{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az a CRM-munkafolyamat?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Míg a CRM az ügyfélkapcsolatok kezelésének stratégiája, a CRM munkafolyamat a CRM-hez kapcsolódó, gondosan megtervezett sorrendben végrehajtott műveleteket jelenti. E sorrendben minden művelet csak akkor indul el a CRM-rendszerben, ha a meghatározott feltételek teljesülnek, és célja, hogy közelebb hozza Önt egy adott célhoz. " } } ] }
„A kapcsolatok bonyolultak” – ez volt valószínűleg az a gondolat, ami az első középiskolai szakítás után a fejedben maradt. Most, hogy idősebb vagy, ugyanez a gondolat juthat eszedbe, amikor ügyfelekkel próbálsz kapcsolatot építeni és fenntartani. 😅
Szerencsére manapság a legtöbb vállalkozás megengedheti magának, hogy ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftvert használjon, és ami még fontosabb, CRM-munkafolyamatokat hozzon létre!
Ezek a munkafolyamatok megkönnyítik és automatizálják az ügyfélszolgálati feladatok, a fiókkezelési feladatok, az értékesítési feladatok és még a marketingcsapatok által végzett feladatok széles skáláját, így a munkavállalók produktívabbak lehetnek, és energiájukat és erőfeszítéseiket más, nem ismétlődő feladatokra fordíthatják.
Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogy mik is azok a CRM-munkafolyamatok, és milyen előnyökkel jár egy CRM-munkafolyamat-kezelő eszköz bevezetése, amelynek köszönhetően vállalkozása és csapata megkapja a versenyképességhez szükséges előnyt, hogy ügyfeleket szerezzen és a legjobb teljesítményt nyújtsa.
Ha többet szeretne megtudni, olvasson tovább!
Mi az a CRM-munkafolyamat?
Míg a CRM az ügyfélkapcsolatok kezelésének stratégiája, a CRM-munkafolyamat a CRM-mel kapcsolatos, gondosan megtervezett sorrendben végrehajtott műveleteket jelenti. E sorrendben minden művelet csak akkor indul el a CRM-rendszerben, ha a meghatározott feltételek teljesülnek, és célja, hogy közelebb hozza Önt egy adott célhoz.
Ennek a megközelítésnek az a különösen nagy előnye, hogy áttekintést nyújt az egész folyamatról, így nyomon követheti az előrehaladást. Más szavakkal, a CRM munkafolyamat segítségével pontosan tudni fogja, milyen lépéseket kell végrehajtania az üzlet lezárásához, de azt is, hogy mikor törölheti bizonyos lépéseket a teendőlistájáról.
És bár egyes CRM-munkafolyamatok még mindig csak diagramok vagy táblázatok formájában léteznek, többségük CRM-szoftverekbe van kódolva, amelyek alapját képezik az üzleti folyamatok hatékony végrehajtásának.
Mi az a CRM munkafolyamat-automatizálás?
Eddig a CRM-munkafolyamatok elméleti aspektusait tárgyaltuk, de mielőtt belemennénk a technikai lépésekbe és magyarázatokba, még egy dolgot meg kell említenünk, mégpedig a CRM-munkafolyamatok automatizálását.
A CRM munkafolyamat-automatizálással részben vagy teljesen automatizálhatja a folyamatokat vagy a munkafolyamat részeit az előre meghatározott munkafolyamat-szabályoknak megfelelően. Ez bizonyítottan előnyös a termelékenység és a hatékonyság növelése, valamint a folyamatok végrehajtásához szükséges emberi beavatkozás csökkentése szempontjából.
A CRM munkafolyamat-automatizálás jó példái láthatók az értékesítési folyamatok automatizálásában, amelyek általában számos feladatból állnak, a potenciális ügyfelek felkutatásától az ügyfélprofilok létrehozásáig és az ügyfelek igényeinek megfogalmazásáig, valamint az értékesítési csapat más tagjainak történő alkalmi ügyfélpanaszok továbbításáig.
Íme egy példa a ClickUp Whiteboards alkalmazásban vázolt munkafolyamatra:
A CRM munkafolyamat-automatizálással kiegészítve az értékesítési folyamat a hektikusból egy olyan trigger-alapú struktúrába alakulhat át, mint az alábbiakban leírt:
- Egy potenciális ügyfél űrlap kitöltésével felveszi a kapcsolatot a vállalkozásával.
- A CRM szoftver kommunikációt küld ennek a személynek.
- Ha nem érkezik válasz, a CRM szoftver követő üzenetet küld.
- Válasz érkezése esetén a CRM szoftver folytatja a potenciális ügyfelek értékelését, majd értesíti a megfelelő csapatot a potenciális ügyfélről.
Mikor érdemes munkafolyamat-automatizálást alkalmazni?
Most talán azt gondolja: „Remek! Akkor minden alkalommal használnom kell a munkafolyamat-automatizálást, igaz?”
A válasz: attól függ, mert nem minden folyamat azonos. Meg kell vizsgálnia, mely folyamatok és csapatok profitálhatnak a munkafolyamatok automatizálásából, és melyek nem.
A munkafolyamat-automatizálás csak érett üzleti folyamatoknál működik, nem pedig olyanoknál, amelyek nem hatékonyak vagy pazarlóak. Ha olyan üzleti folyamatra alkalmazzák, amely nem optimalizált, ez a megközelítés valójában több kárt okozhat, mint hasznot.
Tehát mielőtt belevágna a munkafolyamat-automatizálásba, győződjön meg róla, hogy ez a helyes döntés. Ha igen, akkor szinte korlátlan lehetőségek állnak rendelkezésére az automatizált CRM-munkafolyamatok létrehozásához és testreszabásához!
A CRM munkafolyamat-automatizálás előnyei
A termelékenység és a hatékonyság növelése, valamint a humánerőforrás-felhasználás csökkentése – ezeket már meghatároztuk a CRM munkafolyamat-automatizálás fő előnyeiként. De van még más is? Igen, még sok más!
- 👩💻 Kevesebb emberi hiba: A CRM munkafolyamat-automatizálás szinte teljesen kiküszöbölheti az emberek által elkövetett hibákat az ismétlődő feladatok és tevékenységek elvégzése során. Ezek a hibák a kisebb átírási hibáktól egészen az ügyfél felkeresésének elmulasztásáig terjedhetnek.
- ⚡️Nagyobb termelékenység: Az ismétlődő feladatok nemcsak hibalehetőséget rejtenek magukban, hanem a termelékenységet is gátolhatják. A CRM munkafolyamat-automatizálással megszabadulhat az ismétlődő feladatoktól, így több időt és energiát fordíthat a kritikusabb, gondolkodásra ösztönző és/vagy kreatív tevékenységekre.
- 🙋Nagyobb átláthatóság és felelősségvállalás: Nagy vagy akár közepes méretű csapatokban, ahol sok feladatot kell egyszerre kezelni, kihívást jelenthet a feladatok elvégzésének és az egyes csapattagok teljesítményének nyomon követése. A CRM munkafolyamat-automatizálási eszközök segítségével a vezetők és felettesek átlátható áttekintést nyújthatnak az összes feladatról, a csapat tagjai pedig automatikus értesítések, emlékeztetők és figyelmeztetések révén naprakészek maradhatnak feladataikkal kapcsolatban, és olyan környezetet hozhatnak létre, amely támogatja az optimális teljesítményt 💪🏻
- 🤝 Jobb ügyfélkommunikáció és -elkötelezettség: A jó kommunikáció fenntartása az ügyfelekkel nem mindig egyszerű, különösen akkor, ha egyszerre több fiókot kell kezelni. A CRM-munkafolyamat automatizálása segítségével automatikusan, a megfelelő pillanatban és az ügyfélút minden lépésében kapcsolatba léphet velük.
- 😌 Nagyobb munkával való elégedettség: Magától értetődik, hogy a csapat tagjai és az alkalmazottak sokkal elégedettebbek, ha kevesebb unalmas és ismétlődő feladatot kell elvégezniük. Adjon időt a csapatának, hogy a munkájuk fontosabb és kreatívabb részével foglalkozhassanak.
- 💰Alacsonyabb költségek: A CRM munkafolyamatok automatizálása a hatékonyság javításával és a források termékfejlesztésre, marketingkampányokra stb. történő átcsoportosításával is hozzájárulhat a költségek csökkentéséhez.
- 🚀 Nagyobb skálázhatóság: A CRM munkafolyamat-automatizálás lehetővé teszi, hogy konzisztens folyamatokat hozzon létre, és így több ügyfél elérésére és vállalkozása növekedésére koncentrálhasson.
Hogyan hozhat létre CRM munkafolyamatokat 4 egyszerű lépésben
Miután áttekintettük a CRM-munkafolyamatok legfontosabb részleteit, itt az ideje, hogy végigmenjünk a létrehozásukhoz szükséges lépéseken.
1. Döntse el, mely CRM-folyamatok igényelnek munkafolyamat-automatizálást, és kezdje el megtervezni az ideális munkafolyamatot.
Mint korábban említettük, nem minden folyamat automatizálásra érdemes, ezért a CRM munkafolyamat létrehozásának első lépése annak eldöntése, hogy melyeket szeretne automatizálni. Általános szabályként kerülje az olyan folyamatok automatizálását, amelyek jelentős mértékben emberi beavatkozást igényelnek, mivel az automatizálás inkább a csatorna elején végzett ismétlődő feladatokra ( értékesítési csatorna, marketingcsatorna stb. ) alkalmas.
Hogy segítsünk Önnek ebben a döntésben, íme egy lista néhány automatizálásra érdemes folyamatról, amelyet érdemes szem előtt tartania:
- Vezető generálás és minősítés
- Kapcsolatok létrehozása és kezelése
- Ügyfél-bevonás és ügyfélút
- Ügyfél életciklus menedzsment
- Ügyletkezelés
- E-mail marketing
- Kimenő értékesítés
- És még sok más
Miután meghatározta, mely folyamatokat szeretné automatizálni, itt az ideje megtervezni a munkafolyamatot, hogy azonosítsa az esetleges akadályokat és biztosítsa, hogy minden lépés le legyen fedve. A ClickUp Whiteboard funkciójával a semmiből hozhat létre munkafolyamat-diagramot, vagy a ClickUp CRM-sablonját használhatja a folyamatok feltérképezéséhez.
2. Építsd ki és testreszabhatod a CRM-et
Mielőtt megvalósítaná CRM munkafolyamatát, ki kell választania egy olyan CRM eszközt, amely ezt megkönnyíti és megfelel üzleti igényeinek. Ha ezt elmulasztja, nem fogja elérni a kívánt hatékonysági és termelékenységi szintet.
Azoknak, akik tökéletes CRM-et szeretnének létrehozni, a ClickUp-ot ajánljuk – egy hatékony termelékenységi platformot és all-in-one ingyenes projektmenedzsment szoftvert. A ClickUp több száz fejlett funkciót és teljesen testreszabható platformot kínál.
Ez minden méretű csapatnak és minden iparágnak megadja a szükséges rugalmasságot ahhoz, hogy a ClickUp-ot az igényeiknek megfelelően konfigurálhassák. Ez magában foglalja egy hatékony ügyfélkapcsolat-kezelési folyamat kialakítását is.
Ahhoz, hogy saját CRM-et építsen a ClickUp-ban, egyszerűen válassza ki a kívánt egyéni nézetet a Lista, Kanban, Táblázat nézet vagy más egyéni nézetek közül a ClickUp-ban. Ezután hozzon létre feladatokat minden potenciális és jelenlegi ügyfeléhez, adjon hozzá egyéni mezőket az egyes ügyfelekről szóló fontos részletek hozzáadásához, valamint egyéni állapotokat az ügyfelek útjának szervezéséhez és nyomon követéséhez.
Szüksége van példára vagy segítségre a kezdéshez? Használja testreszabható CRM-sablonjainkat, például a ClickUp egyszerű CRM-sablonját, amely jó alapot nyújt a kezdéshez.
Miután elkezdi használni a ClickUp-ot CRM projektmenedzsmenthez, az ügyfélkapcsolatok szervezése és ápolása könnyebb lesz, mint valaha. Ennél is fontosabb, hogy ahogy vállalkozása növekszik és új igényei keletkeznek, a ClickUp-ot is az Ön növekvő igényeihez tudja igazítani. Nem kell újrakezdenie, és soha többé nem veszíti el az ügyféladatokat!
3. Állítsa be a munkafolyamat-automatizálást, hogy csökkentse a leggyakrabban végzett manuális feladatokat
Megvan a terv és megvan az eszköz. Most itt az ideje, hogy beállítsa egyedi CRM munkafolyamatait.
Ez a folyamat eszközönként eltérő lehet. Noha nem tudunk minden egyes utasításkészletben szereplő elemet lefedni, íme a leggyakrabban végrehajtandó lépések listája:
- Feladatok létrehozása
- Automatizálás kiépítése
- Riasztások és értesítések beállítása
A felsorolt feladatok közül az automatizálás kiépítése a legfontosabb lépés, ezért olyan eszközzel kell elvégezni, amely megkönnyíti a rutin feladatok automatizálását.
A ClickUp automatizálási funkcióval rendelkezik, amely a manuális munkát automatikus üzemmódba állítja, és így segít létrehozni egy zökkenőmentes CRM munkafolyamatot. A ClickUp segítségével az automatizálás egyéni műveletek és kiváltók segítségével állítható be.
Az automatizálható műveletek száma pedig igen lenyűgöző, cikkünk írásának pillanatában már meghaladja az 50-et.
Lehetősége van saját automatizálási folyamatot létrehozni, vagy testreszabható automatizálási sablonokat használni, amelyek előre beállított kiváltó eseményekből és műveletekből állnak, és bármely térre, mappára vagy listára alkalmazhatók, így időt takaríthat meg!
Összességében véve a munkafolyamatok bevezetése a legtöbb fejlett CRM munkafolyamat-eszközben nem igényel többet néhány percnél és néhány lépésnél. És ha végül nem lenne elégedett az eredménnyel, ne aggódjon, mert minden rugalmas és szükség szerint módosítható.
Nézze meg ezeket a CRM szoftvereszközöket Mac-hez!
4. Először tesztelje a munkafolyamatokat, hogy elkerülje a káoszt
📣 „1, 2, próba. 1, 2, 3, próba... Mindenki munkafolyamata jól működik?” 📣
Az egyetlen módja annak, hogy pontos választ kapjon erre a kérdésre, az, ha teszteket futtat! Miután elkészítette a CRM munkafolyamatot, futtassa le, hogy megállapítsa az esetleges hibákat és az egyes automatizálások hatékonyságát.
Ellenkező esetben kockáztatja, hogy a csapatában felesleges automatizálások és zavarok alakulnak ki.
Tesztelje a CRM munkafolyamat által elküldött e-maileket
A CRM-munkafolyamaton belül az e-mailek fontos szerepet töltenek be, mivel a CRM kulcsfontosságú részét képezik. Ha a ClickUp-ot használja projektmenedzsment és CRM eszközként, az Email ClickApp funkció segítségével közvetlenül a ClickUp feladatokból küldhet és fogadhat e-maileket.
De mielőtt e-maileket küldene, győződjön meg róla, hogy tesztelte azokat olyan eszközökkel, mint a Mailtrap – egy e-mail kézbesítési platform, amely lehetővé teszi a felhasználók számára e-mailjeik tesztelését, elküldését és ellenőrzését. ☝️
A Mailtrap e-mail tesztelési funkciójával megtekintheti az e-maileket, elemezheti azok tartalmát spam szempontjából, ellenőrizheti HTML/CSS-üket, és még sok minden mást is tehet. Ráadásul, mivel a Mailtrap e-mail tesztelése virtuális beérkező levelek használatán alapul, biztonságos környezetet teremt, amelyben nem áll fenn annak a kockázata, hogy a teszt e-mailek spamként érkeznek a felhasználókhoz.
Bónusz: E-mail alternatívák!
Ahhoz, hogy elkezdje tesztelni CRM munkafolyamat e-mailjeit a Mailtrap Email Testing segítségével, egyszerűen csak létre kell hoznia egy Mailtrap fiókot, és a virtuális beérkező levelek mappájának dedikált e-mail címét kell megadnia címzettként.
Miután rákattintott a „Küldés” gombra, az e-mail hamarosan megérkezik a virtuális beérkező levelek mappájába, ahol ellenőrizheti és hibajavíthatja.
A CRM munkafolyamatok legjobb gyakorlata, amit érdemes szem előtt tartani
A kiváló CRM-munkafolyamatok nem egyszerű másolás-beillesztés eredményei. Létrehozásukhoz az Ön vállalkozására szabott megközelítésre és a bevált gyakorlatok betartására van szükség. ✅
Az alábbiakban bemutatunk néhány bevált gyakorlatot, amelyek szerintünk kissé kevésbé ijesztővé teszik az egész folyamatot, és növelik annak esélyét, hogy CRM-munkafolyamata könnyen használható, időtakarékos és több bevételt hozó eszközzé váljon.
Tudja meg, mire kell figyelnie egy CRM eszköznél 👀
A cikk „Hogyan hozzunk létre CRM-munkafolyamatot” című részében már beszéltünk a CRM-eszközök kiválasztásáról, így mostanra már tisztában kell lennie azzal, hogy mennyire fontos a megfelelő eszköz kiválasztása.
De mivel tisztában vagyunk azzal, hogy a rendelkezésre álló lehetőségek sokasága miatt sokak számára kihívást jelenthet, hogy mit is kell keresni egy CRM eszközben, összeállítottunk egy listát azokról a CRM eszköz funkciókról, amelyek megkönnyítik a jó munkafolyamatok létrehozását:
- Könnyű használat: Intuitív és alig vagy egyáltalán nem igényel technikai ismereteket.
- Hozzáférhetőség: Különböző eszközökről elérhető
- Testreszabhatóság: Az egyedi üzleti igényekhez igazítható
- Rugalmasság: Alkalmazkodási és változási képesség az üzleti igények kielégítése érdekében
- Skálázhatóság: Lehetővé teszi a növekedést, valamint konzisztens folyamatok létrehozását és futtatását.
- Integráció: Más munkaeszközökhöz is csatlakoztatható a zökkenőmentes használat érdekében.
- Egyedi automatizálás: Lehetővé teszi az egyedi automatizálás létrehozását, amely bármilyen felhasználási esethez illeszkedik.
- Támogatás és képzés: Ügyfélszolgálati és képzési erőforrások biztosítása
Természetesen a fenti funkciók listájához további elemeket is hozzáadhat, és a listát annyira átfogóvá teheti, amennyire szükséges, hogy segítse Önt a hatékony CRM-megoldások keresésében.
Ne feledje, hogy a piacon végtelenül sok lehetőség közül választhat, és ha tisztában van azzal, hogy mire van szüksége, akkor könnyen kiszűrheti a jókat a rosszak közül.
Integrálja a harmadik féltől származó alkalmazásokat 🤝
Semmi sem javítja jobban a munkafolyamat hatékonyságát, mint a harmadik féltől származó alkalmazások integrálása a CRM eszközével.
A használt eszköztől és a harmadik féltől származó alkalmazások integrációjától függően hozzáférhet API-khoz és webhookokhoz is, amelyek szinkronizálják az információkat a rendszerek között.
Ne féljen ezeket összekapcsolni a rendszerével, hogy Ön és csapata a lehető legkevesebb zavaró tényező mellett végezhesse a munkáját.
Rendszeresen ellenőrizze a munkafolyamat hatékonyságát 🔎
Függetlenül attól, hogy a munkafolyamat létrehozásakor mennyire volt tökéletes, a vállalat és akár a piac változásai miatt idővel frissítésre lesz szükség. A szükséges frissítések megfelelő időpontjának megtalálásához elengedhetetlen a rendszeres munkafolyamat-ellenőrzés.
Az ellenőrzések során figyeljen minden apró és fontos részletre, azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, és kérdezze meg csapatát, hogy hogyan működik számukra a munkafolyamat.
A hatékony CRM-munkafolyamatok a megfelelő eszközökkel és az automatizálás segítségével indulnak
A munkafolyamat létrehozása ijesztőnek tűnhet, de higgyen nekünk, amikor azt mondjuk, hogy a CRM-munkafolyamatok bevezetése megéri az időt és az erőfeszítést, mivel lehetővé teszi, hogy a lehető legtöbbet hozza ki ügyfélkapcsolataiból.
Utolsó tanácsként: a CRM-munkafolyamatok egyediek lesznek és kell is, hogy legyenek, mivel az Ön vállalkozása is egyedi. Most Önön a sor, hogy kitalálja, mi az Ön vállalkozásának igénye, és olyan munkafolyamatokat valósítson meg, amelyek megfelelnek ezeknek az igényeknek, például a ClickUp CRM-eszköz segítségével. 😊
Vendégszerző:
Dzenana Kajtaz a Mailtrap technikai tartalomírója, aki több éves tapasztalattal rendelkezik íróként, szerkesztőként és tartalom-marketingesként. Szakterülete a technológiai témák, de szeret más tartalmi területeken is szórakoztató és érdekes tartalmakat készíteni.