Volt már olyan pillanatod, amikor rájöttél, hogy túl sok időt töltesz adatok másolásával a rendszerek között és a táblázatok celláinak formázásával, ahelyett, hogy stratégiákat dolgoznál ki és innoválnál? Nos, nem vagy egyedül.
A szervezetek körülbelül 60%-a jelenti, hogy csapata hetente öt órát veszít manuális feladatokra és ismétlődő folyamatokra – ez évente körülbelül 1,5 hónap! És ezek közül sokan olyan tudásmunkások, akiknek megvan a lehetőségük a feladatok automatizálására; képzelje el, milyen terhet jelentenek ezek az ismétlődő feladatok más csapatok számára.
A jó hír az, hogy a rutin és ismétlődő feladatok automatizálásával visszaszerezheti ezt az értékes időt. Ezáltal több ideje marad a munkája kihívást jelentőbb részeinek elvégzésére és a hatékonyság növelésére.
Hogy segítsünk ebben a törekvésben, íme gyors és egyszerű 5 lépéses útmutatónk az ismétlődő feladatok automatizálásához.
A feladatok automatizálásának megértése
A feladatok automatizálása a technológiát használja a feladatok egyszerűsítésére és elvégzésére, minimális vagy egyáltalán nem emberi beavatkozással. Ehhez szoftverek, platformok és eszközök használata szükséges a következőkre:
- Ismételje meg az emberi tevékenységeket, amelyek lehetnek olyan egyszerűek, mint az adatok másolása, vagy olyan összetettek, mint a feltételes logikán alapuló műveletek végrehajtása.
- Végezze el a feladatot az előre meghatározott lépések és utasítások követésével.
- Reagáljon konkrét helyzetekre vagy eseményekre, és indítson el utána következő lépéseket.
A cél az, hogy a feladatokat a megfelelő digitális megoldásokra ruházzuk át a nagyobb pontosság, termelékenység és hatékonyság érdekében. A következő szakaszokban részletesen tárgyaljuk az előnyöket.
Miért érdemes automatizálni az ismétlődő feladatokat?
A munkafolyamatok automatizálása az alábbiakban felsorolt előnyökkel jár az egyének és a vállalkozások számára:
- Időt és energiát takarít meg azáltal, hogy a mindennapi folyamatokat kezeli. Ez az idő felhasználható kreatívabb, innovatívabb vagy stratégiai tevékenységekre.
- Megszünteti az ismétlődő vagy felesleges munkát, és racionalizálja a munkafolyamatokat, lehetővé téve az egyének számára, hogy produktívabbak legyenek, gyorsabban végezzék el a feladatokat, és jobb eredményeket érjenek el.
- Minimalizálja az emberi hibákat az előre meghatározott szabályok betartásával a pontos üzleti folyamatok érdekében.
- Az automatizált folyamatok egységes eredményeket biztosítanak, így a márka következetességen és megbízhatóságon alapul.
- Növeli a munkavállalók morálját és a munkával való elégedettségüket, mivel az egyéneknek már nem kell unalmas vagy fárasztó feladatokkal foglalkozniuk.
- Csökkenti a költségeket azáltal, hogy csökkenti a manuális feladatokhoz kapcsolódó munkaerőköltségeket. Emellett költségmegtakarítást is eredményez azáltal, hogy csökkenti a működési költségek megugrását okozó költséges hibákat.
- Fenntartja a skálázhatóságot, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy jelentősen növeljék a munkaterhelést vagy a kapacitást anélkül, hogy jelentősen növelnék az emberi erőforrásokat. Ez lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy lépést tartsanak a változó igényekkel és a változó növekedési ütemmel.
- Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy valós időben állítsák össze, karbantartsák és frissítsék az adatokat, ami megalapozott döntéshozatalt és jobb eredményeket tesz lehetővé.
- A zökkenőmentes ügyfélélmény biztosításával növeli az ügyfélelégedettséget.
- Felszabadítja a valódi potenciált azáltal, hogy felszabadítja az emberi erőforrásokat a igényesebb vagy összetettebb feladatokhoz, mint például az ügyfélkapcsolatok építése és a termékinnováció.
- Biztosítja az adatok biztonságát és integritását, mivel nem igényel manuális adatbevitelt és -kezelést.
Hogyan automatizálhatja az ismétlődő feladatokat: 5 lépéses útmutató
Ahogy ígértük, íme a lépésről lépésre bemutatott útmutatónk az ismétlődő feladatok automatizálásához:
1. lépés: Azonosítsa az ismétlődő feladatot
Először is meg kell határoznia azokat az ismétlődő feladatokat, amelyek sok időt és energiát igényelnek.
Így teheted meg:
- Készítsen feladatlistát. A lista tartalmazza az összes feladatot, azok prioritását, gyakoriságát és célját.
- Használjon időkövető eszközt, hogy számszerűsítse az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt.
- Konzultáljon szakértőkkel vagy működjön együtt csapatával, hogy összegyűjtse az ismétlődő feladatokkal kapcsolatos összes részletet.
Az ismétlődő feladatok azok, amelyek gyakran előfordulnak, sok időt vesznek igénybe és hibákhoz vezethetnek. Azonban felfedezhet más, automatizálásra alkalmas feladatokat is. Ezek lehetnek:
- Szabályalapú feladatok, amelyek jól meghatározott szabályokat vagy logikát követnek. Például e-mail automatizálás, hogy automatikus válaszokat küldjön a beérkező e-mailekre.
- Szoftveres feladatok, amelyek automatizálhatók a meglévő szoftver beépített automatizálási funkcióival. Például hogyan automatizálhatja az Excel programot számítások elvégzésére.
- Időigényes feladatok, amelyek minimális emberi felügyeletet igényelnek, de jelentős időt vesznek igénybe. Például a DevOps automatizálása a rendszerek hibaüzeneteinek figyelemmel kísérésére és az incidensek jelzésére.
- Adatbeviteli és -kezelési feladatok, ahol adatokat kell gyűjtenie, kezelnie, rendszereznie, frissítenie és kiaknázni az üzleti célok elérése érdekében. Például használhat egy értékesítési automatizálási eszközt CRM-mel együtt az értékesítési élmény személyre szabásához.
A következő fázisra készülve rendszerezze ezeket a feladatokat, és helyezze előtérbe azokat a területeket, amelyek automatizálása a legnagyobb előnyökkel jár.
2. lépés: Mérje fel az automatizálás lehetőségeit
Bár valószínűleg hosszú a listája az automatizálásra alkalmas feladatoknak, most koncentráljunk az ismétlődőkre.
Ebben a szakaszban felméri az ismétlődő feladatok automatizálásának lehetőségét. Ehhez a következő paramétereket kell elemezni:
| A paraméterek alapján általában automatizálásra alkalmas feladatok | |
| A feladat elvégzéséhez szükséges idő | Hosszadalmas feladatok |
| Az említett feladat előfordulásának gyakorisága | Gyakran előforduló feladatok |
| A feladat elvégzésének összetettsége | Kevésbé összetett, előre jelezhető és szabályalapú feladatok |
| A feladat elvégzéséhez kézi erőfeszítés szükséges | Jelentős kézi munkát igénylő feladatok |
| Átlagos hibaarány, különösen a kézi munkák esetében | A hibákra hajlamosabb feladatok |
| Hatása a munkafolyamatra | Magas prioritású, nagy hatással bíró feladatok |
Az ilyen elemzés stratégiai megközelítést követ, miközben automatizálja az ismétlődő feladatokat. Súlyozott képletet használhat a feladat-automatizálási erőfeszítéseihez egy prioritásalapú lista elkészítéséhez.
3. lépés: Fedezze fel az automatizálási megoldásokat
Most, hogy már megvan a rutin feladatok listája, itt az ideje kiválasztani a megfelelő feladat-automatizálási eszközt.
Ehhez meg kell vizsgálnia a munkafolyamat-automatizáló szoftverek piacát, hogy megtalálja az ismétlődő feladatok automatizálására alkalmas megoldásokat.
Így járhat el:
- Határozza meg egyértelműen igényeit, és térképezze fel az automatizálási eszközök megfelelő követelményeit. Osztja szét követelményeit szükségletekre, kívánságokra és jövőbeli tervekre, hogy a magas prioritású ismétlődő feladatokra koncentrálhasson.
- Határozza meg az automatizálási eszköz céljait. Ideális esetben ezeket a célokat a SMART paraméterek szerint határozza meg, hogy kifejezze és számszerűsítse az automatizált folyamatok üzleti eredményekre gyakorolt hatását.
- Miután megvan az alapötlet, keressen online olyan népszerű automatizálási eszközöket, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek. Fedezze fel a lehetőségeket a hivatalos weboldalak, iparági fórumok, beszélgetőcsoportok stb. látogatásával.
- Válogassa ki a lehetséges megoldásokat, majd hasonlítsa össze és értékelje azok funkcióit. Vegye figyelembe olyan tényezőket, mint a költség, a skálázhatóság, az integrációs képességek, a könnyű használat, a meglévő technológiai háttérrel való kompatibilitás stb.
- Most, hogy már kevesebb lehetőség közül választhat, alaposan vizsgálja meg a felhasználói véleményeket, az ügyfelek ajánlásait és az esettanulmányokat, hogy reális képet kapjon arról, mit várhat el a feladat-automatizáló eszköztől. Jegyezze fel az esetleges hiányosságokat és hiányosságokat, hogy megértse, hogyan befolyásolják azok a feladat-automatizálási céljait.
- Ekkor már körülbelül két-három lehetőség közül választhat. Vegye fel a kapcsolatot a gyártókkal, és iratkozzon fel termékbemutatókra, ingyenes próbaverziókra és termékbemutatókra, hogy első kézből megismerje az egyes automatizálási eszközök képességeit.
- A próba- és tesztelési szakasz után válassza ki a szervezeti igényeinek, költségvetésének és csapata képességeinek leginkább megfelelő automatizálási eszközt. Szüksége van egy skálázható megoldásra, amely alkalmas a hosszú távú célok elérésére, még akkor is, ha ez kissé drágább. Ezért egy AI-alapú munkafolyamat-automatizálást kínáló eszköz jobban teljesít, mint egy ilyen funkcióval nem rendelkező eszköz.
4. lépés: Feladatok automatizálása
Most, hogy a feladat-automatizáló szoftverek már a technológiai eszközök részét képezik, itt az ideje automatizálni a feladatokat.
Így automatizálhatja a feladatokat tökéletesen:
- Kezdje azzal, hogy elkészíti a végrehajtási terv részletes ütemtervét. Sorolja fel az automatizálni kívánt feladatokat, és rendeljen hozzájuk megfelelő határidőt. Akár kis léptékben is elkezdheti a feladatok automatizálását, majd később bővítheti azt.
- Ezután határozzon meg egyértelmű célokat a feladatok automatizálásához. Határozza meg azokat a KPI-ket és mutatókat, amelyeket az automatizált feladatok teljesítményének értékeléséhez fog használni, és adja meg ezeket az automatizálási eszközben.
- Indítsa el pilóta munkafolyamat-automatizálási projektjét, ideális esetben egy egyszerűt, amely jelentős előnyökkel jár. Ez egy remek módszer a munkafolyamat-automatizálás tesztelésére ellenőrzött környezetben, mielőtt bonyolultabb munkafolyamatokra térne át.
- Értékelje a feladat automatizálásának első szakaszának teljesítményét és hatását. Finomítsa az automatizált folyamatokat a visszajelzések, a kezdeti eredmények és a teljesítménymutatók alapján. Finomítsa a munkafolyamatokat, optimalizálja a beállításokat és javítsa ki a hibákat a zökkenőmentes működés érdekében.
- Miután elhaladt a rutin feladatok automatizálásának iterációs és fejlesztési szakasza, folytassa a teljes bevezetéssel , fokozatosan kiterjesztve más feladatokra, munkafolyamatokra és részlegekre. A fokozatos bevezetés biztosítja az üzletmenet folytonosságát és minimális zavarokat okoz.
Az automatizálás bevezetésének szakaszát folyamatos képzés és támogatás kell kísérnie. Emellett fel kell hívnia munkatársai figyelmét a feladatok automatizálásának előnyeire és a bevált gyakorlatokra.
5. lépés: Mérje meg az automatizálás hatását
Az utolsó lépés az automatizálási erőfeszítéseinek hatásának mérése. Emlékszik, hogy ehhez KPI-ket és mutatókat kellett meghatározni? A KPI-kkel mérhető az időmegtakarítás, a termelékenység növekedése, a költségmegtakarítás vagy a hibák számának csökkenése. Akárhogy is, itt követheti nyomon ezeket, hogy értékelje az általános hatékonyságot, teljesítményt és előnyöket.
Ehhez a következőket kell tennie:
- Adatok rögzítése az automatizálás előtti szakaszban. Mérje meg az olyan értékeket, mint a feladat elvégzéséhez szükséges idő, az átlagos hibaarány stb.
- Használja az automatizálási szoftvert, hogy betekintést nyerjen az üzleti folyamatokba és műveletekbe a folyamatok automatizálása után. Gyűjtse össze az összehasonlítható adatokat
- Mérje meg a változást, hogy számszerűsítse a javulást és a munkafolyamatokra gyakorolt hatást. Állítsa be ezeket referenciaértékekként a jövőbeli mérésekhez.
Ezenkívül konzultáljon az összes érdekelt féllel, és gyűjtsön tőlük visszajelzéseket. Meglátásaik rávilágíthatnak a feladat automatizálásának néhány nem kézzelfogható aspektusára, amelyet az adatok nem feltétlenül tükröznek, például a morál javulására vagy a csapatmunkára.
Tervezzen rendszeres felülvizsgálatokat és figyelje a teljesítményt a folyamatos optimalizálás érdekében.
Valós példák az ismétlődő feladatok automatizálására
Íme néhány üzleti folyamatok automatizálásának példája a fentiekben vázolt öt lépés alapján:
Marketing: A közösségi média naptárak egyszerűsítése
- Feladatok azonosítása: A különböző platformokon történő közösségi média bejegyzések ütemezése időigényes feladat.
- Értékelje a potenciált: A feladat gyakori, előre meghatározott közzétételi ütemterveket és folyamatokat követ, és minimális felügyeletet igényel.
- Fedezze fel a megoldásokat: Az olyan eszközök, mint a Hootsuite vagy a Buffer segíthetnek a közösségi média ütemezésének automatizálásában.
- Automatizálás: Készítsen tartalmi naptárat, tervezzen marketing anyagokat, hozzon létre bejegyzéseket, és használja az eszközt a közzététel automatizálásához a menetrend szerint.
- Mérje a hatást: kövesse nyomon a hatékonyság növekedését, a posztok következetességét és az elkötelezettség növekedését az elemzések segítségével.
Pénzügy: A számlák pontosságának javítása
- A feladatok azonosítása: A számlaadatok kézi beviteléhez idő és erőfeszítés szükséges, és ez hibalehetőséget is rejt magában.
- Értékelje a potenciált: A feladat gyakori, szabályokon alapul és hajlamos az emberi hibákra.
- Fedezze fel a megoldásokat: az OCR képes kivonni az adatokat a számlákból, és automatikusan kitölteni a könyvelési rendszereket.
- Automatizálás: Integrálja az OCR szoftvert a könyvelési rendszerbe, és állítson be szabályokat az adatok kivonására és érvényesítésére.
- Mérje meg a hatást: kövesse nyomon a feldolgozási idő csökkenését, a hibák számának csökkenését és a pénzügyi nyilvántartások pontosságának javulását.
Ügyfélszolgálat: Többet elérni ugyanazokkal az erőforrásokkal
- Feladatok azonosítása: A gyakran ismételt kérdések (GYIK) megválaszolása túl sok időt vesz igénybe az ügyfélszolgálati munkatársak számára.
- Értékelje a potenciált: A gyakran ismételt kérdésekre való válaszadás ismétlődő, előre megjósolható mintát követ, és nem jár komplex problémamegoldással.
- Fedezze fel a megoldásokat: A chatbotokat meg lehet tanítani arra, hogy válaszoljanak a gyakran ismételt kérdésekre, és a bonyolultabb problémákat továbbítsák az élő ügyintézőknek.
- Automatizálás: Tervezzen egy döntési folyamatokkal és válaszfákkal rendelkező csevegőrobotot a gyakori kérdések kezelésére, és integrálja a csevegőrobotot az ügyfélszolgálati platformba.
- Mérje a hatást: Kövesse nyomon az olyan mutatókat, mint az NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), ismételt lekérdezések stb.
Olvassa el még: Automatizálási példák
Okok a ClickUp használatára a feladatok automatizálásához
Akár feladat-automatizálást, akár teljes körű automatizált projektmenedzsmentet keres, a ClickUp mindkét esetben kiváló választás.
Ahhoz, hogy igazán megértsd, hogyan használhatod a ClickUp-ot a feladatok automatizálásához, vedd figyelembe a következő funkciókat:
ClickUp automatizálások
A ClickUp Automations lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyéni szabályokat hozzanak létre, vagy a előre elkészített automatizálási receptek könyvtárából válasszanak, hogy automatizálják az ismétlődő feladatokat. Például beállíthatja az automatizálást úgy, hogy a feladat létrehozása után automatikusan hozzárendelje azt egy megfelelő csapat taghoz.
Hasonlóképpen beállíthatja az automatizálást úgy, hogy az előre meghatározott kritériumok alapján frissítse a feladatok prioritásait, vagy értesítéseket küldjön a feladatok befejezése után. Az ilyen trigger-alapú automatizálás digitális asszisztensként működik, miközben biztosítja, hogy minden tevékenységről naprakész információkkal rendelkezzen.
ClickUp Brain
A ClickUp Brain egy hatékony eszköz, amely csökkenti az AI-hez hasonló technológiák kihasználásának technikai akadályait. Ez az AI asszisztens természetes nyelven fogadja a parancsokat, és azokat egyedi automatizálási szabályokká alakítja! Ez azt jelenti, hogy bármilyen feladatot vagy munkafolyamatot automatizálhat, egyszerűen leírva a kívánt munkafolyamatot közérthető, egyszerű nyelven, míg a ClickUp Brain elvégzi az összes munkát helyetted.
Az automatizálás beállítása olyan egyszerű, mint azt mondani a Brainnek: „Ha egy feladatot magas prioritásúnak jelölnek, rendelje hozzá Jane-hez, és állítsa be a határidőt a következő napra.” A ClickUp Brain ezután beállítja az automatizálást. Hasonlóképpen automatizálhat olyan feladatokat is, mint a termékigények előkészítése, e-mailek megfogalmazása, értekezletek jegyzetének összefoglalása és még sok más! Ezáltal az automatizálási funkciók minden csapattag számára elérhetővé válnak, függetlenül technikai szakértelmüktől.
ClickUp űrlapok
A ClickUp Form View megszünteti az időigényes kézi adatfelvételt. Használja részletes, egyedi online űrlapok létrehozásához, amelyek rögzítik az adatokat, és azokat közvetlenül feladatokká alakítják. Ez kettős előnnyel jár.
Először is, nem kell külön erőforrást szánnia az adatbevitelre.
Másodszor, biztosítja az adatok pontosságát, anélkül, hogy kiesnének pontok vagy kézi beavatkozásra lenne szükség. Az így kapott felhasználóbarát, pontos és használható űrlapok különösen hasznosak olyan üzleti tevékenységekhez, mint a potenciális ügyfelek megszerzése, az ügyfelek bevonása és a szolgáltatási kérelmek.
ClickUp ismétlődő feladatok
Használja a ClickUp ismétlődő feladatok funkcióját az ismétlődő feladatok automatizálásához – ennyire egyszerű. Ütemezzen napi, heti, havi vagy éves rendszerességgel ismétlődő feladatokat. Legyen szó jelentéskészítésről, számlázásról vagy nyomon követésről, testreszabhatja az ismétlődési mintákat olyan opciókkal, mint „minden második héten” vagy „a hónap utolsó napján”, hogy munkafolyamatát összehangolja a rendszeres feladatokkal. A ClickUp Automations funkcióval párosítva ez a funkció biztosítja, hogy semmi ne maradjon ki, így Ön és csapata magasabb szintű tevékenységekre koncentrálhat.
ClickUp sablonok
A gazdag, egyedi automatizálási sablonokból álló könyvtár segítségével optimalizálhatja a munkafolyamatokat, növelheti a termelékenységet és időt takaríthat meg. Ezek a kész megoldások kiváló kiindulási pontot jelentenek a gyakori munkafolyamatok automatizálásához.
Íme néhány tipp, amivel elindulhat:
ClickUp sablon az e-mail automatizáláshoz
Távolítsa el a kézi munkát az e-mailes kapcsolattartásból, és küldjön személyre szabott e-maileket a testreszabott mezőértékek vagy feladatindítók alapján. Képzelje el, hogy automatikusan üdvözlő e-mailt küld egy újonnan regisztrált ügyfélnek, vagy bevezető e-mail csomagot küld egy új alkalmazottnak! Ez lehetővé teszi, hogy a megfelelő e-maileket a megfelelő időben küldje el, miközben a csapatnak több ideje marad más feladatokra. Minden automatizált e-mailhez feladatokat hozhat létre, és a ClickUp-ban szabályokat állíthat be, amelyek meghatározzák az indítót.
ClickUp sablon projektjavaslatok automatizálásához
Egyszerűsítse a projektjavaslatok kidolgozásának folyamatát. Ez a sablon lehetővé teszi olyan feladatok automatizálását, mint a javaslatkészítési tevékenységek kiosztása a csapat tagjai között, emlékeztetők és határidőkről szóló értesítések küldése, valamint a javaslat elkészülte után az érdekelt felekkel való konzultáció. A Projektjavaslat nézet átfogó áttekintést nyújt az összes javaslatról.
ClickUp automatizálási KPI-követési sablon
Ne csak automatizálja az ismétlődő feladatokat, hanem mérje meg ennek hatását is. Használja ezt a sablont az automatizálás hatékonyságának teszteléséhez. Ez egy keretrendszert biztosít a fontos KPI-k méréséhez, amelyek segítségével nyomon követheti, hogy az automatizált munkafolyamatok kiaknázzák-e a bennük rejlő potenciált. Tartalmaz olyan egyéni mezőket, mint a részleg, a célérték, az eltérés stb. A Timeline View segítségével vizualizálhatja az automatizálási kezdeményezéseinek ütemtervét és mérföldköveit, a Progress View segítségével pedig nyomon követheti az egyes feladatok előrehaladását.
Ne ismételje meg, csak automatizálja a ClickUp segítségével
Az eddigiekből egyértelműen kitűnik, hogy az automatizálás már nem luxus vagy „jó, ha van” funkció. Az ismétlődő feladatokat a lehető legnagyobb mértékben automatizálnia kell, hogy új szintre emelje a hatékonyságot, a termelékenységet és az erőforrások kihasználtságát. Reméljük, hogy egyszerű, 5 lépésből álló útmutatónk világos útitervet vázol fel az automatizálás megvalósításához.
A ClickUphoz hasonló, mesterséges intelligenciával működő projektmenedzsment megoldás az intelligens automatizálás erejével átalakíthatja a mindennapi folyamatait.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, hogy maximalizálja üzleti potenciálját!