Ha Ön több projektet irányító projektmenedzser, akkor aggódhat amiatt, hogy nem teljesen naprakész az egyes projektek előrehaladásával kapcsolatban.
Ezek a gondok még inkább kísérteni fogják Önt, ha nagy vagy összetett projekteket irányít, ahol a nem megfelelő tervezés gyenge eredményekhez, határidők túllépéséhez és a költségvetés túllépéséhez vezethet.
Ezekre a kihívásokra azonban a megoldás egy projektmenedzsment munkafolyamat létrehozása. A projekt munkafolyamat jobb áttekinthetőséget és ellenőrzést biztosít minden projekt feladataival, erőforrásaival, eredményeivel és mérföldköveivel kapcsolatban.
Segítségével nyomon követheti projektjei előrehaladását, és azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, mielőtt azok eszkalálódnának.
Ebben a blogban megvizsgáljuk, mi is az a projektmenedzsment munkafolyamat és miért fontos. Megnézzük továbbá, hogyan állítson be egy munkafolyamatot a projektjei kezeléséhez, milyen projektmenedzsment eszközök segíthetnek ebben, és bemutatunk néhány bevált gyakorlatot is.
Mi az a projektmenedzsment munkafolyamat?
A projektmenedzsment munkafolyamat egy logikus lépéssorozat, amely felvázolja, hogyan kell egy projektet a kezdetektől a befejezésig végigvinni. Tartalmazza a projekt tervezésére és végrehajtására vonatkozó végleges irányelveket, és a komplex folyamatokat kezelhető feladatokra bontja.
A projektmenedzsment munkafolyamatok egyértelműen meghatározzák mindenki felelősségi körét, az eskalációk kezelésének módját és a használni kívánt eszközöket.
A projektmenedzsment munkafolyamatok fontossága
A projektmenedzsment munkafolyamat egy világos útitervet vázol fel, amely megmutatja a csapatoknak, hogyan hajtsák végre sikeresen a projekteket. Segítségükkel:
- Növelje az átláthatóságot: A projektmunkafolyamatok a projekt végrehajtásának lépéseit és a feladatok közötti függőségeket ábrázolják. Ez megkönnyíti mindenki számára a projekthez kapcsolódó feladatok, folyamatok és ütemtervek megtekintését.
- Javítsa a kommunikációt: A projektmenedzsment munkafolyamatok meghatározzák a kommunikációs protokollokat. Így a csapat tagjai tudják, hol és hogyan osszák meg a projekt információit. Ez csökkenti a zavart, és megkönnyíti a projektcsapat tagjai számára a frissítések megosztását, az együttműködést és az információkhoz való hozzáférést.
- Javítsa a felelősségvállalást: A munkafolyamatok meghatározzák az egyes csapattagokhoz rendelt feladatokat és felelősségeket. Emellett meghatározzák a teljesítési határidőket is. Ez biztosítja, hogy minden feladatnak legyen kijelölt felelőse, és semmi ne maradjon elvégezve.
A projektmenedzsment és a munkafolyamat-menedzsment közötti különbség
Nézzük meg, miben különbözik a projektmenedzsment a munkafolyamat-menedzsmenttől.
| Aspect | Projektmenedzsment | Munkafolyamat-kezelés |
| Meghatározás | A projektmenedzsment magában foglalja a projekt kezdetétől a befejezéséig valamennyi lépés felügyeletét. | A munkafolyamat-kezelés felvázolja a projekt hatékony befejezéséhez szükséges lépések sorrendjét. |
| Főbb összetevők | Kezdeményezés, tervezés, végrehajtás, nyomon követés, ellenőrzés és lezárás | Határozza meg a projekttől elvárt bemeneteket, folyamatokat és kimeneteket |
| Cél | Biztosítsa a projektek időbeni megvalósítását, miközben szem előtt tartja a költségvetési korlátokat, a minőségi referenciaértékeket és a projekt céljait. | Növelje a termelékenységet, tegye lehetővé az együttműködést és növelje a működési hatékonyságot a különböző folyamatok racionalizálásával. |
Melyek a projektmenedzsment munkafolyamat legfontosabb elemei?
1. Bevitel
Ez a projektmenedzsment munkafolyamatának kiindulópontja, ahol felsorolja a projekt befejezéséhez szükséges összes inputot. Ide tartoznak a projekt zökkenőmentes végrehajtásához szükséges erőforrások, anyagok és információk. Az input meghatározása során a következőket kell összeállítania:
- Projekttervek, követelmények, kutatások és specifikációk a munkafolyamat különböző feladataival kapcsolatban
- A projekt végrehajtásához szükséges fizikai, emberi és pénzügyi erőforrások
- Iránymutatások és útmutatások a fontos feladatok és tevékenységek végrehajtásához
- A projekt végrehajtásához teljesítendő függőségek
- Az érdekelt felek által meghatározott elvárások és követelmények
2. Folyamat
Miután megértette a bemeneti adatokat, vázolja fel a folyamatot és a projekt végrehajtásának lépéseit. A munkafolyamatot egyedi feladatokra kell bontania és sorrendbe kell állítania, hogy minden érintett félnek világos képe legyen az elvárásokról. Határozza meg az egyes feladatok határidejét, és azonosítsa a feladatok elvégzésének függőségeit.
Ezután ábrázolja a folyamatot egy munkafolyamat-diagram segítségével, mutassa be, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a munkafolyamat-automatizálási feladatok, és adja hozzá a legfontosabb mérföldköveket és eredményeket az összes projektfázishoz.
3. Kimenet
A kimenet a munkafolyamat utolsó eleme. Ez tartalmazza a munkafolyamat végén várható eredményeket, és bemutatja a munkafolyamaton belüli egyes feladatok kézzelfogható és immateriális eredményeit.
A munkafolyamat kimenetei a következőket tartalmazhatják:
- Befejezett feladatok és tevékenységek, például állapotjelentések, tesztjelentések és felhasználói visszajelzések
- Szállítandó eredmények, például dokumentumok, prototípusok, tervek és egyebek
- Jelentések, legfontosabb megállapítások és KPI-k a teljes projekt és a munkafolyamatokhoz
Profi tipp 💡: Ahelyett, hogy a projektmenedzsment munkafolyamatot a semmiből hozná létre, használjon előre elkészített projektmenedzsment munkafolyamat-sablonokat az üzleti folyamatok feltérképezéséhez és a folyamat legfontosabb elemeinek vizualizálásához.
A projektmenedzsment munkafolyamatok fontossága az üzleti folyamatok menedzsmentjében
A munkafolyamatok segítenek a projektek hatékony és költségkereten belüli kezelésében, és jelentősen befolyásolják az üzleti folyamatok menedzsmentjét (BPM). A BPM egy szervezet egészét érintő tevékenység, amely optimalizálja a folyamatokat és a munkafolyamatokat az üzleti eredmények javítása érdekében.
Íme, miért elengedhetetlenek a projektmenedzsment munkafolyamatok a BPM-ben:
1. Áramvonalas folyamatkezelés
A munkafolyamat egy szabványos keretrendszert biztosít a különböző tevékenységek kezeléséhez egy üzleti folyamaton belül. Ez csökkenti az inkonzisztenciákat és egyszerűsíti a folyamat végrehajtását.
Vegyünk egy példát a projekt munkafolyamatra. A munkafolyamatok racionalizálhatják az ügyfélszolgálati üzleti folyamatokat. Meghatározhat különböző lépéseket a jegyek kezelésében, például a triázst, a kiosztást, a kutatást, a megoldást, a nyomon követést és a lezárást. Ez a munkafolyamat megmutatja az ügynököknek, hogyan kell kezelni a különböző támogatási kéréseket, csökkenti a hibákat és a zavart, és biztosítja az egységes ügyfélszolgálatot.
Használja a ClickUp ügyfél-bevezetési sablonját, hogy egységes bevezetési élményt nyújtson ügyfeleinek, és segítse őket a termékek/szolgáltatások gyors elsajátításában.
Ez a sablon a munkafolyamatok létrehozásához biztosítja, hogy az ügyfelek megkapják a szükséges információkat és támogatást a bevezetés során, csökkentve ezzel az ügyfélszolgálati kérelmek számát.
2. Jobb működési hatékonyság
A munkafolyamatok segítenek a különböző üzleti folyamatok elemzésében és az automatizálás bevezetésében a mindennapi, ismétlődő feladatokhoz, emberi beavatkozás nélkül, így a munkavállalóknak több idejük marad a bonyolultabb feladatokra.
3. Jobb áttekinthetőség az üzleti folyamatokban
Mivel a munkafolyamatok vizuálisan ábrázolják a folyamat lépéseit, feladatait és tevékenységeit, az érdekelt felek láthatják a teljes folyamatot, a mérföldköveket, a függőségeket, az interakciókat és az átadásokat.
Vegyünk például egy gyártó vállalat beszerzési munkafolyamatát. Ez magában foglalja a beszerzési igények felvetését, jóváhagyását, a beszállítók visszaigazolását és a beszerzéseket. A munkafolyamat lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy pontosan nyomon kövessék a különböző beszerzési igények állapotát, és biztosítsák, hogy azok a költségvetési korlátokon belül maradjanak.
A projektmenedzsment munkafolyamat szerepe a termék életciklusában
A projektmenedzsment munkafolyamatok szorosan kapcsolódnak a termék életciklusához, és segítik a minőségi termékek és szolgáltatások szállítását.
Például egy termék fejlesztési szakaszában a projektmenedzsment munkafolyamat a termék tervezésére és gyártására összpontosít. A bevezetési szakaszban a munkafolyamat a termék bevezetésével kapcsolatos feladatokat, például marketingkampányokat, forgalmazást és visszajelzéseket vázol fel. Amint a termék a növekedési szakaszba lép, a munkafolyamatok a jövedelmezőség és a bevételek javítására összpontosítanak.
Lépésről lépésre útmutató a projektmenedzsment munkafolyamatok létrehozásához
A projekt terjedelmétől, a csapat méretétől és a rendelkezésre álló költségvetéstől függően számos módja van a munkafolyamat létrehozásának. Az alábbiakban azonban egy egyszerű útmutatót talál, amely segít a szervezésben, a projektmenedzsment munkafolyamat létrehozásában és végrehajtásában:
1. Határozza meg a projekt céljait
Kezdje azzal, hogy meghatározza a projekttől elvárt általános eredményeket és kimeneteleket. Legyenek ezek konkrétak, mérhetőek és reálisak, hogy segítsék a további tervezést és döntéshozatalt.
Néhány példa a projektcélokra:
- Növelje piaci részesedését
- Növelje az átlagos ügyletek méretét
- Javítsa a termék minőségét
- Csökkentse a gyártási költségeket
- Új termék bevezetése
Miután meghatároztad a projekt céljait és célkitűzéseit, gondoskodnod kell arról, hogy azokat kisebb célokra bontsák, és a csapat tagjaihoz rendeljék.
Használja a ClickUp Goals funkciót, hogy a nagyobb célokat kisebb célokra bontsa.
Kezdje azzal, hogy meghatározza a projekt célját, és mérhető célokat tűz ki azok eléréséhez.
Például, ha az értékesítési csapat célja az átlagos üzletkötési érték növelése. Az értékesítők mérhető célja a következő lenne:
- Egy bizonyos összeg feletti ügyletek lezárása (például 50 000 dollár felett ügyfélként évente)
- Több termék vagy szolgáltatás összevonása éves szerződésekbe
Ahogy az értékesítők haladnak előre, frissíthetik a célokat a ClickUp-ban.
A legjobb az egészben, hogy a ClickUp projektmenedzsment szoftvere automatikusan, valós időben számolja ki a projekt előrehaladását.
A ClickUp SMART Goals Template sablonja a céljait egy kezelhető rendszerbe szervezi, amely támogatja a napi célkitűzéseket. Ez a sablon a céljait konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött (SMART) célokra bontja, vizualizálja az előrehaladást, és a feladatokat kisebb, könnyebben elérhető lépésekre bontja.
2. Határozza meg a projekt hatókörét, és sorolja fel a feladatokat
Miután megértette a projekt várható eredményeit, a következő lépés a projekt hatókörének, eredményeinek, erőforrásainak és feladataiknak a meghatározása.
Ezután kérje meg az érdekelt felek véleményét, hogy a projekt hatálya átfogó és jól meghatározott legyen.
A legjobb tipp, hogy a ClickUp Docs segítségével határozza meg a projekt hatókörét, céljait, emlékeztetőit, feladatait, eredményeit, erőforrásait és egyebeket. A projektmenedzsment szoftverben található együttműködési dokumentumszerkesztő segít a projektmenedzsereknek a projekt végrehajtási folyamatának egységesítésében.
Íme, miért szeretik a projektmenedzserek a ClickUp Docs-ot:
- Konvertálja a Clickup Docs szövegét végrehajtható feladatokká
- Jelölje meg vagy említsen meg a csapattagokat, hogy megjegyzéseket küldhessen nekik.
- Mindenki megtekintheti vagy szerkesztheti a dokumentumot anélkül, hogy egymás munkáját zavarnák, és a változtatások valós időben megjelennek.
3. Készítsen projektütemtervet
Ezután készítsen ütemtervet, amelyben ezeket a célokat és mérföldköveket a projekt ütemtervéhez viszonyítva ábrázolja, hogy mindenki megértse az általános irányvonalat.
A projektmenedzsment eszköz ClickUp Gantt-diagram nézetével vizuálisan ábrázolhatja az ütemtervet.
Ez a projektmenedzsment technika lehetővé teszi, hogy dinamikus idővonalon kövesse nyomon projektje előrehaladását, feladatait és függőségeit. Nyomon követheti a határidőket és azonosíthatja a projektet késleltető esetleges akadályokat.
4. A feladatok kiosztása és delegálása az erőforrások rendelkezésre állása szerint
Határozza meg a projekthez szükséges különböző szerepeket, és ossza el az erőforrásokat az egyes feladatok között, például a tervezés, a kutatás, a fejlesztés és a jóváhagyás között. Miután leszűkítette, ki mit fog csinálni, ossza ki a feladatokat a kijelölt csapattagoknak.
A ClickUp Workload View megmutatja az egyes csapattagok munkamegosztását, hogy a projekt sikeres befejezése érdekében megfelelően azonosíthassa és kioszthassa az erőforrásokat.
5. Készítsen vizuális ábrát a munkafolyamatról
A projekt munkafolyamatának vizuális ábrázolása segít minden csapattagnak megérteni az ütemtervet és azt, hogy szerepük hogyan hat más feladatokra a projektben.
Használja a ClickUp-ot kétféle módon a munkafolyamatok ábrázolásához: ClickUp Mindmap és ClickUp Whiteboard.
A ClickUp Mind Map segít lépésről lépésre ábrázolni a munkafolyamatot, lehetővé téve, hogy feladatokat hozzon létre, majd azokhoz kapcsolódó feladatokat és függőségeket ágszerűen adjon hozzá egyetlen nézetben. A Mind Map-ből szerkesztheti vagy törölheti a feladatokat, és megoszthatja azokat a csapattagjaival.
Alternatív megoldásként használhatja a ClickUp Whiteboardot a munkafolyamat bemutatásához a csapatának. Összekapcsolja ötleteit feladatokkal, fájlokkal és egyéb fontos információkkal, hogy kontextust adjon hozzájuk.
| Profi tipp 💡: A ClickUp számos táblasablont kínál, amelyekkel még a legbonyolultabb munkafolyamatok is egyszerűbbé válnak. |
6. Folyamatábrák készítésével azonosítsa a fejlesztésre szoruló területeket
A projektmenedzsment folyamatábrája a projektfolyamatok, beleértve az alfeladatokat és a döntési pontokat, feltérképezésére összpontosít. Segít megérteni a lépések logikai sorrendjét és azonosítani azokat a területeket, ahol hatékonysági problémák vagy késések léphetnek fel.
Ha probléma merül fel, a folyamatábra segítségével könnyedén visszakövetheti a lépéseket, hogy azonosítsa a probléma forrását, és megoldásokat találjon a ClickUp előre elkészített projektmenedzsment munkafolyamat-sablonjainak segítségével.
A projektmenedzserek a ClickUp folyamatábra-sablonját használják, hogy könnyen nyomon követhető folyamatábrát készítsenek, dokumentálják a folyamat összes lépését, és korán felismerjék a problémákat.
7. Tesztelés és elindítás
A projekt végrehajtása előtt tesztelje a munkafolyamatot, hogy azonosítsa az esetleges hiányosságokat és hatékonysági problémákat. Vonja be a projektben részt vevő érdekelt feleket és csapattagokat a potenciális hiányosságok azonosításába.
Használja fel az ő ötleteiket a munkafolyamat javításához és elindításához.
A projektmenedzsment munkafolyamatok optimalizálása
Rendszeresen felül kell vizsgálnia a projektmenedzsment munkafolyamatát, hogy biztosan optimálisan működjön.
Ehhez kiváló módszer a projektmenedzsment munkafolyamatra jellemző kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) és mérőszámok nyomon követése. Ha például ügyfélszolgálati fejlesztési munkafolyamatot tervezett, akkor olyan mérőszámok nyomon követésével, mint az első kapcsolatfelvételkor történő megoldás, a CSAT, a jegyek száma és a megoldási arány, betekintést nyerhet a folyamat hatékonyságába.
A ClickUp KPI-sablonja lehetővé teszi a vezetőknek és a csapatoknak, hogy nyomon kövessék és vizualizálják a sikermutatókat, és mindenki számára egyértelművé tegyék a célokat. Az érdekelt felek betekintést nyerhetnek a szervezet teljesítményébe, míg a vezetők elemezhetik az adatokat és a fejlesztendő területeket.
A hatékony projektmenedzsment munkafolyamat legjobb gyakorlata
Íme néhány bevált módszer a hatékony és eredményes projektmenedzsment munkafolyamatok létrehozásához.
1. Határozzon meg egyértelmű kommunikációs protokollokat
A hatékony munkafolyamat-kezeléshez elengedhetetlenek a világos kommunikációs protokollok. Ezek határozzák meg, hogy a csapat milyen gyakorisággal adjon frissítéseket, kiket kell értesíteni, ha probléma merül fel, és milyen eskalációs útvonalakat kell követni.
Meg kell határoznia a preferált kommunikációs csatornákat vagy eszközöket is.
Például az e-mailek a projekt frissítéseivel, az érdekelt felekkel való kommunikációval, a heti előrehaladási jelentésekkel és a hivatalos bejelentésekkel kapcsolatos formális kommunikációra szolgálnak.
Másrészt az azonnali üzenetküldés kiválóan alkalmas a gyors együttműködésre. A ClickUp Chat segítségével kommunikálhat csapattársaival és megoszthatja a valós idejű frissítéseket. Egyszerűen jelölje meg a csapattagot a csevegésben, és ő azonnal értesítést kap.
2. Biztosítson átláthatóságot és elszámoltathatóságot
Legyen átlátható minden információ, előrehaladás, kihívás és követelmény tekintetében a projektben, hogy elősegítse a bizalmat a csapat tagjai között, és biztosítsa, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen a prioritások és elvárások tekintetében. Ez segít a döntéshozatalban, és elengedhetetlen a zökkenőmentes projektmenedzsment munkafolyamatokhoz.
3. Rendszeres ellenőrzések és frissítések ütemezése
Rendszeresen tartsa a kapcsolatot projektcsapatának tagjaival, hogy biztosítsa a hatékony projektmenedzsment munkafolyamatot. A rendszeres ellenőrzések segítenek azonosítani, hol akadtak el a csapat tagjai, vagy hol szembesülnek kihívásokkal, és lépéseket tehet a problémák megoldására.
4. Automatikus jelentések és betekintés a ClickUp Dashboards segítségével
Automatizálja a projektmenedzsment feladatait, például a jelentéseket és az elemzéseket a ClickUp Dashboards segítségével.
A ClickUp Dashboards segítségével a projektmenedzserek egyetlen vezérlőközpontból láthatják a projekt előrehaladását, a határidőket, a feladatokat és a megbízottakat. Részletes jelentéseket kaphat a projekt előrehaladásáról, és azonosíthatja a munkafolyamatban fellépő esetleges szűk keresztmetszeteket.
5. Vezessen be munkafolyamat-kezelő szoftvert
A munkafolyamat-kezelő szoftver testreszabott folyamatok létrehozásával és a feladatok automatizálásával racionalizálhatja projektjeit.
Például a ClickUp robusztus munkafolyamat-kezelési funkciói segítenek a feladatok kezelésében, egyedi munkafolyamatok tervezésében és részletes jelentések összeállításában. A ClickUp Automations automatizálja a munkafolyamatokat, például új határidő beállítását, ha állapotváltozás történik. Akár az integrációs automatizálást is használhatja, ha az automatizálása más alkalmazásokhoz kapcsolódik az adatcsere érdekében.
Építsen hatékony projektmenedzsment munkafolyamatot a ClickUp segítségével
A projektmenedzsment munkafolyamatok létrehozása egy biztos módszer a káosz csökkentésére még a legbonyolultabb projektekben is. Akár több projekt, akár egyetlen projekt munkafolyamatát kezeli, szüksége van a megfelelő eszközökre, hogy mindent nyomon követhessen, és semmi ne maradjon ki – sem a kimenet, sem a teljesítések, sem az ütemtervek, sem a költségvetés.
Szerencsére a ClickUp rendelkezik minden olyan funkcióval és sablonnal, amelyre szüksége van a projekt sikerének esélyeinek növeléséhez. A ClickUp projektmenedzsment egy központi irányító központ az együttműködés, a feladatkezelés, az erőforrás-kezelés és a teljesítmény nyomon követése számára. Csökkenti a projektmenedzsment munkafolyamat beállításával járó manuális munkát, és segít a munkafolyamatok igényeinek és prioritásainak megfelelő testreszabásában.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, hogy gyorsan létrehozhassa projektmenedzsment munkafolyamatait.
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
1. Mi az a projektmenedzsment munkafolyamat?
A projektmenedzsment munkafolyamat a projekt végrehajtásában részt vevő feladatok, folyamatok és tevékenységek jól strukturált, logikus sorozata. A projektmenedzsment munkafolyamat felvázolja a projekt hatókörét, céljait és célkitűzéseit, valamint tartalmazza a projekt megvalósításához szükséges eszközökre, költségvetésre és személyzetre vonatkozó információkat.
Míg az érdekelt felek a projektmenedzsment munkafolyamatot a projekt előrehaladásának és eredményeinek áttekintésére használják, a projektmenedzserek a szűk keresztmetszetek vagy kockázatok azonosítására és azok proaktív orvoslására használják.
2. Melyek a munkafolyamat öt lépése?
A projektmenedzsment munkafolyamat öt lépése a következő:
- Határozza meg a projekt hatókörét: Vázolja fel a projekt megvalósításához szükséges célokat és erőforrásokat. A projekt hatókörének meghatározása lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy megértsék, mit jelent a projekt, és mikor várható a befejezése.
- Feladatok lebontása: Miután megértette, mit szeretne elérni a projekt, bontsa azt több magas szintű feladatra. Ezáltal képet kaphat arról, hogyan kell a projektnek haladnia az egyes szakaszokban.
- Idővonalak létrehozása: Minden feladathoz rendeljen reális határidőt.
- Feladatok delegálása: A csapat tagjainak kapacitásuk és munkaterhelésük alapján rendeljen hozzá feladatokat.
- Tesztelje és fejlessze: Tesztelje, hogy a munkafolyamat a tervezett módon működik-e, kérje meg az érdekelt felek visszajelzését, és azonosítsa a fejlesztendő területeket. Ezután vezesse be a munkafolyamatot, és figyelje annak működését, hogy folyamatos fejlesztéseket és változtatásokat hajthasson végre.
3. Miért kritikus fontosságú a munkafolyamat a projektmenedzsmentben?
A munkafolyamatok javítják a projektmenedzsment hatékonyságát azáltal, hogy strukturált folyamatot hoznak létre a feladatok és tevékenységek elvégzéséhez, hatékonyan osztják el az erőforrásokat, csökkentik a hibákat és minimalizálják a hatékonysági veszteségeket.