Ha még nem jártas a projektmenedzsmentben, akkor valószínűleg izgatottan várja a feladatot, ugyanakkor kissé ideges is a előtted álló nagy feladat és a csapatod és a főnökeid nagy elvárásai miatt.
Ha már van némi tapasztalata, valószínűleg magabiztosnak érzi magát a képességeit illetően, ugyanakkor tisztában van az egyes új projektek kihívásaival. Azt is tudja, hogy a megközelítésének adaptálása és finomítása nagyobb projektsikert eredményez, és megerősíti szakértelmét.
Akár kezdő, akár profi, 10 projektmenedzsment technikával segítünk Önnek bármilyen projekt megvalósításában. A legjobb rész? Bármely iparágban és bármilyen méretű projektben alkalmazhatók. Fogadunk, hogy ebben az összeállításban olyan gyöngyszemeket talál, amelyek új dolgok kipróbálására ösztönzik majd. 💎
Mi az a projektmenedzsment?
A Projektmenedzsment Intézet (PMI) a projektmenedzsmentet úgy definiálja, mint „specifikus ismeretek, készségek, eszközök és technikák felhasználását annak érdekében, hogy az emberek számára értékes eredményeket érjünk el”.
Ehhez meg kell határozni a projekt szükségességét, meg kell állítani a elérendő célokat, majd el kell kezdeni a részletek kidolgozását: meg kell tervezni a teendőket, végre kell hajtani a tervet, nyomon kell követni az előrehaladást, kezelni kell a folyamat során felmerülő váratlan eseményeket, és végül át kell adni a befejezett projektet.
A projektmenedzserek felügyelik a folyamatot, gondoskodnak arról, hogy a feladatok a terv szerint haladjanak, és segítenek a projekt kívánt eredményeinek elérésében. 💯
10 típusú projektmenedzsment technika
A projektek sikeres befejezéséhez különféle projektmenedzsment eszközökre és technikákra van szükség.
Íme 10 egyedi technika, amelyet érdemes megismerni. Részletesen bemutatjuk, hogy mik ezek, hogyan és mikor használhatók.
1. Munkamegosztási struktúra (WBS)
A projektek természetüknél fogva összetettek, ezért a WBS technika hasznos a projekt tervezési szakaszában. Ezzel a projekt céljait kisebb, megvalósítható feladatokra bonthatja.
A dolgok könnyebbé válnak, amikor eljut a „munkacsomagokhoz” (a legkisebb, tovább nem osztható feladatokhoz). Egyedi feladatokat rendelhet a csapatához, erőforrásokat oszthat el, határidőket állíthat be, és nyomon követheti a projekt előrehaladását a feladatok elvégzésével.
A WBS-sablonok, mint például a ClickUp Work Breakdown Template, kevésbé ijesztővé teszik a szélsőséges projektmenedzsment megközelítést. Ez egy digitális táblázat, amely formákkal, öntapadós jegyzetekkel és összekötőkkel rendelkezik a WBS feltérképezéséhez. Ráadásul meghívhatja csapatát, hogy csatlakozzon és valós időben végezzen változtatásokat, így a projekt megkezdése előtt minden részletet áttekinthetnek.
Nézze meg ezeket a WBS eszközöket!
2. Vízesés
A vízesés technika egy lineáris és szekvenciális megközelítés a projekt befejezéséhez, és az egyik legrégebbi projektmenedzsment technika. Ez magában foglalja a feladatok egy sor szakaszba csoportosítását és az egyes szakaszok befejezését, mielőtt a következő szakasz megkezdődne. Ezek a szakaszok általában a következőket tartalmazzák:
- Követelmények: Gyűjtse össze a termék adatait
- Tervezés: Tervezze meg, hogyan fogja elkészíteni a terméket
- Végrehajtás: Tegyen lépéseket tervei megvalósítása érdekében!
- Tesztelés: Ellenőrizze, hogy a termék megfelel-e a kezdeti követelményeknek.
- Telepítés: A termék átadása az ügyfélnek vagy a végfelhasználónak
- Karbantartás: Javítsa ki a termék használata során felmerülő problémákat.
Az agilis módszertantól eltérően ez a technika feltételezi, hogy a projekt követelményei jól meghatározottak és valószínűleg nem változnak. Ez általában igaz olyan projektekre, mint az eseménytervezés, az építkezés, a gyártás és a könyvkiadás.
3. Scrum
A Scrum egy népszerű agilis projektmenedzsment technika, amelyet gyakran használnak szoftverfejlesztő csapatok a projektek végrehajtásához. A Scrumban Ön és projektcsapata egy „termékbacklog” nevű fő teendőlista létrehozásával kezdi a munkát. 📝
A „sprint” kezdetén – amely egy rövid, fókuszált munkafázis, általában két hétig (maximum egy hónapig) tart – csapata kiválasztja a legfontosabb feladatokat a termék-backlogból. Ezek a kiválasztott feladatok (más néven sprint-backlog) lesznek a sprint fő fókuszpontjai.
A terv betartása érdekében naponta tartanak standup meetingeket (15 perces reggeli megbeszéléseket), amelyeket a Scrum master vezet, és amelyek során megvitatják az előrehaladást és megoldják az esetleges problémákat.
Használja a Scrumot olyan komplex projektekhez, ahol a piaci változások vagy a folyamatos visszajelzések miatt a szükségletek változhatnak, vagy amikor a rendszeres kommunikáció kulcsfontosságú a projekt zökkenőmentes működése szempontjából.
4. Kanban
A Kanban egy sokoldalú, agilis módszer, amelyet különböző iparágakban alkalmaznak, köszönhetően egyszerű táblájának, amelyen a projekt feladatok és azok állapota vizuálisan megjelenik. A tipikus Kanban-tábla három oszlopra van felosztva: Teendők, Folyamatban és Kész.
A kezdéshez helyezze át a munkát a fő feladatlistájáról a Teendők oszlopba, majd a Folyamatban oszlopba, amikor a munkálatok folynak, és végül a Kész oszlopba, amikor befejeződött. A Scrummal ellentétben nincs szigorú határidő a feladatok befejezésére. De hogy ne terhelje túl a csapatát, állítson be maximális feladatmennyiséget minden oszlophoz, más néven folyamatban lévő munkák (WIP) limitet.
A ClickUp digitális Kanban nézetével könnyedén létrehozhat, frissíthet és kezelhet táblákat online, bármilyen eszközről. Hozzon létre tetszőleges számú oszlopot (egyedi címkékkel), állítson be WIP-korlátokat, és mozgassa a feladatokat az oszlopok között húzással és elengedéssel.
Ez a projektmenedzsment módszertan tökéletes olyan folyamatok kezelésére, ahol a prioritások változhatnak, például élő alkalmazások kezelése, támogatási jegyek feldolgozása, vagy blogok és közösségi média publikációk kezelése.
5. Gantt-diagram
A Gantt-diagram egy praktikus technika, amely segítségével egy pillanat alatt áttekintheti az összes projektfeladatot és fontos dátumot. Világosan megmutatja, mikor kezdődik és végződik az egyes feladatok, hogyan függnek egymástól a feladatok, és jelzi a legfontosabb mérföldköveket.
A Gantt-diagramok elkészítése a ClickUp-ban egyszerű, ha már rendelkezik WBS-sel: adja meg feladatait, húzza őket a diagramra, állítsa be a kezdési és befejezési dátumokat, és kapcsolja össze a függő feladatokat.
A ClickUp Gantt-nézete szintén hasznos vizualizációs funkciókkal rendelkezik:
- Színséma: A feladatok színkódolása prioritás és állapot alapján
- Szűrők: Megjeleníti a feladatokhoz rendelt felelős személyeket, prioritásokat, határidőket és egyéb információkat.
- Saját mód: Lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy csak a nekik kiosztott feladatokat lássák.
- Haladási sáv: Kövesse nyomon projektje százalékos teljesítését a feladatok befejezésével
Ha olyan projektekben dolgozik, ahol sok feladat függ egymástól, és ahol a határidők betartása kritikus fontosságú, akkor a Gantt-diagram a tökéletes technika a feladat elvégzéséhez. 🎯
6. Kritikus út módszer (CPM)
A CPM rámutat a projekt kritikus útjára, miután a Gantt-diagram segítségével feltérképezte a feladatok időtartamát és függőségeit.
A kritikus út azokból a feladatokból áll, amelyek elvégzése a leghosszabb időt veszi igénybe, és meghatározza a projekt befejezésének dátumát. Bármelyik feladat késedelme visszaveti az egész projektet. Ezért szorosan figyelemmel kell kísérnie őket, hogy a projekt a terv szerint haladjon. 🗓️
A ClickUp Gantt-diagramjaival a kritikus út feltárása csak egy kattintásnyira van. Láthatja a feladatok „tartalékát” is, ami az a plusz idő, amellyel a projekt befejezési határidejét meghosszabbítás nélkül dolgozhat a feladatokon. Így, ha a kritikus úton lévő feladat késik, könnyedén átrendezheti a feladatait, hogy a tartalék felszívja a késedelmet.
7. Érdekelt felek kezelése
Minden projektben vannak olyan személyek, akik bizonyos mértékben befolyással bírnak vagy érdekeltek a végeredményben. Ez azt jelenti, hogy a projekt megkezdése előtt meg kell határoznia, kik ezek a személyek. Az érdekelt felek feltérképezésére szolgáló sablonok használata megkönnyíti ezt a folyamatot.
Miután azonosította a legfontosabb érdekelt feleket, ismerje meg elvárásaikat és kommunikációs preferenciáikat. A projekt elindulása után rendszeresen tájékoztassa őket a fejleményekről, és szervezzen megbeszéléseket, hogy visszajelzést kapjon a legfontosabb kérdésekkel kapcsolatban.
A ClickUp AI naptárnézete lehetővé teszi, hogy egy helyen ütemezze és nyomon kövesse az összes érdekelt féllel folytatott kommunikációját és együttműködési tevékenységét. Akár a Google Naptárral is szinkronizálhatja, hogy elkerülje az ütemterv-ütközéseket. Ráadásul emlékeztetőket is kap a közelgő találkozókról!
8. Megszerzett érték menedzsment (EVM)
Az EVM egy olyan technika, amely a projekt teljesítményét méri a költségvetés és a projekt ütemterve alapján. Ahhoz, hogy ellenőrizze, hogyan halad a projekt egy adott pillanatban, három kulcsfontosságú értékre van szüksége:
- Tervezett érték (PV): Amit eddig el akart elérni
- Megszerzett érték (EV): Amit eddig ténylegesen elértél
- Tényleges költség (AC): Amit eddig költött
Ezek szükségesek olyan kulcsfontosságú mutatók kiszámításához, mint a költségteljesítmény-index (CPI) és az ütemterv-teljesítmény-index (SPI). Ha a CPI értéke egy alatt van, akkor túllépted a költségvetést; ha az SPI értéke egy alatt van, akkor elmaradtál az ütemtervtől.
Ez nagyon hasznos az adatokon alapuló kiigazításokhoz, például a projektköltségek csökkentéséhez, további finanszírozás biztosításához vagy az erőforrások újraelosztásához a munkafolyamatok felgyorsítása érdekében.
Számítsa ki ezeket a mutatókat automatikusan a ClickUp-ban a szám- és képletmezők segítségével. Ezenkívül hozzon létre egy egyéni irányítópultot, amely vizuálisan megjeleníti ezeket a mutatókat és nyomon követi a projekt céljait. Így Ön és a projekt többi érdekelt fele gyorsan megértheti a legfontosabb információkat anélkül, hogy hosszú sorokba rendezett projektadatok között kellene kutatniuk.
9. Kockázatkezelés
A kockázatkezelés a potenciális kockázatok kezeléséről szól, hogy azok hatását a projektre minimálisra csökkentsék. Kezdje azzal, hogy azonosítja a lehetséges fenyegetéseket és szűk keresztmetszeteket, mint például a költségvetési problémák, az ütemterv változásai, a hatókör módosításai, és szélsőséges esetekben a piaci ingadozások vagy a természeti katasztrófák. 🌪️
Elemezze ezeket a kockázatokat a ClickUp projektmenedzsment kockázatelemzési sablonjával, és tervezze meg a megfelelő válaszokat. A projekt során folyamatosan figyelje ezeket a kockázatokat a kockázati nyilvántartások segítségével, hogy elkerülje a meglepetéseket.
Megoldásokra van szüksége? Használja a ClickUp Whiteboards vagy a ClickUp Mind Maps alkalmazásokat. Gondolatainak vázlatos leírása segít kidolgozni hatékony stratégiákat az esetleges kockázatok kezelésére.
10. Kritikus láncú projektmenedzsment (CCPM)
Míg a CPM technika csak a kritikus útvonalon lévő feladatsorok kezelésére összpontosít, a CCPM a kritikus útvonalat a rendelkezésre álló erőforrások és korlátok figyelembevételével módosítja, ami a kritikus lánchoz vezet.
A CCPM célja, hogy stratégiai erőforrás-elosztással, a korlátozott erőforrásokat igénylő feladatok újratervezésével és a késedelmek elleni védelemre szolgáló pufferek hozzáadásával biztosítsa a kritikus lánc töretlenségét.
Alkalmazzon ezt a technikát olyan projektekben, ahol a források (például speciális csapat tagok és felszerelések) korlátozottak, és a határidő betartása elengedhetetlen.
5 projektmenedzsment sablon
A projektek hatékony irányításához egyensúlyra van szükség a technikák és az időtakarékos eszközök, például a projektmenedzsment sablonok között. Összegyűjtöttük az öt legjobbat, hogy segítsünk Önnek a projektek egyszerű tervezésében, elindításában és nyomon követésében.
1. ClickUp projektmenedzsment-megközelítés sablon
A ClickUp projektmenedzsment-megközelítés sablon egy kezdőknek is könnyen használható sablon, amely minden méretű projekt ütemtervének megtervezéséhez alkalmas, különösen azokhoz, amelyek a vízesés technikával valósíthatók meg.
Kezdje azzal, hogy beírja ezeket a fontos projektadatokat a sablon leírásába, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon:
- Projekt címe
- Ügyfél/szervezet
- Projektmenedzser
- Szponzor
- Utolsó felülvizsgálat dátuma
- Időkeret
A Lista nézetben adjon hozzá feladatokat a Követelmények, Elemzés, Tervezés, Végrehajtás, Tesztelés és Telepítés csoportok alá. Rendeljen feladatokat a csapatához, állítsa be a határidőket, és csatoljon minden releváns fájlt, amelyre a csapatának szüksége lehet.
Ez a sablon, mint minden ClickUp sablon, teljes mértékben testreszabható. Módosítsa a rekordokat, szerkessze az egyéni mezőket, és adjon hozzá projektnézeteket, ahogy jónak látja!
2. ClickUp projektmenedzsment keretrendszer sablon
A ClickUp projektmenedzsment keretrendszer sablonja egy digitális táblázat, amelyben felvázolhatja projektje legfontosabb területeit. Ide tartozik a projekt meghatározása, a tervezett ütemterv, a költségkezelés, a kockázatkezelés és a logisztikai menedzsment.
Rendeljen minden egyes fókuszterületet egy csapattaghoz, és használjon öntapadós jegyzeteket a feladatok lebontásához az egyes fókuszterületeken. Színkóddal jelölje meg az öntapadós jegyzeteket a feladat státusza (elkészült, folyamatban, befejezett), prioritása (magas, közepes, alacsony) vagy a végrehajtás időkerete (pl. 1., 2., 3. és 4. negyedév) alapján.
Ha rugalmas teret keres a csapat brainstormingjához és egy komplex projekt áttekinthető, nagy képet adó bemutatásához, akkor ez a sablon az Ön számára ideális lehet.
3. ClickUp projektmenedzsment feladatok tervezési sablon
A ClickUp projektmenedzsment feladatok tervezési sablonja lényegében egy útiterv a projekt tervezési szakaszához. Felsorolja az összes szükséges lépést, a projekt céljának meghatározásától kezdve a projekt ütemtervének Gantt-diagramon való megrajzolásáig és a projekt költségvetésének becsléséig. 💰
Rendeljen minden lépést egy csapattaghoz, és állítson be határidőt. Ezenkívül könnyítse meg a folyamat nyomon követését azáltal, hogy minden feladatot alfeladatokra és ellenőrzőlistákra bont. Például a projekt koncepciójának kidolgozásakor az ellenőrzőlista olyan területeket fed le, mint a háttér, a jelentőség, a projekt hatóköre és az érdekelt felek.
Ugorjon át a Táblázat nézetre, hogy megnézze, mely feladatokkal még nem kezdett el foglalkozni a csapata, melyek vannak folyamatban, és melyek már elkészültek. Így az összes tervezés zökkenőmentesen és időben elvégezhető, így a tényleges projekt is zökkenőmentesen indulhat.
4. ClickUp projektmenedzsment irányítópult sablon
A ClickUp projektmenedzsment-dashboard sablon egy praktikus eszköz, amellyel a projekt teljes életciklusát kezelheti, miközben nyomon követheti csapata termelékenységét és teljesítményét.
Rendezze projekttevékenységeit különböző fázisokba: kezdet, tervezés, végrehajtás és lezárás. Minden feladatnál határozza meg, ki felelős a határidő betartásáért, a lehetséges kockázatokért és a tervezett/tényleges költségekért.
Ha meg szeretné tudni, ki min dolgozik, váltson át a Csapat és a Munkaterhelés nézetre. A sablon segítségével láthatja, hogyan oszlanak meg a feladatok a csapat tagjai között. Ez segít kiegyensúlyozni a munkaterhelést, hogy mindenki a legjobb teljesítményét nyújthassa.
5. ClickUp projektmenedzsment táblázat sablon
Ha kedveli a táblázatokat, akkor imádni fogja a ClickUp projektmenedzsment táblázat sablonját.
A Táblázat nézetben húzással és elhelyezéssel testreszabhatja az oszlopok elrendezését, elrejtheti a felesleges oszlopokat, vagy rögzítheti a fontosakat a gyors hozzáférés érdekében. Vagy váltson más nézetekre, például Kanban, Gantt és Naptár, és a feladat részletei zökkenőmentesen szinkronizálódnak mindegyikben.
A jóváhagyási munkafolyamatok esetében kérje meg csapattagjait, hogy minden feladat jóváhagyási állapotát frissítsék Jóváhagyásra kész állapotra, amikor ez megfelelő. A felülvizsgálat után frissítse a feladat állapotát Felülvizsgálatra szorul állapotra, vagy adjon zöld utat Jóváhagyva állapotra. 🚦
A Problémák nézet segítségével a feladatokat súlyosságuk szerint rangsorolhatja, alacsonytól magasig. Hasonlóképpen, a Kockázat nézet segítségével a feladatokat kockázati szintjük szerint rangsorolhatja, magasról alacsonyra, vagy akár kockázat nélkül. Mindkét nézet megkönnyíti a problémák felismerését és kezelését, így projektje a terv szerint haladhat.
Végezze el a projektmenedzsmentet könnyedén a ClickUp segítségével
Minden sikeres projekt hatékony projektmenedzsment technikákon alapul. Nem minden technika alkalmas minden projekthez, ezért gondosan értékelje projektje igényeit, és ennek megfelelően válassza ki a megfelelő kombinációt.
A ClickUp segítségével ezeknek a technikáknak a megvalósítása rendkívül egyszerű és egyértelmű. Mint dedikált projektmenedzsment szoftver, a nehéz munkát elvégzi helyetted, így te a projekt stratégiájára koncentrálhatsz, elérheted a projektmenedzsment céljaidat, és lenyűgözheted az érdekelteket és az ügyfeleket. 🤩
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és próbálja ki ingyenesen a platform funkcióit.