Átlagosan egy alkalmazott a munkanapjának 26%-át adminisztratív feladatokra vagy elavult üzleti folyamatokra pazarolja.
A nem hatékony üzleti működés és a nem egyértelmű felelősségi körök gyorsan csökkenthetik a termelékenységet és a munkamorált. Itt jönnek képbe a munkafolyamatok.
Akár projektet irányít, új munkatársat vesz fel, vagy marketingkampányt vezet, egy jól megtervezett munkafolyamat szervezi, tisztázza és racionalizálja csapata munkáját.
Ebben az útmutatóban mindent megtudhat, amit a munkafolyamatokról tudni kell: mik azok, hogyan lehet őket létrehozni, és valós munkafolyamat-példákat mutatunk be különböző részlegekből. Megmutatjuk azt is, hogyan lehet leküzdeni a munkafolyamatok bevezetése során felmerülő gyakori kihívásokat.
A végén olyan eszközökkel és stratégiákkal fog rendelkezni, amelyekkel olyan munkafolyamatokat hozhat létre, amelyekkel csapata úgy fog működni, mint egy jól bejáratott gépezet. 😍
Kezdjük! 🙂🚗
Mi az a munkafolyamat?
A munkafolyamat egy sorozat ismétlődő folyamatlépés, amelynek célja egy adott eredmény elérése. Gondoljon rá úgy, mint bármely folyamat gerincére – ez az, ahogyan a feladatok, információk vagy erőforrások egyik lépésről a következőre kerülnek. A munkafolyamatok rendet teremtenek a káoszban, biztosítva, hogy mindenki tudja, mit kell tennie, mikor kell megtennie, és ki a felelős.
Képzelje el például egy alkalmazott beilleszkedési folyamatát. Az ajánlatlevél elküldésétől a munkaállomás beállításáig és az első képzési ülés ütemezéséig minden lépés a munkafolyamat része.
A munkafolyamat összetevői
Minden munkafolyamat öt különálló részből áll:
- Feladatok: A végrehajtandó konkrét műveletek vagy lépések
- Érdekelt felek: Az egyes feladatokért felelős személyek
- Erőforrások: A feladatok elvégzéséhez szükséges eszközök, adatok vagy információk
- Sorrend: A feladatok logikai sorrendje
- Szabályok: A munkafolyamatot irányító feltételek vagy kiváltó események
A munkafolyamatok típusai
A munkafolyamatok négy fő típusa létezik:
- Szekvenciális munkafolyamatok: Az ilyen munkafolyamatokban a feladatok szigorú, lineáris sorrendben kerülnek elvégzésre.
- Párhuzamos munkafolyamatok: Ezek a munkafolyamatok lehetővé teszik több feladat egyidejű elvégzését.
- Állapotgépes munkafolyamatok: Ebben a típusú munkafolyamatban a feladatok a jelenlegi „állapot” vagy feltétel alapján zajlanak.
- Szabályalapú munkafolyamatok: Ezek automatizált munkafolyamatok, amelyekben a műveleteket meghatározott szabályok vagy logika indítja el.
Munkafolyamat-használati esetek
A szervezet minden részlege saját folyamataihoz speciális munkafolyamatokat használ. A munkafolyamatok használatának néhány gyakori példája a következő:
- A projektmenedzsment munkafolyamatok racionalizálják a feladatkiosztást, összehangolják a csapatok és az érdekelt felek munkáját, biztosítják a határidők betartását, és egyértelmű útmutatást nyújtanak a projekt megkezdésétől a befejezésig.
- Ügyfélszolgálati munkafolyamatok automatizálják a jegyek továbbítását, eskalálását és megoldását, hogy javítsák a válaszadási időket és az ügyfél-elégedettséget.
- Marketing munkafolyamatok szabványosítják a marketing kampányokat és egyéb tevékenységeket, az ötleteléstől a végrehajtásig, biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki.
- Az IT munkafolyamatok hatékonyan kezelik a támogatási kérelmeket, a rendszerfrissítéseket és az incidensekre adott válaszokat.
- A termékfejlesztési munkafolyamatok segítenek a csapatok közötti együttműködés koordinálásában, a mérföldkövek nyomon követésében és a tervezés, fejlesztés és minőségbiztosítás közötti zökkenőmentes átadás biztosításában.
- A humánerőforrás-munkafolyamatok lefedik a munkavállalók életciklusát a toborzástól a kilépési interjúkig, biztosítva a HR-folyamatok következetességét és megfelelőségét.
További információ: Munkafolyamat-automatizálás: Automatizálja a munkafolyamatokat a termelékenység növelése érdekében
16 munkafolyamat-példa különböző csapatok számára
Kezdjük az alapokkal: mi is az a munkafolyamat-kezelés?
A munkafolyamat-kezelés az a folyamat, amelynek során megtervezik a cél eléréséhez vagy egy nagyobb feladat elvégzéséhez szükséges lépések sorrendjét. Ebben az üzleti folyamatban a munkafolyamat-kezelő eszköz segítségével azonosíthatók azok a lépések is, amelyek automatizálhatók.
Ezzel elsimíthatja vagy megelőzheti a folyamat lépései közötti késéseket, hogy a munkafolyamat a lehető legproduktívabb legyen. Nagyon proaktív! 👏
Ezek a munkafolyamat-diagramok és példák képet adnak arról, hogy a különböző csapatok hogyan gondolkodnak a folyamataikról, milyen platformokat használnak ezeknek az üzleti folyamatoknak az optimalizálására, és hogyan hozhat létre saját munkafolyamatot. 💯
Munkafolyamat-példák humánerőforrás-csapatok számára
1. Toborzási munkafolyamat
Ha megtalálja a tökéletes jelöltet, azt szeretné, hogy minél hamarabb csatlakozzon a csapathoz.
A racionalizált toborzási folyamat elengedhetetlen ahhoz, hogy ez az átmenet zökkenőmentes és szervezett legyen. Emellett azt is megmutatja a jelöltnek, hogy a vállalat komolyan veszi a dolgokat, és hogy az irántuk tanúsított érdeklődésük őszinte.
Ráadásul a zökkenőmentes munkafolyamat a titka annak, hogy a megfelelő potenciális ügyfelek megtalálják az Ön által kínált lehetőségeket, és egyetlen jelölt se maradjon ki.
A toborzási folyamat mögötti rutinmunkák automatizálásával a tehetségkutató csapatod a legfontosabb dolgokra koncentrálhat: a jelöltek készségeire, értékeire és a pozícióban való siker esélyeire. Íme egy példa arra, hogy ez hogyan néz ki a ClickUpnál. 👉
- A felvételi vezető azonosítja az igényt és meghatározza a munkakövetelményeket.
- A felvételi vezető elkészíti a megfelelő munkaköri leírást, és elküldi azt a toborzó csapatnak.
- A toborzási csapat egyik tagja létrehoz egy feladatot az üres pozícióra, és hozzáadja azt a ClickUp egy listájához, amely osztályok szerint van szervezve és prioritás szerint rangsorolva.
- A toborzási csapat tagja létrehoz egy álláshirdetést, amelyben szerepel egy link a ClickUp űrlaphoz.
- Az álláshirdetés a vállalat weboldalán, a közösségi médiában és állásportálokon kerül közzétételre.
- A jelölt az egyik hirdetésen keresztül jelentkezik az állásra, és az űrlapon szereplő információk automatikusan feladattá válnak a toborzó csapat számára, amelynek feladata azok áttekintése.
- Ha a jelölt minden felvételi kritériumnak megfelel, akkor megbeszélnek egy első interjút.
- Ha nem, akkor udvarias elutasító e-mailt küldünk a jelöltnek.
💡Profi tipp: A ClickUp toborzási cselekvési terv sablonja egyszerűsítheti és racionalizálhatja a toborzási folyamatot. Lépésről lépésre bemutatja, hogyan lehet a csapatoknak a toborzási folyamatot a kezdetektől a végéig áttekinteni, beleértve az álláshirdetések közzétételét, az önéletrajzok áttekintését, az interjúk ütemezését és az állásajánlatok eljárásait.
2. Alkalmazottak beilleszkedési munkafolyamata
A legkiválóbb tehetségek vonzása a vállalatához gondos megfontolást és erőfeszítést igényel, de a tökéletes jelölt megtalálása csak a munka felét jelenti.
Az onboarding folyamat az új munkavállalók első tapasztalata a vállalatnál, és meghatározza, hogy a jövőben hogyan fogják kezelni őket a vállalatnál.
Az alkalmazottak beilleszkedési folyamata nem csupán egy napnyi magányos kézikönyv olvasás vagy papírok aláírása, hanem egy kritikus első benyomás is. Tekintse ezt egy lehetőségnek, hogy megmutassa vállalatának szenvedélyét és képességeit a következő területeken:
- Segítsen az alkalmazottak fejlődésében
- A testi és lelki egészség elősegítése
- Támogatás nyújtása
- A zökkenőmentes átállás elősegítése egy új csapatba
- Vegyen részt fontos témákról szóló beszélgetésekben
És még sok más!
Az új munkavállalók beillesztése a lehető leginformatívabb, legvonzóbb és leghatékonyabb legyen, amihez jól megtervezett munkafolyamat-elemzésre van szükség, hogy minden új munkavállaló a legjobb lábbal indulhasson. Mielőtt az ajánlatot elküldené, íme, hogyan nézhet ki a beillesztés előtti folyamat a ClickUp-ban:
- A jelölt benyújtja a ClickUp jelentkezési űrlapot egy meghirdetett álláshelyre.
- Az űrlap a ClickUp potenciális jelöltek listájára irányít felülvizsgálatra.
- Az űrlap BESZÁLLÍTOTT állapotú feladattá alakul.
- Az interjúfolyamat befejezése után a jelölt feladata ÚJ MUNKAVÁLLALÓ státuszra kerül, ami új feladat létrehozását indítja el a ClickUp beilleszkedési csapatának átvételére.
Higgye vagy ne, az új munkavállalók beillesztési folyamata már az ajánlat megtétele előtt megkezdődik – az első kapcsolatfelvétellel. A munkafolyamat-alkalmazások elengedhetetlenek a kommunikáció, a frissítések és a következő lépések nyomon követéséhez a beillesztési folyamat egészében.
A ClickUpnál az egyéni feladatállapotok változásai új feladat-automatizálási folyamatokat indítanak el, hogy a beilleszkedési csapatnak ne kelljen manuális munkát végeznie.
- A HIRED (felvett) státuszban megjelenik egy megjegyzés, amelyben az Onboarding Trainer és a felvételi vezető kapcsolatba léphet egymással.
- AJÁNLAT ALÁÍRVA állapotban az új munkavállaló automatikus „Üdvözlő” e-mailt kap, amely tartalmazza az első munkanapra való felkészüléshez szükséges információkat.
- BERENDEZÉS állapotban a feladatban megjelenik egy kellékek ellenőrzőlista, amely tartalmazza az összes szükséges munkaeszközt. Miután minden tétel befejezettként van jelölve, egy másik automatizálás a feladat állapotát ÁTTEKINTÉS-re változtatja.
- ÁTTEKINTÉS állapotban az Onboarding Trainer tudni fogja, hogy az összes előkészítő feladat elvégzésre került.
- DIRECTORY állapotban az új alkalmazott feladata a ClickUp-nál való foglalkoztatásának hátralévő ideje alatt a Directory List-ben marad.
Tetszik, amit itt látsz? Nézd meg blogunkat, ahol további részleteket találsz arról, hogyan használja a ClickUp az Onboarding csapatát. 💜
💡Profi tipp: A ClickUp alkalmazott-beillesztési sablonja egy előre elkészített sablon, amely az új alkalmazottak beillesztési folyamatának egyszerűsítésére használható. Ez a sablon lépésről lépésre bemutatja a beillesztési folyamat minden aspektusát, beleértve a HR-papírmunkát, a vállalati irányelveket és eljárásokat, a képzési ütemterveket és egyebeket.
Marketing és CRM munkafolyamatok példái
3. Ügyfél-bevonási munkafolyamat
Az ügyfelek bevonási folyamata ugyanolyan fontos, mint az alkalmazottaké.
A zavaros ügyfél-bevezetési munkafolyamat akadályozhatja ügyfeleit abban, hogy teljes mértékben elmélyüljenek termékében, különösen, ha további tanulási eszközökre van szükség a termék teljes integrálásához a csapatukba.
Íme, hogyan használja Belén Papa, a Flokzu digitális marketing elemzője a munkafolyamat-automatizálást az ügyfelek bevonási munkafolyamatának optimalizálására:
A munkafolyamatától függően automatizálhatja az emlékeztetőket, e-maileket és jelentéseket. Amikor új ügyfelet regisztrál, az összes információját beviheti a rendszerébe: ország, nyelv, vállalat stb. A Flokzu segítségével ezeket az információkat értékes mutatókká és statisztikákká alakítjuk.
A munkafolyamat akkor kezdődik, amikor regisztrálja az új ügyfelet. Beállíthat egy automatikus, személyre szabott e-mailt, amelyben üdvözli és meghívja őket az első találkozóra a Customer Success Managerrel. Az első találkozó során közös célokat és terveket állapítanak meg, hogy megmutassák az ügyfélnek, hogyan hozhatja ki a legtöbbet a szolgáltatásból.
Ettől a pillanattól kezdve a CSM a ügyfelek sikerének partnere lesz, és a folyamat folytatásához egy ügyintézőt rendel az ügyfélhez.
A Flokzu segítségével a vezető automatikus emlékeztetőket állíthat be határidőkkel, hogy nyomon követhesse és biztosíthassa minden cél elérését. Miután az onboarding folyamat befejeződött és az ügyfél stabilizálódott, automatikusan értesítheti a vezérigazgatót és a műveleti igazgatót.
A munkafolyamatától függően automatizálhatja az emlékeztetőket, e-maileket és jelentéseket. Amikor új ügyfelet regisztrál, az összes információját beviheti a rendszerébe: ország, nyelv, vállalat stb. A Flokzu segítségével ezeket az információkat értékes mutatókká és statisztikákká alakítjuk.
A munkafolyamat akkor kezdődik, amikor regisztrálja az új ügyfelet. Beállíthat egy automatikus, személyre szabott e-mailt, amelyben üdvözli és meghívja őket az első találkozóra a Customer Success Managerrel. Az első találkozó során közös célokat és terveket állapítanak meg, hogy megmutassák az ügyfélnek, hogyan hozhatja ki a legtöbbet a szolgáltatásból.
Ettől a pillanattól kezdve a CSM a ügyfelek sikerének partnere lesz, és a folyamat folytatásához egy ügyintézőt rendel az ügyfélhez.
A Flokzu segítségével a vezető automatikus emlékeztetőket állíthat be határidőkkel, hogy nyomon követhesse és biztosíthassa minden cél elérését. Miután az onboarding folyamat befejeződött és az ügyfél stabilizálódott, automatikusan értesítheti a vezérigazgatót és a műveleti igazgatót.
💡Profi tipp: Használja a ClickUp ügyfél-bevezetési sablonját, hogy hatékony és következetes bevezetési élményt nyújtson az ügyfeleknek. A sablon lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy az ügyfél-bevezetési folyamatot saját igényeiknek és követelményeiknek megfelelően testreszabják, biztosítva, hogy az ügyfelek megkapják a szükséges információkat és támogatást.
4. E-mail kampány munkafolyamat
Frfr, az e-mail kampányok nehéz ügyek. 🥵
De egy jól végrehajtott e-mail kampány sok új figyelmet és bevételt hozhat vállalkozásának. Ráadásul ez egy remek és személyre szabott módja annak, hogy kapcsolatba lépjen azokkal a feliratkozókkal vagy ügyfelekkel, akiket tovább szeretne vonzani a vásárlási folyamatba.
Ha még nem szállt fel az e-mail munkafolyamatok vonatára, itt az ideje, hogy megtegye. 🚂
Az e-mail marketing ügyfélkapcsolati oldalán túlmenően az e-mail kampány munkafolyamatának segítenie kell az időmegtakarításban, az ügyfelek több csatornán történő kezelésében, és minden kampány céljához igazodnia kell.
Tegyük fel, hogy egy új felhasználó éppen feliratkozott a blogjára. Az üdvözlő e-mail kampány munkafolyamata segít kapcsolatba lépni az új előfizetővel, egy kicsit tovább fejleszteni a kapcsolatot, és elvezetni őket a blogon található, számukra valószínűleg érdekes tartalmakhoz.
Íme egy példa arra, hogyan nézhet ki ez a munkafolyamat:
- Új előfizető csatlakozik az e-mail listádhoz
- Előre megírt üdvözlő e-mail kerül elküldésre az előfizetőnek.
- Két nap múlva ellenőrizze, hogy a üdvözlő e-mailben szereplő linkekre kattintottak-e.
- Küldjön egy újabb e-mailt, amelynek tartalma az általuk kattintott linkek alapján személyre szabottan igazodik érdeklődésükhöz.
5. Tartalomkészítési munkafolyamat
A vonzó tartalom létrehozásához több érdekelt fél és egyértelmű kommunikáció szükséges.
Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy minden tartalom zökkenőmentesen menjen keresztül az ötletelés, a létrehozás, a szerkesztés és a közzététel szakaszaiban. Segít a csapatoknak abban, hogy időben magas színvonalú tartalmakat szállítsanak.
Példa a ClickUp-ban:
- A tartalom összefoglalót űrlapon keresztül nyújtják be, és azt egy íróhoz rendelik.
- Az író elkészíti a vázlatot, és benyújtja felülvizsgálatra.
- A szerkesztő közvetlenül a dokumentumon ad visszajelzést a ClickUp Docs segítségével.
- A tartalom közzétételére a ClickUp Naptár nézetében kerül sor, és ott is nyomon követhető.
6. Tartalommarketing munkafolyamat
Egy munkafolyamat, amely különösen közel áll a szívemhez. 💓
A magas színvonalú tartalom előállítása elengedhetetlen ahhoz, hogy márkád az iparág vezetőjeként pozícionálódjon. Ez új potenciális ügyfeleket vonz, tovább erősíti a meglévő ügyfelek bizalmát, és újabb lehetőséget kínál termékeid és szolgáltatásaid népszerűsítésére.
Nem meglepő, hogy a ClickUpnál a ClickUp-ot használjuk egy világos és funkcionális tartalommarketing-munkafolyamat megvalósításához, hogy rendszeresen minél több tartalmat tudjunk közzétenni. De nem csak egyféle módon érhetik el a különböző csapatok egyedi tartalmi céljaikat.
Így hozta létre és valósította meg Kashyap Trivedi, a Salesmate növekedési marketingese a tartalommarketing-munkafolyamatát:
A Salesmate Pipeline Management (Kanban) rendszerét használjuk marketingcsapatunk tartalomáramlásának kezelésére. Alapvetően az egész tartalomútvonalat egy sor lépésre bontottuk, és azt egy folyamatáramlássá alakítottuk.
Miután az üzlet (tartalomkártya) átkerül a következő szakaszba, a Salesmate Workflow Automation segítségével a releváns személyek megkapják a következő feladatukat.
A Salesmate Pipeline Management (Kanban) rendszerét használjuk marketingcsapatunk tartalomáramlásának kezelésére. Alapvetően az egész tartalomútvonalat egy sor lépésre bontottuk, és azt egy folyamatáramlássá alakítottuk.
Miután az üzlet (tartalomkártya) átkerül a következő szakaszba, a Salesmate Workflow Automation segítségével a releváns személyek megkapják a következő feladatukat.
Szeretne többet megtudni a különböző tartalommarketing-munkafolyamatról, és megnézni, hogyan testreszabjuk blogfolyamatainkat a ClickUp-nál?
Ne keressen tovább, mint ez a szeminárium a LevelUp termelékenységi konferenciánkon! Ismerje meg a ClickUp által kínált legjobb gyakorlatokat és eszközöket a webdesign munkafolyamat különböző részeinek, például írók, tervezők és fejlesztők kezeléséhez.
💡Profi tipp: A marketingcsapatok a ClickUp tartalomnaptár-sablonját használhatják tartalommarketing-stratégiájuk kidolgozásához és kezeléséhez. Ez a sablon segít a csapatoknak a tartalomkészítés, -közzététel és -promóció tervezésében és szervezésében, biztosítva, hogy tartalommarketing-céljaikat mindig szem előtt tartsák.
7. Tervezési jóváhagyási munkafolyamat
Annak biztosítása, hogy minden tervezés, szöveg, marketing és termékválasztás hűen tükrözze márkáját, egy teljes munkaidős, mindenre kiterjedő feladat.
Mint minden HR-kérés vagy ebédlőben fogyasztott snackre vonatkozó javaslat, minden tervnek meg kell felelnie egy meghatározott jóváhagyási folyamatnak, mielőtt zöld utat kapna. 🚦
A tervezési folyamat nagyjából így nézhet ki:
- A tervezési kérelem egy általános elképzeléssel és a tervezett terv lehetséges makettjével készül.
- A tervezési koncepció vagy makett jóváhagyásra került.
- A tervező megkapja a kérést, és a jóváhagyott koncepció alapján elkészíti a képet vagy grafikát.
- A tervet a vezető felülvizsgálja, majd jóváhagyja vagy visszaküldi konkrét megjegyzésekkel, hogy kisebb módosításokat végezzenek rajta.
Üzleti munkafolyamatok példái
8. Beszerzési munkafolyamat
A beszerzés kezelése magában foglalja a beszállítókkal való koordinációt, a megrendelések nyomon követését és a pontos szállítás biztosítását.
Ez a munkafolyamat a beszerzési folyamat minden lépését szervezetté és hatékonnyá teszi, csökkentve a késedelmeket és a hibákat.
Példa a ClickUp-ban:
- Egy osztályvezető beszerzési kérelmet nyújt be egy űrlapon keresztül.
- A kérelmet a pénzügyi csapat vizsgálja meg és hagyja jóvá.
- Megrendelés létrehozása és hozzárendelése a beszerzési csapatnak
- A megrendelés állapotát a ClickUp táblázatos nézetében követik nyomon a teljesítésig.
9. Szabadságkérelem munkafolyamat
Még ha egy menő startupnál dolgozik is, ahol korlátlan szabadság és nyaralási idő jár, akkor is meg kell szereznie a kérelem jóváhagyását a vezetőjétől.
A hatékony szabadságkérelem-munkafolyamat segít abban, hogy minden vezető (és HR) jóindulatát megőrizze, mivel a szabadságkérelmek nem kerülnek a csapat csevegőjébe vagy a forgalmas e-mail postafiókokba. Ráadásul az automatizált folyamat segít abban, hogy kérelme gyorsabban kerüljön feldolgozásra! Így a lehető leggyorsabban elkezdheti tervezni a tengerparti nyaralását.
Íme egy másik munkafolyamat, amelyet Belén Papa osztott meg, és amely bemutatja, hogyan valósítja meg alkalmazottainak szabadságkérelmi munkafolyamatát:
A szabadságkérelem-kezelési folyamatunkban láthatja, mennyivel egyszerűbbé válik a munkafolyamat, ha a folyamatot egy Flokzu-hoz hasonló BPM szoftverrel automatizálja.
Az alkalmazottak kitöltik a személyre szabott nyilvános űrlapot, amelyet automatikusan elküldenek a HR-nek jóváhagyásra vagy elutasításra. Emlékeztetőket és határidőket állíthat be, hogy a HR gyorsan döntsön.
Miután meghozták a döntést, a rendszer e-mailt küld a munkavállalónak, amelyben értesíti, hogy kérését elfogadták-e vagy sem. Ez az opció rendkívül hasznos a több száz alkalmazottat foglalkoztató vállalatok számára.
A szabadságkérelem-kezelési folyamatunkban láthatja, mennyivel egyszerűbbé válik a munkafolyamat, ha a folyamatot egy Flokzu-hoz hasonló BPM szoftverrel automatizálja.
Az alkalmazottak kitöltik a személyre szabott nyilvános űrlapot, amelyet automatikusan elküldenek a HR-nek jóváhagyásra vagy elutasításra. Emlékeztetőket és határidőket állíthat be, hogy a HR gyorsan döntsön.
Miután meghozták ezt a döntést, a rendszer e-mailt küld a munkavállalónak, amelyben értesíti, hogy kérését elfogadták-e vagy sem. Ez az opció rendkívül hasznos a több száz alkalmazottat foglalkoztató vállalatok számára.
Értékesítési csapat munkafolyamat-példák
10. Értékesítési megrendelés munkafolyamat
Az értékesítési megrendelések magukban foglalják az árajánlatokat, számlákat, becsléseket, visszaküldéseket, termékinformációkat és még sok mást. Ez rengeteg dolog, amit kezelni kell. 😳
Vállalkozásának méretétől és az iparágtól függetlenül elengedhetetlen egy digitális munkafolyamat, amely nyomon követi az összes értékesítési megrendelést. Ez nemcsak segít a szervezettségben, csökkenti a rendetlenséget és segít pontosan nyomon követni a jövedelmezőséget, hanem mindezt gyorsabban is végzi.
A digitális értékesítési megrendelési folyamatból való kilépés jelentős késedelmekhez vezethet, mivel a feladatok manuális továbbításakor aláírásokra vagy dokumentumok jóváhagyására kell várni – és az automatizált munkafolyamatokról való lemondás is ugyanolyan zavaró lehet.
A munkafolyamat-kezelő szoftverben kitöltött digitális űrlapok és e-aláírások új feladatokat vagy értesítéseket indíthatnak el, amikor elkészülnek, így a csapatok gyorsabban és gyakorlatilag bárhonnan feldolgozhatják a megrendeléseket.
Íme egy példa arra, hogyan nézhet ki egy értékesítési megrendelés munkafolyamata:
- Egy értékesítő vagy ügyfél megrendelést hoz létre a ClickUp Forms segítségével.
- Az űrlap benyújtása automatikusan létrehoz egy megfelelő feladatot az adott megrendeléshez, az összes szükséges ügyfél- és megrendelési információval együtt.
- Az értékesítő vezetője jóváhagyja a megrendelést, majd azt elküldik az ügyfélnek.
- Az ügyfél jóváhagyja a megrendelést, és a könyvelési osztály értesítést kap.
- A könyvelés számlázza az ügyfelet
- Az ügyfél megkapja a megrendelést
- A megfelelő feladat befejeződik, és nyilvántartás céljából egy rendezett listában marad.
Kapcsolódó: CRM munkafolyamatok
11. Új névjegy hozzáadása munkafolyamat
Az új kapcsolatok hozzáadása az adatbázishoz elengedhetetlen a szilárd ügyfélkapcsolatok kiépítéséhez és fenntartásához. Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy minden releváns információ rögzítésre kerüljön, rendszerezve legyen és készen álljon a további lépésekre.
Példa a ClickUp-ban:
- Egy értékesítési képviselő találkozik egy potenciális ügyféllel, és névjegykártyán vagy digitális űrlapon keresztül gyűjti össze az ügyfél adatait.
- A képviselő a ClickUp űrlapot használva adja meg az elérhetőségi adatokat, amelynek mezői a név, a vállalat, az e-mail cím, a telefonszám és a találkozóról készült jegyzetek rögzítésére vannak szabva.
- Az űrlap automatikusan létrehoz egy feladatot a ClickUp-ban, amelyet az értékesítési adminisztrátor vagy a CRM-szakértő felülvizsgálatra kap meg.
- Az adminisztrátor ellenőrzi az információkat, majd hozzáadja a kapcsolatot a CRM-rendszerhez vagy az értékesítési adatbázishoz.
- A ClickUp-ban létrehozunk egy követő feladatot, amelyet a képviselőnek rendelünk hozzá, és megadunk egy határidőt a találkozó vagy a hívás ütemezéséhez.
- A nyomon követés során felmerült megjegyzések és frissítések hozzáadódnak a feladathoz, így biztosítva az adatbázis naprakészségét.
Termék munkafolyamatok példái
12. Funkciófejlesztési munkafolyamat
Az új funkciók fejlesztése több csapat, köztük a tervező, a fejlesztő és a minőségbiztosítási csapatok közötti koordinációt igényel.
Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy a funkciók fejlesztése, tesztelése és bevezetése zökkenőmentesen történjen, a határidők betartása mellett.
Példa a ClickUp-ban:
- A termékcsapat benyújt egy funkciókérés, amelyet prioritásként kezelnek a backlogban.
- A tervezőcsapat maketteket készít és jóváhagyásra benyújtja azokat.
- A fejlesztők a funkción dolgoznak és feladatokat rendelnek a kód felülvizsgálatához.
- A minőségbiztosítás teszteli a funkciót, majd a telepítési csapat elindítja azt a termelésben.
13. Termékbevezetési munkafolyamat
Minden sikeres termékbevezetés mögött rengeteg mozgó alkatrész áll – és talán néha néhány könnycsepp is.
Elengedhetetlen, hogy az agilis csapatok a termék bevezetése előtt jól összehangolják az összes folyamatot, üzenetet és célt, és ehhez nem elég egy részletes ellenőrzőlista.
Így hozta létre és valósította meg Gabrielle Lafontaine, az Unito termékmarketing és partnerségi vezetője a termékbevezetési munkafolyamatát:
A termékbevezetések nehéz feladatot jelentenek, ezért úgy terveztük meg ezt a sablont, hogy megkönnyítse a tervezés (amely a Miro-ban történik) és a ClickUp (ahol a munkát ténylegesen elosztják és nyomon követik) összevonását.
A bevezetésünk hónapokig tartó kemény munkát igényelt: kutatást, tervezést, fejlesztést, majd végül a bevezetést, ami rengeteg funkcióközi együttműködést jelentett a termékmenedzserek, fejlesztők, tervezők, marketingesek és ügyfélkapcsolati csapatok között.
Az egyes részlegek minden munkatársának irányítása és annak biztosítása, hogy minden feladatot időben elvégezzenek, és semmi ne maradjon el, nagy erőfeszítéseket igényelhet. Az Unito segítségével hoztuk létre ezt a munkafolyamatot, hogy a legnagyobb és legösszetettebb termékbevezetéseket is zökkenőmentesen lebonyolíthassuk.
A termékbevezetések nehéz feladatot jelentenek, ezért úgy terveztük meg ezt a sablont, hogy megkönnyítse a tervezés (amely a Miro-ban történik) és a ClickUp (ahol a munkát ténylegesen elosztják és nyomon követik) összevonását.
A bevezetésünk hónapokig tartó kemény munkát igényelt: kutatást, tervezést, fejlesztést, majd végül a bevezetést, ami rengeteg funkcióközi együttműködést jelentett a termékmenedzserek, fejlesztők, tervezők, marketingesek és ügyfélkapcsolati csapatok között.
Az egyes részlegek minden munkatársának irányítása és annak biztosítása, hogy minden feladatot időben elvégezzenek, és semmi ne maradjon el, nagy erőfeszítéseket igényelhet. Az Unito segítségével hoztuk létre ezt a munkafolyamatot, hogy a legnagyobb és legösszetettebb termékbevezetéseket is zökkenőmentesen lebonyolíthassuk.
💡Profi tipp: A termékfejlesztő csapatok a ClickUp termékbevezetési sablonját használhatják a sikeres termékbevezetés megtervezéséhez és végrehajtásához. Ez a sablon lépésről lépésre bemutatja a termékbevezetési folyamat minden aspektusát, beleértve a piackutatást, a termékfejlesztést, a tesztelést és a promóciót.
IT munkafolyamatok példái
14. Incidenskezelési munkafolyamat
Az IT-incidensek gyors megoldása elengedhetetlen a vállalkozás zökkenőmentes működéséhez.
Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy az olyan problémák, mint a rendszerleállások vagy a technikai hibák hatékonyan és a termelékenységet nem befolyásolva kerüljenek megoldásra.
Példa a ClickUp-ban:
- Egy alkalmazott támogatási jegyet nyújt be egy űrlapon keresztül.
- A jegy prioritás alapján egy IT-csapat tagjának kerül kiosztásra.
- A csapat tagja megoldja a problémát, vagy szükség esetén továbbítja azt.
- A megoldás a ClickUp-ban dokumentálva van, hogy később is hivatkozni lehessen rá.
15. Szoftverbevezetési munkafolyamat
Az új szoftverek vagy frissítések telepítése gondos tervezést és végrehajtást igényel, hogy elkerülhető legyen a leállás vagy a zavarok.
Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy minden szükséges lépést végrehajtsanak a szoftver hatékony tesztelése, jóváhagyása és telepítése érdekében, miközben minimalizálják a kockázatokat.
Példa a ClickUp-ban:
- Az IT-csapat feladatot hoz létre egy tervezett szoftverbevezetéshez.
- Létrehozunk egy tesztkörnyezetet, és teszteljük a szoftvert hibák és kompatibilitás szempontjából.
- A bevezetési tervet az érdekelt felek áttekintik és jóváhagyják.
- A szoftvert a tervezett leállás ideje alatt telepítik, a haladást pedig a ClickUp Gantt-diagramjában követik nyomon.
- A telepítés utáni ellenőrzések befejeződtek, és az esetleges problémákat a ClickUp-ban dokumentálták megoldás céljából.
Ügyfélszolgálati munkafolyamatok példái
16. Támogatási folyamat munkafolyamat
Az ügyfélsiker vagy ügyfélszolgálati munkafolyamatok kiváló módszerek arra, hogy minden ügyfél kérdéseire időben válaszoljanak, és igényeit időben kielégítsék.
Az ügyfelek szeretnék tudni, hogy meghallgatják őket, és hogy a termékkel vagy szolgáltatással kapcsolatos tapasztalataik fontosak az Ön számára – és ehhez elengedhetetlen egy megbízható támogatási folyamat.
Ez a munkafolyamat lényegében az automatizált műveletek sorozata, amelyet minden ügyfélszolgálati munkatárs végrehajt az ügyfelek panaszainak, kérdéseinek vagy problémáinak megoldása érdekében. A problémák megoldása az egyik leggyakoribb helyzet, amellyel az ügyfélszolgálati munkatársak naponta szembesülnek, és ami miatt ezek a problémák olyan fontosak, az az, hogy gyakran időhöz kötöttek.
Ez azt jelenti, hogy ezeket a problémákat minél hamarabb meg kell oldania.
A ClickUp alkalmazásban egy támogatási folyamat munkafolyamata körülbelül így nézhet ki:
- Az ügyfél kitölti a problémát leíró űrlapot az alapvető adataival, a probléma részletes leírásával és annak prioritásával.
- Ez az űrlap feladattá válik a ClickUp-ban, és a Customer Success csapat egyik tagjának kerül kiosztásra.
- Az ügyfélszolgálati csapat megoldást kínál, vagy továbbítja a problémát a megfelelő személynek.
Bónusz: RACI-táblázat példák!
Hogyan lehet hatékonyan létrehozni munkafolyamatokat a ClickUp segítségével?
1. lépés: Határozza meg a célt
Határozza meg a munkafolyamat célját. Ismétlődő folyamatok automatizálása vagy a feladatok koordinációjának javítása? A cél határozza meg, hogy milyen típusú munkafolyamatot kell létrehoznia. Használja a ClickUp Goals funkciót, hogy a munkafolyamatokat közvetlenül a csapata céljaihoz köthesse.
2. lépés: Sorolja fel a lépéseket
Bontsa le a folyamatot egyedi feladatokra, és ügyeljen arra, hogy egyetlen lépés se maradjon ki. A ClickUp Mind Maps segítségével vizualizálhatja a lépéseket, hogy azok egyértelműek legyenek. A ClickUp Mind Maps tökéletes bármely projekt vagy munkafolyamat lépésről lépésre történő vizualizálásához.
A drag-and-drop funkcióval ötleteket térképezhet fel és szervezhet. Ezután áthúzhatja az ágakat a feladatok közötti kapcsolatok és függőségek megjelenítéséhez, vagy módosíthatja a csomópontok helyét a munkaterület szervezéséhez és átrendezéséhez.
A ClickUp Whiteboards végtelen vásznat biztosít bármilyen típusú munkafolyamatok rajzolásához – akár gondolattérképekhez is! Nem is beszélve arról, hogy a ClickUp rengeteg munkafolyamat-sablont kínál kifejezetten a kollaboratív Whiteboards számára, hogy még gyorsabban időt takaríthasson meg.
Adjon hozzá alakzatokat, amelyek közvetlenül ClickUp feladatokká alakíthatók, és kapcsolódnak a munkafolyamatához, majd rajzoljon kapcsolatokat közöttük, hogy könnyen megmutathassa a feladatok sorrendjét.
3. lépés: Feladatok kiosztása
Határozza meg, ki felelős az egyes feladatokért, mivel a világos felelősségvállalás biztosítja az elszámoltathatóságot. Használja a ClickUp Tasks alkalmazást a feladatok kiosztásához és prioritásainak meghatározásához, megfigyelők hozzáadásához és egyebekhez.
4. lépés: Szabályok és kiváltók beállítása
Döntse el, mi indítsa el a munkafolyamat egyes lépéseit. Egy befejezett feladat, egy meghatározott dátum vagy egy külső beavatkozás? Miután ezt eldöntötte, automatizálja a kiváltó eseményeket a ClickUp Automations segítségével.
5. lépés: Tesztelje a munkafolyamatot
Végigkövesse a folyamatot, hogy azonosítsa a szűk keresztmetszeteket vagy a hiányzó lépéseket. Keresse meg a hiányosságokat vagy hibákat, és javítsa ki őket. Vonja be a folyamatba a csapattagokat és az érdekelt feleket, hogy biztosan minden követelményt figyelembe vegyen.
6. lépés: Dokumentálás és finomítás
Írja le a munkafolyamatot, hogy könnyen hozzáférhessen, és ossza meg az összes érintett féllel. A visszajelzések és tapasztalatok alapján folyamatosan optimalizálja munkafolyamatait.
Központosítsa munkafolyamat-dokumentációját a ClickUp Docs -ban, hogy minden csapattag szinkronban legyen.
További információ: Hogyan automatizálhatók az ismétlődő feladatok?
A munkafolyamatok létrehozásának és megvalósításának gyakori kihívásai
A folyamatok átláthatóságának hiánya
Előfordulhat, hogy a csapatok nem értik teljesen a munkafolyamat lépéseit vagy céljait, ami zavart és hatékonyságcsökkenést okozhat. Ez akkor fordulhat elő, ha a folyamatok nincsenek egyértelműen meghatározva vagy dokumentálva.
Megoldás: Határozza meg egyértelműen a folyamatokat. Tervezze meg a munkafolyamat minden lépését a felhasználó csapat tagjainak bevonásával. Használjon folyamatábrákat vagy olyan eszközöket, mint a ClickUp Mind Maps, hogy vizualizálja a folyamatot.
Ellenállás a változással szemben
Az alkalmazottak ellenállhatnak az új munkafolyamatok bevezetésének, különösen akkor, ha már megszokták a meglévő módszereket, vagy a változásokat feleslegesnek vagy túl bonyolultnak tartják.
Megoldás: Magyarázza el a csapatnak a munkafolyamat mögötti okokat. Hangsúlyozza, hogy ez hogyan fog időt megtakarítani, a hibákat csökkenteni és a munkájukat megkönnyíteni.
Túlzottan bonyolult munkafolyamatok
A túl sok felesleges lépéssel rendelkező munkafolyamatok létrehozása túlterhelheti a csapat tagjait, lassíthatja a termelékenységet és hibákhoz vezethet.
Megoldás: Kerülje a munkafolyamatok túlzott bonyolítását. Ossza fel a folyamatokat kezelhető lépésekre, és összpontosítson a kívánt eredmény minimális bonyolultsággal történő elérésére.
Nem megfelelő eszközök vagy technológia
A csapatok nem rendelkeznek a munkafolyamatok megvalósításához szükséges megfelelő eszközökkel, például projektmenedzsment szoftverekkel, automatizálási eszközökkel vagy a meglévő rendszerekkel való integrációval.
Megoldás: Használjon megbízható projektmenedzsment és munkafolyamat-automatizálási eszközöket, mint például a ClickUp. Válasszon olyan platformokat, amelyek integrálhatók a meglévő rendszerekkel és felhasználóbarátak.
Gyenge kommunikáció
Ha nem közöljük a csapatnak a munkafolyamat célját, előnyeit és részleteit, az összehangolatlansághoz és a rossz alkalmazáshoz vezethet.
Megoldás: Ösztönözze a csapat tagjait, hogy osszák meg visszajelzéseiket a munkafolyamatokról. A rendszeres ellenőrzések biztosíthatják, hogy a munkafolyamatokat betartják és szükség szerint javítják.
További információ: A 15 legjobb munkafolyamat-alkalmazás a projektmenedzsment javításához
Munkafolyamat-szilók
Ha a munkafolyamatok nem veszik figyelembe a csapatok közötti együttműködést, akkor olyan szilók jöhetnek létre, ahol a fontos információk vagy feladatok nem kerülnek hatékonyan megosztásra a részlegek között.
Megoldás: Ösztönözze a csapatok közötti együttműködést, és olyan munkafolyamatokat tervezzen, amelyek figyelembe veszik a részlegek közötti függőségeket. A megosztott irányítópultok vagy a ClickUp-hoz hasonló központi eszközök megszüntethetik a szilókat.
Inkonzisztens végrehajtás
Rendszeres ellenőrzés nélkül a csapat tagjai eltérhetnek a munkafolyamatoktól, ami következetlenségeket okozhat az eredményekben vagy késedelmet a projekt ütemtervében.
Megoldás: Használjon sablonokat és automatizálást a munkafolyamatok szabványosításához. A műveletek előrehaladását irányítópultokon keresztül figyelje, hogy mindenki a terv szerint haladjon.
Képzés hiánya
A csapat tagjai nehezen tudják követni a munkafolyamatokat, ha nem kapnak megfelelő képzést az eszközök használatáról vagy a folyamatok megértéséről.
Megoldás: Dokumentálja a munkafolyamatokat, és tartson gyakorlati képzést a kapcsolódó eszközök és folyamatok használatáról. Fontolja meg könnyen követhető dokumentáció vagy videó oktatóanyagok készítését referencia céljából.
A munkafolyamatok alkalmazkodásának elmulasztása
Rendszeresen vizsgálja felül és frissítse a munkafolyamatokat. Az üzleti igények változásával a munkafolyamatoknak is fejlődniük kell. Azok a csapatok, amelyek nem vizsgálják felül és frissítik a meglévő munkafolyamatokat, idővel elavultnak vagy hatástalannak találhatják azokat.
Megoldás: Rendszeres felülvizsgálatokat tervezzen, hogy azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, a felesleges lépéseket vagy az elavult lépéseket. Használja fel ezekből a felülvizsgálatokból nyert betekintést a munkafolyamatok optimalizálásához.
Nem egyértelmű tulajdonjog
Ha a munkafolyamaton belüli szerepek és felelősségek nincsenek egyértelműen kiosztva, a feladatok elmaradhatnak, ami késedelmekhez és frusztrációhoz vezethet.
Megoldás: Határozza meg egyértelműen a szerepeket és a felelősségi köröket. Használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp feladatkezelő funkciója, hogy minden feladatnak kijelölje a felelős személyt. A felelősségi körök egyértelmű meghatározása biztosítja a felelősségvállalást minden lépésnél.
Bónusz munkafolyamat-kezelési források:
Munkafolyamatok létrehozása és kezelése a maximális termelékenység érdekében a ClickUp segítségével
Szó szerint mindenre van munkafolyamat-példa. De nem akarsz munkafolyamat-szoftverek között ugrálni, hogy minden egyes folyamatot végrehajts. Ehelyett használd azt az egyetlen termelékenységi platformot, amely központosítja az összes munkafolyamatodat – függetlenül a csapatod méretétől vagy az iparágtól. Más néven: ClickUp. 🤓
A ClickUp teljesen testreszabható funkcióinak könyvtárában megtalálhatók a gondolattérképek és a digitális táblaszerszám, amelyekkel bármilyen felhasználási esethez rendkívül vizuális, vonzó és automatizált munkafolyamatok hozhatók létre. Mindezt anélkül, hogy egy másik lapot kellene megnyitni.
A digitális táblaszámítógép-szoftverek jelenleg virágkorukat élik – de tudta, hogy a ClickUp az egyik kevés olyan platform, amely saját házon belül fejlesztette ki táblaszámítógép-funkcióját? 🏡
Függetlenül az üzleti tevékenység vagy az iparágtól, a ClickUp az új kedvenc eszközöd lesz minden folyamat- és munkafolyamat-kapcsolatos ügyben.
És említettük már, hogy ezek a funkciók teljesen ingyenesek ?
Kezdjen időt megtakarítani a folyamatok automatizálásával és egyszerűsítésével a ClickUp segítségével. ♻️
Regisztráljon még ma ingyenesen.