje meg ügyfeleit, hogy írják alá a ClickUp egyszerű fizetési megállapodás sablonját. Használja ezt a sablont a fizetések nyomon követéséhez, az ügyfelek státuszának nyomon követéséhez és egyéni mezők létrehozásához a nyilvántartásaihoz.
A ClickUp fizetési űrlap sablonja megkönnyíti az ügyfelek fizetési adatainak biztonságos online gyűjtését. Sőt, automatikus értesítéseket is küld, hogy mindenki naprakész legyen a fizetésekkel kapcsolatban.
Kíváncsi a fizetési adataira? Kövesse nyomon azokat a ClickUp fizetési előzmények sablonjával. Jegyezze fel az összes ügyfél fizetési adatait, valamint a beszállítóknak teljesített fizetéseket. A sablon nyomon követi a fizetési adatokat az idő múlásával, hogy azonosítsa a potenciális problémákat, és gyors áttekintést nyújtson pénzügyi helyzetéről.
Írjon fizetési kérelmeket a ClickUp AI segítségével, beleértve a releváns fizetési adatokat.
Bár a megbízható sablonok szilárd alapot nyújtanak, udvarias fizetési kérelem e-mail megírása kihívást jelenthet.
Szerencsére egyáltalán nem kell fizetési kérelmet írnia. Használja a ClickUp AI-t, hogy udvarias, de határozott üzenetet írjon Ön helyett – mindezt anélkül, hogy el kellene hagynia a projektmenedzsment platformját. Használja e-mailek, telefonos szövegek és SMS-ek írásához, amelyekkel megmagyarázhatja igényeit anélkül, hogy rossz viszonyt teremtene.
Ha már van fizetési kérelem, és szeretné azt barátságosabb hangvételűvé tenni, kérje meg a ClickUp AI-t, hogy elemezze azt. Ha a szöveg túl agresszívnek tűnik, az AI javaslatokat fog tenni a üzenet enyhítésére.
Fizetések beszedése a ClickUp űrlapok segítségével
Elegáns fizetési felületet keres? Próbálja ki a ClickUp Forms szolgáltatást! Ez a leggyorsabb módja a gyors fizetések ösztönzésének, és ügyfelei is értékelni fogják a kényelmet.
A ClickUp Forms rögzíti a válaszokat, amelyek kapcsolódnak a csapata feladataihoz. Hozzon létre egy egyedi űrlapot, amely egy elegáns online portálon végigvezeti az ügyfeleket a fizetési folyamaton. A fizetés olyan egyszerű, mint az ügyfelek számára a fizetés gomb megnyomása.
Az utolsó lehetőség: vegyen igénybe ügyvédet
Ekkor már mindent megtett, amit tudott, hogy jóindulatot keltsen és kommunikáljon ügyfelével. Ha az ügyfél továbbra is elkerüli a fizetést, vagy egyenesen megtagadja pénzügyi kötelezettségeinek teljesítését, a következő lépés jogi lépések megtétele lehet.
Ügyvédje valószínűleg határozott hangvételű levelet küld az ügyfélnek, amelyben felvázolja a jogi lépések lehetőségét, ha a fizetés nem történik meg haladéktalanul. Sok esetben a jogi lépések említése arra készteti az ügyfeleket, hogy rendezzenek adósságaikat. De figyelem: ez szinte biztosan az ügyfél elvesztését jelenti, ezért ne hozza meg ezt a döntést könnyelműen.
Ha ügyvéd megbízása pénzügyileg nem kivitelezhető, akkor a kis értékű követelések bíróságán keresztül is érvényesítheti a fizetést, de ez az Ön államától, a szerződés feltételeitől és a fizetendő összeg nagyságától függ.
Viszlát, késedelmes fizetések!
Egyes szakemberek kínosnak érzik, hogy a jogosan megérdemelt fizetésüket kérjék, és mi megértjük, hogy ez kellemetlen lehet. Kövesse az ebben az útmutatóban szereplő tippeket, hogy legyőzze a fizetés kérésével kapcsolatos félelmét. Ha udvarias és professzionális e-maileket küld, megőrizheti a kapcsolatot, miközben bővíti üzleti tevékenységét.
A fizetési kérelmeket saját maga is elkészítheti, de ha időt szeretne megtakarítani és elkerülni a kommunikációs problémákat, válassza a ClickUp szolgáltatást. A sablonok, AI eszközök, űrlapok és egyéb funkciók segítségével a fizetési kérelmek elkészítése gyerekjáték lesz, így Ön a valóban fontos feladatokra koncentrálhat. Regisztráljon a ClickUp szolgáltatásra!