Képzelje el a következő helyzetet: már csak két nap van hátra a bevezetésig, és rájön, hogy a szállítandó szoftver még mindig nem kész, és további időre és erőfeszítésre van szükség. Úgy tűnik, hogy a frontend és a backend csapatok nem voltak összhangban, és nem tudták pontosan megbecsülni a projekt időtartamát.
Most egy befejezetlen termékkel, túlterhelt csapattal és potenciálisan elégedetlen ügyféllel kell szembenéznie. Csak a gondolatra is hideg veríték tör ki Önre?
A vállalati projektmenedzsment (EPM) szisztematikus megközelítést kínál a projektek stratégiai célokkal való összehangolásához, az erőforrások elosztásának optimalizálásához és a projektek következetes megvalósításának biztosításához a vállalat egészében. Segít biztosítani, hogy a fenti hipotetikus forgatókönyv soha ne valósuljon meg!
De mi is pontosan az EPM, és hogyan segíthet a projekt sikerében?
Mi az a vállalati projektmenedzsment?
A vállalati projektmenedzsment (EPM) egy olyan megközelítés, amely több projekt és program kezelésére irányul egy vállalaton belül. Túlmutat az egyes projektek elkülönített kezelésén, és arra összpontosít, hogy az összes projekttevékenységet összehangolja a szervezet általános üzleti céljaival és stratégiai célkitűzéseivel.
Gyakori módszerek a vállalati projektmenedzsmentben
A csapatok általában különböző módszereket alkalmaznak a vállalati projektmenedzsment megvalósításához. Néhány népszerű EPM-módszer:
- Agilis
- Vízesés
- Six Sigma
- Lean
- Kanban
- Scrum
Most talán kíváncsi arra, hogy miben különbözik a vállalati projektmenedzsment a hagyományos projektmenedzsmenttől.
Míg a hagyományos projektmenedzsment az egyes projektekre összpontosít, az EPM holisztikus szemléletet alkalmaz az egész vállalati szervezeten belüli összes projektre. Egy olyan módszertanra összpontosít, amely a szervezet egészében minden projektre alkalmazható, és meghatározza a problémamegoldás irányát.
Lehetnek kivételek, amikor az EPM és az egyéni projektmenedzsment stílusok eltérnek egymástól, de összességében minden projektnek ugyanazt a módszertant kell követnie.
Főbb különbségek: hagyományos projektmenedzsment vs. vállalati projektmenedzsment
- Hatály: Az EPM egyszerre több projektet kezel, míg a hagyományos PM általában egyszerre csak egy projektet kezel.
- Cél: Az EPM biztosítja, hogy minden projekt összhangban legyen a szervezeti célokkal, míg a hagyományos PM-ben minden projekt egy új probléma, amelyet más módon kell megoldani.
- Szabványosítás: Az EPM szabványosított folyamatokat valósít meg a szervezet egészében, míg a hagyományos PM célja a projekt befejezése, bármi áron.
A vállalati projektmenedzser szerepének megértése
A vállalati projektmenedzserek a vállalati projektmenedzsment iroda részét képezik, és alapvető szerepet játszanak a szervezeten belüli komplex projektek összehangolásában.
Bár a vállalati projektmenedzser feladatkörét a szervezet mérete és igényei határozzák meg, vannak olyan konkrét feladatok, amelyeket mindenképpen el kell látnia.
A vállalati projektmenedzser feladatkörébe tartozik:
- Portfóliókezelés: több projekt és program felügyelete és felelőssége a csapatok között
- Erőforrás-optimalizálás: Az erőforrások hatékony elosztása a különböző projektek között, hogy mindenki munkája a lehető legjobban optimalizálható legyen.
- Szabványosítás: Egységes és szabványos projektmenedzsment munkafolyamatok és gyakorlatok bevezetése a szervezet egészében.
- Teljesítményfigyelés: a projektmutatók nyomon követése, a nehézségek kezelése, valamint a haladásról, a költségvetésről és az ütemtervről szóló jelentések készítése.
- Érdekelt felek kezelése: Kapcsolatfelvétel vezetőkkel, csapat tagokkal, felsővezetőkkel és külső partnerekkel
- Folyamatos fejlesztés: A folyamatok fejlesztésére alkalmas területek azonosítása és annak biztosítása, hogy a csapatok betartsák azokat.
- Mentorálás: A projektmenedzserek, a személyzet és a vezetőség irányítása és oktatása az EPM módszereiről.
- Technológiai implementáció: Megfelelő vállalati projektmenedzsment szoftver kiválasztása és bevezetése
- Irányítás: A szervezeti irányelvek betartásának biztosítása
- Stratégiai tervezés: Hozzájárulás a hosszú távú projekttervezéshez az EPM-nek megfelelően
A vállalati projektmenedzsment összetevői
A vállalati projektmenedzsment rendszer hét, a Projektmenedzsment Intézet (PMI) által meghatározott összetevőből áll. Próbáljuk megérteni az egyes összetevőket úgy, hogy a vállalati projektmenedzsmentet egy precíziós gépként képzeljük el.
Ebben a következőket találja:
- Kockázatelemzés: A figyelmes szkenner, amely a projekt végrehajtása előtt felismeri a lehetséges buktatókat és lehetőségeket. Ez segít a projektmenedzsereknek megalapozott lépéseket tenni és felkészülni az esetleges visszaesésekre.
- Projektbecslés: Az előrejelző a kockázati adatokat és a korábbi tapasztalatokat felhasználva reális ütemtervet és erőforrásigényt állapít meg. Ez segít a projektmenedzsereknek eldönteni, hogy elegendőek-e a projekt befejezéséhez szükséges erőforrások és idő.
- Projektfelülvizsgálatok: A minőség-ellenőrzési tényező, amely összehasonlítja a teljesítményt a becslésekkel és kiindulási pontként szolgál a kiigazításokhoz. A projekt során felmerülő hatókör-bővülés vagy egyéb visszaesések esetén ez a lépés segít a projektmenedzsereknek beavatkozni, felülvizsgálni a helyzetet és mindenkit visszaterelni a helyes útra.
- Projektmenedzsment coaching: A fejlődő agy, a tapasztalatokból tanulva a jövőbeli teljesítmény javítása érdekében. A vállalati projektmenedzsment iroda által nyújtott projektmenedzsment coaching segít a csapat minden tagjának abban, hogy ugyanazon az oldalon maradjanak.
- Eskalált problémakezelés: A problémamegoldó komplex kihívásokkal szembesül, és minden egyes problémát vagy akadályt megoldó folyamatokat hoz létre. Az ilyen kihívások során a vállalati projektmenedzsment iroda válik a döntéshozóvá vagy a közvetítővé.
- Időkövetés: A kronometer méri a feladatok és projektek elvégzéséhez szükséges időt a jelenlegi és jövőbeli becslések és felülvizsgálatokhoz. A vállalati projektmenedzsment iroda általában felelős a munkaidő-nyilvántartások elemzéséért.
- Vállalati projektmenedzsment szoftver: A központi idegrendszer, amely összeköti az összes elemet és biztosítja a zökkenőmentes információáramlást a projekt sikerének érdekében. A vállalati projektmenedzsment szoftver az egyetlen megbízható forrás, amely tartalmazza az összes dokumentumot, projektet, feladatot, folyamatot és a projektek egyéb elemeit.
Ezek az elemek harmonikusan működnek együtt, egymást kölcsönösen kiegészítve. A kockázatelemzés alapul szolgál a becslésekhez, és alapvonalakat határoz meg a felülvizsgálatokhoz. A felülvizsgálatok alapul szolgálnak a coachinghoz, növelve az általános hatékonyságot. Az eskalált problémákból minden összetevőből nyerhetők betekintések, míg az időkövetés biztosítja a szinkronizálást.
Alapvetően a vállalati projektmenedzsment szoftverek zökkenőmentes kommunikációt tesznek lehetővé, és helyet biztosítanak az összes projektinformációnak, dokumentumnak és feljegyzésnek.
A vállalati projektmenedzsment előnyei
Ahogy egy szervezet növekszik és különböző csapatokat hoz létre, ezek a csapatok gyakran elszigetelten dolgoznak. Növekvő szervezetként meg kell őriznie a lendületet azáltal, hogy előre látja az esetleges visszaeséseket és megoldja a problémákat.
Pontosan ezért olyan fontos a vállalati projektmenedzsment. Segít minden folyamatot létrehozni, nyomon követni a munka elvégzését és a kihívások kezelését, és rendelkezik egy dedikált vállalati projektmenedzsment irodával, amely biztosítja, hogy mindez megvalósuljon.
Vessünk egy pillantást az EPM néhány további előnyére:
- Biztosítja, hogy minden projekt összehangolt legyen és hozzájáruljon a szervezet sikeréhez, ne csak az egyéni vagy a csapat sikereihez.
- Optimalizálja az erőforrások elosztását a szervezeten belül, így kevesebb lehetőség van a pazarló folyamatokra.
- Jelentős költségmegtakarítás a jobb erőforrás-kezelés révén
- Adat alapú betekintést nyújt a jobb projektdöntéshozatalhoz.
- Szabványosítja a folyamatokat és csökkenti a párhuzamos munkavégzést, így mindenki tudja, mit kell tennie.
- Javítja a projekt átláthatóságát és a kommunikációt az érdekelt felek és a csapatok között.
- Felkészíti a szervezeteket, hogy jobban reagáljanak a piaci változásokra és a versenyre
- Elősegíti a tudásmegosztás kultúráját a szervezet egészében
Olvassa el még: A 10 legjobb vállalati munkafolyamat-kezelő szoftver 2024-ben
Az EPM bevezetésének kihívásai
Mivel a vállalati projektmenedzsmentet szervezeti szinten valósítják meg, bizonyos kihívásokkal kell számolni.
Ezek a kihívások többek között a következők:
- Szervezeti ellenállás: A munkavállalók ellenállhatnak a bevált munkamódszerek megváltoztatásának.
- Összetettség: A vállalati projektmenedzsment rendszerek összetettek lehetnek, vagy nehéz lehet őket megvalósítani.
- Integrációs problémák: Az EPM integrálása a meglévő rendszerekkel és eszközökkel kihívást jelenthet.
- Kulturális változás: Az EPM gyakran megköveteli a nagyobb átláthatóság és együttműködés irányába történő elmozdulást.
- Költség: Az EPM bevezetése jelentős kezdeti beruházást igényelhet, ami a kisvállalkozások számára nem feltétlenül elérhető.
- Adatminőség: Az összes projektben az egységes, magas minőségű adatok biztosítása kihívást jelenthet.
- Készséghiány: A szervezeteknél hiányozhat a hatékony EPM-bevezetéshez szükséges szakértelem, ezért többet kell befektetniük a képzésbe vagy az új munkatársak felvételébe.
- A ROI mérése: A befektetés megtérülésének bizonyítása rövid távon kihívást jelenthet.
Hogyan valósítsuk meg a vállalati projektmenedzsmentet?
A projektmenedzsment szoftver az egész vállalati projektmenedzsment folyamatot támogató és fejlesztő digitális gerinchálózatként működik. Ez a kifinomult eszközkészlet túlmutat az egyszerű feladatkövetésen, és komplex, több projektből álló környezetek egyszerűsítését szolgáló átfogó funkciókészletet kínál.
Az EPM szoftver alapvetően egy központi platformot biztosít a projektadatok tárolásához és kezeléséhez, biztosítva, hogy minden érdekelt fél hozzáférjen a legfrissebb információkhoz.
Ez egy valós idejű vállalati együttműködési eszköz, amely lebontja a szilárd határokat a funkciók közötti csapatok és osztályok között, ami nagyvállalati környezetben elengedhetetlen.
Az EPM szoftver fejlett erőforrás-kezelési képességei lehetővé teszik a személyzet és az eszközök optimális elosztását több projekt között, megelőzve ezzel a szűk keresztmetszeteket és a túlzott allokációt.
Robusztus jelentéskészítési és elemzési funkciói segítségével a nyers adatokat hasznos információkká alakíthatja, lehetővé téve az adatokon alapuló döntéshozatalt projekt- és portfóliószinten. Ha tehát projektmenedzsment eszköz használatát fontolgatja, hogyan válassza ki a megfelelőt?
Vegye figyelembe az alábbi tényezőket:
- Skálázhatóság és rugalmasság
- Felhasználóbarát
- Integrációs képességek
- Jelentéskészítési és elemzési funkciók
- Mobil hozzáférhetőség
- Szállítói támogatás és hírnév
Az egyik ilyen ingyenes projektmenedzsment szoftver , amely mindezt és még többet kínál, a ClickUp .
A ClickUp projektmenedzsment eszköze túlmutat a hagyományos feladatkezelésen. Rugalmas platformot kínál bármilyen méretű és összetettségű projekt szervezéséhez, együttműködéséhez és nyomon követéséhez.
A vállalati projektmenedzsment megvalósításához a következő funkciókat kínálja:
1. ClickUp műszerfalak
A ClickUp Dashboards segítségével a csapat tagjai feladatok hozzáadására, célok megtekintésére, a csapat tagokkal való kommunikációra és a haladás nyomon követésére is lehetőségük van. Ez rendkívül hatékonnyá és egyszerűvé teszi az EPM-tisztviselők számára az egyes folyamatban lévő projektek nyomon követését.
2. ClickUp dokumentumok
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást az összes hivatalos folyamat, szerződés, SOP és egyéb fontos dokumentum rögzítésére, így azok egy helyen, kéznél lesznek.
A dokumentumok nagy segítséget nyújthatnak a projektmenedzsment coachingban – az EPM stratégia elengedhetetlen eleme –, mivel lehetővé teszik az EPM folyamatok korábbi adatainak tárolását és azokhoz való visszatérést, ha akadályok merülnek fel.
3. A ClickUp projektidő-nyomon követése
A ClickUp projektidő-nyomon követése segítségével könnyen megtudhatja, mennyi időbe telik egy projekt befejezése. Kövesse nyomon a feladat vagy projekt befejezéséhez szükséges időt, így könnyebben becsülheti meg a hasonló projektek jövőbeli időtartamát.
4. A ClickUp projektmenedzsment sablonja
A ClickUp előre elkészített sablonokat is kínál a projektjeihez. Használja például a ClickUp projektmenedzsment sablonját a munkafolyamat optimalizálásához az ötlet megszületésétől a végrehajtásig és a végső átadásig.
Ez a sablon lehetővé teszi Önnek, hogy:
- Tervezze meg és vizualizálja minden szakaszt, a brainstormingtól a projekt életciklusáig.
- Összehangolja a csapatot és az erőforrásokat a zökkenőmentes együttműködés és a hatékony projektbefejezés érdekében.
- Kövesse nyomon az előrehaladást és a célokat, hogy biztosítsa a határidőre történő és költséghatékony teljesítést.
5. A ClickUp vállalati megoldása
A ClickUp Enterprise megoldás minden vállalati projektmenedzsment igényére!
Ezzel a funkcióval a következőket teheti:
- A ClickUp Enterprise 99,9%-os rendelkezésre állási garanciájával biztosíthatja, hogy működése soha ne akadozzon, és munkafolyamata zökkenőmentes és megszakításmentes maradjon.
- Használja ki az exkluzív RapidViews DB™ technológiát a végső skálázhatóság és teljesítmény érdekében, amelyhez más megoldások nem tudnak felérni.
- Védje adatait, kezelje a hozzáférést, konfigurálja a jogosultságokat, és vezessen átfogó tevékenységi naplót beépített eszközeinkkel.
- Támogassa bármely csapatot, méretétől és összetettségétől függetlenül, páratlan rugalmassággal, szabványokkal és méretekkel.
- Szerezzen áttekinthető képet a stratégiai tervektől a napi végrehajtásig, egyetlen forrásból nyomon követve a frissítéseket, kockázatokat és az előrehaladást.
- Titkosítsa, védje és tartsa be a HIPAA, GDPR, Privacy Shield és egyéb előírásokat az adatok biztonságának garantálása érdekében.
Tippek az EPM stratégiájának fejlesztéséhez
- Kezdje az EPM kis léptékű bevezetésével: Határozza meg a legfontosabb problémát, és próbálja meg kis léptékű EPM-mel megoldani. Dokumentálja a kísérletből szerzett tapasztalatokat, ismételje meg a folyamatot, és határozza meg a csapatok között alkalmazható legjobb gyakorlatokat. A ClickUp Goals segítségével meghatározhatja és nyomon követheti az adott időszakban elért eredményeket.
- Fektessen be minden csapattag átfogó képzésébe: Az EPM szótártól a konkrét értekezletek típusáig és a kommunikációs ritmusig, gondoskodjon arról, hogy csapata minden szakaszban tisztában legyen a tőle elvárt feladatokkal. Használja a ClickUp Docs-ot központi adattárként ezen információk tárolására.
- Határozza meg a szerepeket és a döntéshozatali folyamatokat, és alakítson ki egyértelmű irányítási rendszert: Az EPM keretrendszer tesztelésekor kerülje el a félreértések lehetőségét. Dokumentálja egyértelműen a szerepeket, a felelősségi köröket és az eskalációs útvonalakat egy megosztott dokumentumban. Ehhez használhatja a ClickUp RACI mátrix sablonját a szerepek és felelősségi körök meghatározásához.
- Készítsen tervet a változással szembeni ellenállás kezelésére: Készítsen kommunikációs tervet, amelyben elmagyarázza, miért vezeti be az EPM-et, és hogyan fog ez segíteni a csapatnak a nagyobb célok elérésében. Szánjon időt kérdésekre és válaszokra, és adjon minél több tájékoztatást. Egy ilyen együttműködésen alapuló megközelítés segít leküzdeni az ellenállást.
- Használja a jelentéskészítési funkciókat és az adatelemzést, hogy betekintést nyerjen: Használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp Dashboard, hogy nyomon követhesse a legfontosabb mutatókat a projektekben. Kösse össze az egyes projektcélokat egy adott mutatóval, hogy pontosan tudja, milyen hatást gyakorol.
- Támogassa a funkciók közötti csapatmunkát és együttműködést: Szervezzen osztályok közötti megbeszéléseket vagy hackathonokat, hogy ötleteket gyűjtsön vagy problémákat oldjon meg a szervezet más csapataival. Ez elősegíti az együttműködést és megkönnyíti az EPM stratégiák vállalati szintű kiterjesztését.
- Tartsa fenn a rugalmasságot, hogy alkalmazkodni tudjon a változó üzleti igényekhez: Végül, de nem utolsósorban, gondoskodjon arról, hogy EPM-stratégiája összhangban legyen az üzleti célokkal. Bármilyen változás ebben az irányban azonnal tükröződjön a projekttervében, hogy olyan eredményeket érhessen el, amelyek valóban változást hoznak.
Olvassa el még: A 10 legjobb B2B SaaS vállalati szoftvermegoldás 2024-re
Vállalati projektmenedzsment bevezetése a ClickUp segítségével
A vállalati projektmenedzsment bevezetése egy átalakító üzleti folyamat, amely jelentősen javíthatja a szervezet képességét a projektek sikeres végrehajtására és a célok elérésére. Bár a folyamat kihívásokkal járhat, a hatékonyság javulása, a jobb erőforrás-kihasználás és a stratégiai összehangolás miatt érdemes befektetésnek tekinthető.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp, jelentősen megkönnyítették az EPM bevezetését minden szervezetben. A ClickUp testreszabható funkcióinak kihasználásával a szervezetek testreszabott munkafolyamatokat hozhatnak létre, kulcsfontosságú teljesítménymutatókat állíthatnak be és átfogó jelentéseket készíthetnek a hatékony döntéshozatal és a stratégiai összehangolás támogatása érdekében.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és alakítsa át projektmenedzsment folyamatát!